Business Process Re-engineering(BPR)Binus University

Kelompok 10 :1200983710/ Milania

1200968174/ Aditya Rizki Hermawan1200960013/ Ahmad Rayhan Ramadhan

1200965184/ Ananda Putra1200968193/ Bagas Rizki Dwiputra

ImprovementABC (Future)

BEC

PCM BEC (future)

PCM BCC (future)

Detailed Cost Benefit

People and Technology Development

RASCI Model

People Core Capability Gap Analysis

Transaction Type Brought Forward

Per week

New Transaction

Complete Transaction

Carried Forward(per day)

Within SLA

OOS OOS 2 3 7 14

Membuat draft dokumen kerjasama 8 8 6 2 2 VMengkonsultasikan dokumen kerjasama dengan kepala unit yang mengajukan proposal, WR IV, bagian Legal, finansial dan pihak ekternal

8 8 6 2 2 V

Koordinasi pelaksanaan penandatanganan kerjasama 8 8 6 2 2 V

Arsip salinan dokumen kerjasama 8 8 6 2 2 VMengumunkan kerjasama (internal dan eksternal 8 8 6 2 2 V

People Core Capability Gap Analysis pada Monitoring

Transaction Type Brought Forward

New Transaction

Complete Transaction

Carried Forward(per day)

Within SLA

OOS OOS 2 3 7 14

Mengirimkan Remainder Evaluasi 6 6 6 0 0

Memutuskan kelanjutan kerjasama 6 6 6 0 0

Mengkonsultasikan tentang pemutusan kerja sama ke finance dan legal

6 6 6 0 0

Memberikan informasi pemutusan kerja sama ke pihak eksternal

6 6 6 0 0

Mengarsip dan mendistribusikan dokumen pemutusan kerja sama

6 6 6 0 0

M embuat dan mengirimkan rekap laporan hasil evaluasi ke WRIV

6 6 6 0 0

People Core Capability Gap Analysis pada Short Course (Masuk) untuk Unit IO

Transaction Type Brought Forward

New Transaction

Complete Transaction

Carried Forward(per day)

Within SLA

OOS OOS 1 3 7 14

Mengevaluasi proposal content program dari jurusan 7 7 4 3 3 VMenerima form registrasi calon peserta short course dari pihak luar negeri.

7 7 4 3 3 VMelakukan seleksi calon peserta 7 7 4 3 3 VMemberikan pengumuman perserta yang lolos seleksi 7 7 4 3 3 VMenerima pembayaran dari peserta short course 7 7 4 3 3 VMemeriksa kelengkapan berkas administrasi surat 7 7 4 3 3 VMeminta jurusan menentukan dosen yang mengajar selama shortcourse

7 7 4 3 3 VMelakukan evaluasi peserta short course 7 7 4 3 3 VMenerima dan merekapitulasi hasil kuesioner evaluasi short course

7 7 4 3 3 VMembuat laporan evaluasi peserta short course rangkap dua

7 7 4 3 3 V

Mencetak transkrip dan sertifikat, dan diberikan kepada peserta short course

7 7 4 3 3 VMengirimkan transkrip peserta dan kuesioner evaluasi short course ke institusi luar negeri terkait (eksternal)

7 7 4 3 3 V

Mempublikasi berita terkait shortcourse 7 7 4 3 3 V

People Core Capability Gap Analysis pada Short Course (Keluar) untuk Unit IO

Transaction Type Brought Forward

New Transaction

Complete Transaction

Carried Forward(per day)

Within SLA

OOS OOS 1 3 7 14

Meminta konfirmasi persetujuan kepada ketua jurusan tentang usulan pelaksanaan short course

7 7 4 3 3 VMelakukan seleksi calon peserta 7 7 4 3 3 VMengkonfirmasi penerimaan short course kepada calon peserta melalui pengumuman dan secara pribadi via email.

7 7 4 3 3 V

memeriksa kelengkapan surat dan administrasi dari calon peserta

7 7 4 3 3 V

Menerima pembayaran short course dari calon peserta 7 7 4 3 3 VMengirimkan data peserta kepada pihak univ/ lembaga pendidikan luar negeri

7 7 4 3 3 VMenerima konfirmasi penerimaan short course dari pihak univ/ lembaga pendidikan luar negeri

7 7 4 3 3 VMengurus administrasi untuk mendapatkan Visa dan jadwal keberangkatan dari Agensi Visa dan Airport

7 7 4 3 3 VMemberikan kuesioner evaluasi kepada Lembaga Pendidikan Luar terkait

7 7 4 3 3 VTransfer rekapitulasi transkrip nilai ke SRSC, jurusan dan peserta

7 7 4 3 3 VMemberikan dan mengevaluasi kuesioner evaluasi kepada peserta

7 7 4 3 3 VMemberikan sertifikat kepada peserta short course 7 7 4 3 3 VMempublikasi berita terkait shortcourse di website. 7 7 4 3 3 V

BIN

US

Uni

vers

ity

WR

IVB

CC

Membuat draft dokumen kerjasama

berdasarkan proposal yang masuk melalui

sistem

Mengkonsultasikan draft dokumen kerjasama

dengan kepala unit yang mengajukan proposal, WR IV, bagian legal,

financial, manajer BCC dan pihak eksternal

Koordinasi pelaksanaan

penandatanganan dokumen kerjasama

Penandatanganan dokumen kerjasama

Arsip salinan dokumen kerjasama

Mengumumkan kerjasama

(Internal dan eksternal)

Perubahan isi dokumen kerjasama?

tidak

Ya

Draft Dokumen kerjasama

Menerima draft dokumen

kerjasama

Memberi umpan balik (approval)

Kep

ala

unit

yang

m

enga

juka

n pr

opos

al Menerima draft dokumen

kerjasama

Memberi umpan balik (approval)

Lega

l Menerima draft dokumen

kerjasama

Memberi umpan balik (approval)

Fin

anci

al

Menerima draft dokumen

kerjasama

Memberi umpan balik (approval)

PROSES

Deployment

Proposed Deployment Strategy

Strategi yang sebaiknya diterapkan pada saat implementasi sistem yang nantinya akan digunakan, jika dilihat dari proses yang terdahulu dapat menggunakan strategi :

-Unit BCC : Pengembangan sebuah aplikasi baru untuk unit BCC dilakukan dengan dengan menggunakan strategi combination. Karena strategi ini cukup fleksibel, dimana merupakan kombinasi dari strategi paralel. Di sini, aplikasi baru tersebut dijalankan perlahan-lahan atau bertahap pada unit bisnis, dan bila sistem yang baru ini sudah benar-benar layak untuk digunakan maka langsung dilakukan cut off terhadap sistem yang lama. Keuntungan dari strategi ini adalah perubahan yang dilakukan itu fleksibel dan masih tetap bisa di-manage.

-Unit BEC : pada unit ini dapat diterapkan strategi implementasi combination, karena selain unit ini sudah berjalan, sehingga perlu adanya tahap – tahap dan adaptasi yang lebih lama kepada unit – unit yang terlibat, sehingga tahap combination kami rasa cukup layak untuk digunakan kepada unit ini.

Monitor And Benefit RealizationBenefit Summary Plan

Benefit Milestone Matrix

Monitoring Kerja Sama

Mengirimkan Form Evaluasi

Mereview form evaluasi dan rekomendasi

kelanjutan kerja sama

Memutuskan Kelanjutan Kerja Sama

Mengkonsultasikan tentang pemutusan kerja

sama ke finance dan legal[jika kerja sama

diberhentikan]

Memberikan informasi pemutusan kerja sama ke pihak eksternal[jika kerja

sama diberhentikan]

Mengarsip dan mendistribusikan

dokumen pemutusan kerja sama[jika kerja sama diberhentikan]

M embuat dan mengirimkan rekap

laporan hasil evaluasi ke WRIV

Waktu

Biaya

Continous Improvement

Mechanism to Manage Business Process and Identify and Realize Opportunities for Process Improvements

Proses Bisnis yang berjalan pada suatu perusahaan atau organisasi harus selalu dimanage dan dianalisis untuk perkembangannya dalam menuju proses yang semakin efektif dan efisien untuk memberikan manfaat kepada perusahaan atau organisasi tersebut. Salah satu caranya yaitu dengan menganlisa dan melakukan improvement kepada proses bisnis tersebut. Pengembangan ini harus selalu dilakukan dalam jangka waktu yang ditentukan dan selalu dilakukan berulang ulang karena pengembangan tidak akan ada habisnya apalagi di jaman yang semakin modern ini. Setelah dilakukan analisa pada proses bisnis unit BCC dan BEC, ternyata masih banyak unit yang proses bisnisnya belum efisien dan efektif sehingga perlu dilakukan banyak perombakan dan perubahan di dalamnya, terlebih lagi masih ada unit yang baru dibentuk dan aktivitas aktivitas di dalamnya masih dilakukan secara manual sehingga akan menghabiskan banyak waktu dan biaya yang seharusnya dapat diminamilisir. Oleh karena itu dengan melihat proses bisnisnya dan setelah dianalisi, dapat terbentuk solusi yang dapat digunakan untuk unit unit tersebut agar proses bisnisnya dapat berjalan dengan efektif dan efisien sehingga merupakan nilai tambah bagi unit unit tersebut dan aset yang tidak dapat diukur dengan uang. Seperti pada unit BEC, yang prosesnya dilakukan kebanykaan secara manual, sehingga membutuhkan aplikasi untuk mendukung prosedur dan aktivitas di dalamnya, begitu juga dengan international office yang merupakan unit baru. Unit ini memerlukan web untuk melakukan registrasi dan web binusmaya untuk mahasiswa yang mengikuti program. Begitu juga dengan BCC yang memerlukan aplikasi untuk file Sharing, sehingga aplikasi perlu dibuat untuk mendukung aktivitasnya.

Untuk pengembangan selanjutnya, perlu dilihat dari proses bisnis dari pengembangan proses yang dilakukan, setelah itu dapat dilihat kekurangan dan perlu diimprove lagi agar semakin optimal dan efektif, sehingga tentu saja hal ini merupakan aset yang terus diolah untuk kedepannya.

Integrated Enterprise Ecosystem

Gambar di atas merupakan Integrated Enterprise Ecosystem, yang merupakan sebuah portal dan berfungsi untuk mengintegrasikan

berbagai aplikasi yang ada.