BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

CLASS PROJECT

PART A & PART B

by Adhelia Gitagenesis

PART A

1. FLOWCHART OF CURRENT CLEARING PROCESS

2. NON-VALUE ADDED ACTIVITIES

“Processing credit amount as outstanding fund” (chart.16), dilakukan sebelum ada konfirmasi dari bank penerbit BG bahwa dana yang akan ditarik tersedia. Seharusnya pengkreditan setelah pihak bank penerbit BG mengkonfirmasikan/melakukan dari rekening penyetor, sehingga bisa mengeliminate proses/chart no.26 ( tidak perlu menarik kembali dana yang sebelumnya sudah lebih dulu dikreditkan ke rekening customer ).

“Saving data to diskette” (chart.17), dimana nantinya disket tersebut yang akan dibawa oleh petugas securicor ke BI (secara manual). Seharusnya data yang sudah disimpan dalam sistem bisa ditransfer secara online ke BI agar proses yang ada bisa lebih efisien. Selain itu, juga meminimalkan resiko kehilangan/human eror pada saat pengantaran disket dari bank ke BI.

3. VALUE ADDED ACTIVITIES

“Checking date, wording, customer name, customer account, number of BG, customer signature” (chart. 2). Proses ini penting dan harus dilakukan untuk memastikan keakuratan data dalam BG tersebut.

“Encoding each BG” (chart. 8), dilakukan untuk mengenali tiap BG yang ada dari tiap-tiap bank penerbit BG tersebut. Dilakukan dengan cara pemberian kode pada tiap BG.

4. FEEDFORWARD, CONCURRENT,FEEDBACK CONTROL

a. Feedforward Control“Checking date, wording, customer name, customer account, number of BG, customer signature” (chart.2) – kelengkapan isian pada BG, untuk kemudian bisa diproses oleh back office staff (clearing staff).

b. Concurrent Control“Send back BG to bank “ (chart.25). Apabila tidak ada cukup dana di rekening bank penerbit BG, maka BG tersebut akan dikirim kembali ke bank.

c. Feedback Control“Processing debit amount by bank clearing staff” (chart.26). Apabila ternyata tidak ada cukup dana di rekening bank penerbit BG, maka proses no.16 (credit amount) ditarik kembali dengan cara melakukan pendebitan kembali.

PART B

1. FLOWCHART OF FUTURE CLEARING PROCESS

2. Berdasarkan non-value added activities sebelumnya, maka current process yang ada harus di adjust, sbb :

• Chart no.16 di combine dengan chart no.1 dimana saat teller menerima dan mengecek kelengkapan isian pada BG, maka dilanjutkan dengan proses pengkreditan ke rekening customer yang dituju.

• Chart no.17,18,19,21 tidak perlu dilakukan karena saving data langsung terkoneksi secara online by system ke BI. Jadi prosesnya bisa lebih cepat.

3. Improvement Value Added Activity Teller yang bertugas menerima dan

mengecek BG dari customer diharapkan bisa melakukannya dengan lebih akurat, sehingga bisa meminimalkan resiko kesalahan yang mungkin terdapat dalam pengisian BG.

Clearing staff yang bertugas menginput kode bank pada tiap BG diharapkan meminimalkan kesalahan pengetikan kode, sehingga tidak perlu dilakukan koreksi manual lagi.

4. Feedforward, Concurrent, & Feedback Control of the Future Process

a. Feedforward Control “Checking data of BG and processing credit amount as outstanding fund” (chart.2) – kelengkapan isian pada BG, untuk kemudian langsung dilakukan proses pengkreditan dana oleh teller.

b. Concurrent ControlSend back BG to bank “ (chart.20). Apabila tidak ada cukup dana di rekening bank penerbit BG, maka BG tersebut akan dikirim kembali ke bank.

c. Feedback Control“Processing debit amount by bank clearing staff” (chart.21). Apabila ternyata tidak ada cukup dana di rekening bank penerbit BG, maka proses no.2 (credit amount) ditarik kembali dengan cara melakukan pendebitan kembali.

Thank You