Microsoft Word - 100119 - Guide - Procurement of Consulting Eng Services in Construction Industry - Jan 2010.doc 
 
 
 
 
 
 
 
 
TABLE OF CONTENTS CHAPTER 1.  INTRODUCTION .......................................................................................................................................... 4  CHAPTER 2.  DEFINITIONS ............................................................................................................................................... 5  CHAPTER 3.  PROJECT LIFE-CYCLE .............................................................................................................................. 8  3.1  Introduction ................................................................................................................... Error! Bookmark not defined.  3.2  Project life-cycle ............................................................................................................................................................ 8  CHAPTER 4.  CONSULTING SERVICES ......................................................................................................................... 10  CHAPTER 5.  PROCUREMENT OF CONSULTING SERVICES ..................................................................................... 11  5.1  Legal Environment for Procurement of Consulting Engineering Services .................................................................. 11  5.2  objectives of procurement ........................................................................................................................................... 13  5.3  Methods of Procurement ............................................................................................................................................ 14  5.4  CIDB’s Best Practice Guidelines: Competitive Selection ............................................................................................ 14  CHAPTER 6.  SCOPE ....................................................................................................................................................... 16  6.1  planning, studies, investigations and assessments .................................................................................................... 16  6.2  SCOPE of services for normal project design stages ................................................................................................. 17  6.3  The Scope of Work ..................................................................................................................................................... 18  6.4  important considerations ............................................................................................................................................. 19  CHAPTER 7.  TENDER DOCUMENTATION FOR CONSULTING ENGINEERING SERVICES ..................................... 21  7.1  Model for Uniformity .................................................................................................................................................... 21  7.2  Headings and Content of Component documents ........................................................ Error! Bookmark not defined.  7.3  Guidelines for compiling the documentation ............................................................................................................... 21  7.4  Points to note ................................................................................................................ Error! Bookmark not defined.  CHAPTER 8.  VALUE – ADDED SERVICES ................................................................................................................... 22  8.1  The Concepts of Financial Offer and Quality .............................................................................................................. 22  8.2  The Concept of Value ................................................................................................................................................. 24  8.3  Guidelines for pricing of Tenders ................................................................................................................................ 24  8.4  The Relevance of a Benchmark ................................................................................................................................. 27  8.5  The Multiplier .............................................................................................................................................................. 27  8.6  The Concept of “Value Bidding” .................................................................................................................................. 28  8.7  Points to Note ............................................................................................................................................................. 28  CHAPTER 9.  EVALUATION OF TENDERS .................................................................................................................... 29  9.1  CIDB’s Best Practice Guidelines: Evaluation of Tenders ........................................................................................... 29  9.2  Stating the Evaluation Criteria .................................................................................................................................... 29  9.3  Recommended Approach – Evaluating Quality with Financial Offer .......................................................................... 29  9.4  Points to Note ............................................................................................................................................................. 31  9.5  Tables for the evaluation of tenders ........................................................................................................................... 33  CHAPTER 10.  PERFORMANCE MONITORING ............................................................................................................... 45  10.1  Communication and Liaison ....................................................................................................................................... 45  10.2  Suggested Performance Monitoring and Evaluation Process .................................................................................... 45  10.3  Points to Note ............................................................................................................................................................. 46 
CHAPTER 1. INTRODUCTION 
“Consulting  Engineers  South  Africa”  (CESA)  was  established  in  1952  as  the  South  African  Association  of  Consulting Engineers.   Over the past six decades, as the construction  industry and the consulting engineering  profession have evolved, a great many methods by which clients procured the services of consulting engineers  have been witnessed.   This evolution  continues  today, having gained  impetus as new democratic processes  have come to the fore in South Africa.   
This Guide reflects what is considered best practice today for Consulting Engineers – to appropriately respond  to  calls  for  consulting  engineering  services  and  to  deliver  these  services  in  a  true  value–added  context.  It  incorporates the requirements of all applicable legislation including the Construction Sector Charter published  in terms of Section 9(1) of the BBBEE Act, 53 0f 2003. 
The contents of this Guide focus on suggestions to Clients in requesting services and for Consulting Engineers in  framing  their  responses  to  these  requests.   This has been done  in order  to better  inform  the procurement  process. 
The  Guide  has  been  prepared  in  collaboration with  the  Construction  Industry  Development  Board  (CIDB),  whose own numerous publications and notes towards attaining best practice in the construction industry, and  the procurement and use of professional service providers, are used as a framework.   Wherever possible the  terminology used in the Guide has been aligned to reflect the terminology and methodology contained in the  CIDB documentation. 
Subsequent  to  the  abovementioned  collaboration,  the Guide  has  been  formally  recognised  by  the  CIDB  as  follows: 
“The CIDB wishes to acknowledge CESA for its efforts in the development of this manual that serves to provide  guidelines to  its members on construction procurement.   We trust that this document will assist  in providing  direction  and  understanding  of  government’s  legislative  requirements  for  infrastructure  delivery  to  CESA  members, but is not a substitute for the CIDB construction procurement prescripts. The CIDB looks forward to  further cooperation with CESA  in the search  for best practice and  innovative delivery models to  improve the  rate of growth and development of the South African Construction Industry. ” 
In addition to the Introduction and definitions, this manual has been laid out in the same order as the typical  flow in the procurement process as follows: 
CHAPTER 3.  PROJECT LIFECYCLE An outline of the typical project life cycle as background. 
CHAPTER 4.  CONSULTING SERVICES  A description of  typical consulting services  that can be provided by  consulting engineers. 
CHAPTER 5.  PROCUREMENT OF CONSULTING SERVICES  Legislation and objectives of procuring consulting  engineering services 
CHAPTER 6.  SCOPE  An expanded description of various elements of scope.  
CHAPTER 7.  TENDER  DOCUMENTATION  FOR  CONSULTING  ENGINEERING  SERVICES    Guidelines  for  preparing tender documentation for CE services. 
CHAPTER 8.  VALUE – ADDED SERVICES   An expansion on  the  issues  surrounding value  that  is obtained  through CE services and pricing for these services. 
CHAPTER 9.  EVALUATION OF TENDERS  Guidelines on the evaluation of CE tenders for services. 
 
CHAPTER 2. DEFINITIONS 
Terminology used  in  this Manual has been  chosen  to  reflect  the  terminology used by  the CIDB,  to  facilitate  crossreferencing with CIDB documentation. Some of the more  important changes are  listed below:    In most  cases the definitions in this manual coincide with the definitions given in the latest Guideline Scope of Services  and Tariff of Fees for Persons Registered in terms of the Engineering Profession Act, 2000 (Act No. 46 of 2000),  as  well  as  the  Revised  Standard  for  Uniformity  in  Construction  Procurement,  published  in  terms  of  the  Construction Industry Development, Board Act, 2000 (Act No. 38 of 2000) 
(i) “Bid” see tender below.  
(ii) “Building  Project”  means  a  project  comprising  building  work,  together  with  its  associated  engineering work, where the engineer is subject to the authority of another professional acting as  the  Principal  Agent  while  financial  and  administrative  matters  are  dealt  with  by  another  professional.  
(iii) “Client”, means  any  juristic  person  or  organ  of  the  State  engaging  a  consulting  engineer  for  services on a project. 
(iv) “Construction monitoring” means the process of administering the construction contract and over seeing and/or inspecting the works, to the extent of the consulting engineer’s engagement, for the  purpose of verification that the works are being completed in accordance with the requirements of  the  contract  that  the  designs  are  being  correctly  interpreted  and  that  appropriate  construction  techniques are being utilized. Construction monitoring, to whatever extent, shall not diminish the  contractor’s responsibility for executing and completing the works in accordance with his contract. 
(v) “Construction  industry”,  the broad conglomeration of  industries and  sectors which add value  in  the creation and maintenance of fixed assets within the built environment. 
(vi) “Construction Procurement” means the invitation, tendering, award and carrying out of projects. 
(vii) “Consulting engineer”, for purposes of these rules only, means any professional registered in terms  of the Act, or a juristic person who employs such professional, engaged by a client on a project;  
(viii) “Contract”, means  the  formal  agreement  between  the  client  and  the  consulting  engineer  also  called the Form of Agreement. 
(ix) “Contract  Data”,  means  the  portion  of  the  tender  document  that  relates  specifically  to  the  Contract  in  question  and  includes  all  the  applicable  conditions  and  related  data  in  respect  of  insurances, limits, durations and programme.  
(x) “Contractor” means any person or a juristic person under contract to a client to perform the works  or part of it on a project, including a subcontractor under contract to such contractor; 
(xi) “cost of the works” means  the  total  final amount  (or a  fair estimate  thereof), exclusive of value  added  tax,  certified  or  which  would,  normally,  be  certifiable  for  payment  to  contractors  (irrespective of who actually carries out the works)  in respect of the works designed, specified or  administered  by  the  consulting  engineer,  before  deduction  of  liquidated  damages  or  penalties,  including – 
Escalation, assuming continuity of the project through to final completion.   Where delays occur  in the  project  cycle  the  client and  consultant  should  come  to an agreement on  the escalation  that will be  applicable to various stages of services.   
a  prorata  portion  of  all  preliminary  and  general  items  applicable  to  the Works;(irrespective  of who  actually carries out the works) and 
the  costs  of  new  materials,  goods  or  equipment,  or  a  fair  evaluation,  of  such  material,  goods  or  equipment as if new whether supplied new or otherwise by, or to, the client and including the cost or a  fair evaluation of  the  cost of  installation  (the  sourcing,  inspection and  testing of  such will  comprise  additional services by the consulting engineer); 
(xii)  “Electronic  Engineering  Services” means  services  related  to  the provision of  electronic  systems  and detailing  the  terminations, signals and  interconnections of electronic components as distinct  from conventional electrical HV, MV and LV systems and related reticulation. 
(xiii) “Emerging Enterprise”, means and enterprise that is owned managed and controlled by previously  disadvantaged persons as defined in Government Gazette No 30692 1 February 2008.  
(xiv) “Engineering  and  Construction  Works  Contract”,  means  a  contract  for  the  provision  of  a  combination of supplies and services, arranged for the development, extension, installation, repair,  maintenance,  renewal,  removal,  renovation,  alteration,  dismantling  or  demolition  of  structures,  including building and engineering infrastructures 
(xv) “Engineering Project” means a project of which the scope comprises mainly engineering work. 
(xvi) “Expression of  interest”,  involves both a request for an Expression of  Interest and the Consulting  Engineer’s  response  to  the  request.    The  request  is  for  tenderers  to  register  their  interest  in  undertaking  a  specific  contract or  to participate  in  a project or programme  and  to  submit  their  credentials so they may, in terms of the organization's procurement procedures, be shortlisted and  invited to submit a tender offer should they qualify or be selected to do so.   
(xvii) “Financial Offer”  see Tender Price. 
(xviii) “Form of agreement”, means a standardised document setting out the formal agreement between  the  client  and  the  consulting engineer  for  the providing  the  scope of  services  for  the  specified  scope of works 
(xix) “Form  of  offer  and  acceptance”,  the  documents  that  formalise  the  legal  process  of  offer  and  acceptance. 
(xx) “Functionality”  see quality. 
(xxi) “list of returnable documents “ means the document that lists everything the employer requires a  tenderer to submit with his tender submission 
(xxii) “Normal  services” means  the  typical  services  as  set out be  ECSA  that  should be provided on  a  project  and  for which  payment  in  terms  of  the  ECSA  guidelines  tariffs  should  normally  provide  adequate remuneration.   
(xxiii) “Pricing  instructions”  the document  that provides  the  criteria  and  assumptions which  it will be  assumed  in the contract, that the tenderer has taken  into account when developing his prices, or  target, in the case of target cost contracts 
(xxiv) “Principal Agent” means the Professional Service Provider appointed as such. 
(xxv) “project” means  any  total  scheme  envisaged  by  a  client,  including  all  the works  and  services  concerned; 
(xxvi) “Quality  (functionality)”  the  totality of  features  and  characteristics of  a product or  service  that  bear on its ability to satisfy stated or implied needs. 
(xxvii) “Services Contract”, means a contract  for  the provision of  labour or work,  including knowledge based expertise, carried out by hand, or with the assistance of equipment and plant 
(xxviii) “Site information”, means the document that describes the site as at the time of tender, to enable  the tenderer to price his tender and to decide upon his method of working and programming. 
(xxix) “Scope of Services” means the services which a consulting engineer must provide in relation to the  Scope of Work. 
(xxx) “Scope of Work” means the portion of the works for which the consulting engineer is engaged.   
(xxxi)  “Stage” means one of six stages of the normal services set out below. 
(xxxii) “The Act” means the Engineering Profession Act, 2000 (Act No. 46 of 2000); 
(xxxiii) “Total  annual  cost  of  employment” means  the  total  annual  cost  of  employment  as  defined  in  clause Error! Reference source not found.; 
(xxxiv) “Submission data”,  the document  that establishes  the  respondent's obligations  in  submitting an  expression of interest and the employer's undertakings in the processing of the submission 
(xxxv) “Supplies contract “ means a contract for the provision of materials or commodities made available  for purchase. 
(xxxvi) “Tender data “, means  the document  that establishes  the  tenderer's obligations  in  submitting a  tender and the employer's undertakings in administering the tender process and evaluating tender  offers; 
(xxxvii) “Tender notice and invitation to tender” means the document that alerts prospective Professional  Services Suppliers to the nature of the supplies, services and engineering and construction works  required by the employer and contains sufficient information to solicit comparable responses. 
(xxxviii) “Tender Price”, means  the price submitted  for  the  required services  including all other payment  conditions and related information in respect of costs and disbursements. 
(xxxix) “Threshold”, means  a monetary  value  of  a  procurement  contract  established  in  any  legislation  governing procurement or by  the  executive of  an  institution, below which  a procedure may be  used. 
(xl) “Works” means the activities on a project for which contractors are under contract to the client to  perform or are  intended to be performed, including the supply of goods and equipment; 
CHAPTER 3.  
CHAPTER 3. PROJECT LIFECYCLE 
The  construction  industry  within  South  Africa  is  a  wellestablished  sector  that  has  nationally  delivered  infrastructure of high standard on a par with the developed world.  It is an efficient and effective ‘machine’ that  delivers infrastructure at the right quality, within budget and deadline.  
Its primary constraint has not been a lack of capacity and skills but rather a lack of investment by government  and  the private  sector,  as well  as  the  complicated procurement  regime  resulting  from  a plethora of  recent  legislation.  
The intention of this Manual is to generally guide clients and consulting engineers through this ‘minefield’ with  regard to their role in the construction project lifecycle and especially the associated procurement aspects. 
3.1 PROJECT LIFECYCLE  
The project life cycle involves several elements as shown in the figure below. 
Project Life Cycle
 
The  first 3 steps  in  the project  life cycle are associated with  identifying a potential project and defining and  selecting the most appropriate feasible project that can meet the need.   
The next 3 steps involve developing the project through to the final design stage and procuring a Contractor to  construct the project.   
Thereafter the project is constructed and handed over to the client who will have processes in place to operate  and maintain the resulting facility. 
3.1.1 Identification 
The first step  in the project  lifecycle  is to  identify the need to a project.   This  is normally the result of many  planning, or operations and maintenance studies  that show a need of one  form or another  that can be met  through a construction project.   This step  in  the project  life cycle normally  involves many processes  that are  initiated  or  carried  out  by  the  owner  of  infrastructure.    Such  processes may  involve  the  appointment  of  specialist consulting engineers or other professional service providers who may assist in identifying the causes  and potential solutions to problems and a range of potential projects that may solve the problem while at the  same  time  not making  an  unnecessary  impact  on  the  physical  and  social  environment  and  also  ensuring  reasonable project sustainability.   
3.1.2 Definition 
Once the potential projects have been identified they will need to be assessed through more detailed planning  and investigation studies in order to define the project in more detail.  Inappropriate solutions will be rejected  and a short list of alternative solutions prepared.   
3.1.3 Feasibility 
Once  the project has been defined the  technical and  financial  feasibility will need  to be determined and  the  definition may need to be adjusted to refine the project and select the most appropriate project option subject  to technical and financial constraints.   
3.1.4 Viability 
Once the feasible project has been defined procurement of normal consulting engineers’ services or any other  services associated with the design and project development can commence.  The first stage of these services  will be to develop the concept design in more detail and confirm its technical and financial viability in greater  detail. 
3.1.5 Design 
Once the project concept has been finalised detailed design can commence which involves detailing all of the  aspects of the project in sufficient detail to obtain competitive prices for construction. 
3.1.6 Procurement 
When the design is complete the necessary contract documents are prepared and tenders for construction are  solicited.  The tenders are evaluated and the Construction Contract is awarded to the wining tenderer. 
3.1.7 Construction 
Construction can now commence and proceeds until practical completion when the owner takes possession of  the constructed project.  The construction contract is finalised when the defects liability period has expired and  all defects have been rectified.  
3.1.8 Operations and Maintenance 
 
CHAPTER 4. CONSULTING SERVICES 
The  services provided by  consulting engineers and other professional  services providers  involve a myriad of  services in a range of disciplines and fields.  These include amongst others: 
AGRICULTURAL ENGINEERING 
Railway  Track  design,  Refueling  systems,  Materials  Handling  Systems,  Special  Structures,  Asset  Management  Systems,  Transaction  Advisory  Services,  Acoustical  engineering  services,  Building wet  services,  Cathodic  protection,    Fire  protection  and  detection,  Lightning  protection,  Contractual  Advisory Services, Airport airside and landside developments 
The provision of  these  services  can deliver most  value  in  the early  steps of  the project  cycle and  therefore   functionality and quality of the proposed service is regarded as much more important than cost in steps 1 to 3  of the Project Cycle as shown above.   
As  the  project  becomes  increasingly well  defined  the  required  consulting  services  become  easier  to  define  more precisely and  the  role of high  level expertise  reduces while  that of more  routine  skills  such as design  detailing  and  correct  and  comprehensive  contract  documentation  become more  important.    This  is  shown  conceptually in the table below. 
Step in Project Cycle  Required expertise and potential for value 
Identification  Strategic concepts and lateral thinking to identify appropriate options. 
Definition  Operational and value options to define projects that are likely to be  feasible and costeffective. 
Feasibility  Identification and elaboration of possible alternatives and cost effectiveness. 
Concept and Viability  Project optimisation subject to budget and environmental constraints. 
Design  Quick and effective design detailing and incorporation of latest  appropriate technological developments. 
Procurement  Good contract documentation, accurate schedule of quantities and  appropriate procurement options 
Construction  Conscientious construction administration and monitoring and effective  handling of contractual issues 
Operations and Maintenance  Asset management and preventative maintenance 
 
CHAPTER 5. PROCUREMENT OF CONSULTING SERVICES 
Consulting Engineers form an  important major pool of skilled technical resources  in South Africa that help to  ensure  that design and construction of engineering works are of excellent quality and cost effective.   A high  standard of engineering and  infrastructure development  is vital to the country’s growth, progress and global  competitiveness.   Through National Treasury policy  statements, Government  recognises  that “it  is necessary  that certain minimum requirements of quality and efficiency be achieved when appointing consultants”.  At the  same time a basic policy of competitive selection is to be maintained.   
5.1 LEGAL ENVIRONMENT FOR PROCUREMENT OF CONSULTING ENGINEERING SERVICES  
A universally accepted set of objectives or outcomes for a construction procurement system are those based  on  the  Constitution  of  South  Africa  of  1996  (Act  108  of  1996)  and  which  have  been  adopted  by  the  International Organisation  for Standardisation  (ISO)  in the development of the  ISO 10845 series of standards  for construction procurement. 
Table 51: Qualitative requirements (Pillars of Procurement) 
System  requirement 
Qualitative description of requirement 
Fair  The process of offer and acceptance is conducted impartially without bias, and provides  participating parties simultaneous and timely access to the same information.   Terms and conditions for performing the work do not unfairly prejudice the interests of the  parties. 
Equitable  The only grounds for not awarding a contract to a tenderer who complies with all  requirements are restrictions from doing business with the organization, lack of capability or  capacity, legal impediments and conflicts of interest. 
Transparent  The procurement process and criteria upon which decisions are to be made shall be  publicized. Decisions (award and intermediate) are made publicly available together with  reasons for those decisions. It is possible to verify that criteria were applied.  The requirements of procurement documents are presented in a clear, unambiguous,  comprehensive and understandable manner. 
Competitive   The system provides for appropriate levels of competition to ensure costeffective and best  value outcomes. 
Cost effective  The processes, procedures and methods are standardized with sufficient flexibility to attain  best value outcomes in respect of quality, timing and price, and the least resources to  effectively manage and control procurement processes. 
Promotion of  other  objectives 
The system may incorporate measures to promote objectives associated with a secondary  procurement policy subject to qualified tenderers not being excluded and deliverables or  preferencing criteria being measurable, quantifiable and monitored for compliance. 
 
Table 52: Primary Legislation Regulating Procurement 
Act  Applicability  What it does in respect of procurement   Constitution of the  Republic of South  Africa, 1996 (Act No  108 of 1996) 
All organs of state   Provides procurement objectives and establishes government’s  policy for preferencing.    Establishes requirements for the award of contracts to be lawful,  reasonable and procedurally fair. 
Public Finance  Management Act (Act 1  of 1999) 
National and provincial  departments and state  owned enterprises 
Establishes a regulatory framework for supply chain management  which includes procurement within national and provincial  departments and state owned enterprises. 
Promotion of  Administrative Justice  Act (Act 3 of 2000) 
All organs of state  Establishes fair administrative procedures, permits those affected  by unfair administrative action to request reasons for such  administrative action within 90 days of, or when they became  aware of, such actions and requires administrators to respond  within 90 days of receipt of such requests. (Administrative actions  are presumed to be have been taken without good cause where an  administrator fails to respond within the prescribed period.)   Provides for procedures for the judicial review of administrative  actions and remedies in proceedings for judicial review including  the prohibition of an administrator from acting in a particular  manner, setting aside the administrative action, correcting the  defective action and the ordering of the administrator to pay  compensation. 
The Promotion of  Equality and the  Prevention of Unfair  Discrimination Act,  2000 (Act 4 of 2000) 
The state and all persons  (natural or juristic  person) 
Prohibits the state or any person from discriminating unfairly  against any person on the grounds of race or gender through the  denial of access to contractual opportunities for rendering services  or by failing to take steps to reasonably accommodate the needs of  such persons. 
Preferential  Procurement Policy  Framework Act, 2000  (Act No 5 of 2000) 
All organs of state (state  owned enterprises) at  discretion of Minister) 
Establishes the manner in which preferential procurement policies  are to be implemented 
Construction Industry  Development Board  Act, 2000 (Act 38 of  2000) 
All organs of state  involved in procurement  relating to the  construction industry. 
Establishes the means by which the Board can promote and  implement policies, programmes and projects, including those  aimed at procurement reform, standardisation and uniformity in  procurement documentation, practices and procedures within the  framework of the procurement policy of government, through the  establishment of:  • a national register of contractors (and if required, consultants 
and suppliers) to manage public sector procurement risk and  facilitate public procurement; 
• a register of projects above a financial value with data relating  to contracts awarded and completed and a best practice  project assessment scheme; 
• best practices  Establishes a code of conduct for the parties engaged in  construction procurement.  Establishes a national register for Project Service Providers 
BroadBased Black  Economic  Empowerment Act,  2003 (Act No. 53 of  2003) 
Procurement provisions  apply to all organs of  state. 
Establishes a code of good practice and scorecard, provided for  industry specific charters such as the Construction Industry Charter,  to inform the:  • development of qualification criteria for the issuing of licenses or    concessions,  the sale of state owned enterprises and for  entering into partnerships with the private sector; and  
• development and implementation of a preferential procurement  policy. 
Act  Applicability  What it does in respect of procurement   Local Government:  Municipal Finance  Management Act, 2003  (Act No 56 of 2003) 
Municipalities and  municipal entities 
Establishes a regulatory framework for supply chain management  which includes procurement within municipalities and municipal  entities. 
Prevention and  Combating of Corrupt  Activities Act, 2004.   (Act No. 12 of 2004).   
Public and private sector  Makes corruption and related activities an offence, establishes a  Register in order to place certain restrictions on persons and  enterprises convicted of corrupt activities relating to tenders and  contracts; and places a duty on certain persons holding a position  of authority to report certain corrupt transactions. 
Construction Sector  Charter   (published in terms of  Section 9(1) of BBBEE  Act, 53 of 2003 (see  above)) 
All stakeholders  operating in the  Construction Sector 
Provides framework to address:  • Broadbased black economic empowerment (ownership, 
control, employment equity, skills development,  procurement, enterprise development & corporate social  investment) 
• Enhancement of capacity  • Increase in production  It is mandatory for all stakeholders and is effective from 5 June  2009 
It  is  compulsory  for organs of  state  to  comply with  the principles of  this  legislation and  to  comply with  the  “Standard for Uniformity in Construction Procurement” (SFU) of the Construction Industry Development Board  (CIDB).   
The procedures of the CIDB in its SFU are generic and can be readily aligned with World Bank W70 and other  international documents.   
5.2 OBJECTIVES OF PROCUREMENT 
The  development  of  skilled  Professional  Services  providers  takes many  years  and  significant  effort  by  all  involved  in  the  industry.   Therefore,  the procurement of professional  services  should not be  viewed  as  the  purchase of a readily available commodity, but rather the engagement of skilled professionals who should act  as trusted advisors in fulfilling the client’s project and other development objectives.   
While services should be offered in a competitive manner, the primary purpose of the competitiveness should  be to ensure  long term value for money and not only short term  low cost design.  Such  long term value does  not only encompass value  in  the project under consideration but also value  in developing and having skilled  professionals available  in the country to meet  its needs rather than having to  import all skilled services from  external sources.   
The procurement of professional services in a reasonably competitive manner has exercised the minds of many  people over the years with no clear resolution  in sight.   The best method of procurement within a country  is  where  the  selection of  the professional  service provider  is based purely on quality and  this  is  followed with  price negotiations to obtain fair value for money.   This however, requires a knowledgeable client and mature  consulting environment, neither of which exists in abundance in South Africa at the present time.  
Therefore,  procurement  needs  to  be  approached  with  care  in  a  transparent  manner  that  encourages  professionals  to  develop  and  maintain  the  required  skills  and  expertise.    The  current  CIDB  procurement  guidelines can provide  the necessary results provided  the process  is  fair and  transparent, as required by  the  CIDB code of conduct.  
5.3  METHODS OF PROCUREMENT 
Against this background, Consulting Engineering Services can be procured using one of the following methods as prescribed by the CIDB Standards for Uniformity (SFU):
Table 53:  Methods of Procurement 
Method  Description  1  Financial Offer   2  Financial Offer plus Quality (Functionality)  3  Financial Offer and Preference  4  Financial Offer plus Quality and Preference 
For  consulting engineering  services, where  cost effective and value–added performance  is highly dependent  upon  innovativeness,  expertise  and  competence,  the  inclusion  of Quality  in  the  criteria  for  selection  is  of  paramount importance.   
It  is therefore recommended that  in all but a small minority of cases as outlined  in the SFU, Method 4 above  should be used– i.e. Quality and Cost Based Selection (QCBS) with preferencing as dictated the State from time  to time.   
5.4 CIDB’S BEST PRACTICE GUIDELINES: COMPETITIVE SELECTION 
It  is  further  recommended  that  the CIDB’s Best Practice Guidelines as contained  in  the SFU,  for competitive  selection procedures and as described below, should be followed (mandatory for Public Bodies).   
Table 54:  Procurement Methods: Competitive Selection Procedures 
PP2A  (Nominated  procedure) 
Tenderers that satisfy prescribed criteria are admitted to an electronic database.   Tenderers  are  invited  to  submit  tender  offers  based  on  search  criteria  and  their  position  on  the  database.    Tenderers  are  repositioned  on  the  database  upon  appointment  or  upon  the  submission of a tender offer. 
PP2B  (Open  procedure) 
Tenderers may submit tender offers  in response to an advertisement by the organisation to  do so.   
PP2C  (Qualified  procedure) 
A call for expressions of interest is advertised and only those tenderers who have expressed  interest, satisfy objective criteria and who are selected to submit tender offers, are invited to  do so. 
PP2D  (Quotation  procedure) 
Tender offers are solicited from not less that three tenderers in any manner the organisation  chooses,  subject  to  the procedures being  fair, equitable,  transparent,  competitive and  cost  effective.   
PP2E  (Proposal  procedure) 
Tenderers submit technical and financial proposals in two envelopes.  The financial proposal  is only opened should the technical proposal be found to be acceptable. 
PP2F  (Proposal  procedure) 
A two staged system:  Nonfinancial proposals are called for.   Tender offers are then invited  from  those  tenderers  that  submit  acceptable  proposals  based  on  revised  procurement  documents.    Alternatively  a  contract  is  negotiated with  the  tenderer  scoring  the  highest  number of evaluation points. 
PP2G  (Shopping  procedure) 
Written or verbal offers are  solicited  in  respect of  readily available  supplies obtained  from  three  sources.   The  supplies are purchased  from  the  source providing  the  lowest  Financial  Offer once it is confirmed in writing.  
5.4.1 Points to note: 
Quoting CIDB Best Practice Guideline A7  (Table A1,  SFU):  “The procurement of professional  services  should  result  in  the  award  of  a  professional  service  contract  on  the  basis  of  demonstrated  competence  and  qualifications  for  the  type  of  services  required,  at  fair  and  reasonable  Financial  Offers.  Accordingly,  the  underlying principle  is that professional service contracts are awarded to  firms which have both the capacity  and capability to provide the quality of the service at a reasonable Financial Offer and not necessarily to those  that are the least costly.  The Constitution requires that the procurement system be cost effective.  This implies 
that  best  value  procurement  outcomes  in  terms  of  quality,  downstream  and  life  cycle  costs,  timing  and  Financial  Offer  using  the  least  amount  of  resources  necessary  to  effectively  manage  and  control  the  procurement process,  should be  strived  for. Clearly  selection on  the basis of quality  should not necessarily  mean the best quality available but quality appropriate for the assignment”. 
It should also be noted that drawing up tender documents that include Financial Offer and quality as bases for  selection require  that  the scope or work and required services are adequately described so  that comparable  tenders are received.  In addition, the process of preparing a tender can also take up a lot of time and effort on  the part of the prospective tenderers.  The cumulative total input cost of all tenderers can be considerable and  in many cases  for  small projects can exceed  the potential  fee, with a negative effect on  the  finances of  the  service provider and on the overall economy of the project.   
Therefore,  as  a  guideline  the  potential  fee  to  be  earned  by  the  consulting  engineer  on  a  project  should  preferably be 20  times greater  than  the  cost of preparing an  individual  tender.    In other words  the  cost  to  prepare a tender should not exceed approximately 5% of the potential fees to be earned. This makes economic  sense when  it  is noted  the  fees earned must cover all staff costs  involved  in executing  the assignment, plus  overheads, expenses and profit. This means that tenders should not be solicited for small projects and where a  consulting engineer is responsible for drawing up the contract documentation the following procedure should  preferably be adopted: 
Preferably consider grouping small projects together.  
Requesting proposals  for  term  contracts where  the consulting engineer  can  support  the client on a  partnership basis for all small to medium projects over say a three year period.  The advantage of this  approach  is  that  it  assists with  identification  and  implementation  of  projects  over  the  three  year  period and also provides less cyclical and more effective employment of scarce engineering resources  within the consulting engineering firm and the country. 
 
CHAPTER 6. SCOPE 
The  scope of  services  and  scope of work  for which  a  consulting  engineer or  any other professional  service  provider  is  appointed  need  to  be  clearly  defined  to  ensure  proper  pricing  and  a  clear  and  unambiguous  understanding of what needs to be done. 
It is important to distinguish between the scopes of services and the scope of work as set out in the definitions  above.  This is because in many instances the both elements are not set out explicitly in the tender documents  resulting in uncertainty and inappropriate pricing and expectations.  This is described in more detail below. 
Besides  describing  the  services,  the  scope  should  list  the  “Deliverables  to  be  produced  by  the  Consulting  Engineer”,  i.e.  the products of  the Consulting Engineer’s work,  in  form of studies,  reports, designs, drawings  and documents.  In other words,  the objective of  the scope of services must be  to reduce  to a minimum  the  level  of  uncertainty  concerning  the  services  required,  for which  the  Consulting  Engineer must  develop  an  understanding of what is required in order to submit a Financial Offer.  
6.1 PLANNING, STUDIES, INVESTIGATIONS AND ASSESSMENTS 
There are many steps related to identifying or defining and determining the overall feasibility of a project that  need  to  be  undertaken  prior  to  appointing  a  consulting  engineer  for  normal  project  services.    In  many  instances, with wellresourced clients, these identification and feasibility steps will be carried out internally as  part of the client’s normal project  identification and project definition processes.   For example, within a road  authority, roads requiring rehabilitation or resealing or complete reconstruction may have been identified and  the projects defined as part of the road management system.  In the case of a water authority, water demand  or operational problems may  result  in  the need  for a new purification plant being  identified and defined  in  broad terms. 
As indicated earlier the first 3 steps of the project cycle involve planning and studies.  The typical services relate  to  carrying  out  these  studies  and  investigations  as  well  as  the  preparation  and  submission  of  reports  embodying preliminary proposals or  initial feasibility studies and will normally be remunerated on a time and  cost basis.  The typical services will involve: 
(i) Consultation with the client or client’s authorized representative. 
(ii) Inspection of the site of the project. 
(iii) Preliminary  investigation,  route  location,  planning  and  a  level  of  design  appropriate  to  allow  decisions on feasibility. 
(iv) Consultation with authorities having rights or powers of sanction as well as consultation with the  public and stakeholder groups. 
(v) Advice  to  the  client  as  to  regulatory  and  statutory  requirements,  including  environmental  management and the need for surveys, analyses, tests and site or other  investigations, as well as  approvals, where such are required for the completion of the report, and arranging for these to be  carried out at the client’s expense. 
(vi) Searching for, obtaining,  investigating and collating available data, drawings and plans relating to  the works. 
(vii) Investigating financial and economic implications relating to the proposals or feasibility studies. 
(viii) Clause  (vii)  does  not  normally  apply  to  civil  and  structural  services  on  Building  Projects, where  these  services  are  provided  by  a Quantity  Surveyor,  except  as  far  as  the  interpretation  of  cost  figures the Engineer’s scope of work is concerned.  
Deliverables will typically include: 
List of consents and approvals. 
Schedule of required surveys, tests, analyses, site and other investigations. 
Once  the  project  has  been  properly  identified  and  its  location,  form,  size  and  function  are  defined,  then  procurement can proceed for normal project services outlined below.  
6.2 SCOPE OF SERVICES FOR NORMAL PROJECT DESIGN STAGES 
After the Client has established the project definition and requirements, the execution of the assignment can  be separated into six broad Stages.  The 6 typical project design stages are shown in the figure below: 
Project Design Stages
6  Close Out
These individual stages are elaborated upon in more detail below: 
Stage 1: Inception  Establish client requirements and preferences, assess user needs and options, appointment  of  necessary  consultants,  establish  the  project  brief  including  project  objectives,  priorities,  constraints,  assumptions aspirations and strategies 
Stage 2: Concept Viability/ Preliminary Design   Prepare and  finalise the project concept  in accordance with  the brief, including project scope, scale, character, form and function, plus preliminary programme and viability  of the project) 
Stage 3: Design Development/ Detailed Design  Develop the approved concept to finalise the design, outline  specifications, cost plan, financial viability and programme for the project)   
Stage 4: Documentation and Procurement   Prepare procurement and construction documentation, confirm  and  implement  the  procurement  strategies  and  procedures  for  effective  and  timeous  procurement  of  necessary resources for execution of the project. 
Stage 5: Contract Administration and Inspection  Manage, administer and monitor the construction contracts  and processes including preparation and coordination of procedures and documentation to facilitate practical  completion of the works 
Stage 6: Closeout  Fulfil and complete the project closeout  including necessary documentation to facilitate  effective completion, handover and operation of the project) 
More detailed examples of  the  scope of  service pertinent  to each Stage are contained  in Appendix A.   That  Appendix  also  shows  the  typical  scope  of  services  associated with  carrying  out  the  duties  of  the  Principal  Consultant where it is appropriate to appoint the consulting engineer to carry out these duties.   
6.3 THE SCOPE OF WORK 
The scope of work  is the portion of the works for which the consulting engineer  is engaged or the document  that  specifies  and  describes  the  supplies,  services,  or  engineering  and  construction works which  are  to  be  provided and any other requirements and constraints relating to the manner in which the contract work is to  be performed.   
For example a client wishing to construct a Casino complex consisting of three distinct components being the  Building, a Parking Area and an access road, may appoint a consulting engineer to undertake Stages 36 of the  normal engineering services for the Parking Area. In this case the scope of services can be defined as set out in  Appendix A while  the  scope of work may only  involve  the Parking Area.   Some  thought will have  to go  into  preparing the scope of work as it interfaces with other works such as stormwater runoff from the building and  the interface with the access road and gate house.    
 
A few examples of scope of work are provided below for clarity. 
61:  Examples of Scope of Work 
Buildings  The work in respect of site boundaries and fencing, foundations, electrical, air  conditioning, wet services, fire protection, structural, roofing, waterproofing,  stormwater, etc should be clearly allocated.  If the design is to be undertaken by a  multidisciplinary professional team (Architect, Quantity Surveyor, Engineer, etc.) the  responsibilities of the consulting engineer in such a team must be clearly indicated. 
Roads   The beginning & end of the road should be indicated, whether the scope includes  structures, hydrological analysis and drainage, stormwater, roadside furniture,  pavement layerworks, traffic analyses, selection of borrow pits, road marking, signage  etc. It should also be indicated who will be responsible for liaison with interested and  affected parties and for ensuring public participation. 
Structures  The scope of work should be clearly indicated in respect of site investigations,  foundations, interaction with other structures and facilities, design review, and  similar. 
Electrical  The scope of work should be clear in respect of bulk services provision, power lines,  substations, power connections and liaison with utilities, back up power, earthing,  lightning protection, security services, access control, data and telephony, lighting,  electrical reticulation and switchboards, etc. 
Mechanical  Clarify, if air conditioning, wet services, pumps, lifts, escalators, fire protection etc.  are to be performed by one or more specialist engineers. 
Dams The Scope of Services and Scope of Work should be described, in detail to enable  tendering consultants to identify the level of accreditation of design staff to be  identified.  The Scope of Work should be clear in respect of geological and  hydrological investigations to be undertaken prior to preliminary and detail design,  plus the extent of design to be undertaken by contractors, and likewise the Scope of  Work in the electrical and mechanical disciplines. 
Municipal  Services 
The Scope of Services and Scope of Work should be clearly described for the  consulting engineer to accurately identify the range of services to be designed by him  (e.g. Roads, Stormwater Drainage, Sewerage, Water Supply, etc.) and which are to be  designed by others, including the extent of simultaneous working and coordination  required.  The extent of construction to be undertaken by emerging contractors or  using labourbased methods should also be clear. 
6.4 IMPORTANT CONSIDERATIONS 
The anticipated Professional Services Providers Register to be published by the CIDB will have to be taken into  account when compiling the Scope of Services. 
The examples of Scope of Services provided  in Appendix A, are comprehensive, but generic.   Items should be  extracted from the generic scope or modified in each stage of the project in which the Client requires services  to be performed by the Consulting Engineer.   These examples also show additional services where the client  requires  the Consulting Engineer  to perform PA/PM duties  in addition  to  the consulting engineering services  (especially if the Consulting Engineer is the sole consultant).  In such cases the selected duties from the PA/PM  scope must  be  added  to  those  of  the  Consulting  Engineer,  for  the  Consulting  Engineer  to  act  as  Principal  Consultant in addition to acting as Consulting Engineer.  
If  it  is necessary  for  the Client’s  Scope of Services  to be more  specific  to  the discipline(s) of  the Consulting  Engineer  (e.g. Civil,  Structural, Electrical or Mechanical)  then  suitable  items  should be added  to  the generic  scope, either alongside the generic items or in place of them, as appropriate.  
In the preparation of the Scope of Services a number of key factors, common to every Scope, need to be borne  in mind and taken into account when framing the tasks required in each Stage: 
Table 62:  Key Factors in Developing Scope 
Obligations of  the parties 
The tasks required and listed by the Client should clearly all fall within the obligations  of the Consulting Engineer (the successful tenderer).  If a listed task falls within the  Client’s obligations but requires a Consulting Engineer to perform it, it should be  described as being “on behalf of the Client” to avoid implying it is solely the  Consulting Engineer’s obligation and accord with the obligations of the parties as  stated in the intended contract for the services 
Health and  Safety 
Legislation such as the OHS Act lays down comprehensive actions to be taken by  parties responsible for safety. This includes the Client, who may wish to delegate  specific actions or tasks to the consulting engineer. Where this applies, this should