RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI OPTIMALISASI

PERENCANAAN PENGADAAN ASET KOMPUTER

(STUDI KASUS: PT. PLN (PERSERO) UPJ NGAGEL)

Rofita Dewi 1)

S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya,

email : rofita89@yahoo.co.id

Abstract : “Planning is the beginning of all management activities. Currently in collecting

data, maintenance records and computer replacement plan is still done manually. So the PT. PLN

(Persero) Ngagel UPJ can not know the value of the total assets of each computer and maintenance

costs incurred each computer. It required a system or application that is able to record a computer,

computer maintenance records and provide value gains and losses computers. So the PT. PLN

(Persero) Ngagel UPJ can know every computer asset value and the value of the benefits and value

of the cost of each computer by computer maintenance history. Based on the reference electronic

asset management information system that has been there, (Susilo, 2011), the process of data

collection, maintenance records and calculating the value of assets can be done with computer

management information system assets. And to calculate the benefits and costs of the computer can

be calculated by the method of cost and benefit analysis. By knowing the value of the benefits and

value of the cost of each computer, then PT. PLN (Persero) Ngagel UPJ can determine which

computers need to be replaced or maintained with the computer repair specifications.”

Keywords: perencanaan pengadaan, cost benefit analysis.

Perencanaan merupakan proses awal

dari seluruh kegiatan manajemen. Untuk

mencapai tujuan perusahaan dibutuhkan

perencanaan yang matang. Tanpa adanya

perencanaan sangat sulit untuk mencapai

tujuan yang ingin dicapai, sebab dari

perencanaanlah perusahaan dapat mengetaui

langkah apa yang akan dilakukan.

Pengadaan aset di PT. PLN

(Persero) UPJ Ngagel berdasarkan keputusan

direksi nomor 066. K/DIR/2011 dapat

dilaksanakan melalui empat metode, yaitu

pelelangan yang dilakukan terbuka atau

pemilihan langsung atau penunjukkan

langsung atau pembelian langsung. Metode

ini dapat disesuaikan dengan besarnya proyek

pengadaan, namun untuk pengadaan

inventaris perkantoran (seperti alat tulis

menulis, pembelian alat untuk reparasi)

metode pembelian langsung dijadikan pilihan

utama. Metode pembelian langsung tidak

memerlukan panitia khusus karena tidak

menggunakan tenaga dari luar (out sourcing).

Hal pertama yang dilakukan dalam proses

pengadaan adalah merencanakan aset yang

perlu dilakukan pengadaan selama satu

periode (1 tahun). Dalam merencanakan

pengadaan aset komputer pada PT. PLN

(Persero) UPJ Ngagel tidak

mempertimbangkan masa manfaat komputer

yang akan datang, melainkan dengan

memperkirakan sendiri komputer yang akan

diganti dengan hanya melihat spesifikasi

komputer terendah. Sistem yang digunakan

saat ini tentunya membuat perencanaan

pengadaan komputer tidak tepat, sehingga

dapat menyebabkan kerugian diantaranya

tidak akuratnya perencanaan, pemborosan

waktu dan tenaga karena teknisi mereparasi

komputer yang sama berulang kali,

pemborosan biaya karena biaya perawatan

komputer yang dikeluarkan melebihi nilai

aktiva komputer. Pemborosan biaya ini

tentunya dapat menimbulkan pembengkakan

anggaran pembelanjaan negara.

Saat ini dalam melakukan pendataan,

pencatatan perawatan dan penggantian

komputer masih dilakukan dengan manual.

Sehingga PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel

tidak dapat mengetahui nilai aktiva setiap

komputer dan total biaya perawatan yang

telah dikeluarkan setiap komputer. Untuk itu

diperlukan sebuah sistem atau aplikasi yang

mampu mendata komputer, mencatat

perawatan komputer dan memberikan nilai

keuntungan dan kerugian komputer. Sehingga

PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel dapat

mengetahui nilai aktiva setiap komputer serta

nilai manfaat dan nilai biaya setiap komputer

berdasarkan history perawatan komputernya.

Berdasarkan referensi sistem informasi

manajemen aset elektronik yang telah ada,

(Susilo,2011), proses pendataan, pencatatan

perawatan serta menghitung nilai aktiva

komputer dapat dilakukan dengan sistem

informasi manajemen aset. Dan untuk

menghitung manfaat dan biaya komputer

dapat dihitung dengan metode cost and

benefit analysis. Dengan mengetahui

keuntungan dan kerugian setiap komputer,

maka PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel dapat

menentukan komputer yang perlu diganti atau

komputer yang tetap dipertahankan dengan

memperbaiki spesifikasinya.

Manajemen Aset Elektronik

Sistem informasi manajemen aset

digunakan untuk pengelolaan aset atau

inventori. Implementasi sistem informasi

manajemen aset pada hakekatnya adalah

upaya untuk tertib dokumen dan tertib

administrasi pengelolaan aset. Tertib

dokumen aset berkaitan dengan upaya

penyediaan dan pendataan data-data atau

dokumen yang menyertai keberadaan aset,

sedangkan tertib administrasi lebih

dimaksudkan pada upaya membangun

prosedur pengelolaan aset mulai saat

pengadaan, perubahan data, hingga

penghapusan aset (Susilo, 2011).

Penyusutan

Menurut Soemarso (1992, h.28),

semua jenis aktiva tetap kecuali tanah, akan

makin berkurang kemampuannya untuk

memberikan jasa bersamaan dengan

berlalunya waktu. Beberapa faktor yang

mempengaruhi menurunnya kemampuan

adalah pemakaian, keausan,

ketidakseimbangan kapasitas yang tersedia

dengan yang diminta dan keterbelakangan

teknologi. Berkurangnya kapasitas berarti

berkurangnya nilai aktiva tetap yang

bersangkutan. Hal seperti ini perlu dicatat dan

dilaporkan. Pengakuan adanya penurunan

nilai aktiva tetap berwujud disebut

penyusutan (depreciation).

Biaya penyusutan merupakan

perkiraan sementara yang pada akhir tahun

akan ditutup ke perkiraan sisa laba bersama

perkiraan sementara lainnya. Perkiraan

akumulasi penyusutan merupakan perkiraan

tetap. Ini merupakan perkiraan kontra

terhadap aktiva tetap yang bersangkutan.

Digunakannya perkiraan kontra dalam

mencatat penyusutan ialah agar harga

perolehanaktiva masih dapat disajikan seperti

adanya.perkiraan akumulasi penyusutan

digunakan untuk mencatat secara akumulatif

jumlah penyusutan yang telah dilakukan.

Selisih antara harga perolehan dengan

akumulasi penyusutan merupakan bagian dari

harga perolehan yang belum disusutkan.

Selisih ini disebut nilai buku (book value)

aktiva tetap.

Ada dua faktor yang mempengaruhi

besarnya penyusutan. Dua faktor itu adalah

nilai aktiva tetap yang digunakan dalam

penghitungan penyusutan (dasar penyusutan)

dan taksiran manfaat. Dasar penyusutan dapat

berupa harga perolehan atau nilai buku. Nilai

maksimum aktiva tetap yang dapat disusutkan

adalah harga perolehannya. Tetapi, ada

kalanya dianggap bahwa setelah habis

dipakai, aktiva tetap yang bersangkutan masih

mempunyai nilai, yang disebut nilai sisa

(residual scrap atau salvage value). Nilai sisa

adalah taksiran harga pasar aktiva tetap pada

akhir nilai manfaat. Dalam hal demikian, nilai

yang dapat disusutkan adalah harga perolehan

dikurangi nilai sisa.

Taksiran manfaat mencerminkan

besarnya kapasitas/manfaat aktiva tetap

selama dapat dipakai. Taksiran ini dapat

dinyatakan dalam lamanya jangka waktu

pemakaian atau kapasitas produksi yang dapat

dihasilkan. Pada dasarnya, penyusutan aktiva

tetap untuk satu tahun, dapat dihitung dengan

rumus:

Metode Garis Lurus (Straight Line Method)

Menurut Lumbantoruan (1996,

h.251) metode penyusutan garis lurus adalah

suatu metode yag dipakai dalam perpajakan.

Hanya metode ini digunakan terhadap aktiva

golongan bangunan.Tarif penyusutan yang

berlaku terhadap golongan bangunan adalah

5%, atau umur pemakainnya 20 tahun. Dasar

penyusutan bangunan dalam perpejakan

adalah harga perolehannya, taksiran nilai

Biaya Penyusutan = Tarif Penyusutan x

Dasar Penyusutan

residu tidak diperhatikan. Biaya penyusutan

aktiva dialokasikan ke tiap-tiap tahun dengan

jumlah yang sama. Rumus penyusutan dalam

metode ini adalah:

Cost and Benefit Analysis

Handbook Commonwealth of

Australia menyatakan bahwa analisis biaya

dan manfaat adalah alat yang digunakan

untuk menentukan nilai dari suatu program,

proyek atau kebijakan. digunakan untuk

membantu dalam membuat penilaian dan

menilai pilihan yang tersedia. Prinsip CBA

dan praktek yang mapan sebagaimana

dibuktikan oleh sejumlah besar literatur yang

tersedia dari akademisi, praktisi CBA, dan

lembaga pemerintah (baik di dalam negeri

dan luar negeri).

CBA adalah alat analisis kuantitatif

untuk membantu pengambil keputusan dalam

alokasi sumber daya yang efisien. Ini

mengidentifikasi dan mencoba untuk

mengukur biaya dan manfaat dari program

atau kegiatan dan mengubah data yang

tersedia menjadi informasi yang dikelola.

Kekuatan metode ini adalah bahwa ia

menyediakan kerangka kerja untuk

menganalisis data dengan cara yang logis dan

konsisten. CBA membantu manajer

menjawab pertanyaan seperti:

1. Apakah usulan tersebut memberikan

manfaat bersih kepada comunity

secara keseluruhan?

2. Haruskah proyek program, atau

kebijakan yang diusulkan dilakukan?

3. Haruskah proyek atau program

dilanjutkan?

4. Manakah dari berbagai alternatif

proyek atau program harus dilakukan?

Menurut Schniederjans (2008,

h.143) yang termasuk dalam potensi biaya

dari investasi IT adalah sebagai berikut.

1. Tangible cost : Hardware, software,

telekomunikasi, kebutuhan spesifikasi

dan update, servis (instalasi,

pemrograman, dll), personil

(perekrutan, pelatihan, dll), biaya yang

berjalan, perlengkapan.

2. Intangible cost : Resisten terhadap

perubahan, ketidak mampuan untuk

berubah, perubahan kekuasaan

organisasi, integrasi system baru

kedalam situasi saat ini, hilangnya

produktivitas sementara waktu,

rumusan kebijakan IT dan control,

gangguan terhadap praktek kerja

normal, downtime.

Menurut Schniederjans (2008,

h.145) yang termasuk dalam potensi manfaat

dari investasi IT adalah sebagai berikut.

1. Tangible benefit : Peningkatan

produktivitas, penurunan biaya

operasional, pengurangan tenaga

kerja, penurunan biaya komputer,

penurunan biaya vendor, penurunan

biaya administrasi dan biaya profesi,

penurunan biaya pengembangan,

pengurangan tingkat pertumbuhan

dalam beban, penurunan biaya

fasilitas, pengurangan beban software.

2. Intangible benefit : Peningkatan

pemanfaatan asset, peningkatan

control sumber daya, peningkatan

organisasi, peningkatan fleksibilitas

organisasi, lebih tepat waktu dalam

organisasi, tingginya kualitas

informasi, meningkatnya

pembelajaran organisasi,

meningkatnya niat baik karyawan,

meningkatkan kepuasan kerja,

peningkatan pengambilan keputusan,

penurunan tingkat kesalahan,

peningkatan kegiatan, citra perusahaan

lebih baik, peningkatan kepuasan

pelanggan, meningkatkan loyalitas

pelanggan.

Menurut Whitten (2004, h. 385)

keuntungan tak nyata/intangible benefit

adalah keuntungan yang sulit atau tidak

mungkin diukur. Kecuali jika keuntungan ini

merupakan yang paling sedikit diidentifikasi,

maka mungkin banyak proyek akn menjadi

tak layak. Sayangnya jika keuntungan ini

tidak dapat diukur, maka sangat sulit untuk

menerima validitas analisis cost-benefit yang

didasarkan pada data yang tidak lengkap.

Beberapa analisis memperdebatkan eksistensi

keuntungan tak nyata ini. Mereka

memperdebatkan bahawa semua keuntungan

dapat diukur, beberapa keuntungan lebih sulit

diukur daripada yang lainnya. Misalnya

peningkatan niat baik pelanggan disebut

sebagai keuntungan tak nyata.

Menurut Schniederjans (2008,

h.146-150), mendiskontokan arus kas

kembali yang terjadi pada periode berikutnya

disebut sebagai menghitung nilai sekarang

(PV) dari aliran arus kas (perhatikan nilai

waktu dari uang dan nilai tunai yang

dijelaskan lebih lanjut Bab 5 buku ini.).

Menghitung nilai ini didasarkan pada prinsip

dasar keuangan yang disebut "nilai waktu dari

uang". Diasumsikan bahwa nilai uang atau

arus kas tergantung pada periode waktu di

mana mereka diterima. Arus kas yang

diterima suatu saat nanti bernilai lebih rendah

dari yang diterima hari ini karena yang

diterima hari ini dapat diinvestasikan dan

mulai menghasilkan bunga segera. Akibatnya,

tingkat diskonto harus dipilih dan digunakan

untuk biaya diskon dan manfaat yang terjadi

pada periode waktu mendatang. Nilai

sekarang dari biaya atau manfaat dihitung

sebagai berikut:

Dimana A adalah biaya atau manfaat

dalam periode T waktu, dan r adalah tingkat

diskonto. nilai kini adalah jumlah dari biaya

atau manfaat yang diterima di masa depan

didiskontokan kembali ke nilai saat ini.

tingkat diskonto, juga disebut biaya

peluang modal, adalah tingkat yang dapat

diperoleh dengan berinvestasi pada efek risiko

sebanding dengan investasi. Seorang analis

atau anggota tim manajemen keuangan

memilih tingkat diskonto yang sesuai

berdasarkan risiko dari investasi TI, dan

keahlian mereka dan pengetahuan tentang

pasar keuangan.

PERANCANGAN SISTEM

Context Diagram

Context diagram dari Sistem Informasi

Perencanaan Pengadaan Komputer pada PT.

PLN (Persero) Upj Ngagel dapat dilihat pada

Gambar 3.12. Pada context diagram terdapat

satu proses utama dari sistem dan 5 entity

(Teknisi, Bagian Inventaris, Supplier,

Supervisor dan Karyawan) yang terhubung

dengan proses utama.

Tahun

Label Kode Monitor

Penyelesaian

Laporan Aset Komp

nomer Surat Tugas

Lap Perencanaan Pengadaan Komp

Nilai Residu

Lap Penghapusan Komputer

Data Penghapusan Komputer

Laporan Perawatan Komputer

Nota Pembelian Parts

Surat Tugas 2

Surat Tugas 1

Surat Tugas 3

Request Perawatan

Data Kerusakan Komputer

Lap History Kepemilikan Komputer

Data Kepemilikan Komputer

Ruang

Identitas

Nota Pembelian

Lap Penerimaan Komputer

Label Kode CPU

Spesifikasi Komputer

0

Rancang Bangun Sistem

Informasi Perencanaan

Pengadaan Komputer

+

Teknisi

Suplier

Bagian

Inventaris

Karyaw an

Supervisor

Gambar 1 Context Diagram Rancang Bangunn

Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan

Komputer Pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel

Data Flow Diagram Level 0

DFD Level 0 Sistem Informasi

Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT.

PLN (Persero) Upj Ngagel dapat dilihat pada

Gambar 3.14 DFD Level 0 tersebut terdiri

dari 5 proses utama dan 8 sub proses.

simpan

simpan

ambil dt

simpan

simpan

[Tahun]

simpan

simpan

simpan

ambil dt

ambil dt

[Label Kode Monitor]

[Penyelesaian]

[Laporan Aset Komp]

[nomer Surat Tugas]

simpan

[Nilai Residu]

[Lap Perencanaan Pengadaan Komp]

Simpan

Ambil & Update Status Non Aktif

[Lap Penghapusan Komputer]

[Data Penghapusan Komputer]

ambilambil

ambil & simpanambil & simpan

ambil & simpanambil & simpan

ambil & simpan

Simpan

Simpan

Simpan

[Laporan Peraw atan Komputer]

[Surat Tugas 1][Nota Pembelian Parts]

[Surat Tugas 3]

[Surat Tugas 2]

[Data Kerusakan Komputer]

[Request Peraw atan]

[Lap History Kepemilikan Komputer]simpan

ambil dt ruangambil dt kary

ambil dt komp

[Data Kepemilikan Komputer]

[Ruang]

[Identitas]

dt ruang

dt karyaw an

Simpan

Simpan

Simpan

Simpan

Simpan

Simpan

[Lap Penerimaan Komputer]

[Label Kode CPU]

[Nota Pembelian]

[Spesif ikasi Komputer]

Teknisi

Bagian

Inventaris

Suplier

1

Pendataan

+

1 Komputer

2 RAM

3 Harddisk

4 Processor

5 Monitor

6 Karyaw an

7 Ruang

8 Model

Karyaw an

9 History Kepemilikan

2

Kepemilikan

Komputer

Supervisor

3

Peraw atan

Komputer

+

10 Surat Tugas

11 Detil Surat Tugas

12 History Komputer

Bagian

Inventaris

4

Penghapusan

Komputer

Bagian

Inventaris

5

Analisa

Perencanaan

Pengadaan

Komputer +

13 Analisa

Teknisi

Supervisor

Teknisi

Teknisi

14 Penyusutan

Supervisor

15 Cost

18 pv_cost

19 Benefit

20 pv_benef it

Gambar 2. DFD Level 0 Sistem Informasi

Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT.

PLN (Persero) Upj Ngagel

ERD

a. CDM

Entity Relationship Diagram (ERD)

digunakan untuk menggambarkan hubungan

data-data yang digunakan dalam sistem. ERD

juga menunjukkan struktur keseluruhan

kebutuhan data. Dalam ERD, data tersebut

digambarkan dengan menggunakan simbol

entitas. Dalam perancangan sistem ini

terdapat beberapa entitas yang saling terkait

untuk menyediakan data yang dibutuhkan

oleh sistem yang disajikan dalam conceptual

data model (CDM) dan physical data model

(PDM). ERD dalam bentuuk CDM dapat

dilihat dalam Gambar 3.

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

bertanggung jawab

memiliki

memiliki

berada

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

memiliki

Komputer

id_komputer

nilai_aktiva

massa_manfaat

tahun_beli

status

RAM

id_ram

tipe_ram

ukuran_ram

Harddisk

id_hd

ukuran_hd

Processor

id_processor

f itur_processor

Monitor

id_monitor

merek

ukuran

Karyaw an

id_karyaw an

nama_karyaw an

Ruang

id_ruang

nama_ruang

Model

id_model

merek

model

tipe_ram

ukuran_ram

ukuran_hd

f itur_processor

merek_monitor

ukuran_monitor

History Kepemilikan

id_kepemilikan

status

tgl

Surat Tugas

id_surat

tgl

Detil Surat Tugas

id_detil

ket_ram

ket_hd

ket_processor

ket_monitor

nama_part_lain

ket_part_lain

uraian_kerusakan

penyelesaian

qty

History Komputer

id_history

tgl

nama_parts_lain

ket_part_lain

biaya_ram

biaya_hd

biaya_processor

biaya_monitor

biaya_part_lain

uraian

penyelesaian

biaya_reparasi

Analisa

id_analisa

tgl

nilai_residu

tarif_penyusutan

sisa_nilai_aktiva

total_ganti_parts

total_reparasi

total_cost

total_benef it

pv_cost

pv_benef it

ratio_cb

Penyusutan

tanggal

aktiva

nilai_residu

tarif_penyusutan

penyusutan_tiap_tahun

akumulasi_terakhir

nilai_akhir_aktiva

Cost

id_cost

tahun

service

ganti_parts

total_repair

total_hari

w ork_practices

downtime

intangible

total_cost

pv_cost

tahun

total_benef it

pv_benef it_per_tahun

Benef it

id_benefit

tahun

total_repair

decrease_cost

job_satisfaction

intangible_benef it

total_benef it

pv_benef it

tahun

total_cost

total_cost_per_tahun

Gambar 3. CDM Sistem Informasi

Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT.

PLN (Peresero) Upj Ngagel

CDM sistem informasi prakerin terdiri

dari 18 tabel, yaitu: model, komputer, ram,

harddisk, processor, monitor, karyawan, surat

tugas, detil surat tugas, ruang, history

kepemilikan, history komputer, analisa,

penyusutan, benefit, cost, PV benefit dan PV

cost.

b. PDM

Setelah perancangan CDM dan

pendefinisian atribut data pada masing-

masing kolom telah dilakukan, maka

rancangan CDM dapat digenerate dan

menghasilkan PDM yang dapat dilihat pada

Gambar 4.

ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER

ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER

ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER

ID_ANALISA = ID _ANALISA

ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER

ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER

ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER

ID_KAR YAW AN = ID_KARYAWAN

ID_SUR AT = ID _SU RAT

ID_MON ITOR = ID_MONITOR

ID_PROCESSOR = ID_PROC ESSOR

ID_HD = ID_HD

ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER

ID_RAM = ID _RAM

ID_SUR AT = ID _SU RAT

ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER

ID_KAR YAW AN = ID_KARYAWAN

ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER

ID_KAR YAW AN = ID_KARYAWAN

ID_RUANG = ID_RUANG

ID_MOD EL = ID_MODEL

ID_MON ITOR = ID_MONITOR

ID_PROCESSOR = ID_PROC ESSOR

ID_HD = ID_HD

ID_RAM = ID _RAM

KOMPUTER

ID_KOMPUTER varchar(25)

ID_RAM varchar(10)

ID_HD varchar(10)

ID_PROCESSOR varchar(10)

ID_MONITOR varchar(10)

ID_MODEL varchar(25)

NILAI_AKTIVA integer

MASSA_MANFAAT integer

TAHUN_BELI integer

STATUS varchar(10)

RAM

ID_RAM varchar(10)

TIPE_RAM varchar(5)

UKURAN_RAM varchar(10)

HARDDISK

ID_HD varchar(10)

UKURAN_HD varchar(10)

PROCESSOR

ID_PROCESSOR varchar(10)

FITUR_PROCESSOR varchar(25)

MONITOR

ID_MONITOR varchar(10)

MEREK varchar(25)

UKURAN varchar(10)

KARYAWAN

ID_KARYAWAN varchar(10)

ID_RUANG varchar(10)

NAMA_KARYAWAN varchar(25)

RUANG

ID_RUANG varchar(10)

NAMA_RUANG varchar(25)

MODEL

ID_MODEL varchar(25)

MEREK varchar(25)

MODEL varchar(25)

TIPE_RAM varchar(5)

UKURAN_RAM varchar(10)

UKURAN_HD varchar(10)

FITUR_PROCESSOR varchar(25)

MEREK_MONITOR varchar(25)

UKURAN_MONITOR varchar(10)

HISTORY_KEPEMILIKAN

ID_KEPEMILIKAN varchar(10)

ID_KARYAWAN varchar(10)

ID_KOMPUTER varchar(25)

STATUS varchar(10)

TGL date

SURAT_TUGAS

ID_SURAT varchar(10)

ID_KARYAWAN varchar(10)

TGL date

DETIL_SURAT_TUGAS

ID_DETIL varchar(10)

ID_KOMPUTER varchar(25)

ID_SURAT varchar(10)

KET_RAM varchar(25)

KET_HD varchar(25)

KET_PROCESSOR varchar(25)

KET_MONITOR varchar(25)

NAMA_PART_LAIN varchar(25)

KET_PART_LAIN varchar(25)

URAIAN_KERUSAKAN varchar(50)

PENYELESAIAN varchar(25)

QTY integer

HISTORY_KOMPUTER

ID_HISTORY varchar(10)

TGL date

ID_SURAT varchar(10)

ID_KOMPUTER varchar(25)

ID_MONITOR varchar(10)

ID_PROCESSOR varchar(10)

ID_HD varchar(10)

ID_RAM varchar(10)

ID_KARYAWAN varchar(10)

NAMA_PARTS_LAIN varchar(25)

KET_PART_LAIN varchar(25)

BIAYA_MONITOR integer

BIAYA_PROCESSOR integer

BIAYA_HD integer

BIAYA_RAM integer

BIAYA_PART_LAIN integer

URAIAN varchar(25)

PENYELESAIAN varchar(25)

BIAYA_REPARASI decimal(18)

ANALISA

ID_ANALISA varchar(10)

ID_KOMPUTER varchar(25)

TGL date

NILAI_RESIDU integer

TARIF_PENYUSUTAN integer

SISA_NILAI_AKTIVA integer

TOTAL_GANTI_PARTS integer

TOTAL_REPARASI integer

TOTAL_COST integer

TOTAL_BENEFIT integer

PV_COST integer

PV_BENEFIT integer

RATIO_CB integer

PENYUSUTAN

ID_ANALISA varchar(5)

ID_KOMPUTER varchar(25)

TANGGAL timestamp

AKTIVA f loat

NILAI_RESIDU f loat

TARIF_PENYUSUTAN f loat

PENYUSUTAN_TIAP_TAHUN f loat

AKUMULASI_TERAKHIR f loat

NILAI_AKHIR_AKTIVA f loat

COST

ID_COST varchar(5)

ID_KOMPUTER varchar(25)

TAHUN varchar(50)

SERVICE f loat

GANTI_PARTS f loat

TOTAL_REPAIR f loat

TOTAL_HARI f loat

WORK_PRACTICES f loat

DOWNTIME f loat

INTANGIBLE f loat

TOTAL_COST f loat

PV_COST

ID_KOMPUTER varchar(25)

TAHUN varchar(50)

TOTAL_BENEFIT f loat

PV_BENEFIT_PER_TAHUN f loat

BENEFIT

ID_BENEFIT varchar(5)

ID_KOMPUTER varchar(25)

TAHUN varchar(50)

TOTAL_REPAIR f loat

DECREASE_COST f loat

JOB_SATISFACTION f loat

INTANGIBLE_BENEFIT f loat

TOTAL_BENEFIT f loat

PV_BENEFIT

ID_KOMPUTER varchar(25)

TAHUN varchar(50)

TOTAL_COST f loat

TOTAL_COST_PER_TAHUN f loat

Gambar 4. PDM Sistem Informasi

Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT.

PLN (Persero) Upj Ngagel

IMPLEMENTASI

1. Form Login

Saat user membuka aplikasi maka

akan tampil login dimana form Menu Utama

akan muncul sebagai background. Akses

login ini hanya sebagai pengaman aplikasi,

tidak ada pembagian hak akses.

Gambar 5 Form Login

2. Form Model

Form model berfungsi sebagai menu

inputan data spesifikasi komputer yang dapat

di akses oleh staft IT. Tampilan dari form

model dapat dilihat pada Gambar 6. Untuk

memasukkan data model baru maka dapat

dilakukan dengan memilih menu master

kemudian pilih sub menu model. Form model

berisi merek CPU, model, merek monitor,

ukuran monitor, kapasitas harddisk, tipe ram,

ukuran ram, processor. Untuk menambah data

model baru, maka operator harus

menginputkan data model pada form model

dan untuk menyimpan dapat dilakukan

dengan menekan tombol save.

Gambar 6 Form Model

3. Form Penyimpanan Data Komputer

Form penyimpanan data komputer

berfungsi sebagai menu inputan data

komputer. Tampilan dari form penyimpanan

data komputer dapat dilihat pada Gambar 7.

Gambar 7 Tampilan Penyimpanan Data Komputer

Setiap kali user menginputkan data

komputer maka secara otomatis sistem akan

mencetak label komputer dan label monitor.

Gambar 8 Tampilan Label Komputer

Gambar 9 Tampilan Label Monitor

4. Form Pelaporan Kerusakan

Form pelaporan kerusakan merupakan

menu yang berfungsi untuk melaporkan segala

kerusakan komputer yang dilaporkan karyawan.

Gambar 10 Form Pelaporan Kerusakan

5. Form Permohonan Surat Tugas

Form pembuatan surat tugas

berfungsi sebagai menu yang dapat membuat

dan mencetak surat tugas pembelian part yang

dapat di akses oleh staft IT

Gambar 11 Form Permohonan Surat Tugas

6. Form Persetujuan Surat Tugas

Form persetujan surat tugas

merupakan menu yang digunakan untuk

menyetujui surat tugas yang dibuat oleh staft

IT. Menu ini berisi analisa kondisi komputer

yaitu frekuensi kerusakan komputer, biaya

komputer dan manfaat komputer. Sehingga

dapat diputuskan apakah harus mengganti part

atau mengganti CPU.

Gambar 12 Form Persetujuan Surat Tugas

Berikut ini adalah tampilan Surat

Tugas.

Gambar 13 Surat Tugas

7. Penyusutan Komputer

Form penyusutan komputer

berfungsi sebagai menu yang digunakan

untuk menghitung nilai akhir (sisa nilai

aktiva) sebuah komputer. Untuk memulai

menghitung penyusutan komputer maka dapat

dilakukan dengan memilih menu analisa

kemudian pilih sub menu penyusutan

komputer.

Gambar 14 Form Penyusutan Komputer

8. Form Perhitungan Cost Komputer

Form perhitungan cost komputer

merupakan menu yang digunakan untuk

menghitung serta menampilkan perhitungan

kerugian dan biaya dari sebuah komputer

Gambar 15 Form Perhitungan Cost

Komputer

9. Form Ratio Cost Benefit Komputer

Form ratio cost benefit komputer

berfungsi sebagai form untuk menghitung

perbandingan keuntungan dan kerugian dari

sebuah komputer

Gambar 16 Form Perhitungan Ratio BC

Komputer

10. Laporan Perawatan Komputer

Form laporan perawatan komputer

berfungsi sebagai form yang menampilkan

dan mencetak laporan history perawatan

komputer per bulan.

Gambar 17 Laporan Perawatan Komputer

11. Laporan Analisa Komputer

Form analisa komputer berfungsi

sebagai menu yang menampilkan dan

mencetak hasil analisa komputer.

Gambar 18 Laporan Analisa Komputer

Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari

rancang bangun sistem informasi optimalisasi

perencanaan pengadaan aset komputer pada

PT. PLN (Persero) Upj Ngagel adalah sebagai

berikut:

1. Berdasarkan hasil uji coba, sistem

informasi perencanaan pengadaan aset

komputer pada PT. PLN (Persero) Upj

Ngagel telah mampu diselesaikan dan

berjalan dengan baik dalam

menghasilkan laporan analisa komputer.

2. Dengan adanya sistem informasi

perencanaan pengadaan aset komputer

pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel

dapat membantu proses bisnis pengadaan

komputer, perawatan komputer,

penghapusan komputer, pembuatan surat

tuagas, serta mampu memberikan laporan

secara otomatis seperti laporan aset

komputer, laporan history perawatan

komputer, laporan history kepemilikan

komputer, surat tugas dan laporan

penghapusan komputer.

3. Dengan dibangunnya sistem informasi

perencanaan pengadaan aset komputer

pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel

dapat membantu proses perencanaan

pengadaan komputer pada PT. PLN

(Persero) Upn Ngagel, dalam hal

menyeleksi komputer yang membutuhkan

penggantian unit.

Daftar Pustaka

Commonwealth of Australia, Department of

Finance and Administration Financial

Management Group. Introduction to

Cost-Benefit Analysis and Alternative

Evaluation Methodologies. Januari

2006.

Lumbantoruan, Sophar. 1996. Akuntansi

Pajak / Sophar Lumbantoruan.

Grasindo. Jakarta.

PT. PLN (Persero), 2011. Perubahan Kedua

Atas Keputusan Direksi Nomor

305.K/DIR/2010 Tentang Pedoman

Pengadaan Barang/Jasa di PT. PLN

(Persero). Jakarta

Soemarso, S.R,. 1992. Akuntansi Suatu

Pengantar Buku 2 Edisi Keempat.

Rineka Cipta. Jakarta.

Susilo. Franstia Wira Sukma. 2011. Rancang

Bangun Perangkat Lunak Manajemen

Aset Elektronik Perusahaan (Studi

Kasus Stikom Surabaya). Surabaya :

Sekolah Tinggi Manajemen

Informatika dan Teknik Komputer.

Schniederjans, Marc J, Jamie L Hamaker dan

Ashlyn M Schniederjans. 2008.

Information Technology Investment

Decision-Making Methodology. World

Scientific Printers. Singapura.

Whitten, Jeffery L, Lonnie D. Bentley dan

Kevin C. Dittman. 2004. Metode

Desain Dan Analisis Sistem. Andi.

Yogyakarta.