‐ 0 ‐  

Project report on Technologies used for Internal and External Communication

   

Amit Agarwal Raghav Singhal Sagar Chawla Tanuj Juneja 

Zulfiquar Hadi   

‐ 1 ‐  

Index   

Communication                  2 

  

Barriers to communication              3 

  

Internal communication & its technologies          4 

  

Requirements for Effective Internal Communication      5 

  

External communication & its technologies         6 

  

Conclusion                    8 

            

‐ 2 ‐  

Communication: It begins when one person  sends  a message  to  another with  the  intent of  evoking  a response.  It  is,  in  fact  the  process  of  generating  the  idea  to  start  a  conversation, encoding the message, transmitting it to the listener at other end via a suitable channel. It is then decoded by the listener and feedback is given. 

 

Encoding: The  sender  desires  to  communicate  to  the  receiver  some  idea,  feeling,  or  intention. Encoding is translating to the information into a format that will get the idea across.  

Transmission channel/medium: The  channel  is  the medium  through  which  the message  is  transmitted.  Oral/Verbal communication takes place in speeches, meetings, phone   calls, or informal discussions. Nonverbal communication is the communication without words.  

Decoding: Communication does not take place if the receiver’s senses fail to perceive the sender’s message.  Decoding  is  the  receiver  function  of  perceiving  communication  stimuli  and interpreting their meaning.  

Feedback: After the sender, or source, has encoded and transmitted the message and the receiver and decoded it, the feelings, ideas, and intentions generated in the receiver are usually communicated back to the sender.  

Noise: Noise is something that interferes, at any stage, with the communication process. 

‐ 3 ‐  

Barriers to communication:   

1. Frames of Reference: (Individual Perceptions) A  combination  of  past  experiences  and  current  expectations  often  leads  two people  to  perceive  the  same  communication  differently.  Although  each  hears the actual words accurately, s/he may catalogue those words according to his or her  individual perceptions, or  frames of  reference. Within organization, people with different functions often have different frames of reference.   

2. Semantics:   It  refers  to  the meaning and use of words. This  is especially  true when people from different cultures are trying to communicate.  

3. Value Judgments:  Value judgments are a source of noise when a receiver evaluates the worth of a sender’s  message  before  the  sender  has  finished  transmitting  it.  Based  on receiver’s  previous  experience  either with  the  sender  or with  similar  types  of Communication    

4. Selective Listening:   Value  judgments,  needs  and  expectations  cause  us  to  hear what we want  to hear.  When  a  message  conflicts  with  what  a  receiver  believes  or  expects, selective listening may cause the receiver to block out the information or distort it to match preconceived notions.   

4. Filtering:   Filtering  is  selective  listening  to  reverse. We might  call  it  selective  sending”. When senders convey only certain parts of the relevant information to receivers they are said to be filtering the message.   

5. Distrust:   A lack of trust on the part of either communicator is likely to evoke one or more of  the  barriers.  Senders may  filter  out  important  information  if  they  distrust receivers,  and  receivers may  form  value  judgments, make  inferences  if  they distrust receivers. Distrust is some times caused by status difference.    

‐ 4 ‐  

 

Internal communication & its technologies: Internal  communication may be defined  as  an  exchange of  facts  ideas, opinions  that individuals  or  departments  of  an  organisation  relating  to  purely  inside  matters. Information  transmission  of  various  pieces  concerning  what  happens  within  an organisation  rather  than  its  relationship with  the others outside an organisation. This implies the concept of internal communication. Thus internal or inside communication is concerned which  implies  transmission and  reception of  information clearly, accurately and speedily.  

 It  is  a  communication  of  indoor management.  The  outside  people  or  external  to  the organisation are not concerned with  it.  In corporate management  there  is Doctrine of Indoor Management. This allows all those external parties who deal with the company to assume that the employees of the company have observed the provisions of articles in the management of affairs and communication. In other words they are not bound to enquire into the regularity of internal matters. An outsider or external is not expected to see that the company carries out its internal affairs of management. 

 In  general,  inside  communication  means  giving  and  receiving  information  by  all hierarchical  levels.  It  includes  vertical  communication  covering  downward communication,  upward  communication,  horizontal  communication  and  diagonal communication. It  includes communication flowing at any intermediate  level as well as at operating level, or top management level, because internal communication is indeed required by all who work together in an organisation to accomplish common goal. 

 

 Downward Communication It  is used by managers  to assign goals: provide  job  instructions;  inform about policies, procedures,  and practices; provide performance  feedback; point out problems. Down 

‐ 5 ‐  

ward  communication  can  take many  forms;  speeches, memos,  company  newsletters, bulletin board and policy and procedure manuals. 

 

Upward Communication It provides managers with information about current problems, updates on employees’ progress  towards  goals,  suggestion  for  improvement,  proposals  for  innovations, employees’ grievance, and feedback about employee attitudes. 

 

Horizontal Communication It  takes place  among peers  and  can  cut  across departments  and work  groups.  These lateral communications benefit the organization by more efficiently providing support, coordination and information than could vertical channels. 

 Internal  communication may either be oral or written. Oral or  verbal  communication may be face to face conversion; telephones, meetings, conferences, group discussions, personal  instructions,  lecturers,  interviews;  counselling,  public  address  system, grapevine,  gossip  tumour  social  affairs  etc. Written  internal  communication may  be through  orders, memos,  letters,  house  organs,  bulletin  boards,  posters,  information racks, manuals,  handbooks,  annual  reports,  grievance,  union  publications.  The main methods of internal communication available in a modern office are messenger service, internal mail service, and mechanical devices. Leffin Well and Robinson have suggested three general forms of inter‐communication. They are 

 (1) Notices that certain things have been done. 

  (2)  Orders  to  do  certain  things,  requests  for  advice  and  information, notice of happening. (3) Reports of progress on different phases of work. 

  

Requirements for Effective Internal Communication: Lynn  Townsend,  set  forth  the  following  eight  requirements  for  effective  internal communication. 

1. Internal  communication  must  be  recognized  as  an  essential  tool  of management.  It  is  a  way  to  achieve  corporate  objectives,  build teamwork,  and motive:  It  can make managers  become  better  leaders. This  requirement  recognises  that,  employee  attitudes  and  resulting performance are improved by effective communication.  

‐ 6 ‐  

2. Employees must  be well  informed  concerning  their mutual  interests  in company success. Management's position on  issues needs  to be known and employees should be persuaded to take actions that will best serve mutual interests and goals.  

3. Individual managers must actively support the corporate communication efforts;  Managers  must  develop  teamwork  among  them  and  work cooperatively with the corporate office. Management has responsibilities to create a climate conducive to communication and to maintain a  flow through open channels.  

4. Great  emphasis must  be  placed  on  communication  and measurement Communication  cannot  be  left  to  chance.  There must  be  a  plan  who communicates that how to whom, for what purpose and to what effect.  

5. Top management must establish a communication climate other divisions and departments will reflect this climate.  

6. A  long‐term  investment  in  professional  talent  and  communication programming  must  be  made  Programming  and  qualified  people  cost money, but it is well spent. 

 7. Management must  recognise  its  responsibility  'to  listen  as  well  as  to 

speak. If the boss is not a good listener, those who report to him will soon stop trying to communicate. 

 8. Management  must  recognise  the  desire  of  employees  to  help  their 

company  and  the  power  of  communication  to  tap  this  great  potential. Employees  are willing  to  help  and  communication  can  turn  this  desire into action. 

 

External communication & its technologies: Any  communication  to  or  from  outside  the  organisation  can  be  defined  as  external communication. There  is no denying the fact that every organisation  irrespective of  its nature  of  functioning  has  to  have  communication  links  or  network  outside  the organisation or outside the organisation structure. The bigger the enterprise is the more elaborate  the  external  communication  system  must  be  the  such  organisations,  the 

‐ 7 ‐  

greater is the likelihood of expensive and time wasting, 'mistakes called through lack of external'  communication.  It would  not  be  out  of way  to  emphasise  that  the  above channels of  communication work within  the organisation. But  in  real world  situation, every  organisation  is  also  linked  with  the  outside  parties  in  the  form  of  suppliers, customers,  government,  departments,  financial  institutions,  holding  and,  subsidiary companies  creditors,  debenture  holders,  registrar  of  companies  and  other  body corporates etc. Under all circumstances, it should be kept in mind that for the effective running of  the organisation  an uninterrupted  communication  channel external  to  the organisation be maintained to keep the organisation alive and active.  External  communication  is  equally  important  as  internal  communication  to provide  a link between the employees and the shareholders and other third parties. As a matter of  fact,  external  communication  is  considered  as  lifeblood  of  the modern  business. External  communication  can be  arranged by oral or  verbal  communication  as well  as through written media. Telex, television, telephone, tele‐printer, transmitters, STD, ISD, and other modern sophisticated communication technologies can be used for external communication. Written media  like  letters,  circulars,  Jl1emos,  notices,  legal  notices, newspapers,  magazines,  manuals,  periodical  reports,  pamphlets  etc.,  are  also  used towards  external  communication.  External  correspondence  is mostly  in written  form except in extraordinary circumstances resorting to telecommunication services.  Communication  is characterised as two way process, continuing process and  is a social process.  Two  or  more  people  are  involved  in  the  process.  A  modern  business organisation  is  a  complex organisation not only of  individuals or  group of  individuals within the organisation but to interact with outside individuals and groups.  An  efficient  management  needs  to  become  aware  of  the  importance  of  external communication,  information exchange and use of feedback. Most problems associated with outside matters  are due  to  lack of  adequate  communication. Adequate external communication  shall  be  recognised,  sought,  and  used.  Problems  of  pollution, technological  unemployment,  problem  of  congestion,  housing, medical,  crime,  family planning,  problem  of  population,  natural  resources,  dangerous  effects  of  industrial wastes, fumes, dust, effects of chemical fertilizers on human health, ecological balance, and a host of many other  subject matters,  fall within  the orbit of external matters of social responsibility.  A  very  important  function  of  the management  is  to  have multi‐media  approach  to 'communicate with  various  cross  sections of  the  society, by maintaining  an.  effective 

‐ 8 ‐  

and honest  information exchange. Within the organisation employees communicate  in different directions. Outside  the organisation a system of communication should keep several  people  informed.  It  is  utmost  necessary  to  build  attitudes,  develop  rapport, create confidence, win goodwill, morale  support and  influence, mutual understanding by keeping  them well  informed. There are many broad areas outside  the organisation about which information should be communicated.  

Conclusion: • Developing a communication strategy and its implementation in an efficient and 

effective manner is quite beneficial for an organization. 

• You need to be transparent about your goals and values. 

• Consistency has to be maintained. 

• You need to adopt comprehensive & persuasive methods for that. 

• All this needs a long term focus.     

*****