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World BankDocument

COUNTRY PROCUREMENT ASSESSMENT REPORT:

MALI

(December 24, 1998)

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Exchange Rate:

Monetary Unit = CFA francUS$1 = CFAF 550

Weights and Measures:

Metric system

ACRONYMS AND ABBREVIATIONS

ADIT Acompte sur Divers Impots et Taxes (advance payments on certain forms oftaxation)

AGETIPE Agence d'Execution des Travaux d'nteret Public et l'Emploi (Agency for theExecution of Works in the Public Interest and Employment)

DAF Direction Administrative et Fiancire (Directorate of Administrative andFinancial Affairs)

DFI Droit Fiscal ti 'Importwion (Import Duty)DGMP Direction Generale des Marches Publics (Office of the Director General of

Procurement)EPIC Etablissement Public Induriel et Commercial (wholy Government-owned

company engaged in industrial and commercial activities)SE Societe d'Etat (State Enterprise)SEM SocMite d EconomieMixte (joint public/pnvate enterpnse)

Financial Year:

January 1 - December 31

Vice President: Jean-Louis SarbibCountry Director for Mali: Hasan TuluySector Director, Operations Support: Stephen WeissmanSector Manager: Florent AguehStudy Prepared by: Bernard Abeille

ii

MALI

COUNTRY PROCUREMENT ASSESSMENT REPORT

Table of Contents

Preface

* Date and Bases for Report+ Acknowledgements

> Government Participating Organizations> Other Co-Sponsors/Contributors> World Bank Team

VOLUME I

EXECUTIVE SUMMARY

A. Public Sector

1. Legal and Regulatory Framework2. Procedures and Practices3. Organization and Resources4. Audits and Anti-Corruption Measures5. Public-Sector Management Performance6. Performance on Bank-Assisted Projects7. General Risk Assessment

B. Private Sector

1. Commercial Regulations2. Commercial Practices3. Consultants and Delegated Project Management

C. Recommended Action Plan

1. Strategic Approach2 Measures to be Taken by Government/Private Sector3. Measures to be Taken by Bank4. Timetable5. Technical Assistance6. Recommended Supervision Approach for the Bank

iii

VOLUME II

DATA AND ANALYSIS

1 Taxation and Procurement2. Preshipment Inspection3. New Import Procedures for Petroleum Products4. Annexes: Complete Questionnaire Used for Data Gathering, and Responses; All Other

Relevant Data5. Details of the Action Plans Discussed During the Mission to Mali6. Lists of Laws, Regulations, and Other Texts Gathered During Preparation of the CPAR;

Confirmation of Delivery of Copies of Key Documents to LEGOP and OCSPR, and PlaceWhere the Complete Set of Originals is Deposited.

7. List of Organizations and Individuals Contacted and Who Have Provided Information forthe CPAR

List of Annexes in French toChapter 4

Annex A: Cadre juridique (Legal Framework)

Annex B: Pratiques commerciales pour les fournitures (Commercial Practices withregard to Goods)

Annex C: Systeme financier (Financial Framework)

Annex D: Procedures du secteur public pour la passation des marches defournitures/travaux (Public-Sector Procurement of Goods/Works)

Annex E: Procedures du secteur public pour la s6lection de consultants (Public-SectorSelection of Consultants)

Annex F: Evaluation de la performance des passations de marches actuelles (ProcurementPerformance)

Annex G: Pratiques du secteur prive en matiere de passations des marches (Private-Sector Procurement)

Annex H: Comparaison des procedures nationales d'appel d'offres et de la politique de laBanque mondiale (Comparison between National Competitive-BiddingProcedures and World Bank Policy)

Iv

PREFACE

Date of Report: December 24, 1998

Bases for Report: This report is the second prepared in Mali, and is a follow-up to the onepresented in March 1985. It is the outcome of a joint study by the Government and the WorldBank, and is based on the work of a Malian working group and an analysis by a Bank missionheaded by Mr. Bernard Abeill, a Principal Procurement Specialist in the Bank. The missionvisited Mali from April 14 to 24, 1998.

The report incorporates the conclusions provided by Mr. Rene Beckers (a consultant andspecialist on international trade) on regulation of commercial practices in the private sector, andthe desk analysis by Mr. Jean-Remy Pouilloux (an economics intern) on the impact ofpreshipment inspection of imports. '

A Malian team - appointed by the Ministry of Finance - played an important role ingathering the data, analyzing the problems, and formulating recommendations. This team tookthe form of a committee, and consisted of highly placed officials (from the Offices of the StateController General, the Director of Taxes, the Director General of Customs, and the DirectorGeneral of Procurement), together with representatives of the private sector (from AGETIPE andSGS, the Soci&e Generale de Surveillance). During the week prior to the mission's arrival, thework of the committee consisted of gathering the necessary data and responding to portions ofthe questionnaire. During the second week, which was organized as a workshop, the committeeand the mission included in their deliberations representatives from the following areas: (a) theparapublic sector - Chemins de Fer du Mali and Compagnie Malienne de Developpement; (b)IDA-financed projects; (c) the private sector - banks, insurance companies, consulting firms,construction enterprises, and importers; (d) nongovernmental organizations (NGOs); and (e)government agencies responsible for the issuance of directives, the regulation of trade, andquality control. The workshop made it possible for the Malian team to assume ownership of theweak points in the system, and their potential improvement. At the end of this second week, thecommittee - in close cooperation with the World Bank mission - drew up an action plan, whichis reproduced in this report.

Acknowledgements: The World Bank mission wishes to thank the Ministry of Finance, inparticular Mr. Ousmane Issoufi Maiga, Permanent Secretary in the Ministry of Finance, and alsoMr. Abdoulaye Yaya Seck, Director General of Procurement, for their cooperation and theirexcellent work in organizing the deliberations of the committee and the meetings with therepresentatives of the parapublic and private sectors. The members of the committee (a list ofwhom is given below) showed their interest throughout the work sessions, which took themaway from their normal functions. Their contributions, and those of the private sector, weremuch appreciated, and made it possible to examine in depth the procedures, practices, strong

v

points, and shortcomings of Mali's government procurement system, together with the role of theprivate sector and of the customs service in the award and performance of contracts.

Members of the Committee and the World Bank Mission

NAME POSITION/AGENCYCommittee Salif Diallo Assistant Director, Methods and Procedures

Youssouf Diarra Judge and Charge de Mission (DGMP)

Alou Traore State Controller

Massaman Sinaba Chief, Statistics and Studies (SGS)

Mohamed Ag Hindina Tax Regulation/International Relations,Office of the Director General of Customs

Martin Sidibe Division of Internal Trade and Competition,National Directorate of Economic Affairs

Lanceni Balla Keita Technical Director of AGETIPE

Boulkassoum Traore National Directorate of Taxes

Amadou Bah Technical Studies and WorksDivision/National Directorate of PublicWorks

World Bank Bernard Abeille Principal Procurement Specialist

Rene Beckers Consultant; Specialist on InternationalTrade

Jeremy Pouilloux Economics Intern

Annex 7, Volume II contains a list of the persons contacted, workshop participants(including representatives of public and parapublic agencies), and representatives of theprivate sector.

VOLUME I

Executive Summary

In Mali, government procurement accounts for about 200 contracts per year, totaling aboutUS$78 million, with a breakdown by expenditure category of 50% for works, 33% for goods,and 17% for services, with 64% of the total coming from external financing. Annual imports bythe private sector amount to about US$700 million. In order to organize and manage thesetransactions, Mali possesses a corpus of legislation and regulations that is remarkable for thesubregion; indeed, in 1995 Mali promulgated - with World Bank cooperation - a soundly basedGovernment Procurement Code, together with the corresponding regulations, that should provecapable of meeting all normal requirements. For its part, the private sector operatessatisfactorily, benefiting from a widespread network and modern commercial practices.However, as this report shows, far-reaching measures must still be adopted in order to increasethe public sector's efficiency and the transparency of its procurement processes, and to improveits dialogue with the private sector, so that it can develop and become more competitive, whilesimultaneously increasing law-enforcement resources as a means of reducing smuggling andimport fraud.

A. Public Sector

Legal and Regulatory Framework

1.01 Although Decree No. 95401 of November 10, 1995, establishing the ProcurementCode, together with the four Orders (Arretes) governing its application, were not prepared inaccordance with internationally recognized documents (such as the UNICITRAL Model Law onProcurement of Goods, Construction, and Services), these legal and regulatory documentsprovide a satisfactory basis for the organization of procurement in Mali.

1.02 The following are some of the positive features of the system; they are not usuallyfound in the subregion:

* decentralization ofprocurement functions to departement level;

* the limiting of the role played by DGMP (the Office of the Director General ofProcurement) to regulatory and advisory functions;

* the principle of opening all bids in public.

1.03 Nevertheless, the current system should be improved in response to the new demandgenerated by franchise agreements, with care taken to make wise use of the margin ofpreference for domestic manufacturers and contractors. Shortcomings in the system,together with a number of recommendations, are set forth below:

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Problems:* Concession and affermagel contracts inv0olving private-sector financial contributions toward

the construction or operation of government-owned facilities are not numbered amonig theitems governed by the Procurement Code.

* "Appel d'offres avec concours"' is a method that is now seldom employed, its majordrawback being that the bids submitted are difficult to compare.

. The Code does not specify the minimum domestic content required in order for suppliers andmamnfacturers to benefit from the 15% margin of preference. As a result, importers benefitfrom the same preferential arrangements as manufacturers, without any allowance beingmade for domestically generated value added This actually has the effect of negativelyimpacting Malian producers while providing additional profits for importers.

Recommendations:> Because concession and affernmge contracts are now becoming much more common

than in the past, and can involve large amounts of financing spread over a number ofdecades, the Code should regulate these in the same way that it governs other types ofcontract.

0 "Appel d'offres avec concours" should be replaced by a two-stage bidding procedure.> Article 20 of the Code should specify the domestic-content conditions that bidders must

fulfill in order to qualify for a margin of preference; for example, a minimum of at least30% of domestic content.

Procedures and Practices

2.01 In general, regulatory practices are satisfactory, and Order No. 97/1037 specifyingthe forms in which the Procurement Code is to be applied properly defines the responsibilities ofall parties, even indicating the maximum periods they are permitted for expressing their opinionsor signing documents. Nevertheless, and as explained below, the system still suffers from adegree of cumbersomeness in its procedures, a lack of appropriate forms, and a large percentageof directly negotiated contracts, all of which considerably impair the economy efficiency andtransparency of the system.

2.02 As regards the cumbersomeness of procedures, a noteworthy problem is thecomplexity of the documentation involved in the preparation of bids and the approval process:

Problems:. The requirement that bidders include in their bids a large number of documents that are

sometimes difficult to obtain hinders competition.. So far, the procedure of delegating power to approve contracts has been applied only to

comparatively less important agreements (see Annex D, paragraph 2).

l A system of French origin in which the public authority constructs facilities, but contracts out theoperation and maintenance of them, together with the collection of charges, to a private operator, thefermier.2 Competition where bidders are offering at the same time designs, technical specifications, and prices (thisprocedure being employed in the past for architectumal projects).

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Recommendations:I It is necessary: (i) to reduce the number of documents required to be included in bids;and (ii) to specify which documents must be supplied, if a bid is not to be automaticallyrejected, and which must be provided before a contract is signed.

- Government departments could be made responsible for contract approval, withoutany need for approval from the Mlinistry of Finance or the Cabinet, given that DGMPhas oversight of the procurement aspects of contracting, while the Office of theController is responsible for the financial aspects.

2.03 Despite the sustained efforts of officials to improve regulation, procurementpractices and contract management are still - to a much greater degree than regulation itself -sources of the lack of efficiency and transparency in the system, with an excessive use ofdirectly negotiated contracts.

Problems:* Since 1995, the number and value of directly negotiated contracts in the national budget has

increased, and now accounts for more than half of contracts for amounts averaging severalhundred thousand US dollars (see Table No. 1 below).

* Procedures do not require contract awards to be made public.* Procedures governing the supply of goods and the provision of consultants' services are

inadequate with regard to monitoring their delivery and checking their quantity, quality, andtimeliness. Article 84 of the Procurement Code states that the contractual specifications(cahiers des charges) are to indicate how contract execution is to be monitored andsupervised In the absence of any explicit codification, these procedures are left to theinitiative of contract managers.

. The private sector does not fully understand the procedure for drawing up short lists, anddoes not regard that procedure as transparent.

Recommendations:, A circular should be issued specifying a ceiling for the amounts of directly negotiated

contracts that do not involve competitive procedures, and requiring governmentdepartments to prepare procurement plans in which the maximum aggregate value ofsuch contracts would be kept to between 10% and 15% of the total for all contracts.

> As stipulated by DGMP, there should be a bulletin managed by a private-sector entityfor publishing invitations to bid and announcements of awards, and for providingsummaries of how the various procurement processes are conducted and how long theytake.

> The execution and delivery of goods and services should be subject to the supervisionand acceptance of professionals from the sector concerned, as in the case of works. Inaddition, acceptance committees should systematically be made up of qualifiedspecialists who are independent of the contracting authority.

> The climate of confidence would be improved by a more systematic use of calls forexpressions of interest before short lists are drawn up, and by increased disseminationof information within the private sector.

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Table 1:Breakdown of Contracts, by Method of Procurement and Source of Financing

SM J ~ % w NO. M W o Nat. CB 14.1 64 67 62 11.8 42 73 61 5.9 54 34 57budget DC 7.8 36 41 38 16.5 58 47 39 5.0 46 26 43Subtotal 1 21.9 - 108 28.3 - 120 - 10.9 - 60 -Bx 2 CB 70.8 97 117 86 46.9 94 82 92 9.6 84 38 76funding DC 1.9 3 19 14 2.8 6 7 8 5.3 16 12 24Subtotal 2 72.7 - 136 49.7 89 - 14.9 - 50 -Grand Total 94.6 244 78.0 209 25.8 110

CB: Cont-acts based on competitive bidding.DC: Directly negotiated contracts.

2.04 Except in the case of international competitive bidding for externally financedprojects, procurement quality and efficiency are impaired either by a lack of appropriatestandard documents, or by ignorance of the existing standard documents on the part of thespecialists concerned (see below).

Problems:* Government agencies and enterprises do not use the existing standard documents for

national competitive bidding* Each and every contract manager revises and reorganizes the standard national competitive

bidding documents without bothering to retain even the standard sections that are commonto all contracts of the same type.

* In the case of consultants' services, there are no standard consultants' guidelines or modelcontracts.

. In the absence of any standard documents concerning consultants' services, the contractingagencies very often demand bid bonds or performance guarantees, thus increasing costs andthe scope for abuses, but without providing the Government with any real advantages. Onthe other hand, the same contracting agencies may fail to demand guarantees formobilization advances, even though they need these in order to protect their interests.

. In the absence of any national model for facilitating and coordinating bid evaluation,evaluating committees can declare certain bids nonresponsive or rejected, without statingthe reasons why this is the case.

. National procedures provide for prequalification when the need arises, but there are nostandard guidelines for prequalification, other than those applied in the case of externallyfinanced projects.

Recommendations:> Staff training and the revision of standard bidding documents - to be financed through

a World Bank Institutional Development Fund grant - will make it possible to improvethe quality of documents and reduce the time necessary for the preparation andapproval of documents.

- As provided for under the World Bank Institutional Development Fund grant, acomplete set of standard model documents must be urgently prepared anddisseminated, covering the following items: (i) prequalification; (ii) the various types of

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national invitation to bid, including those for consultants' services; and (iii) evaluationreports on bids on works, goods, and consultants' services.

' A circular must be prepared requiring evaluating committees to state their reasons -based exclusively on the conditions presented in the bidding documents - for rejectingbids as nonresponsive; this should be distributed during staff training courses.

Organization and Resources

3.01 The current system is well-designed. Overall, government procurement isdecentralized among the various departments and enterprises, and is one of the functions of theAdministrative Directorates (DAFs) in the various departments, these being responsible forpreparing budgets, planning contracts, preparing and issuing invitations to bid, receiving,opening, and evaluating bids, recommending the award of contracts, and monitoring therespective projects. DGMP is responsible for preparing and enforcing regulations, monitoringprocurement processes and the proper application of regulations, while giving - in the case ofcontracts for amounts exceeding US$18,000 - its "no objection" for bidding documents and forthose proposals for contract awards that are submitted to it.

3.02 For amounts exceeding the thresholds specified in the Order governing application ofthe Procurement Code (see paragraph 2 of Annex D in the questionnaire in Volume II), approvalfor contracts must be obtained from the Minister of Finance or the Cabinet, as appropriate.While DGMP has oversight of EPICs and SEs, in the case of SEMs (joint public/privateenterprises) and public corporations (societes publiques) the thresholds at which such authoritycomes to be applied have never been defined. DGMP is suitably organized, and the staffsworking conditions are modern and very pleasant. Although staffing has been stable since theOffice was established in 1992, several persons have left over recent months, and service qualitycould be jeopardized unless the necessary steps are taken to fill three vacancies.

3.03 Offices that are decentralized to regional level, together with municipalities that usebudgetary resources allocated to them by the Ministry of Finance, are subject to those samemanagement procedures as exercised by DAF, as well as to DGMP oversight. When operatingusing their own resources, decentralized agencies are not subject to any regulation. Given thatDAF and DGMP do not have regional branches, the current system is extremely centralized,because most of the capital investment made at regional level comes from the centralgovernment budget.

Problems:* Order No. 97-1878-SG of November 19, 1997 sets the thresholds at which contract

regulations are to be applied to EPICs and SEs; however, it did not set thresholds for jointpublic/private enterprises or for public corporations.

* In general terms, the Procurement Code applies to decentralized local authorities; however,Article 44 of the Code refers to an Order governing application of the legislation that nolonger exists.

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Recommendations:, The regulations should establish the thresholds at which contracts awarded by joint

public/private enterprises and public corporations become subject to centralgovernment regulation.

r As part of the decentralization process now being prepared in Mali, an Order should bedrawn up and promulgated providing for the regulation of local committees andspecifying the authorities responsible for the approval of contracts and for monitoringtheir performance.

3.04 Within the subregion, the Malian system is regarded as one of the best, because ofthe decentralization of authority to departement level and DGMP's regulatory role. Now thatdecentralization to the regions is to be increased, the limits to the system are becoming evident,and further decentralization cannot be achieved with the current level of human and financialresources. The following box indicates shortcomings in organization and in human andfinancial resources.

Problems:* Because DGAMP has no regional branches, all contracts for amounts exceeding the

equivalent of US$18, 000 must be forwarded to the capital city for review by DGAMP.* Since DGMP was established, external financing has enabled it to fulfill its obligation to

train government buyers, but it could not afford to cover these costs from its own budget; inaddtion, its statutes prevent it from receiving revenue from the training sessions itorganizes.

* The position of government buyer (acheteur public) is not recognized and there is no careerdevelopment plan.

Recommendations:> In the short term, DGMIrP should have three or four branch offices in regional capitals

to serve a number of specified areas; this is one of the items included under the WorldBank Institutional Development Fund grant

1- DGMIP should be allowed the flexibility to charge fees for providing training moduleson behalf of government departments, or to sell copies of standard documents.

# The position of procurement specialist should be included in the civil service'sorganization charts, so as to bring into being a group of officials with the necessarymotivation to improve their performances and achieve recognition as specialists in thisfield.

Audits and Anti-Corruption Measures

4.01 The Government of Mali is particularly concerned to increase transparency. TheProcurement Code provides for penalties for civil servants, bidders, or contractors who infringethe regulations; however, the Code does not deal with corruption in the real sense. Nevertheless,the existing legislation relating to this issue (i.e. Decree No. 89-213, governing private activitiesthat are forbidden to civil servants, and Order [Ordonnance] No. 92-021, establishing priceliberalization and free competition) provide an adequate regulatory basis - when the need arises

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- for defining what constitutes an infringement of the rules, and for punishing it. As regardsaudits, Mali has not yet hired private firms to audit govemment procurement.

4.02 Nevertheless, the system, and its related practices, suffer from the followingshortcomings:

Problems:* The professionals concerned with procurement are civil servants who have tnot been

specially trainedfor the task and receive no additional salary.* Lacking any proper means for obtaining redress, private-sector operators prefer to remain

silent or to take action themselves, neither of these courses of action being conducive totransparency.

* It is not at all clear whether the public authorities possess all the necessary legal capacityfor instituting criminal proceedings in cases of corruption.

* The Government does not carry out independent audits of procurement management ortechnical audits of contract performance.

Recommendations:- The standing of government buyers must be improved, and a corps of procurement

specialists must be formed, motivated by the opportunities offered by a careerdevelopment plan.

' The legal capacity for instituting criminal proceedings against those in breach ofanticorruption measures must be strengthened.A body operating independently of DGMP should be assigned responsibility forregularly evaluating the system's performance and examining a portion of thosecontracts not subject to DGMP scrutiny.

Public-Sector Management Performance

5.01 In contrast to Mali's regulatory system and prescribed procedures, which - asexplained above - are generally acceptable (with a few exceptions), contract management is theaspect of the matter that imposes the greatest constraint on absorptive capacity and, therefore, onproject implementation. As indicated below, the public sector's management performancesuffers mainly from a failure to plan properly for the successive stages of contracts, frominadequate management of human and financial resources, and from the lack of any system ofmonitoring and management based on indicators.

Problems:. Because the various stages of procurement are not properly scheduled, activities do not

begin on time, or are launched at the last moment after waivers have been obtained so thatcontracts can be directly negotiated

* Because of the lack of any strict scheduling, the methods used by the Government do notallow for any economies of scale, such as reductions in the time periods necessary and theefficiency gains for procurement that would result from using lists of prequalified suppliersor contractors or indefinite-quantity contracts for goods required over a period of 12 monthsor more, etc.

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7 The current system continues to be highly centralized, and projects that adopt decenttralizedprocedures (particularly ini the agricultural sector) face problems caused by the lack ofsuitable decentralized management services with qualified staff.

* The contract signature process is still complex, since it does not use a computerized systemfor transmitting documents, preparing notifications, registering contracts, and assigningserial numbers to them.

* The contracting agency usually keeps the records and documentation relating to contractawards and management; however, the inefficiency of the filing system makes access to suchrecords either impossible or else very time-consuming, thereby hindering good managementand restricting the usefulness of audits or subsequent reviews.

Recommendations:> Contract planning and management capacity must be assessed prior to any project

start-up, and performances must be analyzed during the annual reviews.:- When regional bodies are responsible for contract management, a system should be

established for strictly monitoring management performance.; The contract authorization, signature, and approval process must be modernized,

management units must be given the necessary resources, and it must be required thata satisfactory filing system be established for procurement and contract supervisiondocuments, and all supporting documentation.

Private-Sector Perceptions of Procurement Management Performance

5.02 In the review, attention was also paid to private-sector perceptions of contractmanagement. DGMP has a good image, and the private sector would like to see it given moreextensive powers in the procurement process. In contrast, the Government Buyer is stronglycriticized by importers, contractors, and consulting firms. The views expressed are summarizedbelow:

5.03 Importers criticize the lack of transparency in the criteria by which contractsare awarded, since, in their opinion, this makes free competition impossible. In particular theycriticize the contracting authorities for those cases in which the latter claim that invitations to bidhave been unproductive, divide the packages up, and then contract them out through directnegotiation. Importers also note that their bids are often rejected on the grounds that they arenonresponsive, and they consider such decisions (which can be applied even to the lowestbidders) to be arbitrary and based on minor discrepancies. They also believe that thoseresponsible for bid evaluation are not always sufficiently qualified to make valid judgmentsregarding technical proposals. With one voice, importers complain about the ADIT (advancepayments on certain forms of taxation), which they must provide in advance, and which appearsto be difficult to recoup (see paragraph 1.05 of Section B on the private sector). In addition,importers do not seem to understand the advantages of preshipment inspection, advancing thearguments that it adds to the number of restrictive formalities, that the inspections cause delays,and that they doubt whether such inspections are really effective.

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5.04 In the petroleum sector, importers believe that there is no price competition, sincethe pump price is the same everywhere, regardless of any fluctuations in the international priceper barrel or any preferential terms obtained by the enterprise.

5.05 Biadders believe that bidding documents are constructed to be like assault courses,since the process requires them to provide an unending list of certificates and signatures, failingwhich their bids will be rejected. They also protest against the lack of any appeals procedure.Currently, enterprises that file suit against the authorities risk compromising their chances ofobtaining other contracts. They also consider that there is some risk that certain parties couldgain advantages by lodging unjustified appeals and then winning their cases by bringing pressureto bear on the judges.

5.06 For their part, domestic contractors see themselves as being at a disadvantage vis-a-vis their foreign competitors, in spite of the margin of preference granted to them (10% forgovernment-financed projects, and 7.5% for projects financed by the World Bank).

5.07 Corruption as viewed by contractors. Heads of construction enterprises, whoregularly engage in bidding, consider that, all too often, bids are rejected on the basis of arbitrarydecisions, with fallacious arguments being advanced to account for these decisions. All in all,they would like to see more rigor and transparency in the way government contracts aredistributed.

Performance on Bank-Assisted Projects

6.01 No serious problems or conflicts arise between local procedures and the World Bankguidelines, and procurement in World Bank projects is, in fact, conducted in accordance with theguidelines. The only point that needs to be clarified in a circular is that, in practice, bidevaluation reports must state and justify the reasons when bids are rejected for not complyingwith conditions. Such cases arise not so much as a result of the regulations themselves, butbecause of the unsatisfactory practices of certain of the committees responsible for the technicalevaluation of bids. On the other hand, performance on Bank-assisted projects does suffer fromthe low absorptive capacity, resulting from the inadequate planning of activities and poorfinancial management performance that have been described above.

6.02 Selection criteria appear to be more strictly applied in the case of Bank-financedprocurement, and less so when contracts are directly financed by the Government. The reasonprobably lies in the effectiveness with which the World Bank exercises its trusteeship role inoverseeing the use of resources, since this calls for both prior and post reviews, together withaudits of Borrowers' decisions on contract awards.

General Risk Assessment

7.01 Overall, Mali's procurement regulations and practices provide a favorableenvironment for the implementation of projects financed by the Bank or other donors. The twopoints that projects must focus on in order to reduce the risks of delays in implementation and/orfailures to follow procedures sufficiently rigorously are contract management efficiency and the

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adoption of transparent approaches by qualified teams. In short, the essential preconditions forthe efficient procurement of goods and services are: (i) assessment, prior to project start-up, ofthe relevant capacity of the entity responsible for managing and coordinating the project; (ii)provision of the necessary human resources and training; (iii) the support, whenever necessary,of qualified external specialists; and (iv) financial and technical audits of financial management,which should also include procurement.

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B. Private Sector

Commercial Regulations

1.01 Mali uses the European Union's customs nomenclature (the so-called "BrusselsNomenclature") in order to classify goods for the purposes of applying customs duties.Moreover, the procedures for establishing an enterprise, together with the limited number ofrestrictions placed on imports, bear witness to a favorable environment for trade. Nevertheless,the very high rates of import duties and taxes3 are a handicap to free trade, and serve to makesmuggling and fraud more attractive. In addition, the absence of clear definitions in theregulations governing the creation of commercial establishments leads to a proliferation ofbusinesses that only just lie within the formal sector, and which are disinclined to adhere to theregulations, and are in any case not up-to-date in their observance of .

Problems:* High customs duties encourage large-scale smugglingfrom neighboring countries.* The conditions imposed on applicants for licenses to operate businesses or import

enterprises are not restrictive enough,4 and allow unqualified people, who are also in manycases illiterate and without the necessary financial capacity, to establish businesses orfirms,or to register the same set of activities under different names and numbers, making itpossible for deceptions to be committed when pro forma invoices are submitted

Recommendations:> The considerable reduction in duties and taxes that the WAEMU countries plan to

introduce on January 1, 2000 is highly recommended. Duties will be lowered to anoverall level of 21%, with rates of 6% for capital goods and raw materials, and 11% forsemifinished goods. Social goods, such as school textbooks, drugs, etc., are to becompletely exempt.

' The conditions to be fulfilled in order to be granted a business license should be madestricter.

> Imports of goods having a declared value of less than CFAF 3 million should beinspected on a random basis.

1.02 Regional preferences. Reciprocal customs preferences are applied by membercountries of the West African Economic and Monetary Union (WAEMU); namely, Senegal,Cote d'Ivoire, Niger, Burkina Faso, Benin, Togo, Mali, and Guinea-Bissau, which recentlyjoined. Goods conveyed from one member to another are exempt from the 5% PCS(prelevements communautaires de solidarite: community mutual-support levies). If such goods

3 For example, the rates for hydrocarbons, rice, flour, sugar, and tractors are 143%, 49%, 34%, 25%,and 60% respectively.

4 A group of people can use the license issued to just one businessman to undertake import operationsthat are referred to as sauvages (unauthorized), since the amount involved is often wrongly declared tobe less than CFAF 3 million, the purpose being to avoid preshipment inspection and minimize customsduties.

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are TPC-approved, there is a 5% reduction in customs duty, and a 60% abatement is granted onthe DFI (Droit Fiscal a / 'Importation: tax on imports, the rate for most goods being 25%).

1.03 Customs. In contrast to other African countries, Mali's customs regulations are nota major source of delays in the delivery of economic goods. Clearances are obtained quitepromptly if all the documentation relating to the specific shipment has been gathered togetherprior to the arrival of the goods. Within less than one week, the goods will be delivered to thestores. An authorized forwarding agent must be used, and this ensures that the necessarydocuments are properly drawn up. The review team noted that customs regulations can beinterpreted differently from one main customs office to another. Similarly, customs valuationsof goods depend on the inclusion of handling charges for goods from the ports of Lome, Abidjan,or Dakar. These charges are calculated differently in each of these ports, and there are no clearguidelines for determining how much is to be added to ocean freight charges in order to establishborder values for goods arriving in Mali. Currently, the basis for calculations of this type is ascale issued in 1977, even though transportation costs have more than doubled since then.

1.04 Definite increases in customs revenue. Customs revenue is increasing each year, asshown in the accompanying chart.

Revenue totaled CFAF 110.4 billion, a 16.7% increase over 1997 [sic]. The anticipated total for1998 is CFAF 126.2 billion, and this performance is due to Mali's present economic recoveryand the efforts devoted to collecting the duties payable on hydrocarbons (see further details in

In order to limit - and eliminate - the submission ofnonconforming customs declarations, the customsservice organized the profession of forwarding agent,providing it with a legal, technical, and financialframework. Specialists in this activity musthenceforth obtain authorization to practice it, and in Customs Duties Collected

Billion ofFPCFA

particular this requires them to provide the Treasury with a guarantee deposit of CFAF 7.5 million in cash. 14D.0Similarly, in order to establish a credit for theremoval of goods from customs (i.e. permitting goods 1

to be removed without the immediate payment of l oao.6.7A -duties and taxes), a bank guarantee (cautionbancaire) of at least CFAF 42.5 million must be 8D° .G: .>.

provided. A separate authorization has to be obtainedfrom the relevant main customs office in order tooperate in any one of the geographical areas; 40 0 +24.0 5

consequently, several of these have to be obtained ifan agent wishes to cover all the country's entrypoints. The customs service can take action against 001 Jforwarding agents if their clients contravene the 1994 1995 1M6 1997 193regulations by defaulting, disappearing, or becoming (Ptevisions)

insolvent.

13

1.05 Procedures in the case of ADITs (advance payments on certain forms oftaxation). With one voice, all importers complain at being obliged systematically to provide anADIT of 5% on the entry value of goods, this advance being repayable after three months, intheory. The Government appears to have introduced this measure in order to combat certainforms of tax evasion occurring especially in the very extensive informal sector, thus offsettingthe lag in the receipt of duties and taxes, which would sometimes be paid six, months later. Themajor problem lies in recovering these ADITs in time, because at the end of the three-monthperiod they cease to be repayable, and thenceforth belong to the State. Apparently, theGovernment is very slow to refund ADITs. Moreover, the private sector claims that somecompanies receive repayments more easily than others. In addition, the amounts referred to inthese documents are quoted in figures and never in words, so that sometimes they can befalsified.

Problems:* Importers sometimes prefer to divert their shipments from one customs station to another

where they will benefitfrom a more favorable interpretation of the regulations. This createsdistortions in competition.

* ADITs are financed by the importers, because they represent either an out-of-pocket cost orelse an additional tax (in cases when they are not refunded before the reimbursement periodautomatically expires at the end of three months).

Recommendations:> Customs services should be computerized so that instructions and other legal

information can be instantly disseminated, thus ensuring that the tariffs charged areuniform.

' The legislation governing ADITs should be revised.

1.06 Preshipment inspection. Annex 2 in Volume II describes the terms of referencethat the Ministry of Finance issued in 1989 to the private firm SGS for preshipment quantitativeand qualitative inspections of goods, together with a more in-depth examination of theseactivities and their results. Inspection is required for all imports into Mali that are valued atCFAF 3 million or more.

Efficiency of Inspections

The efficiency of Billions ofFCFA

inspections has 450-ended Impot

increased because, as 40- Received

the accompanying 350- chart shows, 75% of 3-tended Imports

intended imports were 250- 75 I Submnitted

examined (i.e. 78% of 200 7

the intended imports 150 Tsubject to inspection), V0 Verification

as opposed to 700/o in 100- 1996. 50 ,

0 11996 19

14

Increases in Revenue

In 1997, despite a slowdown in Billions of FCFA

imports compared with the rate ,.of increase for 1996 (the rise 450 Imports

between 1996 and 1997 being 400 +21.1% Received

4.4%), customs revenue 350 +41.5%

increased significantly over the 300eri:icatio

same period (+ 16.7%). This is 250 Cetificates

accounted for by the increased __

efficiency of the inspectionsystem, as well as improved Castoms Duties

' ~~~~~~~~~100- C30f_0t Collectedmonitoring of the exemptions s o Ii3jfrom duty applied to imports o 1

of petroleum products, as is 5 19% 1997

shown in the following Section.

1.07 New procedure for the import of petroleum products. Since June 13, 1997,purchasers of petroleum products eligible for exemptions are reimbursed after providingpayment for those products, including all duties and taxes, on the basis of a documentary controlby a private firm (SGS). As shown in the following charts, customs revenue from petroleumproducts increased by 45.7%, compared with a 16.7% overall revenue increase over the sameperiod. Thus, implementation of the new exemptions procedure made it possible to reduce totalexemptions on petroleum products (- 21.1%), and consequently to increase overall customsrevenue.

Billions of FCFA Billions of FCFA

10.0 - 120.0

8.0 1000

6.0 800.00

4.0 /; ;;;;: ;-;. ;;;;Newv Prc edures itit:.: ....... tttti :ii 4.0400.0E

2 0 2

C Total Customs DutiesU Exonerations

Customs Duties on PetroleumProduicts

15

Problems:* Twentv--wo percent of the imports that are subject to inspection (particularlv those other

than petroleum products) are n?ot inspected This failure can lead to capital flight(overbilling), or to attempts to evade payment of duties and taxes (uinderbilling).

* Some importers divide up any intended imports that exceed CFAF 3 million, or make falsedeclarations of the value or content of a consolidated shipment in order to avoidpreshipment inspection.

Recommendations:> The rule that customs declarations not accompanied by preshipment inspection

certificates are inadmissible should be applied.> Fines should be made more of a deterrent, and the prescribed penalties should be

applied to importers who fail to provide inspection certificates and to those who makefalse declarations of the value or content of their shipments.

> Spot checks (i.e. of one in every 10 shipments) should be made to ascertain the realvalue of any imports declared to be worth less than the threshold value of CFAF 3million.

1.08 Cooperation between the customs service and preshipment inspection.Whatever certificates may be issued and inspections conducted by independent specialistcompanies, the customs service quite rightly retains the supreme authority in matters relating toinspections, decisions regarding the value of goods, and classification of goods for customspurposes. A customs service should not normally view the functions delegated to an inspectionfirrm as an encroachment upon its territory or a usurpation of its basic powers of inspection; butthis does not always seem to be the case. It appears that communication between the inspectioncompany and the customs service is still difficult, especially when it comes to the forwarding ofcertain documents such as manifests indicating entry points into Mali; these are regularlyforwarded to the Customs Office in Bamako, but are never sent to the company responsible forinspections, even though it could make good use of them. Similarly, because the customs servicehas little in the way of computerized resources, circulation of information still appears to be verylimited, even though the inspection company has provided the customs service with a computerlinked to its own network.

Problems:* The exchange of information between the customs service and the inspection company is less

than optimal.Recommendations:o Link the computer systems belonging to the inspection company and the customs

service, and increase cooperation between them so as to promote the dissemination andavailability of information to the fullest extent possible (with regard to inspectioncertificates, declarations of value, and final shipments by type of product).

> Consideration should be given to the periodic secondment of customs officers to theinspection company, in order to increase their understanding of inspection procedures.

1.09 The customs service's limited resources and the problem of smuggling. Mali is alarge country sharing common borders with seven others, and many of these areas consist of

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desert, making surveillance difficult. As a result, there is considerable scope for smuggling,especially in light of the following four factors: (a) the customs service's operating budget forborder surveillance is inadequate to enable it to carry out this immense responsibility; (b) thevery high customs duties imposed on many products make smuggling a very attractiveoccupation; (c) in the current context, customs officers' salaries do not seem high enough toovercome - or make less attractive - the temptation to "negotiate" with smugglers rather thanapprehend them; and (d) the only measures currently available for suppressing this activityconsist of imposing a fine equivalent to 30% of the goods imported. As regards failure to submitpreshipment inspection certificates, instead of having to pay a fine as a deterrent, importers aremerely invited by the customs authorities to put their documentation in order. Other violationsconsist of avoiding inspections by dividing up the total value of goods in a single container into10 or 20 separate invoices of lower values. It is then possible to "negotiate" with the customsofficers so that any duties payable will be considerably reduced. In the same way, violationsoccur when homogeneous loads consisting of many tons of bagged goods (rice, for example)arrive at the frontier. In these cases, a declaration may be issued covering only one or twobatches, so that many more tons of bagged goods can be smuggled in under that samedeclaration.

Problems:* Some importers do not hesitate to smuggle goods, the penalties being less substantial than

the potential gains.Recommendations:

- Fines should be made to constitute a real deterrent, and the existing penalties should beapplied to such importers.

Commercial Practices

2.01 International trade. Overall, Malian enterprises are well-acquainted withinternational trade, and trade flows are efficient. The enterprises regularly resort to competitionin order to obtain the best prices and conditions of payment, have a long tradition of trading, andregularly seek information from manufacturers and/or large international trading companies. Inaddition, importers use confirmed and irrevocable letters of credit, including the deferredpayment of 60-day and 90-day bills. As a result, importers are better able to manage their cashflow.

2.02 Enterprises and the Government. As explained in Section A concerning the publicsector, entrepreneurs find some aspects of government regulation to be irksome, and cQmplain inparticular about the lengthy administrative procedures for refunding bid bonds, performanceguarantees, and ADITs. In addition, they point to the lack of transparency in the awarding ofgovernment contracts, and the differences in the treatment of Malian and foreign enterprises.The.recommendations presented in the Section on the public sector should serve not only toimprove the image and the role of the Government, but also to enable enterprises to manage theiraffairs better, and therefore offer the Government more advantageous prices and better service.

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2.03 Enterprises and the customs service. Importers protest against the customsvaluations of their goods by the company responsible for preshipment inspection, because theseare based on the official values assigned to goods (according to Brussels classifications) for thepurposes of setting customs duties and taxes. There is no independent appeals procedure, so thatimporters who have been able to obtain good prices from suppliers are taken aback whencustoms officers object to levels of value that have been won through commercial negotiations,while less scrupulous importers present invoices for artificially low amounts, expecting these tobe accepted when customs duties are calculated. This problem is likely to be solved afterJanuary 1, 2000 when, under WAEMU rules, official values will cease to be used for calculatingcustoms duties and taxes, being replaced by the value stated in the contracts negotiated byimporters. Until that date, however, the official value continues to be the basis for calculation.

Problems:* The use of the official value of goods (according to Brussels classifications) for determining

customs duties and taxes unjustly penalizes importers who obtain prices that are lower thanthat value.

Recommendations:It is highly recommended that, within the framework of WAEMU, the amounts forwhich contracts are negotiated be used instead of the official values of goods, and thatmeasures be adopted for detecting cases in which artificially and fraudulently lowprices are quoted.

2.04 The banking system and insurance. Overall, the banking system catersappropriately to the needs of commercial transactions; on the other hand, Malian companiessuffer from the lack of investment banks.

Banking charges. The charge for issuing a letter of credit is about 10%/ of the amountapplied for, and a deposit is required amounting to at least 30% or 4 00/o, depending on client risk.Charges are about 12.5%, which is comparatively acceptable; legislation forbids charges above13%, since such rates are regarded as usurious.

Bank guarantees for bids. Bid guarantees are usually set at 2.5% of the contract amount.A client who is recognized as financially solvent has no trouble in obtaining a guarantee quitepromptly. On the other hand, applicants for bid guarantees who are little known, or whosefinancial capacity is insufficient, are required to provide cash deposits equivalent to at least 15%- 30% of the contract amounts, depending on the degree of risk they represent. Start-upguarantees (cautions de demarrage) - equivalent to between 20% and 30% of the contractamount - must be secured against the contract itself, regardless of the applicant's standing. Therate for performance bonds is 5%. Charges for guarantees are usually 6% per year. Severalyears ago, the Malian authorities decided that they would no longer accept performance bondsissued by insurance companies, because of the length of time these took to provide compensationif contractors or suppliers defaulted.

The impact on enterprises of shortcomings in the Malian banking system. There are noinvestment banks in Mali. Enterprises still have low levels of capital. In just a few cases,fortunes have been built on importlexport activities, while others have origins that are as yet

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obscure, but these economic agents are not particularly interested in construction and publicworks, because the rate of return on this activity is low and is at the mercy of changes in themarket. Consequently, the existing commercial banks are unwilling to support enterprises intheir investments, and make loans for short-term business operations only against soundguarantees secured on real estate. Because in Mali there are no investment banks to providesupport for medium- and long-term capital investments, Malian economic operators find it verydifficult to qualify and gain access to the guarantees and lines of credit they are required toprovide for works for amounts exceeding CFAF 500 million. Consequently, foreign enterprises,and foreign and Malian companies engaging in joint contracting, have a clear competitiveadvantage in bidding for contracts above this threshold. In the case of joint contracting, Malianenterprises can form partnerships only if they can satisfy at least 25% of the qualification criteria,and this again is difficult because of the current banking system.

Problems:* Malian economic operators do not have access to capital investment loans.* The problems Malian economic operators face in obtaining guarantees continue to hinder

their access to medium- and large-scale contracts.* The construction and public works sector is insufficiently structured and enterprises in the

sector are too small to be able to meet the creditworthiness requirements of the banks inorder to apply for large-scale contracts.

* In cases of dispute, the private sector has no alternative but to file suit.Recommendations:> The private sector in construction and public works should be encouraged to organize.

Tax incentives, tax credits, etc. should be used to enable SNMEs to form partnerships ofa similar size to those of international enterprises, so that they can participate in largeworks contracting.

;' The possibility should be examined of establishing a government mutual-guaranteeagency and encouraging banks to envisage undertaking investment activities with theassistance of international investment banks.

. There should be a reactivation of the project for obliging commercial banks to devote acertain percentage of their current account holdings to medium- and long-term lending.

> Commercial arbitration should be introduced.

2.05 Compulsory insurance with a broker established in Mali. In accordance withLaw No. 81-78/AN.RM of July 31, 1981, importers are required to take out insurance with abroker established in Mali. However, because importers are aware that local insurers cannotfully indemnify for any missing items or damage, they seek more complete coverage by enteringinto CIF and CIP contracts with their suppliers, thus paying a double insurance premium for thesame amount of coverage, and consequently increasing the price of imports. Consequently,importers who do not take out insurance in Mali and whose goods arrive intact are neverthelessbeing obliged to take out insurance for risks that no longer exist.

Problems:n The obligation to take out insurance in Mali on goods that have been imported CIF or CIPinvolves an additional cost that has an adverse effect on the government buyer, because

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Khen importers are forced to doublv: inisitre their goodls, theY! add the local insulrancepremiilJm ooito the CIF or CIP cost.

Recommendations,A consultative committee should be established to study the impact of Law No. 81-78/AN.RM of July 31, 1981, and to advance measures to govern CtF or CIP imports.

Consultants and Delegated Project Management

3.01 Consultants. Obstacles to the development of a network of Malian consulting firmsof adequate scale are the lack of stability in specialist staffing, market uncertainties, and the lackof knowledge of procurement procedures on the part of the consultants.

Lack of stability in specialist staffing. Consulting firms are very numerous in Mali. Thereare about 250 of them, but they are of uneven quality; for example, 180 have been approved byMinistry of Public Works. These firms find it difficult to keep their engineering and otherspecialist staff and to provide consistent performance throughout the periods of their contracts.Part of the reason may be the irregular demand and the length of time it takes to award contracts,meaning that firms have to keep on inactive staff. For its part, the Government wants theservices provided to remain consistent, and tries to obtain a whole series of guarantees in order toavoid any lapse in implementation performance. To achieve this, it has established criteria thatMalian firms consider too severe. Instability in technical staffig is a serious handicap in casesof long contract periods. Foreign firms usually manage to meet these conditions quite easily, andare therefore favored over their Malian competitors.

The insufficient size of Malian firms. The Government requires that the average annualturnover of consulting firms be between two and three times larger than the amount of thecontract offered. Currently, Malian firms are still much too small to have access to contracts foramounts above the equivalent to US$200,000, because very few of them receive annual fees ofbetween about US$400,000 and US$1 million.

Lack of knowledge of World Bank guidelines. Consulting firms show a lack of knowledgeof World Bank bidding procedures, and few of them are aware of opportunities outside Mali. Inaddition, they are very often unaware - because of a lack of information - of the supportavailable to them with respect to private-sector development projects.

Problems:* Consultingfirms are too small to deal with large-scale contracts.* Consultants are insufficiently acquainted with World Bank procedures.Recommendations:> The same recommendations as proposed for the construction and public works sector

could be applied to consulting firms (i.e. encouragement to form partnerships), so thatthey could achieve a sufficient size to participate on a proper footing in contracts ofinternational scale in Mali or in neighboring countries in the subregion.

> Consulting firms and professional organizations in the private sector should participatein national procurement seminars.

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3.02 Delegated contract management (AGETI:PE). AGETIPE (Agence d'Excutiondes Travaux dInter&t Public et /'Emploi: Agency for the Execution of Works in the PublicInterest and Employment) was established as a means of shortening implementation and paymentperiods for enterprises, and it acts as a delegated contract-management agency. It has shown itscapacity for dealing with a large volume of contracts, and its economic impact has beensubstantial, and universally appreciated. Now that its effectiveness has been demonstrated, themain donors working with AGETIPE - i.e. the Malian Government, the World Bank, KfW, andCIDA - have increased its responsibilities. As a result, AGETIPE went from US$10 million inworks in 1992 to an annual US$40 million in 1997. Currently, the Agency is responsible forabout 10% of the works carried out in Mali, and it operates not only with Malian enterprises, butalso with foreign enterprises established in Mali.

Against all expectations, entrepreneurs in the formal sector, rather than seeing AGETIPEas a means of increasing the volume and efficiency of government demand, complain aboutsome of the Agency's practices in awarding small-scale contracts to small subcontractors at verylow prices - in fact, below the contract amount calculated by the architects. Enterprises withaccess to such contracts find it difficult to complete the works, or when they do, the quality oftensuffers. The donors require technical audits, but these are not systematically carried out eachyear, and are invariably performed by the same consultant.

Problems:* Technical audits are carried out only every three to four years, and invariably by the same

consultant.Recommendations:> The firms responsible for technical audits should be selected through a competitive

process.- Annual technical audits should systematically be made of all operations managed by

AGETIPE.

21

C. Recommended Action Plan

Strategic Approach

1.01 It is to Mali's advantage to reduce the degree of arbitrariness that exists in this area,and to advance toward the full enforcement of the relevant legislation, since this is likely toattract more investors by providing them with guarantees to ensure the safety of theirinvestments. To this end, the following measures are essential:

> Transparency in the award of contracts must be increased by reducing thedegree of arbitrariness affecting the process.

> The struggle against smuggling and corruption must be intensified throughthe adoption of measures for overcoming shortcomings in the regulationsand/or administrative procedures.

The following results can be expected:

; Increased participation in bidding on the part of conventionally organizedcompanies in the formal sector, with improved service quality, and probablyless costly works;

' gradual elimination of directly negotiated contracts, and of the causesjustifying them, leading to increased efficiency in the use of availablefinancial resources; and

' improved collection of customs duties and taxes, which are a major source ofrevenue for the Malian Government (70%), through intensifiedantismuggling and antifraud measures, leading in the medium term toeconomic benefits for the country and its people.

Measures to be Taken by Government/Private Sector

2.01 Measures to be taken by the public sector with regard to procurement.Measures should be adopted at the following five levels: (a) the revision of existing legislationand regulations; (b) the establishment of a Code of Ethics; (c) the organization of institutionalprocedures and the monitoring of practices in the application of regulations; (d) the managementof human resources, and the development of the position of government buyer; and (e)consultation among all partners (decision-makers, external partners, the private sector, andbeneficiaries).

(a) Revision of existing legislation and regulations - The following measures must beadopted:

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First, revise the Decree establishing the Procurement Code, in the following ways:

o Introduce the concepts of concession and affermage contracts into the Procurement Code;o define the thresholds at which contracts entered into by joint public/private enterprises and

public corporations become subject to regulation;o introduce the two-stage bidding procedure to replace the "appel d'offres avec concours";o regulate regional committees, and specify the regional authorities responsible for approving

contracts and monitoring implementation;o specify the minimum domestic content necessary in order to qualify for the margin of

preference;o specify which documents must be included in a bid if it is not to be automatically rejected;o require that goods be accepted only by committees consisting of members who are

independent of buyers;o in the case of services requiring specialized expertise, establish procedures for calls for

expressions of interest before short lists are drawn up.

Second, modernize the Order governing application of the Procurement Code, forwhich the following measures must be adopted:

o Reduce the number of stages in the approval of contracts;o control directly negotiated contracts by setting a ceiling for the value of such contracts as a

percentage of government procurement;o require evaluating committees to state their reasons for rejecting bids as nonresponsive;o require the government finance agency to carry out performance audits in the case of

contracts not subject to DGMP's prior scrutiny.

(b) Anticorruption measures - The following steps must be taken:

o Define the professional approach to be adopted by government buyers;o strengthen legal capacity for instituting criminal proceedings against wrongdoers among

bidders, contractors, government officials, and those responsible for monitoring contracts onbehalf of the Government.

(c) Practices in the application of regulations - The efficiency of institutionalprocedures must be increased. To this end, the following measures must be adopted:

o Produce standard prequalification and bidding documents;o modify DGMP's statutes in order to enable it to charge fees for providing training for staff

from government agencies and the parapublic and private sectors;o modernize contract approval procedures by introducing computerized networks.

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(d) Human resource management - It is necessary to train supervisory staff and develop theposition of government buyer. To this end, the following measures must be adopted:

o Establish various levels of ongoing training in the areas of procurement planning and theaward and monitoring of contracts;

o establish a corps of government buyers, with this title appearing as a recognized ministryposition.

(e) Consultation among all partners - The following measures must be adopted:

o Make DGMP responsible for organizing meetings, presentations, short training courses, andthe establishment of Internet sites accessible to all decision-makers, external partners, andthe private sector;

o assign responsibility for gathering the views of the private sector to a unit in the Ministry ofFinance.

2.02 Measures to be taken by the public sector with regard to commercial regulationand customs. The review made it possible to identify a number of measures that would increasethe efficiency of the system and reduce smuggling; consequently, the following changes must bemade in the regulations:

o Lower import duties and taxes in order to reduce smuggling and increase the amounts of dutycollected;

o establish a program of ongoing training for customs officers, covering computer systems andthe inspection of imports;

o strengthen the conditions to be fulfilled in order to be granted an importer's license;o introduce random inspections of imports having a value less than CFAF 3 million;o computerize the customs service;o review the legislation governing ADITs;o increase the deterrent effect of fines for smuggling and violations of import regulations;o introduce commercial arbitration;o reexamine Law No. 81-78/AN.RM of July 31, 1981, requiring imports to be insured with an

insurer established in Mali.

2.03 Measures to be taken by the private sector. In order for enterprises and consultingfirms to develop in the face of problems such as competition, their lack of knowledge ofprocurement procedures and international trade practices, and lack of access to credit, they couldadopt the following measures:

o establish groups - in accordance with their various specialties - in order to form morecompetitive and stable companies;

o organize - through the Chamber of Commerce - short training courses for Malian enterpriseson bid preparation, the international regulation of trade, etc.;

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o undertake joint approaches to commercial banks in order to stimulate their interest in thedevelopment of Malian enterprises and gain the support of the banks for the submission ofmajor bids.

Measures to be Taken by the Bank

3.01 The Bank has already established a dialogue and close partnership with Mali on thesubject of procurement by offering technical assistance for the revision of the existing legislationand regulations. It is highly desirable that this relationship be maintained in the coming years,the focus being to increase the system's efficiency and combat corruption. The Bank has alreadyprovided an Institutional Development Fund grant of about US$450,000 to assist theGovernment in adopting measures for increasing transparency and efficiency in procurement,together with a vast program of ongoing training for government staff and representatives of theprivate sector.

In response to the expectations of the private sector, it is recommended that the privatesector should be invited to participate in procurement seminars and special sessions of projectportfolio reviews, so that Malian economic operators can become better acquainted with theexisting procurement procedures, the opportunities for obtaining contracts outside Mali, and thepossibilities of obtaining letters of credit for supply contracts.

In conclusion, the Bank should adopt the following measures:

o Continue to support training programs and institutional strengthening;o play a catalyzing role, and regularly monitor progress in procurement and commercial

regulation;o undertake joint action with the International Monetary Fund to launch an initiative for

increasing efficiency and transparency in the customs service;o encourage the Government to pay close attention to civil society, so that the private sector

and other development partners can be enabled to participate more fully in efforts to achieveefficiency and transparency in procurement and the use of financial resources.

Technical Assistance

4.01 The following are the areas in which Mali requires technical support:5

o Legal advice on the revision of legislation and regulations;o expert advice on the preparation of standard prequalification, bidding, and bid evaluation

documents;o preparation of training modules, and training for trainers of government buyers;o preparation of training modules, and training in international trade for trainers of customs

5 Most of these items of support are provided for in the Institutional Development Fund GrantAgreement signed by the Government of Mali and the World Bank in October 1998.

25

officers and importers;3 provision of guidance for upgrading the profession of government buyer;o development of computer programs for contract management;o advice for the implementation of an action plan for increasing the efficiency and

transparency of the customs service, and for the preparation of legislation introducingcommercial arbitration.

Recommended Supervision Approach for the Bank

5.01 To facilitate the implementation of Bank-financed operations, the followingrecommendations are made: (a) concentrate efforts on planning; (b) incorporate externaltechnical monitoring tools into projects; and (c) organize the Bank's supervisory resourcesmore effectively. The recommended approach consists of the following elements:

With regard to planning:

o Ensure that project managers prepare the relevant procurement plans themselves and updatethem systematically;

o make the updating of procurement plans an important item in annual project reviews relatingto the preparation and adoption of annual programs of activities;

o acting jointly with the Resident Mission's portfolio manager, involve the Ministry ofPlanning and the Ministry of Finance in the monitoring of implementation of the annualprogram and examination of the procurement plan.

With regard to external monitoring:

o Use technical audits more systematically for monitoring implementation of the main physicalcomponents of projects, specifying in terms of reference that procurement methods are to beexamined;

o ensure that financial audits include in-depth examinations of the application of theprocurement measures specified in the respective Credit Agreement;

o improve contract management and the monitoring of contract performance.

With regard to the World Bank's supervisory resources:

o Systematically, make use of the Resident Mission for assistance with planning and domesticinvitations to bid, while providing qualitative monitoring from Headquarters regarding thecomments and responses forwarded to the Borrower;

o ensure that supervision teams for all major projects include a procurement specialist on atleast two occasions per year and during the midterm review;

o arrange for an independent firm to make post reviews of all contracts not subject to theBank's prior review.

26

SUMMARY OF ACTION PLAN6

A Public Sector: Procurement1 Introduce necessary Revise Procurement Legal advice under WB Jan - June

additions to legislation Code Instit. Dev. Fund grant 19992 Improve regulatory Update Order on Legal advice under WB Jan - June

framework application of Instit. Dev. Fund grant 1999Procurement Code

3 Combat corruption Strengthen capacity for Legal advice under WB Jan - Juneinstituting criminal Instit. Dev. Fund grant, 1999proceedings, and and anticorruptiondevelop profession of missiongovt. buyer

4 Increase efficiency of Review DGMP statutes Consultants' services Jan - Septinstitutional procedures and produce standard under WB Instit. Dev. 1999

_____________________ model bidding docs. Fund grant5 Motivate officials Develop position of Training program uider March 1999 -

govt. buyer through WB Instit. Dev. Fund March 2000ongoing training and grant, with lTC supportestablishing recognized for establishment ofcorps of govt. buyers recognized corps of

buyers6 Improve dissemination of Organize units resp. for

information, and communication atconsultation DGMP and Ministry of

FinanceB Public Sector: Commercial and Customs Regulation7 Increase effectiveness of Revise regulations World Bank, in future Jan 1999 -

regulation, and reduce project Jan 2000smuggling and importfraud

C Private Sector8 Organize to deal with Organize information World Bank/ITC, Jan 1999 -

competition and rules at modules at Chamber of Geneva Jan 2001international level Commerce; establish

commercial arbitrageand govt. mutualguarantee agency

D World Bank9 Respond to govt. Assist the Govt. with World Bank Jan 1999 -

expectations, and improve training programs, (Headquarters and Jan 2001implementation of Bank- revision of regulations, Resident Mission)financed projects and dialogue with

private sector

6 See details in Annex 5, Volume II.

27

VOLUME 11

Chapitre 1

LA FISCALITE DANS L'EXECUTION DES MARCHES PUBLICS

DEFINITION

Les marches publics sont des contrats ecrits pour la realisation de travaux, la livraison defournitures et la prestation de services par:

* I'Etat* les Collectivites decentralisees* les Etablissements publics* les Societes d'Etat* les Societes a participation financiere publique majoritaire* les personnes morales de droit prive agissant pour le compte de l'Etat ou de personnes morales de droit

public lorsqu'elles beneficient de leur concours financier ou de leur garantie (Decret No 95-40 1/P-RM du10 Novembre 1995)

Au regard de cette definition et du Code General des Impots (CGI), les marches publics sont dequatre grandes categories:

* les Marches d'Etudes realises par des bureaux d'Etudes (Etude de faisabilite de tel ou tel projet)* les Marches de prestations de services (contr6le et suivi des travaux)* les Marches de fournitures (fourniture de cereales ou de vehicules)

les Marches de travaux (construction d'immeubles ou de route)

Ces differents marches constituent le champ d'application de la fiscalite interieure.

Personnes Imposables

Les impots et taxes interieurs a la charge beneficiaire d'une part et l'attributaire d'autre part sont lessuivants:

A la charge du Beneficiaire:

= TVA-TPS= Droit d'Enregistrement et Timbresr Patente sur Marche= Intention d'Importationr Taxe sur Contrat d'assurance=: Exonerable

Ces imp6ts et taxes sont pris en compte dans la determination du montant total du marche. Lebeneficiaire est le redevable reel de ces imp6ts mais ils sont acquittes par l'attributaire du Marche(redevable lgal), sauf en ce qui concerne les marches CIF et CIP.

28

A la charge de I'attributaire du marche

=> Contribution Forfaitaire sur Salairesr Taxes sur la Formation Professionnelle=> IGR> Patente professionnelle=> Imp6t sur benefice industriel et commercial

La contribution forfaitaire a la charge des emploveurs, la taxe sur la formation professionnelle etl'AIGRE sont assis sur les salaires et autres avantages. La patente professionnelle quant a elle est assisesur 1'ensemble des activites du contribuable.

Exemple de calcul des impotspour

un marche de fourniture et d'installation d'equipementsd'un montant total hors taxe de 100.000.000 F CFA.

Les imp6ts interieurs mis a la charge du beneficiaire sont evalues ainsi qu'il suit:Taxe sur la Valeur Ajoutee, Taxe sur les Prestations de Services (Article 539 CGI):Le marche comporte deux operations: La premiere est la foumiture de materiel demandee et la deuxiemeest une prestation de services consistant a rendre un service en installant ce materiel.Le taux de l'imp6t pour les deux cas est de 15% (Articles 516 et 539 du Code G6n6ral des Imp6ts).Ce taux est a appliquer au montant total hors taxe du Marche pour degager l'imp6t:100.000.000 X 15% = 15.000.000 F CFAPatente sur Marche (Article 276 CGI):Au regard de I'article 276 du CGI et du Tableau B de la patente, la Patente sur Marche est due au taux de2.5% sur le montant total du Marche. Les droits doivent etre calcules sur les encaissements annuels horstaxes.100.000.000 X 2.5% =2.500.000 F CFA

Droit d'Enregistrement (Article 595-596 et 810 CGI)

Le Code General des Imp6ts dans son Article 595 stipule que le droit fixe s'applique aux actes quine constatent ni transmissions de propriete d'usufruit ou de jouissance de biens meubles ou immeubles, nimarch6s, ni condamnations pecuniaires, ni apports en mariage, ni apports en societ&, ni partages de biensmeubles et immeubles et, d'une facon generale a tous autres actes, meme non assujettis a enregistrementvolontairement a cette formalite.

L'Article 596 stipule que le droit proportionnel ou le droit progressif est etabli par lestransmissions de propriete d'usufruit ou de jouissance de biens meubles ou immeubles soit entre vifs, soitpar deces, les condamnations pecuniaires ou remboursement ou restitution en nature ainsi que pour lesactes constituant un apport en mafiage, en apport en societe, en partage de biens meubles ou immeubles.

Les actes constatant les adjudications au rabais et marches de travaux de construction reparations,entretiens qui ne contiennent ni vent ni promesse de livrer des marchandises denrees ou autres objetsmobiliers sont assujettis a un droit de 3% (Article 8 10 CGI). Par derogation aux dispositions de l'Article684, sont egalement soumis a ce droit les marches d'approvisionnement et de foumitures dont le prix doitetre pave par l'Etat et les collectivites secondaires.

29

Le droit d'enregistrement est calcule sur le montant majore de la TVA-TPS:

Montant incluant TVA + TPS = 115.000.000115.000.000 X 3% = 3.450.000 F CFA

En matiere d'enregistrement la Convention de Lome autorise les differents pays signataires aproceder a un minimum de perception (1.250 F CFA + 750 F CFA par page). A cet egard, les Marchesfinances par la Banque Mondiale, I'Agence Francaise de Developpement et le Fonds Europeen deDeveloppement sont assujettis a ce minimum de prelevement sauf disposition contraire.

Timbres/Contrat de Marche (Articles 915-919 et 927 CGI)

nI est a noter qu'en matiere de timbres, les droits sont a la charge du particulier quant a larealisation d'un acte entre lui et l'Etat malien, mais paye par I'attributaire. Les contrats de prestations deservices doivent etre revetus de timbres de dimension conformement a l'Article 927 CGI.

Timbres/Intentions (Article 993 CGI)

Les licences et certificats d'importation, les demandes de transfert de fonds sont soumis a un droitde timbre dont les taux sont fixes comme suit:

1) Tranche jusqu'a 500.000 F CFA, 600 F par 50.000 ou fraction de 50.000 F de contre valeur,soit 6.000 pour la tranche de 500.000 FCFA.

2) Tranche excedant 500.000 FCFA, 3.000 FCFA par tranche de 500.000 FCFA, ou fraction de500.000 F de contre-valeur.

Ce droit est acquitte soit par apposition de timbres mobiles, soit au moven du visa pour timbredonne par le Receveur de l'Enregistrement.

1 ere Tranche 500. 000 = 6. 000 FCFA70.000.000 - 500.000 = 69.500.000 FCFA69.500.000/500.000 = 139 FCFA139 x 3.000 = 417.000 FCFADroit du = 417.000 + 6.000 = 423.000 F

Taxes/Contrats d'Assurance (Articles 870 - 875 CGI)

A supposer que sur les 100.000.000 FCFA, montant du marche, la part de la fourniture s'eleve a70.000.000 de francs et que cette fourniture soit importee. Pour se premunir d'une certaine garantieI'attributaire signe une convention avec un assureur pour le transport soumis a la Taxe sur les contratsd'assurances. La prime versees pour la prestation est la base de la taxe. Si elle est de 2% la taxe sera egalea 2% de 70.000.000 par le tarif qui est de 20%.

(2% de 70.000.000) x 20% = 280.000 FCFA, soit 0,4% de 70.000.000

Autre Imp8ts et Taxes

= Les imp6ts et taxes a la charge de I'attributaire comme indique plus haut ne feront pas l'objet degrands commentaires, il y a lieu tout de meme de dire que:

30

> Le taux applique a la masse salariale dans sa globalite pour degager la contribution forfaitaire est de7% et 0.5% pour la taxe sur la formation professionnelle.

> L'IGR est fonction du revenu et de la situation de famille.=> La patente professionnelle a comme composant deux 1elments. Le droit fixe inscrit dans le CGI. Le

droit proportionnel represente par 10% de la valeur locative du local professionnel. n est a signalerque l'attributaire doit 10% de cette valeur a la Chambre de Commerce comme cotisation.

> L'Imp6t sur le Benefice Industriel et Commercial (IBIC) est assis sur le benefice net fiscal obtenu al'execution du marche en question. Le taux de cet imp6ts est de 15% personne physique - 35%morale.

DECLARATION

La premiere action a entreprendre apres l'approbation d'un contrat de marche est sa presentation a lafonnalite d'enregistrement. Le delai buttoir de cette action est trente (30) jours conformement aI'Article 612 du CGI. Cette formalite est remplie au niveau de la Direction Nationale des Lmp6ts et de laRecette de Domaines. La non observation de ce delai de trente (30) jours expose le titulaire a la penalitede 100%.

31

Chapitre 2

Mandat de verification avant embarquement

Une societe intemationale de droit prive, la SGS (Societe Generale de Surveillance) a Geneve,specialisee dans le contr6le de toute nature des marchandises, a ete designee en 1989 par le Ministere desFinances mallen pour le controle quantitatif et qualitatif des marchandises avant embarquement d'unevaleur egale ou superieure a 3 millions FCFA a destination du Mali. Ce contrat est entre en vigueur parun arrete du 23/08/89 du Ministere des Finances. La SGS est remuneree directement par le Minist&re autaux de 0,95% de la valeur FOB reconnue a l'exportation avec un minimum de 120.000 FCFA parintervention. Ce contrat prevoit en outre que la responsabilite de la SGS est pleine et entiere en cas demauvaise execution de ses obligations; cependant, sa responsabilite est limitee a 10 fois le montant deshonoraires percus pour l'intervention concemre.

Depuis le 13 juin 1997, la mission de la SGS a e completee par un avenant prevoyant le suividocumentaire des exonerations des droits et taxes a l'importation des produits petroliers. Cette nouvellemission est detaillee plus loin.

Une liste de marchandises est totalement exoneree du contr6le SGS quelle qu'en soit la valeur. n s'agitdes dons, de l'or, des pierres precieuses, des explosifs, du petrole brut, de certains vehicules, desperissables, et des engrais.

Problemes:* Selon V 'arrete du 23081'89, les importations des administrations publiques font aussi I 'objet d'un

contr6le SGS avant embarquement. mais la convention du 4 juillet 95 passee entre le Ministere desFinances et la SGS exclut le contr6le des marchandises faisant l 'objet de marches d'etat. Toutefois.cette convention n 'a pas encore fait I 'objet d 'un arrete d 'application et I 'ancien decret est toujoursen vigueur. Cette mesure d exception que I 'Etat a I intention de mettre en application n est en fait passouhaitable, car I 'Acheteur public ne serait pas protege au meme titre que les importateurs dusecteur public contre les anomalies qualitatives et quantitatives des marchandises.

* Les specifications techniques et les marches d'Etat ne sontjamais joints aux intentions d 'importationemises dans le cadre d 'une fourniture destznee a I 'Etat malien. Ceci empeche la SGS de verifierqualitativement et quantitativement lafourniture. Par exemple. un marche d Etat peut comporter lafourniture avec un lot de vehicules climatises mais I 'intention d 'importation peut tres bien faire etatd 'un lot de vehicules sans mention <( Climatisation 9. La SGS verifiera bien les vehicules mais neconnaftrajamais que ceux-ci devaient etre equipes de climatisation d 'apres les stipulations dumarche.

Missions annexes

La SGS doit contr6ler les dates de peremption et la qualite des emballages pour les vins et boissonsalcoolisees, les produits pharmaceutiques et chimiques. Elle doit aussi veiller a l'apposition des labels desecurite pour les tabacs et alcools, allumettes, piles, concentres de tomate, certains textiles, etc.. Lesfournisseurs qui se voient opposer un refus d'attestation lors de l'inspection avant embarquement, n'ontpas le droit d'expedier les marchandises tant qu'elles ne sont pas en conformite avec les criteres de laSGS. La procedure d'importation et le r6le de la SGS sont illustres a travers les graphiques des pagessuivantes.

32

Procidure d'importation

? Importateur - Soumet une Intention d'Importation de marchandises.

D.N.A.E.' Dlivre une Intention d'Importation (valable 6 mois)et demande la verification par la SGS si la valeur estsuperieure a 3 millions FCFA.

Transmission par courrierV - Demande l'inspection des marchandises et transmet

SGS la facture a la SGS du Pays de l'exportateur.Mali

Trnnvmi vvinn Blprtrr,ninijpTrans -i~inn -h?rfrnnialJp - Inspecte les marchandises avant embarquement(qualitatif, quantitatif et valeur FOB verifiee en

SGS fonction des prix pratiques sur le marche).Pays de 1'exportateur - Transmet le rapport d'examen a la SGS Mali.

- Emet l'Attestion de VrificationT Transmission electronique (dans le cas de conformite).Sus - Emet l'Avis de Refus d'Attestion

Mali (dans le cas de non-conformite).

IDirection Nationale des Affaires Economiques

N.B.: L'Attestation de Verification est le document de base pour l'etablissement de la declaration en douanepour les importations d'une valeur egale ou superieure a 3 millions de FCFA, et doit etre joint a celle-ci avecle certificat d'assurance, la facture, la liste de colisage, le certificat d'origine et le connaissement maritime.

33

Role de la sociiri de verificanion dans l'evaluation des Droits et Taxes de douane

Wrifier la conformite des Impact:specifications contractuelles1 rotege les

interets desimportateurs et

+ + ~~~~~~~~~~~~~~~~~reduit la fraude

Evaluer la valeur de r6f6rence2 des Determiner la classificationmarchandises servant a calculer les douaniere des marchandises

droits et taxes de douane inspectees

De Dte ter ter les c

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2A att d lerjanviner d an20,aslet cadprter desA comisin va eur mercural fence Breptrales) esr lspiee

compte pour lafteation des droits et taxes en douanes, et sera remplacde par la valeur du contrat nagociee par les importateurs(mpthode CIC Gen(ve).

34

Evolution des importations et du contrdle

Efficacite du controle

(Valeurs FOB en milliards FCFA) 1996 1997 Variation

Intentions d'Importation re,ues 413 431 +4-4%jIntentions d'Importation soumises aux verifications SGS 396 415 +4.8% IAttestations de Wrification 288 322 +11.8%

Mvilliards FCFA

500oo _ Le nombre des Intentions d'Importation re,ues400

Intentions d'Importations reques progresse entre 1996 et 1997, de 15.388 (pour un(dont celles flofl-SOUflUSCs a :;'. _ _total de 431 milliards FCFA) a 16.084 (pour unverification) 200

100 total de 413 milliards FCFA), soit un progression0o- ~ ~ de 4.5% en nombre et de 4.4% en valeur.

1996 1997

Milliards FCFA Le nombre des Intentions d'Importation soumises500 - - - -. aux verifications de la SGS ont suivi la meme

Intentions d'Importation 400 tendance, de 7.8871 en 1996 (pour un total desoumvises auxverifications de 300 396 milliards FCAF) a 8.2451 (pour un total dela SGS 2 _ 415 milliards FCFA) en 1997, soit une progression

100- _ v _ de 4,5% en nombre et de 4,8% en valeur.

1996 1997

Le nombre des Attestions de WrificationMilliards FCFA Iprogresse quant a lui, de 9.2111 (pour un total de

288 milliards FCFA) en 1996 a 10.407' (pour un

Attestations de Verification total de 322 milliards FCFA) en 1997, soit uneaugmentation de 13,0% en nombre et de 11,8% envaleur.

100

1996 1997 L'efficacite du contr8le s'est doncMilliards FCFA amelioree puisque le nombre des

450 - , Attestations de Verification a400- _4 atentions augmente plus vite que le nombre350 - * d'Inportation des Intentions d'Importation.

repues300 - S e,e250- Intentions Le graphique ci-contre contribue a

2 d'Importation montrer cette evolution positive.200- ~~~~~~~~~~~soumnises aux

150- ,__ 75% verifications de la Alors que la SGS avait verifie 70%100 7 SGS des Intentions d'Importations re,ues

100 o* Attestation de en 96, elle en a verifie 75% cette50 _fVerification annee.

0 La SGS, pour sa part, mesure son1996 1997 efficacite par le "taux de couverture"

1 Les verifications sont effectuees par livraison, totale ou partielle. Les (Valeur des Attestations deAttestations de Verification sont donnees pour chacune des livraisons. Ainsi, Wrification dmises par la SGSpour une Intention d Importaion, il peut existerplusieursAttestations de Valeur des Intentions d'importationsV&rification, ce qui explique que ces dernieres soient plus nombreuses que soumises a verification). n augmenteles premieres. 1u aussi de 73% a 78%.

35

Recettes douanieres supplementaires

(en milliards FCFA) 1996 1997 VariationRecettes douanzeres 94.6 110.4 +16. 7%Redressements dus a la detection de sous-facturations 1.66 2.88 +73.7%Redressements dus a des re-classifications douanieres 6.69 5.43 -18.7%Redressements douaniers totaux 8.34 8.31 -0.4%

Recettes douanieres Redressenments douaniersMilliards FCFA

140.0 MiIliardsHA9.00,

6 00,100.0 +16.703 f . °. 80.0 +/9.8% 5.00

60.0 + 1I 4.00°;400

40.0 +24.5% 2.00 . i

1.00-20.0 / :1 1 l jt | 00-o.0- - 1996 1997

1994 1995 1996 1997 1998(Pr6visions)

Redressements dOs i des reclassifications douanieres

3 Redressemernts dOs a la d6tection de sous-facturations

Redressements en faveur des Importateurs

(en rnilliards FCFA) 1996 I 1997 Variation

Redressements dus a des re-classifications douanieres 0.47 1.49 +213.8%1

Milliards FCFA

Les actions de la SGS profitent aussi aux.5 . .. - _importateurs, qui dans le cadre de reclassifications

douanieres, voient leurs droits et taxes calcules a leur.0 . l juste valeur.

0.5- . - : -.- En tout etat de cause, que les redressementss'effectuent dans un sens ou dans I'autre, les

o.o- ̂ - .^- ~ r imnortateurs v ont inter& dans la mesure ou uis1996 1997

36

Conclusion

450

300

250 +.200

150

10050~ ~ E~ . 1 1 t8 1416.7%]_

50

1995 1996 1997

* Intentions d'Importations re,ues* Attestations de Verification

O Recettes douaniees

On constate en 1997 que, malgre un ralentissement des importations par rapport a la progressionenregistree en 1996 (+4.4% entre 1996 et 1997 contre +21.1% entre 1995 et 1996 et +41.5% entre 1994 et1995), les recettes douanieres augmentent de facon significative sur la meme periode (+16.7%). Celapourrait s'expliquer d'une part, par une efficacite accrue du systeme de verification, et d'autre part parune amelioration du suivi des exonerations douanieres a l'importation de produits petroliers,comme le montre le paragraphe suivant.

Chapitre 3

Nouvelle procedure pour les droits et taxes A I'importation de produits petroliers

Depuis le 13 juin 1997, la mission de la SGS a ete completee par un avenant prevoyant le suividocumentaire des exonerations des droits et taxes a l'importation des produits petroliers. L'adjonction decet avenant fait suite a d'importants abus dans la consommation de carburants beneficiant d'exonerationsde droits dans le cadre de projets d'mvestissement, d'organisations intemationales d'aides, d'ambassadesetrangeres, etc.. Ces acheteurs ne sont, desormais, plus exoneres des droits et taxes; ils doivent s'enacquitter, et obtenir le remboursement des droits, a posterioni, suivant un programme de consonunationannuelle avec litrage chiffre des quantites a importer. Si des depassements du litrage autorise seproduisent, ils doivent etre dument motives et faire l'objet d'une autorisation du Ministere des Finances.

La SGS contr6le integralement le trafic des hydrocarbures, depuis les deux raffineries quialimentent le Mali, a savoir la SIR (Abidjan) et la SAR (Dakar). Ainsi, le controle des importationsd'hvdrocarbures a permis de reduire la fraude de fac,on considerable. Ce controle renforc6 s'estimnmediatement concretise par l'augmentation des recettes douanieres des produits petroliers de plus de30% en movenne apres remboursement et ceci depuis fevrier 97 (se referer aux resultats developpes ci-apres).

Cette nouvelle procedure, decrite de facon plus detaillee au cours du paragraphe suivant, sembleetre un succes. Aucune plainte n'a ete signalee et la fiabilite de ce nouveau systeme semble satisfaire lesacheteurs beneficiaires de cette disposition.

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Procedure

L'ancienne procedure permettait aux beneficiaires d'exonerations de les appliquerimmediatement, c'est-a-dire de ne pas acquitter les droits et taxes dus au titre des importations sur lesproduits petroliers. La nouvelle procedure vise a effectuer un remboursement de ces droits et taxes, aposteriori de leur acquittement prealable. Les acheteurs payent donc toutes taxes comprises et sontrembourses ensuite du montant qui leur est dui au titre des exonerations autorisees.

0i) 6 @ 1. L'acheteur achete les produits petrolierstoutes taxes comprises.

SGS,SGS 2. II demande ensuite le Remboursement des,, Rapports . . dri. el;4e droits et taxes, sur lesquels il a droit a uneRapports exoneration, aupres de la SGS.

3. La SGS examine la Demande et emet un@K. Bon de Remboursement des droits et taxes

qu'elle transmet au Tresor.4. Le Tresor procede au Remboursement sur

DCfl1mfId6l*tIomnclt -;: la base des informations communiquees par laSGS.5. La SGS etablit mensuellement des rapportsde reconciliation (entre les Attestations de

Bon de Re Stuaflt , , ,, sor Verification et les Declarations en Douane)<r ~ ~ rqu'elle transmet aux admimnstrations

concernees (,Ministere des Finances, DirectionGenerale des Douanes, Direction Nationaledu Tresor et du Budget).

Resultats

Le contr6le accru du processus d'exoneration a l'importation des hydrocarbures a permis d'obtenir desresultats sensibles, comme decrit ci-apres.

Recettes supplementaires

(en milhiads FCFA) 1996 1997 Variation

Recettes douanieres totales 94.64 110.4 +16.7%Recettes douanieres sur Produits Petroliers 24.3 35.4 +45.7%

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Recettes Douanieres sur les Produits Petroliers

Milliards FCFA

1200f Les recettes douanieres sur les ProduitsPetroliers ont augmente de 45.7 % tandis que

100.0 -i ii les recettes totales augmentaient de 16.7%.

80.0- 4 : : Ainsi, la part des recettes issues de la taxationdes Produits PNtrollers dans les recettes

6o.o douani&res totales s'est accrue de 26% en 1996a 32% en 1997 (graphique ci-contre).

40.0 L'essentiel de I'augmentation des recettes

20.0 douanieres provient de la progression desO66 70/ l recettes sur les Produits Petroliers.

1996 1997

0 Recettes douanieres totales

* Recettes douanieres sur Produits Petroliers

Mvfilliards FCFAEvolution des Exonerations

(en mifliards FCFA) 1994 | 1995 1996 | 1997 |.= Exonerations | 3.71 6.31 9.51 7.5 8 1.%

6.0 -11

Les exonerations de droits et taxes sur les Produits 4.0 N procedure

P&troliers ont beaucoup augmente jusqu'en 1996, mais 2.0.elles ont heureusement connu un important replis en 1997(-21.1%), suite a l'introduction de la nouvelle procedure. ° 1

1994 1995 1996 1997

Les recettes douanieres sur les Produits Petroliers ont augmente de 45.7 % tandis que les recettes totalesaugmentaient de 16.7%. Ainsi, la mise en ceuvre de la nouvelle procedure d'exoneration en juin 1997 apermis de reduire les exonerations sur les Produits Petroliers (-21.1%), et de cette maniere,d'augmenter les recettes douanieres en general d'une maniere significative.

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Chapitre 4 - Annexe A (Cadre juridique)

CARACTERISTIQUES GENERALES

1. Regime juridique (droit coutumier/droit civil ; socialiste; sharia; autres).Droit civil - droit coutumier (uniquement en matiere successorale).

2. Forme de gouvernement (a savoir federal ou centralise).Etat centralisd

3. La constitution contient-elle des dispositions ayant une incidence directe sur la passation des marchespublics ? (dans I'affirmative, dcrire).Article 14 de la Constitution garantit la liberte d'entreprise dans le cadre des lois et reglements en vigueur.

4. Le pays est-il signataire de l'accord de l'Organisation mondiale du commerce (OMC)relatif aux marches publics ?Oui

5. La legislation de base sur les marches contient-elle des dispositions ayant une incidencedirecte sur les marches publics ? (dans l'affirmative, decrire).

Oui. Code du commerce annexe au livre I (Ordonnance n °92-021/P-CTSP du 13 avril 1992 Instituant la liberte des prix etde la concurrence). Les dispositions de cette ordonnancefixant les regles en matiere de liberte de prix et de concurrencesont aussi valables dans le domaine des marches publics.

6. Les marches publics sont-ils regis par un texte distinct ? (dans 1' affirmative, preciser s'ils'agit d'une loi, d'une ordonnance, d'un decret presidentiel ou d'un arrWe ministeriel, etc.).

Oui. Decret n°95-401/P-RM du 10 novembre 1995 et ses Arretes d'application (No 97/103 7 MiFC-SG du 26juin 1997portant modalites d'application du Decret, lArrete No 97-1878-SG du 19 novembre 1997 fixant le seuil pour la passationdes marches des EPIC et SE et l'Arrete No 97-1595 MF-SG du 8 octobre 1997), le CCAG travaux (Arrete No 97-1879), etle CCAGfournitures du 19, novembre 1997, prepares en concertation avec la Banque mondiale.

7.1 D'autres types de textes regissant certains aspects connexes de la passation des marchescomportent-ils des dispositions en rapport direct avec les problemes identifies dans le systemelocal (par exemple, lois ou contr6le regissant la main-d'oeuvre, la fiscalite, les douanes,I' assurance, les normes nationales, la banque, les devises, etc.)? (dans l'affirmative, decrire).

L'obtention des titres d'exoneration rallonge quelque peu les delais concernant les procedures depassation des marches.

7.2 Les passations des marches de fournitures, de travaux et de services de consultants sont-elles regies par des lois differentes ? (dans I'affirmative, decrire).Non. Ils sont regis par le meme texte.

40

8.1 Le systeme est-il clair, complet et homogene ?

Oui

8.2 Couvre-t-il tous les aspects essentiels sans recourir a des reglements exagerementcompliques, divergents ou perimes, et les regles a appliquer sont-elles faciles a identifier aI'interieur d'un cadre juridique soigneusement coordonne ?

Oui

8.3 Est-il possible de recourir a un ensemble suffisamment varie de methodes de passationde marches dans certains cas particuliers ? (Decrire).Les methodes sont les suivantes:

Appel d 'offres ouvert, ou restreint (lorsque le montant est inferieur a 50 millions de FCFA ou que seul un petit nombre desoumissionnairespeut offrir lesfournitures ou services).

Appel d'Offres ouvert precede d'une preselection.

Appel d'offres avec concours, lorsque des motifs d'ordre artistiquejustifient des recherches particulieres.

Marche par entente directe (avec consultation informelle prealable ou sans concurrence prealable selon les cas enumeresdans le Decret).

Marche par adjudication (ouverte, ou restreinte lorsque le montant previsionnel est inferieur a 20 millions de FCFA ouque seul un petit nombre de soumissionnaires peut offrir lesfournitures ou services).

Consultation pour les services de consultants (basee sur une liste restreinte ou une preselection).

Note: Les marches a commandes et marches de clientele sont des marches qui sont passes par appel d'offres ouvert ourestreint.

9. La hierarchie des sources de reglementation des marches est-elle bien etablie ?Oui. Un Decret fixe les principes generaux de la passation des marches. L 'application detaillee de ce texte estfixee pardes Arretes et des Circulaires.

10. Les memes regles s'appliquent-elles au pouvoir central et aux administrations locales ?Oui, le code des marches s'applique aux collectivites decentralisees (administrations locales), mais l'article 44 du code desmarches publics renvoie a un Arrete d'application -- qui jusqu?'a ce jour n'a pas et adopte et qui devrait fixer lesdispositions relatives aux commissions locales de depouillement et de jugement des offres, et la d6termination de l'autoritede contr6le des procedures de passation des marches au niveau local, et la determination de l'autorite d'approbation desmarches au niveau locaL En l'absence de textes, les administrations locales, ai la difference des Administrations centrales,jouissent dans la pratique d'une certaine autonomie pour la conclusion de leurs marches. La conclusion des marchess'effectue par l'autorite a qui le code des collecfivites confere ce droit sans que la procedure de controle ou d'approbationne soit precisee.

11. Les memes regles sont-elles appliquees aux entreprises parapubliques ?Les Entreprises parapubliques jouissent d'une totale autonomie en ce qui concerne la passafion des marches dont lemontant est inferieur a 250 millions de francs CFA. Au-deli de ce seuil, elles sont assujetties aux dispositions de base ducode des marches publics. Toutefois, I 'autonomie demeure en ce qui concerne la preparation des dossiers d 'appel d 'offres,les depouillements, la conclusion des marches, et le contr6le de leur execution.

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12. La fonction de passation de marches est-elle decentralisee ? (Indiquer le nom et decrirela structure de base des principaux organismes de passation de marches).Oui, les municipalites, a l'exclusion des Administrations locales jouissent d'un pouvoir de passation et de conclusion detous les marches. Toutefois, la fonction de contr6le des procedures de passation n'est pas encore decentralisee. LaDirection Generale des March6s Publics est charge4e d'assurer cette mission de contr6le, mais n'a pas encore derepresentation au niveau local.

13. Les responsabilites de supervision des fonctions de passation des marches dans touteI'Administration sont-elles confiees a un (ou plusieurs) organismes (a savoir, un organisme est-ilcharge d'harmoniser les regles et de veiller au respect des pouvoirs reglementaires)? Identifiercet organisme et en decrire les responsabilites et la structure. Intervient-il concretement dansles operations de passation des marches?Les fonctions de passation des marches dans toute I 'Administration sont confiees ai un seul organisme national charged'harmoniser les regles et de veiller au respect des pouvoirs reglementaires. ni s'agit de la Direction Generale desMarches Publics (DGAMiP)

Elle est chargee de:

- Assister les services administratifs dans les procedures de passations des marches.

- Organiser et controler lesdites procedures en vue de I'adjudication et de I'attribution des marches de travaux,fournitures et services.

- S'assurer que I execution et la supervision des marches par les Administrations s'effectuent selon les regles et lesdispositions contractuelles.

- Elaborer les projets de textes reglementaires relatifs a la passation et a I 'execution des marches.

La DGAP est dirigee par un Directeur General assiste d'un Directeur General Adjoint. Elle comprend deux (2) Sous-Directions a savoir: la Sous-Direction des Analyses et Controle et la Sous-Direction des Methodes et Procedures.

La DGMP n'intervient pas directement dans les operations de passation des marches, mais en tant que regulateur etorgane de contr6le. Son role est exerce concretement pour les operations lancees par les Administrations centrales.

14. Existe-t-il un Comite central des marches de I'Etat ou une institution similaire? Quelles sont ses fonctions etresponsabilites?La DGMP est la seule entite responsable du contr6le de la passation des marches publics au niveau:

=> des avis prealables pour les marches sur adjudication, appel d'offres restreint, et par entente directe,=> 1'examen des dossiers d'appel d'offres,=> I'analyse des offres et le choix des attributaires, et

' I 'execution des marches.

Les Acheteurs publics sont responsables d'organiser le lancement des appels d'offres, l'ouverture et l'evaluation des offreset la passation des marches.

15. Le systeme permet-iIfacilite-t-il l'adoption de nouvelles techniques et de pratiques novatrices sans porteratteinte aux principes fondamentaux?Oui dans la mesure oiu un Arrete pourrait introduire ces nouvelles pratiques sans qu'il y ait contradiction avec l1esprit duDecret.

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16. Existe-t-il des regles/procedures concernant la suspension et la disqualification d'un soumissionnaire?Oui, I'autorite contractante peut avec l'avis de la DGAP porter un cas devant les tribunaux qui peuvent prononcer

1'exclusion temporaire ou definitive de la participation de lentrepreneur ou du fournisseur aux marches publics -- voirarticle 90 du code des marches publics. La DGMP a jour trimestriellement la liste des interdictions prononcees par le

tribunaux. Jusqu 'au jour de la revue, aucune interdiction n'avait et prononcee.

17. Le pays est-il membre d'un accord commercial ou douanier regional? (preciser).Oui, le Mali est membre de deux communautes sous-regionales I 'UEMOA et la CEDEAO.

18. Existe-t-il des dispositions concernant les preferences accordees a certaines categories de fournisseurs debiens et de services ? (Preciser)Le code des marches publics prevoit un droit de preference au profit des entreprises et bureaux d 'etudes nationaux memesi leur offre est superieure au plus de 10 % a celle des entreprises et bureaux d'etudes etrangers. De meme lesfournisseursnationaux beneficient d 'un droit de preference meme si leur offre est superieure de 15 % au plus a celles desfournisseursetrangers -- sans pr ciser toutefois le minimum requis d'intrants locaux. Cette lacune de la reglementation protege lesoperateurs nationaux, par contre elle ne fait pas la distinction entre unfabri cant et un importateur national, ce qui a pour

conseguence de ne pas proteger ou stimuler la production sur le territoire national. Par ailleurs, un autre type depr6ference est reconnue aux produits nationaux par I 'article 46 du code des marches publics qui stipule que les cahiers decharge doivent rappeler que lorsque V 'ex6cution du marche necessite l'acquisition de materiels ou materiaux, a prix etqualite egaux, preference est donnee aux produitsfabriques au Mali.

19. Les dispositions concernant l'arbitrage national/international sont-elles codifiees ? (Par quels textes ?)Au plan international, le Mali a ratifM la convention relative a 1 'excution des sentences arbitrales.

Au plan national, les regles relatives a I 'arbitrage sontfixees par le code de procedures civiles, commerciale et sociales duMali. En matiere de marches publics, le mode de designation des arbitres estfixe par I'article 87 du code des marchespublics.

20. Les regles d'arbitrage sont-elles generalement conformes aux principes etablis, notamment dans les regles dela CNUDCI ? (Indiquer les principales differences)Oui les regles d'arbitrage sont gengralement conformes aux principes etablis en application des articles 85-88 du code desmarches publics qui fixent le mode de designation de trois arbitres -- le premier par l'autorite contractante, le deuxiemepar le titulaire du marche et le troisieme par accord des parties. Ces regles n'ont pas l'occasion d'etre appliquees comptetenu du peu de cas portes a ce niveau.

21. Le pays est-il membre de la Convention de New York pour la reconnaissance et l'execution des sentencesarbitrales etrangeres ?Oui.

22. Existe-t-il une loi particuliere definissant les politiques et procedures d'attribution de concessions avec apportfinancier ou fondees sur d'autres formules similaires pour la mise en place ou le fonctionnement d'installationspubliques par le secteur prive ? (Dans l'affirmative, indiquer la loi et en decrire les principales dispositions)Non, il n existe pas de textes traitant des contrats d'affermage, de concession qui se font au cas par casL'article 2 du codedes marches donnant la definition des marches publics ne mentionne pas les contrats de ce type, bien que ces contratsportent sur des sommes importantes ayant des consequences importantes durant des dizaines annees.

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BASES DE LA TRANSPARENCE

1. La diffusion publique des textes de lois sur la passation des marches est-elle exigee ?Oui, les textes reglementaires regissant la passation des marches publics font l 'objet d 'une publication au Journal Officielde la Republique du Mali.

2. Les marches doivent-ils obligatoirement etre consignes dans des registres ?Oui, tous les marches attribues sont enregistres au Secretariat General du Gouvernement. La DGMP conserve a sonniveau, dans un sy,stme informatise, tous les avis qu'elle aformules au cours de la passation des marches.

3. L'ob ligation de publicite concernant les possibilites de marche est-elle adequate ?Oui, I'article 28 du code des marches publics prevoit -- et cela est applique -- que l'avis d'appel d'offres soit, dans tous lescas, porte a la connaissance du public par une insertion dans une publication habilitee a recevoir des annonces legales,dans un journal a grande diffusion, ainsi que, eventuellement, par affichage ou par d'autres moyens de publicite.

4. Les obligations eventuelles concernant I'ouverture publique des plis sont-elles appropriees ?

Oui, I'article 39 du code des marches publics prevoit - et cela est applique -- que les offres soient ouvertes par lacommission ad hoc a la date fixee en presence des candidats et d'un representant de la DGAP. Toutes les offres sont luesautomatiquement en seance d'ouverture - sauf a I'AGETIPE oiu certaines offres ne remplissant pas les criteres deconE2o snt 6cart6es en sgance douverture

5. Les negociations apres Ilouverture des plis ou I'attribution du narch6 sont-elles g _neralement interdites?Oui, les negociations ne peuvent concerner que la mise au point du projet de marche, toutefois la revue a observe des cas

oui des entites (surtout dans le secteur parapublic) font une interpretation tres large de ce concept et entrent ennegociations apres designation de l'attributaire.

6. Les regles appliquees a la passation des marches negocies, eventuellement, permettent-elles un processusequitable et transparent ?Oui, dans le cas d'un marche par entente directe avec consultation informelle prealable, le choix de I'attributaireprovisoire du marche s 'effectue sur la base d 'un dossier gcrit sommaire qui fixe les specifications techniques, le moded'attribution et les termes du marche qui sera passe. II en est pas de meme pour les marches par entente directe (gr6 agre) pour lesquels les negociations ne sont pas particulierement transparentes; or les marches de gr6 a gre representaient,en 1996, 46% des marches finances sur le budget national.

7. Les conditions d'utilisation des diverses methodes de passation des marches sont-elles clairement etablies ?Oui, le code des marches ne pourrait pas etre plus clairement pour etablir les conditions d'utilisation des diversesmethodes de passation de marches.

8. Y-a-t-il obligation de rendre publique I' attribution des marches ?Non, a part pour 1'AGETIPE qui procede automatiquement a un affichage de l'attribution des marches, il n'y a pasobligation de publication des attribution de marches. Dans le cas de l'adjudication, 1'attribution du marche se faitpubliquement.

9. Les conditions regissant la garantie d'offre et la garantie de bonne execution sont-elles claires etsatisfaisantes ?Oui, le code des marches ne pourraitpas gtre plus clair - voir articles 47, 48 49 et 50.

10. Les conditions a remplir, eventuellement, par les soumissionnaires pour etre selectionnes sont-elles equitableset transparentes ?Oui. Le code des marches prevoit que les criteres d'evaluation des offres aussi bien que les criteres de qualification dessoumissionnaires soient enonces dans le DAO.

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11. Les conditions dans lesquelles se deroulent l'examen preliminaire et l'6valuation des offres favorisent-elles unprocessus juste et transparent ?Le code des marches publics prevoit les dispositions requises,par contre, dans la pratique, l'elimination insuffisammentjustifies des offres pour des motifs de non conformite ou de non qualification aboutit parfois a des situations qui manquent

de transparence.

12. Existe-t-il des regles a appliquer en cas de conflit d'inter& ? Sont-elles appliquees ?Oui, les DAO prevoient les cas de conflit d'interat, mais le code des marches publics n'en fait pas mention. Par contre, lestatut general des fonctionnaires (Decret No 89-213) fixe les cas de conflit d'int6ret des fonctionnaires ayant des interets

de nature Li compromettre son independance dans une entreprise soumise au controle de son administration ou en relation

avec celle-ci - voir article 11.

CRITERES DE RESPONSABILISATION DES FONCTIONNAIRES

CHARGES DES ACHATS

1. Existe-t-il un code de d.ontologie fonde sur des principes g6neralement accepts ?Il existe une serie de dispositions concernant la deontologie des acheteurs publics.

L 'article 89 du code des marches determine lesfautes reprochables aux agents publics et se r6fere au code penal en ce qui

concerne les sanctions.Le code penal malien -- articles 93, 94 et 95 -- definit d'une maniere tres precise la concussion et fixe des sanctions tresdures pour tout intervenant.La Loi No 82-39/AN-RM portant repression du crime d'enrichissement illicite permet d'interpeller toute personne dontl'etat de fortune est presume illicite.Le Decret No 89-213 determine les activites privees lucratives interdites aux fonctionnaires.

2. Les soumissionnaires ont-ils suffisamment acces aux procedures de revision administrative et judiciaire ?Oui. Par exemple en 1998, les recours administratifs ont conduit ea des redressements dont le montant s'eleve jusquda

quatre milliards de FCFA. Le probleme repose entierement sur 1'efficacite, la rapidite et l'integrite de l'appareil

judiciaire.

3. I'Etat procede-t-il a des audits de la gestion de la passation/ de 1'ex6cution des marches ? (Indiquer qui est encharge et quelle est la frequence de ces audits)Les' differents projets et les structures etatiques sont soumis a des audits p&riodiques financiers par des auditeurs externesen ce qui concerne les projets et par des services de controle de I 'Etat en ce qui concerne les structures administratives,mais a part les projets confies Il'AGETIPE gui sont soumis a des audits techniques portant sur la passation des marches,les projets ou programmes ne sont pas soumis a des audits de la gestion et de 1 'execution des marches.

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Annexe B - Pratiques commerciales

1. Le flux des echanges commerciaux est-il generalement perSu comme etant efficace ?

Les flux des echanges commerciaux sont generalement per,us comme etant efficaces. Toutefois, ils pourraient etreameliores par la mise en place d'un systeme de facilitation des echanges (trade facilitation): par exemple donner lapossibilite a un operateur de lever une intention globale pour un marche, sans preciser la totalite des positions tarifaires,car au moment du d6douanement, ces positions seront determinees par la Douane. L'acces sur reseau internet pourrait

etre encourage au niveau gouvernemental plus qu'il ne Pest actuellement.

2. La pratique des echanges compenses est-elle utilisee ? Pour quel pourcentage du total des echanges d'un pays ?Pour quels produits ?

La compensation financiere est d 'usage, la pratique des echanges compenses par produits n 'est pas encore utilisee.Toutefois, il y a eu des suggestions de la part de certains pays -- par exemple l'IRAN pour echanger le petrole contre de lanourriture).

3. Le personnel local a-t-il une bonne connaissance de la planification des importations et des proceduresd'importation, ainsi que des documents d'expedition et autres documents commerciaux ?

On peut dire que le personnel local (operateurs economiques) a une bonne connaissance de la planification desimportations et des procedures d 'importation ainsi que les documents d 'expedition et autres documents commerciaux. Caril est largement implique dans I 'elaboration du programme national annuel import-export (Programme L 'd) qui est lereflet de leurs besoins. En cas de besoin, il peut s 'adresser 4 la Douane, a la SGS ou a la Direction Nationale des AffairesEconomiques pour obtenir les informations necessaires ai leurs activites.

4. Les marchandises doivent-elles repondre a des normes nationales, ou les normes reconnues a l'echelleinternationale (BS, ASME, API, ISO, etc.) sont-elles egalement acceptees ?

Les marchandises doivent repondre a des normes nationales si elles sont spgcifiMes dans la reglementation malienne. Et lesnormes reconnues a I 'echelle internationale sont acceptees mais les moyens pour les mettre en oeuvre sont tres modestes.

5.1 Si des normes nationales sont habituellement appliquees, les informations les concernant sont-elles facilementaccessibles aux soumissionnaires etrangers ?

Les soumissionnaires etrangers peuvent avoir facilement acces sur INTERNET aux informations concernant lesprocedures d 'importation au Mali a travers une base de donnees pour exportateurs (data sheet of exporters) et disponibledans tous les bureaux SGS a travers le monde.

5.2 Des licences/certificats peuvent-ils etre obtenus rapidement et A un couit modique ?

Les licences/certificats sont delivres dans un delai maximum de 24 heures a cout tres accessible.

5.3 Les procedures douanieres sont-elles dans l'ensemble transparentes et efficaces ?

Les procedures douanieres sont dans I 'ensemble transparentes et efficaces: rapidite dans la procedure de dedouanementet la bonne connaissance de la procedure par les operateurs. Mais comme souvent les importateurs n'ontpas toujours desdocuments requis par le depot d'une declaration en douane par leur transitaire, une negociation s'engage avec l'inspecteurdes douanes accredite pour suppleer I 'absence de documents par des methodes peu transparentes.

6.1 Existe-t-il des laboratoires nationaux d'analyse?

Il existe des laboratoires nationaux d 'analyse tels que celui de la Sante et le Laboratoire Central Veterinaire, le CNEREXet LABOGEC pour les Travaux Publics, et le Laboratoire des Mines et Hydrocarbures.

6.2 Les normes de garantie de qualite ISO 9000 sont-elles egalement appliquees ?

Les normes de garantie de qualite ISO 9000 sont en principe acceptees.

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7. Decrire les conditions d'enregistrement et d'obtention de licence imposees pour les produits pharmaceutiqueset les vaccins ?Les conditions d'enregistrement et d'obtention de licence pour les produits pharmaceutiques et les vaccins sont les

suivantes:

- Etre agree par les autorites competentes (droit d 'exercer),

- Avoir un emplacement agree,

Pour l 'importation des produits pharmaceutiques, il faut etre muni d 'un visa delivre par une commission nationale. Laprocedure est la suivante:

Un decret de 1978 gere les visas pharmaceutiques. Un nouveau dckret datant de 1995 distingue:

1- Les specialites (vaccins) pour lesquelles un dossiers technique ('toxicologique doit erefourni de meme que le paiementd'un droit d'enregistrement de 1000. 000 cfa en cas d'importation d'un nouveau vaccin.

2- Les medicaments genriques en D. C.I. (denomination commune internationale). Un dossier analytique doit etre fournipour le contr6le de qualite. Un doit d 'enregistrement de 50.000 cafest exige par tout nouveau ((DCI)>.

3- Les medicaments traditionnels ameliores (AA).

Ce sont des recettes a base de plantes africaines concernant les troubles digestifs principalement. Un dossier techniqueallege estpresente et un droit d 'enregistrement de 10.000 cfa est exige.

L 'homologation des medicaments se fait par le canal d'une commission nationale qui se reunit une fois par trimestre etqui sur avis motive du Ministre charge de la Sante prend la decision d 'homologuer valable pour 5 ans.

L'importation des medicaments est libre par le canal des grossistes agrees. Une licence d'exploitation delivree par leMinistere de la Sante est delivree a une dizaine de grossistes dont 3 ou 4 sont bien organises.

L'importation des medicaments est sujette ta verification SGS avant embarquement Les professionnels de la santeconsiderent que cette inspection est inutile car les medicaments generiques DCI sont exoneres de droits et taxes a l 'importmais ils oublient un peu les missions annexes confi&es par le gouvernement a la SGS a savoir la verification s'effectueegalement sur les conditions de detention des medicaments dans les magasins des grossistes... Des prelevements ont lieu etdes examens sont effectues avec resultat communique au bout d 'une vingtaine de jours.Une centrale d'achat des medicaments sorte de pharmacie d'approvisionnement d'appartenance gouvernemental (PPM)gere sans exclusivite I 'importation des substances de reference en lan9ant regulierement des appels d 'offre avec des delaisd 'execution tres lents de l 'ordre de 9 mois a un an.

8. Une verification est-elle prevue avant expedition ? Se deroule-t-elle selon des pratiques generalementacceptees ?Le Gouvernement du Mali a signe avec la Societe Generale de Surveillance (SGS) une convention renouvelee en juillet1995, portant sur la verification des marchandises avant leur embarquement. Cette convention fait I 'objet du Decret n°89-196/P-RMdu 15juin 1989.

Cette verifi cation porte sur la quantite, la qualite, les prix a I'exportation, ainsi que les positions tarifaires desmarchandises embarquees a destination du Mali dont la valeur est egale, superieure a 3 millions defrancs CFA.

9. Qui est charge des inspections avant expedition ? (Decrire les procedures de selection)La Societe Generale de Surveillance est mandatee par le Gouvernement du Mali a effectuer les inspections avantembarquement.

La procedure d 'inspection est la suivante.

=> La transmission par la Direction Nationale des Affaires Economiques a) la Societ Generale de Surveillance del'ordre d'inspection (intention d'importation) qui le transmet a son tour par telematique au bureau affilie de laSociete Generale de Surveillance dans le pays du vendeur/fournisseur.

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A Apres reception de I 'intention d 'importation, le bureau SGS dans le pays du vendeur, fait parvenir automatiquementa ce dernier un formulaire de demande d 'informations (RFI). Si une inspection urgente est requise, il est possible auvendeur de contacter SGS sans attendre leformulaire RFI.

=> L'inspection physique a lieu sur les lieux de production et/ou dans les entrep6ts du vendeur ou au portd 'embarquement selon la nature des marchandises.

=> La comparaison des prix est realis&e sur la base d'informations de sources variees (les prix d'expeditionscomparables, les informations provenant du marche local, des listes des prix publies et des rapports de publicationsspecialisees).

=> Afin de permettre I 'emission de I'attestation de verification le bureau affilie SGS envoie un rapport d 'inspection aubureau de liaison de Bamako qui permettra Li ce dernier d 'imprimer l 'attestation sur place.

10. Les marchandises sont-elles egalement inspectees couramment a leur arrivee ? Les inspections obeissent-elles ades pratiques etablies (a savoir, sont-elles effectuees par des experts independants affectes a cette tache par unetierce partie) ?Les marchandises sont inspectees quantitativement a leur arrivee par la Douane, ai travers les operations de visite. (Pourplus de details voir rapport CPAR Mali Volume 2).

11. Existe-t-il des signes d'une entente illicite sur les prix dans les adjudications publiques?C'est tres difficile ai verifier. Ces ententes pourraient exister notamment dans les cas de marches de gre a gre qui sontassezfrequents.

12. Les fournitures sont-elles souvent decrites de facon inexacte sur les factures ?nI peut arriver que les fournitures soient decrites de fa,on inexactes. Exemple dans une facture se rapportant a desTeleviseurs, on peut trouver la mention televiseur, sans preciser s7il s'agit d'un televiseur couleur ni la dimension. C'estaussi vrai pour les vehicules importes par le secteur prive faisant l'objet de marches d'Etat (voir details dans le volume 2).

13. Y-a-t-il des signes qui indiquent que les documents d'inportation contiennent des informations inexactes ?II existe parfois dans les documents d'importation des signes qui indiquent des informations inexactes. S'il s'agit desdocuments emis par la SGS, ,a ne peut etre que la valeur qui soit contestee ou l'imputation douaniere. S'il s'agit desfactures du fournisseur, c'est a la SGS de decouvrir les anomalies qui peuvent tres bien exister notamment sur la valeur etla description de la marchandise.

14. Y-a-t-il des signes de toute autre infraction aux regles commerciales dans la passation des marches publics ?Oui. Le manque de transparence et l'opacite des decisions d'attributions de marche. (Voir volume 2).

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Annexe C - Systemes financiers

1. Les banques emettent-elHes des Lettres de credit ?

Oui.

2. Dans 1'ensemble, les banques sont-elles solvables ?Oui, mais elles sont tres surveillees et encadrees par la Banque Centrale.

3. Le pays peut-il offrir des garanties d'offre, de bonne execution et de paiement anticipe ?Oui. (Voir details dans le volume 2).

4.1 Les conditions exigees pour l'octroi de garanties d'offre et de bonne execution aux fournisseurs/entrepreneurslocaux sont-elles raisonnables ?Les banques locales peuvent produire des cautions de soumission (taux environ 2,5%), de bonne execution (taux environ

5%), et d'avance de demarrage (taux inferieur a 6Y), ai la condition que le marche soit nanti, ou apres blocage d'une

somme equivalente aux cautions accordees. Le taux commercial pour obtenir une ligne de credit est d'environ 12,5%,proche du taux d'usure qui est de 13%. Par contre, certains clients beneficient de lignes de cautions sans garanties

precises lorsqu'ils beneficient d'une reputation bien etablie aupres des banques.

4.2 Des garanties conditionneUies sont-elies autorisees?Non.

5. Les fournisseurs/entrepreneurs/consultants locaux ont-ils raisonnablement acces au credit ?

Non. Ce point est crucial et provient du fait que les banques maliennes sont avant tout des banques commerciales et nond'investissement

6. Les agents d'execution peuvent-ils obtenir des autonsations budgetaires pour les paiements de marchesarrivant a echeance au-deli de P'annee budgetaire en cours ?Oui des douziemes provisoires sont votes sur presentation du Ministre des Finances pour autoriser le paiement desdepenses au cours du ler trimestre de l'annee suivante.

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Annexe D - Procedures du secteur public pour les passations de marche defournitures/travaux

ORGANISATION

1. 1 Des regles differentes s'appliquent-elles aux marches de fournitures, de travaux et autres ? (Dans I'affirmative,decrire)Oui, le code des marches prevoit des dispositions particulieres pour les services de consultants -- article 37. Les Cahierdes Clauses Administratives Generales (CCAG) applicables aux marches de fournitures, et celui applicable aux marchesde travauxfont l'objet d'Arretes separes -- No 97-1879 et No 97-1595.

1.2 Les differents types de marche sont-ils administres par differents organismes ?Tous les types de marches sont soumis au contr6le unique de la DGAP. A part les CCAG qui sont differents, les regless 'appliquent aux marches defournitures et travaux en relation avec les montants des marches.

=> Pour les montants < 10 millions: Gre a gre effectue par la DAF

=> Pour les montants > 10 millions: Appel d'offres qui peut etre restreint ou ouvert, local ou internationaladministre par la DAF, mais avec I 'approbation de la DGMP sur les TDR, DAO, le rapport d 'adjudicationet le march6.

2. La delegation de pouvoirs en matiere de passation de marche est-elle satisfaisante ? (autrement dit, il n'est pasnecessaire d'obtenir d'approbations d'un trop grand nombre d'echelons ni de recourir a des procedures tropcomplexes)Le circuit d'approbation des marches publicsfixs par Arrete No 97-1037prevoit:

> Le projet de marche est examine par la DGMP quelque soit le montant du marche (15 jours).

=, Le marche signe par le titulaire et l 'autorite contractante est ensuite soumis au visa du Contr6le Financier (10 jours).

Le marche signe est ensuite approuve sous huit (8) jours par:

=> La DGAP pour les marches de travaux etfournitures: 10M < Montant < 250 MFCFA

=> La DGMP pour les marches de consultants: 10M< Montant < 75MFCFA

= Le Ministre des Finances pour les marches de travaux etfournitures: 250 < Montant < I OOOMFCFA.

=> Le Ministre des Finances pour les marches de consultants: 75 M < Montant < 750 MFCFA.

=> Le Conseil des Ministres pour les marches de travaux etfournitures d 'un Montant > 1000 MFCFA.

=> Le Conseil des Ministres pour les marches de consultants d 'un Montant > * 750MFCFA.

Ensuite il est procede:

=>* I 'enregistrement au Service des Domaines auxfrais du Titulaire,

=> a 'enregistrement au Secretariat du Gouvernement, et

= i la num&rotation par la DGMP.

La plupart des marches sont signes, vises et approuves dans les delais impartis-en moyenne un mois -mais il n 'en reste

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pas moins que le processus est relativement complexe, ne faisant pas appel a un systeme informatise pour la transmissiondes documents, la formulation des avis et la numerotation des marches, et que la delegation de pouvoirs ne s'appliquequ'aux marches de montants relativement.faibles. Cependant, il faut noter que le nombre de marches soumis auxapprobations au Conseil des Ministres ne correspond en fait qu'a deux contrats par mois -- ce qui reste une chargeacceptable.

La delegation de pouvoirs en matiere de passation de marche est satisfaisante dans le cas de I 'AGETIPE. Cette procedurenefait pas appel a un grand nombre d'echelons d'approbation ou a des procedures complexes, mais plut6t Li des audits etcontrole ii posteriori.

3. Les seuils a partir desquels s'exercent les differentes procedures de passation de marche sont-ils regulierementactualises ?L'actualisation des seuils des differentes procedures de passation de marche se fait par Arretes, n'impliquant pas unerevision du code des marches publics. A titre d 'exemple, il y a eu deux revisons au cours des cinq dernieres annees et unetroisieme est en cours. En somme, on peut dire que le Mali procede a des actualisations d 'une maniere reguliere, lorsquele besoin s 'en fait sentir.

4. Les organismes chargEs de la passation des marches disposent-ils de mecanismes internes de contr6le dequalite ?Les entites contractantes doivent adresser a la DGMP, pour contr6le de qualite, les Dossiers d 'Appel d 'Offres (DAO), lespropositions d'attribution des marches et les projet de marches. Certains services techniques -- comme la DATP, laDNUC, et I 'AGETIPE -- possedent en plus des mecanismes internes de contr6le de qualit- .

5. Existe-t-il un ensemble qualifie et competent de professionnels de la passation des marches, et sont-ilsregulierement informes des revisions des regles et des seuils, et de toute autre question ayant un rapport avec leursresponsabilites ?Il est difficile de pretendre qu 'il existe un corps de professionnels qualifies de la passation des marches pour la raisonprincipale que cette fonction n'existe pas dans les cadres organiques des departements contractants. A part le personnelde la DGMP qui a acquis une qualification dans ce domaine, d 'autres fonctionnaires ont subi egalement des formations,mais, leur plan de carriere tient rarement compte de cette competence. In en resulte un manque de capitalisation desformations et des experiences acquises dans la passation des marches.

La DGMP a pour r6le de diffuser les revisions des regles et des seuils et d 'organiser la formation des personnels de lafonction publique dans la passation des marches. Depuis sa creation, la DGAP a pu remplir ses obligations grdce aI 'appui de.financements exterieurs, car son propre budget ne lui permet pas de supporter les frais de formation. Son statutne lui permet pas non plus de pouvoir vendre aux Directions Administratives et Financieres (DAFs) des departementsministeriels des sessions de formation.

6. Le personnel charge de la passation des marches a-t-il l'experience de la passation des marches a l'echelleinternationale ?Un nombre tres limite du personnel charge de la passation des marches a I'experience des appels d'offres a I'echelleinternational. Le personnel des projets finances par la Banque mondiale, et quelques autres speialistes effectuentperiodiquement des stages de recyclage au niveau de la DGMP, ou aupres d 'autres centres exterieurs, mais cela ne touchepas plus de 30%4 du personnel de l 'Administration centrale, charge de la passation des marches, et rarement le personneldes DAFs.

7. La remuneration des professionnels de la passation des marches est-elle comparable a celle des autresspecialistes techniques du secteur public ? Indiquer la fourchette actuelle des traitements mensuels.II n 'y a pas de professionnel designe specialement pour la passahion de marches au niveau des services etatiques autre quela DGAP. Ces agents sont des fonctionnaires de I 'Administration et ne percoivent aucune autre indemnite en dehors deleur traitement mensuel. Ce cas merite une attention particuli&re.

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8. L'avancement professionnel est-il principalement fonction de facteurs et de resultats en rapport avec 1'emploi ?

nI n y a pas de plan de carriere dans la passation des marches. La gestion du personnel de I 'administration n 'est pasbasee sur les resultats.

9. Existe-t-il des programmes adequats de formation structuree et de formation en cours d'emploi pour lepersonnel debutant et pendant toute la carriere des professionnels de la passation des marches ?Il n'existe pas au Mali de cours, formation initiale ou en cours d'emploi sur la passation des marches delivres par desinstitutions deformation. La DGMP organise par contre des formations pour les fonctionnaires en modules de deux foiscinqjours sur des themes qui tentent de couvrir tout le cycle de la passahon des marches.

10. Existe-t-il d'autres possibilits deformation dans le pays qui sont actuellement utilisees ou qui pourraient I'etrepour completer les programmes administres par l'Etat ou les bailleurs de fonds ? (par exemple, universites etetablissements prives)II n 'existe pas d'autres possibilites deformation en dehors des programmes administres par la DGMP avec I'appui desBailleurs de Fonds -- surtout la Banque mondiale qui vient de mettre en place un Don Institutionnel comportant unimportant volet deformation.

11. Les programmes de formation passes ont-ils permis d'ameliorer la qualite ou la productivite des travaux depassation des marches ?Oui.

Les programmes deformation de la Direction Generale des Marches Publics (DGMP) ont permis d 'atteindre 300 cadressoit environ 30% des besoins en formation.

En considerant le cas de l'AGETIPE qui est un exemple parmi tant d 'autres. Sur 30% d'limination de plis a I 'ouvertureavant le volet formation, ce taux a e ramene a 4% apres le volet formation. D 'une maniere generale les programmes deformation ameliorent la qualite de passation de marches.

12. Y-a-t-il un personnel possedant des capacites adequates en matiere de gestion des marches ?Les programmes deformation a la Direction Generale des Marches Publics ontpermis d'atteindre 300 cadres.

En considerant le cas de IlAGETIPE qui est un exemple parmi tant d'autres. Sur 30% d'elimination de plis a I 'ouvertureavant le volet formation, ce taux a et ramene a 4% apres le volet formation.

D 'une maniere generale les programmes deformation ameliorent la qualite de passation de marches, soit au niveau de lapreparation des appels d'offres et evaluation des offres, soit au niveau de la preparation des offres par lessoumissionnaires.

14; L'administration des marches est-elle informatisee ? Des systemes sont-ils utilises pour le suivi des marches ?Avec queule efficacite permettent-ils de suivre les principales etapes du processus de passation des marches ?Certains services sont a un stade pousse d 'informatisation, tandis que d 'autres sont a leur debut d 'informatisation:

- cas de la DGMP et de I 'AGETIPE: informatisation poussde

- cas des TP: en voie d 'informatisation.

L 'informatisation de la DGAMP qui doit encore etre amelioree, devrait permettre a tres moyen terme, de suivre avec unegrande efflcacite les etapes du processus de passation des marches.

15. Est-il etabli une claire distinction entre les fonctions de passation des marches et de gestion desapprovisionnements ? Ces fonctions posent-elles des problemes Uies a la passation des marches publics ?

n y a en effet une claire distinction entre lesfonctions de passation de marches et de gestion des approvisionnements. Auniveau des DAF, il y a une section chargee de la comptabilite-mati&re, qui est differente des agents qui participent aupassation de marches. Mais, il n'y a pas une veritable gestion des approvisionnements, a part dans les societesparapubliques comme la CMDT.

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PROCESSUS - PLANIFICATION

1. Les unites chargees de 1'execution des projets disposent-elles d'un personnel adequat, possedant la formationvoulue en passation de marches, planification, programmation et estimations ?

Le personnel des unites chargees de 1'execution des projets a la formation requise en passation de marche, planifi cation,programmation et estimation. Des efforts importants ont et fait dans ce domaine, mais environ un projet sur trois auMali a acquis une experience suffisante en matiere de planifi cation etprogrammation.

2. La planification d'ensemble des marches complexes de fournitures, travaux et autres se fait-elle a un niveau dedetails suffisant pour permettre d'etablir une definition realiste du projet, des calendriers d'execution realisables etdes estimations precises des coukts ?La planifWcation d'ensemble de marches complexes de fournitures, travaux et autres se fait systematiquement a un niveaudetaille durant la preparation des projets, mais sa mise a jour n'est effective que dans environ 20% des projets. Parcontre, il n 'est obtenu que pour un projet sur trois une mise a jour et une gestion continue des calendriers d'execution. La

raison principale etant que le personnel d 'execution n 'est pas toujours en place au moment de la preparation du projet.Cette planification qui est necessaire doit permettre d 'etablir une definition realiste du projet, ainsi que des calendriersd 'execution et des estimations precises de couts. La mission residente s'est donne pour objectif, avec I'aide du specialistede la passation des marches recrute recemment a la mission residente, que tous les projets auront un systeme de

planification efficace avant lafin 1999.

3. Le travail technique et financier initial est-il suffisamment bien coordonne pour que les projets puissent comptersur la totalite des fonds juges necessaires, sur la base d'estimations de cofits precises, lors du demarrage destravaux ?Lapreparation technique etfinanciere estgeneralement adequate et bien coordonnee dans le cas des projetsfinances parla Banque mondial ou d'autres bailleurs defonds, et les projets ne connaissent pas d'experiencesfdcheuses oiu lesfondsmis en place se revelent insuffisants. La raison etant que les etudes necessaires sont effectuees surfinancement desfondsde preparation des projets. Par contre, il n 'en estpas de meme pour lesprojets surfmnancement national qui connaissentun pourcentage important d 'appels d 'offres infructueux, debouchant ensuite sur des marches de gre a gre. Dans ces cas,I 'absence d'etudes suffisantes ou de realisme conduisent a des negociations de marchespeu transparentes

Dans certains cas, le retard de demarrage du volet d 'un programme entramne des depassement des estimations initialesqui conduisent a reduire les quantites. Ces retards sont dus aux raisons suivantes:

=, lenteur dans la prise de decisions, et

=, lenteur dans la mise en place des credits -- parfois a cause du report de la vigueur des credits, lie auxconditionnalites que la partie beneficiaire ne remplit pas toujours suivant le planning etabli pour 1'execution duprojet. Ces facteurs pour la plupart du temps ont pour consequence la reactualisation des coats du projet ou larestructuration d'une composante. Ces cas sont de plus en plus rares depuis que I 'inflation locale et internationalene depasse pas 2-3%.

4. Des methodes appropriees sont-elles utilisees pour coordonner les multiples activites de passation de marcheque necessitent de grands projets (par exemple, la methode du chemin critique) ?Malgre la disponibilite de systemes informatises pour la gestion par la methode de chemin critique, encore peu de projetsutilisent ces systemes. Tres souvent les responsables de la passation des marches n 'ontpas acces a tous les documents duprojet ou ne sontpas incites a preparer des plans a moyen ou a long terme.

5. Les calendriers d'execution sont-ils generalement tenus pour les marches de fournitures, de travaux et deservices de consultants ? Sinon, quelle est la principale cause de derapage ? Est-il generalement laisse suffisammentde temps pour les examens/autorisations externes ?Les calendriers d ex6cution ne sont pas en general respectes pour les raisons suivantes:

z=> les acfions ne sontpas demarries a temps,

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=> la programmation est insuffisante ou les temps estims sontcontractes,

> I 'obtention des avis de non-objection entraine des lenteur, et

la lenteur dans la mise en place desfonds de contrepartie.

6. Les composantes des projets sont-elles convenablement groupees pour les besoins de la passation des marches ?Oui, en general les unites de coordination des projets gerent l1ensemble des marches destines ai plusieurs composantes.Toutefois, notamment dans le secteur de l'agriculture, d'autres approches beaucoup plus d&entralisees se mettent enplace recemment -- sur la pression des responsables de composantes ou des entites deconcentrees. Les resultats sont peuencourageants car ces projets rencontrent des difficult6s d 'ex6cution et des retards.

7. Les equipes chargees de la passation des marches procedent-elles regulierement a des etudes de marche pour setenir au courant des prix des travaux et des fournitures ?Non. Generalement, I'Administration se fie aux prix donnes par les entreprises dans de recents appels d'offres, parmanque d'etudes sur les sous-details de prix ou d'actualisation officielle de prix des marches au niveau deI 'Administration.

8. Les procedures et methodes de planification de la passation des marches des fournitures a renouveler sont-ellessatisfaisantes ? (a savoir, contr6le des stocks et prevision des besoins a venir, classification, codification, gestioncomptable et financiere, gestion des pieces detachees et systemes d'acheminement)

Non a part dans les entreprises bien gerees du secteur priveformel..

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PROCESSUS - DOCUMENTS DE PASSATION DE MARCEIE UTILISES

1. Existe-t-il des documents types pour les marches de fournitures et de travaux ? Les enumerer. D'autres modelessont-ils utilises pour les marches internationaux ? (dans l'affirmative, preciser)Oui, mais il sont tres peu dissemines et sont en cours de revision a la DGAIP qui vient de recevoir 1'appui d'un DonInstitutionnet de la Banque mondiale afin de lesfinalises apres avoir ete modernises.

Oui pour l'AGETIPE

2. Ces documents eventuels sont-ils facilement adaptables i des situations particuli6res ? (autrement dit, desmodifications peuvent-elles leur etre apportees par le canal d'une Fiche technique, du Cahier des clausesparticulieres du marche ou autres)

Actuellement ces documents sont adaptables ta des situations particulieres par modifications appropriees, mais il reste areorganiser les modeles pour I 'utilisation defiches techniques et de sections particulires liees aux sections standards -- cequi serafait avec I 'appui du Don.

3. Des documents differents sont-ils utilises pour les appels d'offres internationaux et nationaux concernant desmarches non finances par la Banque ?Oui. Les DAO standards des bailleurs sont utilis6s pour les appels d'offres internationaux tandis que les documentsnationaux sont utilises pour les appels d 'offres nationaux -- aussi bien pour les projetsfinances par la Banque Mondiale,que d 'autres Bailleurs de Fonds.

4. Les instructions a l'intention des soumissionnaires fournissent-elles tous les renseignements necessaires pourpermettre de preparer des offres conformes et de bien comprendre les criteres d'evaluation et leur methoded'appfication ?En general et en principe oui. Les problemes rencontres sont dans la facon de definir les criteres de qualification ou lescriteres d'evaluation des offres.

5. Les instructions i i'intention des soumissionnaires figurant dans les documents utilises pour les appels d'offresinternationaux concernant des marches non finances par la Banque fournissent-ils d'autres informationsnecessaires, telles que les criteres d'admissibilite, les criteres d'evaluation des offres, la langue et la monnaie utiliseesdans la presentation des offres, le choix d'une monnaie commune pour l'evaluation, l'origine et la date du taux dechange, etc. ?Oui, mais les DAO nationaux meritent d'etre ameliores dans ce sens.

6. Les conditions du marche sont-elles equitables ? Assurent-elles un traitement satisfaisant de la plupart desquestions juridiques importantes et une protection adequate du Gouvernement sans exposer les soumissionnaires aun risque excessif ? (i cet egard, il convient d'examiner les documents utilises pour les appels d'offres tantinternationaux que nationaux.)

Oui. Le seuls domaine ou les entreprises nationales se plaignent du manque d'equite reside dans les difficultes d 'acces ades cautions bancaires.

7. Des modeles de formulaires et d'autres sections appropriees des documents sont-ils fournis ?

Oui.

8. Des modeIes types de bons de commande sont-ils utilises pour les achats par consultation de fournisseurs ?

Oui.

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PROCESSUS - PRESELECTION

1. Est-il procede a une preselection lorsque les conditions le justifient ? Quels sont les types de marches pourlesquels a lieu une preselection ? Travaux ? Fournitures ? Les deux ?nI y a preselection pour les travaux aussi bien que pour les fournitures pour les operations complexes et d'un montanteleve.L 'AGETIPE procede ai une classification des entreprises (petites et moyennes) et des bureaux d 'tudes plut6t qu 'a despreselectionsformelles au caspar cas.

2.1 Le processus de preselection est-il equitable et transparent ?Oui. Normalement lorsqu'il est fait appel a une preselection, c'est pour des projets finances par des bailleurs et lesdossiers types sont utilises.

2.2 Les decisions sont-elles prises rapidement ?

Oui.

Des entreprises erangeres sont-elles autorisees i se presenter ?

Oui.

3. Existe-t-il des documents types de preselection ? Indiquent-ils clairement et de fa,on detaiflee toutes lesconditions a remplir pour que l'offre soit conforme et qu'elle reponde aux conditions de selection ? Des informationsfinancieres sont-elles demandees et analysees pour evaluer la capacite financiere d'execution des marches ?

Non. Ce sont les dossiers des bailleurs qui sont utilises. Seule lAGETIPEpossede un dossier type pour la classificationdes entreprises (petites et moyennes) et des bureaux d 'etudes qui contient des criteres de qualification. Ce dossier figuredan le manuel de procedure de I 'Agence.

4. Les entit6s contractantes s'assurent-elles avant d'attribuer le marche que le soumissionnaire retenu continuede repondre aux conditions de preselection ?Oui, par application des principes des bailleurs -- notamment la Banque mondiale.

5. Les entrepreneurs ou fournisseurs sont-ils tenus d'avoir un representant local pour pouvoir presenter une offrede fournitures ou de services ?

Oui pour les appels d 'offres nationaux. Cette condition n 'estpas obligatoire pour les appels d 'offres internationaux et/oupour des acquisitions de biens et de services n 'existantpas au Mali.

6. Les entites contractantes tiennent-elles des listes a jour des fournisseurs et entrepreneurs qualifies et desinformations commerciales i jour sur les biens couramment achetes, y compris les piees detachees et les biens deconsommation ? La performance des fournisseurs et entrepreneurs est-elle regulierement evaluee, et existe-t-il deslistes permanentes de fournisseurs ou entrepreneurs << preselectionnes >>, et ces listes sont-elles tenues a jour etmodifiees sur la base de ces informations ? De nouveaux venus peuvent-ils se porter candidats et etre selectionnes ?Des listes djour desfournisseurs et entreprises qualiJis ne sontpas tenues -- ai part dans le cas de I 'AGETIPE.

Dans le cas de I 'AGETIPE, les nouveaux venus peuvent etre candidats Li la classification. Lafrequence de ces mises a jouret les criteres de qualification restent toutefois un point a surveiller de pres.

PROCESSUS - PUBLICITE

1. Les march6s attribues sur appel d'offres font-ils l'objet d'une publicite ? Indiquer ou. Des regles differentessont-elles appliquees pour les marches de fournitures et de travaux ?

Les marches attribues sur appel d 'offres que cela soit des marches de fournitures ou de travaux font l'objet d 'un avisd 'appel d 'offres dans lesjournaux nationaux et internationaux suivant les cas.

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PROCESSUS - COMMUNICATIONS ENTRE LES SOUMISSIONNAIRES

ET LES ENTITES CONTRACTANTES

1. Les demandes d'eclaircissements reSoivent-elles une reponse rapide et complete par ecrit ?

Oui, rapidement et par ecrit.

2. Les eclaircissements, les proces verbaux de reunions preparatoires eventuelles et les changements apportes auxdocuments sont-ils rapidement communiques i tous les soumissionnaires eventuels ?

Oui.

3. Les soumissionnaires disposent-ils d'un delai suffisant pour reviser leurs soumissions en fonction desmodifications apportees aux documents ?

Oui, au moins dix (10) jours ouvrables.

4. Les entites contractantes tiennent-elles un enregistrement exact de toutes les communications avec lessoumissionnaires (avant et apres la date limite de soumission) ?

Oui, normalement.

5. Des communications sont-elles echangees entre les entites contractantes et les soumissionnaires, en dehors desdemandes d'eclaircissement d'une offre presentees par le Comite d'evaluation ?

Non, mais ta loccasion de plaintes d'un soumissionnaire, il ressortparfois que par manque de confidentialite des elementsd'informations sont echanges avec les soumissionnaires qui ont acces aux offres des concurrents ou des projets de rapportd'evaluation des offres.

6. Indiquer toutes eventuelles differences entre le traitement des demandes d'eclaircissement adressees pour desoffres de fournitures ou de travaux.

Pas de difference.

PROCESSUS - RECEPTION ET OUVERTURE DES PLIS

1. Les offres recues avant la date limite sont-elles gardees en lieu sfir ?

Oui. L 'Administration a une grande tradition dans ce domaine qui ne presente normalementpas de probleme.

2. L'ouverture des plis est-elle publique ?

Oui.

3. Les ouvertures publiques des plis, eventuellement, se deroulent-elles en un endroit specifie, peu apresI'expiration de la date limite de soumission ? En general, combien de temps aprs ?Les ouvertures publiques des plis se deroulent dans un lieu specifie qui est mentionne dans les journaux nationaux etinternationaux en meme temps que la publication de I 'avis d 'appel d'offres. Normalement, la date et I'heure d'ouverturedes offres est la mime que pour la date limite de remise des offres.

4. Les procedures d'ouverture des plis suivent-elles d'une fason generale la pratique decrite dans les directives dela Banque ? Quelles sont les informations dont il est donne lecture ?

Oui. II est donne lecture des pieces demandees et des offresfinancieres. Ce n 'etaitpas le cas avant 1995, mais desormaisle nouveau code des marches est clair sur ce point.II reste a s'assurer de son application, car durant des decennies lesoffres financieres des plis juges non recevables sur le plan administratif etaient ecartees sans que les offres financierescorrespondantes soient ouvertes, et il reste des poches de I 'Administration oiu ces pratiques subsistent dans la pratique.

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5. Est-il etabli un proces-verbal de l'ouverture des plis ?

Oui. Le prohkme est la lenteur d'gtablissement et de signature de ce proc~s- verbal.

6. Les procedures d'ouverture des plis sont-elles differentes selon qu'il s'agit de marches de fournitures ou detravaux ?

Non.

PROCESSUS - EXAMEN ET EVALUATION DES OFFRES

1. Les evaluations sont-elles effectu_es par des comit6s d'6valuation qualifies?

Oui. n reste a verifier que pour des missions complexes - notamment pour les services de consultants - les evaluateurssoient qualifies dans le domaine concerne.

2. Des comites d'evaluation sont-ils nommes de facon ad hoc pour chaque evaluation ?

Oui.

3. La conformite des offres est-elle determinee sur la base des exigences en mati-re des documents et de l'usage ?

Oui. nl subsiste un problme lie a lexigence de l'Administration qui doit etre recevoir lF&vidence de la situation d'uncandidat national vis a vis de ses obligations fiscales et lapreuve du paiement des charges sociales pour que son offre soitdeclaree recevable etpuisse etre examinee. Cette regles ne s'applique pas pour les soumissionnaires etrangers.

4. Les offres sont-elles evaluees minutieusement et en fonction des criteres speifies dans les documents ?Oui, en principe. Parfois certaines commissions introduisent des criteres apres l'ouverture des offres.

5. Le choix du soumissionnaire retenu pour 1'execution du marche est-ihniquement fonction des criteres enoncesdans les documents ? Sinon, quels sont les autres facteurs pris en compte ?Oui. Le probleme reside normalement dans le rejet de certaines offres pour non conformite sans que soient clairementenonces les raisons de ce rejet.

6. Les evaluations se terminent-elles normalement avant I'expiration du delai de validite des offres ?

Oui.

7. Est-il etabli des rapports d'evaluation des offres fournissant tous les renseignements essentiels (c'est-a-diredecrivant clairement et de facon detaillee le processus d'evaluation, y compris les raisons du rejet d'une offredeclaree non conforme, I'application des criteres d'evaluation enonces et la verification que le soumissionnaireretenu repond aux conditions requises) ?

Rarement. I reste i faire un effort considerable de formafion dans ce domaine.

8. Indiquer toutes differences dans la procedure de passation des marches de fournitures et de travaux.

Pas de difference.

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PROCESSUS - ATTRIBUTION DU MARCHE ET ENTREE EN VIGUEUR

1. Les marches doivent-ils etre attribues au soumissionnaire evalue e moins-disant dont il a. e etabli qu'il etaitqualifi pour executer le marche de facon satisfaisante ?

Oui, mais it s'agit de l'offre evaluee la moins disante en utilisant eventuellement les autres criteres annonces dans leDAO.

2. Des negociations ont-elles lieu avec les soumissionnaires avant ou apres la selection ?

Normalement non, mais la pratique montre que des negociations ont lieu avec les soumissionnaires apres la selection. IIreste tzfaire comprendre la difference entre la mise au point du marche et des negociations.

3. Le Gouvernement doit-il donner d'autres approbations avant P'entree en vigueur du marche ?

Oui. It est obligatoire d'obtenir une seule approbation (Ministre des Finances ou Conseil des Ministres selon lesmontants) et des visas.

4. Une garantie de bonne execution d'un montant approprie est-elle exigee ?Oui.

5. Indiquer toutes differences dans la procedure de passation des marches de foumitures et de travaux.

Pas de diffirence.

PROCESSUS - ADMINISTRATION DES MARCHES

1. Est-il utilise des systemes manuels ou informatises de suivi de la passation et/ou de l'execution des marches ?

Oui, un systeme informatise est en place a la DGMP et sera ameliore dans le cadre du Don Institutionnel de la Banquemondiale qui vient d'etre accorde.

2. Les fournisseurs et les entrepreneurs sont-ils generalement payes dans les delais prevus ? Quel est le delainormal entre la presentation de la facture et le dernier paiement ?Ces delais dependent dufinancement. Par exemple, la moyenne est la suivante:

z BOAD: 2 i 3 mois

= BID : 2 a 4 mois

'> Banque Mondiale: I mois maximum

=> Budget National: 2 mois.

3. Existe-t-il des procedures appropriees pour suivre la livraison des fournitures, des travaux et des services etpour verifier les quantites, la qualite et la ponctualite des livraisons ?Oui en general pour les travaux, mais non pour les fournitures. Les commissions de rception de fournitures doivent etrecomposees systematiquement d'un personnel qualifie et independant.

4. Les amendements ou modifications apportes aux marches sont-ils traites promptement et selon les conditionsdu marche et l'usage ? (par exemple, les amendements sont notifies et confirmes par ecrit, les ordres demodification de travaux sont evites, etc.)

Oui.

5. Les entites contractantes essaient-elles normalement de bonne foi de resoudre les desaccords par desnegociations officieuses avant de recourir a des mesures formelles de reglement de differends ?La solution e I 'amiable est d 'abord essayee pour resoudre les desaccords entre les entites contractantes..

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6. Si cette tentative echoue, les differends sont-ils traites conformement aux conditions du marche ?

Oui. It estfait recours aux mesuresformelles de reglements de differends prevues dans les marches.

7. Les reclamations de fournisseurs et d'entrepreneurs sont-elles traitees equitablement sur la base de lareconnaissance des obligations conferees aux deux parties par le marche ?Oui. Le probleme est d 'assurer une expertise suffisante au niveau des tribunaux. Le principe d 'utiliser un conciliateur estmal connu.

8. Les marches de travaux sont-ils supervises par des ingenieurs independants ? Un employe de I'entreprise fait-ilparfois fonction d'ingenieur ?Les marches de travaux sont supervises par des bureaux d'etudes et de contr6le agissant pour le compte de'Administration.

9. Les responsables de la gestion/administration des marches ont-ils les qualifications requises pour resoudre lesproblemes en temps voulu et faire face a des conditions imprevues pouvant apparaitre pendant la duree dumarche ? Decrivent-ils de facon suffisamment detaillee toutes les decisions prises au titre du marche ?

En principe oui. par contre, la notification des decisions attend parfois lafin des marches.

10 Les recours ne sont-ils invoques qu'a bon escient et conformement au marche ?

Oui.

11. Les marches sont-ils generalement menes a leur terme dans les delais et dans les limites du prix approuve aI'origine, ou les depassements de couit et de delai sont-ils frequents ? Seulement pour certains types de marche ? Desprocedures equitables de reception definitive sont-elle utilisees et des certificats delivres en temps utile ?Les marches sont generalement menes a leur terme dans les limites du prix approuve a l 'origine. Par contre les delaislimites ne sont pas toujours respectes compte tenu de plusieurs facteurs (deblocage de fonds, processus obtentionexoneration, mise a disposition de site de chantier, etc..) Des procedures equitables de reception definitive sont en placeet les certif cats sont delivres a temps utiles.

12. Dans l'ensemble, les marches sont-ils administris d'une maniere juste et equitable ? (par exemple, l'acheteurou l'employeur accorde des delais lorsque des retards sont imputables a une reponse tardive de sa part; une honneteretribution est prevue pour couvrir les cofits additionnels causes par des erreurs de l'Acheteur ou de l'Employeur,etc.).Oui.

13. L'insuffisance ou l'exces d'inspection etlou le rejet abusif de fournitures, materiels ou methodes d'executiondes travaux sont-ils un probleme courant ?

Non.

14. La bonne execution d'un marche par le fournisseur ou l'entrepreneur est-elle couramment perturbee?Non, lorsque les terrains sont accessibles et les lieux de livraison disponibles, il n v a pas de probleme.

15. L'une quelconque des pratiques administratives impropres mentionnees ci-dessus est-elle imputable a unprobleme relevant du contexte local de la passation des marches ? Preciser.

Non.

16. Les marches de fournitures/travaux font-ils l'objet d'audits ? (Dans l'affirmative, en decrire la portee et lafrequence, et indiquer qui en est charge)Non. Les projets finances par la Banque Mondiale et d 'autres Bailleurs de Fonds sont audites mais I 'audit porte sur lagestion comptable etfinanciere, mais pas sous I 'angle passation des marches ou audit technique de son execution.

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PROCESSUS - TENUE DE REGISTRES

1. Pour les marches attribues sur appel d'offres, I'entite contractante tient-elle un dossier complet du processus,c'est-a-dire des copies de l'avis au public, les documents de preselection eventuellement utilises, les rapportsd'evaluation du processus de preselection, donnant les raisons de la decision de preselectionner ou non, le dossierd'appel d'offres et tous additifs eventuels, un proces-verbal de toutes reunions preparatoires, le proces-verbal deI'ouverture des plis, le rapport final d'evaluation des offres (y compris des copies des offres, des recours exerces al'encontre des procedures ou des recommandations d'attribution), un exemplaire signe du marche et les garantiesde bonne execution ?

Oui.

2. Est-il tenu des registres adequats de l'administration des marches, comprenant la garantie de versementsanticipes, le cas echeant, les ordres de services comportant une modification de la portee, des quantites, ducalendrier ou des prix des marches; un jeu complet des factures et bordereaux de paiement; des attestations deprise en charge et des certificats de reception; des proces-verbaux des reclamations et des demandes de reglementde differends et de leurs resultats ; des garanties, etc. ?

Oui.

3. Pour les petits marches ou commandes de fournitures passes selon les procedures de consultation defournisseurs, est-il tenu une base de donnees indiquant les prix du marche des articles couramment demandes ?

Non.

4. Des rapports periodiques sont-ils etablis sur 1'ensemble des activites de passation des marches ? Par qui etpour qui ?Oui - par la DGMP ai I'attention de V 'autorite des tutelles.

5. Y-a-t-il des differences dans la tenue des livres selon qu'il s'agit de marches de fournitures ou de travaux ?

I n y a pas de difference.

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Annexe E - Procedures du secteur public pour la selection de consultants

1. 1 Les entites contractantes sont-elles generalement bien pourvues en personnel, et possedent-elles l'experience etles competences necessaires a la selection de personnes pour la prestation de services de consultants ?

Oui.1.2 Administrent-elies efficacement les contrats de consultants ?La gestion des contrats de consultants autant sous Itangle contractuelle que qualitative m6rite d'itre amMlor&e

2.1 Le bureau d'etudes retenu est-il normalement choisi par comparaison de propositions presentees par desbureaux d'etudes presilectionn6s ?Oui dans la grande majorite.2.2 Ou les entites contractantes obtiennent-elles les informations qu'elles utilisent pour l'etablissement de listesrestreintes ?Les listes restreintes sont preparees sur la base de les informations dont dispose 1 'entite contractante soit directement soitpar les expressions d'interets re,ues apres I'avis general de passation des marches, soit par P'intermediaire desconsultants qui travaillent avec ces entites.2.3 Si la reponse a la premiere question est non, indiquer quelles sont les autres methodes utilises et dans queliessituations.Exceptionnellement, il estfait appel Li une source unique pour des missions tres specialisees et pour des montants faibles(inferieurs a 200.000 dollars).

3. Les demandes de proposition decrivent-elles clairement le processus de selection et les criteres d'evaluation ?

Oui, mais seulement lorsque le modele preconise par la Banque mondiale est utilise.

4. Les termes de reference decrivent-ils de facon claire et detaillee les conditions de la mission, son contexte, saportee et ses objectifs, les prestations i fournir, le calendrier, le temps a consacrer a la prestation des services et lescontributions attendues de l'entite contractante et d'autres interesses ?Oui.

5. La selection se fait-elle uniquement en fonction de considerations techniques ou tient-elle egalement compte duprix ?La selection sefait toujours en fonction des considerations techniques etprix.

6. Les criteres techniques sont-ils detailles et appropries, et leur poids relatif est-il raisonnable ?

Oui, ces criteres sont examines au prealable par la DGMP et la Banque pour sesfinancements.

7. Si le prix est egalement pris en compte, les evaluations techniques se font-elles avant l'ouverture et l'examendes propositions de prix ? Les poids relatifs sont-ils appropries ?Oui, il n 'est pas difficile d 'obtenir que l 'e valuation technique se fasse avant l 'ouverture des propositions financieres. Lepo ids des criteres techniques et de prix sont appropries et correspondent aux exigences de la Banque.

8. Existe-t-il un cahier des clauses des contrats ? Ces clauses sont-elles justes et equitables pour le consultant ?Assurent-elles une protection suffisante des interets du client ?Oui.

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9. Les consultants sont-ils tenus de soumettre des garanties d'offre et/ou de bonne execution ?

Assez souvent, I'entit contractante insiste, malgr6 les observations du personnel de la Banque, d' obtenir des cautionsbancaires de soumission ou de bonne fin, alors que parfois la meme rigueur ne s'applique pas au cautionnement d'uneavance de demarrage -- cette derniere etant necessaire.

10. Les clauses des contrats contiennent-elles une disposition regissant les conflits d'intrets ? (Dans l'affirmative,decrire)

Oui pour les dossiers standards de la Banque mondiale, mais pas pour les DAOs nationaux.

11. Quel mode de remuneration est-il utilise? Taux unitaire? Somme forfaitaire fondee sur certains criteres?

Taux unitaire . Hlmois + frais remboursables, ouSomme forfaitaire pour les prestations dont le resultat attendu est directement mesurable.

12. Les evaluations sont-elles effectuees par des comites possedant les competences voulues ?

Oui, normalement.

13. Les criteres generaux sont-ils decomposes en criteres particuliers approuves par le comite d'evaluation avantl'evaluation ?

Non. Le comite rappelle seulement les criteres enonces dans la lettre d 'invitation, ce qui est entihrement satisfaisant.

14. Les crderes sont-ils generalement appliqu6s de facon coherente, juste et impartiale par les evaluateurs ?

Generalement oui, mais il est important que 1 'evaluation soit examinee par la Banque.

15. Les evaluations sont-elies effectuees a titre individuel par chaque membre du comite, et est-il etabli unemoyenne des resultats ?

Les evaluations se font par un comite designe a cet effet et V'appreciation obtenue est celle du comite. La procedured'evaluation at titre individuel est expliquee durant les seminaires de formation, mais les administrations appliquentrarement cette formule.

16. Lors de I'evaluation, est-il tenu compte de nouveaux facteurs ou coefficients ajoutes apres publication de lademande de proposition ?Non, ou si c 'est le cas, 1 'examen par la Banque permeftrait de redresser cette anomalie.

17. Les rapports d'evaluation fournissent-ils une description des phases essentielles du processus, les resultats et lesquestions soulevees lors des negociations des contrats ?

Oui.

18. Les evaluations se deroulent-elles normalement dans le delai propose a l'origine pour lavalidite des propositions ?Malheureusement rarement. Les evaluations prennentparfoisjusqu 'a trois mois.

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Annexe F - Evaluation d'ensemble du processus de passation des marches

VOLUMES

1. Quels sont approximativement les volumes annuels de marches publics de fournitures, travaux et servicesde consultants respectivement ?

=' Travaux: 21.6 milliards de FCFA, soit 50.5%'> Fournitures: 14.2 milliards de FCFA, soit 33.2%

=: Services de consultants: 7.0 milliards de FCFA, soit 16.3%

2. Quels sont approximativement les pourcentages des marches de fournitures, travaux et services deconsultants finances par des bailleurs de fonds exterieurs ?

=' Travaux: 89%, soit 19.3 milliards,

=: Fournitures: 17%, soit 2.4 milliards=, Services de consultants: 80%, soit 5.6 milliards

3. Quel est le pourcentage des marches publics qui sont passes selon les procedures d'appel d'offres ? Selond'autres methodes ?3.1. Annee 1995

> Appels d 'offres: 46.7 milliards FCFA, soit 89,6 %

=, Gre Li gre: 5.4 milliards FCFA, soit 10,4 %

=:> avec 36% de gre a gre sur budget national

3.2. Annee 1996

> Appel d 'offres. 32.3 milliards FCFA, soit 75,3 %

=> Gre a gre: 10.6 milliards FCFA, soit 24,70 %

=> avec 58% de gre i gre sur budget national

3.3. Annee 1997 (premier semestre)

=> Appel d'offres: 18.6 milliards FCFA, soit 76,40 %

> Gre a gre: 5.7 milliards FCFA, soit 23,60 %=> avec 46% de gre a gre sur budget national

4. Quel est le pourcentage des marches pass6s par appel d'offres qui sont fmances par des bailleurs de fonds ?4.1 Annee 1995: 76% dont:

'> Appel d'offres: 38.9 milliards FCFA, soit 97 %

=> Gre d gre: 1.1 milliard FCFA, soit 3%

4.2. Annee 1996: 63% dont:

=> Appel d 'offres: 25.8 milliards FCFA, soit 94 %

.> Gre d gre: 1.5 milliard FCFA, soit 6%

4.3. Annee 1997 (premier semestre): 75%,, dont:

= Appel d'offres: 15.3 milliards FCFA, soit 84 %

=> Gre d gre: 2.9 milliards FCFA, soit 16%

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EXPERIENCE GENERALE

1. Les organismes d'Etat sont-ils generalement percus par les fournisseurs/entrepreneurs/ consultants/lepublic, comme justes et efficaces dans leurs pratiques de passation des marches ?

La revue a permis de deceler des craintes du secteur prive de n'2tre pas traite de fa,on egale ou assez opaque sur la fa,onde rejeter certaines offres. Certains operateurs ont exprime leur lassitude de fournir un grand nombre d'attestation pourse voir ensuite rejeter leurs offres pour non conformite -- les conduisant a ne plus vouloir participer aux appels d'offres.

2. Le pays a-t-il ete cite dans les enquetes sur la corruption de Transparency International ? Avec quelsresultats ?

Non

3. Quels sont ceux des facteurs ci-apres que les personnes rompues aux Oui Nonpratiques de la passation des marches publics dans le pays considerent comme unesniirce de diffieNlt_b_ ?

Des lois et reglements inadaptes ou perimes X

Des insuffisances dans le respect et I'application des lois en vigueur X

Insuffisance d'informations sur les besoins de passation des marches X

Insuffisance de specialistes experimentes X

Mauvaise formation du personnel de passation des marches X

Remuneration insuffisante du personnel de passation des marches X

Faiblesses dans la planification de la passation des marches X

Inadaptation de l'eventail des methodes et procedures de passation des marches X

Absence de documents types de passation de marches de qualite oui non

._______________________________________________ _ D G M P A G ETIIPE

Les procedures d'approbation des marches sont pesantes X

Absence de delegation de pouvoirs X

Mecanisme de recours inadapte X

Ingerence de hauts fonctionnaires X

Absence ou non-application de mesures anti-corruption application oui absencenon

EXPERIENCE DES PROJETS AYANT BENEFICIE DE L'AIDEDIF LA BANTQIEF MONDIATF

1. Combien de projets de la Banque ont-ils ete executes dans le pays ? Combien sont en cours d'execution ? Dansquels secteurs ?lI y a I 7projets en execution au Mali.

2. Quels organismes ont e responsables de la passation des marches relatifs a ces projets ?Les un)tes de gestion des projets ou l'AGETIPE pour la gestion des contrats de genie civil des secteurs sante et education.

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3. Quels sont les seuils actuelUement appliques aux projets en cours pour les appels d'offres internationaux, lesconsultations de fournisseurs a l'echelle internationale, i l'echelon national, 1'exigence d'un examen prealable pourles marches de fournitures, travaux et services de consultants ? Ces seuils sont-ils les memes pour tous les projets ?Depuis combien de temps sont-ils appliques ?Appel d'offres international pour les marches superieurs ou egaux a:

=' Travaux: 500.000 dollars= Fournitures: 200.000 dollars

Examen prealable pour les marches superieurs ou egaux a:Travaux et Fournitures: 200.000 dollars

=> Consultants (firmes): 50.000 dollars=> Consultants (individuels): 25.000 dollars

4. Les rapports d'evaluation retrospective/d'achevement/de supervision font-ils etat d'importants problemes depassation des marches ? Y-a-t-il des cas de passation non conforme aux directives ? Decrire.Les problemes rencontres sont le manque de planificafion et les lenteurs de passation des marches.

5. Les problemes de passation des marches sont-ils source de graves retards d'execution et de decaissements, et dedepassements de couits ? Decrire.Oui, il est courant qu'apres trois annees d'execution d'un projet le taux d'execution du programme d' investissementphysique n est pas depasses 20-30%.

6. La Banque recoit-elle un grand nombre de plaintes au sujet des procedures de passation des marches, desdecisions de selection dans le pays ?La Banque a re,u quatre plaintes en 1997 -- 2 pour l'acquisition de materiel, et 2 pour la selection de consultants. Troiscas sur quatre ont conduit a modifier l'attribution du marche.

7. Les marches sont-ils generalement attribues dans le delai habituel prevu, fixe dans des situations analogues pardes organismes experimentes et efficaces ?Non, sauf pour le secteur santf qui a fait un effort particulier pour ameliorer ses performances dans ce domaine depuisenviron frois annees.

8. Y-a-t-il de graves problemes ou conflits entre les pratiques locales et les directives de la Banque mondiale, qu'ilconviendrait de traiter a titre provisoire, en attendant la mise en oeuvre de plans d'action a long termnerecommandes ?Non, sauf pour la parution d'une circulaire concernant la justification systematique des rejets d'offres pour nonconformite.

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Annexe G - Passation des marches dans le secteur prive

1. Le secteur prive est-il raisonnablement developpe ?Si le secteur prive commercial est assez developpe, le secteur industriel, lui, estfaible. Ilfaut ajouter que lesfonds propresdes entreprises sont encore faibles notamment dans les travaux publics oii la capacite de financement au-delai de 5 a 600millions FCFA par projet estprafiquement inexistant.

2. Certains marches du secteur prive sont-ils de taille comparable a celle des marches du secteur public ?Dans 1'ensemble, la taille des marches prives n 'est pas comparable ai celle des marches publics, sauf pour le secteurminier.

3. Quels sont les principaux importateurs de matidres premi6res et de produits finis ?Principaux importateurs de matieres premieres et de produitsfinis.

Secteur cotonnier CMLDT 12.4%

Secteur minier SEMOS et SOMISYS.A. 12.8%

Secteurpetrole ELF, TOTAL, BEN & Co, Shell, Mobil 8.8%

Secteur Telcommunication: SOTELAIL4 3.4%

Secteur Energie EDM 2.4%

Produits consommation Grands Greniers du Bonheur, HUICOMA4

Ste Madala KO UAIL4 et Freres. 5.5%

Travaux Publics Compagnie sahelienne d'entreprises 1.0%

Divers SOAAPIL, SONATAM, SOMAFAM

Zoumana Traore, Djigue SA, IEPREGILO

Laborex 10.7%

Autres Volume inferieur a 1% chacun 43.0%

4. Existe-t-il des pratiques commerciales etablies ? (Telles que celles qui sont en vigueur sur un marcheconcurrentiel).Les pratiques commerciales etablies sont celles de l'offre et de la demande. C'est-a-dire les pratiques de pleineconcurrence, conformement e I 'ordonnance n °92-021/P-CTSP instituant la liberte des prix et de la concurrence.

5. Ces pratiques reposent-elles normalement sur le jeu de la concurrence ?Lespratiques reposent en principe sur lejeu de la concurrence. (Voir details dans le volume 2).

6. Dans queles conditions est-il procede par entente directe ?La loi du marcheforce les societesprivees entre elles aifairejouer la concurrence. Ilpeut arriver qu'en cas d'urgence, ousuite a un appel d'offres declare infructueux une procedure de gre ai gre soit utilisee, ce qui est assezfrequent sur le budgetde l'Etat (43%) et moins frequent sur les financements exterieurs (24%). Dans le secteur public et les societesparapubliques, le gre a gre est aussi pratique par fractionnement des marches. Cette procedure permet une entente avec lefournisseur car le prix n'est pas soumis a la concurrence, et les marges degagees sont arbitraires et susceptibles decorruption.

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7. Les entreprises privees ont-elles recours a des etudes de marche et a d'autres techniques approprieeslorsqu'elles se preparent a passer un marche pour repondre a leurs besoins d'exploitation ?En principe oui, car certaines entreprises demandent des cotations a 1'exterieur et suivent l'evolution du marche local.

Les estimations de prix ne sont pas toujours emises en fonction d'une etude serieuse des coiutes d'exploitation pour lesentreprises maliennes. Les calculs des incidences desfrais generaux sur le prix de revient et la determination de la margede profit a degager ne sont pas les mimes entre une entreprise structuree et les societes de travaux publics de naissancequasi ospontanee)) a l'occasion d'un appel d'offre lance par un ministere.

8. Les prix donnent-ils g6n_ra1ement leu a des negociations avec certains fournisseurs entrepreneurs?

Non.

9. Les passations de marche du secteur prive sont-elles dans I'ensemble efficaces et economiques ?

On peut estimer que, dans lensemble, les marches du secteur prive sont efficaces et effectues au meilleur prix surtout s'ilssont passes entre societes structurees du secteur formel. Quant ai l'informel, tout peut arriver dans la mesure oiu seulI'acheteur est en mesure d'estimer la qualite du produit ou l'conomie de l'achat non soumis aux moyens de contr6le enplace.

10. Les entreprises du secteur prive tiennent-elles des listes a jour de fournisseurs agrees?Les entreprises du secteurprive ont des habitudes commerciales defait, mais ne tiennentpas systematiquement a jour deslistes desfournisseurs agres. L 'AGETIPE tient a jour une liste de fournisseurs, entrepreneurs, consultants agrees qui estrevue annuellement.

11. Les entreprises du secteur prive achetent-elles des produits de base par l'entremise de courtiers ou par mise enconcurrence sur la base des cours internationaux ?A part pour les succursales de produits de marque qui ont leursfournisseurs attitres, beaucoup de transactions sontfaites

par entremise de courtiers operant pour le compte des operateursprives. (Voir details dans le volume 2).

12. Les entreprises du secteur prive utilisent-elles des methodes comptables modernes ?Tres peu d'entreprises du secteur prive utilisent les methodes modernes de comptabilite. Mais avec le SYSCOA quidemande un minimum de tenue comptable on peut esperer a une amelioration de la situation.

13. Des procedures sont-elles en place pour veiller i ce que les agents de passation des marches soient tenusresponsables de leurs actes ?Le code penal, complete par le decret No 89-213/P-RM, rend les fonctionnaires -- sans preciser s'il s'agit d'agents de

passation des marches -- responsables de leurs actes en matiere de detournements, soustractions et recel de denierspublics, et d4finit les cas de corruption. Malgre lexistence des textes en la matiere, la fonction publique n'est pas a l'abride la corruption et la motivation desfonctionnaires quant a l'acceleration des procedures est tres inegale.

14. Les entreprises du secteur prive suivent-elles efficacement I'execution des marches ?Le suivi n 'estpas toujours efficace en ce qui concerne les societes a peine structuree. Par contre, les societes appartenantau secteur formel, suivent de pres l1ex6cution des marches qui leur sont confies surtout en matihre d'acceleration desprocedures d'encaissement avecpresentation des situations de travaux aux bureaux d'etudes dans les meilleurs delais.

15. La passation des marches est-elle raisonnablement automatisee dans les entreprises privees ?La passation des marches n 'estpas automatisee au Mali. Seul la DGMP possede un systeme de suivi des marches qui luisont soumis pour examen.

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16. Certaines pratiques du secteur prive en matiere de passation des marches pourraient-elles etre adoptees par lesecteur public, compte tenu des besoins, des responsabilites et des obligations propres a ce secteur ? Indiquercertaines adaptations souhaitables.Le systeme AGETIPE merite d'etre serieusement encourage et etendu mais des contr6les independants et diffrrents doivent

etre effectues d tous les niveaux de dkcision. La decentralisation des centres de decision en favorisant la mise en place de

cellules autonomes d'execution des marches du type AGETIPE ou PAIB est souhaitable a condition que l1examen dposteriori soit rigoureusement suivi par l'Administration.

17. Le pays a-t-il une experience de la construction/exploitationlentretiend'ouvrages d'infrastructure publiquepar le secteur prive (concession de travaux et/ou services avec apport financier du secteur prive, etc.) ?

Non, mais le Mali a atteint un stade qui devrait bient6t lui permeffre de demarrer ce genre d'operation -- avec laprivatisation de l'EDM qui est a l'ordre du jour actuellement. Dans ce genre d'operations, seules les entreprises de tailleinternationale ou etrangeres etablies au Mali -- comme la Satom, Bouygues, etc... -- seraient a meme de repondrepositivement ai ce genre de prestations. De plus la rarete des apports financiers du secteur prive actuel rend cesoperations pratiquement impossible pour les entreprises maliennes seules. En association avec des partenaires etrangers,

il est possible qu'elles puissent acquerir une certaine experience pour l'avenir dans ce domaine.

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Annexe H - Liste recapitulative des procedures d'appels d'offres du pays par 1rapport aux regles appliquees par la Banque j

Oui Non Regles appliquees par la Changements proposesBanque

1. Y-a-t-il des restrictions en matiire X Inacceptable NAd'admissibilite fondees sur la nationalitedu soumissionnaire et/ou l'origine desfournitures, autres que le boycottagedirect ?

2. Les boycottages directs sont-ils etablis par X Seul le boycottage direct Le Boycottage directla loi ? est acceptable d'Israel est etabli par la

Loi.

3. Les marches font-ils l'objet d'une X Exige NApublicite dans la presse locale ?

4. Les soumissionnaires eventuels disposent- X Exige L'article 28 du code desils d'au moins 30 jours pour la marches fixe le delaipreparation de leurs offres ? minimum i 15 jours, par

contre, en application deI'article 5, lesdispositions des accordssur financementexterieur sont

____ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ________applicables.

5. Les entrepreneurs/fournisseurs sont-ils X Recommande lorsque la Seule I'AGETIPE utilisepreselectionnes ? capacite et I'experience un registre des

des soumissionnaires entrepreneurs et_ peuvent etre contestees consultants.

6. Des exigences minimums en matiere X Exige Pour la preselection,d'experience, de connaissances techniques lorsqu'elle est utilisee leset de capacite financiere sont-elles exigences sont clairementexplicitement indiquees dans les definies, par contre, ildocuments (pour la preselection ou la faut exiger que lespost-selection) ? criteres minimum de

post-qualification soientrigoureusement formulesdans les DAO.

7. Un avis de preselection est-il publie pour X La preselection peut etre Pour l'AGETIPE, il estchaque marche ? fondee sur une liste important de s'assurer

agre6e, i condition qu'il que la liste desne soit pas interdit ai des entreprisesentreprises etrangeres de preselectionnees soitsoumissionner souvent mise i jour (sur

une base trimestriel).

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8. Des co-entreprises avec des entreprises X Non autoriselocales sont-elles exigees pourl'admissibilite d'entreprises etrangeres ?

9. Les partenaires d'une co-entreprise sont- NA NA Exigeils conjointement et solidairementresponsables ?

Oui Non Regles appliquees par la Changements proposesBanque

10. Des limitations sont-elles fixees quant au X Acceptable, a condition Au cas ou cettenombre d'entreprises pouvant que les criteres de disposition seraitsoumissionner pour un marche ? limitation soient pratiquee pour un

acceptables par la marche, il faudraitBanque et ne nuisent pas ajouter la necessite queau jeu de la concurrence les criteres soient

egalement lies aI'aptitude de 1'entreprisea executer le marche

11. Les entreprises parapubliques sont-elles X Autorisees seulement si II faudrait ajouter laautorisees a soumissionner ? elles sont financierement necessite que le

autonomes et si elles sont soumissionnaire soitregies par le droit egalement independantcommercial vis-a-vis de l'emprunteur

12. Les soumissionnaires sont-ils tenus de se X Acceptable, a conditionfaire immatriculer aupres d'une autorite qu'il ne soit pas interditlocale pour que leur offre soit recevable ? a des entreprises

krangeres qualifi6es desoumissionner

13. Le delai de validite des offres peut-il etre X Acceptable seulement siprorog6 ? des circonstances

exceptionnelles lejustifient

14. Des restrictions sont-elies imposees quant X Inacceptableaux moyens employes pour la remise desoffres?

15. Les fournisseurs nationaux de biens ou de X Inacceptable Une marge de prefeenctravaux beneficient-ils d'une preference ? de 15% est accordees

aux entreprisesmaliennes. Cette clausene doit pas s'appbqueraux appels d'offreslocaux et les documentsdes appels d'offresinternationaux doiventpreciser si une marge de

_ __________________________________ _____________________ preference est appliquee.

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16. Autres preferences ? X Acceptables seulement si Inacceptableselles sont justifiees parde saines raisonseconomiques

17. Des restrictions sont-elles imposees quant X Inacceptable, sauf pour II faut limiter lesa l'origine de la main-d'oeuvre et des la main-d'oeuvre non restrictions quimatieres premieres ? qualifiee, si elle peut etre apparaissent dans

trouvee sur place certains DAO de travauxa la main d'oeuvre nonqualifree, ce qui est

_ _______________________________________ ______ ________________________ accep tab le18. L'ouverture des plis est-elle publique ? X Recommande, mais Obligatoire

d'autres procedures sontacceptables si elles sontequitables pour tous lessoumissionnaires

Oui Non Regles appliquees par la Changements proposesBanque

19. La procedure de l'ouverture des plis a X Inacceptable Il faut s'assurer que lesdeux enveloppes est-elle utilisee'? enveloppes contenant les

indications de prix soientouvertes pour toutes lesoffres, meme pour cellesqui contiendraient desanomalies au niveau despieces techniques ouadministratives

20. Un nouvel appel d'offres est-il X Acceptable, a condition L'article 33 du code desautomatiquement lance si trop peu de qu'il n'en resulte pas de marches fixe a trois (3) lesoumissions ont ete recues ? graves retards nombre minimum

d'offres recues. En-dessous, l'appel d'offresest normalement declareinfructueux, mais il peutetre deroge a cettedisposition pour lesfinancements exterieurs

21. Des << clauses restrictives >> sont-elles X Acceptable, a condition Un appel d'offres peututilisees lors de l'evaluation des offres de que les limites soient etre declare infructueuxtravaux2 ? justifiees et approuvees i si toutes les offres sont

I'avance par la Banque superieures i l'enveloppe_ ____________________________________ ____________________ _ budgetaire

1 Toutes les enveloppes techniques sont ouvertes en premier et, apres examen, lesenveloppes contenant les indications de prix sont ouvertes pour toutes les offres ou seulementpour les offres selectionnees/conformes.

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Oui Non Regles appliquees par la Changements proposesBanque

22. L'attribution est-elle faite au X Obligatoire It faut introduire unesoumissionnaire dont l'offre est conforme obligation pour leset est assortie du prix evalue le plus bas ? acheteurs de formuler

clairement les raisonseventuels de rejet desoffres pour nonconformite ou nonqualification dusoumissionnaire evaluele moins disant

23. Est-il procede a des negociations de prix Non Inacceptable, sauf pouravec les soumissionnaires avant les cas ou le montant desl'attribution d'un marche ? offres est sensiblement

superieur aux prix dumarche et sous reservedes limitations prevuesdans les directives

24. Les prix des marches peuvent-ils etre Oui Cela n'est pas exige La revision des prix nerevisables ? normalement mais peut peut s'appliquer que

etre recommande pour pour les prestationsles marches de longue executees au-delI d'unduree et si l'inflation est delai de douze (12) mois.elevee Pour des dispositions

differentes - voir article15 du code des marches.

25. La portee et/ou les conditions du march6 X Approbation prealable L'article 60 du code despeuvent-elles etre modifiees pendant de la Banque necessaire, marches prevoit qu'unl'execution ? conformement a avenant est obligatoire

I'Accord de pret pour toute variationdans la masse destravaux fournitures ouservices au-dessus d'unseuil de 5%, et dans lalimite de 30% dumontant initial dumarchR.

2Rejet des offres dont les montants se situent hors des ilmites fix6es.

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Chapitre 5

Details des Plans d'Action

LES ENTREPRISES PUBLIQUES ET PARAPUBLIQUES

Problimes RecommandationsAbsence ou incoherence des procedures Elaboration des manuels de procedures de concert avecinternes. Des manuels de procedures sont en la DGMP afin d'harmoniser les procedures.cours d'elaboration par des bureaux prives auniveau des Entreprises publiques, mais enordre disperse.Absence de seuils de passation de marches Fixation de seuils de passation de marches, etpour les Soci&tes d'Economie Mixte et les publication officielle de ces seuils.Societes Publiques qui utilisent les fondspublics.Absence de controle exteme systematique de Detemmination des types de contr6le externela gestion financiere et de la passation des systematique a instituer au niveau des Entreprisesmarches. Publigues.Droits d'enregistrement non acquittes par les Mise en vigueur des marches doit etre conditionnee partitulaires des marches passes avec les 1'enregistrement du marche au mnveau de la DirectionEntreprises Publiques et Parapubliques. des Imp6ts.Les Entreprises Publiques n'utilisent pas les Communication des dossiers standards aux Entreprisesdossiers standards d'appel d'offres. Publiques par la DGMP.Certaines Entrepnrses Publiques ont Application stricte du Code des marches publics.I'habitude de negocier les prix apresattribution du marche.

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ENTREPRENEURS / CONSULTANTS

Problhmes RecommandationsNon-transparence dans la determination des Publication de I'avis d appel de candidatures dans lelistes restreintes de consultants. Business Developpement.

Information des Bureaux d'Etudes sur lesprocedures.

Le chiffre d'affaires exige pour la qualification Adequation de la taille des marches, et des criteres deest considere discriminatoire pour certains qualification .entrepreneurs,Pourcentage eleve de marches de gre a gr6 Respecter le principe de base de l'Appel d'Offres(58% en 1996 et 46% en 1997). Ouvert.Les criteres de qualification du personnel cle Examiner avec soin la ponderation donnee au criteredes bureaux d'etudes donneraient, selon d'appartenance des experts au bureau d'etudes durantcertains Bureaux d'Etudes, trop de poids a les 3 ou 5 demieres annees. C'est un avantage quiI'appartenance des experts aux bureaux doit recevoir une juste ponderation.d'etudes - ce qui avantagerait les bureauxayant un personnel fixe depuis longue date.Les entreprises nationales sont peu Creer un climat favorable a 1'accroissement de lacompetitives pour les grands travaux. taille des entreprises nationales -- acces au credit,

dispositions fiscales, equite et integrite des servicespubliques tels que les imp6ts, la douane, la justice,I'application de la reglementation du travail, etc...

Malgre un grand nombre de bureaux d'etudes Accroissement graduel des criteres de qualificationinstalles au Mali, il y a un vide a partir d'une des bureaux d'etudes pour les etudes de tailletaille movenne -- au-dessus de 3-5 personnes. movenne ou les bureaux d'etudes nationaux sont en

nombre et qualite suffisant.La lenteur de la signature des contrats Publication des performances des services signatairesdestabilise les plans de travail des entreprises et 2

bureaux d'etudes attributaires des marches.Difficulte d'acc;s au credit, aux cautions Mise en place de societes de location de materiel. etbancaires, et a la location de materiel. concertation avec les banques pour faciliter l'acces

aux credits investissement ainsi qu'A l'obtention decautions bancaires.

Complexite et multiplicite des pieces Reduire le nombre de pieces exigees avec l'offre -administratives que les soumissionnaires citer les pieces de la soumission entrainant un rejetdoivent fournir avec leurs offres, et manque automatique.d'equite par rapport aux soumissionnairesetrangers qui ne sont pas contraints a foumirces documents.Les soumissionnaires se plaignent de ne pas Les rapports d'evaluation doivent systematiquementavoir acces aux motifs de rejet de leurs offres. donner les raisons de rejet des offres, et les

soumissionnaires qui en formulent la demande

1 Pour certains travaux d'une taille deja consequente pour le niveau national les entreprises locales pourraient ne pasreunir les criteres de qualification alors que la taille du marche n'attire pas la concurrence etrangere. II faut donc entenir compte pour la determination de la taille des marches.2 Les services qui suivent les marches de pres obtiennent de bons resultats quant aux delais de signature de marches,ce qui demontre que les procedures ne sont pas en cause, mais l'efficacite ou la motivation des certains serices.

75

doivent pouvoir en etre informes.Les prix eleves de vente des Dossiers d'appel Vendre les dossiers aux prix coutants.d'Offres seraient dissuasifs pour certainesentreprises.

CONSULTANTS ET MAITRISE D'OUVRAGES DELEGUEE

Probl,mes Recom andations* L'instabilite du personnel qualifie des * Des moyens incitatifs restent a trouver pour conserver lebureaux d'etudes ne permet pas personnel surtout les techniciens de niveau intennrdiaire quid'obtenir une prestation de qualite font cruellement defaut.durable.* La taille des bureaux d'etudes est Q Les memes dispositions que pour le secteur du BTPinsuffisante pour repondre a des (incitations aux regroupements) pourraient s'appliquer auxmarches importants. bureaux d'etudes pour qu'ils atteignent une taille suffisante

leur permettant de participer valablement a des marches detaille intemationale.

* Les entrepreneurs ne connaissent pas * Faire participer les bureaux d'etudes et les organisationssuffisamment les procedures de la professionnelles du secteur prive aux seminaires nationauxBanque mondiale. sur la passation des marches.* Dans le cadre de l'action de * Se1ectionner les cabinets d'audit technique par voieI'Agetipe, les audits techniques sont concurrentielle.effectues seulement tous les 34 ans, t Systematiser les audits techniques annuels.par le meme consultant.

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INDUSTRIE PRIVEE - IMPORTATEURS

Probl6mes RecommandationsDifficultes de recuperation par les Relecture de la legislation sur l'ADIT.importateurs de l'Acompte sur Divers Imp6tset Taxes (ADIT).Desinteressement de cerines societes du Assurer la qualite des D.A.O., reduire la complexite etsecteur formel a participer aux A.O. la multiplicite des pieces administratives a fournir, et

observer plus de transparence dans l'attribution desmarches.

Prejudices causes a des importateurs par des Mettre I'accent sur les performances d'utilisation plut6tspecifications techniques inappropriees. que sur les specifications de fabrication - comme cela

est souvent le cas.Voir methode de retrocession du materiel P.M.foumi sous forme de don par le Japon etevaluation des droits de douane.50% des documents d'importation ne sont Verification inopinee de la valeur reelle despas soumis au controle SGS avant importations declar&es pour un montant inferieur auembarquement. seuil de 3 millions de FCFA -- seuil de verification par

la SGS.Mise en place d'une amende substantielle penalisantles fausses declarations sur la valeur ou le contenu dugroupage. Refuser la morcelisation des intentionsd'importation pour un meme groupage.

NORMALISATION ET CONTROLE DE QUALITE

Problemes RecommandationsNon fonctionnalite des organes de Restructuration et modemisation des structuresnormalisation 3. chargees de la normalisation.Absence de normes nationales, et manque de Adhesion du Mali a des Institutions regionales etmoyen d'information sur les normes intemationales. Connexion INTERNET.intemationales.Manque d'accreditation des laboratoires Mise en conformite en vue de leur accreditation.nationaux (sante, hvdrocarbures, genie civil, ...)Insuffisance de contr6le de qualite au niveau Diffusion des nomnes et contr6le inopine chez lesdes points de distribution sur le territoire distributeurs -- ce qui permettrait d'identifier lanational. qualite des produits 6chappant au contr6le de la SGS.

3 Malgre leur existence ces organes n'ont pas produit de normes, n'ont pas acces aux nornes intemationales et laCommission nationale ne s'est jamais reunie.

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BANQUES ET ASSURANCES

Problemes RecommandationsBiens mobiliers pas pris en compte pour servir de Explorer / encourager la creation d'une mutuelle degarantie pour l'obtention de credits ou cautions garanties, ainsi que l'activite des banques au niveau debancaires. l'investissement.Conditions d'acces et codt du credit (tauxcommercial = 12.5%)Banques ignorent les possibilites de Prevoir au cours des prochains ateliers sur lesconfirmation des Lettres de Credit (L.C.) par decaissements la participation des responsables ducertains bailleurs (IDA, BID. ) credit des banques locales.

Prix eleve des confirmations des L.C. par les Utiliser autant que possible les confirmationsbanques de ler ordre. delivrees par certains bailleurs, comme l'IDA et la

BID.La prime versee au titre de l'assurance Creer une commission consultative pour examinerobligatoire aupres des assureurs agrees au l'impact de I'application de la Loi No. 81-78/AN.RMMali s'ajoute au couit des importations CIF du 31 juillet 1981.qu'utilisent le plus frequemment lesimportateurs 4.

* Les operateurs economiques maliens n'ont Q Encourager le secteur prive du BTP a se structurerpas acces au credits d'investissement. et favoriser les regroupements entre les PME de ce* Le secteur du BTP n'est pas suffisamment secteur pour atteindre une taille intemationalestructure, et les entreprises de ce secteur sont (incitations fiscales).de taille trop petite pour satisfaire aux * Etudier la possibilite de creer un banqueexigences bancaires de solvabilite lors de d'investissement solide avec l'aide des bailleurs demarches importants. fonds intemationaux.

* Etudier la possibilite de creer une Bourse desvaleurs mobilieres pour drainer des capitaux a memede s'investir dans le BTP (attires par d'eventuellesincitations fiscales).c- Reprendre le projet visant a obliger les banquescommerciales a consacrer 25% de leurs comptescourants a des credits a moyen et long termes.

* Les banques ignorent les possibilites de * Prevoir au cours des prochains ateliers sur lesconfirmation des Lettres de Credit offertes par decaissements la participation des responsables ducertains bailleurs (IDA, BIRD ... ) credit des banques locales.* L'obligation de s'assurer aupres d'un * Creer une commission consultative pour examinerassureur etabli au Mali represente un surcouit l'impact de l'application de la Loi N°. 81-78/AN.RMnuisible a l'Acheteur public, car les du 31 juillet 1981.importateurs integrent la prime d'assurance aucout des importations CIF.

4Et ne semble pas couvrir les importateurs, selon eux.

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REGLEMENTATION SUR LES IMPORTATIONS

Probliymes Recommandations* Les conditions d'obtention de la patente de c> Renforcement des criteres d'attribution de lacommercant ne sont pas assez restrictives et patente de commercant.laisse trop de possibilites de fraude aI'importation.* Difficultes de recuperation par les o Relecture de la legislation sur les ADIT.importateurs des Acomptes sur Divers Imp6tset Taxes (ADIT).

LA DOUANE

Problemes RecommAndations* Les droits et taxes de douane eleves favorisent i Baisse consequente des droits et taxes de douaneles tentatives de fraude. hautement recommand6e, comme envisagee dans

le cadre de l'UEMOA au lerjanvier 2000.ProbIkmes.. Ra:ommanatis

* La prise en compte de la valeur mercurale n1 est hautement recommande, dans le cadre de(reference Bruxelles) pour la fixation des droits I'UEMOA, de remplacer la valeur mercuriale paret taxes en douane penalise injustement les la valeur negociee du contrat, en prenant lesimportateurs avant obtenu des prix plus bas que mesures pour identifier la fraude, instarnment acette valeur. travers les verifications de la valeur des* La prise en compte de la valeur negociee importations.(methode CIC Gen&ve) laisse exister despossibilites de fraude.* Interpretation variable de la r6glementation I lnformatisation des services de douane afindouaniere d'un poste de douane a un autre. d'harmoniser la tarification.* Des << negociations >> s'engagent parfois entre z Lancer une campagne d'ethique dans le corpsl'importateur et la douane au moment du des douanes.dedouanement. * Rendre les amendes dissuasives et appliquer les* Les sanctions sont inferieures aux << gains sanctions prevues aux importateurs concemes.potentiels >> de la fraude.

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LE CONTROLE AVANT EMBARQUEMIENT

Problemes Recommandations* 22% des documents d'importation ne c Application de la regle de non-recevabilite de lasont pas soumis au contr6le avant Declaration en douane sans presentation de l'Attestation deembarquement. Wrification.* Morcelisation des intentions * Verification inopinee de la valeur reelle des importationsd'importation superieures a 3 millions declarees pour un montant inferieur au seuil de 3 millionsFCFA. de FCFA, seuil de verification par la SGS.* Fausses declarations sur la valeur ou le z Mise en place d'une amende dissuasive et de sanctionscontenu du groupage pour echapper au penalisant les fausses declarations sur la valeur ou lecontr6le avant embarquement. contenu du groupage.

c Refuser la morcelisation des intentions d'importationpour un meme groupage.

* La communication de la douane et de la * Connecter les svstemes informatiques du verificateur etSGS n'est pas optimale. de la douane et developper la cooperation entre elles.

* Envisager des detachements du personnel des douanesaupres du verificateur pour accroitre leur comprehensiondes methodes de verification.

* Le r6le et I'utilite de la SGS sont mal * Communiquer le r6le de la SGS, les resultats obtenus etpercus aupres des importateurs. les avantages pour chaque acteur.

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Chapitre 6

Liste des Lois et Reglements recueillis au cours de la mission

o Code du commerce annexe au livre I (Ordonnance n° 92-021/P-CTSP du 13 avril 1992Instituant la liberte des prix et de la concurrence).

C Decret n° 95-401/P-RM du 10 novembre 1995.

O Arrete d'application (No 97/1037 MFC-SG du 26 juin 1997 portant modalites d'applicationdu Decret,

o Arrete No 97-1878-SG du 19 novembre 1997 fixant le seuil pour la passation des marches desEPIC et SE.

o Arrete No 97-1595 MF-SG du 8 octobre 1997).

O CCAG travaux (Arrete No 97-1879).

o CCAG foumitures du 19, novembre 1997.

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Chapitre 7

LISTE DES PERSONNES RENCONTREES OU AYANT PARTICIPE A L'ATELIER

Mr.Yava Sock Directar Gdnl des Marchs PubicsM. Mohamed Ay Hiindia r DGU/SODRFRIM.G EscGfar| Diroctan SOS/MaliM de Balatier DirecUr AGIMPEX MaiMElRocba Directorr Gedn6l DIAMAM.Amdou Djiue P.D.G DJIGUE S.Ahi Seydou Tram Diredtr Exploatin Total MaliM.Bakm Syfa P.D.G Grand Gronier du BoanbeIL EFma Conseiller du Ministre des FinancesColnel Samba Diallo Dir.GaiL des Douanus du MalUSydO. Dini I rpectr des Dousnes du MaliM 1 Makangild Dir.Gan aWie DoguepiIL S. Mai Tal Dirctax Technique S" -NynIL P. Groefilsoy Doctair Ageice SATOM MaliAL Pal Scdq Diieer Finier SATOM maliML Mamadon Sane Directm Fiiier Shell MaliM. Abdmilaye C naro Dir.Gen SOCOMK D. Raymond Aaoh commercial Ambasaade de FrnceILLTmine Bon Bark D.G AGETIPE MaliM. Mahadou diaHllo DNTP/PSTMA. lheoHoekj C iler D6Ogation Enropoanme i BamakoMldria Kuita PD.G. CMDT MaliM.Momd.dc BaBy PD.QG Grad Hote BamakoM.mudou Makdi Um BamakozI. F _mm- Kane Ancian MintreMlu oia Diret.w Fiancier Achar MaliDr.Oumane Sidib6 Laboratoirb National de l SartcMLAudrC Legier Diwi Coansl IntL.MiSmn Dia Ste d'eg g compable DiaMIDieby ILKEouvte Dir.Gen Groupanat d'min cooseils GlDILAmado Ba&h DNTP Minigbre des T.P.

MaitinSidib6 DNAE (Division oomce Eziricur et ConCurCee)ILMoanamed Ag Tndia Direi Gdl dea DonapesIkThia Boubrw Bau uBIMMme Dab BR__e BDMAL Moeaod Tore B e MondialeML Tiemoko Maiga D.G. SOTELMAM.esory Makanguie D.G. Gronpe Deguisi

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IL Mamadou Kieiia RCFMIL Ousme Sanl HICONM. Mamadou S. Coulibaly BDM-SAIM. Mamadon Guim DIAMAIL Aisaa Ba Assuranc BIMSAIL Cae Bourim Cise BIMIL Sibabra SOSIL Seydou Frederic K-K te DNSP/DIEA. Mohamed Keita DNGMM. Mouas Tangar PSPHRM. Oume Sidibe Laboratoire Nationale de la SanteML Cheick A.T. Tmrne RM.Bqe MondiakM. Syfla Fode Eta Zoumlna TramcM.Moudataba Bicay Keita CNREX/BTPM. Ea Nigolo Dia Cabinet d'E tip Comptable Dian