2012 Redwood Analytics® User ConferenceAnalysis. Insight. Action.

Redwood Under the Hood

Dan Ronesi and Michelle St. PierreSenior Consultants

2012 Redwood Analytics® User ConferenceAnalysis. Insight. Action.

Behind the Scenes

Dan Ronesi

3

Firm Data Sources

Redwood Server, onsite at your firm

Billing System, Payroll, HR, GL, Excel

Redwood Data Warehouse

Redwood Products

4

The Redwood Application Job

• The Redwood Application job runs nightly• Billing system data is loaded into Redwood’s copy of the  billing system 

tables• On a daily basis, the Nightly process runs  and creates the Daily Inventory 

cube• Any applicable reporting tables related to the  Daily Inventory cube will 

process nightly, as well as the Redwood Suite if applicable• On the day designated as the Monthly cutoff, the Monthly job step will 

start at the end of the Nightly process• All monthly Cubes and Reporting tables will update  in the Monthly job 

step

5

The Redwood Application Job (con’t)

• On the day designated as the Profit Cutoff, the Profit job step will run after the Monthly process is complete

• All applicable cubes and reporting tables will process on the Profit Cutoff Date

• Monthly and Profit cutoffs can be set for the same day, but they do not have to process on the same business day

• Cubes are processed at the end of each specific job step:

– For firms using the Cognos cubes, they are generally built on the Redwood (Build) server and copied to a specified location for user access.  This is often the Redwood_Cubes directory on the build server.  

– For firms using Analysis Services cubes in the Redwood Suite, the cubes are built on the Redwood server and copied over to the Application server for user access via the Analysis tab in the Suite.  

6

Redwood Administration – Current Status

7

Redwood Administration – Monthly Cutoffs

8

Configuration

Work time method• Does it run by period or by transaction date?

Cutoff for ‘Material vs. Small’ Clients• Our standard is 500 hours in the life of the cubes

Delinquency Days• In Daily Inventory, when is an invoice considered delinquent?

Historic Working Timekeeper• Where are they at the beginning of the month vs. the end of the month?

Timekeeper Active Status• Can be driven by hire/term dates OR FTE file

9

Configuration (con’t)

Contingent Risk• For Profit clients, what is the risk percent of contingent WIP balances?

Direct Cost Allocation• In Profit, how should we allocate the ‘direct cost plug’?

Overhead Allocation for Part Time timekeepers• Full or partial share?

Time Value of Money Percent• Rate applied to open balances

10

Redwood Administration – Core Metrics

2012 Redwood Analytics® User ConferenceAnalysis. Insight. Action.

Profit

Dan Ronesi

12

Profit

DW_FTETimekeeper, Month

Salary_MasterYear, Title, Location,

Class Year

Title_MasterTitle Assumptions

Account_MasterGL Expense Accounts

Timekeeper_OverrideTimekeeper, Year

Timekeeper CompensationTimekeeper, Year

Profit Specific Input Tables

13

Profit Specific Input Tables

DW_FTETimekeeper, Month

Account_MasterGL ExpenseAccounts

Title_MasterTitle Assumptions

Salary_MasterYear, Title, Location,Class Year

Timekeeper_OverrideTimekeeper, Year

Timekeeper CompensationTimekeeper, Year

Profit

Standard Hours• From Title_Master by title• Reduced by FTE

FTE• From DW_FTE• Used to calculate Indirect 

Costs• Used to calculate 

Standard Hours

Indirect Costs• Calculated using Account_Master• Reduced by FTE• Uses weighting from Title_Master

Direct Costs• From Timekeeper Compensation• Uses Title_Master to determine direct 

timekeepers

14

Indirect Costs

Office Overhead (Account Master)• Rent• Firm Admin/Staff• Marketing Costs

Management Overhead

Direct Cost Adjustment• Difference between GL accounts coded as ‘D’ and non‐partner direct costs provided in input files

15

Redwood Administration – Account Master

Listing of all General Ledger expense accountsExpense Types• Direct:

• Non‐partner direct timekeepers, benefits and taxes

• Indirect:• overhead expenses

• Exclude:• equity partner compensation and other accounts not considered direct or indirect

16

Indirect Cost Allocations

Adjusted by FTE• Full FTE gets full allocation, part‐time gets partial allocation

Weighted on title

Allocation options:• Firm‐wide• Office• Department• Office/Department

17

Redwood Administration – Title Master

Direct Flag

Standard Hours

Indirect Weight

Partner Flag

Benefit Percentage

18

Standard Hours

Title level assumption of expected hours worked in a year

All Direct Timekeepers should have Standard Hours

For Contract Attorneys, Std Hours = Hours Worked

19

Standard Hours

• Ulysses Cohen ‐ Underutilized– Client View rates < Attorney View rates

• Hilda Bates ‐ Over‐utilized– Client View rates > Attorney View rates

• Both have the same Client View indirect cost rate

20

Redwood Administration – Timekeeper Override

Compensation and bonus for all regular timekeepers

Cost rate for irregular/ contract timekeepers

Prior year data• Upload once, actual figures

Current year data options• Actual – upload updated YTD figure monthly

• Budget – upload yearly figure once, then monthly for new timekeepers

21

Redwood Administration – Salary Master

Maps compensation to • Title• Year• Office• Class Year (Associates only)

Utilized only when actual comp data is not available

22

Direct Cost Components

• Salary• Benefits• Taxes• Bonus• Cost Rate (for contractors or other irregular timekeepers)

23

Direct Costs

Provide a cost rate for every billable hour worked

Match production with cost of production to allow for logical, management decisions

A management tool *NOT* a financial statement

24

Equity Partner Compensation

• Work performed for clients• Management responsibilities• A share of firm ownership• Discretionary bonus 

Production(Billable Hours)

Firm Ownership

DiscretionaryBonus

MgmtResponsibility

25

Management Compensation

Are there partners who spend a significant portion of time managing the firm or practice groups?

• Assign percentage using Timekeeper Override field• Reduces FTE  reduces Std Hours• Portion of compensation flows to indirect costs and can be allocated by firm, office, department, office/department

26

Direct Cost Challenges

• How much to assign partners?

• How to value benefits and taxes?

• Where to include bonuses and what time period?• Are they paid retroactively?

• What rates to supply for contractors?

27

• Individual expectations of time worked

• All Direct Timekeepers should have an FTE (with the exception of Contract Attorneys)

• Affects Std Hours & Cost Allocations 

• Source of FTE• Billing System• Data File

FTE

28

Impact of FTE

• Ulysses Cohen ‐ 0.50 FTE– Standard Hours = 1800 * 0.50 = 900 hours– Total Indirect Cost = $228,837 * 0.50 = $114,918

29

Profit to GL Reconciliation

Reconciles the Profit Cube to your GL for 3 years worth of data

30

Profit Specific Input Tables

DW_FTETimekeeper, Month

Account_MasterGL ExpenseAccounts

Title_MasterTitle Assumptions

Salary_MasterYear, Title, Location,Class Year

Timekeeper_OverrideTimekeeper, Year

Timekeeper CompensationTimekeeper, Year

Profit

Standard Hours• From Title_Master by title• Reduced by FTE

FTE• From DW_FTE• Used to calculate Indirect 

Costs• Used to calculate 

Standard Hours

Indirect Costs• Calculated using Account_Master• Reduced by FTE• Uses weighting from Title_Master

Direct Costs• From Timekeeper Compensation• Uses Title_Master to determine direct 

timekeepers

2012 Redwood Analytics® User ConferenceAnalysis. Insight. Action.

BI5 Admin Tool

Michelle St. Pierre

32

BI5 Admin Tool

User Access

Role AssignmentImpersonations

Roll-ups

33

Demo

34

Questions?

2012 Redwood Analytics® User ConferenceAnalysis. Insight. Action.

Redwood Under the Hood

Dan Ronesi and Michelle St. PierreSenior Consultants