PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - …cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Imagenes... · PROGRAMA DE...

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 1 de 63

Calle 19 N. 21 - 60 Cod. Postal. 056070 Conmutador 843-51-80 Fax. 8435268 www.betania-antioquia.gov.co Betania-Antioquia-Colombia Suramérica

1

PROGRAMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

SECRETARÍA DE GOBIERNO Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

BETANIA - ANTIOQUIA MAYO, 25 DE 2015

http://www.pdfcomplete.com/cms/hppl/tabid/108/Default.aspx?r=q8b3uige22


Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 2 de 63


2

TABLA DE CONTENIDO

1- DEFINICIÒN E IMPORTANCIA Justificación Funciones Políticas de operación Principios archivísticos

2- PROCESOS ARCHIVÍSTICOS

3- CLASES DE ARCHIVOS Gestión o de oficinas productoras Intermedio o central Histórico

4- DIAGNÓSTICO DE LOS PROCESOS DE GESTION

5- DOCUMETNAL

6- PLAN DE ACCIÓN Tareas y actividades a realizar en el proceso ANEXOS Formatos Digitalización Marco legal de los procesos de gestión documenta PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1- DEFINICIÒN E IMPORTANCIA

La Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 3 de 63


3

técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. La Gestión Documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos En este programa intervienen, el funcionario responsable de la administración delos documentos apoyado en todos los estamentos ejecutivos, directivos, profesionales, técnicos y operativos de la institución para garantizar su funcionalidad. Un sistema integral de gestión de documentos se ocupa de todo lo que sucede a los documentos de una entidad u organización a través de su ciclo vital, es decir desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones hasta su destino final que puede ser la eliminación una vez cumplida su finalidad administrativa o la incorporación en el archivo histórico si posee valores que justifiquen su conservación. 1.1 JUSTIFICACIÓN:

El Archivo General de la Nación de Colombia mediante el Sistema Nacional de Archivos con el apoyo de la Contraloría General de la República propende porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesos archivísticos, estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas de gestión documental que contribuyan a la racionalización del uso de recursos, destinados a espacios, muebles, equipos y tecnologías en los archivos. De igual forma el Archivo General de la



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 4 de 63


4

Nación y la Contraloría velarán por el cumplimiento de las normas archivísticas, cuya observancia redunda en la adecuada organización, conservación, uso y acceso de la información.

1.2 OBJETIVOS DE UN PGD Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos.



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 5 de 63


5

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. Políticas de Operación La Gestión Documental está enmarcada en el cumplimiento de la Ley General de Archivo y en la Tabla de Retención Documental, desde la recepción y generación del documento hasta su conservación temporal o permanente, a través del manejo oportuno y eficiente del documento y de su información. Las guías de operación para el desarrollo adecuado del proceso de Gestión Documental y la prevención de los riesgos inherentes a él son: Garantizar que la Gestión Documental cumpla con las normas establecidas para el manejo documental. Capacitar al personal sobre las normas archivísticas, los sistemas de información Institucional y la Tabla de Retención Documental para lograr mejor manejo documental, seguridad en el uso de la información y preservación del documento. Acompañar a las dependencias en el manejo y organización de sus archivos de gestión. PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS Principio de Procedencia



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 6 de 63


6

Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, este principio determina organización de un archivo. Este principio lleva a la precaución de no deshacer expedientes para agrupar sus partes en forma temática. Principio de Orden Original Hace referencia al orden que conservan los documentos dentro de cada serie de acuerdo con la secuencia en que se originó el expediente y el orden en que se dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias propias de un trámite administrativo. 2 - PROCESOS ARCHIVISTICOS 3

Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): 2.1 Producción: Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de la entidad o de cada dependencia. Creación y diseño de documentos. •Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). •Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CDROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 7 de 63


7

•Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. •Instructivos para el diligenciamiento de formularios. •Determinación de uso y finalidad de los documentos. •Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. •Adecuado uso de la reprografía 2.2 Recepción: Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (sello, reloj radicador). Radicación de documentos: Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos Establecidos en el artículo 2o del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia dela fecha y hora de recibo o de envío. Impresión de rótulo de la radicación. Registro impreso de planillas de radicación y control.



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 8 de 63


8

Registro de documentos: Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos conforme al artículo 2o del Acuerdo AGN 060 de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita), entre otros. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados 2.3 Trámite: El trámite de documentos se refiere al curso del documento desde su producción o recepción en las oficinas productoras o receptoras hasta el cumplimiento de su función administrativa. En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones. En este proceso se identifican actividades de: Recepción de solicitud o trámite:



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 9 de 63


9

Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite. Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. Definición de los períodos de vigencia y tiempos de respuesta. Respuesta: Análisis de antecedentes y compilación de información. Proyección y preparación de respuesta. Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto. 2.4 Distribución: La distribución de documentos contempla aquellas actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. La distribución se relaciona con el flujo de los documentos en el interior y el exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: Distribución de documentos externos: Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo con la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a la dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 10 de 63


10

Distribución de documentos internos: Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a la dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos. Distribución de documentos enviados: Definición de medios de distribución: Personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos. 2.5 Consulta: Esta fase involucra a todos los funcionarios de la Entidad, en cualquiera de los aspectos de organización de los archivos: Gestión o de oficina, central e histórico. La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos.



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 11 de 63


11

Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. Las actividades básicas en esta fase son: Formulación de la consulta: Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación. Reglamento de consulta Estrategia de búsqueda: Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos. Respuesta a consulta:



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 12 de 63


12

Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información 2.6 Retención: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión una vez finalizado su trámite administrativo, o en el archivo central o histórico o lo que deba guardarse por ley. El tiempo de retención en gestión o en el archivo central está condicionado a la necesidad de utilización de la información la cual está determinada por la propia administración u organismo productor y a las leyes y normas existentes que regulen su trámite y/o la disposición final. 2.7 Almacenamiento: Los documentos se colocarán en unidades de conservación adecuadas e identificadas con la correspondiente signatura topográfica (nombre de dependencia, serie, fecha) Esta codificación resulta de la información tomada de los inventarios. 2.8 Recuperación: Consiste en localizar el documento con miras a obtener la información contenida en ellos, de manera eficiente y eficaz. La recuperación se logra mediante la disponibilidad de instrumentos de control, consulta y descripción, para esto los archivos deben implementar programas de descripción archivística a fin de elaborar guías, inventarios, catálogos e índices de sus fondos documentales. 2.9 Protección: Se relaciona con el conjunto de medidas a tomar para garantizar la integridad física de los documentos, lo mismo que del manejo de la información. Se debe establecer restricción especial para el acceso a documentos cuyo estado de conservación presente notable



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 13 de 63


13

deterioro (dar fotocopia al usuario) o de aquellos cuyo contenido sea confidencial. 2.10 Preservación temporal: Se relaciona con el tiempo de retención que se deben conservar los documentos ya sea en el archivo de Gestión o en el Central, después de pérdida su vigencia administrativa para luego tomar la decisión para su disposición final. 2.11 Disposición final: Se relaciona con el proceso de estudio o análisis documental para determinar el valor administrativo, fiscal, legal, contable o técnico, previo estudio del Comité de Archivo del municipio, dichos documentos adquieren valores secundarios, es decir que interesen para la investigación, la ciencia, la cultura o la historia. 2.12 Eliminación: Se entiende por eliminación, la destrucción de los documentos que hayan perdido sus valores administrativos, legal, fiscal, técnico, contable y que además no represente ningún interés para la investigación retrospectiva o que carezca de relevancia para la ciencia, la tecnología o la Cultura. 2.13 Conservación permanente: Se catalogan documentos de conservación permanente, todos aquellos que informan sobre los orígenes, la estructura, los objetivos, las decisiones, los procedimientos, las operaciones y las realizaciones del órgano productor y que tiene valor testimonial. 3 - CLASES DE ARCHIVO Ciclo vital del documento Los archivos pasan por unas etapas o edades a medida que va pasando el tiempo así: Edad Administrativa Edad Intermedia Edad permanente o histórica Las tres fases del Ciclo Vital del Documento se conocen también como archivo total, el cual está ligado con las fases básicas de la gestión de



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 14 de 63


14

documentos que son: elaboración, utilización, conservación y disposición final. 3.1. Archivo de Gestión o de Oficinas Productoras En este archivo se conservan todos los documentos recibidos o generados por la actividad de la dependencia mientras dura el trámite de los asuntos a los que hacen referencia y una vez concluido el mismo hasta que se termine el tiempo de permanencia determinado en cada caso. La conservación y custodia de los documentos existentes en los archivos de gestión, así como la transferencia organizada, es obligación de los responsables de cada dependencia, quienes deberán designar uno o más coordinadores que asuman las funciones generales de gestión de documentos que en todo momento podrán supervisar su cumplimiento. El archivo de gestión es una unidad administrativa, que se regirá por las presentes disposiciones del municipio de Betania y lo que establezca en materia de archivo emanado por el Archivo General de la Nación. Se ejecutaran funciones operativas y normativas para desarrollar los procedimientos. 3.2. Archivo Intermedio o Central Está conformado por la documentación transferida de los archivos de gestión, que por razones administrativas o legales debe reposar en el archivo central del municipio de Betania, hasta que pierdan su valor primario. En su calidad de archivo intermedio, la documentación será clasificada, ordenada y debidamente conservada para que sirva de soporte a la gestión administrativa de manera eficaz. En este archivo se eliminara aquella información que habiendo perdido completamente su valor y su utilidad administrativa no tenga valor histórico que justifique su conservación, es decir, cuando se cumplen los pasos de conservación en el archivo intermedio , se deben aplicar nuevamente criterios de valoración que identifiquen los documentos a procesar , eliminar y conservar como históricos.



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 15 de 63


15

3.3. Archivo Histórico A este archivo se trasfiere desde el Archivo Central la documentación que, por decisión del Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura. 4- DIAGNÓSTICO DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MUNICIPIO DE BETANIA ANTIOQUIA 4.1. ANTECEDENTES DEL DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS EN EL MUNICIPIO DE BETANIA. El proceso de recuperación, conservación y difusión del patrimonio documental en el municipio de Betania Antioquia, se venía realizando empíricamente sin tener en cuenta el desarrollo teórico, normativo, y técnico existente tanto a nivel nacional como en el exterior, año 2008, cuando se realizó contratación de prestación de servicios con un funcionario competente para la elaboración e implementar la tabla de retención documental elaborada y aprobada en el año 2008 y desarrollar los procesos técnicos del área de Gestión Documental Esta situación se torna preocupante debido a que la aplicación de una buena gestión de documentos, conlleva a una eficiente organización de los documentos de valor primario y secundario en las instituciones. En virtud de lo anterior, en el municipio de Betania, se pueden representar los procesos de la Gestión Documental de la siguiente manera. 4.2 PROCESO DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: El proceso de generación de los documentos en el municipio de Betania, en el cumplimiento de sus funciones se ha realizado en gran medida de forma empírica puesto que no había existido a nivel municipal manual o



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 16 de 63


16

norma que estipulara el procedimiento para la creación y diseño de los documentos y de normalización de la producción documental, hasta el año 2008, fecha en la cual se elaboró y aprobó la tabla de retención documental y se realizó el proceso de creación del consejo municipal de archivos, del comité municipal de archivo, del comité evaluador de documentos, desde este momento el área de gestión documental planea las fechas para las capacitaciones para la implementación y conocimiento de la norma Icontec y el acuerdo 060 que normaliza la elaboración de los documentos y con las constantes capacitaciones del personal de archivo con instituciones como el Sena se ha podido tener personal competente para la implementación y la administración de la Tabla de Retención documental existente y realizar procesos técnicos a los archivos, labor que se cumplió y se a creado una gran cultura en la importancia de buena administración documental , además debido al cambio de gobierno local en el año 2012, se dio continuidad a la asesoría de los funcionarios y contratistas que ingresan a la administración Municipal y reciban una buena inducción sobre el manejo de la gestión documental y que se realizara controles constantes por la oficina de control interno, en el primer trimestre se realiza reunión de personal y se da a conocer los diferentes comités de archivo y quienes hacen parte de ellos, se les da a conocer el acto administrativo para que tengan conocimiento de sus funciones y puedan realizar procesos ,también se da a conocer la existencia del comité municipal de archivo y se le da continuidad a los procesos archivísticos establecidos en la Alcaldía de Betania, el proceso de implementación de la TRD , y programas de calidad como el Mecí en este cambio se ha perdido el proceso de calidad con el Icontec teniendo como resultado la perdida de la certificación. 4.3 PROCESO DE RECEPCION DE DOCUMENTOS



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 17 de 63


17

El conjunto de operaciones que el municipio de Betania, realiza para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica, este es el proceso más adelantado y el que ha sido realizado con mayor eficiencia entre los otros procesos de la gestión documental. Sin embargo presenta las siguientes carencias Falta responsabilidades de algunos secretarios para el archivo digital de los documentos producidos y la puntualidad en la respuesta a los derechos de petición pero si se lleva un buen control de la producción documental, Las Tablas de Retención documentales tienen como serie las comunicaciones oficiales y como subserie los derechos de petición, memorandos, circulares, pero en la actualización de las mismas se tiene en cuenta estos documentos como una serie documental.se deberá realizar una corrección en este listado de cuadro de clasificación debido que el municipio no hace Acuerdos municipales estos son una serie del concejo Municipal pero se realizara corrección por proyectos de acuerdo y se realizara el ingreso de nuevas series por la creación de nuevas secretarias y traslado de la oficina de Comisaria que pertenecía a la oficina de salud y ahora hace parte de la secretaría de Gobierno y servicios administrativos. Aún se está trabajando en la elaboración de las tablas de valoración documental debido a que es un proceso largo y complejo pero ya se tiene el fondo acumulado ordenado y se tiene toda la información de la historia institucional se viene trabajando en la búsqueda de los actos administrativos para la elaboración de la organización de la historia orgánico funcional.se tiene un 90% de la totalidad del inventario integral de los documentos del archivo central e histórico, se tiene implementado en gran parte el proceso de gestión del riesgo de los documentos y se ha realizado procesos de divulgación con los grupos de estudiantes, también el archivo a hecho un referente para la investigación y la consulta de los estudiantes de la universidad de Antioquia y otras entidades educativas del departamento. Se espera que en el cambio de nuevos mandatarios se le de continuidad a los procesos archivísticos de la Alcaldía de Betania.



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 18 de 63


18

4.4 PROCESO DE DISTRIBUCIÒN DE DOCUMENTOS Las actividades tendientes a garantizar que los documentos le lleguen a su destinatario en el municipio de Betania, la realiza la auxiliar de la ventanilla única que se encarga de la recepción, radicación, distribución de las comunicaciones oficiales y a la vez es la secretaria ejecutiva del alcalde municipal, Se tiene como propuesta para el comité de archivo para ser más agiles en las respuestas requeridas tener como control y Control Interno y supervisión de las respuestas a jurídica para la planeación de este proceso. 4.5 PROCESO DE TRÀMITE DE DOCUMENTOS El curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa o la respuesta a una solicitud o requerimiento en el municipio de Betania, se encuentra regulado. 4.6 PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS El conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, se ha venido realizando en el municipio a partir del año 2008, anterior a este año no se realizaba ninguna acción archivística organizada a los documentos de mayor importancia administrativa, legal, jurídica, fiscal, contable, científica y cultural e histórica. Estas actividades se han efectuado sin que previamente se hubieren creado series y valoración a los documentos mediante la Tabla de Retención Documental o mediante las Tablas de Valoración Documental; debido a que no se habían elaborado. En virtud de lo anterior, este proceso presenta las siguientes anomalías: No se encuentran regulados los sistemas de ordenación Se ha organizado la documentación por asuntos, en vez de series documentales Se carece de una cultura para realizar la foliación a los documentos. Se realizaron transferencias documentales



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 19 de 63


19

hasta el año 2012 sin ningún criterio de proceso para la transferencias, no se han realizado transferencias documentales debido a la falta de presupuesto para la organización de estas en las Cajas reglamentarias, se tiene programado para el los primeros meses de octubre las transferencias primarias para cada secretaria con su respetivo inventario y acta de transferencia ,se tiene programado para el año 2016 las transferencia secundarias al archivo histórico ya que para la fecha del mes de Mayo se tiene el acto administrativo de la creación del archivo histórico. El archivo general Municipal cuenta con inventario, índice. SE encuentra en el plan de desarrollo del Municipio en la línea estratégica: Departamento 05 Municipio 091 Línea estratégica 05 el componente el 04 y el proyecto 04.

programa proyecto indicador 1 2 3 4 Total

Responsable

Actualización de sistemas

de información y

bases de datos

Sistemas de Gestión Documental: Implementar un sistema de gestión documental que permita el registro, traslado y trazabilidad en general de todos y cada uno de los documentos, Cartas, oficios, informes y demás que ingresan y salen de manera oficial, con el fin de controlar tiempos, responsables y avances.

Implantación de software

Unidad: numero de sistemas de información

implementados

1 0 0 0 1 Secretaria de gobierno

ROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 20 de 63


20

El acceso a los documentos producidos y/o recibidos por el municipio de Betania, en el desarrollo de sus funciones, se realiza a través de las consultas de los usuarios a los archivos de gestión, central e histórico; y las que se realicen a través de la página Web de la entidad. En este proceso, el municipio presenta la siguiente problemática: Carencia de Herramientas tecnológicas y estanterías metálicas para la ubicación de la documentación del archivo Histórico, adecuación de las divisiones de los espacios ya que se realizaron provisionalmente con madera y al igual que los estantes se convierten en un riesgo de inseguridad para los actos vandálicas, y de incendios y biológicos ,Adecuación de le acceso ya que por este lugar entran otras personas que son ajenas a la administración municipal como son los estudiantes del Sat, los empleados de la meliponicultura se deben retirar maquinas de coser industriales debido al poco espacio para la movilidad en el momento de la consulta y al riesgo que este somete a la documentación ya que presenta derrame de aceites, cambio de estantes de madera que hacen que sea un riesgo aun que en el momento se encuentren inmunizadas en el Archivo Central. Falta de iluminación en algunos espacios y mejorar las rejillas que se encuentran en algunos laterales por que por estos se puede generar filtraciones de aguas lluvias y corrientes de aire y polvo. Falta acceso al internet. 4.8 PROCESO DE CONSERVACION DE DOCUMENTOS En el municipio de Betania, sin alterar su contenido. Se cuenta con actividades de control para los riesgos documentales como son fumigaciones, limpieza rutinaria, utilización de aspiradora para la acumulación del polvo, limpieza de documentos con brocha de cerdas suaves como pelo de gato, retiro de material metálico, se rabiza las fechas de vencimiento del instintor que ayudarían a contrarrestar la incineración



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 21 de 63


21

de los documentos en caso de un incendio , el comité de compras siempre ha tenido en cuenta al personal de archivo para la compra de papelería y suministros de logística. Al archivo general Municipal reposa en las antiguas instalaciones de la escuela Isabel Tobon en donde se le asignaron dos aulas grandes de losa y para el archivo histórico se le asigno un agua grande con espacio adecuado, se tiene como proyecto en el patio crear un espacio de auditorio para la presentación de programas y divulgación de la historia , y eventos culturales que se puedan construir mediante el teatro y material bibliográfico y exposiciones de las investigaciones que estos puedan aportar. dentro de la administración se ha realizado buena sensibilización del riesgo documental y en la comunidad mediante los plegables, también se ha realizado diferentes encuestas para obtener el resultado de la existencia del archivo y encuestas de necesidades para poder aseso a la información y poder crear el periódico o programas de televisión municipal para mantener la comunidad bien informada, se ha realizado encuestas internas y se ha logrado informar el personal mediante el medio de red interna, la oficina de comunicaciones las invitaciones y los informes de la gestión de la administración para el ahorro e implementación de la cero papel realiza mensajes en la pantalla utilizando la red interna. En el programa de Prevención de desastres el municipio no cuenta con presupuesto suficiente para la recuperación y reconstrucción de la documentación en riesgo por los diferentes riesgos de polilla, hongos etc… 4.9 PROCESO DE DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS Este proceso se ha iniciado en el municipio de Betania con la creación del comité valorador con la organización de los documentos del fondo acumulado y con la búsqueda de información para la construcción de la historia del Municipio y poder crear las tablas de valoración documental.



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 22 de 63


22

5 - PLAN DE ACCIÓN PARA IMPLEMENTAR LOS AVANCES NORMATIVOS, TEÓRICOS Y TÉCNICOS EN LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MUNICIPIO DE BETANIA ANTIOQUIA 5.1 TAREAS Y ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PROCESO PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS Los formatos anexos y procedimientos, son los regulados y aplicados por el Archivo General de la Nación. Cada entidad deberá adaptarlos a su particularidad (logotipo, nombre, firmas autorizadas, etc.). (Estos formatos fueron diseñados teniendo en cuenta la norma NTC 3393, VIGENTE A 29 DE JUNIO DE 2005). En virtud de lo mencionado se hace indispensable adoptar e implementar las anotaciones y actividades sugeridas en cada una de las formas en que se generan los documentos en la Administración Municipal. y llevar un control con el programa de Meci en el cual se registro todos los procesos documentales y registros de control. 5.1.1 CARTA U OFICIO La carta es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes fuera del municipio de Betania. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo. 5.1.2- Márgenes: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. - Paginación: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s).



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 23 de 63


23

5.1.3 PARTES DE LA CARTA – Ciudad: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad. - Código: Consignar al margen derecho los números que identifican la dependencia productora seguida de guión (-), colocar los números que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos números con un punto. A continuación del código consignar el número de radicado de la comunicación u oficio al cual se está dando respuesta - Datos del Destinatario: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad aun tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar. Nota. Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido. - Asunto: (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja. - Saludo: (Opcional) Ejemplo: Apreciado doctor Ramírez. Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Ej: Apreciado señor Botero: Apreciada ingeniera Gloria: - Texto: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y Cortés, omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por carta. - Despedida: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos su gentil colaboración). - Datos del Remitente:



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 24 de 63


24

Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según lo autorizado en el Manuales de Métodos y Procedimientos del municipio de Betania. - Anexos: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. - Datos del Transcriptor: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra. No usar tinta liquida o mojada. 5.2.1 SOBRES 1-Esta política establece y unifica los requisitos para la elaboración de sobres, según la norma NTC 3369 del Icontec.

2- Según la norma técnica, el sobre se visualiza en tercios y se distribuye de la siguiente manera:

3- El tercio izquierdo se emplea para anotaciones como

CONFIDENCIAL, CONTIENE DISKETE, CONTIENE MUESTRAS, entre otras, las cuales se escriben centradas en la parte inferior del tercio.

4- El tercio central se utiliza para los datos del destinatario.

5- El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 25 de 63


25

6- Los datos del destinatario se ubican en el segundo tercio. Se debe dirigir en forma personalizada. Si es imposible obtener el nombre se envía a nombre del cargo directivo responsable. Estos datos se escriben en interlínea sencilla y pueden ocupar hasta ocho renglones

7- No se debe usar negrilla en los datos del destinatario ni del

remitente. 8- Al utilizar etiqueta, esta se adhiere centrada en el segundo tercio

del sobre y se recomienda que tenga el tamaño apropiado para escribir los datos completos del destinatario. Si la extensión de las líneas sobrepasa el tamaño del rotulo, los datos se pueden agrupar.

9- El sobre debe coincidir con el color calidad y diseño a la papelería.

10- Para una mejor distribución en los sobres de

manila puede hacerse en sentido horizontal. En este último caso se deja la solapa hacia el lado derecho.

11- La solapa del sobre se sella por completo,

cuidando que el pegante no se adhiera al documento que contiene, El sobre no debe cerrarse con grapas, ni elemento metálico alguno

5.2.2 FAXES 1- Esta política establece y unifica los requisitos relativos a la elaboración de los faxes en el municipio de Betania. 2- Para el recibo y envío de un fax, es necesario suministrar la siguiente información: nombre, dependencia, Nit, dirección completa, teléfono y número del fax 3- Las facturas que se reciban por fax no tienen validez (solo pueden servir para agilizar trámites) 4- Se debe hacer uso moderado del fax para asuntos personales.



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 26 de 63


26

5- El fax recibido o enviado solo debe imprimirse en caso necesario, ya que es un documento informativo rápido y el original del documento se debe recibir más adelante. 5.2.3 CIRCULARES 1- Esta política establece y unifica la elaboración de circulares en

el municipio de Betania Antioquia, según la norma NTC 3234 del Icontec.

2- De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en

circular externa o carta, y circular interna o general

3- Circular externa o carta circular es una comunicación con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores; productos, servicios u otras informaciones de carácter general.

4- Circular interna o general es una comunicación con el mismo

contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades del municipio: normas generales, cambios, políticas, disposiciones, órdenes o asuntos de interés común.

5- La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su

contenido sea el mismo para diferentes destinatarios.

6- Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm.

7- Para garantizar la calidad y el estilo, se deben elaborar en letra Arial tamaño 12 color negro.



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 27 de 63


27

8- Se firma a mano, solo se justifica la firma escaneada cuando la cantidad sea excesiva.

9- Las líneas especiales, anexo e identificación del transcriptor se establecen de la misma manera que las cartas u oficios.

10- La circular interna no lleva saludo.

5.2.4 MEMORANDO

1- Esta política establece y unifica la elaboración de los memorandos en el municipio de Betania Antioquia, según la norma NTC 3397 del Icontec.

2- Los memorandos son comunicaciones internas que se cruzan entre las diferentes áreas de la administración municipal para agilizar los trámites administrativos y tratar los asuntos relacionados con las actividades propias de cada área.

3- Pueden elaborar memorandos todas las personas que requieran una respuesta formal sobre un asunto o un tema determinado.

4- Se deben diligenciar con el formato de memorando los documentos que impliquen seguimiento compromiso. Se incluyen dentro de estos, los conceptos jurídicos, aclaraciones o revisiones a contratos, acuerdos, autorizaciones, información sobe contratos o proyectos entre otros.

5- La respuesta al memorando se elabora con el mismo procedimiento y debe citar el número del memorando al cual se está dando trámite.

6- Cuando un memorando requiere visto bueno, se debe enunciar en el texto y quien lo tramite será responsable de su contenido.



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 28 de 63


28

7- Se redacta en forma clara, breve, sencilla y cortes. Se expresa en

primera persona del singular o del plural, no se deben utilizar términos informales. Se utiliza el tratamiento de usted.

8- En lo posible tratar un solo tema por memorando

9- Para garantizar la calidad y el estilo institucional, se deben elaborar en letra arial tamaño 12 color negro

10- Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm

11- Las páginas subsiguientes tienen contra el margen izquierdo el número consecutivo y el número de la página contra el margen derecho.

12- Tinta negra para firmar garantiza el proceso de digitalización.

13- La numeración del memorando es consecutiva por años.

14- El diligenciamiento de los datos del destinatario y remitente se deben presentar: Destinatario: Tratamiento; (es como se hace) nombre y cargo. Este último separado por coma. Remitente: Nombre y cargo, separados por coma

15- Al final del texto la firma del remitente sobre el nombre mecanografiado, con mayúscula inicial .No se traza raya para delimitar la firma. _____________________ Ejem. Remitente: Carlos Augusto Palacio la raya no Bytes. Si adjunta imágenes o gráficos, estos no pueden superar los 200K. Los gráficos o imágenes deben tener



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 29 de 63


29

extensiones, jpg, tif, o gif. Para revisar el tamaño y el tipo de los gráficos o archivos puede seguir los siguientes pasos: a) Dar clip derecho al archivo o imagen

b) Elegir la opción Propiedades y se verá una ventana donde le indicara el tamaño. Se recomienda hacer una administración de los correos, en primer lugar borrando los que no se necesitan y luego creando carpetas personales para su clasificación, de ese modo se facilita su ubicación y consulta posterior Se debe evitar abrir y eliminar inmediatamente los correos extraños o de procedencia desconocida. Cada vez que se reciba un correo con un Asunto de alerta, se elimina, no se reenvía. 5.3 TAREAS Y ACTIVIDADES A REALIZAR EN EL PROCESO DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS. Las comunicaciones oficiales que ingresen a la administración municipal deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo. Deberá ser recepcionada en el Archivo, ningún funcionario debe recibir documentos o facturas, en su defecto deben ser entregadas inmediatamente al Archivo para su recepción y radicación. PARAGRAFO: Cuando una comunicación no esté firmada ni presente el nombre del responsable o responsables de su contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia, donde se determinarán las acciones a seguir. Cuando se recibe correspondencia en sobre cerrado y con copia adjunta, verifica si pertenece al municipio, coloca a la copia la firma y sello de recibido y



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 30 de 63


30

la entrega al portador de la correspondencia. A todas las comunicaciones que se reciban se les coloca el sello manual de recepción, el Archivo solo es responsable de toda la correspondencia que se recepciona. Cuando se recepcionan cajas, paquetes guacales que contienen piezas, repuestos o equipos se imprime el sello de recibido en las guías de trasporte y se relacionan en control de correspondencia La correspondencia radicable es aquella que trata de asuntos relacionados con el municipio de Betania y que requiere respuesta y a esta se le asigna un número consecutivo. En este grupo se incluyen las facturas. La correspondencia no radicable es aquella que es de tipo informativo como catálogos, invitaciones, folletos, hojas de vida, revistas etc. A los usuarios con quien el municipio intercambia correspondencia se les debe suministrar los siguientes datos: -Nombre del contacto dentro de la institución -Dirección completa de la institución (Sede alcaldía) -Teléfonos -Número y extensión del fax – Lugar de entrega de la correspondencia Igualmente se les debe solicitar a ellos la misma información En el Archivo se abre toda correspondencia que llegue a nombre del municipio de a Betania. L correspondencia personal debe llevar la anotación de “personal” y la confidencial la anotación de “confidencial” 1º, se le solicita a los funcionarios no dar la dirección de la alcaldía para su correo personal. Documentos radicables externos deben contener como mínimo o siguiente: -Fecha (de recibido) -Destinatario o dependencia. -Un asunto o indicar el contrato o proyecto al cual pertenece. Los servicios de mensajería externa e interna se prestan únicamente para



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 31 de 63


31

documentos oficiales requeridos o generados por el municipio de Betania No utilizar la dirección del municipio de Betania para recibir documentos personales(extractos, revistas, invitaciones) En el puesto de radicación deben tener sellos que identifiquen la información que pueda ser importante. Ej:

Si llega información que en el sobre indique como confidencial o que quien recibe, deduzca que no debe abrirla , le coloca el sello de” confidencial “y la envía sin abrir, lo mismo con la que sea personal o se deduzca que lo es . Con este sello el funcionario está informando por que no hizo la tarea de radicación. En mensajería y correo tradicional: se firma la planilla o constancia de recibido y/o copia del documento recibido. Fax: Recepción centralizada, para la recepción se imprime en el papel Bond entre 75 y 90 g/m2.El fax recibido o enviado solo debe imprimirse en caso necesario Correo electrónico: Recepción centralizada, para la recepción se imprime, excepto anexos (Resolución No.089 de 2003 – Reglamento para el uso de Internet y Correo Electrónico en el AGN: Art. 3, numeral. En la Página Web: Recepción descentralizada para trámites en línea y envió centralizado, para la recepción se imprime. Manual de Métodos y Procedimientos del Grupo de Correspondencia y Archivo, del Archivo General de la Nación, Resolución 278 de 1998. 5.4 LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL En el Artículo Tercero del Acuerdo AGN 060 de 2001 se determina que las entidades deberán establecer conforme a su estructura, la Unidad de Correspondencia. La unidad de correspondencia gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que éstos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Además las unidades de correspondencia, deberán contar con personal



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 32 de 63


32

suficiente y debidamente capacitado y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial, mediante servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico u otros, que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los ciudadanos y que contribuyan a la observancia plena de los principios que rigen la administración pública. Es importante hacer énfasis en que ninguna comunicación oficial podrá salir del municipio de Betania por vía diferente a la de las unidades de correspondencia. las facturas, cuentas de cobro, ofertas, cotizaciones se les pondrá el sello de recibido con la fecha respectiva y se numerarán. Funciones de la Recepción de Documentos Ingresar al computador los datos de cada documento (Año, unidad ejecutora o código de identificación del organismo si no pertenece a la administración pública). Tipo de documento. Número de expediente. Anexos, fecha. Organismo o usuario remitente. Asunto. Indicación de la unidad hacia dónde va a ser remitido. Formatos a utilizar en la Recepción de Documentos: Registro de correspondencia externa recibida (aplicación sistematizada) Control de facturas recibidas Control de correspondencia interna recibida Elementos requeridos El proceso de instalación para el proceso de recibo y despacho de correspondencia requiere de los siguientes elementos y equipos básicos Un reloj Radicador y / o sello Radicador Sellos de: sello de recibido- sellos de identificación de la institución (Municipio de Betania) sello de devuélvase al archivo. Dos numeradores automáticos (uno para las peticiones recibidas y otro para respuestas, son dos consecutivos independientes) Bolsas para el reparto peticiones, tutelas, memorandos, circulares (diferentes colores) anexo Un casillero Un computador con su respectiva aplicación, para uso en el Archivo

6. ANEXOS 6.1. FORMÁTOS 6.1.1 Instructivo para la elaboración de los documentos. 6.1.2 flujo gramas



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 33 de 63


33

6.1.3 -(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX ------------------ (1interlínea) Ciudad ------------------ ------------------ (3interlíneas) ------------------ Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo Denominación o Razón Social de la Entidad Dirección Domicilio ------------------ (2interlíneas) ------------------ Asunto: (opcional) ------------------ ------------------ (2 interlíneas) Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero: - ----------------- (1 interlínea) Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .......................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. .................... . ------------------ ------------------ (2interlíneas) Despedida, ------------------ ------------------ ------------------ (4interlíneas) ------------------ NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ (2interlíneas) Anexos: (opcional) ------------------ (1interlínea) Datos del transcriptor Tamaño del Formato: Carta. 6.1.2. FORMATO CIRCULAR



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 34 de 63


34

Espacio para Logotipo (sólo para circular externa) UNICIPIO DE BETANIA ------------------ ------------------ (3interlíneas) ------------------ (Encabezado sólo para circular interna)

CIRCULAR Nº_____ ------------------ ------------------ (3interlíneas) ------------------ CÓDIGO DEPENDENCIA-Número de serie y/o subserie Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha será colocada por el GCA, mediante radicado) ------------------ (2interlíneas) ------------------ DESTINATARIOS ------------------ (2interlíneas) ------------------ Asunto: (Síntesis del tema de la Circular) ------------------ ------------------ (3 interlíneas) ------------------ Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ……………. ………….. ………………. ------------------ ------------------ (2interlíneas) Despedida ------------------ ------------------ ------------------ (3interlíneas) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ (2interlíneas) Anexos: (opcional) ------------------ (1interlinea) Datos del transcriptor



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 35 de 63


35

6.1.3. FORMÁTO MEMORANDO ------------------ ------------------ (3interlíneas) ------------------ MUNICIPIO DE BETANIA MEMORANDO ------------------ ------------------ (3interlíneas) ------------------ CÓDIGO: xxx-xx.xx ------------------ (1interlínea) Ciudad, fecha ------------------ ------------------ (3interlíneas) ------------------ PARA: NOMBRES Y APELLIDOS Cargo ------------------ (1interlínea) DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO ------------------ (1interlínea) ASUNTO: ............ ......................... ........................... . ------------------ ------------------ (3interlíneas) ------------------ Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... .................. ...................... ........ . ------------------ ------------------ (2interlíneas) Despedida ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ (4interlíneas) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ ------------------ (2interlíneas) Anexos: (opcional) ------------------ (1interlínea) Datos del transcriptor



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 36 de 63


36

6.1.4. FORMÁTO ACTAS MUNICIPIO DE Betania ------------------ (1 interlínea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN ------------------ (1 interlínea)

ACTA No. ______ ------------------ ------------------ (3 interlíneas) ------------------ FECHA: (Ciudad, día mes año) ------------------ (1 interlínea) HORA: ------------------ (1 interlínea) LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión) ------------------ ------------------ (2 interlíneas) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité. ______________________, _____________ - ____________ ______________________ , ____________ - ____________ ------------------ ------------------ (2 interlíneas) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo _______________________ , ____________ _______________________ , ____________ ------------------ ------------------ (2 interlíneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité. _______________________, ____________ - ____________ _______________________, ____________ - ____________ ------------------ ------------------ (2 interlíneas) ORDEN DEL DÍA: ------------------ (1 interlínea) 1o. Verificación de Quórum 2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior. 3o. (Ej:) Discusión y aprobación __________ _________ ____________ ___________ ___________ _________ _______. 4º ETC ------------------ ------------------ (2 interlíneas)



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 37 de 63


37

DESARROLLO: ------------------ (1 interlínea) 1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión. ------------------ (1 interlínea) 2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad. ------------------ (1 interlínea) 3o. Fue presentada .................. ................................ ................ ...... ... .................................... .... ...................................... ................ ............... . ................. ................... ................................. ................................... ............................ ............ .......... .... ...... . .............. .................. ................ ................... ............. ........ ...... .......... ...... .......... ------------------ ------------------ (2 interlíneas) CONVOCATORIA: ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ (4 interlíneas) FIRMAS Autógrafo Autógrafo NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS Presidente Secretario ------------------ ------------------ (2 interlíneas) DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido.)



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 38 de 63


38

6.1.5. ACTOS ADMINISTRATIVOS Son las manifestaciones unilaterales de voluntad de la administración, tendientes a modificar el ordenamiento jurídico, es decir, a producir efectos jurídicos 6.1.5.1. RESOLUCIONES - DECRETOS Son actos administrativos de carácter general o particular, expedidas de acuerdo con las facultades legales que la ley o los reglamentos conceden y pueden ser, a su vez, externas o internas. Las externas reglamentan y desarrollan la aplicación de disposiciones sustantivas contenidas en decretos y hacen referencia a aspectos técnicos o de interpretación. Las internas tienen por objeto dar cumplimiento a funciones de carácter administrativo, cuya facultad radica esencialmente en el alcalde municipal y en el Secretario General. Las resoluciones de carácter particular y concreto son competencia del alcalde municipal o de los secretarios de despacho del municipio que ostenten la competencia propia o en virtud de delegación para el desarrollo de esas funciones; puede ser para otorgar autorizaciones, delegar funciones, organizar internamente la entidad, conferir derechos y en general, para modificar o extinguir situaciones de interés particular, de oficio o a solicitud de parte. Descripción de las partes de una resolución La primera parte contiene el encabezado del documento que incluye el nombre de la entidad y las palabras

RESOLUCIÓN NÚMERO___DEL ___,



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 39 de 63


39

escritas en mayúscula y centrada. En el siguiente segmento del documento aparece un paréntesis dentro del cual se debe colocar la fecha. A continuación y centrado, se escribe el asunto de la resolución precedido por la frase

“Porla cual se…”. Seguido de esto, con mayúsculas fijas y centrado, va el cargo de la persona que emite la resolución, incluida la entidad a la cual pertenece y la norma que le da esta facultad. La segunda parte de la resolución contiene las razones de hecho y de derecho que sustentan la decisión. Se debe iniciar con la palabra

“CONSIDERANDO”, en mayúscula sostenida y centrada. Cada justificación se inicia con la palabra “Que”, y debe ir numerada. La tercera parte de la resolución contiene la decisión de la administración y se inicia con la palabra

“RESUELVE”, en mayúscula sostenida y centrada. La decisión debe ir numerada por artículos. El último artículo debe contener la fecha a partir de la cual rige la resolución. La parte final contiene: Comuníquese y cúmplase, la fecha de emisión de la resolución y el nombre, cargo y firma de quien emite la resolución. Además deberá llevar las iniciales y la firma de la persona que la proyecta. Las resoluciones pueden ser de notifíquese, publíquese, etc., lo importante es definir el efecto y el trámite a seguir Un decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 40 de 63


40

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA MUNICIPIO DE BETANIA

ACTA DE ARCHIVO PARA ELIMINAR

DOCUMENTACION

Código: GD-A-000

Versión: 000

Aprobación: Página____de____

El comité de Archivo en uso de sus facultades legales que le confiere el decreto 169 del 30 de octubre de 2001, autoriza para que los documentos que se relacionan en la presente acta se destruyan de acuerdo a los lineamientos que exige el acuerdo 046 del 5 de mayo de 2000, expedido por el Archivo General de la Nación.

DEPENDENCIA:

NOMBRE DEL RESPONSABLE:

CODIGO TRD

TITULO DE LA

UNIDAD DOCUMENTAL

FECHAS EXTREMAS

OBSERVACIONES INICIAL

FINAL



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 41 de 63


41

Para efectos legales se firma en el Municipio de Betania a los____días del mes de ______________ del año _____ FIRMAN:

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

MUNICIPIO DE BETANIA

Registro de Circulares

Código: CP-F-005

Versión: 000


Sección: ___________Año

Nro.

FECHA

TITULO N°



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 42 de 63


42


Registro de Decretos

Código: GD-F-008

Versión: 000


Sección: Alcaldia Año

Nro.

FECHA

TITULO N°

N° RADICADO



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 43 de 63


43


Registro de Resoluciones

Código: GD-F-009

Versión: 000


Sección: Alcaldia Año

Nro.

FECHA

TITULO N°

N° RADICADO



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 44 de 63


44


SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE EQUIPOS Y/O DOCUMENTOS

Código: CP-F-006

Versión: 000 Aprobación:

Página___ de___

Fecha: Persona que solicita: Dependencia Responsable: Equipo y/o Documento Solicitado: Número de inventario y/o Folios: Nota: Todo documento que se preste debe reintegrarse dentro de los ocho días hábiles siguientes sin deterioro y notificar de los cambios efectuados

Nombre y Firma solicitante

DEVOLUCION DOCUMENTO



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 45 de 63


45

Fecha ___________________ Observacion_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Nombre de quien Recibe_______________ y entrega____________________________


CONTROL INTERNO DE PRÉSTAMO DE

DOCUMENTOS

Código VC-F-007 versión Aprobación Página___de___

Código

Motivo solicitud del documento

Fecha de salida

Fecha de entrada

Carpeta tomo otro No. de folios

Nombre de

quien entrega

Firma de quien entrega

Fondo

Sección

Subseccion

ML PT EC



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 46 de 63


46


CONTROL INTERNO DE PRÉSTAMO DE

DOCUMENTOS

Código VC-F-007 versión Aprobación Página___de___

_________________ __________________ ___________________ Elaboro Reviso Aprobó __________________ __________________ ___________________ Firma Firma Firma Fecha_____________ Fecha______________ Fecha_______________



Control Documentos Externos

Código: VC-F-008

Versión: 000


Sección: _____________________________Subsección___________________ Radicado_____________________________Numero______________________ Asunto: Nro.

FECHA

TITULO N°



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 47 de 63


47


Control de préstamos

documentales para particulares

Código: VC-F-009


Página___de ____

Fecha:___________________ ___________________________________________ Empresa o persona que solicita ____________________________________________



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 48 de 63


48

Documento solicitado Numero de Folios: Nota: Todo documento que sea solicitado por un particular, debe ser previamente autorizado por un secretario de despacho, y debe asumir el costo de las fotocopias.

_________________________ Nombre y Firma solicitante

__________________________ Nombre y Firma que Autoriza


Acta No.

Código: GD-A-001


Página__ de ___

Asunto: Lugar: Fecha: Hora:



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 49 de 63


49


Acta No.

Código: GD-A-001


Página__ de ___

Asistentes No Nombre Cargo Representante Invitados No Nombre Cargo Representante

Ausentes No Nombre Cargo Justificación

Desarrollo Compromisos

Responsables Acciones Fecha de Cumplimiento


Código: VC-F-010

Versión: 000



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 50 de 63


50

Formato registro de documentos externos

Página ____de___

Fecha

Radicado

Detalle del documento enviado

Funcionario que firma

No Conforme

Entidad Persona Lugar Referencia Anexos

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA Código: VC-F-011



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 51 de 63


51


Formato Distribución documentos Externos e Internos

Versión: 000

Página 51 de 63

Fecha Código de

Radicado

Institución que recibe

Asunto Nombre del que recibe



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 52 de 63


52



IDENTIFICACION DE FONDOS Y SECCIONES POR DEPOSITO

Código: GD-P-000

Versión: 000 Aprobó

Página 52 de 63

NOMBRE DEL SITIO LUGAR Y FECHA :

NOMBRE Y CARGO :

DEPOSITO FONDO UNIDAD ADMINISTRATIVA

CONTENIDO O ASUNTOS FECHAS UNIDAD DE

CONSERVACION SOPORTE VOLUMEN NOTAS



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 53 de 63


53



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 54 de 63


54

Ver el instructivo En gestión documental Meci



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 55 de 63


55




Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 56 de 63


56



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 57 de 63


57




Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 58 de 63


58



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 59 de 63


59



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 60 de 63


60



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 61 de 63


61



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 62 de 63


62



Código: CP-I-000

Versión: 000

Página 63 de 63


63



PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - …cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Imagenes... · PROGRAMA DE...

Documents

Transcript of PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - …cdim.esap.edu.co/BancoMedios/Imagenes... · PROGRAMA DE...