Projekt&Team-Management in Vereinen

Mag. Katrin Bointner

Zur Person

Mag. Katrin Bointner

Studium Wirtschaftswissenschaften, Linz Organisationsentwicklung Resch&Frisch Wels Lektorin FH Wels, Uni Linz Selbständig Trainerin: Kommunikation,

Teamentwicklung, Moderation/Präsentation, Projektmanagement

Kontaktdaten:k.bointner@resch-frisch.atTel: 0676/88 2005 295

Agenda

1. Der Verein und seine Teams2. Was ist ein Projekt3. Grundlagen Projektmanagement & Tools4. Phasen der Teamentwicklung5. Teamrollen & Kommunikation6. Moderation

Ein bisschen Theorie…

Definition Gruppe2 oder mehr Individuen, die in Interaktion stehen, um ein gemeinsames Bedürfnis zu befriedigen.

Definition Team“Ein Team ist eine kleine Gruppe von Personen, deren Fähigkeiten einander ergänzen und die sich für eine gemeinsame Sache, gemeinsame Leistungsziele und einen gemeinsamen Arbeitsansatz engagieren und gegenseitig zur Verantwortung ziehen.“ (Katzbach / Smith, 1993)

Musikverein

Gesamter Musikverein = Gruppe

Wird geführt durch den Vorstand = Team

Gleiches InteresseGemeinsames HobbyGroße Gruppe

Sich ergänzende KompetenzenGegenseitige VerantwortungGemeinsames LeistungszielKleine Gruppe

Musikverein – der Vorstand

Obmann

Musik

Kapellmeister

Stabführer

Jugend Kassier Medien/EDV Organisation

Schriftführer

Noten

Bekleidung

Instrumente

…

Obmann-Stv.

TeamphasenEin neuer Vorstand formiert sich

Forming – Start und Orientierung

Inhalte und Aufgaben Soziale Struktur und Interaktion

• Ziele definieren und verstehen• Informationen sammeln• Kennen lernen • Struktur/ Methoden entwickeln• Fragen stellen / klären

• Suche nach der eigenen Rolle• Suche nach dem angemessene Verhalten• Distanz bewahren und Nähe suchen• Unsicherheit und Wunsch nach Orientierung

Wer hat welche Stärken?Wie wollen wir zusammenarbeiten?Was sind unsere gemeinsamen Ziele?Was haben unsere Vorgänger gemacht?

Storming – Konflikt und Klärung

Inhalte und Aufgaben Soziale Struktur und Interaktion

• Definieren von Aufgabenrollen / Funktionen• Sammeln und Abklären von Zielen

• Individualität• Verteidigen von Territorien• Polarisation• Kampf um Macht, Status und Einfluss

Wer übernimmt welche Aufgaben?Wer hat das Sagen?Wer kann Entscheidungen wie herbeiführen?

Norming – Organisation und Normbildung

Inhalte und Aufgaben Soziale Struktur und Interaktion

• Spielregeln für die Arbeit und den Umgang • Offener Austausch – Kooperation• Eine gemeinsame Form geben

• Wertschätzung und Akzeptanz• Konfliktvermeidung • Idealisierung• Offene Kommunikation

Wieviel Gemeinsamkeit benötigen wir?Wieviel Unterschiedlichkeit wünschen wir?Welche Regeln gelten verbindlich?Wie geben wir uns Feedback?

Performing – Leistung, Integration, Differenzierung

Inhalte und Aufgaben Soziale Struktur und Interaktion

• Aktivität im Sinne der Gruppenaufgabe• Reflexion über die Zusammenarbeit• Arbeitsaufteilung verfeinern

• Feedback / Reflexion• Übernahme von gegenseitiger Verantwortung • Verhaltensstandards

Wir sind ein Team und stehen für einander ein!

Rollenkonzept der Interaktionsdynamik (Schindler, 1957)

Rollen -bezeichnung

Assoziiertes Verhaltensmuster Beispiel„Ausflugsziel“

α – Rolle(Anführer)

Initiative setzen, trägt Verantwortung, setzt sich durchImpulse geben, zeigt Stärke

„Lasst uns nach Wien fahren“

β – Rolle (Berater)

Bietet Realisierungsvorschläge an Holt Informationen ein , analysiert, leistet fachliche Beiträge

„Da gibt es eine günstige Unterkunft in ..“„Ich werde mich danach erkundigen“

γ – Rolle(Mitläufer)

Nimmt am Gruppengeschehen teil, führt durch was andere vorschlagen, kooperiert

„Ja, ist mir recht“

Ώ – Rolle (Opponent)

Außenseiter, wirkt fremd, mit Gegenvorschlägen kritisieren und hinterfragen, Quertreiber

„Fahren wir doch nach Budapest“

Teamrollen – zentrale Beiträge (Belbin, 1981)

Teamrollen

Je nach Verhalten können Teammitglieder neun verschiedenen Rollen

zugeordnet werden

Rollenverhalten tw. Vorhersehbar

Richtige Kombination verschiedener Rollen macht Teams erfolgreich

Abwesenheit einer Rolle muss Team nicht unbedingt schwächen

Teamrollen entspricht nicht unbedingt der organisatorischen Zuordnung

Grenzen zwischen den Rollen sind fließend

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ProjektmanagementDefinition Projekt

Ein Projekt ist ein EINMALIGES Vorhaben bei dem innerhalb einer definierten ZEITSPANNE ein definiertes ZIEL erreicht werden soll.

Ein Projekt steht im Spannungsfeld Zeit – Kosten – Qualität, welche im Sinne des Auftraggebers bei der Umsetzung zu berücksichtigen sind.

Zeit

Kosten QualitätAuftraggeber

Projektmanagement ist die „Gesamtheit von Führungsaufgaben, Organisation, Techniken und Mittel für die Abwicklung eines Projekts“.Quelle: DIN 69901

ProjektmanagementBegrifflichkeiten

Projektphasen Innerhalb eines Projektes gibt es unterschiedliche Phasen (Vorphase / Startphase / Umsetzungsphase / Nachprojektphase) mit unterschiedlichen Schwerpunkten und Aufgaben für den Projektleiter und sein Team.

Arbeitspaket Ein in sich logisch abgrenzbares Aufgabengebiet innerhalb des Projektes, dessen Fertigstellung klar feststellbar ist. Ein Arbeitspaket besteht aus mehreren offenen Punkten die zu dessen Fertigstellung führen Ein Arbeitspaket hat einen Verantwortlichen Kümmerer, Zielsetzung sowie Fertigstellungstermin

Milestone Ein wesentliches „Etappenziel“ innerhalb des Projektfortschrittes Ist oft mit Entscheidungen über den weiteren Fortschritt geknüpft Kann, muss aber nicht mit der Fertigstellung eines oder mehrerer Arbeitspakete zusammenhängen

OP – Offener Punkt Von einem definierten Verantwortlichen so lösender Aufgabenpunkt Trägt zur Zielerreichung eines Arbeitspaketes bei Hat eine Priorität, Erfassungszeitpunkt, Aufgaben- und Lösungsbeschreibung als auch Fälligkeitstermin Der Status (offen/erledigt) ist vom Projektleiter nach Rückmeldung des Verantwortlichen zu setzen Offene Punkte sind in gleichnamiger Liste erfasst und damit für alle Teammitglieder ersichtlich Die OP-Liste wird regelmäßig bei den Projekt-Jour-Fix im Team besprochen und aktualisiert

Projekt-Jour-Fix Wöchentlich oder zweiwöchentlicher Regeltermin des Projektkernteams Dient zur allgemeinen Statusinformation als auch zur Besprechung der weiteren Vorgehensweise

Projektteam

Projektorganigramm

Projektorganisation

PL

Projektteam-mitglied

Projektteam-mitglied

Projektteam-mitgliedProjektteam-

mitglied

Projektlenkungsausschuß

Projekt-AG

Projekt-mitarbeiter

Projekt-mitarbeiter

Ziel

ProjektmanagementSichten auf ein Projekt

Stru

ktur

AP 1 AP 2 AP 3 AP 4 AP 5

OP 1.1

OP 1.2

OP 1.3

Zeit

ProjektlaufzeitMilestone 1

Milestone 2 Milestone 3

AP 1

AP 2

AP 3

AP 4

AP 5

Org

anis

ation

PL

Team1

MA 1 MA 2

Team 2

MA 3

Erfolgreiche Veranstaltungsreihe „GnB“

ProjektmanagementSichten auf ein Projekt – Ein Beispiel „Gang nach Bethlehem“

Stru

ktur

AP 1: Sponsoren AP 2: Marketing AP 3: Behörden AP 4: Inhalt AP 5: Verpflegung

OP 1: Texte

OP 2: Musik

OP 3: Technik

Zeit

Projektlaufzeit: 6 Jahre

Milestone 1: Sponsorensuche abgeschlossen

M 2: Kooperationspartner OÖN fixiertM 4: Budget fertiggestellt

AP 1

AP 2

AP 3

AP 4

AP 5

Org

anis

ation

ProjektleitungKrenn

Team MarketingBointner

Bointner Hofmanninger Krenn

Team FinanzenStockinger

Team Verpflegung

Kaser

Team BehördenSimmer

…

AP 6: Finanzen

M 3: Veranstaltungsfolder&Plakate gedrucktAP 6

Projektmanagement-DokumenteEin Überblick

Phase Dokument

VorphaseProjektwürdigkeitsanalyse

Projektantrag

Startphase

Projektauftrag / Definitionsblatt

Projektkontextanalyse

Projektumfeldanalyse

Milestone-Plan

Projekt-Struktur-Plan

Kommunikationsplan

Arbeitspaketspezifikation

Umsetzungsphase

Standardprotokoll

OP-Liste

Projektstatusbericht

Nachphase Abnahmeprotokoll

Projektauftrag

Vorteile von professionellem Projektmanagement

Überblick wird bewahrt (Termine, Kosten, Qualität)

Bessere Koordination der Zusammenarbeit Regeltermine, Regel-Agenda

Zielklarheit alle sprechen vom selben

Eindeutige Zuweisung von Aufgaben Klar definierte Verantwortlichkeiten

Teilung der Aufgaben der Obmann ist nicht für jedes Detail verantwortlich

Frühzeitiges Erkennen von Problemen

Schwierigkeiten in der Praxis

Mangelnde Kommunikation

Langwierige Projektarbeit Motivationsverlust

Abschluss von Projekten

Zu ambitionierte Projektlandschaft

Fehlendes Projektmarketing

Projekte scheitern an internen Machtkämpfen / schwieriger

Entscheidungsfindung / unterschiedlichen Interessen

Wichtige Kompetenzen

Kommunikationsfähigkeit

Diplomatisches Geschick

Grundkenntnisse Teamanalyse und -entwicklung

Motivationsfähigkeit – NIPSIL Prinzip

Delegations- und Entscheidungsfähigkeit

Keine Scheu vor Konflikten

Steuern und Führen

Moderationstechnik

Schwierige TeilnehmerInnenWahrnehmung – welche Rolle steckt dahinter?

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Zauberstab / Sesselkreis / …

Teamkompetenz, Willy Kriz/Brigitta Nöbauer, Vandenhoeck&Ruprecht Verlag

Wissen in Bewegung, Norbert Withalm, Mensch in Bewegung

in der Realität häufig entweder…

CHAOSFALLEAktion und Interaktion aller Akteure wird dezentral zugelassen und führt zu einer unbeherrschbaren und

unüberschaubaren Komplexität und Unterschiedlichkeit.

Dem Team droht Handlungsunfähigkeit!

31

… oder

32

BÜROKRATIEFALLE

Alles wird standardisiert und durch “decision rules” geregelt. Auf ein unvorhergesehenes Ereignis wird mit neuen verbindlichen Regel reagiert. Muster: “Mehr des Selben!” (Watzlawick)

Dem Team droht Handlungsunfähigkeit!

4 Erfolgsgrundsätze in der Teamarbeit

VerbindlichkeitVereinbarungen sind eindeutig, Controlling selbstverständlich, das für alle Mitglieder nachvollziehbare Vereinbarungsmanagement ist eine Schlüsselgröße im Teamerfolg.

RegelkommunikationDurch regelmäßige Kommunikation wird sichergestellt, dass das gesamte Team anhaltend, einheitliche Ziele verfolgt (Team-Vision)

LeistungsorientierungWenn gemeinsame und eindeutige Ziele vorliegen, unterstützen und motivieren sich die Mitglieder gegenseitig, ohne, dass dafür Zwänge und Vorgaben notwendig sind.

Transparenz und RealismusKlare und realistische Ziele aller Beteiligten schafft Motivation. Klare und angemessene Verantwortlichkeiten aller Beteiligten durch Delegation

Das optimale Team

Gemeinsame Ziele Messbare Vorgaben für jeden

Aufgabenbereich Guter Informationsfluss Gute Koordination der Einzelaktivitäten Kontrolle der Arbeitsergebnisse Reflexion: was läuft gut, was weniger gut? Regeln Wettbewerb in Maßen Innovation&Veränderung sind gewünscht

Gegenseitige Unterstützung Freiräume für Entscheidungen Aktiv zuhören und fragen Gemeinsame Interessen und

Werthaltungen Vertrauen Grenzen werden respektiert Verbindende Rituale werden gelebt

Inhaltsseite Beziehungsseite

Gemeinsame Werte – wofür stehen wir?!

An einem Strang ziehen

JOHARI-Fenster

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JOHARI-Fenster und Feedback

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Feedbackregeln

Direkte Ansprache Möglichst konkret (vs. pauschal) Beschreibend (deskriptiv) nicht wertend Als eigene/ persönliche Wahrnehmung formulieren Positiv formulieren (als Geschenk)

Als Feedbacknehmer – zuhören, nicht verteidigen

Kommunikationsmodell nach Schulz von Thun

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Kommunikationsmodell nach Schulz von Thun

Der Mann (= Sender) sagt zu seiner am Steuer sitzenden Frau (= Empfänger): „Du, da vorne ist grün!“

Was steckt alles in dieser Nachricht (bewusst oder unbewusst)?

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Aktives Zuhören bedeutet…

zu versuchen, sich in den Gesprächspartner einzufühlen beim Gespräch mitzudenken Aufmerksamkeit und Interesse entgegen bringen bedingungsfreie Wertschätzung zeigen

verbal und nonverbal!

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Aktives Zuhören: Techniken

1. Paraphrasieren Die Aussage wird mit eigenen Worten wiederholt.

2. Verbalisieren Die Gefühle, die Emotionen des Gegenübers werden gespiegelt z.B. "Sie hat das masslos geärgert."

3. Nachfragen "Nachdem Sie dies gesagt hatten, reagierte Hans Meier nicht?"

4. Zusammenfassen So wie in einem Zeitungsartikel unter dem Titel der Inhalt in geraffter Form gedruckt wird, kann bei Gesprächen das Gehörte mit wenigen Worten zusammengefasst werden.

5. Klären Unklares klären: "Sie haben gesagt, sie hätten sofort reagiert. War das noch am gleichen Tag?"

6. Weiterführen "Dann hat der Vorgesetzte das Gespräch gesucht. Wie hat er sich dann verhalten?"

7. Abwägen "War die Belästigung schlimmer als "das Nicht- Ernstgenommen-Sein"?

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Moderation leicht gemacht

Was ist Moderation?

Ein Instrument, das Menschen bei bestimmten Problemstellungen hilft, rasch und sicher (=strukturiert) ans Ziel zu kommen.

Begriffsklärung

PräsentationZur Verfügung stellen von Informationen

Ein gut aufbereiteter Inhalt wird durch einen gut vorbereiteten Präsentator mit Hilfe persönlicher und technischer Hilfsmittel vorgetragen

DiskussionAustauschen von

Meinungen

In einer Gruppe mit Hilfe einer qualifizierten Diskussionsleitung

ModerationErarbeiten eines

verbindlichen Ergebnisses

In einer Arbeitsgruppe nach einem vorher gesteckten Ziel mit Hilfe eines gut vorbereiteten Moderators, der einen klaren Ablaufplan hat

MediationSchlichten von Konflikten

mit Hilfe von psychologischen Techniken werden Konfliktfälle moderiert

4 Faktoren guter Besprechungen

Kommunikation und sozialer Umgang Aufgabenbezug Leitung der Besprechung Einsatz professioneller Methoden der

Besprechungsgestaltung

Vorbereitung

Ort / Raum

Medien / Technik

Zeitpunkt / Zeitraum / Pausen

Einladung / Agenda

Unterlagen für die Teilnehmer

Persönliche Vorbereitung

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Die Gestaltung einer Moderation

Das Ziel Information Diskussion Entscheidung Problemlösung

Ablauf im Detail (der Moderationsplan)

Regeln und Rollen

Zeit Ziel / Was Methodik Hilfsmittel

Wer

Techniken der Moderation

Die Visualisierung Flipchart, Pinwand, Overhead und Beamer

Moderationskoffer

Farben, Formen, Schrift und Bilder

Handouts und Protokoll

Die Fragen Ziel von Fragen: ins Thema einstimmen, Gedanken anregen, Diskussionen einleiten...

Geeignete und ungeeignete Fragen: offene und geschlossene Fragen,

Prüfungsfragen, Kettenfragen, Alternativ-Fragen...

Antworten festhalten

Die Moderationstechniken

Moderationstechniken

Stimmungsbarometer Ein-Punkt-Abfrage Mehr-Punkt-Abfrage Kartenabfrage Themenspeicher Brainstorming Brainwalk

Mind-Mapping Szenario-Technik Maßnahmenplan Blitzlicht Rollenspiel Analogie-Verfremdung Umkehr-Methode

Stimmungsbarometer

• Wie zufrieden bin ich mit dem Ergebnis?

• Wie empfinde ich das Klima im Verein?

Brainstorming / Brainwalk

• Was sind die Aufgaben von…?

• Was soll der Bevölkerung / Externen einfallen, wenn sie an unseren Verein denken?

• Welche Aktivitäten und Projekte möchten wir gerne realisieren?

• In welchen Bereichen gibt es Probleme im Verein?

• …

Mehr-Punkt Abfrage

• Ideen sammeln• Ideen bewerten

Rangreihe erstellen

Nachbereitung

Protokoll

Weitere Vorgehensweise

Die „Stolpersteine“

Schwierige Teilnehmer

Gruppe macht nicht mit

Keine Methodendiskussion

Zeitplan nicht einhaltbar

Gruppe kommt nicht weiter

???

Weiterführende Literatur

Besprechungen erfolgreich moderieren, Josef Seifert, Gabal Verlag

Teamkompetenz, Willy Kriz/Brigitta Nöbauer, Vandenhoeck&Ruprecht Verlag

Teamwork, Teamdiagnose, Teamentwicklung, Rolf van Dick/Michael West, Hogrefe Verlag

Projektmanagement - Best of, Litke/Kunow/Schulz-Wimmer, Haufe Verlag