Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls •...

13
Tips and tools for effective public relations programs From the world’s leading marketing, advertising and public relations firm for the oil and gas industry

Transcript of Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls •...

Page 1: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

������������������������������������ ��������� ������������������������������������Tips and tools for effective public relations programs

��������������������������������������� ��� ����� ���������� �������� �������� ��������� �������� �������

From the world’s leading marketing, advertising and public relations

firm for the oil and gas industry

Page 2: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

������������� ������������������� ����� ��������

© Foster Marketing Page 2

��������� � ��

I. What is Public Relations?

II. PR in a Business-to-Business Environment

III. What Other Roles Can Public Relations Play?

IV. Key Characteristics of Effective Public Relations

• ��������

• � � ���

• � ������

• ������

• ������ �����

V. The Public Relations Tool Kit

• � � ������

• ��������������� ������

• � �����������

• � ���� ���

• � � � ��!����

• ����"��� ��

• "������ ���

• "����#� ��� $��% �&�����'"#� (

• )������

• ������� ������!��

• � ���� �������� ���� ����% ��

• ����� �% % ����������

• � ����������

• "$����#����

• � ������$����

• *��������

• �% % �������

VI. How to Get Started

VII. Why Foster Marketing?

Page 3: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

A PUBLIC RELATIONS GUIDE FOR THE OIL & GAS INDUSTRY

© Foster Marketing Page 3

WHAT IS PUBLIC RELATIONS? Public relations, or PR as it’s often referred, encompasses a wide variety of activities aimed at gaining positive exposure and awareness for your product, service or company. It develops a mutually beneficial relationship between an organization and its publics – customers, prospects, investors, employees, etc. – that builds a sustainable relationship, which results in a change of thought or action. While advertising and marketing are important parts of any communications strategy, public relations takes those strategies to another level. It provides a line of communication through which to connect your organization to its audiences. This is accomplished in a multitude of ways through many strategies and formats. A successful PR program will encompass a wide range of these formats to reach people in different ways. To start, think of all the forms of messaging you’re exposed to every day:

• Television • Internet • Newspapers • Magazines • Advertisements • Email

• Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more

One of the keys to putting together a successful public relations plan is to think about how your audience receives information and devise a strategy using the many tools available to best reach your targeted audience. PUBLIC RELATIONS IN A BUSINESS-TO-BUSINESS ENVIRONMENT For a public relations program to be truly successful in a B2B environment, particularly within the oil and gas industry, you should consider many factors, including:

• Your audience is typically highly educated and well informed (i.e. engineers). • Your audience is continually seeking information and making important decisions (i.e.

management). • You have a built-in infrastructure of industry media and communications

opportunities (i.e. trade journals, conferences).

Page 4: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

������������� ������������������� ����� ��������

© Foster Marketing Page 4

��������������� ������������� �������

�����������������% $������!��% �����������������5����% $����� ����$������% � ���

��% ��� ������+�������� 0

Support for integrated marketing communications ��������������$��������$$���!������!����% ��/���

��% % ��������������������-*���% $�% ������������ ��

�����������$������ ������ ���&�����������������-

*������� �������������� �����% �����$�������

�����% �����������$��������������!!��� �-*�

��$$����������� �������!�% ������&�� $�$�� ���

� �������-

Position your company as the expert ������������������� ������$������������� ���&�������

���$��������� ������������!���-����� �

�������+� ������+������� ������!��+��-+�� % �/�����

��% $�����6 �4��7!��% !����!��% �����-

Outside Endorsement �������������������% $������$����!����� ����% ��/���

��% % ����������$������������������������������% $���,�����!�� ��������

�% $��������$�������+����������������������������!�����������������!��

��% �����������!��% ��!��% % ����������-�������������������������� �����$������

�������!���������������$�/��������% $���,�����!�������!�����������+������

�!5������-"��+$������������% ��� ��������� ��������������+���� ������% �

��� ���% �/�� �� ��������+���������/���/��!��% �����!��% �����$���-3��� ���

�����$������/�� $�������������������% $���- Educating your audience � �$��������% ������+% ����!�������������������� ������������ ��� ���

�� ������������� ����!��% �+���% ���� ����% �/�� �% $���������������������-��

��$�����������% �/��������������������� ����������!!���% ����� ���������

�������+���������+� �������������������-

“Public relations is the discipline which looks after reputation,

with the aim of earning understanding and support and influencing opinion and behavior.”

-Renee A. Prejean-Motanky Strategic Marketing and Communications Consultant

“Advertising is more likely to succeed when prior public relations activity (also called market education) has created knowledge and understanding of the product or service being promoted.”

-Renee A. Prejean-Motanky

Strategic Marketing and Communications

Consultant

Page 5: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

������������� ������������������� ����� ��������

© Foster Marketing Page 5

������������������� �������������������� ���� � ��% ���% �&���������!������ $�� ��% +��,��% $���������0

Proactive ��������������!!����% ����$�������-3��� �����!��% ����% ��� ��������

�������,�$�������!����% �����������!�����8���+�������,�% ����% ���� ����+

���������$$����9���/��-� �����/��+$�$����,� ��� ���$$��������!����!��% �����

����% % ���!������,�/��� ���-*���������$������������$����������% $���� ��

���% � ����$$���������!��$��������.����,������� ���!$�������������- Ongoing 3�����,���� ���/��� � ���$��������������$$��������� ���$��������!+����,��% $������

���$$������!!���������������-� ������% � �������$����������!���!����������!��

� ����������% $��������$�!����������+����!������% �� ���,��� ��+���% � ��% ���

�����$$��������-*!������% $����������������� � �� ���� ���������+����$���% ���% �&

���% �����$$���������- Versatile � ����� �������������!$�������$����������������������+�����% ���+% ���� �����

����$�$������ ��� +���������$���������!����$�����-: �����!��� ������

!�������������������$�� ��% ,�!!��������������� �% ��� ��4������% ��� ����

������$$����������������!!���$�$�����!!���� ���- Flexible *�����% � ������$�������������$�� ��% ��������������+�������������!�����-

�� ����� ������� �� ��������� �����,��% $�������������!!����������$�-� ����� ��

����������� ������� ���$������������ +���������% ����!!������������������

% ��� +���$�$���������� �����$�����-*!������������;�� ��/+!� ������ �����

�������!������% ����������������� �-������� ��% �������� ������������$����

����% $�������������$�� ������% ��� ����,���% �������% ���� �� -

���% �������� ���!����������������� ��% ��/��� �������������������� ������

�������< �� ����������������2=>=�����!��������������������� ��/��� ,�

% �������� �����- Trustworthy ����������������������������������% ����% $������+��������!��������/�-

#!!����$������������������������ ����������$�+����������������$���������

�����+��������������$���������-������ ����% �������������% $�����������������

����������������������!��% �����% �/���% % ����/�����$�������!��

��!��% ���������!����-� �����+����������$�������� �����$���������� �������

�������� ��!��� ����� ���&�����-

Page 6: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

������������� ������������������� ����� ��������

© Foster Marketing Page 6

��������������� �����������

���������������������!$��������������������������9������������ ���$��������

!�������� ���&�����-1��� ��������!�� �����������% % �������� ������������� ��

��������0

News Releases � � ��������� ������������% ���+������������� �$� ���� ������ ����/�

% % ����!��% ���-�����% ����!����������������������� �������!% ���

������ �������$������������������������!���� ��������� �� $�$�+$�������

���$��5���-

Feature/Technical Articles *��121������% ��+���$��������������������� �4���������������/������ ��+

!�������������$��5������������� ���������!!����!��% �!$��������!������

�� ���&�����-� ��������% �/����������������������� ����������� �����$�����!��

������+����!��������������$�������������$���������������$!��% !�������

�$�����������������% $���,����������$�������- Media Kits � % ���/����������������!����������������% ���� ����������� �����������

�!!�.���$��������������!��% ��.�$��!���������������5����������-� ������+!!����

���� ��4��� ��% ���/������% ���� ����� ���&���������������������-� !� �!��

��% ���% % ��������������% ���/��+������0

• �% $������/ �������!��% �����8�

• 1����!/�% ��� % ��8�

• ��������!��% �����8�

• ������ ������8����

• �����������������!��% �����-�

Page 7: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

������������� ������������������� ����� ��������

© Foster Marketing Page 7

Media Relations *����% $������������������ +����������������$�� �������������$������ ���������

��������������� !������ ��� !��� �!��!��% �����-3����� ���&�����% � ������������

����� �����% ���������+�������% ��������-�������������$���������

�� ���&����������������% �� ������ �-*���������+��������������� ���&��������/��

!������� +�����% ������������������/�� !�����������������������/��

��!��% �����-����������� ����!��� �!��!��% �����!��% ������������$������% �������

��!�����!������������-

�������� � ������ ���������������!�% ������ ���������������+��������������!��� �!

��!��% �����������������% $������������% ����������-������ ��/��� ���?=

�����!�$������������� % �������������$�� ������� ����������� ����������-

),�!�% ������ �����$�����������������$����������������������!��!��% �����

������������,�% ���-

News Conferences � � ����!��������� ����% �/

�% $�������������% ��������9���

% ���% $�����������$���������

�� �����-���������$$��������!��

������% $������ � % ���% % ���

�!��% ���������% �������� �!��

% ���% % �����������������!����/-

� ����� ��� ����!�������������

�������% +������% % �������%

������������������� ����

������������+� ��% ���% % ����!

��% ������������������������

�������� �����-

Trade Show PR �������� ��� ���$����!������� ����� ������% % ����������!!����+���������

���������� ����!�����!���-� ��������� �+���,�������������������$�������

�����% ���������% ���� �������/�� !���� �� ���������������� ��% �-*�,���

$�!��������������% ������ ����������!!�-� �$��������% ������+�������� �

$������$$���������!���� ����!����+��� ��-

���% ����!��% ��������������� % ��/��� ����� +������ � � -!����% ��/��� -��% !�����

�������������������������������+��% �� ������2=>=-

Page 8: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

������������� ������������������� ����� ��������

© Foster Marketing Page 8

Social Media "�����% ������������������$�$����� �� ���������������������$��������

������� ����������� �+@��/�*�A+������/����� ����B�������������!��% ��������

� � � ��������-)���% ������?==������������ ��������/���% ������CD

% ������������@��/�*�+������% �����9���/�����% �� �$�$����% ��/��� % ���% !��

�������4��4�������% ��/���-� �!!������������ ��������% ���% ��/��� $������

��$�������������!��% �������������� �������+$�������������% $������$������

�������� � ��������-

���% ����!��% �������������% �������� ��������� �+�!���������� �������������!���� ���

������"�����#����$��"��"������������� �������������%����������������� ��% ��2==E�����!

�������������+������ ��/��� ,�% �������� �����+���������������

� � � -!����% ��/��� -��% -

Search Engine Optimization (SEO) in PR #!!������ ��� ���� ����$������$���������� ���$��% �&�����'"#� (+� ������$�����

� �������% $������$��������������� ���-)������ ������ ���+������< �� �+

� �����������% $���,�� �����$$���!������/�� �����������������������F

3��� ������������������$�!�����/�� ��$������-������ ��/��� �����$���

���������� ������% $�������"#� �����9��������� ���������/�� �-

�����% ����!��% �������"#� ����������������� ������������!���� ���������"�����#����

$��"��"������������� �������������%&

Page 9: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

������������� ������������������� ����� ��������

© Foster Marketing Page 9

Webinars )�����������9���/�� ��� �� ��$��% �������% ��/��� ���$�����������������-

� �����������������!!��% ���+� ����������� �� ���&��������$���������% ������

�$���������!���+������������� �% ��� ����� � ������������������

�������������� -�����% ����!�������������+����������!�������������� �� -

� ����+�������+9�������4���4���� �����������������!����/��5�����% �!��� ���

�������������� ����������������� � ������- Technology Transfers � ������� ������!���������4���4����!������% ���-*������$$��������!�����������

����������� ��������� ���� ���$�!5����������+���$���������$$��������!��

����� ���� ������$��������$��������!����!��% �����- Media Monitoring and Measurement � ������!�����+�� ����!�����% % ����������������������� ���$�������� �����!��

������% $�������� �������% ������������������+������$������!������!!������

��������������-���!��+�����% $�������� �� ��������������% ������!��%

������% % ����������!!����-G �� ��+$����� ���% $����!��% % ����������!!����+

$������������� +������!!�����-

��!������$��������/���% �������!������% $��������% ���.��$����+����)����

����� ����������-������$���� �� ��������� �����$����-3��������������

��!��% ����������% ���!����!!������������ ��% ���4!!����������+���$�������

����!% �������������$���������% �����$$��$���������!��$�������������������

���������% ��-

� ������� ��/��� +� �������������������% ������!% �������� ���% ������ ����

% ����$����- Crisis Communications H �!���������+��% $�������������!����� ����% $�����!! ���������$�$�����!��

����% % ���������������� ��������������������% � ����-G ���� �� ��4$�����+

� ��4������������������% % ����������$�����$����!����������������������� �����

��$$�����������% $���,��$�������-1�� $�$��������������% $�����$�����

����� +���!����+��$����% � -*���������+�!��������������+������������$���$�

�$����������� ��� �������% $��������% ���+���������% ���������$�������

�����% ��-

Page 10: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

������������� ������������������� ����� ��������

© Foster Marketing Page 10

Media Training ���������������� ��% �����% $��������$�$���-� ������� $�$���������� ��

��9����!�������9���������������$�������% ������������������!$����% �

� �������� ���&��������������������$��!����% % ��-� �����������+�����

$��$���������/�$�$�� ����������� ���&������ ������������� �����% ���+

$���������������% ��!������+�!!��% ������������!���+�������� 0

• @�% ���� ��$�����% 8

• �������� ��$������������!��8

• @�% ���� ������������������!��% �����8���

• ���5���� �����!$�$����������������- Special Events �����% �����!!�����$��!�$��������+����������������������% !!��!��% �

$�������������$��$����-� �����+!��% �����$��� ����������$�����+��������$

������$�������% � �����������% $���-3���������������% ���+������ ��

�$$����������� �������� �!��������% $���-"�% ������������ ������$���������!

������ ������ �5����������,����� ��!����� 4�$�� ���������% �����������-

���% ����!��% ����������% ��/��� ����� +������ � � -!����% ��/��� -��% !�����������

�������������������������+��% �� ������2=>=-

Annual Reports � ������$�������% $������$������������������!��������� % ��� ��������������

����������������������!��������$�!��% ����������� ��% ��� ��!����

�� ���&�����-)����!��$������������!������������+�������$����$������ ���

�$$��������!�������� ���&���������!��% ��������������������+$�������+������+

$�$�+������+��������!����$�������+% �/�� ��% % ��!�% ������ ���������% $�����

����-�

Page 11: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

������������� ������������������� ����� ��������

© Foster Marketing Page 11

Internal PR �% $�����!��!�� �������������$�������������+���������������!!������

!�������!�������������+�������� 0

• ������ �% $��������% $���% ��� �8

• ��� ��&�� % $���������8

• 1������ % �����������������8���

• *% $����� $�!��% �����������-

3���������% $������������������!� ���+�������� 0

• #% $����� ������8

• *������+% ������� ����% ��� �� 8���

• #% $�������- Community PR � ����� ����$�������!������% $���,���% % �����% � ����% ��% ���/����/���������

�!���������% ���������������+��,����������% $���������������� ���&��������$���

!��� ������������ ������$�����-< ������$������� ������$��� ����� � ����

������ �!��������$���������������������� �����!��������% $���-

These are just some of the opportunities available. The key is to determine which options are best suited to you and your audience

and how these activities will coordinate with the rest of your marketing communications initiatives and objectives. Foster

Marketing’s expertise can help you sort through your options to determine the appropriate opportunities and streamline the

process.

Page 12: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

������������� ������������������� ����� ��������

© Foster Marketing Page 12

����������������

��!�������� ����������/������!�!� 9������������

������ ���&�������������� ���0�

• )���$������������������������� ��������

���� F�

• � �� ���� ��������� � ���F�

• )��������� �����������% ���$����F�

• : �� ��������������������������������

��������� ��������F�

� ��� � ��������% �!$����������������% ��/���

�$�������������$������������ ���9����������

��������� ���������% ��!��� ���� ����

������!��$�������������$�� ��% -)� �����$���

������������% ��� ������������������������

��$�� ��������������5��������% �$����

��% $�������������� ����� ����% ��/���

��% % ����������$�����������$��!����������������

���������� ���������-

��������������� ���

������ ��/��� �����$������� ����4!!����+��������% % �����������������������

� ����� �������� ����������!��?=����-)����������������������������9�

������ �����$$���������-

1�����!���$�������������% ��������������+� �����������������������$����

��$�������� ���5���������������������� ����-����% �/���������!������������

% ��� ���$�������% ���� ������������!��% �����-

� ��������������� �������������% �!$��!���������������������% $�������!

������ ���% $������+��� ����% ��/��� ��% % ����������$���+���� /��� ��� ��

�������������!��$�����% ���% �&���!!�������-

1������+$������������������% 4�����% �� $�����-�����% �����$���������!� ��/

�9������ ����������������-1���� ���������% �����$�����+������ ��/���

���$����������� ���&������ �������4!!�������$�������$������������������������

��5������ ���!��� �$������% $���,����������% -

“Strategy is the articulation of the overall objectives along with general guidelines on achieving those objectives.”

- Leonard Saffir in 'Power Public

Relations'

Page 13: Public Relations in the Oilfied · • Email • Outdoor advertisements • Phone calls • Conversations • Radio • And many more . One of the keys to putting together a successful

������������� ����� �������������������������

�������������� ������

������������������� �

���� � ���������������� ����� ���������� � ��� �������� ������������ ��

� � ���� ������� ������� �!�"���#���!�$������!�"%������ ��& ���'����.

��������� ���� ����� ���������� ��������� �������� ����� ��� ����� � ���� �� ������

��������������� �������� ������������ (������(����%��������).