PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

65
PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN THE CONSTRUCTION INDUSTRY A Guide for Consulting Engineering Firms Published by CESA – Consulting Engineers South Africa And

Transcript of PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Page 1: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

PROCUREMENT OF 

 

CONSULTING ENGINEERING SERVICES 

 

IN THE CONSTRUCTION INDUSTRY 

 

 

 

A Guide for 

 

Consulting Engineering Firms 

 

 

 

 

Published by CESA – Consulting Engineers South Africa 

 

And 

 

Page 2: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Endorsed by the CIDB – Construction Industry Development Board 

 

 

 

 

 

August 2009 

 

 

 

Page 3: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

TABLE OF CONTENTS CHAPTER 1.  INTRODUCTION .......................................................................................................................................... 4 CHAPTER 2.  DEFINITIONS ............................................................................................................................................... 5 CHAPTER 3.  PROJECT LIFE-CYCLE .............................................................................................................................. 8 3.1  Introduction ................................................................................................................... Error! Bookmark not defined. 3.2  Project life-cycle ............................................................................................................................................................ 8 CHAPTER 4.  CONSULTING SERVICES ......................................................................................................................... 10 CHAPTER 5.  PROCUREMENT OF CONSULTING SERVICES ..................................................................................... 11 5.1  Legal Environment for Procurement of Consulting Engineering Services .................................................................. 11 5.2  objectives of procurement ........................................................................................................................................... 13 5.3  Methods of Procurement ............................................................................................................................................ 14 5.4  CIDB’s Best Practice Guidelines: Competitive Selection ............................................................................................ 14 CHAPTER 6.  SCOPE ....................................................................................................................................................... 16 6.1  planning, studies, investigations and assessments .................................................................................................... 16 6.2  SCOPE of services for normal project design stages ................................................................................................. 17 6.3  The Scope of Work ..................................................................................................................................................... 18 6.4  important considerations ............................................................................................................................................. 19 CHAPTER 7.  TENDER DOCUMENTATION FOR CONSULTING ENGINEERING SERVICES ..................................... 21 7.1  Model for Uniformity .................................................................................................................................................... 21 7.2  Headings and Content of Component documents ........................................................ Error! Bookmark not defined. 7.3  Guidelines for compiling the documentation ............................................................................................................... 21 7.4  Points to note ................................................................................................................ Error! Bookmark not defined. CHAPTER 8.  VALUE – ADDED SERVICES ................................................................................................................... 22 8.1  The Concepts of Financial Offer and Quality .............................................................................................................. 22 8.2  The Concept of Value ................................................................................................................................................. 24 8.3  Guidelines for pricing of Tenders ................................................................................................................................ 24 8.4  The Relevance of a Benchmark ................................................................................................................................. 27 8.5  The Multiplier .............................................................................................................................................................. 27 8.6  The Concept of “Value Bidding” .................................................................................................................................. 28 8.7  Points to Note ............................................................................................................................................................. 28 CHAPTER 9.  EVALUATION OF TENDERS .................................................................................................................... 29 9.1  CIDB’s Best Practice Guidelines: Evaluation of Tenders ........................................................................................... 29 9.2  Stating the Evaluation Criteria .................................................................................................................................... 29 9.3  Recommended Approach – Evaluating Quality with Financial Offer .......................................................................... 29 9.4  Points to Note ............................................................................................................................................................. 31 9.5  Tables for the evaluation of tenders ........................................................................................................................... 33 CHAPTER 10.  PERFORMANCE MONITORING ............................................................................................................... 45 10.1  Communication and Liaison ....................................................................................................................................... 45 10.2  Suggested Performance Monitoring and Evaluation Process .................................................................................... 45 10.3  Points to Note ............................................................................................................................................................. 46 

Page 4: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

CHAPTER 1. INTRODUCTION 

“Consulting  Engineers  South  Africa”  (CESA)  was  established  in  1952  as  the  South  African  Association  of Consulting Engineers.   Over the past six decades, as the construction  industry and the consulting engineering profession have evolved, a great many methods by which clients procured the services of consulting engineers have been witnessed.   This evolution  continues  today, having gained  impetus as new democratic processes have come to the fore in South Africa.   

This Guide reflects what is considered best practice today for Consulting Engineers – to appropriately respond to  calls  for  consulting  engineering  services  and  to  deliver  these  services  in  a  true  value–added  context.  It incorporates the requirements of all applicable legislation including the Construction Sector Charter published in terms of Section 9(1) of the BBBEE Act, 53 0f 2003. 

The contents of this Guide focus on suggestions to Clients in requesting services and for Consulting Engineers in framing  their  responses  to  these  requests.   This has been done  in order  to better  inform  the procurement process. 

The  Guide  has  been  prepared  in  collaboration with  the  Construction  Industry  Development  Board  (CIDB), whose own numerous publications and notes towards attaining best practice in the construction industry, and the procurement and use of professional service providers, are used as a framework.   Wherever possible the terminology used in the Guide has been aligned to reflect the terminology and methodology contained in the CIDB documentation. 

Subsequent  to  the  abovementioned  collaboration,  the Guide  has  been  formally  recognised  by  the  CIDB  as follows: 

“The CIDB wishes to acknowledge CESA for its efforts in the development of this manual that serves to provide guidelines to  its members on construction procurement.   We trust that this document will assist  in providing direction  and  understanding  of  government’s  legislative  requirements  for  infrastructure  delivery  to  CESA members, but is not a substitute for the CIDB construction procurement prescripts. The CIDB looks forward to further cooperation with CESA  in the search  for best practice and  innovative delivery models to  improve the rate of growth and development of the South African Construction Industry. ” 

In addition to the Introduction and definitions, this manual has been laid out in the same order as the typical flow in the procurement process as follows: 

CHAPTER 3.  PROJECT LIFE‐CYCLE ‐An outline of the typical project life cycle as background. 

CHAPTER 4.  CONSULTING SERVICES  ‐A description of  typical consulting services  that can be provided by consulting engineers. 

CHAPTER 5.  PROCUREMENT OF CONSULTING SERVICES ‐ Legislation and objectives of procuring consulting engineering services 

CHAPTER 6.  SCOPE ‐ An expanded description of various elements of scope.  

CHAPTER 7.  TENDER  DOCUMENTATION  FOR  CONSULTING  ENGINEERING  SERVICES  ‐  Guidelines  for preparing tender documentation for CE services. 

CHAPTER 8.  VALUE – ADDED SERVICES  ‐ An expansion on  the  issues  surrounding value  that  is obtained through CE services and pricing for these services. 

CHAPTER 9.  EVALUATION OF TENDERS ‐ Guidelines on the evaluation of CE tenders for services. 

CHAPTER 10.  PERFORMANCE MONITORING ‐ Aspects related to monitoring CE services provision 

Page 5: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

CHAPTER 2. DEFINITIONS 

Terminology used  in  this Manual has been  chosen  to  reflect  the  terminology used by  the CIDB,  to  facilitate cross‐referencing with CIDB documentation. Some of the more  important changes are  listed below:    In most cases the definitions in this manual coincide with the definitions given in the latest Guideline Scope of Services and Tariff of Fees for Persons Registered in terms of the Engineering Profession Act, 2000 (Act No. 46 of 2000), as  well  as  the  Revised  Standard  for  Uniformity  in  Construction  Procurement,  published  in  terms  of  the Construction Industry Development, Board Act, 2000 (Act No. 38 of 2000) 

(i) “Bid” see tender below.  

(ii) “Building  Project”  means  a  project  comprising  building  work,  together  with  its  associated engineering work, where the engineer is subject to the authority of another professional acting as the  Principal  Agent  while  financial  and  administrative  matters  are  dealt  with  by  another professional.  

(iii) “Client”, means  any  juristic  person  or  organ  of  the  State  engaging  a  consulting  engineer  for services on a project. 

(iv) “Construction monitoring” means the process of administering the construction contract and over‐seeing and/or inspecting the works, to the extent of the consulting engineer’s engagement, for the purpose of verification that the works are being completed in accordance with the requirements of the  contract  that  the  designs  are  being  correctly  interpreted  and  that  appropriate  construction techniques are being utilized. Construction monitoring, to whatever extent, shall not diminish the contractor’s responsibility for executing and completing the works in accordance with his contract. 

(v) “Construction  industry”,  the broad conglomeration of  industries and  sectors which add value  in the creation and maintenance of fixed assets within the built environment. 

(vi) “Construction Procurement” means the invitation, tendering, award and carrying out of projects. 

(vii) “Consulting engineer”, for purposes of these rules only, means any professional registered in terms of the Act, or a juristic person who employs such professional, engaged by a client on a project;  

(viii) “Contract”, means  the  formal  agreement  between  the  client  and  the  consulting  engineer  also called the Form of Agreement. 

(ix) “Contract  Data”,  means  the  portion  of  the  tender  document  that  relates  specifically  to  the Contract  in  question  and  includes  all  the  applicable  conditions  and  related  data  in  respect  of insurances, limits, durations and programme.  

(x) “Contractor” means any person or a juristic person under contract to a client to perform the works or part of it on a project, including a subcontractor under contract to such contractor; 

(xi) “cost of the works” means  the  total  final amount  (or a  fair estimate  thereof), exclusive of value added  tax,  certified  or  which  would,  normally,  be  certifiable  for  payment  to  contractors (irrespective of who actually carries out the works)  in respect of the works designed, specified or administered  by  the  consulting  engineer,  before  deduction  of  liquidated  damages  or  penalties, including – 

‐ Escalation, assuming continuity of the project through to final completion.   Where delays occur  in the project  cycle  the  client and  consultant  should  come  to an agreement on  the escalation  that will be applicable to various stages of services.   

‐ a  pro‐rata  portion  of  all  preliminary  and  general  items  applicable  to  the Works;(irrespective  of who actually carries out the works) and 

Page 6: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

‐ the  costs  of  new  materials,  goods  or  equipment,  or  a  fair  evaluation,  of  such  material,  goods  or equipment as if new whether supplied new or otherwise by, or to, the client and including the cost or a fair evaluation of  the  cost of  installation  (the  sourcing,  inspection and  testing of  such will  comprise additional services by the consulting engineer); 

(xii)  “Electronic  Engineering  Services” means  services  related  to  the provision of  electronic  systems and detailing  the  terminations, signals and  interconnections of electronic components as distinct from conventional electrical HV, MV and LV systems and related reticulation. 

(xiii) “Emerging Enterprise”, means and enterprise that is owned managed and controlled by previously disadvantaged persons as defined in Government Gazette No 30692 1 February 2008.  

(xiv) “Engineering  and  Construction  Works  Contract”,  means  a  contract  for  the  provision  of  a combination of supplies and services, arranged for the development, extension, installation, repair, maintenance,  renewal,  removal,  renovation,  alteration,  dismantling  or  demolition  of  structures, including building and engineering infrastructures 

(xv) “Engineering Project” means a project of which the scope comprises mainly engineering work. 

(xvi) “Expression of  interest”,  involves both a request for an Expression of  Interest and the Consulting Engineer’s  response  to  the  request.    The  request  is  for  tenderers  to  register  their  interest  in undertaking  a  specific  contract or  to participate  in  a project or programme  and  to  submit  their credentials so they may, in terms of the organization's procurement procedures, be shortlisted and invited to submit a tender offer should they qualify or be selected to do so.   

(xvii) “Financial Offer”  see Tender Price. 

(xviii) “Form of agreement”, means a standardised document setting out the formal agreement between the  client  and  the  consulting engineer  for  the providing  the  scope of  services  for  the  specified scope of works 

(xix) “Form  of  offer  and  acceptance”,  the  documents  that  formalise  the  legal  process  of  offer  and acceptance. 

(xx) “Functionality”  see quality. 

(xxi) “list of returnable documents “ means the document that lists everything the employer requires a tenderer to submit with his tender submission 

(xxii) “Normal  services” means  the  typical  services  as  set out be  ECSA  that  should be provided on  a project  and  for which  payment  in  terms  of  the  ECSA  guidelines  tariffs  should  normally  provide adequate remuneration.   

(xxiii) “Pricing  instructions”  the document  that provides  the  criteria  and  assumptions which  it will be assumed  in the contract, that the tenderer has taken  into account when developing his prices, or target, in the case of target cost contracts 

(xxiv) “Principal Agent” means the Professional Service Provider appointed as such. 

(xxv) “project” means  any  total  scheme  envisaged  by  a  client,  including  all  the works  and  services concerned; 

(xxvi) “Quality  (functionality)”  the  totality of  features  and  characteristics of  a product or  service  that bear on its ability to satisfy stated or implied needs. 

(xxvii) “Services Contract”, means a contract  for  the provision of  labour or work,  including knowledge‐based expertise, carried out by hand, or with the assistance of equipment and plant 

(xxviii) “Site information”, means the document that describes the site as at the time of tender, to enable the tenderer to price his tender and to decide upon his method of working and programming. 

(xxix) “Scope of Services” means the services which a consulting engineer must provide in relation to the Scope of Work. 

Page 7: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

(xxx) “Scope of Work” means the portion of the works for which the consulting engineer is engaged.   

(xxxi)  “Stage” means one of six stages of the normal services set out below. 

(xxxii) “The Act” means the Engineering Profession Act, 2000 (Act No. 46 of 2000); 

(xxxiii) “Total  annual  cost  of  employment” means  the  total  annual  cost  of  employment  as  defined  in clause Error! Reference source not found.; 

(xxxiv) “Submission data”,  the document  that establishes  the  respondent's obligations  in  submitting an expression of interest and the employer's undertakings in the processing of the submission 

(xxxv) “Supplies contract “ means a contract for the provision of materials or commodities made available for purchase. 

(xxxvi) “Tender data “, means  the document  that establishes  the  tenderer's obligations  in  submitting a tender and the employer's undertakings in administering the tender process and evaluating tender offers; 

(xxxvii) “Tender notice and invitation to tender” means the document that alerts prospective Professional Services Suppliers to the nature of the supplies, services and engineering and construction works required by the employer and contains sufficient information to solicit comparable responses. 

(xxxviii) “Tender Price”, means  the price submitted  for  the  required services  including all other payment conditions and related information in respect of costs and disbursements. 

(xxxix) “Threshold”, means  a monetary  value  of  a  procurement  contract  established  in  any  legislation governing procurement or by  the  executive of  an  institution, below which  a procedure may be used. 

(xl) “Works” means the activities on a project for which contractors are under contract to the client to perform or are  intended to be performed, including the supply of goods and equipment; 

Page 8: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

CHAPTER 3.  

CHAPTER 3. PROJECT LIFE‐CYCLE 

The  construction  industry  within  South  Africa  is  a  well‐established  sector  that  has  nationally  delivered infrastructure of high standard on a par with the developed world.  It is an efficient and effective ‘machine’ that delivers infrastructure at the right quality, within budget and deadline.  

Its primary constraint has not been a lack of capacity and skills but rather a lack of investment by government and  the private  sector,  as well  as  the  complicated procurement  regime  resulting  from  a plethora of  recent legislation.  

The intention of this Manual is to generally guide clients and consulting engineers through this ‘minefield’ with regard to their role in the construction project life‐cycle and especially the associated procurement aspects. 

3.1 PROJECT LIFE‐CYCLE  

The project life cycle involves several elements as shown in the figure below. 

Project Life Cycle

1 Identification

2     Definition

3     Feasibility

4         Concept & Viability

5           Design

6          Procure

7          Construct

8                  Ops & Maint

 

The  first 3 steps  in  the project  life cycle are associated with  identifying a potential project and defining and selecting the most appropriate feasible project that can meet the need.   

The next 3 steps involve developing the project through to the final design stage and procuring a Contractor to construct the project.   

Thereafter the project is constructed and handed over to the client who will have processes in place to operate and maintain the resulting facility. 

Page 9: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

3.1.1 Identification 

The first step  in the project  life‐cycle  is to  identify the need to a project.   This  is normally the result of many planning, or operations and maintenance studies  that show a need of one  form or another  that can be met through a construction project.   This step  in  the project  life cycle normally  involves many processes  that are initiated  or  carried  out  by  the  owner  of  infrastructure.    Such  processes may  involve  the  appointment  of specialist consulting engineers or other professional service providers who may assist in identifying the causes and potential solutions to problems and a range of potential projects that may solve the problem while at the same  time  not making  an  unnecessary  impact  on  the  physical  and  social  environment  and  also  ensuring reasonable project sustainability.   

3.1.2 Definition 

Once the potential projects have been identified they will need to be assessed through more detailed planning and investigation studies in order to define the project in more detail.  Inappropriate solutions will be rejected and a short list of alternative solutions prepared.   

3.1.3 Feasibility 

Once  the project has been defined the  technical and  financial  feasibility will need  to be determined and  the definition may need to be adjusted to refine the project and select the most appropriate project option subject to technical and financial constraints.   

3.1.4 Viability 

Once the feasible project has been defined procurement of normal consulting engineers’ services or any other services associated with the design and project development can commence.  The first stage of these services will be to develop the concept design in more detail and confirm its technical and financial viability in greater detail. 

3.1.5 Design 

Once the project concept has been finalised detailed design can commence which involves detailing all of the aspects of the project in sufficient detail to obtain competitive prices for construction. 

3.1.6 Procurement 

When the design is complete the necessary contract documents are prepared and tenders for construction are solicited.  The tenders are evaluated and the Construction Contract is awarded to the wining tenderer. 

3.1.7 Construction 

Construction can now commence and proceeds until practical completion when the owner takes possession of the constructed project.  The construction contract is finalised when the defects liability period has expired and all defects have been rectified.  

3.1.8 Operations and Maintenance 

The owner now proceeds with operation and maintenance of the project in accordance with nay manuals and guidelines that are provided and in accordance with the owner’s own processes and procedures.   

Page 10: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

CHAPTER 4. CONSULTING SERVICES 

The  services provided by  consulting engineers and other professional  services providers  involve a myriad of services in a range of disciplines and fields.  These include amongst others: 

AGRICULTURAL ENGINEERING 

CIVIL ENGINEERING SERVICES 

CONSTRUCTION MANAGEMENT SERVICES 

CONSTRUCTION PROJECT MANAGEMENT SERVICES 

ELECTRICAL ENGINEERING 

GEOTECHNICAL ENGINEERING 

MECHANICAL ENGINEERING 

STRUCTURAL ENGINEERING 

TRANSPORTATION ENGINEERING 

MISCELLANEOUS ENGINEERING SERVICES SUCH AS: 

Railway  Track  design,  Refueling  systems,  Materials  Handling  Systems,  Special  Structures,  Asset Management  Systems,  Transaction  Advisory  Services,  Acoustical  engineering  services,  Building wet services,  Cathodic  protection,    Fire  protection  and  detection,  Lightning  protection,  Contractual Advisory Services, Airport airside and landside developments 

The provision of  these  services  can deliver most  value  in  the early  steps of  the project  cycle and  therefore  functionality and quality of the proposed service is regarded as much more important than cost in steps 1 to 3 of the Project Cycle as shown above.   

As  the  project  becomes  increasingly well  defined  the  required  consulting  services  become  easier  to  define more precisely and  the  role of high  level expertise  reduces while  that of more  routine  skills  such as design detailing  and  correct  and  comprehensive  contract  documentation  become more  important.    This  is  shown conceptually in the table below. 

Step in Project Cycle  Required expertise and potential for value 

Identification  Strategic concepts and lateral thinking to identify appropriate options. 

Definition  Operational and value options to define projects that are likely to be feasible and cost‐effective. 

Feasibility  Identification and elaboration of possible alternatives and cost‐effectiveness. 

Concept and Viability  Project optimisation subject to budget and environmental constraints. 

Design  Quick and effective design detailing and incorporation of latest appropriate technological developments. 

Procurement  Good contract documentation, accurate schedule of quantities and appropriate procurement options 

Construction  Conscientious construction administration and monitoring and effective handling of contractual issues 

Operations and Maintenance  Asset management and preventative maintenance 

Page 11: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

CHAPTER 5. PROCUREMENT OF CONSULTING SERVICES 

Consulting Engineers form an  important major pool of skilled technical resources  in South Africa that help to ensure  that design and construction of engineering works are of excellent quality and cost effective.   A high standard of engineering and  infrastructure development  is vital to the country’s growth, progress and global competitiveness.   Through National Treasury policy  statements, Government  recognises  that “it  is necessary that certain minimum requirements of quality and efficiency be achieved when appointing consultants”.  At the same time a basic policy of competitive selection is to be maintained.   

5.1 LEGAL ENVIRONMENT FOR PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES  

A universally accepted set of objectives or outcomes for a construction procurement system are those based on  the  Constitution  of  South  Africa  of  1996  (Act  108  of  1996)  and  which  have  been  adopted  by  the International Organisation  for Standardisation  (ISO)  in the development of the  ISO 10845 series of standards for construction procurement. 

Table 5‐1: Qualitative requirements (Pillars of Procurement) 

System requirement 

Qualitative description of requirement 

Fair  The process of offer and acceptance is conducted impartially without bias, and provides participating parties simultaneous and timely access to the same information.  Terms and conditions for performing the work do not unfairly prejudice the interests of the parties. 

Equitable  The only grounds for not awarding a contract to a tenderer who complies with all requirements are restrictions from doing business with the organization, lack of capability or capacity, legal impediments and conflicts of interest. 

Transparent  The procurement process and criteria upon which decisions are to be made shall be publicized. Decisions (award and intermediate) are made publicly available together with reasons for those decisions. It is possible to verify that criteria were applied. The requirements of procurement documents are presented in a clear, unambiguous, comprehensive and understandable manner. 

Competitive   The system provides for appropriate levels of competition to ensure cost‐effective and best value outcomes. 

Cost‐ effective  The processes, procedures and methods are standardized with sufficient flexibility to attain best value outcomes in respect of quality, timing and price, and the least resources to effectively manage and control procurement processes. 

Promotion of other objectives 

The system may incorporate measures to promote objectives associated with a secondary procurement policy subject to qualified tenderers not being excluded and deliverables or preferencing criteria being measurable, quantifiable and monitored for compliance. 

The  procurement  of  consulting  engineering  services  accordingly  needs  to  maintain  a  balance  between reasonable compensation which will ensure  continued attractiveness and development of  the profession on one hand, while ensuring competition on the other.  In addition the Constitution of South Africa requires that government  procurement  systems must  be  Fair,  Equitable,  Transparent,  Competitive  and Cost  Effective.   A legislative  framework exists  to promote  transformation  in  the new democracy of  the country.   The key Acts affecting procurement are:   

Page 12: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

Table 5‐2: Primary Legislation Regulating Procurement 

Act  Applicability  What it does in respect of procurement  Constitution of the Republic of South Africa, 1996 (Act No 108 of 1996) 

All organs of state   Provides procurement objectives and establishes government’s policy for preferencing.   Establishes requirements for the award of contracts to be lawful, reasonable and procedurally fair. 

Public Finance Management Act (Act 1 of 1999) 

National and provincial departments and state owned enterprises 

Establishes a regulatory framework for supply chain management which includes procurement within national and provincial departments and state owned enterprises. 

Promotion of Administrative Justice Act (Act 3 of 2000) 

All organs of state  Establishes fair administrative procedures, permits those affected by unfair administrative action to request reasons for such administrative action within 90 days of, or when they became aware of, such actions and requires administrators to respond within 90 days of receipt of such requests. (Administrative actions are presumed to be have been taken without good cause where an administrator fails to respond within the prescribed period.)  Provides for procedures for the judicial review of administrative actions and remedies in proceedings for judicial review including the prohibition of an administrator from acting in a particular manner, setting aside the administrative action, correcting the defective action and the ordering of the administrator to pay compensation. 

The Promotion of Equality and the Prevention of Unfair Discrimination Act, 2000 (Act 4 of 2000) 

The state and all persons (natural or juristic person) 

Prohibits the state or any person from discriminating unfairly against any person on the grounds of race or gender through the denial of access to contractual opportunities for rendering services or by failing to take steps to reasonably accommodate the needs of such persons. 

Preferential Procurement Policy Framework Act, 2000 (Act No 5 of 2000) 

All organs of state (state owned enterprises) at discretion of Minister) 

Establishes the manner in which preferential procurement policies are to be implemented 

Construction Industry Development Board Act, 2000 (Act 38 of 2000) 

All organs of state involved in procurement relating to the construction industry. 

Establishes the means by which the Board can promote and implement policies, programmes and projects, including those aimed at procurement reform, standardisation and uniformity in procurement documentation, practices and procedures within the framework of the procurement policy of government, through the establishment of: • a national register of contractors (and if required, consultants 

and suppliers) to manage public sector procurement risk and facilitate public procurement; 

• a register of projects above a financial value with data relating to contracts awarded and completed and a best practice project assessment scheme; 

• best practices Establishes a code of conduct for the parties engaged in construction procurement. Establishes a national register for Project Service Providers 

Broad‐Based Black Economic Empowerment Act, 2003 (Act No. 53 of 2003) 

Procurement provisions apply to all organs of state. 

Establishes a code of good practice and scorecard, provided for industry specific charters such as the Construction Industry Charter, to inform the: • development of qualification criteria for the issuing of licenses or   concessions,  the sale of state owned enterprises and for entering into partnerships with the private sector; and  

• development and implementation of a preferential procurement policy. 

Page 13: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Act  Applicability  What it does in respect of procurement  Local Government: Municipal Finance Management Act, 2003 (Act No 56 of 2003) 

Municipalities and municipal entities 

Establishes a regulatory framework for supply chain management which includes procurement within municipalities and municipal entities. 

Prevention and Combating of Corrupt Activities Act, 2004.  (Act No. 12 of 2004).  

Public and private sector  Makes corruption and related activities an offence, establishes a Register in order to place certain restrictions on persons and enterprises convicted of corrupt activities relating to tenders and contracts; and places a duty on certain persons holding a position of authority to report certain corrupt transactions. 

Construction Sector Charter  (published in terms of Section 9(1) of BBBEE Act, 53 of 2003 (see above)) 

All stakeholders operating in the Construction Sector 

Provides framework to address: • Broadbased black economic empowerment (ownership, 

control, employment equity, skills development, procurement, enterprise development & corporate social investment) 

• Enhancement of capacity • Increase in production It is mandatory for all stakeholders and is effective from 5 June 2009 

It  is  compulsory  for organs of  state  to  comply with  the principles of  this  legislation and  to  comply with  the “Standard for Uniformity in Construction Procurement” (SFU) of the Construction Industry Development Board (CIDB).   

The procedures of the CIDB in its SFU are generic and can be readily aligned with World Bank W70 and other international documents.   

5.2 OBJECTIVES OF PROCUREMENT 

The  development  of  skilled  Professional  Services  providers  takes many  years  and  significant  effort  by  all involved  in  the  industry.   Therefore,  the procurement of professional  services  should not be  viewed  as  the purchase of a readily available commodity, but rather the engagement of skilled professionals who should act as trusted advisors in fulfilling the client’s project and other development objectives.   

While services should be offered in a competitive manner, the primary purpose of the competitiveness should be to ensure  long term value for money and not only short term  low cost design.  Such  long term value does not only encompass value  in  the project under consideration but also value  in developing and having skilled professionals available  in the country to meet  its needs rather than having to  import all skilled services from external sources.   

The procurement of professional services in a reasonably competitive manner has exercised the minds of many people over the years with no clear resolution  in sight.   The best method of procurement within a country  is where  the  selection of  the professional  service provider  is based purely on quality and  this  is  followed with price negotiations to obtain fair value for money.   This however, requires a knowledgeable client and mature consulting environment, neither of which exists in abundance in South Africa at the present time.  

Therefore,  procurement  needs  to  be  approached  with  care  in  a  transparent  manner  that  encourages professionals  to  develop  and  maintain  the  required  skills  and  expertise.    The  current  CIDB  procurement guidelines can provide  the necessary results provided  the process  is  fair and  transparent, as required by  the CIDB code of conduct.  

Page 14: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

5.3  METHODS OF PROCUREMENT 

Against this background, Consulting Engineering Services can be procured using one of the following methods as prescribed by the CIDB Standards for Uniformity (SFU):

Table 5‐3:  Methods of Procurement 

Method  Description 1  Financial Offer  2  Financial Offer plus Quality (Functionality) 3  Financial Offer and Preference 4  Financial Offer plus Quality and Preference 

For  consulting engineering  services, where  cost effective and value–added performance  is highly dependent upon  innovativeness,  expertise  and  competence,  the  inclusion  of Quality  in  the  criteria  for  selection  is  of paramount importance.   

It  is therefore recommended that  in all but a small minority of cases as outlined  in the SFU, Method 4 above should be used– i.e. Quality and Cost Based Selection (QCBS) with preferencing as dictated the State from time to time.   

5.4 CIDB’S BEST PRACTICE GUIDELINES: COMPETITIVE SELECTION 

It  is  further  recommended  that  the CIDB’s Best Practice Guidelines as contained  in  the SFU,  for competitive selection procedures and as described below, should be followed (mandatory for Public Bodies).   

Table 5‐4:  Procurement Methods: Competitive Selection Procedures 

PP2A  (Nominated procedure) 

Tenderers that satisfy prescribed criteria are admitted to an electronic database.   Tenderers are  invited  to  submit  tender  offers  based  on  search  criteria  and  their  position  on  the database.    Tenderers  are  repositioned  on  the  database  upon  appointment  or  upon  the submission of a tender offer. 

PP2B  (Open procedure) 

Tenderers may submit tender offers  in response to an advertisement by the organisation to do so.   

PP2C  (Qualified procedure) 

A call for expressions of interest is advertised and only those tenderers who have expressed interest, satisfy objective criteria and who are selected to submit tender offers, are invited to do so. 

PP2D  (Quotation procedure) 

Tender offers are solicited from not less that three tenderers in any manner the organisation chooses,  subject  to  the procedures being  fair, equitable,  transparent,  competitive and  cost effective.   

PP2E  (Proposal procedure) 

Tenderers submit technical and financial proposals in two envelopes.  The financial proposal is only opened should the technical proposal be found to be acceptable. 

PP2F  (Proposal procedure) 

A two staged system:  Non‐financial proposals are called for.   Tender offers are then invited from  those  tenderers  that  submit  acceptable  proposals  based  on  revised  procurement documents.    Alternatively  a  contract  is  negotiated with  the  tenderer  scoring  the  highest number of evaluation points. 

PP2G  (Shopping procedure) 

Written or verbal offers are  solicited  in  respect of  readily available  supplies obtained  from three  sources.   The  supplies are purchased  from  the  source providing  the  lowest  Financial Offer once it is confirmed in writing.  

5.4.1 Points to note: 

Quoting CIDB Best Practice Guideline A7  (Table A1,  SFU):  “The procurement of professional  services  should result  in  the  award  of  a  professional  service  contract  on  the  basis  of  demonstrated  competence  and qualifications  for  the  type  of  services  required,  at  fair  and  reasonable  Financial  Offers.  Accordingly,  the underlying principle  is that professional service contracts are awarded to  firms which have both the capacity and capability to provide the quality of the service at a reasonable Financial Offer and not necessarily to those that are the least costly.  The Constitution requires that the procurement system be cost effective.  This implies 

Page 15: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

that  best  value  procurement  outcomes  in  terms  of  quality,  downstream  and  life  cycle  costs,  timing  and Financial  Offer  using  the  least  amount  of  resources  necessary  to  effectively  manage  and  control  the procurement process,  should be  strived  for. Clearly  selection on  the basis of quality  should not necessarily mean the best quality available but quality appropriate for the assignment”. 

It should also be noted that drawing up tender documents that include Financial Offer and quality as bases for selection require  that  the scope or work and required services are adequately described so  that comparable tenders are received.  In addition, the process of preparing a tender can also take up a lot of time and effort on the part of the prospective tenderers.  The cumulative total input cost of all tenderers can be considerable and in many cases  for  small projects can exceed  the potential  fee, with a negative effect on  the  finances of  the service provider and on the overall economy of the project.   

Therefore,  as  a  guideline  the  potential  fee  to  be  earned  by  the  consulting  engineer  on  a  project  should preferably be 20  times greater  than  the  cost of preparing an  individual  tender.    In other words  the  cost  to prepare a tender should not exceed approximately 5% of the potential fees to be earned. This makes economic sense when  it  is noted  the  fees earned must cover all staff costs  involved  in executing  the assignment, plus overheads, expenses and profit. This means that tenders should not be solicited for small projects and where a consulting engineer is responsible for drawing up the contract documentation the following procedure should preferably be adopted: 

Preferably consider grouping small projects together.  

Requesting proposals  for  term  contracts where  the consulting engineer  can  support  the client on a partnership basis for all small to medium projects over say a three year period.  The advantage of this approach  is  that  it  assists with  identification  and  implementation  of  projects  over  the  three  year period and also provides less cyclical and more effective employment of scarce engineering resources within the consulting engineering firm and the country. 

Listing manuals  and  procedures  as  requirements  so  that  long‐winded  technical  proposals  are  not required, only details of the proposed staffing and track record.   

 

Page 16: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

CHAPTER 6. SCOPE 

The  scope of  services  and  scope of work  for which  a  consulting  engineer or  any other professional  service provider  is  appointed  need  to  be  clearly  defined  to  ensure  proper  pricing  and  a  clear  and  unambiguous understanding of what needs to be done. 

It is important to distinguish between the scopes of services and the scope of work as set out in the definitions above.  This is because in many instances the both elements are not set out explicitly in the tender documents resulting in uncertainty and inappropriate pricing and expectations.  This is described in more detail below. 

Besides  describing  the  services,  the  scope  should  list  the  “Deliverables  to  be  produced  by  the  Consulting Engineer”,  i.e.  the products of  the Consulting Engineer’s work,  in  form of studies,  reports, designs, drawings and documents.  In other words,  the objective of  the scope of services must be  to reduce  to a minimum  the level  of  uncertainty  concerning  the  services  required,  for which  the  Consulting  Engineer must  develop  an understanding of what is required in order to submit a Financial Offer.  

6.1 PLANNING, STUDIES, INVESTIGATIONS AND ASSESSMENTS 

There are many steps related to identifying or defining and determining the overall feasibility of a project that need  to  be  undertaken  prior  to  appointing  a  consulting  engineer  for  normal  project  services.    In  many instances, with well‐resourced clients, these identification and feasibility steps will be carried out internally as part of the client’s normal project  identification and project definition processes.   For example, within a road authority, roads requiring rehabilitation or resealing or complete reconstruction may have been identified and the projects defined as part of the road management system.  In the case of a water authority, water demand or operational problems may  result  in  the need  for a new purification plant being  identified and defined  in broad terms. 

As indicated earlier the first 3 steps of the project cycle involve planning and studies.  The typical services relate to  carrying  out  these  studies  and  investigations  as  well  as  the  preparation  and  submission  of  reports embodying preliminary proposals or  initial feasibility studies and will normally be remunerated on a time and cost basis.  The typical services will involve: 

(i) Consultation with the client or client’s authorized representative. 

(ii) Inspection of the site of the project. 

(iii) Preliminary  investigation,  route  location,  planning  and  a  level  of  design  appropriate  to  allow decisions on feasibility. 

(iv) Consultation with authorities having rights or powers of sanction as well as consultation with the public and stakeholder groups. 

(v) Advice  to  the  client  as  to  regulatory  and  statutory  requirements,  including  environmental management and the need for surveys, analyses, tests and site or other  investigations, as well as approvals, where such are required for the completion of the report, and arranging for these to be carried out at the client’s expense. 

(vi) Searching for, obtaining,  investigating and collating available data, drawings and plans relating to the works. 

(vii) Investigating financial and economic implications relating to the proposals or feasibility studies. 

(viii) Clause  (vii)  does  not  normally  apply  to  civil  and  structural  services  on  Building  Projects, where these  services  are  provided  by  a Quantity  Surveyor,  except  as  far  as  the  interpretation  of  cost figures the Engineer’s scope of work is concerned.  

Deliverables will typically include: 

Page 17: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Collation of information. 

Reports on technical and financial feasibility and related implications. 

List of consents and approvals. 

Schedule of required surveys, tests, analyses, site and other investigations. 

Once  the  project  has  been  properly  identified  and  its  location,  form,  size  and  function  are  defined,  then procurement can proceed for normal project services outlined below.  

6.2 SCOPE OF SERVICES FOR NORMAL PROJECT DESIGN STAGES 

After the Client has established the project definition and requirements, the execution of the assignment can be separated into six broad Stages.  The 6 typical project design stages are shown in the figure below: 

Project Design Stages

6  Close Out

5  Construction

4  Documentation and Procurement

3  Design Development

2  Concept & Viability

1  Inception

These individual stages are elaborated upon in more detail below: 

Stage 1: Inception ‐ Establish client requirements and preferences, assess user needs and options, appointment of  necessary  consultants,  establish  the  project  brief  including  project  objectives,  priorities,  constraints, assumptions aspirations and strategies 

Stage 2: Concept Viability/ Preliminary Design  ‐ Prepare and  finalise the project concept  in accordance with the brief, including project scope, scale, character, form and function, plus preliminary programme and viability of the project) 

Stage 3: Design Development/ Detailed Design ‐ Develop the approved concept to finalise the design, outline specifications, cost plan, financial viability and programme for the project)   

Stage 4: Documentation and Procurement  ‐ Prepare procurement and construction documentation, confirm and  implement  the  procurement  strategies  and  procedures  for  effective  and  timeous  procurement  of necessary resources for execution of the project. 

Page 18: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Stage 5: Contract Administration and Inspection ‐ Manage, administer and monitor the construction contracts and processes including preparation and coordination of procedures and documentation to facilitate practical completion of the works 

Stage 6: Close‐out ‐ Fulfil and complete the project close‐out  including necessary documentation to facilitate effective completion, handover and operation of the project) 

More detailed examples of  the  scope of  service pertinent  to each Stage are contained  in Appendix A.   That Appendix  also  shows  the  typical  scope  of  services  associated with  carrying  out  the  duties  of  the  Principal Consultant where it is appropriate to appoint the consulting engineer to carry out these duties.   

6.3 THE SCOPE OF WORK 

The scope of work  is the portion of the works for which the consulting engineer  is engaged or the document that  specifies  and  describes  the  supplies,  services,  or  engineering  and  construction works which  are  to  be provided and any other requirements and constraints relating to the manner in which the contract work is to be performed.   

For example a client wishing to construct a Casino complex consisting of three distinct components being the Building, a Parking Area and an access road, may appoint a consulting engineer to undertake Stages 3‐6 of the normal engineering services for the Parking Area. In this case the scope of services can be defined as set out in Appendix A while  the  scope of work may only  involve  the Parking Area.   Some  thought will have  to go  into preparing the scope of work as it interfaces with other works such as stormwater runoff from the building and the interface with the access road and gate house.    

The  scope of work  for each  service provider  should be carefully determined  to ensure  that no overlaps and duplication in terms of scope of work exist.  In some cases the consulting engineer will be required to appoint specialist  sub‐consultants  in which  case  the  consulting engineer will  ensure  that no duplication  in  terms of scope occurs.  

Page 19: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

A few examples of scope of work are provided below for clarity. 

6‐1:  Examples of Scope of Work 

Buildings  The work in respect of site boundaries and fencing, foundations, electrical, air conditioning, wet services, fire protection, structural, roofing, waterproofing, stormwater, etc should be clearly allocated.  If the design is to be undertaken by a multidisciplinary professional team (Architect, Quantity Surveyor, Engineer, etc.) the responsibilities of the consulting engineer in such a team must be clearly indicated. 

Roads   The beginning & end of the road should be indicated, whether the scope includes structures, hydrological analysis and drainage, stormwater, roadside furniture, pavement layerworks, traffic analyses, selection of borrow pits, road marking, signage etc. It should also be indicated who will be responsible for liaison with interested and affected parties and for ensuring public participation. 

Structures  The scope of work should be clearly indicated in respect of site investigations, foundations, interaction with other structures and facilities, design review, and similar. 

Electrical  The scope of work should be clear in respect of bulk services provision, power lines, substations, power connections and liaison with utilities, back up power, earthing, lightning protection, security services, access control, data and telephony, lighting, electrical reticulation and switchboards, etc. 

Mechanical  Clarify, if air conditioning, wet services, pumps, lifts, escalators, fire protection etc. are to be performed by one or more specialist engineers. 

Dams The Scope of Services and Scope of Work should be described, in detail to enable tendering consultants to identify the level of accreditation of design staff to be identified.  The Scope of Work should be clear in respect of geological and hydrological investigations to be undertaken prior to preliminary and detail design, plus the extent of design to be undertaken by contractors, and likewise the Scope of Work in the electrical and mechanical disciplines. 

Municipal Services 

The Scope of Services and Scope of Work should be clearly described for the consulting engineer to accurately identify the range of services to be designed by him (e.g. Roads, Stormwater Drainage, Sewerage, Water Supply, etc.) and which are to be designed by others, including the extent of simultaneous working and coordination required.  The extent of construction to be undertaken by emerging contractors or using labour‐based methods should also be clear. 

6.4 IMPORTANT CONSIDERATIONS 

The anticipated Professional Services Providers Register to be published by the CIDB will have to be taken into account when compiling the Scope of Services. 

The examples of Scope of Services provided  in Appendix A, are comprehensive, but generic.   Items should be extracted from the generic scope or modified in each stage of the project in which the Client requires services to be performed by the Consulting Engineer.   These examples also show additional services where the client requires  the Consulting Engineer  to perform PA/PM duties  in addition  to  the consulting engineering services (especially if the Consulting Engineer is the sole consultant).  In such cases the selected duties from the PA/PM scope must  be  added  to  those  of  the  Consulting  Engineer,  for  the  Consulting  Engineer  to  act  as  Principal Consultant in addition to acting as Consulting Engineer.  

Page 20: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

If  it  is necessary  for  the Client’s  Scope of Services  to be more  specific  to  the discipline(s) of  the Consulting Engineer  (e.g. Civil,  Structural, Electrical or Mechanical)  then  suitable  items  should be added  to  the generic scope, either alongside the generic items or in place of them, as appropriate.  

In the preparation of the Scope of Services a number of key factors, common to every Scope, need to be borne in mind and taken into account when framing the tasks required in each Stage: 

Table 6‐2:  Key Factors in Developing Scope 

Obligations of the parties 

The tasks required and listed by the Client should clearly all fall within the obligations of the Consulting Engineer (the successful tenderer).  If a listed task falls within the Client’s obligations but requires a Consulting Engineer to perform it, it should be described as being “on behalf of the Client” to avoid implying it is solely the Consulting Engineer’s obligation and accord with the obligations of the parties as stated in the intended contract for the services 

Health and Safety 

Legislation such as the OHS Act lays down comprehensive actions to be taken by parties responsible for safety. This includes the Client, who may wish to delegate specific actions or tasks to the consulting engineer. Where this applies, this should be reflected in the Scope of Services. 

Sustainability  Environmentally sustainable design and energy efficiency are becoming a common underlying requirement in every project, with obligations on the Client and consulting engineer. The Client’s sustainability policy should be made known to the consulting engineer, who in turn should be tasked with advising the Client on the project sustainability and/or assisting to set sustainability targets.  

Information available 

The execution of the assignment will be based on information available at its commencement, which may have to be augmented in order to perform the services required.  It is important that the extent of information available to the consulting engineer, and information yet to be obtained by him, be clearly identified at the outset, to avoid any misconceptions.  Where the client is unable to define the scope accurately, for example if the assignment is an investigation or study whose nature and extent are unknown, then it is important to tell the tenderers what the client has allowed for, by way of budget or estimate of manhours 

In all cases the Scope of Services must reflect the Client’s full intentions and be sufficiently described so as to enable  the  tendering  Consulting  Engineer  to  identify  all  the  tasks  required  of  him,  in  a manner which will enable him to estimate the times to be spent by his personnel allocated to each task and hence to quantify his tender.   

Failure by the Client to prepare the Scope of Services in sufficient detail and with sufficient clarity will cause the tendering Consulting Engineer to make assumptions and/or misinterpret the Client’s requirements, and price unnecessarily for risks which could be avoided with a sufficiently detailed scope.  Misinterpretation could result in the consultant pricing too low or too high. Either way, will not be in the interests of the Client, the Consulting Engineer, or the project.

Page 21: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

CHAPTER 7. TENDER DOCUMENTATION 

The purpose of this chapter is to guide consulting engineers and clients in the drawing up of documentation for the procurement of consulting engineering services in line with the principles and documentation of the CIDB.  An  aim  of  this  guide  is  to  achieve  reasonable  uniformity  in  respect  of  documentation  and  content  in  the interests of a more efficient industry.  

7.1 MODEL FOR UNIFORMITY 

The Construction  Industry Development Board  (CIDB) and  in particular  the SFU, has been  in  the  forefront of initiatives  for uniformity  in procurement documentation and  the guidelines which  follow have drawn on  the recommended  sequences  and  standardised  documents  contained  in  the  CIDB’s  “Construction  Procurement Toolbox”. These items have been adapted to be generic to consulting engineering services and to construction services and to be relevant to the compiler, be he/she client or consulting engineer. 

The procurement of services takes place within the process of offer and acceptance which results in a contract being entered  into.   Procurement documents provide  tenderers with  the necessary  inputs  to allow  them  to complete  their  tender  submissions.   These  submissions are  in  turn  inputs  into  the contract  to be concluded following acceptance of a tender offer.  Uniformity in the documentation is based on the principle that there be a  complete  separation  in  the  component documents making up  the  tender enquiry – namely,  conditions of tender, conditions of contract, specifications or scope and methods of measurement and payment.  This allows for  instance,  different  contract  conditions,  or  also  payment  conditions  to  be  used  without  affecting  the remaining component documents.   

7.2 GUIDELINES FOR COMPILING THE DOCUMENTATION 

A full  listing  in a standard sequence taken from Section 4 of the SFU  is attached as Appendix B.    It should be noted that in all Professional Service provider documentation, quality or functionality should play a prominent role.   

The completion of tender enquiry documentation which is complete and appropriate to its purpose is critical to the project’s success, in terms of efficiency and cost effectiveness of the procurement process.  

It  recommended  the  references  below  be  consulted  for  further  information  regarding  procurement documentation: 

(i) Standard Professional Services Contract by CIDB, NEC, etc 

(ii) Revised Standard for Uniformity in Construction Procurement (SFU) 

(iii) CIDB Construction Procurement Best Practice Guideline C3 – Adjudication 

(iv) CIDB Professional Services Contract 

(v) PROCSA Form of Agreement 

Page 22: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

CHAPTER 8. VALUE – ADDED SERVICES 

The purpose of this chapter is to guide the consulting engineer towards an appropriate and effective method of determining the Financial Offer to be quoted in his tender. 

Through emphasis on clarity of the client’s requirements to be priced for and the “value” to the client of the services  being  offered,  the  consulting  engineer  will  be  better  equipped  to  demonstrate  when  and  how acceptance of his Financial Offer will give the most value to the client. 

Clearly, acceptance of  the  lowest  financial offer quoted will deny  the client  the opportunity of assessing  the value added to the project through other offers.   

8.1 THE CONCEPTS OF FINANCIAL OFFER AND QUALITY 

In accordance with  the Constitution a procurement process shall be Fair, Transparent, Competitive and Cost effective. Consulting Engineers are accustomed to tendering under competitive conditions with submission of a tender Financial Offer, but unlike products or goods which are well known and well defined in terms of size and quality, tendering for delivery of professional services involves intangibles, in form of activities and deliverables which are specific to the project and need to be carefully described in the Scope of Services and Scope of Work.  

Even when  this  is accepted,  the  tendency  is often  for clients  to  rely on  the Financial Offer alone, neglecting quality (Treasury uses “functionality” and CIDB uses “quality”), and award contracts to the tenderers with the lowest  Financial  Offer.  Clients  need  to  remember  that  they  are  not  procuring  “products”  from  consulting engineers, but “services” to develop or produce a product, in form of the project.  Such projects invariably have costs associated with them which go far beyond the purchase price – such as operating, maintenance, or other life cycle costs.   

The methods which only use the financial offer as a basis for evaluating tenders for professional services is not appropriate for consulting engineering services as it encourages shortcuts and cannot be used where there are no clear and binding  specifications  for  the quality of  the work  to be provided.    It  inevitably  leads  to poorer quality services with resulting higher life cycle costs. 

It  is also not sufficient to ask  for a tender based on a price alone and then to assume that professionals will deliver a quality service because they are “professionals”.  It is well known that remuneration systems should reward  desirable  performance.    Therefore,  if  the  desirable  performance  is  a  low  price  then  this  will  be delivered, but always with a concomitant reduction in quality.  Examples of this would be to design a building by only analysing the most critical elements and copying the result to all less critical elements, or in the case of a road neither optimising the alignment nor maximising the use of available materials and instead adopting the simplest alignment  from  the point of view of design and using only commercially available materials  for  the pavement. 

If the Scope could be defined accurately and the quality specified for every  item  in the schedule, such as  in a conventional construction contract, then competition based on price alone will be acceptable.  However, this is difficult  to  achieve  in  a  request  for  professional  services  in  the  construction  industry  in  view  of  the uncertainties associated with the Scope during the project development process.  

The  tender  Financial  Offer must  therefore  reflect  a  reasonable  effort  to  be  expected  from  the  consulting engineer to optimise all such costs.  This is seldom, if ever, reflected in the lowest Financial Offer received for services  as  described  above.  The words  quoted  by  John  Ruskin  are  as  relevant  today  as  they were  over  a hundred years ago: 

“It  is unwise  to pay  too much, but  it  is worse  to pay  too  little. When you pay  too  little, you  sometimes  lose everything because the thing you bought was incapable of doing the thing you bought it to do.” 

To  put  the matter  in  perspective,  if  one  considers  the  total  life‐cycle  costs  of  a  project  as  100%,  this will comprise: 

Life-cycle Costs

Page 23: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Engineering costs 1 – 2% Construction Costs 6 – 18% Operation and Maintenance 80 – 93%

Note: the Consulting Engineer’s fee can be of the order of 10% of project cost, but this will be less than 2% of total life‐cycle costs.  This 2% can dictate the outcome of 98% of the total costs! 

While one should not necessarily always accept the  lowest Financial Offer, accepting a higher Financial Offer must also has limits.  Consider the graph in Fig. 1 below:    

Figure 8‐1:  Price – Quality Curve 

0

2

4

6

8

10

4 5 6 7 8 9 10

Qua

lity

Price

A

C

B

 

There is a direct relationship between Financial Offer and Quality or Effort, but it is not a linear one.  

At “A” The pressure on the financial offer with no quality emphasis will generate  less engineering effort. This will result in sub‐optimal designs and higher life‐cycle costs. Put simply, the client “gets what he pays for”. 

At “B” the consultant has no constraints whatsoever on his engineering input and this can result in maximum quality and minimum life‐cycle costs. However the price for this will come at a premium. Note that the graph is asymptotic towards B, ie significant further increases in financial offer will not render significantly better quality or lower life‐cycle costs. In other words, focus on quality alone can result in waste. 

The optimum position  to be  targeted  is  at  “C”, where engineering  input  is not  constrained by  lowest price considerations  alone,  and  it  is  recognised  that  consideration  of  quality will  allow  the  tendering  consulting engineer  to  offer  the  client  the  full  benefit  of  his  experience,  calibre  of  staff,  soundness  of methodology, innovation and enterprise. 

In  the  context  therefore  of  professional  consulting  engineering  services  the  concept  of  “financial  offer”  is inextricably linked to that of “quality” of the service. Together these aspects determine the “Value” contained in and around the tender financial offer. Also refer Practice Note 8, version 2, SFU, as clients may wish to make multidisciplinary appointment. 

Page 24: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

8.2 THE CONCEPT OF VALUE 

Accepting that the procurement of the services is done in a manner which is fair, transparent, competitive and cost effective, the client or employing authority needs the assurance that the services being procured for the financial offer tendered will be commercially viable; in other words, the services will add sufficient value to the intended project to justify the award of a contract at the tendered Financial Offer.  

This  introduces the concept of the “Value” of the services offered  in the consulting engineer’s tender, which has many  interpretations  in the context of consulting engineering services and can best be expressed as “the optimum combination of financial offer and quality”. “Value” should: 

secure for the client value‐for‐money services,  

achieve minimum life cycle costs (i.e. long term value for money) and 

should ensure that the project will fulfil its intended purpose.  

Adequate opportunity must be given  in  the procurement process  to enable  the consulting engineer  to show convincingly that: 

value‐for‐money services are offered 

minimum life cycle costs are critical to the success of the project and  

the Financial Offer will demonstrate the value of the inputs which are offered.  

In summary, the Client must receive value for the money he will pay, and the consulting engineer must be paid adequately for the value he will provide 

It follows therefore that Value is a factor which should be quantified in the consideration of tenders by clients and  employing  authorities.    This  too  is  open  to  various  interpretations;  however  the most  straightforward method  to  quantify  Value  is  the  determination  of  the  Tender  Score  in  terms  of  Preference,  Quality  and Financial Offer being  individually assessed and  then scored  in a manner appropriate  to  the nature, size, and complexity of the project. This is described more fully in CHAPTER 9. 

8.3 GUIDELINES FOR PRICING OF TENDERS 

The success of a project depends at the outset upon the acceptance by the client or employing authority and the consulting engineer of the Financial Offer tendered and the contractual conditions attached thereto. The consulting engineer needs to be sure his  interests are protected and the client comfortable with the financial arrangements  in  the contract. Without  these  there will be no basis upon which good  relations between  the parties – essential for a smooth‐running contract and a successful project – can be built. 

This section is devoted to assisting the consulting engineer to realistically and appropriately develop the tender Financial Offer, while at the same time providing a useful indication to the client of the financial commitments and risks facing the consulting engineer. For the consulting engineer there are essentially three “golden rules” to be followed: 

8.3.1 Golden Rule No 1 ‐ Know the project requirements 

It can safely be stated that in the procurement of consulting engineering services, no two projects are exactly the same, i.e. each project is unique. Therefore the offer of services to execute the assignment must be tailored to suit  the project.   This  is where  the consulting engineer can demonstrate his understanding of  the project requirements and differentiate his services such that the client can accept his financial offer with confidence and with knowledge of the value to be added.   

Central to understanding the requirements of the project is a clear and unambiguous Scope to be supplied by the  client.  These  terms must  state  all  the  client’s  requirements  for  the  project  including  scope  of  services, scope  of  work,  deliverables,  standards  and  constraints.  The  Scope  must  be  sufficient  for  the  consulting 

Page 25: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

engineer  to  identify  all  the  task  areas  and  sub‐tasks  required,  in  order  to  price  realistically  for  them, with minimum assumptions, with clear understanding of the risks, and without any omissions. 

If  the client  is using a procurement system based on prequalification and shortlisting of  tenderers, a call  for Expressions of  Interest will be  followed by  requesting priced proposals  (tenders)  from  the  shortlisted  firms.  The  prequalification  criteria will  not  be  project‐specific  and  only  request  details  of  similar  experience  and capacity  in order to select pre‐qualified tenderers.   Thereafter a request for proposals  including a clear scope will be issued for pricing.   

Procedures whereby  a  client  uses  a  generic  set  of  criteria  or  blanket  functionality  requirements  to  admit potential  tenderers  to  a  standing  list or panel  and  thereafter  invite only priced proposals  as  and when  the Scope can be detailed are also acceptable for smaller, repetitive projects.  

The  consulting  engineer  should  demonstrate  his  knowledge  of,  and  familiarity  with  the  project  and  its technology, through selection of staff  ideally suited to the tasks and by displaying the necessary track record.  Where required,  the consulting engineer can also expand upon  the value  to be added  through a write up of methodology or plan of work  indicating  innovative  techniques,  value‐added procedures  and optimal use of resources.  It  is  vital  for  the  consulting  engineer  to  give  these  aspects  close  attention,  since  this  is where evaluation  of  the  tender  on  grounds  of  quality will  focus.  The  consulting  engineer would  be wise  to  take carefully  the  client’s quality  evaluation  criteria  for  the project  into  account,  towards maximising his quality score. 

Lastly,  if  the  Scope  unclear  in  any  area,  the  consulting  engineer  is  advised  to  seek  clarity  from  the  client.  Clarification opportunities are frequently given in the tender period, but if not, the rule should be “if in doubt – ask!” 

8.3.2 Golden Rule No 2 ‐ Know your costs involved 

The approach most  frequently used to determine the  financial offer  is termed Cost‐Based Pricing.   Crucial to this exercise is a clear understanding of the costs involved. The generation of an accurate manpower schedule or resources programme  is  ideal, but  it will fail as a basis for financial offer determination  if correct costs are not known. The following items should be considered, in a “zero‐based” budget approach: 

For  consulting  engineers,  costs  generally  comprise  two  components  –  Staff  Costs,  and  Company Overhead. Together these add up to the total costs of operating the firm.  Staff Costs must include the person’s total remuneration (“cost to company”). A multiplier is then applied to cater for all Company Overhead costs, including cost of unproductive (unbillable) time.  The value of the multiplier for office‐based staff, excluding unproductive time, is typically of the order of 2, i.e. total costs = Staff costs x 2.  The overhead multiplier should however be checked at regular intervals within the firm. To these total costs can then be added a percentage for profit, selected for the tender. The total of these “costs plus profit” per annum divided by the number of productive billable hours per year will give the chargeable hourly rate for the person concerned. 

Note that office‐based staff usually attracts a higher overhead than site‐based staff.   

A useful guide to the value of the multiplier is the historic “cents per hour per hundred Rand of salary” method recommended to determine hourly based Time Charges by consulting engineers. Depending on  the person’s  seniority/responsibility  in  the  firm  these  ranged  from 16.5c, 17.5c  to 22 “cents per hour for each R100 or part thereof of annual salary plus bonus” of the person (for the  latest figures kindly refer to Clause 4.4 of the ‘Guideline Scope of Services and Tariff of Fees for Persons registered in  terms  of  the  Engineering  Profession  Act,  2000’  available  on  the  ECSA  website  at http://www.ecsa.co.za/documents/20090101_TimebasedFees.pdf).  It  is  emphasised  that  this  is  a comparative guide – there is no substitute for knowing one’s own true costs. 

If contract staff, not in‐house, or subconsultants are proposed, their total cost to the company should be determined plus a markup for administration and profit. Again an hourly rate should be arrived at. 

Page 26: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Reimbursable  expenses  need  to  be  estimated  for  the  above  resources,  in  form  of  travelling, accommodation,  printing/reproduction,  communications  and  similar  costs,  based  on  the  tasks involved, the scheduled manpower and the programme. 

The cost of special services such as surveys, investigations and tests should be estimated and itemised, to be included if necessary in the tender Financial Offer.  

It is important in this phase to comply with three key requirements, which at first glance appear conflicting: 

Ensure nothing is omitted, 

Offer only what is asked for 

Adequately assess the influence of factors beyond one’s control. 

 For this purpose the tasks can be broken down by: 

function (e.g. technical, administrative) or  

stage (inception, concept & viability, design development, etc.) or  

activity (meetings, design, checking, training,) as best suits the tender.  

8.3.3 Golden Rule No 3 ‐ Know the Client’s situation 

The consulting engineer who has mastered a knowledge of the project and knowledge of his costs may consider it irrelevant to “know the client”. In reality this is not so; no two clients can be said to be identical in all respects – there will be differences in structure, strategies, resources, policies, and procedures for procuring consulting engineering services.  

It  is therefore valuable for the consulting engineer to know the client  insofar as this can affect the manner  in which he performs his assignment. For example, the following typical aspects within the client’s ambit need to be considered: 

Capability to produce, and adhere to, a clear and sufficient Scope 

Ability to fund, or to timeously procure funding for the project 

Adequate resources to administer the contract 

History of payment of fee invoices on time 

Sufficient technical capability for reviews and to grant approvals 

Need to be offered training or mentoring 

Experience in frequent use of consulting engineering services 

Ability to responsibly evaluate and award consulting (and construction) contracts  

These aspects can materially influence the level of Financial Offer to be aimed at in the tender concerned and the consulting engineer tendering will need to make adjustments for items such as the following: 

Profit markup 

Pricing for contingencies or risk 

Pricing for work not called for but necessary, in expectation of not done by client 

Pricing for unrealistically tight (or slack) deadlines 

Pricing for work assumed, but not confirmed required 

Adding a margin in lieu of qualifying the tender 

Provision for productivity delays to be expected in executing the work for the client 

The aspects above are discussed further below 

Page 27: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

8.4 PRICE BENCHMARKS 

A benchmark is useful for both the Client , who needs to have a yardstick against which to compare all tender Financial Offers received and so test these against a norm, and also for the Consulting Engineer, who seeks an indication as to the adequacy of his Financial Offer for the project services. For this purpose it is beneficial to both parties to use a “benchmark” for evaluating the Financial Offer.  

An appropriate benchmark  is the Guideline Scope of Services and Tariff of Fees prepared by the Engineering Council of South Africa  (ECSA) and published annually  in  the Government Gazette.   This has  for many years been used  to  calculate  a  recommended  fee which  is equitable  in normal  circumstances, using  a  recognised scope of services in various stages and engineering disciplines.  

The fee calculation is based on a percentage of the cost of the project (which is not a ‘ceiling fee’); the lower the project cost the higher the percentage, and vice versa.  Furthermore the ECSA percentage‐based fees can be  adjusted by  recommended  factors  to  cater  for  complexity of  the work,  for partial  services,  and  for high material cost relative to engineering effort, e.g. railways and certain types of road. The ECSA recommendations also  include  hourly  rates  for  work  done  on  a  “Time  and  Cost”  basis,  for  various  levels  of  engineering practitioner. 

The  ECSA  benchmark  is most  effective when  determined  for  the  estimated  or  given  cost  of  the  project  in question, to give a “Benchmark/Yardstick Fee”. This can be then further adjusted up or down with a multiplier to take into account the particular project circumstances as seen by the tendering consulting engineer, and so give a ”Yardstick Fee” appropriate to the tender Financial Offer being quoted by him. 

8.5 BENCHMARK MULTIPLIERS 

Typical circumstances for which a multiplier can be used in answering typical circumstantial questions are given below:  

The multiplier should be at the Consulting Engineer’s discretion, say in the range 0.60 to 1.60 as follows:

Multiplier Circumstances 0.6 – 1.0 “favourable” circumstances 1.0 ”normal” or “reasonable” circumstances; 1.0 – 1.6 “negative” circumstances

Typical questions to be asked by the Consulting Engineer are: 

Is Scope complete and clear?  

Is the client well versed in procuring consulting engineering services?  

Does client have adequate resources for competent tender evaluation? 

Does the consulting engineer have a record of successful projects with the client? 

Can hours be saved from earlier similar work done or previous experience?      

Is staff proposed reasonably priced,  ideally suited to the project and able to meet the task durations assumed? 

Is the consulting engineer better placed than most for specialist services?  

Is the project location clearly advantageous for the consulting engineer? 

Will the risks perceived be easy to manage or be very difficult to handle? 

Is the level of complexity of the project normal or will it be very complex?  

Does the consulting engineer have a low order book and need the work?  

Will the project start date and duration require tender Financial Offer adjustment, if no provision for escalation? 

Page 28: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

By selecting and applying a suitable multiplier  for each circumstance, a particular “Adjusted Benchmark”  fee can be determined for each case. The average of the sum of all the particular fees used can give an indication of the “Yardstick Fee” for the tender being submitted by the consulting engineer.  

8.6 THE CONCEPT OF “VALUE BIDDING” 

Value Bidding, developed  in  the USA,  represents an unusual  treatment of  competitive bidding  theory which refocuses  the  traditional bidding model  from  fee‐based  selection  criteria  to one with  value‐based  selection criteria.  

The system uses an established market research methodology, “conjoint analysis”, to establish the probability of winning, considering client priorities, competitors’ attributes and market conditions. The resulting analytical model enables engineers to analyse market conditions, client preferences, track competitors, while maximising the probability of winning, thereby maximising profit and optimising Financial Offer.  

The model relies heavily on assumptions and requires a dedicated effort to apply it. Its greatest value probably lies in pricing consulting services for large and complex projects.  A reference on the subject is given at end of this chapter. 

8.7 POINTS TO NOTE 

Understanding how a tender Financial Offer is made up is of benefit to both client and consulting engineer. 

Clients need to be made aware of the “Value” offered by tenderers  in terms of a combination of quality and Financial Offer. 

The definition of Scope of Services which is appropriate for the project and sufficient to tender upon are in the client’s and consulting engineer interest. If professional assistance is required to achieve this, the engagement of a consulting engineer by the client is advised. 

To submit a fair Financial Offer, the consulting engineer needs to know: 

the project 

his costs and 

the client.  

This applies especially if the Scope is vague in the risks to be assumed. 

Prequalification to a consultants’ panel using generic criteria followed by pricing only from panel members will only ensure value for the client when a proper definition of Scope accompanies the RFP. 

The use of a  recognised  “Benchmark” as a  yardstick, against which both  client and  consulting engineer  can evaluate the Financial Offer, is considered essential. The ECSA recommended guideline fees as gazetted should be used for this purpose. 

There is no such thing as a “discounted fee” – rather a benchmark fee adjusted up or down for various project‐specific circumstances relating to the scope of services to be offered. 

(i) Reference:  “Addressing Pricing: Value Bidding for Engineers and Consultants” by C S Sturts and F H Griffis. Journal of Construction Engineering and Management, ASCE, June 2005. 

Page 29: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

CHAPTER 9. EVALUATION OF TENDERS 

This chapter sets out recommended steps to be taken in framing enquiry documents suited to evaluation, and steps to evaluate tenders, with Quality consideration being an essential part of the evaluation process (as taken from the SFU).  

9.1 METHOD 

A standardised method  for Evaluation of Tenders, again  following  the CIDB documentation  (Table 2, SFU),  is mandatory. The method  that  is generally appropriate  for consulting engineering services  is Method 4  that  is outlined below: 

Method 4: Financial Offer plus Quality and Preference 

Score Quality, rejecting all offers that fail to score minimum points for quality, stated in Tender Data 

Score tender evaluation points for financial offer. 

Confirm tenders eligible for preferences claimed and if so score tender evaluation points for preferencing 

Calculate total tender points 

Rank tender offers from highest number of tender evaluation points to lowest 

Recommend tender with highest tender evaluation points for award unless compelling reasons not to do so 

9.2 EVALUATION CRITERIA 

It is essential for the enquiry documents to state clearly the evaluation criteria and scoring systems that will be used in the tender adjudication process.  If the tender document states that a criterion will be used to evaluate the  tenders  then  clarity must  be  provided  on  exactly  how  that  criterion will  be  adjudicated  and weighted relative to other criteria. 

Section 4.4.3 of the SFU, Tender Data, requires the Client to provide  information, usually  in the Tender Data section of the documents, on the following items: 

The method to be used in evaluation of tenders 

The weighting between financial offer (W1), quality (W2) and preference (NP) 

Quantified  descriptions  of  the  preferences,  including  conditions  associated  with  granting  of preferences, and the manner in which preferences will be scored.  It is recommended that clients and consulting engineers in the construction sector make use of the Construction Scorecard as contained in the Construction Industry Charter, which was promulgated on 5 June 2009. 

Details of  the quality  criteria and  sub‐criteria which are  to be evaluated, and  the manner  in which quality is to be scored 

To ensure a fair, equitable transparent and cost effective procurement system, the: 

quality of the outputs or deliverables of the service must satisfy client requirements and expectations 

service must come with the reasonable skill and care that is normally used by professionals providing such services and 

advice  is  independent of any affiliation, economic or otherwise, which may cause conflicts between the service provider’s interests and those of the client. 

9.3 RECOMMENDED APPROACH 

For Consulting Engineering services,  the nature of  the project can  influence  the criteria selected  for Quality.  For  example,  for  “Repeat”  or  Straightforward”  projects,  the work  can  probably  be  carried  out  by  less well qualified  and  less  experienced  staff  while  quality  in  terms  of  cost‐effective  design  will  still  be  important.  

Page 30: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Therefore,  the  Quality  criteria  will  lean  towards  the  firm’s  previous  experience  and  cost  effective  design capabilities.    In  the case of  feasibility studies or other projects requiring strategic and complex or  innovative thought  processes  and  designs,  the  staff  qualifications  and  experience  as well  as  the  firms  experience  and capacity to undertake the work will all be very important.   

Similarly, the weighting of the Quality relative to the Financial Offer may be  less  for simple projects than  for more complex projects. 

It  is  recommended  that all  tenders  for engineering  services contain a minimum number of quality points  to qualify to have the tender evaluated any further and that all tenderers that do not meet the minimum offer be excluded from further evaluation and informed as such. 

Overall, the relationship between Financial Offer and Quality plus Preferences is also dependent on the value of the project as  specified  in  the Preferential Procurement Framework Act.   By way of example,  for consulting assignments  valued  at  less  than  R500  000  or  R1 million,  a  ratio  of  80:20  is mandatory;  for  higher  value assignments, the mandatory ratio is 90:10. 

These aspects are illustrated by means of the tables below which are based on recommendations in the CIDB publications referenced at end of this chapter concerning Evaluation of Quality in Tender Submissions, but with certain differences as follows.  

The differences relate to the Scoring against the Ratings, Very Good/ Good/ Satisfactory/ Poor being 100/90/70/40 by the CIDB, but 100/70/50/0 in this CESA Guide.  

This is firstly because the “Poor” rating implies the offer is “unsatisfactory”. The descriptions of “Poor” also  state  inter  alia  “the  technical  approach  and/or  methodology  is  unlikely  to  satisfy  project objectives  or  requirements….etc.” On  these  grounds  CESA  recommends  the  tender  should  not  be awarded the contract because it will not meet the client’s requirements. Hence a zero is used.  

Secondly, “Good” and “Satisfactory” mean nearly the same in terms of acceptability, so the rating for “Good”  is decreased  from 90  to 70. At  the  same  time  this  sets  “Very Good” at 100 apart  from  the other criteria, which is appropriate because this is within the bounds of excellence. 

Finally, it is important to note that the actual result of applying the stated weighting of Quality relative to the Financial Offer also depends on the relative values of the two criteria.  For example, if all quality scoring is in a very narrow range of – say – 80 to 85 and the financial scoring gives a much higher range of  say  50%  to  100%  then  the  financial  scoring will  far  outweigh  quality  even with  a  high  relative weighting for quality.   

Clearly  it  is essential for reviewers to have had experience  in such evaluations.  If the necessary resources do not exist within the client organisation, specialists or other consulting engineers not connected with the tender should be retained to assist with evaluations. 

Page 31: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

9.4 PROCEDURE 

The first step in the evaluation procedure is to evaluate the score the quality offered by prospective tenderers using 3 quality reviewers and adjusting these scores  if required due to major scoring differences as shown  in Table 9‐6.   

The next step is to reject all tenders that do not make the minimum quality score and inform them of this fact in writing. 

The third step is to inform all qualified tenderers of the time and date when the Financial Offers will be opened and to announce these offers at that meeting. 

The next  step  is  to  calculate  the  final  evaluation  score  in  line with  the CIDB  SFU  as  summarised below  for Method 4 and Option 2 evaluations. 

The following definitions and formulas apply: 

NEV = Total evaluated score. 

Nm = Score for Price. 

NQ = Score for Quality. 

NP = Score for Preferencing. 

W1 = Weight assigned to price. 

W2  = Weight assigned to quality. 

NP = Score for Preferencing. 

And  

Nm = W1 * Pm /P where Pm  is the  lowest price received  from qualified tenderers and P  is the tender under consideration.  (calculated to 2 decimal places) 

NQ = W2   * S/Ms where MS  is  the maximum possible quality score and S  is  the quality score  for  the tender under consideration.  This formula simplifies to: 

NQ = S if W2 and Ms are the same as suggested in the tables below.  

And 

NEV = Nm + NQ + NP 

Finally rank  tender offers  from  the highest number of  tender evaluation points  to  the  lowest and award  the work to the tenderer scoring the highest number of tender evaluation points, unless there are compelling and justifiable reasons not to do so.  

9.5 POINTS TO NOTE 

It  is recommended  that only a  few appropriate criteria be selected  for  judging a consulting engineer  to  limit duplication ie select mutually exclusive criteria. 

The  involvements  of  women  and  black  persons  should  not  be  evaluated  in  the  form  of  quality  in  public contracts. This must be addressed in the preferencing points allocated.   

The  indicators  in Tables below which are used  to  score  tendered offer against Quality  criteria  illustrate  the attributes of the consulting engineer which will bring enhanced value to the client’s project.   

References: 

(i) CIDB   Best Practice Guideline No. A4,  Evaluating Quality in Tender Submissions 

Page 32: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

(ii) CIDB   Inform Practice Note No. 9,  Evaluation of Quality in Tender Submissions 

 

Page 33: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

9.6 TABLES FOR THE EVALUATION OF TENDERS 

9‐1: Nature of Projects 

This table gives guidelines for determining the nature of the project. Five project types, Feasibility Studies &  Investigations,  Innovative, Complex, Straightforward and Repeat projects are defined in the table. The Descriptions show that for all except Repeat projects, the experience and capability of the tenderer will be key. 

Nature of Project  Description Feasibility studies and investigations  

These projects may be large or small and require specialised skills depending on the nature of the study / investigations. While some of the inputs may be readily identifiable or known, this may not be true of the outputs. These projects may require skills other than normal  engineering  such  as  economics,  environmental,  sociological  etc.  The  deliverable  is  most  probably  a  report  with recommendations on the way forward. 

Innovative projects   Innovative projects may also be large or small and require a very high degree of specialised skills or knowledge in a specific field. The work will be technically complex and will call for considerable  innovation, creativity, expertise and / or skills. The need for specialist advice may often only be identified by the already appointed consulting engineer once a project has commenced and a client should respect his consulting engineer's advice in this regard. Some examples of specialist assignments are certain geotechnical investigations, forensic engineering, mediations, etc. 

Complex projects   Complex projects may also be small or  large but are of such a nature that they require a higher  level of technical skills and greater resources. Both  inputs and outputs may not be  readily  identifiable or known. These projects may  require  skills other  than normal engineering, such as management, policy and social development, strategic planning and research. The consulting engineer must be able to present a high level of technical skills and resource for the particular application. 

Straightforward projects  These are projects where the tasks are of a straightforward nature  involving mainly standard technologies,  in terms of which  inputs are relatively well known and outputs can be readily defined. Larger projects may require the consulting engineer to have a greater capacity and resources to undertake the work. 

Repeat projects  These are projects where the tasks are also of a straightforward nature involving mainly routine and periodic maintenance activities typical to a Client’s obligation to maintain assets that require inputs from Professional Service Providers. These projects may entail the appointment of a PSP for a fixed term period. 

Page 34: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

9‐2: Quality Criteria and Points Scale ‐ 20 Points for Preference 

This table shows an example of Quality Criteria and Points Scale for small projects, using a Quality plus Financial Offer / Preference ratio 80:20. Note that the more complex the project, the higher the proportion of points for Quality. Also, of the 9 Quality Criteria, it is recommended that not more than 5 criteria, suited to the project type, be selected to avoid double counting from overlap between the 9 criteria.  Within the 5 selected criteria, the allocation of points can be varied as shown to give the client’s weighting to each criterion, but always totalling the maximum Points for Quality for that project type.  

Quality Criteria Feasibility studies & investigations 

Innovative Projects Complex 

Projects Straight‐forward 

Projects Repeat Projects 

Maximum Points for BBBEE  20  20  20  20  20 

Maximum points for Quality & Financial Offer  80  80  80  80  80 

Maximum Points for Financial Offer  15  15  20  40  40 

Maximum points for Quality  65  65  60  40  40 

            

1 Adequacy of proposed work plan and methodology  10  10  10  5  5 

2 Qualifications & Competence of key staff in relation to the scope of work 

20  20  15  10  10 

3 Demonstrated experience (past performance) in comparable projects 

10  10  10  10  15 

4 Approach proposed to attain the employer's stated objectives 

10  10  10     

5 Demonstrated experience with respect to specific aspects of the project 

15  15  10     

6 Sound knowledge of the employer's policies or work procedures (or both) 

         

7 QA systems which ensure compliance with employer's stated requirements 

    5  5   

8 Organisation, logistics and support resources        10  5 

9 Demonstrable managerial ability appropriate to size & nature of the work 

        5 

Page 35: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

9‐3: Quality Criteria and Points Scale ‐ 10 Points for Preference 

This table indicates an example of the Quality Criteria and Points Scale for large projects.. Note the 90:10 Quality plus Price / Preference ratio. The allocation of points for Quality and selection of Quality Criteria are similar to the above Table. 

Quality Criteria Feasibility studies & investigations 

Innovative Projects 

Complex 

Projects Straight‐forward 

Projects Repeat Projects 

Maximum Points for BBBEE  10  10  10  10  10 

Maximum points for Quality & Price  90  90  90  90  90 

Maximum Points for Price  20  20  20  40  45 

Maximum points for Quality  70  70  70  50  45 

            

1 Adequacy of proposed work plan and methodology  10  10  10  10  5 

2 Qualifications & Competence of key staff in relation to the scope of work 

20  20  20  10  10 

3 Demonstrated experience (past performance) in comparable projects 

20  20  20  10  15 

4 Approach proposed to attain the employer's stated objectives 

10  10       

5 Demonstrated experience with respect to specific aspects of the project 

10  10  10     

6 Sound knowledge of the employer's policies or work procedures (or both) 

         

7 QA systems which ensure compliance with employer's stated requirements 

    10  10   

8 Organisation, logistics and support resources        10  10 

9 Demonstrable managerial ability appropriate to size & nature of the work 

        5 

Page 36: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

9‐4: Indicators to be used when Scoring Tenderers on Quality Criteria 

This table shows how the nine Quality Criteria shown in these example tables can be rated.  Four ratings for scoring, Poor, Satisfactory, Good and Very Good are used and a description of each of these ratings for each of the nine Quality Criteria is presented.  Here it will be noted a score of zero is recommended against a “Poor” rating. For the nine Quality Criteria the Evaluation Indicators use descriptors such as “unlikely to satisfy project requirements”, key staff not adequately qualified”, limited experience”, “limited knowledge”, “does not have a Q.A. system”’ and similar, which justifies the unacceptability of the criterion concerned. 

 

Criteria  Rating  Scoring  Evaluation Indicators 

1 Adequacy of proposed 

work plan and proposed methodology 

Very Good  100 The important issues are approached in an innovative and efficient way, indicating that the tenderer has outstanding knowledge of state‐of‐the‐art approaches 

Good  70 The approach is specifically tailored to address the specific project objectives and methodology and is sufficiently flexible to accommodate changes that may occur during execution 

Satisfactory  50 The approach is generic and not tailored to address the specific project objectives and methodology.  The approach does not adequately deal with the critical characteristics of the project 

Poor  0 The technical approach and/or methodology is poor / is unlikely to satisfy project objectives or requirements. The tenderer has misunderstood certain aspects of the scope of work and does not deal with the critical aspects of the project 

Qualifications and competence of the key 

staff (assigned personnel) in relation to the scope of work 

Very Good  100  The tenderer demonstrates that key staff are exceptionally well qualified and competent in the application of their skills that relate to the scope of the project 

Good  70 The tenderer demonstrates that key staff are adequately qualified and competent in the application of their skills that relate to the scope of the project 

Satisfactory  50 The tenderer demonstrates that key staff are reasonably well qualified and competent in the application of their skills that relate to the scope of the project 

Poor  0 The tenderer was not able to demonstrate that key staff are reasonably well qualified and competent in the application of their skills that relate to the scope of the project  

Demonstrated experience 

(past performance) in comparable projects 

Very Good  100  Key staff have outstanding experience in comparable projects 

Good  70  Key staff have adequate experience in comparable projects 

Satisfactory  50  Key staff have reasonable experience in comparable projects 

Poor  0  Key staff have limited experience in comparable projects 

Page 37: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Criteria  Rating  Scoring  Evaluation Indicators 

4 Approach proposed to attain the employer's  stated objectives 

Very Good  100 An innovative approach is presented that illustrates the tenderer's approach has been tailored to be relevant and meet the client's objectives in all aspects 

Good  70 The approach presented illustrates that the tenderer will adopt an approach  that meets the client's objectives 

Satisfactory  50  The tenderer proposes a generic approach that will meet the client's objectives in most aspects 

Poor  0 The approach presented does not meet the client's expectations and will not result in the objectives of the project being fully realised 

Demonstrated experience with respect to specific aspects of 

the project 

Very Good  100 Key staff have outstanding experience in specific aspects of the project that were defined as key components of the assignment in the SOW 

Good  70 Key staff have adequate experience in specific aspects of the project that were defined as key components of the assignment in the SOW 

Satisfactory  50 Key staff have reasonable experience in specific aspects of the project that were defined as key components of the assignment in the SOW 

Poor  0  Key staff have limited experience in specific aspects of the project that were defined as key components of the assignment in the SOW 

Sound knowledge of the employer's policies or work procedures (or 

both) 

Very Good  100  The tenderer has outstanding knowledge of the employer's policies and work procedures 

Good  70  The tenderer has adequate knowledge of the employer's policies and work procedures 

Satisfactory  50  The tenderer has reasonable knowledge of the employer's policies and work procedures 

Poor  0  The tenderer has limited knowledge of the employer's policies and work procedures 

Quality assurance systems which ensure compliance  with stated 

employer's requirements 

Very Good  100  The tenderer is certified to maintain an internationally accepted quality assurance system 

Good  70 The tenderer's quality assurance system meets the quality assurance  requirements set by  the employer for the project 

Satisfactory  50  The tenderer employs a reasonable quality assurance system  

Poor  0  The tenderer does not have a quality assurance system 

Page 38: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Criteria  Rating  Scoring  Evaluation Indicators 

8 Organisation, logistics and support resources 

Very Good  100 The tenderer convincingly illustrates that extensive organisational, logistic and support resources will be available for execution of the project 

Good  70 The tenderer convincingly illustrates that sufficient organisational, logistic and support resources will be available for execution of the project 

Satisfactory  50 The tenderer reasonably well illustrates that sufficient organisational, logistic and support resources will be available for execution of the project 

Poor  0 The tenderer fails to illustrate that sufficient organisational, logistic and support resources will be available for execution of the project 

Demonstrable managerial  ability 

appropriate to the size and nature of the work 

Very Good  100 The tenderer illustrates extensive knowledge and experience in the project management of projects of similar size and complexity 

Good  70 The tenderer illustrates adequate knowledge and experience in the project management of projects of similar size and complexity  

Satisfactory  50 The tenderer illustrates reasonable knowledge and experience in the project management of projects of similar size and complexity 

Poor  0 The tenderer illustrates limited knowledge and experience in the project management of projects of similar size and complexity 

 

Page 39: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

9‐5: Examples of Qualification  and Competence of Key Staff 

This refers specifically to the Quality criterion no. 2, “Qualifications and competence of Key Staff (assigned personnel). It is completed by the client when issuing tenders for the project, and indicates, for six typical staff positions, the Preferred and Minimum points required for each of six attributes of qualifications and experience. In addition suggested points values are shown for each project type described in Table 6.6.1 in the example at top of the table.) 

   

Nature of project 

Requ’d for project 

Qualification Years experience after qualification 

Professional registration 

Years experience after registration 

Involvement in comparable projects – state number in past ten years 

Project value of comparable projects in past six years – state R’000 

Y/N  Pref  Min 

Offer 

Pref  Min 

Offer 

Pref 

Offer 

Pref  Min 

Offer 

Pref  Min

Offer 

Pref  Min 

Offer 

Project Leade

Feasibility studies & investigation 

Y  Deg  Deg    15  10    Y    10  7    5  3      ?   

                                   

Innovative Projects 

Y  Deg  Deg    15  10    Y    10  7    3  1    ?  ?   

                                   

Complex  Projects 

Y  Deg  Tech    10  8    Y    5  3    5  2    ?  ?   

                                   

Straight forward Projects 

Y  Deg  Tech    8  5    N    N/A  N/A    5  2    ?  ?   

                                   

Repeat  Projects 

Y  Deg  Tech    5  5    N    N/A  N/A    5  2    ?  ?   

                                   

Page 40: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Nature of project 

Requ’d for project 

Qualification Years experience after qualification 

Professional registration 

Years experience after registration 

Involvement in comparable projects – state number in past ten years 

Project value of comparable projects in past six years – state R’000 

Y/N  Pref  Min 

Offer 

Pref  Min 

Offer 

Pref 

Offer 

Pref  Min 

Offer 

Pref  Min

Offer 

Pref  Min 

Offer 

Design En

gine

er 

Feasibility studies & investigation 

                                   

                                   

Innovative Projects 

                                   

                                   

Complex  Projects 

                                   

                                   

Straight forward Projects 

                                   

                                   

Repeat  Projects 

                                   

                                   

Materials Engineer 

Feasibility studies & investigation 

                                   

                                   

Innovative Projects 

                                   

                                   

Complex  Projects 

                                   

                                   

Straight forward Projects 

                                   

                                   

Repeat  Projects 

                                   

                                   

Page 41: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Nature of project 

Requ’d for project 

Qualification Years experience after qualification 

Professional registration 

Years experience after registration 

Involvement in comparable projects – state number in past ten years 

Project value of comparable projects in past six years – state R’000 

Y/N  Pref  Min 

Offer 

Pref  Min 

Offer 

Pref 

Offer 

Pref  Min 

Offer 

Pref  Min

Offer 

Pref  Min 

Offer 

Contracts En

gine

er 

Feasibility studies & investigation 

                                   

                                   

Innovative Projects 

                                   

                                   

Complex  Projects 

                                   

                                   

Straight forward Projects 

                                   

                                   

Repeat  Projects 

                                   

                                   

Reside

nt Engineer 

Feasibility studies & investigation 

                                   

                                   

Innovative Projects 

                                   

                                   

Complex  Projects 

                                   

                                   

Straight forward Projects 

                                   

                                   

Repeat  Projects 

                                   

                                   

Page 42: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

Nature of project 

Requ’d for project 

Qualification Years experience after qualification 

Professional registration 

Years experience after registration 

Involvement in comparable projects – state number in past ten years 

Project value of comparable projects in past six years – state R’000 

Y/N  Pref  Min 

Offer 

Pref  Min 

Offer 

Pref 

Offer 

Pref  Min 

Offer 

Pref  Min

Offer 

Pref  Min 

Offer 

Asst  Re

side

nt Engineer 

Feasibility studies & investigation 

                                   

                                   

Innovative Projects 

                                   

                                   

Complex  Projects 

                                   

                                   

Straight forward Projects 

                                   

                                   

Repeat  Projects 

                                   

                                   

 

Page 43: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

9‐6: Assessment Example:  Complex Project.  Bid Value In The 90:10 Points System Range 

This table represents a worked example for a Complex project, in the 90:10 Points System range taken from Table 9‐3, showing the evaluation results of 3 Reviewers, using the same 5 of the 9 Quality Criteria, and the same weightings, as in Table 9‐3.  The Ratings between Reviewers should not differ by more than one step from each other. In the Initial Assessment however, in Quality Criterion 1, Reviewer 3’s rating of “Poor” differs markedly from “Good” and “Very Good” of Reviewers 1 and 2. Similarly, in Quality Criterion 3, Reviewer 2’s rating of “Satisfactory” differs markedly from “Very Good” of Reviewers 1 and 3. Because of these “outliers” tabled by Reviewer’s 3 and 2, such significant deviations merit discussion and further consideration by the Reviewers, towards increased consensus. The second sheet of this table shows this has been done. Although some Ratings changed in the re‐assessment, there were finally no outliers.  

Initial Assessment of Quality Criteria  Weight Reviewer 1  Reviewer 2  Reviewer 3  Average 

Score Points for Quality Rating  Score  Rating  Score  Rating  Score 

1   Adequacy of proposed work plan & proposed methodology    10  VG  100  G  70  P  0  56.67  5.7 

2  Qualifications and competence of key staff (assigned personnel) in relation to the scope of work 

20  G  70  S  50  G  70  63.33  12.6 

3  Demonstrated experience (past performance) in comparable projects  20  VG  100  S  50  VG  100  83.33  16.7 

5  Demonstrated experience with respect to specific aspects of the project 

10  S  50  P  0  S  50  33.33  3.3 

7  QA systems which ensure compliance with stated employer's requirements 

10  P  0  S  50  P  0  16.67  1.7 

Maximum points for Quality  70.0  Points for Quality of tenderer under consideration  40 

 

Final Assessment of Quality Criteria (after panel discussion) 

Weight Reviewer 1  Reviewer 2  Reviewer 3  Average 

Score Points for Quality Rating  Score  Rating  Score  Rating  Score 

1  Adequacy of proposed work plan & proposed methodology  10  VG  100  G  70  G  70  80.0  8.0 

2  Qualifications and competence of key staff (assigned personnel) in relation to the scope of work 

20  G  70  S  50  G  70  63.33  12.6 

3  Demonstrated experience (past performance) in comparable projects  20  G  70  S  50  G  70  63.33  12.7 

5  Demonstrated experience with respect to specific aspects of the project 

10  S  50  P  0  S  50  33.33  3.3 

7  QA systems which ensure compliance with stated employer's requirements 

10  P  0  S  50  P  0  16.67  1.7 

Maximum points for Quality  70.0  Points for Quality of tenderer under consideration  37.3 

Page 44: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

 

Page 45: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

CHAPTER 10. PERFORMANCE MONITORING  

Since  its  establishment  in  1952,  the  S.A.  Association  of  Consulting  Engineers  (today  known  as  Consulting Engineers  South  Africa  –  CESA)  has  been  committed  to  upholding  and  advancing  the  standard  of  services offered by  its member firms.  It  is currently a requirement that every member firm shall have  its own Quality Management System (QMS) which complies with the international standard for quality ISO 9001: 2008.  Many firms have obtained ISO certification of compliance with the standard, including CESA itself. 

To strengthen the integrity of members and combat fraudulent practices in the Construction Sector, CESA has recently  introduced  the  Business  Integrity Management  System  (BIMS)  into  its  Code  of  Conduct,  to which members are required to adhere. 

Clients  and  employing  authorities  frequently  wish  to  know  that  the  performance  of  consulting  engineers employed by them do indeed meet the CESA standards. CESA encourages the use of a performance evaluation mechanism by clients as this can  indicate to the client whether his choice of consulting engineer was correct. Some clients maintain a database recording the performance of their consulting engineers, which assists them in their selection processes.  With feedback from the client monitoring the consulting engineer’s performance, evaluations can enhance the standard of services in the industry in the longer term. 

The focus of this chapter is on the presentation of a suggested standard evaluation system, which can be used or adapted by clients to monitor a consulting engineer’s performance to meet the objectives above. 

10.1 COMMUNICATION AND LIAISON  

If the consulting engineer is to provide the client with the standard of service required then it is essential that there be good and ongoing communication between the parties. This process should begin at the award of the contract to the successful tendering consulting engineer. At this time the brief to the consulting engineer must be confirmed by the client, with confirmation of the requirements given in the tender Scope or if these are to be modified, with negotiation and contractual agreement on the terms of the contract.  

The  Scope  must  inter  alia  include  items  such  as  all  technical  requirements,  financial  conditions,  budget constraints, programme requirements and approval processes. The consulting engineer  is advised to prepare his  own  list  of  questions  beforehand,  towards  ensuring  a  brief  which  is  complete.  The  need  for  a comprehensive brief appropriate  to  the project cannot be overstated –  it will  form  the basis of  the working relationship between  the parties and minimise  the  risk of misunderstandings which can  lead  to problems or disputes later. 

The client should also advise the consulting engineer of his intention to monitor the latter’s performance. It is highly likely that the consulting engineer’s own quality management system requires completion by the client of a “Client’s Satisfaction Questionnaire” during and/or at end of the assignment.  In such cases  it  is desirable for the parties to collaborate on the framework of the evaluation system so that it meets the requirements of both parties. 

Where  the  client  finds  serious or  repetitive  cases of  inadequate performance or  transgressions of  the CESA Code  of  Conduct  by  a member  firm,  this  should  be  reported  to  the  Executive  Director  of  CESA who will investigate  the matter  and  take  action  against  the member  if  necessary.  Alternatively,  complaints  against individuals (not firms) registered with the Engineering Council of South Africa may be lodged by the client with ECSA. 

 Clearly,  the  implementation of a process of regular performance monitoring should avoid  the need  for such drastic steps. 

10.2 SUGGESTED PERFORMANCE MONITORING AND EVALUATION PROCESS 

The process suggested  is based on  the client’s consideration of key activities by  the consulting engineer and using a scorecard system to evaluate the consulting engineer’s performance.  

Page 46: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

The scoring system uses categories of evaluation  that have been  found  through research  to be  important  to clients  and  uses  selected  sub‐categories  as  shown  in  the  table  below.    Clients  could modify  or  add  sub‐categories to suite their own particular needs, if required and still divided by the total maximum possible score to come up with a comparable percentage final rating.   

10.3 POINTS TO NOTE 

Strictly  speaking  this  chapter  on  monitoring  the  performance  of  consulting  engineers  is  not  part  of  the procurement process. It is however relevant to include it as a sequel to procurement, because arising from the emphasis on quality  in  the evaluation of  tenders  submitted by consulting engineers,  the monitoring of  their performance will assist to ensure that the highest standards of quality are maintained, with the facility of client feedback giving ongoing opportunity for improvement in the quality of services. 

The recommended methods for monitoring described above thus represent an  initiative of CESA – Consulting Engineers  South Africa,  delivered  in  the  interests  of  the  procurement  of professional  services  by  the  client body. 

 

Page 47: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

10‐1: Evaluation Scorecard 

Note  1 Consider each element of quality below and rate performance against the criteria listed.  Intermediate scores can also be given. 2 Circle the scores selected and add them together.  Calculate an overall Percentage Score by multiplying the Total Score achieved by 100/1170 or by 100/ 1440 if Section 6 is applicable 

Item  Description Merit Rating 

Very Poor 

Improvement required 

Satisfactory/ Good 

Above Average 

Excellent 

Quality of Design 1.1  Creativity/ Innovation and Appropriateness/ 

Environmental issues 10  30  50  70  90 

1.2  Understanding Client & Legal Requirements  10  30  50  70  90 1.3  Documentation and Drawings  10  30  50  70  90 

2 Adherence to Time Constraints 

2.1  Completion of Work Stages  10  30  50  70  90 2.2  Response to Queries  10  30  50  70  90 

3 Recognition of Cost 

3.1  In Designs  10  30  50  70  90 3.2  Protecting Client Interests  10  30  50  70  90 

Project Administration 4.1  Record Keeping  10  30  50  70  90 4.2  Legal and Financial  10  30  50  70  90 4.3  Programme  10  30  50  70  90 

Communication and Interfaces 5.1  Jurisdictions  10  30  50  70  90 5.2  Client, other Consultants and Contractors  10  30  50  70  90 5.3  Managing Investigations, Monitoring & Testing  10  30  50  70  90 

Construction and Post‐Construction 6.1  Monitoring during construction  10  30  50  70  90 6.2  Documentation and ‘As‐Built Drawings’  10  30  50  70  90 6.3  Oversight during maintenance period  10  30  50  70  90 

TOTAL  SCORE             PERCENT  SCORE  (Total Score x 100/1170 or 100/1440)           

Page 48: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

APPENDIX A 

EXAMPLE SCOPE OF SERVICES

Page 49: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

STAGES TYPICALLY INCLUDED AS NORMAL SERVICES

DURING THE EXECUTION OF A PROJECT STAGE 1. Inception 

Establish client requirements and preferences, assess user needs and options, appointment of necessary consultants, establish the project brief including project objectives, priorities, constraints, assumptions aspirations and strategies 

Typical activities  Typical deliverables 

(i) Assist in developing a clear project brief   

(ii) Attend project initiation meetings 

(iii) Advise on procurement policy for the project 

(iv) Advise  on  the  rights,  constraints,  consents  and approvals 

(v) Define  the  scope  of  services  and  scope  of  work required 

(vi) Conclude the terms of the agreement with the client. 

(vii) Inspect  the  site  and  advise on  the necessary  surveys, analyses,  tests  and  site or other  investigations where such information will be required for Stage 2 including the  availability  and  location  of  infrastructure  and services 

(viii) Determine the availability of data, drawings and plans relating to the project 

(ix) Advise on criteria  that could  influence  the project  life cycle cost significantly (financial design criteria) 

(x) Provide necessary information within the agreed scope of the project to other consultants involved 

• Agreed  scope  of  services  and  scope  of work 

• Signed agreement • Report  on  project,  site  and  functional 

requirements • Schedule  of  required  surveys,  tests, 

analyses, site and other investigations • Schedule of consents and approvals 

Page 50: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

STAGE 2. Concept and Viability / Preliminary Design 

Prepare and finalise the project concept in accordance with the brief, including project scope, scale, character, form and function, plus preliminary programme and viability of the project) 

Typical activities  Typical deliverables 

(i) Agree  documentation  programme  with  principal consultant and other consultants involved 

(ii) Attend design and consultants’ meetings 

(iii) Establish the concept design criteria 

(iv) Prepare initial concept design and related documentation 

(v) Advise the client regarding further surveys, analyses, tests and  investigations  which  may  be  required  Establish regulatory authorities’ requirements and incorporate into the design 

(vi) Refine  and  assess  the  concept  design  to  ensure conformance  with  all  regulatory  requirements  and consents 

(vii) Establish  access,  utilities,  services  and  connections required for the design 

(viii) Coordinate  design  interfaces  with  other  consultants involved 

(ix) Prepare  process  designs  (where  required),  preliminary designs,  and  related  documentation  for  approval  by authorities and client and suitable for costing 

(x) Provide cost estimates and life cycle costs as required 

(xi) Liaise,  co‐operate  and provide  necessary  information  to the  client,  principal  consultant  and  other  consultants involved 

• Concept design • Schedule of required surveys, tests and other 

investigations and related reports • Schedule of required surveys, tests and other 

investigations and related reports • Process design • Preliminary design • Cost estimates as required 

Note:

In the event that the consultant, who undertakes Stage 1 or Stages 1 & 2, is not appointed for the remaining Stages, the deliverables emanating from Stages 1 & 2 should be made available to the consultant appointed to undertake the remaining Stages. 

Page 51: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

STAGE 3. Design Development / Detail Design 

Develop the approved concept to finalise the design, outline specifications, cost plan, financial viability and programme for the project)   

Typical activities  Typical deliverables 

(i) Review  documentation  programme  with  principal consultant and other consultants involved 

(ii) Attend design and consultants’ meetings 

(iii) Incorporate  client’s  and  authorities’  detailed requirements into the design 

(iv) Incorporate other consultant’s designs and requirements into the design 

(v) Prepare  design  development  drawings  including  draft technical details and specifications 

(vi) Review and evaluate design and outline specification and exercise cost control 

(vii) Prepare detailed estimates of construction cost 

(viii) Liaise,  co‐operate  and provide  necessary  information  to the principal consultant and other consultants involved. 

(ix) Submit the necessary design documentation to  local and other authorities for approval 

• Design development drawings • Outline specifications • Local  and  other  authority  submission 

drawings and reports • Detailed estimates of construction costs 

Page 52: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

STAGE 4. Documentation and Procurement 

Prepare procurement and construction documentation, confirm and implement the procurement strategies and procedures for effective and timeous procurement of necessary resources for execution of the project. 

Typical activities  Typical deliverables 

(i) Attend design and consultants’ meetings 

(ii) Prepare specifications and preambles for the works 

(iii) Accommodate services design 

(iv) Check  cost  estimates  and  adjust  designs  and documents if necessary to remain within budget 

(v) Formulate the procurement strategy for contractors or assist the principal consultant where relevant 

(vi) Prepare documentation for contractor procurement 

(vii) Review  designs,  drawings  and  schedules  for compliance with approved budget 

(viii) Assist  in  calling  for  tenders  and/or  negotiation  of prices  and/or  assist  the  principal  consultant  where relevant 

(ix) Liaise,  co‐operate  and provide necessary  information to  the principal  consultant and  the other  consultants as required 

(x) Assist in the evaluation of tenders 

(xi) Assist with the preparation of contract documentation for signature 

(xii) Assess  samples  and  products  for  compliance  and design intent 

• Specifications  • Services co‐ordination • Working drawings. • Budget construction cost • Tender documentation • Tender evaluation report • Tender recommendations • Priced contract documentation  

Page 53: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

STAGE 5. Contract Administration and Inspection 

Manage, administer and monitor the construction contracts and processes including preparation and coordination of procedures and documentation to facilitate practical completion of the works 

Typical activities  Typical deliverables 

(i) Attend site handover 

(ii) Issue construction documentation in accordance with the documentation  schedule  including,  in  the  case  of structural engineering, reinforcing bending schedules and detailing  and  specifications  of  structural  steel  sections and connections 

(iii) Carry out contract administration procedures  in terms of the contract 

(iv) Prepare schedules of predicted cash flow 

(v) Prepare  pro‐active  estimates  of  proposed  variations  for client decision making 

(vi) Attend regular site, technical and progress meetings 

(vii) Inspect works for conformity to contract documentation 

(viii) Adjudicate and resolve financial claims by contractor(s) 

(ix) Assist  in  the  resolution  of  contractual  claims  by  the contractor 

(x) Establish and maintain a financial control system. 

(xi) Clarify  details  and  descriptions  during  construction  as required 

(xii) Prepare valuations  for payment  certificates  to be  issued by the principal agent 

(xiii) Witness and review of all tests and mock ups carried out both on and off site 

(xiv) Witness and review of all tests and mock ups carried out both on and off site 

(xv) Check and approve contractor drawings for design intent 

(xvi) Update and issue drawings register. 

(xvii) Issue contract instructions as and when required 

(xviii) Review  and  comment  on  operation  and  maintenance manuals, guarantee certificates and warranties 

(xix) Inspect  the  works  and  issue  practical  completion  and defects lists 

(xx) Assist in obtaining statutory certificates 

• Schedules of predicted cash flow • Construction documentation • Drawing register • Estimates for proposed variations • Contract instructions • Financial control reports • Valuations for payment certificates • Progressive and draft final account(s) • Practical completion and defects list • Electrical Certificate of Compliance • Where a quantity surveyor  is  included  in  the 

project team  in building works, activities (iv), (v), (viii), (x) and (xii) and related deliverables will not be required from the engineer. 

Page 54: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

STAGE 6. Close‐Out 

Fulfil and complete the project close‐out including necessary documentation to facilitate effective completion, handover and operation of the project) 

Typical activities  Typical deliverables 

(i) Inspect and verify the rectification of defects 

(ii) Receive,  comment  and  approve  relevant  payment valuations and completion certificates 

(iii) Prepare  and/  or  procure  operations  and  maintenance manuals, guarantees and warranties 

(iv) Prepare  and/  or  procure  as‐built  drawings  and documentation 

(v) Conclude the final accounts where relevant. 

• Valuations for payment certificates • Works and final completion lists • Operations  and  maintenance  manuals, 

guarantees and warranties • Operations  and  maintenance  manuals, 

guarantees and warranties • As‐built drawings and documentation • Final accounts 

Page 55: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

ADDITIONAL SERVICES AS PRINCIPAL CONSULTANT The Consulting Engineer generally has the resources and capability to act as Principal Consultant to the Client in addition to the consulting engineering function and is frequently appointed as such.  In such a case some or all of the following services will need to be added. 

STAGE 1. Inception as Principal  Consultant 

Typical activities  Typical deliverables 

(v) Assist in developing a clear project brief.   

(vi) Attend project initiation meetings.  

(vii) Advise on procurement policy for the project. 

(viii) Advise on the rights, constraints, consents and approval 

(ix) Define the scope of services and scope work required. 

(x) Conclude the terms of the agreement with the client. 

(xi) Advise on the necessary surveys, analyses, tests and site or  other  investigations  where  such  information  will  be required for Stage 2 including the availability and location of infrastructure and services 

(xii) Determine the extent of  information, data, drawings and plans relating to the project available at commencement 

(xiii) Provide necessary information within the agreed scope of the project to the other consultants

• Project brief • Agreed scope of work • Agreed services • Project procurement policy • Signed agreements • Integrated  schedule  of  consents  and 

approvals • Project initiation programme • Record of all meetings 

Page 56: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

STAGE 2. Stage 2 ‐ Concept and Viability  as Principal  Consultant 

Typical activities  Typical deliverables 

(i) Assist  the  client  in  the  procurement  of  the  other consultants   

(ii) Advise the client on the requirement to appoint a health and safety consultant 

(iii) Communicate  the project brief  to  the other  consultants and monitor the development of the concept and viability 

(iv) Agree  the  format  and  procedures  for  cost  control  and reporting by the other consultants  

(v) Prepare  a  documentation  and  indicative  construction programme 

(vi) Co‐ordinate  the concept and viability documentation  for presentation to the client for approval 

(vii) Facilitate the approval of the concept and viability by the client 

(viii) Facilitate  the  approval  of  the  concept  and  viability  by statutory authorities  

• Signed consultant/client agreements • Indicative  project  documentation  and 

construction programme • Approval by client to proceed to Stage 3 

STAGE 3. Design Development as Principal Consultant 

Typical activities  Typical deliverables 

(i) Agree  and  implement  communication  processes  and procedures for the design development of the project 

(ii) Assist  the  client  in  the  procurement  of  the  necessary other  consultants  including  the  clear  definition  of  their roles and responsibilities 

(iii) Prepare, co‐ordinate, agree and monitor a detailed design and documentation programme 

(iv) Conduct  and  record  consultants’  and  management meetings 

(v) Facilitate  input  required  by  the  health  and  safety consultant 

(vi) Facilitate design reviews for compliance and cost control 

(vii) Facilitate timeous technical co‐ordination 

(viii) Facilitate client approval of all Stage 3 documentation 

• Additional  signed  client/  consultant agreements 

• Detailed design & documentation programme• Record of all meetings • Approval by client to proceed to Stage 4 

Page 57: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

STAGE 4. Tender Documentation and Construction Procurement as Principal  Consultant 

Typical activities  Typical deliverables 

(i) Recommend  and  agree  the  procurement  strategy  for contractors, subcontractors and suppliers with  the client and other consultants 

(ii) Prepare and agree the project procurement programme 

(iii) Advise  the  client,  in  conjunction  with  the  other consultants on the appropriate insurances  

(iv) Co‐ordinate  and  monitor  the  preparation  of  the procurement  documentation  by  the  consultants  in accordance with the project procurement programme 

(v) Manage  the  procurement  process  and  recommended contractors for approval by the client 

(vi) Agree  the  format  and  procedures  for  monitoring  and control by the cost consultants of the cost of the works 

(vii) Co‐ordinate  and  assemble  contract  documentation  for signature  

• The procurement strategy  • Procurement programme • Tender/contract conditions • Record of all meetings • Obtain  approval  by  client  of  tender 

recommendation(s) • Contract documentation for signature 

Page 58: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

STAGE 5. Contract Administration and Inspection as Principal Consultant 

Typical activities  Typical deliverables 

(i) Arrange the site handover to the contractor 

(ii) Establish the construction documentation issue process  

(iii) Agree  and  monitor  the  issue  and  distribution  of construction documentation 

(iv) Instruct the contractor on behalf of the client to  

(v) appoint subcontractors 

(vi) Conduct and record regular site meetings 

(vii) Monitor,  review  and  approve  the  preparation  of  the construction programme by the contractor 

(viii) Regularly  monitor  the  performance  of  the  contractor against the construction programme 

(ix) Adjudicate entitlements that arise from changes required to the construction programme 

(x) Receive, co‐ordinate and monitor approval of all contract documentation provided by the contractor(s) 

(xi) Agree the quality assurance procedures and monitor the implementation  thereof  by  the  other  consultants  and contractors 

(xii) Monitor the preparation and auditing of the contractor’s health and safety plan and approval thereof by the health and safety consultant 

(xiii) Monitor  the  preparation  of  the  environmental management plan by the environment consultant 

(xiv) Establish  procedures  for  monitoring  scope  and  cost variations 

(xv) Monitor, review, approve and issue certificates.  

(xvi) Receive, review and adjudicate any contractual claims 

(xvii) Monitor  the  preparation  of  financial  control  reports  by other consultants 

(xviii) Prepare and submit progress reports 

(xix) Facilitate and expedite occupation certificates 

(xx) Coordinate, monitor  and  issue  the  practical  completion lists and the certificate of practical completion

• Signed contracts • Approved construction programme • Approved  contractual claims • Construction documentation schedule • Payment certificates • Progress reports • Record of meetings • Certificate(s) of practical completion 

Page 59: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

STAGE 6. Close out as Principal Consultant   

Typical activities  Typical deliverables 

(i) Co‐ordinate and monitor the rectification of defects 

(ii) Manage  the  procurement  of  operations  and maintenance manuals, guarantees and warranties.  

(iii) Manage  the  preparation  as‐built  drawings  and documentation 

(iv) Manage  the  procurement  of  outstanding  statutory certificates  

(v) Monitor, review and issue payment certificates 

(vi) Issue the completion certificates 

(vii) Manage the agreement of the final accounts  

(viii) Prepare and present the project closeout report 

• Completion certificates • Record of necessary meetings • Project closeout report 

 

Page 60: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

APPENDIX B 

CIDB TABLES TO ASSIST COMPILING TENDER DOCUMENTS 

Page 61: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

Table B‐1: Documents Relating to the Tender 

T1 Tendering procedures 

T1.1   Tender Notice and invitation to Tender 

Alerts tenderers to the nature of services required by the client; should contain sufficient information to enable an appropriate response. 

T1.2   Tender Data  States applicable conditions of tender and establishes the rules applying from the time tenders are invited to the time a tender is awarded. 

T2.   Returnable documents 

T2.1   List of Returnable documents 

Ensures that everything the client requires a tenderer to submit with his tender is included in his tender submission. 

T2.2   Returnable Schedules 

 

Contains documents the tenderer is requested to complete for the purpose of evaluating tenders and other schedules which upon acceptance become part of the subsequent contract. 

Table B‐2: Documents relating to the Form of Agreement 

C1.   Agreements and Contract Data 

C1.1 Form of Offer and Acceptance 

Formalises the legal process of offer and acceptance 

C1.2 Contract Data  States applicable conditions of contract and associated contract specific data, which collectively describe the risks, liabilities and obligations of the contracting parties and the procedures for administration of the contract. For consulting engineering services this would be an Agreement, as opposed to General Conditions of Contract used for construction services. 

C2.   Pricing Data 

C2.1  Pricing Instructions  Provides criteria and assumptions, which it will be assumed (in the contract) the tenderer has taken into account in developing his Financial Offers. 

C2.2  Activity Schedule or Schedule of Tasks 

Records the Financial Offers to provide the services, which are described elsewhere ‐ in the Scope section. 

C3.   Scope of Services and Scope of Work 

C4.   Site Information   

This is generally not required in procurement of consulting engineering services, being applicable to construction services contracts only.  However to ensure uniformity in tendering, available information on prior studies, existing services etc should be included. 

Note:   For ease of  identification of the various sections each section should be colour coded with different coloured pages or separated with coloured paper as suggested by SANS 10403  (see tables below). 

Page 62: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

  T1.1 ‐  Tender Notice & Invitation to Tender ‐   White forms 

This is a statement alerting tenderers to the request for proposals  which should include the closing date and delivery address for tenders as set by the client as well as any other references or markings to identify the tender. 

It should be in a form which can be published as an advertisement to tenderers.  

Note that the Public and Municipal Finance Management Acts require minimum periods between advertising and closing dates. 

T1.2 ‐  Tender Data ‐  Pink forms 

This establishes the rules to apply from the time tenders are invited to when they are awarded. The rules: 

• bind client and tenderer to behave in a certain manner 

• include requirements for a compliant tender,  

• require provision of feedback on the outcomes of the process. 

• state the tendering procedures to be observed  

• state documentation to be submitted with tenders 

• indicate how the client will conduct the process of evaluating tenders 

• indicate that tender offers may only be evaluated  in accordance with the evaluation criteria stipulated in the procurement documents.  

For consulting engineering services Quality criteria used in evaluation of tender offers should form an integral part of the tender offer and hence the outcome of the procurement.   

T2.1 ‐  List of Returnable Documents ‐  Yellow forms   

This List is to ensure that everything the client requires a tenderer to submit with his tender is included. It indicates exactly what is wanted and is useful in determining at the outset if a tender is responsive to the client’s requirements.  

It is costly and time consuming to prepare tenders; therefore only information which is essential for evaluation purposes of the tender concerned should be listed. It is always possible to obtain further information from short‐listed tenderers. 

T2.2 ‐  Returnable Schedules ‐  Yellow forms   

This section must contain documents which the tenderer must complete for the evaluation of tenders and other schedules which upon acceptance become part of the subsequent contract. The Municipal Finance Management Act specifically requires particulars concerning company details, tax clearance, and disclosure relating to individuals connected with the tenderer being in service of the state.  

The inclusion of the CIDB‘s Compulsory Enterprise Questionnaire will enable these and other legal requirements to be satisfied. 

C1.1 ‐  Form of Offer and Acceptance ‐  Yellow forms   

This formalises the legal process of offer and acceptance and contains  

• firstly the offer to provide the services for a Financial Offer,  

• secondly the Client’s acceptance, thus creating a contract, and  

Page 63: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

• thirdly a schedule of deviations recording changes agreed between receipt of offer and award of contract. 

The CIDB’s Standard for Uniformity in Construction Procurement provides wording for the Form of Offer and Acceptance to be used with the schedule of deviations.  This schedule serves as a record of the outcomes of any negotiations between offer and acceptance. Note this applies only to deviations from the tender documents as   issued by the client prior to closing date.  

A tenderer’s covering letter should not be included, but any matter in such letter constituting a deviation and the subject of agreement reached during the offer/acceptance process, should be included, and any other matter arising from the process which is agreed by the parties as being an obligation of the contract, must be included.  

The start date of the contract should be identified in this section, but this must be aligned with the contract start date defined in the Agreement, see Section C.1.2 

C.1.2 ‐  Contract Data ‐  Yellow forms   

Reference must be made here to the contract conditions in the Agreement applying to the services being procured. This should preferably be one of the standard industry agreements applicable to consulting engineering services, such as published by Consulting Engineers South Africa (CESA) or FIDIC, or the NEC.  

Note that for consulting engineering services in South Africa, the CIDB Standard Professional Services Contract may also be employed.  Note also that if a standard form of agreement is used it may be referenced, and need not be included in the contract documents. 

The Contract Data must : 

• Identify applicable standard of contract plus all contract‐specific variables appendices etc. 

• be divided  into  two parts – Data provided by client and Data by  the consulting engineer  (if required) 

• not provide  for variations and additions which change  the  intended usage of  the  identified standard form of contract 

• provide for Financial Offer adjustments (usually if the contract period exceeds one year) 

• include interest on monies due to the consulting engineer, to deter late payment. 

• where payment is on a basis of time + cost, or cost + a fee, include mechanisms to allow audit of costs and Financial Offers 

• allow realistic delivery periods and time frames for completing the work 

• provide  for  cost‐effective  dispute  resolution  procedures,  preferably  through  mediation, adjudication,  or arbitration (with litigation as a last resort)  The procedures advocated by the CIDB in its Construction Procurement Best Practices, or in the standard contract conditions of the bodies above, should be referred to in this regard.  

C1.3 ‐  Form of Guarantee/ Securities ‐  White forms 

For consulting engineering services a guarantee should not normally be required since the client’s interests can be protected by the Professional Indemnity Insurance policy of the consulting engineer. The client may however state the minimum level of professional indemnity insurance cover to be provided by the consulting engineer for the project in question.  

Page 64: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

C1.4 ‐  Adjudicator’s Contract – White forms 

Dispute resolution by means of Adjudication is most frequently applied in construction contracts but Adjudication can be used in procurement of consulting engineering services, particularly for large, complex or multidiscipline assignments. 

The adjudicator is appointed by both parties, who share the costs of adjudication, therefore the Adjudicator’s contract should be included in the contract document between client and consulting engineer. Adjudication can be done by an individual, or a single or three person Dispute Adjudication Board (DAB).  

The formalities for appointing the Adjudicator or DAB should if possible be completed when the contract is signed. The actual appointment of the person(s) should preferably be done at start of the contract, for adjudication to be most effective, as opposed to waiting until a dispute manifests itself, then having to develop the contract and agree whom to appoint. 

Typical forms of contract for the Adjudicator are to be found in CIDB Practice Guide No. C3, or in the documentation issued by the SAICE (GCC), FIDIC, JBCC, or NEC. 

C.2.1 ‐  Pricing Data/ Instructions ‐  Yellow forms   

The pricing data contains the pricing assumptions   describing the criteria and assumptions which the tenderer has used in developing his Financial Offers. 

The CIDB Standard Conditions of Tender address issues such as Taxes in rates, VAT, currencies, non‐erasable ink and correction of arithmetic errors. 

For consulting engineering services the above requirements apply in principle; Pricing Data is defined in the CIDB Standard Professional Services Contract as data that establishes criteria and assumptions taken into account when developing the Contract Price and the record of the components that make up the Contract Price.  

Other Professional Services Contracts provide for payment mechanisms according to the risk allocation options adopted by the client. For instance the NEC 3 Professional Services Contract allows risk allocation Options A, C, E, and G and the compiler is referred to the guidance notes and flow charts which accompany the NEC3 PSC for details.    

The Councils for the various built environment professions are empowered through legislation to publish annually in the Gazette, after consultation, guideline professional fees.  For consulting engineering services there are two documents of reference – the Guideline Scope of Services and Tariff of Fees for persons registered in terms of the Engineering Profession Act, 2000, and the Indicative Time Based Fee Rates. 

In the context of tendering, consulting engineers are not bound by the gazetted fees and are free to Financial Offer for their services as they deem fit. The gazetted fees are nonetheless referred to, in order to provide a benchmark against which to compare tender Financial Offers received and to gauge the ”Value” of the Financial Offers.. 

C2.2 ‐ Activity/Work Schedule ‐ Yellow forms   

For consulting engineering services this is generally in the form of activity schedules or schedules of tasks to be undertaken in each Stage of the assignment.  The pricing data must reflect the selected pricing strategies. Commonly accounted strategies as described in the CIDB’s Compiler guidance notes of the Construction Procurement Toolbox can be used as a guide.  

Page 65: PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES IN …

 

C3 ‐  Scope of Services/ Scope of Work ‐  Blue forms 

As stated above, “Scope of Services” describes the types of services to be provided by a consulting engineer responsible for design and/or construction monitoring of the project being constructed. Where “Scope of Work” is used in context of consulting engineering services, this applies to the manner and extent to which the services are applied to the project in question. 

The Scope of Services to be provided by a consulting engineer is described in detail in Chapter 3 of these Guidance Notes. This is based on nationally recognised stages of planning, design and construction of the project, with listing of key tasks required of the consulting engineer both as design professional and additionally as principal consultant of the client. For both cases, typical deliverables are also listed (also refer Section 4.4.7 of the SFU)  

C4 ‐  Site Information ‐  Green forms 

This section is used for engineering and construction works contracts only, and is compiled specifically for the project. Consequently it is not dealt with here (however to ensure uniformity in tendering, available information on prior studies, existing services etc should be included).