QC  Feedback  Instructions  

 The  Source  Intelligence  Conflict  Minerals  Compliance  Program  (CMCP)  Quality  Control  (QC)  process  provides  suppliers  the  opportunity  to  respond  to  QC  Flags  that  are  raised  during  the  analysis  of  each  submitted  Conflict  Minerals  Reporting  Template  (CMRT)  or  declaration.  Each  declaration  submitted  into  the  Source  Intelligence  platform  is  analyzed  for  missing  or  incomplete  data,  and  based  on  the  analysis,  may  require  feedback  from  the  supplier.  If  multiple  responses  (declarations)  have  been  submitted,  for  example  to  different  requestors,  feedback  may  be  required  even  if  the  declarations  are  the  same.  Once  a  supplier  has  submitted  feedback  for  a  declaration,  the  requestor  will  see  the  response  move  from  the  category  of  “Following  Up”  category  to  “Complete”  on  the  platform  dashboard.    Based  on  the  QC  Flags  raised,  you  may  want  to  submit  a  new  declaration  to  your  customer/requestor.  You  may  do  so  by  following  the  same  process  used  to  submit  your  original  response.  If  you  feel  that  a  response  is  no  longer  relevant  to  your  customer,  you  may  request  that  it  is  “archived.”    You  will  be  sent  three  electronic  reminders  to  provide  feedback  to  your  customers;  after  the  third  reminder  the  feedback  for  all  QC  Flags  raised  will  be  set  to  the  default  response  of  “I  will  not  take  any  further  action  at  this  time”  and  submitted  to  your  customer  on  your  behalf.    In  order  to  provide  your  QC  feedback,  you  will  first  need  to  log  into  your  Source  Intelligence  account.  This  can  be  accessed  at  https://www.sourceintelligence.net/login  with  your  username  (email)  and  the  password  you  created  when  you  first  registered.  If  you  cannot  remember  your  password  or  are  locked  out  of  your  account,  please  click  here:  https://www.sourceintelligence.net/password/account-­‐lookup    You  may  be  receiving  this  email  because  your  contact  information  was  provided  on  the  declaration  submitted.      If  you  have  never  registered  for  the  Source  Intelligence  platform  please  email  cm+feedback@sourceintelligence.com.  Please  include  the  following  information  in  your  email:    • Your  email  address  • Your  company  name  • The  Source  Intelligence  customer(s)  you  would  like  to  provide  feedback  for    Once  you  have  logged  on  to  Source  Intelligence  please  follow  these  steps  to  provide  your  feedback:

 

 

 1. Click  on  the  “Profile”  button  from  the  login  landing  page.  

     

 

 

 

 2. Click  on  the  “Conflict  Minerals”  tab  within  your  company’s  profile  page.  

 

     

 

 

 

 3. You  will  now  see  the  list  of  all  declarations  that  have  been  submitted  to  your  customers  

 

   4. Click  on  the  page  icon  to  access  the  declaration  detail  page.  

 

 

 

 

5. The  declaration  detail  page  displays  which  QC  Flags  were  raised,  and  which  ones  require  feedback.  

 

   You  may  scroll  through  this  page  to  see  the  answers  that  were  sent  to  customers  on  this  declaration,  including  any  smelter  names  or  products.      6. QC  Flags  with  a  check  icon  either  do  not  need  feedback  or  have  had  feedback  previously  provided.  Those  with  a  flag  icon  still  require  feedback  to  be  provided  to  the  customer.  

 

 

 

 

       7. Hover  over  the  “?”  to  see  an  explanation  of  the  QC  Flag.  

 

   

8. Click  the  green  “Provide  Feedback”  button  to  select  from  available  feedback  options.    

 

 

 

 9. After  clicking  “Provide  Feedback”  a  modal  will  appear  with  each  QC  Flag  and  a  dropdown  menu  to  select  your  feedback  response.  Each  feedback  response  selection  is  initially  set  to  the  default  response  of  “I  will  not  take  any  further  action  at  this  time.”    

 

 

 

 10. Click  the  dropdown  menu  to  view  and  select  your  feedback  response.    

   11. You  may  also  provide  additional  comments  for  each  QC  Flag  by  clicking  on  the  comment  icon  to  the  right  of  the  dropdown.    

 *  Note:  Comments  will  be  made  available  for  viewing  by  your  customer;  please  do  not  provide  any  information  in  the  comments  section  which  you  do  not  want  your  customer  to  see.  If  you  have  supply  chain  information  that  you  would  like  Source  Intelligence  to  act  on,  you  must  provide  this  information  to  Source  Intelligence  through  email,  Source  Intelligence  will  not  be  responsible  for  any  information  provided  in  the  comments  section.    

 

 

   12. If  your  QC  Flags  included  providing  invalid  smelter  information  you  can  view  which  smelters  were  invalid  by  clicking  on  the  “detail”  link  on  the  left-­‐hand  side.    

   13. If  you  are  not  ready  to  submit  your  feedback  to  the  customer  you  may  either  click  “Cancel”  in  the  bottom  left,  or  the  “X”  in  the  upper  right.  Clicking  either  of  these  will  cancel  your  feedback  selections  and  comments  without  saving.    

   

 

 

14. Once  you  have  finalized  all  of  your  responses  and  are  ready  to  send  them  to  your  customer  click  the  “Submit  to  Customer”  on  the  bottom  right-­‐hand  side.    

   15. Once  feedback  has  been  submitted  you  will  be  able  to  hover  over  a  check  to  view  the  feedback  and  any  comment  that  was  submitted.    

   You  may  note  that  the  notification  has  changed  from  a  red  “Feedback  Required”  to  a  green  “Feedback  Sent  to  Customer.”  The  button  has  also  changed  from  “Provide  Feedback”  to  “Update  Feedback.”  You  may  change  the  feedback  provided  to  your  customer  at  any  time.  

 

 

 16. If  you  would  like  to  generate  a  CMRT  from  the  answers  that  were  submitted  to  your  customer  click  the  “Export  as  CMRT”  button  in  the  upper  right  of  the  declaration  detail  page.    

   If  you  would  like  to  submit  an  updated  response  to  your  customer  you  may  use  the  downloaded  CMRT  as  a  template  for  your  updated  answers.      If  you  would  like  to  archive  your  previous  response  so  that  it  is  apparent  to  your  customer  that  a  newer  response  has  been  or  will  be  submitted  please  email  Source  Intelligence  and  request  that  response  is  archived.    Email  the  request  to  archive  a  previous  response  to  cm+feedback@sourceintelligence.com.  Please  include  the  following  information  in  your  request:    • Your  company  name  • The  name  of  the  customer(s)/requestor(s)  for  which  the  declaration  was  submitted  • The  date  on  which  the  declaration  was  submitted.