Projektmanagement kompakt

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Fachbuch zum Projektmanagement

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  • PRAXIS.WISSENPRAXIS.WISSENEdition

    BusinessVillageUpdate your Knowledge!

    A. Scheel, St. Kasperczyk

    Projektmanagement kompakt Systematisch zum Erfolg

    Soft Skills und Techniken fr Projektleiter

    Leseprobe

  • BusinessVillageUpdate your Knowledge!

    Stephan Kasperczyk, Alexander Scheel

    Projektmanagement kompakt Systematisch zum Erfolg

    Soft Skills und Techniken fr Projektleiter

  • Stephan Kasperczyk, Alexander Scheel

    Projektmanagement kompakt Systematisch zum

    Erfolg

    Soft Skills und Techniken fr Projektleiter

    Gttingen: BusinessVillage, 2008

    ISBN 978-3-934424-92-0

    BusinessVillage GmbH, Gttingen

    Bezugs- und Verlagsanschrift

    BusinessVillage GmbH

    Reinhuser Landstrae 22

    37083 Gttingen

    Telefon: +49 (0)5 51 20 99-1 00

    Fax: +49 (0)5 51 20 99-1 05

    E-Mail: [email protected]

    Web: www.businessvillage.de

    Coverillustration

    mediasolutions lebendige medien

    www.media-solutions.info

    Layout und Satz

    Sabine Kempke

    Copyrightvermerk

    Das Werk einschlielich aller seiner Teile ist urheber-

    rechtlich geschtzt. Jede Verwertung auerhalb der

    engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne

    Zustimmung des Verlages unzulssig und strafbar.

    Das gilt insbesondere fr Vervielfltigung, berset-

    zung, Mikroverfilmung und die Einspeicherung und

    Verarbeitung in elektronischen Systemen.

    Alle in diesem Buch enthaltenen Angaben, Ergebnis-

    se usw. wurden von dem Autor nach bestem Wissen

    erstellt. Sie erfolgen ohne jegliche Verpflichtung oder

    Garantie des Verlages. Er bernimmt deshalb keiner-

    lei Verantwortung und Haftung fr etwa vorhandene

    Unrichtigkeiten.

    Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen,

    Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt

    auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der

    Annahme, dass solche Namen im Sinne der Waren-

    zeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu

    betrachten wren und daher von jedermann benutzt

    werden drfen.

    Bestellnummern

    PDF-eBook Bestellnummer EB-559

    Druckausgabe Bestellnummer PB-559

    ISBN 978-3-934424-92-0

  • Inhaltsverzeichnis 1

    BusinessVillage Update your Knowledge!

    ber die Autoren ............................................................................................................................... 3

    Danksagung ........................................................................................................................................ 5

    Vorwort .................................................................................................................................................. 7

    1. Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind .. 9

    1.1 Vom Profi zum Spezialisten? Kein Problem! Die besondere Herausforderung Projektleitung . 15

    1.2 Von Projectitis und Antibrokraticum Wie viel Projektmanagement braucht der Mensch? ..... 16

    1.3 Keine einsamen Inseln: Projekte im Unternehmen

    1.4 Was macht ein Projekt aus und wer macht es erfolgreich? ........................................................ 18

    2. Von Teamleitern und Spezialisten Wer warum zum Projektleiter wird ........... 21

    2.1 Willkommen im Club! Die Aufgabe des Projektleiters ................................................................. 23

    2.2 Kreativer Chaot oder strukturierter Detaillist:

    2.2 Welcher Typ bin ich und was bedeutet das fr das Projekt? ...................................................... 27

    3. Goldfische im Froschteich 3. Lassen Sie Mitarbeiter und Ergebnisse gedeihen ...................................................... 33

    3.1 Auswege aus der Entscheidungsfalle Mein Beitrag zum Projekterfolg .................................... 35

    3.2 Alle rennen los wer wei, wohin? Wie Sie aus Aktivismus Plne machen ........................... 41

    3.3 So stand das nicht im Lehrbuch!? Warum ein perfekter Projektplan eine Illusion ist ................. 45

    3.4 Projektmanagement ist wie Segeln Die wichtigsten Instrumente fr die Planung ................... 46

    4. Kampf gegen Windmhlen? Vom Umgang mit Projekt(zer)strern ................ 53

    4.1 Wer hat hier das Sagen? Warum der Leitwolf nicht eingesetzt wird........................................ 63

    4.2 Wer ntzt, wer schadet? Holen Sie sich die richtigen Leute ins Team! ................................... 65

    4.3 Wem trauen? Es gibt nicht nur Freunde .................................................................................. 66

    5. Im Nebel mit Volldampf voraus 5. Strategien fr mehr berblick in unklaren Situationen ............................................ 69

    5.1 Es luft und luft Was nun? Managementaufgaben whrend des Projektes ...................... 78

    5.2 Knapp verfehlt ist auch daneben Denken Sie an die Projektsteuerung .................................. 80

    5.3 Warum macht denn keiner was? Ideen fr eine erfolgreiche Implementierung ....................... 80

  • BusinessVillage Update your Knowledge!

    Inhaltsverzeichnis 2

    6. Aus Krisen Erfolge machen Es gibt mehr als einen Weg .................................... 83

    7. Gut vorbereitet fr die Zukunft? 7. Wohin rollt der Zug Projektmanagement? ................................................................. 85

    8. Projektmanagement in der Praxis ...................................................................................... 87

    8.1 Projektmanagement bei Roche Diagnostics ............................................................................... 87

    8.2 Projektsteuerung in Bauprojekten............................................................................................... 89

    8.3 Projektmanagement bei der Sparkasse Ulm .............................................................................. 91

    9. Checklisten fr die tgliche Projektarbeit ..................................................................... 95

    Weiterfhrende Literatur ........................................................................................................... 103

  • ber die Autoren 3

    BusinessVillage Update your Knowledge!

    Dipl.-k. Alexander Scheel

    arbeitet seit 1999 bei der

    Tiba Managementberatung,

    die sich auf das Thema Pro-

    jektmanagement speziali-

    siert hat. Neben den internen

    Vertriebs- und Fhrungsauf-

    gaben als einer der drei Geschftsfhrer betreut

    er schwerpunktmig Unternehmen in den Berei-

    chen der Energieversorgung, Finanzdienstleistung

    und Informationstechnik. Der Autor hat hier die

    Arbeitsschwerpunkte in der Gestaltung und Op-

    timierung von Prozessen, in der Prozess-Imple-

    mentierung, im Change Management sowie in

    der Projektleitung und Projektsteuerung von Pro-

    blemprojekten. Immer wieder geht es darum, die

    Projektbeteiligten zu Experten fr Unsicherheit

    auszubilden.

    Diesen Ansatz verfolgte er bereits bei seiner T-

    tigkeit als Referent fr Projektmanagement bei

    einem Traditionshersteller von sen und salzigen

    Snacks. Hier galt es, das gerade frisch entwickelte

    Projektmanagement-Konzept im Konzern und in

    den europischen Niederlassungen zum Leben zu

    erwecken.

    Bei dieser Aufgabe halfen ihm seine Erfahrungen

    in der SICAN, einem Joint Venture verschiedener

    deutscher und japanischer Elektronikkonzerne.

    Dort war er bereits whrend seines Studiums einge-

    stiegen. Eine seiner Hauptaufgaben bei der SICAN

    war der Aufbau und die Betreuung eines externen

    Zulieferer-Netzwerks fr die Produktion von Mi-

    krochips und elektronischen Baugruppen. Dabei

    musste eine intensive Verzahnung zwischen inter-

    ner Entwicklung, dem Einkauf und der externen

    Fertigung sichergestellt werden eine Aufgabe, die

    aufgrund ihrer Komplexitt eine wichtige Erfah-

    rung fr ihn war.

    Die Grundlagen des Trainingshandwerkes erlern-

    te er parallel zum Studium der Wirtschaftswis-

    senschaften an den Universitten Paderborn und

    Hannover als Rhetorik-Trainer im Rahmen von

    Veranstaltungen der Konrad Adenauer Stiftung

    und der wirtschaftswissenschaftlichen Fachschaft.

    Erste Projekterfahrungen sammelte der Autor

    bereits nach seinem Schulabschluss, als er im

    Rahmen eines Effizienzsteigerungsprojektes den

    Materialeinkauf im elterlichen Betrieb optimierte.

    Das erste groe Projekt war die Grndung einer

    eigenen kleinen Handelsgesellschaft, des Phone-

    Shop, in der Zeit der ersten Liberalisierung des

    Telefonmarktes. Bereits nach kurzer Zeit florierte

    ein reger Handel mit Funktelefonen und Anrufbe-

    antwortern, die aus den USA importiert wurden.

    Der Autor hat Projekte immer als lebendige und

    mit einem hohen Unsicherheitsfaktor versehene

    Vorhaben erlebt. Dabei hat er erfahren, dass ein

    offensiver und kreativer Umgang mit Problemen

    und Widerstnden den Weg zum Erfolg bereitet.

    Kontakt

    E-Mail: [email protected]

    Web: www.tiba.de oder www.tiba-academy.com

    ber die Autoren

  • BusinessVillage Update your Knowledge!

    ber die Autoren 4

    B. A. (hons) Stephan

    Kasperczyk

    Projekte sind Aktivitten in

    einem unsicheren Kontext.

    Projektmanagement bedeu-

    tet, mit Unsicherheit und Un-

    erwartetem in einem Team

    von Experten umzugehen. Mit dieser berle-

    gung kam der Autor nach Abschluss seines BWL-

    und Informatik-Studiums in Frankfurt und Utrecht

    Anfang der Achtzigerjahre erstmalig in Kontakt

    mit Netzplantechnik und Projektmanagement.

    Damals als Fhrungskraft im Rettungsdienst t-

    tig, benutze er den Projektmanagementansatz

    zur rettungsdienstlichen Vorbereitung von Gro-

    veranstaltungen wie Kirchentagen, groen Spor-

    tereignissen und Pop-Konzerten. Verschiedene

    Organisationen, Spezialisten und freiwillige Hel-

    fer zu koordinieren und unter teilweise extremen

    Bedingungen erfolgreiche Zusammenarbeit zu

    ermglichen, bt seitdem einen besonderen Reiz

    auf ihn aus und erklrt auch sein Arbeits- und For-

    schungsinteresse: Laterale Fhrung bei Unsicher-

    heit.

    Ein weiteres groes Projekt war die EDV-Einfh-

    rung bei einer Hilfsorganisation: Die Professiona-

    lisierung der Arbeitsprozesse und deren Abbildung

    in einer leistungsfhigen EDV-Infrastruktur wa-

    ren technisch komplexe Vorhaben. Es bedeutete

    zudem, sich intensiv mit mentalem Wandel zu

    beschftigen und die Beteiligten einzubinden, aus-

    zubilden und in der Anwendung zu untersttzen.

    Dieses Projekt begrndete den Wechsel zu einem

    Softwarehaus. Dort fhrte er Projektmanagement

    ein und leitete als Portfoliomanager verschiedene

    groe IT-Projekte im Bereich von Behrden und

    Organisationen mit Sicherheitsaufgaben. In dieser

    Zeit beschftigte er sich intensiv mit Fragen der

    Unternehmensberatung und des mentalen Wan-

    dels, bildete sich intensiv weiter, unter anderem in

    NLP, Systemtheorie und moderner Erwachsenen-

    bildung. 1998 kam er zur Tiba Managementbera-

    tung, wo er zunchst als Berater fr die Einfhrung

    von Projektmanagement bei verschiedenen Kun-

    denunternehmen verantwortlich war. Bereits nach

    kurzer Zeit bernahm er die Leitung des Produkt-

    managements und wurde im Jahr 2006 zu einem

    der drei Geschftsfhrer berufen.

    In seiner Beratungsttigkeit konzentriert er sich

    auf die Branchen Pharmazie, Automobilindustrie

    und Telekommunikation. Inhaltlich bilden die

    Arbeit an der Gestaltung von Fhrungssystemen

    und die Entwicklung effizienter PM-Prozesse im

    Bereich von Forschung und Entwicklung Schwer-

    punkte. Ein weiterer Schwerpunkt liegt im Trai-

    ningsbereich, insbesondere in der Entwicklung

    umfassender Trainingskonzeptionen sowie der

    Durchfhrung von Fhrungskrftetrainigs und

    Grogruppenmoderationen.

    Kontakt

    E-Mail: [email protected]

    Web: www.tiba.de oder www.tiba-academy.com

  • Danksagung 5

    BusinessVillage Update your Knowledge!

    Danksagung

    Ein Buch zu schreiben ist ein kleines Projekt. Und wie im richtigen Leben gibt es viele Personen, die

    zum Projekterfolg beigetragen haben. Unser herzlicher Dank gilt also allen, die uns bei diesem Projekt

    geholfen haben:

    Herzlichen Dank an unseren Verleger Christian Hoffmann, mit dem wir in intensiven Diskussionen den

    Rahmen fr dieses Buch festgelegt haben.

    Herzlichen Dank an unsere Lektorin Heike Steinmetz, die uns immer wieder die Leser-Brille aufgesetzt

    hat und uns die Augen fr treffende Strukturen und Inhalte geffnet hat.

    Herzlichen Dank an das Team der Tiba Managementberatung, insbesondere an Peter Brix, Dr. Petra

    Kring-Kardos, Peter Noack und Tobias Schneider, mit denen wir zusammen viele spannende Beratungs-

    auftrge und Trainings durchfhren konnten und deren Erfahrungen ein solides Fundament zu diesem

    Buch gebildet haben.

    Herzlichen Dank an unsere Ehefrauen Andrea Kasperczyk und Claudia Scheel, die unsere nchtelangen

    Schreibarien ertragen haben und die uns mit ihrem Feedback immer wieder auf die rechte Bahn gebracht

    haben.

    Herzlichen Dank unserem Freund Bodo Schulte, der in seiner Rolle als Linienmanager immer fr ein

    klares Bild der Anforderungen, Sorgen und Nte der Linienorganisation gesorgt hat.

    Herzlichen Dank allen unseren Trainingsteilnehmern und Kunden der letzten zehn Jahre, mit denen wir

    spannende Beratungsprojekte und erfrischende Trainings erlebt haben.

  • BusinessVillage Update your Knowledge!

    Danksagung 6

  • Vorwort 7

    BusinessVillage Update your Knowledge!

    Vorwort

    Rund 500 Millionen Menschen verfolgten im Juli

    1969 die Landung der Apollo 11 auf dem Mond.

    Wahr geworden ist dieser Menschheitstraum durch

    eine ausgeklgelte Technik und ein erfolgreiches

    Projektmanagement.

    Schon immer haben Menschen in Teams gemein-

    sam an herausfordernden Aufgaben gearbeitet.

    Trotzdem gilt das Apollo-Projekt der NASA fr

    viele Wirtschaftshistoriker als der eigentliche An-

    fang des Projektmanagements. Die Verflechtung

    von Forschern, Ingenieuren und Institutionen

    unter enormem Zeitdruck verlangte eine klare

    Struktur mit definierten Prozessen. Natrlich lief

    dieses Projekt nicht ohne Herausforderungen ab:

    Probleme in den Bereichen Forschung und Ent-

    wicklung erforderten von allen Beteiligten neue

    Formen des Informationsaustausches und der Zu-

    sammenarbeit.

    Auch wenn dieses Projekt mehr als auergewhn-

    lich war und in seiner Komplexitt wahrschein-

    lich bei Weitem alle Projekte bertrifft, die Sie

    betreuen oder mitgestalten werden, ist der Flug

    der bemannten Apollo fr uns ein typisches Bei-

    spiel. Weil es zeigt, was Menschen miteinander

    erreichen knnen. Und weil es fr eine komplexe

    Aufgabe steht, die durch viele kleine Teilprojekte

    und Schritte gelst wurde, an denen zahlreiche

    Menschen an unterschiedlichsten Orten beteiligt

    waren.

    Apollo 11 zeigt aber auch, wie Visionen durch

    klare Zielsetzungen und ein gutes Projektmanage-

    ment realisiert werden knnen. Dass dies nicht

    immer reibungslos verluft und von stndigen

    Unsicherheiten begleitet wird, liegt auf der Hand.

    Genau dies ist es aber, was Projektarbeit so span-

    nend macht: Wer Unsicherheit nicht negativ sieht,

    sondern sie als Herausforderung auf der einen und

    Freiraum fr Entwicklung auf der anderen Seite

    erkennt, kann unglaublich viel erreichen. Fr das

    Projekt, aber auch fr sich selbst. Denn die damit

    einhergehende Flexibilitt, das Denken in kom-

    plexen Zusammenhngen und die soziale Kom-

    petenz, die durch Projektarbeit erworben wird,

    knnen whrend der gesamten Berufslaufbahn

    genutzt werden.

    Dies gilt umso mehr vor dem Hintergrund, dass

    Projektkompetenz in immer mehr Bereichen und

    Positionen gefordert wird. Sei es in der Automo-

    bilindustrie, wo an unterschiedlichen Standorten

    neue Modelle und Techniken entwickelt werden,

    oder bei IT-Projekten, deren Komplexitt immer

    mehr steigt. Aber auch Fusionen und Akquisitionen

    fhren zu einer steigenden Zahl von Projekten, die

    von den Mitarbeitern in den bestehenden Arbeits-

    alltag eingebaut werden mssen.

    Spannend sind daneben auch die Herausforde-

    rungen an den Projektleiter. Diese sind aufgrund

    der Komplexitt der Projekte und der sich immer

    neu zusammenfindenden Teams ganz anders als

    beispielsweise Herausforderungen an einen Ab-

    teilungsleiter. Statt starrer Hierarchien mit klarer

  • BusinessVillage Update your Knowledge!

    Vorwort 8

    Weisungsbefugnis ist ein aktives Miteinander ge-

    fragt, bei dem jeder Einzelne seinen Teil zum Ge-

    lingen oder Scheitern des Projektes beitrgt. Und

    dies quasi unter verschrften Bedingungen. Denn

    ein Zusammenraufen, wie es in einer Abteilung

    mglich ist, erlaubt ein Projekt schon allein auf-

    grund der befristeten Zeitspanne nicht. Zudem fin-

    det sich das Team nur zeitweise zusammen, und

    dies oft genug nur per Telefon oder Videokonfe-

    renz. Hinzu kommen die ganz normalen Arbeits-

    aufgaben, die jeder einzelne Projektmitarbeiter

    zustzlich zum aktuellen Projekt zu bewltigen

    hat.

    Mit diesen Herausforderungen wchst die Gefahr,

    dass ein Projekt vorzeitig misslingt oder hinter

    den Anforderungen zurckbleibt. Die Zahlen be-

    legen dies eindeutig: Mehr als jedes vierte Projekt

    scheitert, meist aufgrund eines fehlerhaften Pro-

    jektmanagements so das Ergebnis einer aktu-

    ellen Projektmanagementstudie.

    Dass es auch anders geht, zeigt die eingangs er-

    whnte Mondlandung der Apollo 11. Diese neh-

    men wir als Ansporn, Sie mit diesem Buch auf das

    vorzubereiten, was Sie im Laufe eines Projektes

    erwartet: Unsicherheiten, fehlende Informationen,

    nicht eingehaltene Zusagen, Teammitglieder

    ohne Projektkompetenz und handfeste Krisen.

    Wir mchten dazu beitragen, dass Sie zu einem

    Experten fr Unsicherheiten werden, der auch

    kritische Momente des Projektgeschehens mit

    Bravour besteht und so dazu beitrgt, dass Visi-

    onen Wirklichkeit werden.

  • Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind 9

    BusinessVillage Update your Knowledge!

    1. Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind

    Auch wenn nicht alle Projekte so vielschichtig

    sind wie die Realisierung der Apollo 11 und die

    damit verbundene Mondlandung, gibt es heu-

    te kaum noch einen Wirtschaftszweig, der ohne

    komplexe Strukturen und damit ohne Projekt-

    management auskommt. Dies gilt auch fr die

    Produktion der tglichen Dinge des Lebens wie

    die eines Pkw, eines Fernsehers oder eines Com-

    puters und der dazugehrigen Software: An all

    diesen Produkten sind zahlreiche Menschen an

    unterschiedlichen Standorten beteiligt, die sich

    und ihr spezielles Wissen einbringen, um eine

    Produktentwicklung oder die Realisierung eines

    Produkts zum Erfolg zu bringen.

    Eine Ursache dieser Entwicklung sind die immer

    komplexer werdenden Anforderungen an die Un-

    ternehmen, ihre Dienstleistungen und Produkte.

    Reichte es frher aus, dass mit dem Computer

    Texte erfasst oder kleine Rechenaufgaben gelst

    werden konnten, sind heute umfangreiche Soft-

    warelsungen gefragt: Texte sollen formatiert, in

    Grafikprogramme exportiert und untereinander

    verlinkt werden, Indizes und Inhaltsverzeichnisse

    werden mehr oder weniger automatisch erstellt

    und Programme wie Excel beherrschen weitaus

    mehr als die Grundrechenarten.

    Doch nicht nur die Funktionalitt der Software

    steht bei Neu- und Weiterentwicklungen im Mit-

    telpunkt. Hier geht es auch um Fragen wie die nach

    Kompatibilitt mit und Schnittstellen zu anderen

    Programmen und um vieles mehr. Dabei mssen

    sich die Programmierer und Techniker nicht nur

    in den User, seine Rechnerumgebung und seinen

    Arbeitsalltag hineindenken, sondern auch noch in

    die Zukunft schauen, um auf Anforderungen von

    morgen vorbereitet zu sein. Beispielsweise hin-

    sichtlich der Weiterentwicklung anderer Betriebs-

    systeme als das fr die Software vorgesehene.

    Denn was hilft ein Textprogramm fr Windows,

    wenn die damit erfassten Texte beispielsweise

    von einem Grafiker mit einer Vorliebe fr seinen

    Apple-Rechner nicht verarbeitet werden knnen?

    Was fr Software gilt, lsst sich auch auf andere

    Produkte bertragen. Wie reagieren Inhaltsstoffe in

    Medikamenten oder in Nahrungsmittelergnzungs-

    produkten miteinander? Wo kaufe ich am besten

    die Bestandteile fr den neuen Pkw ein? Welche

    Materialien lassen sich optimal in einem Fernseher

    verbinden? Kurz: Die Fragen, die bei der Entwick-

    lung und der Realisierung bercksichtigt werden

    mssen, sind heute so komplex, dass sie nicht von

    einem einzelnen Mitarbeiter oder einer einzelnen

    Abteilung beantwortet werden knnen.

    Genau hier setzt Projektarbeit an: Sie fhrt Mit-

    arbeiter aus verschiedensten Bereichen und deren

    unterschiedlichstes Wissen sowie ihre Erfahrungen

    zusammen, um ganzheitliche Lsungen fr die

    jeweilige Herausforderung zu erarbeiten. Diese

    Zusammenfhrung von interdisziplinrem, abtei-

    lungs- oder organisationsbergreifendem Wissen,

    wie sie im Rahmen von Projektarbeit realisiert

    wird, ist heute fr immer mehr Unternehmen

    Grundlage ihres langfristigen Erfolgs. Dabei hrt

  • BusinessVillage Update your Knowledge!

    Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind 10

    sich die Umsetzung dieser Aufgabe komplizierter

    an als sie es in Wirklichkeit ist.

    Der typische Charakter eines Projektes?

    Besondere Herausforderungen in krzes-

    ter Zeit gemeinsam lsen!

    Projekte haben wenig bis gar nichts mit alltg-

    lichen Aufgaben zu tun. Im Gegenteil: Sie brin-

    gen immer besondere Herausforderungen mit sich

    fr den Projektleiter, aber auch fr das gesamte

    Projektteam. Denn ein Projekt, und diese Definiti-

    on legen wir diesem Buch zugrunde, ist nichts an-

    deres als ein einmaliges und neuartiges Vorhaben,

    das eine besondere Komplexitt aufweist und in

    einem zeitlich definierten Rahmen interdisziplinr

    durchgefhrt werden soll. Dabei mssen Projekte

    meist zustzlich zu den normalen Aufgaben des

    Berufslebens gestemmt werden.

    In einem Projekt arbeiten bedeutet also:

    n Grtmgliche Zielerreichung (Qualitt)n mglichst rasch (Termin)n mit stets geringem und immer vorgegebenem

    Aufwand (Mitteleinsatz/Kosten)

    n bei reibungsloser Zusammenarbeit (Team)

    Als Projektleiter haben Sie die Aufgabe, in diesem

    magischen Dreieck die Balance zu halten.

    Genau diese auf den ersten Blick vielleicht un-

    lsbare Aufgabe ist es, die Projektarbeit so span-

    nend macht: Jeder Einzelne im Team arbeitet an

    etwas Neuem, noch nicht Dagewesenem mit und

    bringt sich mit seinem speziellen Wissen ein. Da-

    bei profitiert er gleichzeitig von dem Wissen der

    anderen Teammitglieder, die ihm ber das ak-

    tuelle Projekt hinaus neue Anregungen fr die

    Abbildung 1:

    Das Magische Dreieck desProjektmanagements

  • Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind 11

    BusinessVillage Update your Knowledge!

    eigene Arbeit bringen. Damit bringt jedes Projekt

    den Mitarbeitern, aber auch dem Unternehmen als

    Ganzem neue Chancen, um sich auf dem (Arbeits-)

    Markt zu positionieren.

    Trotzdem bestimmen Vorbehalte gegen Projekt-

    arbeit den Arbeitsalltag. Und dies nicht ohne

    Grund. Zumindest, wenn man dem einfachen

    Blick auf die Zahlen glaubt: ber 70 Prozent al-

    ler Softwareprojekte brauchen mehr Zeit als ge-

    plant, ber 60 Prozent aller Kooperationsprojekte

    scheitern komplett; so das Ergebnis einer GPM-

    Studie zum Projekterfolg. Die Grnde dafr sind

    oft hausgemacht: Zu hochgesteckte Ziele, eine un-

    realistische Planung und unklare Kompetenzrege-

    lungen spielen hier eine wesentliche Rolle. Hinzu

    kommen menschliche Aspekte wie Unsicherheit,

    Angst vor den Konsequenzen eines gescheiterten

    oder auch gelungenen Projektes und fehlendes

    Durchsetzungsvermgen des Projektleiters gegen-

    ber Teammitgliedern und Auftraggebern.

    Dabei ist Projektmanagement so einfach wie Se-

    geln, Bergsteigen oder wie jede andere Sportart,

    die Sie gern betreiben. Der Weg zum Erfolg ist

    ganz einfach.

    Die wichtigsten Schritte fr ein erfolg-reiches Projekt

    Erkenne und beschreibe lohnenswerte Ziele.

    Mach dir einen Plan.

    Sorge fr die notwendigen Mittel.

    Vereinbare dich mit anderen.

    Starte klar und mit Zuversicht.

    Rechne mit Hindernissen.

    Vergleiche mit der Karte.

    Lerne fr die nchste Expedition.

    Projektmanagement ist nicht nur eine Sammlung

    ntzlicher Methoden, sondern viel umfassender,

    nmlich ein eigenstndiges Fhrungskonzept fr

    zeitlich begrenzte, interdisziplinre Vorhaben.

    Diese werden fast immer in abteilungsbergrei-

    fenden Gruppen bearbeitet, die nicht selten auf

    der ganzen Welt verteilt sind. Als solche umfasst

    es das Spektrum der sachbezogenen und mensch-

    lichen Fhrung. Whrend hufig immer noch die

    Planung von Kosten und deren berwachung im

    Vordergrund stehen, ziehen wir eine umfassende

    Sicht auf Projektmanagement vor.

    Ihr Projekt hat gute Erfolgsaussichten, wenn diese

    Erfolgsaspekte gleichmig ausgeprgt sind:

    n n Organisation: Aufbau und Implementierung von effizienten, straffen und transparenten Pro-

    jektorganisationen und Prozessen im Unterneh-

    men.

    n n Mensch: Entwicklung und Qualifizierung von Projektleitern und Projektmitarbeitern zu ei-

    genverantwortlich handelnden Unternehmern

    im Unternehmen.

    n n Methodik: Optimierung und Vereinheitlichung des firmenspezifischen Projektmanagement-

    Methodenkonzeptes in einem praktischen

    Werkzeugkoffer.

    n n Software: EDV-technische Untersttzung aller Prozesse im Projektmanagement des Unter-

    nehmens zur Reduzierung administrativer

    Aufwnde auf ein notwendiges Minimum. Und

    dazu bedarf es einer integrierten, an den Bedarf

    des Unternehmens und vor allem der Anwen-

    der angepassten Software-Lsung.

  • BusinessVillage Update your Knowledge!

    Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind 12

    Erstens kommt es anders, und zweitens

    als man denkt

    Die Angst, die Projektleiter bei ihrer Arbeit be-

    gleitet, kommt nicht von ungefhr. Mit den meis-

    ten Projekten sind hohe Investitionen verbunden,

    die einen ebenso hohen Erwartungsdruck verursa-

    chen.

    Die Anteile der Projektkosten an den Gesamtkos-

    ten bei Unternehmen weist eine Studie, an der 76

    fhrende Unternehmen mit den Schwerpunkten

    Finanz-, Fertigungs- und IT/Telekommunika-

    tionsindustrie teilgenommen haben, nach:

    AnteilUnternehmen

    Projektkostenanteil an denGesamtkosten

    22 % ber 50 %

    34 % zwischen 11 % und 50 %

    44 % weniger als 10 %

    Doch nicht nur die zum Teil hohen Investitionen

    lhmen die Projektleiter: Fr viele Auftraggeber

    scheinen die Ergebnisse des Projektes bereits im

    Vorfeld festzustehen, ebenso der zeitliche Rah-

    men, in dem das Projekt realisiert werden soll.

    Abbildung 2: Vier Erfolgsfaktoren fr professionelles Projektmanagement: das Tiba-Achsenkreuz

  • Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind 13

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    Was hingegen nicht bedacht wird, sind die As-

    pekte, die ein Projekt erst zum Projekt werden

    lassen: Die Rede ist von den Unwgbarkeiten, die

    alles Neue begleiten, von fehlenden Strukturen im

    Projektteam, fehlenden Ressourcen und einer sich

    ndernden Umwelt.

    Anders als Fachabteilungen bewegen sich Projekt-

    teams in einer Balance zwischen kreativem Frei-

    raum und disziplinierter Umsetzung. Sie mssen

    stndig mit Unsicherheiten oder berraschenden

    Ergebnissen rechnen, die alle bisherigen Pl-

    ne ber den Haufen werfen und neue Planungen

    erfordern. Und dies unter Bercksichtigung der

    feststehenden Rahmenbedingungen, zu denen das

    (gewnschte) Ergebnis, der Zeitrahmen und das

    zur Verfgung stehende Budget ebenso gehren

    wie die vorgegebenen Bedingungen im Umfeld.

    Nicht zuletzt deshalb fhlen sich Projektleiter

    in dieser Situation oftmals zerrissen. Um den

    Kopf nicht zu verlieren, mssen sie die Gegeben-

    heiten abwgen und den Faktoren Ziele, Termin

    und Budget unterschiedliches Gewicht verleihen.

    Nicht immer hat die Einhaltung des Budgets die

    hchste Prioritt, wie das folgende Beispiel eines

    deutschen Mittelstndlers zeigt.

    Die Geschftsleitung hatte ein Projekt ins Leben

    gerufen, das die reibungslose Jahr 2000-Umstel-

    lung sicherstellen sollte. Dieses Projekt war, wie

    es hufig passiert, eigentlich viel zu spt gestar-

    tet worden und der Projektleiter zweifelte daran,

    diese Aufgabe bis zum Jahreswechsel lsen zu

    knnen. Deshalb verschanzte er sich hinter vielen

    anderen Aufgaben, die ihm zugetragen wurden,

    und vernachlssigte das eigentliche Projekt. We-

    nige Monate vor dem geplanten Umstellungster-

    min erkannte das Management die Klippe, auf die

    das Unternehmen zuraste, und holte externe Un-

    tersttzung hinzu. Das Ergebnis: Die Umstellung

    erfolgte zum vorgesehenen Zeitpunkt, allerdings

    zu weitaus hheren Kosten als geplant.

    Neben den bereits zuvor beschriebenen Erfolgs-

    faktoren sind es vor allem die nachfolgenden vier

    Prinzipien, die Ihnen Orientierung geben und hel-

    fen knnen, Projekte erfolgreich zu gestalten. Die

    Prinzipien bedeuten im Einzelnen (siehe auch Ab-

    bildung 3 auf Seite 14):

    Kundenorientierung

    Projekte macht man nicht um der Projekte willen,

    sie dienen einem bestimmten Zweck. Daher sind

    auch die Prozesse und Ablufe auf interne und

    externe Kunden hin ausgerichtet. Sollten Sie als

    Projektleiter einmal den Kunden aus den Augen

    verlieren, rcken Sie ihn bitte schnellstmglich

    wieder in den Mittelpunkt. Entscheidend ist, dass

    der Kunde zurckkommt und nicht das Projekter-

    gebnis.

    Systemorientierung

    Projekte sind komplexe soziale Systeme. In Pro-

    jekten arbeiten viele Menschen und Organisa-

    tionen aus verschiedenen Fachdisziplinen, mit

    unterschiedlichen Interessen und mglicherweise

    auch aus unterschiedlichen Kulturen zusammen.

    Bedenken Sie, dass in solchen Systemen einfache

    Ursache-Wirkungs-Beziehungen (zum Beispiel

    Anweisung Gehorsam) wahrscheinlich nicht

    funktionieren und ganz unerwartete Effekte auf-

    treten knnen.

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    Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind 14

    Abbildung 3: Prinzipien des erfolgreichen Projektmanagements

    Wissensorientierung

    Projekte werden durchgefhrt, um komplexe und

    komplizierte Aufgaben zu lsen. Das dafr not-

    wendige Wissen passt nicht mehr in nur einen

    Kopf. Es kommt also darauf an, das Wissen und

    die Erfahrungen vieler Experten zu nutzen. Um

    die Projektarbeit im Detail zu koordinieren gilt

    es also, die Gesamtaufgabe in berschaubare und

    verdaubare Teilaufgaben zu zerlegen und als Pro-

    jektleiter den berblick ber alles zu behalten.

    Methodenorientierung

    Projekte sind eine unsichere Sache. Auch wenn in

    einer Projektplanung der Versuch unternommen

    wird, das knftige Vorgehen festzulegen und mg-

    liche Risiken zu umgehen, so kann immer und je-

    derzeit eine Menge anders kommen als gedacht. Es

    empfiehlt sich daher, fr die Projektplanung und

    fr die Projektsteuerung abgestimmte Methoden

    zu verwenden, um inhaltliche Unsicherheit durch

    prozessuale Sicherheit zu ersetzen. Der Einsatz

    von Methoden hat zudem zwei weitere Vorteile:

    Denken in komplexen sozialen Systemen, weil in Projekten viele Menschen und Organisationen aus verschiedenen Fachdisziplinen

    mit unterschiedlichen Interessen zusammenarbeiten.

    Prozesse und Ablufe werden auf interne und externe Kunden hin ausgerichtet.

    Die Gesamtaufgabe wird in berschaubare undverdaubare Teilaufgaben aufgeteilt.

    Anwendung abgestimmter

    Methoden, um inhaltliche

    Unsicher-heit durch

    prozessuale Sicherheit zu

    ersetzen und: Lernen aus Erfahrung.

  • Projekte, Projekte nichts als Projekte? Warum Projekte spannend sind 15

    BusinessVillage Update your Knowledge!

    n n Die Erfahrungen in einem Projektabschnitt knnen in Form einer Methode standardisiert

    werden. Damit findet ein Lernen aus Erfahrung

    statt.

    n n In groen und regional verteilten Teams planen und steuern alle Beteiligten nach einem Stan-

    dard, sodass ein babylonisches Sprach- und

    Begriffsgewirr erst gar nicht aufkommt.

    1.1 Vom Profi zum Spezialisten? Kein Problem! Die besondereHerausforderung Projektleitung

    Schweden im Jahr 1621: Knig Gustav II. Adolf

    von Schweden bestellt mitten im schwedisch-pol-

    nischen Krieg drei Schiffe, lieferbar in den kom-

    menden fnf Jahren. Dies allein war ein absolutes

    Novum, denn der Bau eines einzelnen Schiffes

    dauerte schon zu Friedenszeiten etwa zwei bis

    drei Jahre. Dabei war diese Bestellung nur der

    Anfang: Beseelt von dem Wunsch, den Krieg fr

    sich zu entscheiden, folgen weitere Bestellungen

    mit immer krzeren Lieferzeiten.

    Da die Marine in diesem Krieg von strategischer

    Wichtigkeit war, wollte der Knig sichergehen,

    dass alle Schiffe seinen Vorstellungen und Anfor-

    derungen entsprachen und mischte sich krftig

    in den Bau der Schiffe ein. So mchte er im Jahr

    1626 statt der zuvor gewnschten kleineren Schiffe

    auf einmal ein wesentlich greres. 1628 besucht

    er die Werft und inspiziert die im Bau befindliche

    Vasa, ist aber mit den geplanten Geschtzen

    nicht zufrieden. Der Rstungsplan wird zugunsten

    schwerer Geschtze berarbeitet und erweitert.

    Ein Belastungstest in Abwesenheit des Schiffs-

    bauers zeigt, dass bereits dreiig Mann das Schiff

    gefhrlich ins Schwanken bringen. Doch niemand

    warnt den Verantwortlichen. Es kommt, wie es

    kommen muss: Nur knapp 1.000 Meter nach dem

    Ablegen kentert die Vasa und sinkt. 200.000 K-

    nigliche Taler, nach heutigem Wert mehr als 100

    Milliarden Euro, liegen auf dem Boden des Mee-

    res.

    Fr die Ursache der Katastrophe gibt es unter-

    schiedliche Erklrungsanstze. Wissenschaftler

    meinen, es lge eine Fehlkonstruktion vor; die

    Vasa sei toplastig gewesen. Andere bemngeln

    das Projektmanagement beziehungsweise die Fh-

    rungskultur innerhalb des Projektes: Der Knig

    bekommt wider besseren Wissens seinen Willen.

    Wir sagen, es liegt an beidem: Die Fehlkonstrukti-

    on ist eine Folge des falsch verstandenen Projekt-

    managements und der fehlenden Kommunikation

    innerhalb des Teams.

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    Soft Skills und Techniken fr Projektleiter

    Projektkompetenz ist eine Fhigkeit, die heute fr fast jeden Beruf Voraussetzung ist. Dabei geht es nicht um Megaprojekte, sondern ums Daily Business die Entwicklung eines neuen Marketingkon-zepts, die Planung und Durchfhrung eines Messeauftritts, die Einfhrung einer neuen Software Was diese Projekte gemein-sam haben, ist ausschlielich die Deadline der Rest ist unge-wiss. Denn auf dem Weg vom ersten Projektmeeting bis zum Ziel luft nichts reibungslos: Kaum eine Etappe ist wirklich planbar, Unsicherheit ist eine stndige Begleiterin des Projektes und der perfekte Projektplan stellt sich als eine echte Illusion heraus.

    Die Autoren Stephan Kasperczyk und Alexander Scheel zeigen in ihrem Buch, wie Sie Projekte auch fernab von komplexen Pla-nungsmethoden zum Ziel fhren. Die groe Kunst besteht darin, das Projekt am Laufen zu halten, Strflle zu meistern und auch in kritischen Situationen einen klaren Kopf zu bewahren. Denn mit dem richtigen Handwerkszeug und dem richtigen Projektver-stndnis lassen sich Projekte stressfreier und vor allem souve-rner meistern.

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    wie Sie mit typischen Situationen eines Projektes umgehen, Auswege aus der Entscheidungsfalle, wie Sie aus Aktivismus Plne machen, wie Sie mit Projektzerstrern umgehen, wie Sie das richtige Team zusammenstellen, Strategien fr mehr berblick.

    Alexander Scheel, Stephan KasperczykProjektmanagementkompakt Systematisch zum ErfolgAugust 2008ISBN 978-3-934424-92-0Preis: 21,80 Art.-Nr. 559

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    n Persnlicher Erfolg559 Projektmanagement kompakt Systematisch zum Erfolg, Stephan Kasperczyk; Alexander Scheel

    583 Free your mind Das kreative Selbst, Albert Metzler

    596 Endlich frustfrei! Chefs erfolgreich fhren, Christiane Drhe-Wienholt

    604 Die Magie der Effektivitt, Stphane Etrillard

    620 Zeitmanagement, Annette Geiger

    624 Gesprchsrhetorik, Stphane Etrillard

    631 Alternatives Denken, Albert Metzler

    646 Geschftsbriefe und E-Mails Schnell und professionell, Irmtraud Schmitt

    721 Intuition Die unbewusste Intelligenz, Jrgen Wunderlich

    733 Limbic Mind Die intelligente Schlagfertigkeit, Christine Lehner; Sabine Weihe

    743 Presenting Yourself Der souverne Auftritt, Eva Ruppert

    754 Einfach gesagt Wenn jeder pltzlich zuhrt und versteht, Oliver Gro

    n Prsentieren und konzipieren590 Konzepte ausarbeiten schnell und effektiv, Sonja Klug

    632 Texte schreiben Einfach, klar, verstndlich, Gnther Zimmermann

    635 Schwierige Briefe perfekt schreiben, Michael Brckner

    625 Speak Limbic Wirkungsvoll prsentieren, Anita Hermann-Ruess

    n Richtig fhren555 Richtig fhren ist einfach, Matthias K. Hettl

    614 Mitarbeitergesprche richtig fhren, Annelies Helff; Miriam Gross

    616 Pltzlich Fhrungskraft, Christiane Drhe-Wienholt

    629 Erfolgreich Fhren durch gelungene Kommunikation, Stphane Etrillard; Doris Marx-Ruhland

    638 Zukunftstrend Mitarbeiterloyalitt, 2. Aufl age, Anne M. Schller

    643 Fhren mit Coaching, Ruth Hellmich

    n Vertrieb und Verkaufen479 Messemarketing, Elke Clausen

    561 Erfolgreich verkaufen an anspruchsvolle Kunden, Stphane Etrillard

    562 Vertriebsmotivation und Vertriebssteuerung, Stphane Etrillard

    606 Sell Limbic Einfach verkaufen, Anita Hermann-Ruess

    619 Erfolgreich verhandeln, erfolgreich verkaufen , Anne M. Schller

    647 Erfolgsfaktor Eventmarketing, Melanie von Graeve

    664 Best-Selling Verkaufen an die jungen Alten, Stphane Etrillard

    668 Mystery Shopping, Ralf Deckers; Gerd Heinemann

    726 Sog-Selling Einfach unwiderstehlich verkaufen, Stphane Etrillard

    753 Zukunftstrend Empfehlungsmarketing, 2. Aufl age, Anne M. Schller

    759 Events und Veranstaltungen professionell managen, 2. Aufl age, Melanie von Graeve

    n PR und Kommunikation478 Kundenzeitschriften, Thomas Schmitz

    549 Professionelles Briefi ng Marketing und Kommunikation mit Substanz, Klaus Schmidbauer

    557 Krisen PR Alles eine Frage der Taktik, Frank Wilmes

    569 Professionelle Pressearbeit , Annemike Meyer

    594 11 fr Online-Redakteure und Online-Texter, Saim Rolf Alkan

    595 Interne Kommunikation. Schnell und effektiv, Caroline Niederhaus

    653 Public Relations, Hajo Neu, Jochen Breitwieser

    691 Wie Profi s Sponsoren gewinnen, 2. Aufl age, Roland Bischofww

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  • Edition Praxis.Wissen je 21,80 Euro *

    n Online-Marketing690 Erfolgreiche Online-Werbung, 2. Aufl age, Marius Dannenberg; Frank H. Wildschtz

    692 Effi zientes Suchmaschinen-Marketing, 2. Aufl age, Thomas Kaiser

    731 Was gute Webseiten ausmacht, Tobias Martin; Andre Richter

    n Marketing500 Leitfaden Ambient Media, Kolja Wehleit

    533 Corporate Identity ganzheitlich gestalten, Volker Spielvogel

    546 Telefonmarketing, Robert Ehlert; Annemike Meyer

    549 Professionelles Briefi ng Marketing und Kommunikation mit Substanz, Klaus Schmidbauer

    566 Seniorenmarketing, Hanne Meyer-Hentschel; Gundolf Meyer-Hentschel

    567 Zukunftstrend Kundenloyalitt , Anne M. Schller

    574 Marktsegmentierung in der Praxis, Jens Bcker; Katja Butt; Werner Ziemen

    576 Plakat- und Verkehrsmittelwerbung, Sybille Anspach

    603 Die Kunst der Markenfhrung, Carsten Busch

    610 Faktor Service Was Kunden wirklich brauchen, Dirk Zimmermann

    612 Cross-Marketing Allianzen, die stark machen, Tobias Meyer; Michael Schade

    630 Kommunikation neu denken Werbung, die wirkt, Malte Altenbach

    661 Allein erfolgreich Die Einzelkmpfermarke, Giso Weyand

    712 Der WOW-Effekt Kleines Budget und groe Wirkung, Claudia Hilker

    n Unternehmensfhrung622 Die Bank als Gegner, Ernst August Bach; Volker Friedhoff; Ulrich Qualmann

    634 Forderungen erfolgreich eintreiben, Christine Kaiser

    656 Praxis der Existenzgrndung Erfolgsfaktoren fr den Start, Werner Lippert

    657 Praxis der Existenzgrndung Marketing mit kleinem Budget, Werner Lippert

    658 Praxis der Existenzgrndung Die Finanzen im Griff, Werner Lippert

    700 Bankkredit adieu! Die besten Finanzierungsalternativen, Sonja Riehm; Ashok Riehm; Axel Gehrholz

    701 Das perfekte Bankgesprch, Jrg T. Eckhold; Hans-Gnther Lehmann; Peter Stonn

    755 Der Bambus-Code Schneller wachsen als die Konkurrenz, Christian Kalkbrenner; Ralf Lagerbauer

    Edition BusinessInside +++ Neu +++

    693 Web Analytics Damit aus Traffi c Umsatz wird, Frank Reese, 34,90 Euro

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    679 Speak Limbic Das Ideenbuch fr wirkungsvolle Prsentationen, Anita Hermann-Ruess, 79,00 Euro

    688 Performance Marketing, 2. Aufl age, Thomas Eisinger; Lars Rabe; Wolfgang Thomas (Hrsg.)

    717 Grndung und Franchising 2007/2008, Detlef Kutta; Karsten Mhlhaus (Hrsg.), 9,95 Euro

    745 Was im Verkauf wirklich zhlt!, Walter Kaltenbach; 24,80 Euro

    Sachbcher730 High Probability Selling Verkaufen mit hoher Wahrscheinlichkeit, Werth; Ruben; Franz, 24,80 Euro

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