Qm-01 Quality Manual Enecal Indo
-
Upload
ricky-putra-siregar -
Category
Documents
-
view
21 -
download
5
description
Transcript of Qm-01 Quality Manual Enecal Indo
PT. HASIL RAJANI SUKSES
QUALITY MANAGEMENT MANUAL
Position / Jabatan Name/ NameDate /
TanggalSignature /
Tandatangan
Prepared
by QM Sofian Hadi
Reviewe
d by Direktur Sumardi Ramli
Approved
byDirektur
Sumardi Ramli
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 1 dari 29
B A B DAFTAR ISI HALAMAN
0 Daftar Isi 1 U M U M 4
1.1 Profil Perusahaan 4
1.2 Kebijakan Perusahaan 5 1.3 Visi Perusahaan 5
2 STANDAR YANG DIIMPLEMENTASIKAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
6
2.1 Standar yang Diimplementasikan dan Ruang Lingkup 6
2.2 Pengendalian Dokumen 6
3 PENDEFINISIAN 7
4 PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU 8
4.1. Persyaratan Umum 8
4.2. Persyaratan Dokumen 8
4.2.1. Umum 8
4.2.2. Panduan Mutu 8
4.2.3. Pengendalian Dokumen 9
4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu 9
5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 10
5.1. Komitmen Manajemen 10
5.2. Fokus kepada Pelanggan 10
5.3. Kebijakan Mutu 10 5.4. Perencanaan 11 5.4.1. Sasaran Mutu 11 5.4.2. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 11 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi 12 5.5.1. Tanggung jawab, dan Wewenang 12 5.5.2. Wakil Manajemen 12 5.5.3. Komunikasi Internal 13 5.6 Tujuan Manajamen 13 5.6.1. Umum 13 5.6.2. Masukan Tinjauan Manajemen 13 5.6.3. Hasil Tinjauan Manajemen 14
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 2 dari 29
6 MANAJEMEN SUMBER DAYA 15 6.1. Penyediaan Sumber daya 15 6.2. Sumber Daya Manusia 15 6.2.1. Umum 15 6.2.2. Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran 15 6.3 Infrastruktur 16 6.4 Lingkungan Kerja 177 REALISASI JASA 18 7.1 Perencanaan Proses-proses Realisasi 18 7.2 Proses-proses yang Berhubungan dengan Pelanggan 18
7.2.1. Penentuan Persyaratan yang Berhubungan dengan Pelanggan 18 7.2.2. Tinjauan Persyaratan Jasa 19 7.2.3. Komunikasi Pelanggan 19 7.3. Desain dan Pengembangan 20 7.4. Pembelian 20 7.4.1. Proses Pembelian 20 7.4.2. Informasi Pembelian 20 7.4.3. Verifikasi Jasa yang di Beli 20 7.5. Operasional Jasasi dan Pelayanan 21 7.5.1. Pengawasan Jasasi dan Pelayanan 21 7.5.2. Validasi Proses Jasasi dan Pelayanan 22 7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur 22 7.5.4. Barang / Dokumen Milik Pelanggan 23 7.5.5. Pemeliharaan Jasa 23 7.6 Pengendalian Alat Ukur dan Pantau 238 PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN 24 8.1. Umum 24 8.2. Pengukuran dan Pemantauan 24 8.2.1. Kepuasan Pelanggan 24 8.2.2. Audit Internal 25 8.2.3. Tindakan Pencegahan 26 8.2.4. Pengukuran dan Pemantauan Jasa 26 8.3. Pengendalian Ketidaksesuaian Jasa 26 8.4. Analisa Data 27
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 3 dari 29
8.5. Penyempurnaan 27 8.5.1. Perencanaan Perbaikan 27 8.5.2. Tindakan perbaikan 27 8.5.3. Tindakan Pencegahan 279 LAMPIRAN: SO-1 Struktur Organisasi
B A B I
U M U M
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 4 dari 29
1.1 Profil Perusahaan
Nama Perusahaan
PT. HASIL RAJANI SUKSES
Jenis Usaha:
CONTRACTOR
Alamat Perusahaan:
Head Office:
Perumahan Pondok Mutiara B1 No.22
Pekanbaru
Tlp: 0761-880454
Fax: 0761-880688
Email: [email protected]
N.P.W.P No: 03.087.574.4-216.000
Jumlah karyawan: 7 orang
1.2 Tujuan
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 5 dari 29
Pedoman Mutu ini disusun dengan tujuan untuk menetapkan dan
menjelaskan Sistem Manajemen Mutu, dimana PT. HASIL RAJANI
SUKSES dapat:
a) Menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten memberikan
pelayanan yang sesuai dengan dan memenuhi kebutuhan
pelanggan, para pengguna sistem mutu, serta memenuhi ketentuan
dan peraturan yang ada; dan
b) Mengutamakan kebutuhan pelanggan melalui efektifitas tindakan di
dalam Sistem Mutu, termasuk proses-proses untuk perbaikan yang
berkesinambungan serta pencegahan atas ketidaksesuaian dengan
Sistem Mutu.
1.3 Lingkup Implementasi
Semua persyaratan Standar ISO 9001:2008 diimplementasikan di
PT. HASIL RAJANI SUKSES, kecuali;
Pasal 7.3; Design and development
Perancangan dan pengembangan tidak diterapkan karena semua
jasa yang dibuat berdasarkan spesifikasi Standar SNI.
Pasal 7.5.2 ; Validation of process for production
Pembenaran proses untuk jasasi tidak diterapkan karena semua
proses dapat dipantau dan diukur pada saat proses sedang berjalan.
Pasal 7.5.2 ; Customer property
Kepemilikan pelanggan tidak diterapkan karena semua jasa yang
dijual ke customer dibeli dari supplier.
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 6 dari 29
BAB 2
STANDAR YANG DIIMPLEMENTASIKAN
DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
2.1 Standar yang Diimplementasikan dan Ruang Lingkup
1. Standar Mutu yang diimplementasikan adalah ISO 9001:2008
2. Ruang lingkup pekerjaan PT. HASIL RAJANI SUKSES, yaitu;
Well drilling operation services, drilling services, maintenance services
termasuk meliputi semua persyaratan sistem manajemen mutu ISO
9001:2008 yang digambarkan di “Quality Management Sytem Diagram
QMS-01” termasuk proses utama dan proses pendukung.
2.2 Pengendalian Dokumen:
Standar-standar yang berkaitan dengan Pedoman Mutu ini ditunjukkan
pada halaman Referensi Matriks Prosedur vs ISO 9001:2008.
BAB 3
PENDEFINISIAN
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 7 dari 29
3. DEFINISI
Istilah-istilah yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu yang
digunakan didalam Pedoman Mutu ini, harus sesuai dengan definisi
yang digunakan di dalam ISO 9001:2008
BAB 4
PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1 Persyaratan Umum
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 8 dari 29
Sistem Manajemen Mutu mencakup penetapan dokumentasi,
implementasi, pemeliharaan, dan perbaikan yang berkesinambungan
atas seluruh proses yang terkait dengan sistem atas semua aktifitas
PT. HASIL RAJANI SUKSES.
4.2 Persyaratan Dokumentasi
4.2.1Umum
Sistem dokumentasi di PT. HASIL RAJANI SUKSES mencakup:
Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu yang terdokumentasi.
Pedoman Mutu
Prosedur terdokumen yang disyaratkan oleh ISO 9001 : 2008
Prosedur dan instruksi kerja yang digunakan untuk menunjang
pelaksanaan perencanaan operasi dan pengendalian proses
secara efektif.
Rekaman mutu yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008
4.2.2Pedoman Mutu:
Manajemen bersama-sama dengan Wakil Manajemen dan semua
Manager Departemen menyusun, menetapkan dan memelihara
Pedoman Mutu yang mencakup beberapa hal, yaitu;
Pedoman Mutu tersebut harus memuat:
(1) Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu, termasuk
penjelasannya, lihat item 1.2.
(2) Acuan pada prosedur-prosedur yang telah
didokumentasikan.
(3) Penjelasan atas tahapan serta keterkaitan proses termasuk
Sistem Manajemen Mutu Diagram QMS-01
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 9 dari 29
Management Representative bertanggungjawab dalam
mengendalikan Pedoman Mutu.
4.2.3Pengendalian Dokumen
Wakil Manajemen yaitu Managemen Representative Sekretariat,
bertanggung jawab terhadap pendistribusian dokumen ke
Departemen atau Bagian terkait.
Persetujuan kecukupan penerbitan, distribusi dokumen,
perubahan dokumen dan status revisi okumen dijelaskan di
“Prosedur Pengendalian Dokumen MR-01”.
4.2.4Pengendalian Catatan Mutu
Setiap Departemen harus membuat Daftar Catatan Mutu
yang berisi nama catatan mutu, metode penyimpanan,
masa simpan, dan lokasinya.
Catatan mutu yang masa simpannya sudah habis, akan
dipisahkan dari file penyimpanan.
Penyimpanan Catatan Mutu harus tercatat beberapa nama
catatan mutu, metode penyimpanan, masa simpan, dan
lokasinya. Pelaksanaan Pengendalian Catatan Mutu
berdasarkan Prosedur Prosedur Pengendalian Rekaman
Mutu MR-02”.
BAB. 5
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 10 dari 29
5.1 Komitmen Manajemen
Direktur Utama bertanggung jawab atas seluruh tanggung jawab
manajemen yang berhubungan dengan pengembangan dan perbaikan
Sistem Manejemen Mutu.
Tanggung jawab tersebut meliputi :
a). Mengkomunikasikan kepada seluruh organisasi mengenai
pentingnya pemenuhan kebutuhan pelanggan, pemenuhan
ketentuan maupun peraturan yang berlaku, serta aspek-aspek
hukum yang ada di dalam.
b). Menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu (lihat elemen 5.3
dan 5.4.1).
c). Melakukan Tinjauan Manajemen (lihat elemen 5.6).
d). Memastikan tersedianya Sumber Daya yang diperlukan (lihat
elemen 6).
5.2 Fokus Kepada Pelanggan
Direktur Utama harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan
ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan pencapaian kepuasan
pelanggan (lihat elemen 7.2.1. dan 8.2.1).
5.3 Kebijakan Mutu
LIHAT LAMPIRAN KEBIJAKAN MUTU
Kebijakan mutu dikomunikasikan ke seluruh tingkat organisasi untuk
dipahami, dilaksanakan dan dipelihara.
PT. HASIL RAJANI SUKSES akan selalu meninjau sistem manajemen
mutu sekali dalam dua tahun untuk mengikuti perkembangan
tehnologi dan kebutuhan harapan pelanggan.
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 11 dari 29
Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pengendalian
Kebijakan Mutu dan memastikan bahwa Kebijakan Mutu tersebut
telah disosialisasikan serta dipahami oleh semua level di dalam
organisasi.
5.4 Perencanaan
5.4.1Sasaran Mutu
Pucuk Pimpinan memastikan bahwa sasaran mutu,
termasuk yang diperlukan yang diperlukan untuk
memenuhi persyaratan pekerjaan/ jasa ditetapkan
pada fungsi dan tingkat relevan dalam organisasi.
Sasaran mutu harus terukur dan taat azas dengan
kebijakan mutu.
Sasaran mutu PT. HASIL RAJANI SUKSES, lihat
lampiran Tabel “Sasaran Mutu Departemen Q0-01”.
5.4.2Sistem Manajemen Mutu:
Pucuk Pimpinan memastikan bahwa:
A. Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan
untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan
sasaran mutu.
B. Keterpaduan sistem manajemen mutu dipelihara
bila perubahan pada sistem manajemen mutu
direncanakan dan diterapkan, lihat dokumen al;
1. Matrix SMM-ISO 9001:2008
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 12 dari 29
5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang
Pelaksana tugas harus melaksanakan tanggung jawab
yang diberikan, menghormati aturan, mengatur kerja
sama tugas antar departemen dan, berusaha membuat
efisiensi aktifitas kegiatan kerja.
Perusahaan menetapkan pembagian Tugas Tanggung
Jawab dan Wewenang dan tanggung jawab sesuai
dengan Struktur Organisasi PT. HASIL RAJANI SUKSES.
a. Struktur Organisasi PT. HASIL RAJANI SUKSES
OS-1
b. Uraian Tanggung Jawab dan Wewenang No:
PERS/KCB/011.
5.5.2. Wakil Manajemen
Direktur Utama / Pucuk pimpinan menunjuk Wakil
Manajemen yaitu Bagian yang bertanggung jawab dan
diberi wewenang untuk menjamin pelaksanaan
penerapan Sistem Manajemen Mutu.
- Memastikan proses-proses yang dibutuhkan untuk
sistem manajemen mutu ditetapkan,
diimplementasikan, dan dipelihara.
- Melaporkan kinerja Sistem Manajemen Mutu dan
kebutuhan untuk peningkatan pada Direktur
Utama/ Top Manajemen.
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 13 dari 29
- Melakukan sosialisasi atas kebutuhan-kebutuhan
pelanggan, kepada seluruh jajaran di PT. HASIL
RAJANI SUKSES
5.5.3. Komunikasi Internal
Metode komunikasi internal di PT. HASIL RAJANI
SUKSES telah ditetapkan dan diterapkan, yaitu dengan
mengadakan rapat-rapat rutin bulanan untuk level
Departemen yang dihadiri salah satu dan atau seluruh
anggota Direksi dan rapat Tinjauan Manajemen yang
dihadiri oleh salah satu dan atau seluruh Direksi dan
Manager Departemen minimal 1 kali setiap bulan. Hasil
rapat bulanan di catat di Notulen Rapat Bulanan.
5.6. Tinjauan Manajemen
5.6.1. Umum
Tinjauan Manajemen dilakukan 2 kali dalam satu tahun.
Direktur Utama, Para Manager Departemen
mengadakan rapat untuk melakukan peninjauan secara
berkesinambungan.
Rincian tinjauan manajemen dijelaskan di “Prosedur
Rapat Tinjuan Manajemen MR-06”
5.6.2. Masukan Tinjauan Manajemen
Agenda tinjauan manajemen harus meliputi hal-hal
sebagai berikut:
- Tingkat pencapaian dari Kebijakan Mutu dan
Sasaran Mutu.
- Hasil Audit Mutu Internal dan Eksternal.
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 14 dari 29
- Status dari Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.
- Keluhan Pelanggan dan Evaluasinya.
- Umpan Balik dari Pelanggan.
- Perubahan pada persyaratan eksternal
- Kesesuaian proses dan kesesuaian jasa.
- Tindaklanjut dari Tinjauan Manajemen
sebelumnya.
- Perubahan yang mempengaruhi Sistem
Manajemen Mutu.
- Saran-saran untuk perbaikan
5.6.3. Hasil Tinjauan Manajemen
Hasil keputusan dari Tinjauan Manajemen harus
mengandung tindakan yang terkait dengan :
(1) Peningkatan Sistem Manajemen Mutu beserta
proses-proses.
(2) Peningkatan jasa yang terkait dengan kebutuhan
pelanggan.
(3) Sumber daya yang diperlukan.
BAB. 6
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 15 dari 29
MANAJEMEN SUMBER DAYA
6. MANAJEMEN SUMBER DAYA
6.1. Penyediaan Sumber Daya
PT. HASIL RAJANI SUKSES menetapkan dan menyediakan
sumber daya yang diperlukan untuk :
- Implementasi dan memelihara sistem manajemen mutu
dan meningkatkan keefektifannya secara terus
menerus.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi
persyaratan pelanggan.
Penjelasan rinci penyediaan SDM, lihat Struktur Organisasi
PT. HASIL RAJANI SUKSES
6.2. Sumber Daya Manusia
6.2.1. Umum
PT. HASIL RAJANI SUKSES menentukan kualifikasi
karyawan atas dasar pendidikan, pelatihan,
keterampilan, dan/atau pengalaman yang harus dimiliki
atau memberikan pelatihan yang memadai untuk
memenuhi persyaratan yang ditentukan bagi personil
yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas-tugas yang
diberikan.
6.2.2. Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran
● Spesifikasi Pelatihan
Spesifikasi pelatihan pendidikan berdasarkan
pelatihan pengetahuan umum karyawan baru;
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 16 dari 29
pelatihan pengetahuan, tehnik, ketrampilan
berdasarkan jabatan; Pelatihan Pendidikan
Lapangan (OJT); dan sertifikat pelatihan.
● Rencana dan Pelaksanaan Pelatihan Pendidikan.
Dibuat rencana pelatihan pendidikan berdasarkan
spesifikasi pelatihan pendidikan yang
dikoordinasikan oleh Bagian Personalia dan setiap
Manajer/ Manager Bagian, dan disahkan oleh
Direktur Utama.
Pelaksanaannya proses pelatihan dapat
dilaksanakan secara internal maupun eksternal.
Proses pelatihan dijelaskan di Prosedur Pelatihan
No: HR-01
● Evaluasi Pelatihan
Manager HRD bersama Manager Departemen
melakukan evaluasi effektifitas hasil pelatihan
dengan membandingkan kinerja personil yang
bersangkutan selambat-lambatnya enam bulan
setelah pelatihan. Data pelatihan dan hasil
evaluasi pelatihan personil bersangkutan
dilakukan updating dan dipelihara oleh Bagian
HRD.
6.3. Infrastruktur
PT. HASIL RAJANI SUKSES mengidentifikasi kebutuhan
infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian
jasa, termasuk didalamnya :
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 17 dari 29
(a) Bangunan, ruang kerja beserta fasilitasnya yang
berhubungan.
(b) Peralatan proses, baik perangkat keras ataupun
perangkat lunak.
(c) Sarana pendukung (seperti: transportasi, komunikasi,
dan lain-lain).
Bagian Manager Departemen terkait bertanggung
jawab terhadap identifikasi kebutuhan alat kerja/
infrastruktur yang diperlukan dengan persetujuan
Direktur.
Bagian Maintenance Departemen Jasasi bertanggung
jawab terhadap perawatan.
6.4. Lingkungan Kerja
PT. HASIL RAJANI SUKSESmengatur dan memelihara
lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai
kesesuaian jasa.
Lingkungan kerja meliputi, antara lain;
1. Penggunaan Alat Pelindung Diri dari pekerjaan yang
mengandung resiko kecelakaan dan kesehatan misalnya
karena kebisingan, getaran dan polusi.
2. Pemberian tanda-tanda keselamatan kerja di lapangan
yang memenuhi K3.
3. Melakukan interaksi dengan masyarakat disekitar
tempat kerja dengan memberikan sosialisasi
keberadaan pekerjaan dan menampung pertanyaan-
pertanyaan masyarakat bila terdapat keluhan dan
mengupayakan tindakan perbaikan yang diperlukan.
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 18 dari 29
BAB. 7
REALISASI JASA
7. REALISASI JASA
7.1. Perencanaan Proses – proses Realisasi Jasa dan Jasa:
PT. HASIL RAJANI SUKSES membuat rencana dan
mengembangkan proses-proses yang diperlukan untuk
pelaksanaan jasasi.
Perencanaan realisasi Jasa serta realisasi proses-proses
tersebut dibuat sebagai berikut;
Menetapkan sasaran mutu dan persyaratan mutu
Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen
dan penyediaan sumber daya.
Kegiatan pemeriksaan material masuk, inspeksi
pekerjaan dalam proses, pekerjaan akhir kriteria
keberterimaan material dan hasil pekerjaan/ jasa
Rekaman yang diuperlukan untuk memberikan
bahwa proses realisasi pekerjaan yang dihasilkan
memenuhi persyaratan.
7.2. Proses – Proses yang berhubungan dengan Pelanggan
7.2.1. PT. HASIL RAJANI SUKSES menetapan persyaratan
yang berkaitan dengan dengan Jasa dan Jasa sebagai
berikut:
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 19 dari 29
● Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan,
termasuk persyaratan untuk penyerahan dan
kegiatan pasca penyerahan jasa.
Persyaratan undang-undang dan peraturan-
peratuan yang berkaitan dengan jasa atau
pekerjaan.
Persyaratan tambahan yang ditentukan oleh PT.
HASIL RAJANI SUKSES
7.2.2. Tinjauan persyaratan berkaitan dengan jasa atau
pelaksanaan pekerjaan.
Bagian Operasi bersama-sama dengan Bagian
terkait lainnya meninjau persyaratan berkaitan
dengan jasa atau pelaksanaan pekerjaan dalam
bentuk penyampaian penawaran, penerimaan
kontrak, penerimaan perubahan kontrak dan
kemampuan PT. HASIL RAJANI SUKSES untuk
memenuhi persyaratan yang ditentukan.
7.2.3. Komunikasi Pelanggan
Bagian Operasi menetapkan dan menerapkan
pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan
pelanggan berkaitan dengan;
Informasi jasa atau pelaksanaan pekerjaan.
Pertanyaan, penanganan kontrak termasuk
perbahan.
Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan
pelanggan ( 8.2.1, dan 8.5.2. )
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 20 dari 29
Rincian tentang pelaksanaan proses penetapan
persyaratan, tinjauan persyaratan dan komunikasi
dengan pelanggan berdasarkan
a). Business Quality Plan-Operation QP-3
7.3. Perancangan dan Pengembangan
Proses design and development (Perancangan dan
Pengembangan) tidak diimplementasikan, lihat penjelasan di
item 1.3
7.4. Pembelian
7.4.1. Proses Pembelian
Prosedur Pembelian, Seleksi dan Evaluasi Supplier
mengacu pada “Prosedur Pembelian, Seleksi dan
Evaluasi Supplier Pemasok No. FA-09”
PT. HASIL RAJANI SUKSES memastikan bahwa material/
jasa yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian
yang ditentukan.
Evaluasi terhadap supplier/ pemasok dilakukan
minimal 2 kali dalam 1 tahun kemudian setelah
evaluasi pertama.
Kriteria penilaian supplier/ pemasok berdasarkan mutu
jasa, waktu pengiriman, harga, pelayanan dan terminj
pembayaran.
Hasil evaluasi supplier disimpan dan dipelihara.
7.4.2. Informasi Pembelian
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 21 dari 29
Sebelum pesanan pembelian, penanggung jawab
Bagian Pembelian - Departemen Finance Accounting
mengajukan permintaan pembelian ke Direktur Utama
dilengkapi dengan informasi antara lain; jenis barang
yang dibeli, jumlah, harga, supplier dan persyaratan
mutu
7.4.3. Verifikasi Jasa yang di beli
Pemeriksaan Barang Datang:
Untuk memastikan barang yang sesuai dengan
persyaratan, harus dilakukan pemeriksaan material
oleh Bagian Departemen yang mengajukan permintaan
Bila material yang dipasok oleh pemasok tidak
memenuhi persyaratan akan dikembalikan ke pemasok
untuk diganti dengan yang sesuai dengan persyaratan.
Penerimaan material dilaporkan oleh Bagian terkait ke
Bagian Finance Accounting untuk proses pencatatan
inventory dan pembayaran.
7.5. Penyediaan Jasa:
7.5.1. Pengendalian Penyediaan Jasa
Bagian Operasi bertanggung jawab untuk
merencanakan jasa dan kebutuhan material dalam
keadaan terkendali, yang mencakup antara lain, yaitu;
1.Tersedianya informasi yang menguraikan
karakteristik pekerjaan/ jasa, yaitu: informasi
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 22 dari 29
kedatangan kapal dan termasuk dokumen terkait
lainnya.
2.Tersedianya instruksi kerja atau dokumen kapal
3.Pemakaian alat yang diperlukan untuk pelaksanaan
penyediaan jasa.
4.Tersedianya dan pemakaian sarana atau alat
pemantauan dan pengukuran.
5.Penerapan kegiatan-kegiatan pelepasan, penyerahan
dan pasca penyerahan.
Rincian pengendalian proses jasa, pelepasan penyerahan
dan paska penyerahan jasa, dijelaskan di beberapa
dokumen, antara lain yaitu:
a. Quality Plan QP-03
b. Sistem Manajemen Mutu Diagram QMS-01
7.5.2. Proses Validasi Pelaksanaan Pekerjaan:
Proses Validasi Pelaksanaan Pekerjaan tidak diimplemnentasikan
karena semua proses dapat dilakukan pemantauan dan
pengukuran pada saat proses dilaksanakan sesuai dengan
prosedur dan intruksi kerja setiap proses.
7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur:
● Identifikasi
Jasa diberikan identifikasi antara sesuai dengan
nama kapal, muatan kapal, tanggal, nama
pelabuhan , nama sub-agent, nama principle
● Mampu Telusur
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 23 dari 29
Mampu telusur untuk status jasa sehubungan dari
hasil pemantauan dan pengukuran jasa dicatat
sesuai dengan formulir terkait
7.5.4. Barang Milik Pelanggan:
Proses barang titipan milik pelanggan tidak
diimplementasikan karena PT. HASIL RAJANI SUKSES
karena principle tidak pernah menitipkan barang untuk
kegiatan unloading dan loading cargo kapal.
7.5.5. Pengawetan
● Penerimaan, Penyimpanan dan Pengeluaran
Material:
PT. HASIL RAJANI SUKSES tidak menerapkan
klausal 7.5.5. karena barang yang dibeli untuk
kepentingan operasi dan kantor adalah barang
atau barang cetakan yang bersifat consummable
untuk langsung dipakai masing-masing
Departemen.
7.6. Pengendalian Alat Ukur dan Pantau
PT. HASIL RAJANI SUKSES tidak menerapkan klausal 7.5.5
karena untuk pemantauan dan pengukuran proses dan hasil
jasa tidak menggunakan alat ukur.
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 24 dari 29
BAB. 8
PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN
8. PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN
8.1. Umum:
PT. HASIL RAJANI SUKSES merencanakan, menetapkan,
menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran,
analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk peningkatan
sistem mutu, untuk sbb:
1. Memperagakan kesesuaian pekerjaan/ jasa.
2. Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.
3. Terus menerus memperbaiki keefektifan sistem
manajemen mutu.
8.2. Pemantauan dan Pengukuran:
8.2.1. Kepuasan Pelanggan:
PT. HASIL RAJANI SUKSESmemantau informasi
berkaitan dengan persepsi atau kepuasan pelanggan
apakah PT. HASIL RAJANI SUKSES telah memenuhi
persyaratan pelanggan. Metode pengukuran persepsi
atau kepuasan pelanggan yaitu dengan cara mengirim
angket survey kepuasan pelanggan secara berkala
setiap tahun dengan cara sampling.asan Pelanggan
setiap tahunra sampling
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 25 dari 29
8.2.2. Audit Internal:
PT. HASIL RAJANI SUKSES melakukan audit mutu
internal untuk menentukan apakah sistem manajemen
mutu memenuhi persyaratan Standar ISO 9001:2008
sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan
organisasi diterapkan dan dipelihara secara efektif.
Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk membuat
jadwal tahunan dan membuat rincian jadwal audit mutu
internal. Jadwal kegiatan audit mutu internal ditetapkan
sebanyak minimal 2 kali dalam satu tahun dengan
mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan
bidang yang diaudit.
Kriteria Wakil Manajemen Mutu, Lead Auditor dan
Auditor Internal harus pernah mengikuti pelatihan Audit
Mutu Internal dan atau oleh Lembaga lainnya.
Ruang lingkup audit mutu internal meliputi semua
proses sistem manajemen mutu.
Pemilihan Auditor, Auditor tidak boleh mengaudit
pekerjaan mereka sendiri. Hasil audit mutu internal
dilaporkan kepada Management oleh Wakil Manajemen.
Rincian proses audit mutu internal dijelaskan di
“Prosedur Audit Mutu Internal MR-03”.
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 26 dari 29
8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses:
PT. HASIL RAJANI SUKSES melakukan pemantauan dan
pengukuran dari proses sistem manajemen mutu.
● Meliputi proses jasa termasuk pengukuran dan
pemantauan proses-proses pendukung, proses
manajemen dan hasil pekerjaan sub-agent.
Rincian pemantauan dan pengukuran proses
dijelaskan di dokumen prosedur dan intruski kerja
terkait dari setiap proses.
8.2.4. Pengukuran dan Pemantauan Jasa:
Pengukuran dan pemantauan karakteristik jasa untuk
memverifikasi bahwa persyaratan jasa dipenuhi
dilakukan pada tahapan-tahapan proses realisasi jasa
dan jasa sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
Pengukuran dan pemantauan jasa dilakukan oleh
Bagian Operasi dengan melakukan pemantauan sesuai
dengan prosedur dan instruksi kerja yang ditentukan.
Bila hasil jasa tidak sesuai dengan persyaratan mutu
maka jasa yang tidak sesuai akan dikendalikan sesuai
dengan Prosedur Penanganan Jasa Tidak Sesuai No:
MR-05.
8.3. Pengendalian Ketidaksesuaian Jasa:
PT. HASIL RAJANI SUKSES memastikan bahwa hasil
pekerjaan jasa yang tidak sesuai pada persyaratan diberi
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 27 dari 29
tanda dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian atau
penyerahan yang tidak disengaja. Bagian Operasi bersama
Departemen terkait bertanggung jawab untuk melakukan
analisa dan menentukan tindakan perbaikan.
Rincian penanganan jasa tidak sesuai dijelaskan di Prosedur
Penanganan Jasa Tidak Sesuai No: MR-05.
8.4. Analisa Data
PT. HASIL RAJANI SUKSES menetapkan, menghimpun dan
menganalisa data untuk memperagakan kesesuaian dan
keefektifan sistem manejemen mutu dan menilai di mana
perbaikan berlanjut “Continual Improvement” sistem
manajemen mutu dapat dilakukan. Hal ini mencakup data
yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran dari
sumber yang relevan.
Analisis data harus memeberikan informasi yang berkaitan
dengan antara lain, yaitu;
hasil survey kepuasan pelanggan,
kesesuaian persyaratan jasa atau pekerjaan,
karakteristik dan kecenderungan proses dan jasa
dan peluang untuk tindakan pencegahan,
dan pemasok.
8.5. Perbaikan:
8.5.1 Perbaikan berkesinambungan (Continual
Improvement):
PT. HASIL RAJANI SUKSES secara terus-menerus
memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 28 dari 29
melalui pemakaian kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil
audit, analisis data, tindakan koreksi, dan pencegahan
dan tinjauan manajemen.
Usulan continual improvement dapat diajukan oleh
Bagian terkait dan Wakil Manajemen untuk ditinjau dan
diputuskan oleh Top Managment. Usulan continual
improvement dapat
berupa usulan perubahan dan peningkatan jasa dan,
proses, sistem manajemen mutu, sumber daya dan
organisasi.
8.5.2 Tindakan Perbaikan:
PT. HASIL RAJANI SUKSES harus melakukan tindakan
perbaikan untuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya secara
efektif dan terus menerus berdasarkan “Prosedur
Tindakan Perbaikan dan Pencegahan MR-04” , yaitu
meliputi:
Mencatat ketidaksesuaian termasuk keluhan
pelanggan.
Melakukan analisa penyebab ketidaksesuaian.
Merencanakan kebutuhan tindakan untuk
memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak
terulang.
Menetapkan dan melakukan tindakan perbaikan
yang diperlukan.
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 29 dari 29
Memverifikasi hasil tindakan perbaikan dan
mencatat hasilnya.
Melaporkan tindakan pencegahan untuk tinjauan
manajemen mutu dengan mengadakan Rapat
Tinjauan Manajemen secara berkala yaitu 2 x
dalam satu tahun untuk masukan dalam
peningkatan sistem mutu yang berkelanjutan
8.5.3. Tindakan Pencegahan:
PT. HASIL RAJANI SUKSES harus menetapkan tindakan
untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian
potensial untuk mencegah terjadinya berdasarkan
“Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan MR-
04” , yaitu meliputi:
Menetapkan mencatat ketidaksesuaian yang
potensial
Melakukan implementasi pengukuran-pengukuran
pencegahan untuk tindakan pencegahan dengan
menggunakan histrogram dan analisa datanya dan
menganalisa potensi ketidaksesuaian.
Merencanakan kebutuhan akan tindakan
pencegahan untuk mencegah terjadinya
ketidaksesuaian.
Memverifikasi hasil tindakan pencegahan dan
mencatat hasilnya.
PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No
: QM-01
Revisi : 0
Quality ManualTanggal
: 14 July 2011
Halaman: 30 dari 29
Melaporkan tindakan pencegahan untuk tinjauan
manajemen mutu dengan mengadakan Rapat
Tinjauan Manajemen secara berkala yaitu 2 x dalam
satu tahun untuk masukan dalam peningkatan
sistem mutu yang berkelanjutan.