PROCEDIMIENTO AUDITORIA INERNA

8/16/2019 PROCEDIMIENTO AUDITORIA INERNA

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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNASAL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN

Versión: 17 Fecha: 2015-11-25 Código: SGC-PRO-007 Página: 1 de 13

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PROCEDIMIENTO AUDITORÍAS INTERNAS AL SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDADNTC – ISO - 9001:2008

NTC – GP - 1000:2009

NTC-ISO/IEC 17025:2005




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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. ABREVIATURAS/ DEFINICIONES 3

4. CONTENIDO 4

4.1 ETAPAS DE LA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD 4

5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO 10

6. RESPONSABILIDADES 12

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 13

8.

ANEXOS 13


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1. OBJETIVO.

Planificar, implementar y mantener el programa de auditorías internas, para determinar si el

Sistema Integral de Gestión es conforme con los servicios que ofrece la Universidad, con los

requisitos de las normas NTC-ISO 9001, NTC-GP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17021,

NTC-ISO/IEC 17020 requisitos internos, legales y con los establecidos por la Universidad

Tecnológica de Pereira.

2. ALCANCE.

Las instrucciones de este procedimiento se aplican a todos los procesos, organismos evaluadores de

la conformidad y documentos del Sistema Integral de Gestión de la Universidad Tecnológica de

Pereira.

3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES

Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias y

evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios

de la auditoría.

Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia en una auditoría frente a los requisitos

establecidos por las normas. Los hallazgos pueden indicar conformidad, no conformidad u

oportunidad de mejora.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito establecido por la norma

Oportunidad de Mejora: Actividades recurrentes para aumentar la capacidad de cumplir los

requisitos establecidos por la norma, las cuales pueden surgir de un hallazgo de auditoría,

conclusiones de auditoría y análisis de datos.


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4. CONTENIDO

Las auditorías internas de calidad son coordinadas por la Oficina de Gestión de Calidad, para

verificar el cumplimiento continuo de los requisitos del Sistema Integral de Gestión, internos,

legales y de las normas NTC ISO 9001 NTC-GP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17020, NTC-

ISO/IEC 17021.

4.1

ETAPAS DE LA AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD

4.1.1

Selección de Auditores: La Oficina de Gestión de Calidad selecciona al grupo de auditores

internos los cuales deben ser funcionarios de la Universidad, contratados bajo cualquier modalidad,

cuyo interés particular y voluntario, permite su formación, actualización y participación en los

ejercicios y actividades derivadas de las auditorías internas.

4.1.2

Requisitos y Plan de Carrera de un auditor interno: Los roles de los Auditores Internos

están definidos de la siguiente manera:

Auditor en Formación

Requisitos:

-

Desarrollar laborales en la universidad, bajo cualquier modalidad de contratación, en un

periodo no menor a un (1) año.

-

Tener formación certificada como auditor ISO 9001, GP 1000, MECI 1000, ISO 17025, ISO 17021

o ISO 17020.

-

Contar con el aval de su Jefe inmediato.


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Auditor Júnior

Requisitos:

-


periodo no menor a un (1) año.

-

Contar con mínimo 30 horas de experiencia como auditor en formación.

-

Contar con cursos de actualización en las versiones vigentes de las normas.

-

Obtener calificación mínima de 25 en la evaluación de auditores de la vigencia anterior.

Auditor Profesional

Requisitos:

- Desarrollar laborales en la universidad, bajo cualquier modalidad de contratación, en un

periodo no menor a dos (2) años.

-

Contar con mínimo 60 horas de experiencia como auditor júnior.

-

Contar con cursos de actualización en las versiones vigentes de las normas.

-


Auditor Líder

Requisitos:

-


periodo no menor a tres (3) años.

- Contar con mínimo 100 horas de experiencia como auditor júnior.

-

Contar con cursos de actualización en las versiones vigentes de las normas NTC-ISO 9001, NTC-

GP 1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17021, NTC-ISO/IEC 17020.

-


Auditor Interno Contratado Externamente

Requisitos


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- Contar con cursos de actualización en las versiones vigentes de las normas NTC-ISO 9001, NTC-


-

Contar con curso de auditor líder en las versiones vigentes de las normas NTC-ISO 9001, NTC-


-

Experiencia como auditor interno de mínimo 3 años.

4.1.3

Conformación del Equipo Auditor: La Oficina de Gestión de Calidad conforma los grupos de

auditores y realiza la distribución de los procesos y organismos evaluadores de la conformidad a

auditar, de tal manera que los auditores no auditen su propio trabajo. Cuando se considere

necesario, las auditorías internas al Sistema Integral de Gestión podrán ser realizadas por

profesionales externos, que demuestren experiencia e idoneidad en la labor.

Para el caso de los laboratorios y de acuerdo con el numeral 4.14.1 de la norma ISO 17025, “las

auditorias serán efectuadas por personal formado y calificado, quién será, siempre que los recursos

lo permitan, independiente de la actividad a ser auditada”. Por tanto se programaran auditorias

con un auditor líder externo al laboratorio y un auditor experto del laboratorio.

4.1.4

Programa Anual de Auditorías Internas (SGC-FOR-007-01): Es elaborado anualmente por la

Oficina de Gestión de Calidad, se socializa a los auditores internos según el proceso u organismo

evaluador de la conformidad que les haya sido asignado, posteriormente es enviado a los jefes de

proceso y directores de organismos evaluadores de la conformidad para su conocimiento. El

programa de auditorías Internas garantiza el cumplimiento de los numerales de las normas NTC-ISO

9001, NTC GP-1000, NTC-ISO/IEC 17025, NTC-ISO/IEC 17020, NTC-ISO/IEC 17021 y los requisitos

internos y legales.

4.1.5

Plan de Auditoría (SGC-FOR-007-02): Es definido por los auditores internos en compañía de

la oficina de Gestión de Calidad y posteriormente es enviado al Jefe del Proceso o Director del


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organismo evaluador de la conformidad a auditar, con copia electrónica a la Oficina de Gestión de

Calidad

4.1.6

Informe y Lista de Verificación (SGC-FOR-007-03): Los auditores internos diligencian el

formato e incluyen las preguntas que garanticen que se auditarán los numerales de la norma

pertinentes al Proceso u Organismo evaluador de la conformidad a auditar. En el desarrollo de la

auditoría, el auditor registra los hallazgos y la evidencia soporte en el formato Informe y lista de

verificación (SGC-FOR-007-03), e informa las posibles no conformidades detectadas en el proceso al

jefe del Proceso o Director del Organismo.

El informe y lista de verificación diligenciado deberá ser entregadas por el auditor líder a la Oficina

de Gestión de Calidad una vez culminado el proceso de auditoría, este contiene las fortalezas,

oportunidades de mejora.

4.1.7

Reunión de Apertura: Es dirigida por el auditor líder, su propósito es:

a)

Confirmar el acuerdo de todas las partes (por ejemplo, auditado, equipo auditor) sobre el

plan de auditoría.

b)

Presentar el equipo auditor

c)

Asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditoría planificadas y

cumplir lo establecido en la Norma NTC-ISO 19011 en el numeral 6.4.2 “Realización de la

reunión de apertura”.

Confirmar que todas las partes están de acuerdo con el plan de auditoría (auditado,

equipo auditor);

Presentar al equipo auditor;

Asegurar que se pueden llevar a cabo todas las actividades de auditoría planeadas.

El líder del equipo auditor y se deberían tener en cuenta los siguientes elementos, según

resulte apropiado:


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presentación de los participantes, incluyendo observadores y guías y una

generalidad de sus roles;

confirmación de los objetivos, alcance y criterios de auditoría;

confirmación del plan de auditoría y otras disposiciones pertinentes con el

auditado, tales como la fecha y hora de la reunión de cierre, cualquier reunión

intermedia del equipo auditor y la gerencia del auditado y cambios tardíos;

presentación de los métodos a utilizar durante la auditoría, incluyendo el

informar al auditado que la evidencia estará basada en una muestra de la

información disponible;

presentación de los métodos para gestionar los riesgos que pueda implicar para la

organización la presencia de los miembros del equipo auditor;

confirmación de canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el

auditado;

confirmación del idioma a usar durante la auditoría;

confirmación de que durante la auditoría, el auditado será constantemente

informado del progreso de la auditoría;

confirmación de que los recursos e instalaciones requeridos por el equipo auditor

están disponibles;

confirmación de temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la

información;

confirmación de procedimientos relevantes de salud y seguridad y emergencia

para el equipo auditor;

información sobre el método de reporte de los hallazgos de auditoría, incluyendo

su calificación, de haberla;

información acerca de las condiciones bajo las cuales se dará por finalizada la

auditoría;

información acerca de la reunión de cierre;


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información acerca de cómo dar tratamiento a posibles hallazgos durante la

auditoría;

información acerca de cualquier sistema usado para recibir retroalimentación por

parte del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluyendo

quejas y apelaciones.

4.1.8

Reporte de No Conformidad (SGC-FOR-007-04): El auditor consigna las No Conformidades

encontradas en este formato; este se da a conocer al Jefe del Proceso o Director del Organismo

evaluador de la conformidad auditado durante la reunión de cierre para su aceptación. Cuando

exista conflicto entre el auditor y los auditados con respecto a las no conformidades encontradas

en el proceso, se acudirá a una segunda instancia ejercida por la Oficina de Gestión de Calidad y la

Oficina de Control Interno.

La no conformidad debe redactarse incluyendo los siguientes aspectos:

-

Descripción de la No Conformidad.

-

Numeral(es) de referencia.

- Evidencia objetiva.

4.1.9

Reunión de Cierre: El auditor líder debe realizar una reunión de cierre al finalizar el proceso

de auditoría, para dar a conocer la totalidad de los hallazgos encontrados en cada proceso, y las

conclusiones de la auditoría (fortalezas, no conformidades y oportunidades de mejora).

Al finalizar la auditoría, el auditor líder envía a la oficina de Gestión de Calidad el Informe y lista de

verificación y el reporte de no conformidad

4.1.10

Seguimiento a cierre de no conformidades: El cierre de las no conformidades encontradas

luego de la Auditoría Interna, es responsabilidad del proceso. Es necesario que los procesos

auditados tomen las correcciones y acciones correctivas de manera inmediata, con el objetivo de

eliminar la no conformidad y la causa de la misma. Las acciones correctivas planteadas deben ser


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registradas en el aplicativo de acciones correctivas, preventivas y de mejora del Sistema Integral de

Gestión como se describe en el procedimiento (SGC-PRO-006).

Los Procesos auditados del Sistema Integral de Gestión, tienen 15 días hábiles a partir de la fecha

de la reunión de cierre de la auditoría para plantear las acciones correctivas y consignarlas en el

aplicativo de acciones. El Proceso contará con máximo 90 días calendario a partir de la realización

de la auditoría interna, para el cierre de las no conformidades.

La Oficina de Gestión de Calidad verificará la eficacia de las acciones tomadas por los procesos

hasta 6 meses después de la realización de la auditoría interna. Se debe revisar la verificación de la

eficacia de las acciones tomadas por el proceso en el siguiente ciclo de auditorías internas.

4.1.11

Informe general de auditoría: Finalizada la auditoría, la Oficina de Gestión de Calidad

realiza este informe, el cual es presentado como insumo para la revisión por la alta dirección.

4.1.12 Evaluación de los Auditores: Los auditores internos son evaluados por el Jefe del Proceso

auditado, los auditores líderes y la Coordinación de la Oficina de Gestión de Calidad, mediante el

formato de evaluación de auditores internos (SGC-FOR-007-06), luego se elabora el informe de la

evaluación y se socializan los resultados.

4.1.13 Registros de las Auditorías Internas de Calidad: Se llevan como lo establece el

Procedimiento de Control de Registros (SGC-PRO-003).


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5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO

En el desarrollo de las auditorías internas y en la conformación de los grupos auditores, se pueden

desempeñar los siguientes roles, teniendo en cuenta la experiencia, formación y capacitación:

Auditor Funciones Experiencia

Formación

• Ayuda en la preparación de la

auditoría

• Presencia la auditoría (no interviene). • Colabora en elaboración de los

documentos

No requerida

Júnior• Interviene durante la auditoría. • Elabora documentos.

No requerida

Profesional

• Prepara la auditoría. • Participa activamente en la auditoría. • Elabora documentos. • Puede realizar auditorías

1 año como Auditor Junior

Líder

• Colabora en la elaboración del

programa anual de auditorías.

• Planea las auditorías. • Orienta al grupo de trabajo.• Revisa y aprueba documentos. • Toma decisiones con relación al

desarrollo de las auditorias de su grupo.• Dirige las reuniones de apertura y

cierre de auditoría.• Realiza auditorías

1 año como AuditorProfesional

Tabla: Roles del auditor interno


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6. RESPONSABILIDADES

RESPONSABLE RESPONSABILIDADES

Oficina

de Gestión de

Calidad

Coordinar las auditorías internas

Seleccionar al grupo de auditores internos.

Elaborar el programa anual de auditorías internas por proceso.

Dirimir conflictos entre auditor y auditados.

Coordinar la evaluación de los auditores internos.

Elaborar y presentar el informe general de auditorías internas.

Jefe de Proceso

Director del

Organismo Evaluador

de la Conformidad

Ejecutar las acciones correctivas para eliminar la causa y la nueva ocurrenciade las no conformidades encontradas en la auditoría interna.

Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditorías internas.

Evaluar a los auditores internos de su proceso.

Personal de la UTP Ejecutar las acciones correctivas para eliminar la causa y la nueva ocurrencia

de las no conformidades encontradas en la auditoría interna.

Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditorías internas.

Auditor Interno

Realizar la auditoría interna siguiendo este procedimiento.

Desempeñar el rol asignado de acuerdo a lo establecido en elprocedimiento

Informar oportunamente a los procesos y a la Oficina de Calidad, acerca delos resultados de las auditorías.

Realizar seguimiento y verificación a los hallazgos en cada procesoauditado, dentro de los plazos establecidos.

Diligenciar correctamente los formatos.

Oficina de Control

Interno Dirimir conflictos entre auditor y auditados.

Tabla: Roles del auditor interno


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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

NTC-ISO 9000 Sistema de Gestión de Calidad. Fundamentos y Vocabulario.

NTC-ISO 9001 Sistema de Gestión de Calidad. Requisitos

NTC-GP-1000 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Requisitos

NTC-ISO/IEC 17025 Norma Técnica Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración.

Requisitos.

NTC-ISO/IEC 17020 Norma Técnica Criterios Generales para la Operación de Varios Tipos de

Organismos de Inspección.

NTC-ISO/IEC 17021 Evaluación de la Conformidad. Requisitos para los Organismos que Realizan la

Auditoría y la Certificación de Sistemas de Gestión.

NTC-ISO-19011 Directrices para la auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad.

8.

ANEXOS

(SGC-FOR-007-01) Programa Anual de Auditorías Internas por Proceso.

(SGC-FOR-007-02) Plan de Auditoría interna de Calidad.

(SGC-FOR-007-03) Informe y Lista de Verificación.

(SGC-FOR-007-04) Reporte de No Conformidad.

(SGC-FOR-007-06) Evaluación de Auditores Internos de Calidad.

Elaborado por:

____________________

Personal UTP

Revisado por:

____________________

Profesional Calidad

Aprobado por:

____________________

Coordinador de Calidad

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