BMS PROJECT TUNING GUIDELINES

Norms:

● Hard on content, soft on the people● Be honest, specific, and helpful● Share the air (or “step up, step back”)

Protocol: Designed to meet one class period.

1. Overview (5 min) ­ Presenter gives an overview of the work and explains what goals he/ shehad in mind when designing the project. It may be helpful for the presenter to put the project intothe broader context of what is happening in his/ her classroom or school. This is a great time totalk out loud about the project and ideas. Sometimes the time spent filling the air provides thebest ideas. think about how the project fits into the bigger picture of things happening in theclassroom and school. Participants then have an opportunity to quietly look at “the work” (e .g.project handout, student work, etc.) if available. Finally, the presenter shares a dilemma byframing a question for the critical friends group to address during the discussion. It is importantto give the project tuning group something specific to focus on as they think through the project.

2. Questions (3 min) ­ During this phase the project tuning group will be clarifying questions ofthe presenter. Clarifying questions have brief, factual answers and are intended to help theperson asking the question develop a deeper understanding of the dilemma. An example of aclarifying question is “How will groups be chosen for this activity?” Remember that thesequestions are not to bring about long answers. Quick and to the point works best here.

3. Probing Questions (5 min) During this phase the project tuning group will be asking probingquestions of the presenter. Probing questions help the presenter expand his/ her ideas about thedilemma. However, probing questions should not be “advice in disguise”, such as “Have youconsidered... ?” An example of a probing question is “What evidence will you gather to determinethe extent to which the goals of your project were met?” This is where the group can dig deeperand seek more information. The key here is to not offer advice. The facilitator will work to keepthis from happening. Keep your suggestions to yourself at this point.

4. Discussion (8 min) ­ The presenter reframes the question if necessary and then physicallysteps back from the group. The group discusses the dilemma and attempts to provide insight onthe question raised by the presenter. The group closes the circle on the presenter and talk to oneanother.

● Positive feedback: It is helpful to begin with positive feedback, such as “What

strengths do we see in the project design?”.

●  Opportunities for growth: Next, the group takes a more critical analysis of the work,using the question proposed by the presenter to frame the discussion. For example,

“What isn’t the presenter considering?” or “I wonder what would happen if... ”.

The presenter is not allowed to speak during the discussion, but should listen and take notes. Itis a good idea for the presenter to physically sit outside of the circle and for the group to close inthe circle without the presenter. Resist the urge to speak directly to the presenter. This is timefor the group to speak freely. Remember, hard on content, soft on the person.

5. Response (4 min) — The presenter has the opportunity to respond to the discussion. It is notnecessary to respond point by point to what others said. The presenter may share what struckhim/ her and what next steps might be taken as a result of the ideas generated by thediscussion. This is a great reflection piece. During this time the group listens and also thinksabout their final idea that they would like to share.

6. Debrief (3 min)— The facilitator leads a conversation about the group’s observation of theproject tuning process. One mark of a good facilitator is his or her ability to lead a good debrief.

Questions posed to the group might include:

● Did we have a good question? How well did We stick to the question?● To what extent was this process helpful for the presenter? Did our probing questions

really push his/ her Did our ideas from the discussion provide insight into possible nextsteps?

● Was there a moment when the conversation made a turn for the better? Was there anypoint where we went off track?

● How did we do embodying our norms? (e.g. “hard on the content, soft on the peopleup/step back”, etc.) I Resist the urge to turn the debrief back to a discussion of thedilemma.

6. Closing the Loop (5 minutes) ­ This is optional, but one that I think is so important. Eachparticipant shares out one take away or idea that they have. The key here is ONE! Be preciseand to the point.

Total time: approximately 33 minutes

Tips for Facilitation:

Work with the presenter to frame a good question beforehand ­ meet beforehand todiscuss the dilemma and wordsmith a question that is open­ended and not easily solved. Writethe question on the whiteboard so that it is visible during the entire conversation.

Stick to the time for each section ­ use a timer to keep track of time or ask a volunteer tohelp.

Don’t be afraid to keep the group focused on the protocol ­ if a probing question is askedduring clarifying questions, gently ask the participant to write it down and wait until you havemoved on to that point in the conversation.

Redirect the conversation when necessary (without unnecessarily monopolizing airtime) ifthe discussion jumps straight into responding to the dilemma question before sharing positivefeedback, make sure to take time to celebrate the thinking or Work first.

Resist the urge to skip the debrief ~ the debrief is a crucial way to deconstruct theconversation and improve the quality of our dialogue with colleagues over time. Value this part ofthe process by honoring the time dedicated to it.

Be courageous and confident ­ strong facilitation is the key to having successful dialogueabout our work and is appreciated by everyone in the group. If it helps to literally read each stepto the group, by all means do so. And remember to “cowboy up” or take full ownership of yourimportant role as facilitator!