Presentaciones y Power Point

8/7/2019 Presentaciones y Power Point

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Presentaciones y

PowerPoint

PARTE V


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Creacin de

presentacionesUna vez completada esta leccin, podr: Iniciar Microsoft PowerPoint.

Explorar la ventana de PowerPoint.

Elegir un mtodo para iniciar una presentacin.

Crear una presentacin mediante un asistente.

Guardar una presentacin.

Con Microsoft PowerPoint puede crear presentaciones generales, notas del

orador, documentos para distribuir para los asistentes y esquemas, todo ello enun nico archivo de presentacin. PowerPoint incluye eficaces herramientas

que facilitan la creacin y organizacin de presentaciones paso a paso.

Por ejemplo, suponga que usted es el vicepresidente de ventas de la empresa

de relaciones pblicas Contoso, Ltd. y es responsable de elaborar un nuevo

programa de aprendizaje para los empleados. El presidente de Contoso le ha

pedido que cree una breve presentacin para describir el proyecto en la junta

anual de accionistas.

En esta leccin aprender a iniciar PowerPoint, explorar la ventana de

PowerPoint, elegir un mtodo para iniciar una presentacin, crear una

presentacin con el Asistente para autocontenido y guardar su trabajo.

No necesitar ningn archivo de prcticas para esta leccin. En su lugar, crear

todos los archivos y las carpetas que necesite en el transcurso de esta leccin.

Inicio de Microsoft PowerPoint

Despus de instalar PowerPoint y los archivos de prcticas ya puede iniciar

PowerPoint. Como ocurre con otros programas, hay varias formas de iniciar

PowerPoint. Una forma consiste en utilizar el botn Inicio de la barra de tareas.

En este ejercicio iniciar PowerPoint.

1 En la barra de tareas, haga clic en Inicio.Aparecer el men Inicio.

2 En el men Inicio, seleccione Todos los programas.Aparecer el men Programas, que muestra todos los programas

que hay en la unidad de disco duro, incluyendo Microsoft

PowerPoint. Una parte del men Programas debe ser similar

a la que se muestra en la ilustracin siguiente.

2

LECCIN 1


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3 Haga clic en el icono de Microsoft PowerPoint para iniciar PowerPoint.

SugerenciaTambin puede iniciar PowerPoint si crea un icono de acceso directo al

mismo en el escritorio de Windows. Basta con hacer doble clic en el icono de

un acceso directo para iniciar su programa asociado. Para crear un acceso

directo, haga clic en el botn Inicio, seleccione Todos los programas, haga

clic con el botn secundario del mouse (ratn) en Microsoft PowerPoint,

seleccione Enviar a y haga clic en Escritorio (crear acceso directo).

Un acceso directo del escritorio se representa mediante un icono con una

flecha curva en su esquina izquierda.

Exploracin de la ventanade PowerPoint

Cuando Microsoft PowerPoint se abre, muestra la ventana de programa. Una

ventana es un rea de la pantalla que se utiliza para mostrar una ventana de

programa o de presentacin de PowerPoint. La ventana de presentacin es el

lienzo electrnico en el que se escribe texto, se dibujan formas, se crean grficos,

se agrega color y se insertan objetos. Como ocurre con todos los programas de

Microsoft Windows XP, puede ajustar el tamao de las ventanas de PowerPoint y

de presentacin con los botones Minimizar y Restaurar/ Maximizar, y puede

cerrar la ventana de PowerPoint o de presentacin con el botn Cerrar.

3

Si ha instalado

PowerPoint 2002 como un

programa independiente,

puede que su men

sea distinto.


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En la parte superior de la ventana de PowerPoint estn los mens y los botones

que se utilizan para realizar las tareas de presentacin ms frecuentes. Puede

aparecer otra fila de botones a lo largo de la parte izquierda y en la parte inferior

de la pantalla. Los mens son listas de comandos u opciones disponibles enPowerPoint. Los botones que usted ve estn organizados en barras de

herramientas. Los botones de barra de herramientas son accesos directos a

comandos de men y herramientas de formato que se utilizan con frecuencia.

Basta con hacer clic en la barra de herramientas apropiada para tener acceso

rpido a tareas como dar formato a texto y guardar una presentacin.

Opciones de barra de herramientas

Las barras de herramientas Estndar y Formato estn situadas justo debajo

de la barra de mens. La primera vez que se inicia PowerPoint, las barras de

herramientas Estndar y Formato aparecen en la misma fila para ahorrar espacio

en la ventana. En las barras de herramientas slo aparecen los comandos que se

utilizan con ms frecuencia. Las barras de herramientas de su equipo puedenmostrar botones diferentes de los que aparecen en las ilustraciones de esta

leccin. Para ver el resto de los comandos de una barra de herramientas, haga clic

en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de herramientas, que se muestra

en el margen. Una vez que utilice un botn de la lista Opciones de barra de

herramientas, reemplazar a un botn utilizado con menos frecuencia en la parte

visible de la barra de herramientas. En este libro, si se le indica que haga clic en

un botn y no lo ve, haga clic en la flecha hacia abajo de Opciones de barra de

herramientas para ver todos los botones de la barra.

PowerPoint utiliza barras de herramientas y mens personalizados. Cuando

haga clic en un nombre de men, aparecer un men abreviado con los

comandos que utiliza con ms frecuencia. Para ver el men completo, puededejar el puntero sobre el nombre de men durante varios segundos, hacer

doble clic en el nombre de men o bien hacer clic en el nombre de men y, a

continuacin, hacer clic en la pequea flecha doble situada en la parte inferior

del men abreviado. Cuando aparezca el men completo, los comandos que no

se vean en el men abreviado aparecern en color gris claro.

Panel Esquema/Diapositivas

La vista predeterminada, la Normal, consta de tres paneles:

Esquema/Diapositivas, Diapositiva y Notas. El panel Esquema/Diapositivas

contiene fichas que le permiten alternar entre ver el esquema del texto de la

diapositiva (la ficha Esquema) y ver una lista de las diapositivas de la

presentacin como miniaturas (la ficha Diapositivas). El panel Diapositivamuestra la diapositiva tal y como aparecer en la presentacin. El panel Notas

es donde se introducen las notas para el orador. Puede cambiar el tamao de

cualquiera de los paneles si arrastra la barra de color gris que los separa.

4

Cuando las barras de

herramientas Estndar y

Formato comparten una

misma fila, no puede ver

todos los botones, pero

puede tener acceso a otros

botones si hace clic en la

flecha hacia abajo de

Opciones de barra de

herramientas que hay al final

de la barra de herramientas.

Puede desactivar la

caracterstica de mens

personalizados para que

todos los comandos

aparezcan siempre en los

mens. En el men

Herramientas, haga clic en

Personalizar, haga clic en la

ficha Opciones, desactive la

casilla de verificacin

Mostrar primero los ltimos

comandos usados y haga

clic en Cerrar.


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Panel de tareas

En la parte derecha de la ventana de PowerPoint est el panel de tareas, como se

muestra en la ilustracin siguiente. El panel de tareas muestra comandos y

funciones que utiliza con frecuencia cuando trabaja con presentaciones. Los

paneles de tareas le permiten trabajar con comandos sin necesidad de mostrar

mens o utilizar botones de barra de herramientas. Algunos paneles de tareas

aparecen automticamente. Por ejemplo, el panel de tareas Nueva presentacin se

abre junto con PowerPoint cada vez que se inicia el programa. Otros paneles de

tareas se muestran como respuesta a una solicitud especfica. Por ejemplo,

cuando indica a PowerPoint que desea insertar una imagen prediseada se abre el

panel de tareas Insertar imagen prediseada para ayudarle a buscar una imagen.

Puede cambiar rpidamente de un panel de tareas a otro si hace clic en la flecha

hacia abajo de Paneles de tareas adicionales en cualquier panel de tareas para

ver los otros paneles de tareas. Cuando haya terminado de utilizar un panel de

tareas, haga clic en su botn Cerrar para ocultarlo.

En la parte inferior del panel Esquema/Diapositivas hay botones de vista que le

permiten ver las diapositivas de la presentacin de distintas formas. La primera

vez que abre PowerPoint, la presentacin se muestra en la vista Normal.

Aparecen mensajes en la parte inferior de la ventana, en un rea llamada la

barra de estado. Estos mensajes describen lo que est viendo y haciendoen la ventana de PowerPoint mientras trabaja en ella.

5

Para abrir el panel de tareas

manualmente, haga clic en

Panel de tareas en el men

Ver. Este comando abrir elpanel de tareas si est oculto

o lo cerrar si est abierto.


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Para obtener ms informacin acerca de los distintos elementos de la pantalla,

puede hacer que se muestre una Informacin de pantalla. Haga clic en el

comando Qu es esto? del men Ayuda y, despus, haga clic en el elemento

acerca del que desee ms informacin. Aparecer un cuadro con msinformacin acerca del elemento. Para ver una Informacin de pantalla para un

botn de barra de herramientas, site el puntero sobre el botn sin hacer clic

en l; aparecer una Informacin de pantalla que indica el nombre del botn,

como se muestra en el margen.

Informacin de pantalla

En este ejercicio personalizar el men Ventana y ver una Informacin de

pantalla para un botn.

1 En la barra de mens, haga clic en Ventana.Aparecer el men Ventana.

2 Haga clic en las flechas situadas en la parte inferior del menVentana para ver el men expandido.

Aparecer el men expandido.

3 Haga clic en Panel siguiente.

4 En la barra de mens, haga clic de nuevo en Ventana.Observe que Panel siguiente aparece ahora en el men Ventana.

PowerPoint ha personalizado su men Ventana.

Ficha Diapositivas

En este ejercicio ver la ficha Diapositivas y utilizar el men Paneles de tareas

adicionales.

1 Site el puntero sobre el icono de la diapositiva en la fichaDiapositivas del panel Esquema/Diapositivas.

Cuando site el puntero sobre el icono aparecer una Informacin

de pantalla.

2 Haga clic en la flecha hacia abajo de Paneles de tareas adicionales.Se abrir el men Paneles de tareas adicionales.

3 Haga clic en cualquier lugar vaco de la ventana de PowerPoint.Se cerrar el men Paneles de tareas adicionales y el panel de

tareas Nueva presentacin seguir abierto.

6

Puede activar y desactivar la

Informacin de pantalla para

barras de herramientas. En el

men Herramientas, haga

clic en Personalizar, hagaclic en la ficha Opciones,

desactive la casilla de

verificacin Mostrar

informacin de pantalla en

las barras de herramientas

y haga clic en Cerrar.

Tambin puede ver el men

expandido si hace clic en el

men y espera unos

segundos hasta que

aparezca el men.


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Eleccin de un mtodo para iniciaruna presentacin

El panel de tareas Nueva presentacin puede ayudarle a trabajar conpresentaciones existentes y a crear presentaciones nuevas. Si ya ha creado

una presentacin, el nombre de la misma aparecer en la seccin Abrir una

presentacin del panel de tareas. Si desea crear una presentacin nueva, puede

empezar a agregar texto a la presentacin en blanco en el panel Diapositiva o

puede utilizar las opciones de la seccin Nuevo del panel de tareas.

Haga clic en Presentacin en blanco para empezar una

presentacin nueva desde el principio.

Haga clic en De plantilla de diseo para aplicar una de las plantillas

de diseo de PowerPoint a una nueva presentacin en blanco.

Haga clic en Del Asistente para autocontenido para que

PowerPoint le ayude con el contenido de la presentaciny con el diseo.

Creacin de una presentacinmediante un asistente

La creacin de una presentacin con el Asistente para autocontenido puede

ahorrarle tiempo ayudndole a organizar y escribir la presentacin. El asistente

le gua por un proceso paso a paso y le pregunta informacin acerca de la

presentacin, empezando por la diapositiva de ttulo, que es la primera

diapositiva de la presentacin.

En este ejercicio crear una presentacin utilizando el Asistente paraautocontenido.

1 En el panel de tareas Nueva presentacin, haga clic en DelAsistente para autocontenido en la seccin Nuevo.

Se cerrar el panel de tareas Nuevas presentacin y se abrir el

cuadro de dilogo Asistente para autocontenido, que muestra la

pantalla Inicio. En la parte izquierda del cuadro de dilogo hay una

lista de las pantallas del asistente.

Sugerencia

Si aparece el Ayudante de Office, haga clic en No, no me proporcioneayuda en este momento en la pantalla de ayuda.

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10 Compruebe que las casillas de verificacin Fecha de la ltimaactualizacin y Nmero de diapositiva estn activadas.

11 Haga clic en Siguiente y, despus, haga clic en Finalizar.La ventana de presentacin de PowerPoint aparecer con el

contenido proporcionado por el Asistente para autocontenido

en forma de esquema en la ficha Esquema del panel Esquema/

Diapositivas y la diapositiva de ttulo en el panel Diapositiva.

El nombre que aparece en la diapositiva de ttulo es el nombre

del usuario registrado.

Guardar una presentacin

El trabajo que ha realizado hasta ahora slo se ha almacenado en la memoria

temporal del equipo. Para guardar su trabajo de manera que pueda usarlo ms

adelante, debe asignar un nombre a la presentacin y almacenarla en la unidadde disco duro del equipo.

La primera vez que guarda una presentacin nueva, aparece el cuadro de

dilogo Guardar como al elegir el comando Guardar. En el cuadro de dilogo

Guardar como puede asignar nombre a la presentacin y elegir dnde desea

guardarla. Despus de asignar nombre a una presentacin, puede guardar los

cambios realizados si hace clic en el botn Guardar de la barra de herramientas

Estndar o si selecciona Guardar en el men Archivo. Es decir, la versin ms

reciente sobrescribe la versin original. Si desea conservar ambas versiones,

puede elegir el comando Guardar como del men Archivo para guardar la

nueva versin con un nombre distinto.

9

Si desea cambiar cualquier

dato introducido previamente,

haga clic en el botn Atrs.

Casi todos los cuadros de

dilogo incluyen un botn de

signo de interrogacin en la

esquina superior derecha de

su ventana. Cuando hace clic

en este botn y despus

hace clic en cualquier

control del cuadro de dilogo,

aparece una ventana de

Ayuda que explica qu es el

control y cmo utilizarlo.


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En este ejercicio guardar una presentacin.

1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar.PowerPoint mostrar el cuadro de dilogo Guardar como, como se

muestra en la siguiente ilustracin. El texto del cuadro situado juntoa la etiqueta Nombre de archivo estar seleccionado, de forma que

pueda escribir un nombre para la presentacin.

2 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Informe de aprendizajepara empleados de Contoso Pres 01.

La palabra Pres del nombre de archivo es una abreviatura de

Presentacin.

3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Guardar en y, despus, hagaclic en la unidad C.

4 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic enlas carpetas Practice, Part V y Lesson01 sucesivamente.

5 Haga clic en Guardar o presione Entrar para guardar la presentacin.El nombre de la barra de ttulo cambiar de Presentacin1 a

Informe de aprendizaje para empleados de Contoso Pres 01.

Sugerencia

PowerPoint guarda las presentaciones para poder recuperarlas en caso de

que el programa deje de responder o haya un corte del suministro elctrico.PowerPoint guarda los cambios en un archivo de recuperacin basndose

en las opciones indicadas en las funciones de guardar Autorrecuperacin.

En el men Herramientas, haga clic en Opciones, haga clic en la ficha

Guardar, active la casilla de verificacin Guardar informacin de

Autorrecuperacin cada, especifique el perodo de tiempo en que desee

guardar y haga clic en Aceptar.

10

Para crear una presentacin

nueva a partir de diapositivas

existentes, haga clic en

Archivo en la barra de

mens, haga clic en Guardar

como, escriba un nuevo

nombre en el cuadro

Nombre de archivo y haga

clic en Guardar.

La barra Sitios que apareceen el lado izquierdo del

cuadro de dilogo Guardar

como ofrece un acceso

cmodo a las ubicaciones

utilizadas con frecuencia

para guardar archivos.

Si su disco duro utiliza una

letra distinta de C, sustituya

la C por la letra de unidad

apropiada.


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Resumen de la leccin

En esta leccin ha aprendido a iniciar PowerPoint, explorar la ventana de

PowerPoint, elegir un mtodo para iniciar una presentacin, crear unapresentacin con el Asistente para autocontenido y guardar una presentacin.

Si va a proseguir con la siguiente leccin:

En el men Archivo, haga clic en Cerrar. Si PowerPoint le pregunta

si desea guardar los cambios, haga clic en S.

PowerPoint guardar los cambios y cerrar la presentacin.

Si no va a proseguir con otras lecciones:

Haga clic en el botn Cerrar situado en la esquina superior derecha

de la ventana de PowerPoint. Si PowerPoint le pregunta si desea

guardar los cambios, haga clic en S.

PowerPoint guardar los cambios, cerrar la presentacin y saldr.

Ejercicio corto

1 Qu formas hay de iniciar una sesin de PowerPoint?

2 Cmo se crea una presentacin mediante un asistente?

3 Cmo puede guardar dos versiones del mismo archivo?

Resumen de conceptos

Ejercicio 1: su jefe le pide que cree un plan comercial. Para ayudarle aempezar, utilice el Asistente para autocontenido con el fin de crear la nueva

presentacin. Cree una presentacin en pantalla de plan comercial con el ttuloPlan comercial y el pie de pgina Contoso, Ltd. Guarde la presentacin como

Plan comercial en la carpeta Part V, Lesson01 situada en la carpeta Practice.

Ejercicio 2: trabaja para una empresa de servicios llamada A. DatumCorporation que personaliza sistemas para pequeas empresas. Su empresa

esperaba ganar un contrato para suministrar 25 equipos nuevos a una escuela

local, pero otra empresa de su rea ofreci condiciones ms ventajosas. Utilice

la plantilla Comunicacin de malas noticias del Asistente para autocontenido

con el fin de comunicar ese hecho a los dems empleados. Modifique el

contenido sugerido de las diapositivas de acuerdo con su situacin. Guarde

la presentacin con el nombre Malasnoticias en la carpeta Part V, Lesson01

que se encuentra en la carpeta Practice.

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Ejercicio 3: A. Datum Corporation, su empresa, no quiere perder mscontratos. Su jefe ha convocado una reunin de ventas y desea que usted

elabore una presentacin que ayude al personal de ventas a centrarse en los

servicios y los puntos fuertes de A. Datum Corporation. Utilice la plantillaVenta de un producto o servicio del Asistente para autocontenido y personalice

las diapositivas para explicar las necesidades de los clientes de A. Datum

Corporation y cmo A. Datum Corporation puede resolver sus estrategias de

precio y servicio al cliente. Guarde la presentacin con el nombre Venta en la

carpeta Part V, Lesson01 que se encuentra en la carpeta Practice y djela

abierta para el prximo ejercicio.

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Trabajo con

presentacionesUna vez completada esta leccin, podr:

Crear una nueva presentacin mediante una plantilla de diseo.

Introducir texto en el panel Diapositiva.

Crear una diapositiva nueva.

Introducir texto en la ficha Esquema.

Insertar diapositivas de otras presentaciones.

Reorganizar diapositivas en la vista Clasificador de diapositivas.

Crear una carpeta para almacenar una presentacin.

Mostrar diapositivas en la vista Presentacin con diapositivas.

Personalizar PowerPoint.

Para trabajar de manera eficiente con Microsoft PowerPoint necesita

familiarizarse con las caractersticas ms importantes del producto. En la

leccin anterior aprendi a crear una presentacin con el Asistente para

autocontenido, cambiar el texto del ttulo y de los prrafos, cambiar de vista,

pasar de una diapositiva a otra, guardar una presentacin y utilizar opciones

de yuda de PowerPoint.

Despus de crear una presentacin de informe del progreso del programa de

aprendizaje para los empleados de Contoso, Ltd, decide utilizar PowerPoint

para desarrollar el contenido del programa. El prximo paso consiste en iniciar

una presentacin nueva y desarrollar el contenido para la primera sesin de

aprendizaje, Captar nuevos clientes. Su director de ventas le ha dado varias

diapositivas para que las incluya en la presentacin.

En esta leccin aprender a iniciar una presentacin nueva mediante

una plantilla de diseo, introducir texto en las diapositivas, crear nuevas

diapositivas, introducir texto en la ficha Esquema, insertar diapositivas

de otras presentaciones y reorganizar diapositivas.

Para completar los procedimientos de esta leccin tendr que crear una

presentacin nueva a partir de una plantilla de diseo. Utilice el archivo 02 PPTLesson de la carpeta Part V, Lesson02, en la carpeta Practice del disco duro.

LECCIN 2


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Creacin de una presentacin nuevaa partir de una plantilla de diseo

Adems de empezar una presentacin con el texto de ejemplo proporcionadopor el Asistente para autocontenido como hizo en la leccin 1, tambin puede

iniciar una presentacin nueva sin que PowerPoint inserte ningn texto de

ejemplo. Puede elegir una plantilla de diseo o una presentacin en blanco. Una

plantilla de diseo es una presentacin con un formato y una combinacin de

colores diseados de forma profesional a la que slo necesita agregar texto.

Puede utilizar una de las plantillas de diseo suministradas con PowerPoint o

puede crear su propia plantilla.

En este ejercicio iniciar una presentacin nueva con una plantilla de diseo.

1 Si sali de PowerPoint al final de la leccin anterior, vuelva a iniciarahora PowerPoint.

2 En el men Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario paraver el panel de tareas Nueva presentacin.

3 En el panel de tareas Nueva presentacin, haga clic en De plantillade diseo.

Aparecer el panel de tareas Estilo de la diapositiva con diversas

plantillas de diseo por orden alfabtico.

Sugerencia

Para crear una presentacin en blanco o una presentacin utilizando el

Asistente para autocontenido, abra el panel de tareas Nueva presentaciny haga clic en Presentacin en blanco o en Asistente para autocontenido.

Las plantillas que se muestran en el panel de tareas Estilo de la diapositiva

son las mismas que las que usa el Asistente para autocontenido.

4 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, seleccione unaplantilla de diseo.

El nombre de la plantilla de diseo aparecer como una

Informacin de pantalla y aparecer una flecha hacia abajo en la

parte derecha del diseo.

5 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, haga clic en la flechahacia abajo que hay en la parte derecha de la plantilla de diseo.

Aparecer un men con comandos que le permiten aplicar laplantilla de diseo a toda la presentacin o a determinadas

diapositivas, o cambiar el tamao de las plantillas de diseo de

vista previa en el panel de tareas Estilo de la diapositiva.

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6 En el panel de tareas Estilo de la diapositiva, arrastre el cuadrode desplazamiento hacia abajo hasta que aparezca el estilo Arce;

despus, haga clic en el estilo Arce.

El estilo Arce se aplicar a la diapositiva en blanco en el panel

Diapositiva.

7 Haga clic en el botn Cerrar del panel de tareas Estilo de ladiapositiva para cerrarlo.

Introduccin de texto en el panelDiapositiva

Para agregar texto a una presentacin, incluyendo ttulos y subttulos, puede

introducirlo en el panel Diapositiva o bien en la ficha Esquema en la vista

Normal. El panel Diapositiva le permite introducir texto en una diapositiva

mediante un mtodo visual, mientras que la ficha Esquema le permite

introducir texto mediante un mtodo de contenido. El panel Diapositiva,

que muestra el diseo Diapositiva de ttulo, incluye dos cuadros de texto

denominados marcadores de posicin de texto. El cuadro superior es un

marcador de posicin para el texto del ttulo de la diapositiva. El cuadro

inferior es un marcador de posicin para el texto del subttulo de la diapositiva.

Despus de introducir texto en un marcador de posicin, ste se convierte en un

objeto de texto; es decir, en un cuadro que contiene texto de una diapositiva.

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En este ejercicio pondr ttulo a una diapositiva y agregar un subttulo.

1 Si es necesario, haga clic en la ficha Esquema en el panelEsquema/Diapositivas.

2 En el panel Diapositiva, haga clic en el marcador de posicin detexto Haga clic para agregar ttulo.

Aparecer un cuadro de seleccin alrededor del marcador de

posicin para indicar que ste est preparado para que usted

introduzca o modifique texto. Desaparecer el texto del marcador

de posicin y aparecer un punto de insercin parpadeante.

3 Escriba Captar nuevos clientes.Observe que el texto aparecer en la ficha Esquema al mismo

tiempo.

4 Haga clic en el marcador de posicin del texto Haga clic paraagregar subttulo.

Se anular la seleccin del objeto de ttulo y se seleccionar el

objeto de subttulo.

5 Escriba Su nombre y presione Entrar.

6 Escriba Contoso, Ltd.La ventana de presentacin debe ser similar a la que se muestra

en la siguiente ilustracin:

Si comete algn error

mientras escribe, presione

Retroceso para eliminar el

error y escriba el texto

correcto.

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Creacin de una nueva diapositiva

Hay dos formas de agregar ms diapositivas a una presentacin rpida y

fcilmente: hacer clic en el botn Nueva diapositiva de la barra de herramientasFormato que aparece justo encima del panel de tareas o hacer clic en el

comando Nueva diapositiva del men Insertar. Cuando utiliza cualquiera de

estos mtodos, PowerPoint inserta la nueva diapositiva en la presentacin

inmediatamente despus de la diapositiva actual y muestra el panel de tareas

Diseo de la diapositiva con 27 estilos de diapositiva prediseados, de los que

podr aplicar uno a la nueva diapositiva. Para seleccionar un diseo, haga clic

en l en el panel de tareas Diseo de la diapositiva. Aparecer el ttulo del

diseo de diapositiva seleccionado cuando deje descansar el mouse (ratn)

sobre cada opcin.

Los diseos de diapositiva le permiten crear diapositivas con determinadas

apariencias y funciones. Por ejemplo, puede elegir un diseo que muestre

nicamente un ttulo en una diapositiva o uno que ofrezca marcadores de

posicin para un ttulo y un grfico.

En este ejercicio crear una nueva diapositiva e introducir texto en ella.

1 En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botn Nuevadiapositiva.

Aparecer el panel de tareas Diseo de la diapositiva. PowerPoint

agregar una nueva diapositiva vaca despus de la diapositiva

actual en el panel Diapositiva y crear un nuevo icono de

diapositiva en la ficha Esquema. PowerPoint aplicar el estilo de

diapositiva predeterminado Ttulo y texto (un ttulo y una lista con

vietas) a la nueva diapositiva. En la barra de estado se mostrar

Diapositiva 2 de 2.

2 Escriba Elaborar un plan.Observe que la nueva diapositiva y el nuevo ttulo aparecen en el

panel Esquema cuando los crea en el panel Diapositiva.

PowerPoint le permite trabajar directamente en el panel Diapositiva

y en la ficha Esquema para que introduzca sus ideas.

3 Cierre el panel de tareas Diseo de la diapositiva.

Si empieza a escribir en unadiapositiva vaca sin haber

seleccionado primero un

marcador de posicin,

PowerPoint introducir el

texto en el objeto de ttulo.

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Introduccin de texto en la fichaEsquema

La ficha Esquema muestra el texto de la presentacin en forma de esquema,

como si hubiera escrito el texto utilizando la vista Esquema de MicrosoftWord 2002. El panel Esquema le permite introducir y organizar el ttulo y el

texto de los prrafos de todas las diapositivas de una presentacin. En la ficha

Esquema, el texto del ttulo de la diapositiva aparece a la derecha de cada icono

de diapositiva y el texto de los prrafos aparece bajo cada ttulo, sangrado un

nivel. Para introducir texto en la ficha Esquema, haga clic en el lugar donde

desea que comience el texto y empiece a escribir. Mientras trabaja en la ficha

Esquema tambin puede crear una diapositiva nueva, y agregar texto de ttulo

y de prrafos, mediante el comando Nueva diapositiva o la tecla Entrar.

En este ejercicio introducir texto de prrafos en una diapositiva existente, y crear

una nueva diapositiva y agregar texto a esa diapositiva en la ficha Esquema.

1 Site el puntero, que cambiar a una I, a la derecha del ttulo de ladiapositiva 2 en la ficha Esquema y haga clic en el rea en blanco.

Aparecer un punto de insercin parpadeante.

2 Presione Entrar.PowerPoint agregar una nueva diapositiva en el panel Diapositiva

y un nuevo icono de diapositiva en la ficha Esquema, con el punto

de insercin parpadeante situado junto a l.

3 Presione Tab.Al presionar Tab se sangra el texto hacia la derecha un nivel y el

texto de la diapositiva 3 vuelve a la diapositiva 2. El icono de

diapositiva cambia a una pequea vieta de color gris en la

diapositiva 2 en la ficha Esquema.

4 Escriba Crear una lista de contactos y presione Entrar.PowerPoint agregar una nueva vieta con el mismo nivel de

sangra. Observe que una vez que presiona Entrar despus de

escribir texto de vietas, la vieta pasa a ser de color negro.

Observe tambin que el texto se ajusta a la lnea siguiente en la

ficha Esquema sin necesidad de presionar Entrar.

5 Escriba Programar llamadas telefnicas peridicas a posiblesclientes y presione Entrar.

6 Escriba Volver a evaluar la estrategia peridicamente y hacerlos ajustes necesarios y presione Entrar.

7 En la barra de herramientas Esquema, haga clic en el botnAumentar nivel.

Importante

Si la barra de herramientas Esquema no es visible en la pantalla, haga clic

en el men Ver, seleccione Barras de herramientas y haga clic en Esquema.

PowerPoint crear una nueva diapositiva con el punto de insercin

a la derecha del icono de diapositiva.

Para agregar texto de prrafo

a la diapositiva 2 en lugar de

comenzar una diapositiva

nueva, tiene que cambiar el

nivel de esquema de ttulo

de diapositiva a una vieta.

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8 Escriba Hacer el cliente nmero uno y presione Entrar.

9 Presione Tab.PowerPoint crear un nuevo nivel de sangra para la diapositiva 3.

10 Escriba Ser creativo y presione Entrar.Aparecer una nueva vieta.

11 Escriba Ser persistente,presione Entrar y escriba Seguir siendopositivo.

12 Mantenga presionada la tecla Ctrl y presione Entrar.Aparecer una nueva diapositiva.

13 Escriba Resumen, presione Entrar y, despus, presione Tab.PowerPoint crear un nuevo nivel de sangra para la diapositiva 4.

14 Escriba Crear un plan adecuado a su temperamento y presioneEntrar.

15 Escriba Intentar evitar llamadas fras y presione Entrar.

16 Escriba Estar al da de las tendencias en la industria del cliente.La ventana de presentacin debe ser similar a la que se muestra


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9 Haga clic en Insertar.PowerPoint insertar las diapositivas en la nueva presentacin

despus de la diapositiva actual.

10 Haga clic en Cerrar.La ltima diapositiva insertada aparecer en el panel Diapositiva.

Reorganizacin de diapositivas en lavista Clasificador de diapositivas

Despus de insertar diapositivas de otra presentacin en la presentacin actual,

quizs tenga que reorganizarlas en el orden que comunique su mensaje de

manera ms efectiva. La mejor forma de hacerlo es utilizar la vista Clasificador

de diapositivas, donde puede arrastrar una o ms diapositivas de una ubicacin

a otra.

En este ejercicio reorganizar diapositivas en la vista Clasificador de

diapositivas.

1 Haga clic en el botn Vista Clasificador de diapositivas.

Observe que la barra de herramientas Clasificador de diapositivasaparecer encima de la ventana de presentacin.

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2 Haga clic en la diapositiva 4 (Resumen) y arrstrela hasta elespacio vaco que hay detrs de la diapositiva 7 (Mantener una

lista de contactos).

Cuando empiece a arrastrar, observe que el puntero cambiar y

adoptar la forma de puntero de arrastre (vea la ilustracin

siguiente). Cuando suelte el botn del mouse, la diapositiva 4

cambiar a su nueva posicin, y PowerPoint cambiar de posicin

y volver a numerar las dems diapositivas de la presentacin.

3 Arrastre el cuadro de desplazamiento hasta la parte superior de labarra de desplazamiento vertical y haga clic en la diapositiva 4

actual (Objetivos del da).

4 Arrastre la diapositiva 4 entre las diapositivas 1 y 2.

5 Haga doble clic en la diapositiva 1 para volver a la vista anterior, lavista Normal.

Creacin de una carpeta paraalmacenar una presentacin

Para mantener las presentaciones ordenadas y tener acceso a ellas fcilmente,

puede almacenarlas en carpetas diferentes que usted cree y darles nombre. Por

ejemplo, puede almacenar todas las presentaciones de aprendizaje de Contoso,

Ltd en una carpeta llamada Aprendizaje. Si despus de un tiempo haydemasiados archivos en la carpeta Aprendizaje, puede crear subcarpetas

dentro de ella con nombres como Captacin y Tcnicas.

En la vista Clasificador de

diapositivas puede mover

tambin diapositivas entre

dos o ms presentaciones

abiertas. Abra todas las

presentaciones, cambie la

vista a Clasificador de

diapositivas y haga clic en

Organizar todas en el men

Ventana. Arrastre lasdiapositivas de una ventana

de presentacin a otra.

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Ver diapositivas en la vistaPresentacin con diapositivas

En cualquier momento durante el desarrollo de una presentacin puede revisarde forma rpida y sencilla las diapositivas para controlar su precisin y su

secuencia en la vista Presentacin con diapositivas. La vista Presentacin con

diapositivas muestra las diapositivas en orden segn el nmero de diapositiva,

utilizando toda la pantalla del equipo.

En este ejercicio ver diapositivas en la vista Presentacin con diapositivas.

1 En el panel Esquema, haga clic en el icono de la presentacin 1 sies necesario.

2 Haga clic en el botn Presentacin con diapositivas.PowerPoint mostrar la primera diapositiva de la presentacin.

3 Haga clic en la pantalla para avanzar hasta la diapositiva siguiente.

4 Haga clic en una diapositiva cada vez para avanzar por lapresentacin. Despus de la ltima diapositiva, haga clic para salir

de la vista Presentacin con diapositivas.

PowerPoint volver a la vista actual.

Personalizacin de PowerPoint

Puede personalizar PowerPoint para adaptarlo a su forma de trabajar si cambia

distintas opciones. Puede ver estas opciones si hace clic en el comando

Opciones del men Herramientas. Por ejemplo, puede abrir los archivos usados

recientemente si tiene acceso a ellos desde el men Archivo. Con el comando

Opciones puede cambiar el nmero de archivos usados recientemente que

aparecen en el men Archivo.

En este ejercicio personalizar una opcin de PowerPoint.

1 En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, despus, hagaclic en la ficha General.

Aparecer el cuadro de dilogo Opciones con la ficha General abierta.

2 Haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo de Archivosusados recientemente para ver seis entradas.

3 Haga clic en Aceptar.

4 Haga clic en el men Archivo para ver la lista expandida de archivosusados recientemente y presione Esc para cancelar el men.

Para terminar una

presentacin con diapositivas

antes de llegar a la ltima

diapositiva, presione Esc.

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Ejercicio 1: el equipo de ventas le ha nombrado para que elija la nueva

plantilla de diseo para los informes mensuales de ventas. Decide utilizar eltexto siguiente para crear una nueva presentacin mediante una plantilla de

diseo con una diapositiva de ttulo, y una nueva diapositiva con un ttulo

y vietas.

Orden del da de repaso de ventas del Suroeste {ttulo}

Fecha de hoy {subttulo}

Orden del da {ttulo}

Presentacin {vieta}

Discusin {vieta}

Resumen {vieta}

Guarde la presentacin con el nombre Ventas SO en la carpeta Part V,

Lesson02 que se encuentra en la carpeta Practice.

Ejercicio 2: su supervisor le ha pedido que le ayude con una presentacin demotivacin. Empiece por crear una nueva presentacin utilizando una plantilla

de diseo con las diapositivas siguientes:

Diseo estratgico personal {ttulo}

Equipo de ventas {subttulo}

Temas {ttulo}

Planear para cambiar {vieta}

Identificar las barreras para el xito {vieta}

Conseguir las habilidades y los

conocimientos necesarios {vieta}

Inserte la diapositiva 2 (Objetivos del da) al final de la presentacin desde el

archivo 02 PPT lesson de la carpeta Part V, Lesson02 contenida en la carpeta

Practice. Mueva la diapositiva para que sea la segunda diapositiva.

Guarde la presentacin con el nombre Motivar en la carpeta Part V, Lesson02

que se encuentra en la carpeta Practice.

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Ejercicio 3: el departamento de personal de A. Datum Corporation desea crearvarias presentaciones para recordar a los empleados las normas de la compaa.

Empiece por crear una nueva presentacin utilizando una plantilla de diseo

con las diapositivas siguientes:A. Datum Corporation {ttulo}

Das no laborables

y tiempo personal {subttulo}

Das no laborables {ttulo de la diapositiva Slo el ttulo}

Das no laborables oficiales {ttulo de la diapositiva Ttulo y texto}

Ao Nuevo {vieta}

Da de Reyes {vieta}

Viernes Santo {vieta}

Da del trabajo {vieta}

Nuestra Seora del Pilar {vieta}

Navidad {vieta}

En la ficha Esquema, cree una nueva diapositiva con el ttulo Das no

laborables ampliados. Escriba despus los siguientes elementos de vieta en

la ficha Esquema:

Slo para el personal senior

Seis das de vacaciones

Da despus del PilarNochebuena

Nochevieja

Mueva la primera vieta para que sea la ltima vieta de la diapositiva. Guarde

la presentacin con el nombre Das no laborables en una nueva carpeta

llamada Personal que usted cree en la carpeta Part V, Lesson02, que se

encuentra en la carpeta Practice.

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Ejercicio 4: cree otra presentacin nueva para el departamento de personal deA. Datum Corporation. Utilice la misma plantilla de diseo que para el

ejercicio anterior y guarde la presentacin como Vacaciones en la carpeta

Personal. Cree el siguiente contenido:A. Datum Corporation {ttulo}

Normas de vacaciones {subttulo}

Personal de administracin {ttulo}

Menos de 1 ao, 0 das {vieta}

De 1 a 5 aos, 7 das {vieta}

De 6 a 10 aos, 14 das {vieta}

Ejercicio 5: cree una nueva presentacin mediante una plantilla de diseopara la cafetera de su empresa. El personal de la cafetera desea informar a los

empleados de la compaa de las nuevas entradas ligeras y de un bar de cafque ofrece bebidas de caf como las que venden en los establecimientos de las

cadenas de caf. Cree el contenido de las diapositivas y modifique el orden de

las mismas como desee. Vea despus las diapositivas en la vista Presentacin

con diapositivas.

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Impresin de

presentacionesUna vez completada esta leccin, podr:

Abrir una presentacin existente.

Agregar un encabezado y un pie de pgina.

Obtener una vista preliminar de una presentacin.

Imprimir una presentacin.

Microsoft PowerPoint le ofrece flexibilidad para imprimir las diapositivas

de una presentacin y cualquier suplemento. Por ejemplo, puede agregar

encabezados y pies, obtener una vista preliminar de su presentacin en escalade grises o en blanco y negro para ver cmo quedarn las diapositivas a color

una vez impresas e imprimir diapositivas, notas del orador, documentos para

distribuir a los asistentes y esquemas de presentaciones. Puede personalizar

fcilmente el proceso de impresin si selecciona el tamao del papel, la

orientacin de la pgina, el intervalo de impresin y el tipo de impresora que

mejor se ajusten a sus necesidades. Cuando est preparado para imprimir,

puede obtener una vista preliminar de la presentacin en la pantalla para

asegurarse de que tiene la apariencia que desea.

Como vicepresidente de ventas de Contoso, Ltd, tiene que crear presentaciones

para un nuevo programa de aprendizaje para los empleados. En la leccin

anterior cre una presentacin para la primera sesin de aprendizaje, Captarnuevos clientes, y ahora desea abrir e imprimir la presentacin y las pginas

de notas para el orador que la acompaan.

En esta leccin aprender a abrir una presentacin existente, agregar un

encabezado y un pie de pgina, obtener una vista preliminar de las diapositivas

e imprimir una presentacin.

Para completar los procedimientos de esta leccin necesitar utilizar un archivo

llamado 03 PPT Lesson de la carpeta Part V, Lesson03 que hay en la carpeta

Practice del disco duro.

Apertura de una presentacin

existentePuede abrir una presentacin existente (por ejemplo, una creada por un

compaero) y trabajar en ella del mismo modo en que creara una presentacin

nueva. Para abrir una presentacin existente, primero debe identificar la

presentacin y su ubicacin.

LECCIN 3


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En este ejercicio abrir una presentacin existente y la guardar con un nuevo

nombre.

1 Si sali de PowerPoint al final de la leccin anterior, vuelva a iniciar

ahora PowerPoint.

2 En el men Ver, haga clic en Panel de tareas si es necesario paraver el panel de tareas Nueva presentacin.

3 En el panel de tareas Nueva presentacin, bajo Abrir unapresentacin, haga clic en Ms presentaciones o bien, en la barra

de herramientas Estndar, haga clic en el botn Abrir.

PowerPoint mostrar el cuadro de dilogo Abrir, que es donde

debe especificar el nombre y la ubicacin de la presentacin que

desea abrir.

4 En el cuadro Buscar en, compruebe que est seleccionado eldisco duro.

5 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic enla carpeta Unlimited Potential para abrirla.

6 Haga doble clic en la carpeta Practice para abrirla.

7 En la lista de nombres de archivos y carpetas, haga doble clic en lacarpeta Part V, despus en la carpeta Lesson03 y, por ltimo, haga

clic en el archivo 03 PPT Lesson, si no est ya seleccionado.

8 Haga clic en Abrir.

PowerPoint mostrar la presentacin 03 PPT Lesson en la vistaNormal.

La ventana de presentacin debe ser similar a la que se muestra


La flecha hacia abajo del

botn Abrir del cuadro dedilogo Abrir ofrece otras

formas de abrir un archivo.

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9 En el men Archivo, haga clic en Guardar como.Se abrir el cuadro de dilogo Guardar como. Compruebe que la

carpeta Practice aparece en el cuadro Guardar en.

10 En el cuadro Nombre de archivo, escriba Contoso Captar Pres 03y haga clic en Guardar.

PowerPoint guardar la presentacin y en la barra de ttulo

aparecer el nuevo nombre.

Bsqueda de una presentacinSi no recuerda el nombre de un archivo de presentacin pero conoce parte del

nombre o de su contenido, puede utilizar el panel de tareas Bsqueda bsica para

buscar la presentacin que contiene parte del nombre de archivo o determinadas

palabras. Si desea realizar bsquedas ms avanzadas puede utilizar propiedades,

condiciones y valores en el panel de tareas Bsqueda avanzada para especificar

criterios ms especficos. El panel de tareas Bsqueda avanzada contiene un

conjunto de propiedades (como nombre de archivo, texto, fecha de creacin,

fecha de la ltima modificacin y nmero de diapositivas) y condiciones

asociadas (como igual a, en o antes de, ms que o s/no) para ayudarle a buscar

determinados archivos o conjuntos de archivos. Por ejemplo, puede escribir el

criterio de bsqueda nombre de archivo incluye aprendizaje, donde nombre dearchivo es la propiedad, incluye es la condicin y aprendizaje es el valor, para

encontrar todos los archivos que contengan la palabra aprendizaje. Si la opcin

de bsqueda rpida est instalada en el equipo, PowerPoint podr buscar en los

archivos y organizar la informacin para poder recuperarla con mayor rapidez.

Si esta opcin no est instalada, puede hacer clic en Instalar en el panel de tareas

Bsqueda bsica para instalarla.

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Para buscar una presentacin con el panel de tareas Bsqueda bsica:

1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Buscar.Aparecer el panel de tareas Bsqueda bsica. Si aparece el panel

de tareas Bsqueda avanzada, haga clic en Bsqueda bsica en laparte inferior del panel.

2 En el cuadro de texto Buscar, escriba el texto que desea buscar enlos archivos.

3 Haga clic en la flecha hacia abajo de Buscar en y active la casillade verificacin Ubicaciones para buscar archivos de presentacin.

O bien, active la casilla de verificacin En cualquier sitio para

buscar en todos los archivos del equipo.

4 Haga clic en la flecha hacia abajo de Resultados posibles y activela casilla de verificacin correspondiente a los tipos de elementos

que desea buscar o active la casilla de verificacin Cualquier cosa

para buscar todos los tipos de archivo.

5 Haga clic en Bsqueda avanzada en la parte inferior del panel detareas Bsqueda bsica para que aparezca el panel de tareas

Bsqueda avanzada.

6 Haga clic en la flecha hacia abajo de Propiedad.El cuadro Propiedad mostrar las propiedades de la presentacin

abierta en este momento.

7 Elija una propiedad de la lista o escriba el nombre de propiedadque desee buscar.

8 En el cuadro Condicin, elija una condicin en la lista o escriba una

condicin.

9 En el cuadro Valor, escriba el valor que desea asociar a la condicin.

10 Si los criterios de bsqueda anteriores existen, haga clic en Y paraagregar criterios que deban ser verdaderos adems de los

anteriores o haga clic en O para agregar un criterio que sea

suficiente, independientemente de los criterios anteriores.

11 Haga clic en Agregar para agregar el criterio de bsqueda.

12 Haga clic en Buscar.

PowerPoint buscar en los archivos seleccionados de las carpetas indicadas.

Cuando haya terminado la bsqueda, PowerPoint mostrar los archivos que

cumplan los criterios del panel de tareas Resultados de la bsqueda. Puede

hacer doble clic en los archivos en el panel de tareas Resultados de la bsqueda

para abrirlos.

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Agregar un encabezado y un piede pgina

Antes de imprimir su trabajo, puede agregar un encabezado o un pie de pgina,los cuales se mostrarn en todas las diapositivas, copias impresas o pginas de

notas. Los encabezados y pies de pgina contienen informacin til acerca de la

presentacin, como el nombre del autor o de la empresa, la fecha y la hora, y el

nmero de pgina o de diapositiva. Como PowerPoint le permite agregar ms

de un encabezado y pie de pgina a una presentacin, puede tener diferentes

encabezados y pies de pgina para las diapositivas, notas y documentos para

distribuir. Puede agregar rpida y fcilmente un encabezado y un pie de pgina

a las diapositivas, documentos para distribuir a los asistentes, esquemas y notas

del orador mediante el comando Encabezado y pie de pgina del men Ver. La

informacin de encabezado y pie de pgina aparece en la diapositiva maestra.

En este ejercicio agregar un encabezado y un pie de pgina a una presentacin.1 En el men Ver, haga clic en Encabezado y pie de pgina.

Aparecer el cuadro de dilogo Encabezado y pie de pgina con la

ficha Diapositiva abierta.

2 Active la casilla de verificacin Pie de pgina y escribaAprendizaje para empleados a la derecha de la fraseContoso, Ltd.

En el cuadro Vista previa, un rectngulo negro resalta la posicin

del pie de pgina en las diapositivas. El cuadro de dilogo debe ser

similar al que se muestra en la siguiente ilustracin:

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3 Haga clic en la ficha Notas y documentos para distribuir.Aparecern las opciones de encabezado y pie de pgina para las

pginas de notas y documentos para distribuir. Se activarn las

cuatro casillas de verificacin.4 Haga clic en el cuadro Encabezado y escriba Captar nuevos clientes.

5 Haga clic en el cuadro Pie de pgina y escriba Contoso, Ltd.

6 Desactive la casilla de verificacin Fecha y hora.PowerPoint incluir el encabezado, el pie de pgina y el nmero de

pgina en todas las pginas de notas o de documentos para

distribuir que imprima.

7 Haga clic en Aplicar a todas.La informacin de encabezado y pie de pgina se aplicar a las

diapositivas, y a las pgina de notas y de documentos para distribuir.

Observe que la diapositiva actual aparecer con el pie de pgina.

Vista preliminar de una presentacin

Vista preliminar le permite ver la apariencia que tendrn las presentaciones

antes de imprimirlas. En la vista preliminar tiene la opcin de cambiar entre

varias vistas, como notas, diapositivas, esquemas y documentos para distribuir,

y de cambiar la orientacin de impresin. Si va a utilizar una impresora en

blanco y negro para imprimir una presentacin en color, querr comprobar que

la presentacin impresa ser legible. Por ejemplo, un texto rojo oscuro sobre un

fondo sombreado tal vez quede bien a color; en cambio, cuando se ve en blanco

y negro o con sombras de gris, puede que el texto no se distinga bien del fondo.

Para evitar este problema, en la vista preliminar puede ver las diapositivas a

color en blanco y negro puros o en escala de grises y, de este modo, saber la

apariencia que tendrn cuando se impriman.

Con la opcin Blanco y negro puros, los colores se muestran nicamente en

blanco y negro; en cambio, con la opcin Escala de grises se muestran en

distintos tonos de gris. Si desea hacer cambios a las diapositivas mientras las ve

en blanco y negro, puede cambiar la opcin de color a blanco y negro en la

vista Normal.

En este ejercicio obtendr la vista preliminar de los documentos para distribuir

de la presentacin, ver las diapositivas en Escala de grises y en Blanco y negro

puros, y cambiar la apariencia de las diapositivas en blanco y negro.

1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Vistapreliminar.

La pantalla cambiar a la vista preliminar y mostrar la

presentacin con las opciones seleccionadas actualmente.

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Importante

Si va a imprimir en una impresora de escala de grises, las diapositivas se

mostrarn con escala de grises en la vista preliminar.

2 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flechahacia debajo de Imprimir y, despus, haga clic en Documentos

(2 diapositivas por pgina).

La pantalla de vista preliminar muestra la presentacin como un

documento con dos diapositivas por pgina.

3 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en la flechahacia debajo de Opciones, seleccione Color o escala de grises y

haga clic en Escala de grises.

La pantalla de vista preliminar mostrar la presentacin en una

escala de grises con sombras.

4 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botnPgina siguiente.

La pantalla de vista preliminar mostrar la siguiente pgina del

documento para distribuir.

5 Site el puntero (que cambiar a una lupa con un signo ms) en elrea de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva

superior.

La pantalla de vista preliminar se ampliar para ver una vista ms

detallada de la diapositiva.

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6 Site el puntero (que cambiar a una lupa con un signo menos) enel rea de vista preliminar y haga clic en el centro de la diapositiva.

La pantalla de vista preliminar se reducir para ver la vista original

de la diapositiva.7 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en el botn

Pgina anterior.

La pantalla de vista preliminar mostrar la pgina anterior del

documento para distribuir.

8 En la barra de herramientas Vista preliminar, haga clic en Cerrarvista preliminar.

Se cerrar la pantalla de vista preliminar y la diapositiva aparecer

en la vista anterior.

9 Haga clic en el botn Vista normal, si es necesario, y haga clic enla ficha Diapositivas para ver miniaturas de las diapositivas en el

panel Esquema/Diapositivas.

10 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Color oescala de grises y, a continuacin, haga clic en Escala de grises.

La diapositiva cambiar de color a escala de grises y se abrir la

barra de herramientas Vista Escala de grises. Todava puede ver

las miniaturas de las diapositivas en color en la ficha Diapositivas,

lo que permite comparar ms fcilmente las diapositivas en color

con las de blanco y negro.

11 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Color oescala de grises y, a continuacin, haga clic en Blanco y negro puros.

La diapositiva se mostrar en blanco y negro puros.

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12 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en elbotn Valor y, despus, haga clic en Negro con relleno en escala

de grises.

El fondo de la diapositiva cambiar de blanco a gris.13 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en el

botn Valor y, despus, haga clic en Blanco.

El fondo de la diapositiva ser de nuevo blanco.

14 En la barra de herramientas Vista Escala de grises, haga clic en elbotn Cerrar Vista en blanco y negro.

La diapositiva volver a cambiar a color.

Impresin de una presentacin

Hay varias formas de imprimir una presentacin de PowerPoint: como

diapositivas, notas para el orador, documentos para distribuir a la audiencia o

esquema. PowerPoint simplifica la impresin de una presentacin. Detecta el

tipo de impresora que ha elegido (ya sea a color o de blanco y negro) e imprime

la versin apropiada de la presentacin. Por ejemplo, si selecciona una

impresora en blanco y negro, se configurar la presentacin para que se

imprima en sombras de gris (escala de grises).

PowerPoint imprime las diapositivas y los suplementos basndose en las

opciones del cuadro de dilogo Imprimir. En el cuadro de dilogo Imprimir

puede seleccionar una impresora o la opcin de imprimir en un archivo. All

establece el intervalo de impresin, que define qu diapositivas se imprimirn.

Puede elegir imprimir varias copias de una presentacin y, si imprime ms de

una copia de cada diapositiva, puede elegir intercalar la presentacin a medida

que se imprime. Cuando intercala la presentacin, PowerPoint imprime unacopia completa antes de imprimir la copia siguiente. El cuadro de dilogo

Imprimir tambin contiene un botn Vista previa que le lleva a la ventana

Vista preliminar, donde puede ver cmo quedarn los cambios realizados.

Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Imprimir en el cuadro de dilogo

Imprimir puede elegir imprimir la presentacin como uno de cuatro tipos

de resultado:

Diapositivas Imprime las diapositivas tal y como aparecen en lapantalla, una por pgina. Para imprimir una diapositiva como una

transparencia se sigue el procedimiento habitual, excepto que en lugar

de papel hay que poner en la impresora transparencias.

Documentos Imprime una, dos, tres, cuatro, seis o nuevediapositivas por pgina.

Pginas de notas Imprime cada diapositiva con las notas delorador debajo.

Vista Esquema Imprime las diapositivas con formato, de acuerdocon la configuracin de la vista actual. Lo que se ve en la ficha Esquema

es lo que aparece en el documento impreso.

Si va a imprimir las

diapositivas con una

imprenta profesional, deber

imprimirlas en un archivo en

lugar de en una impresora.

Para imprimir las diapositivas

en un archivo, active la

casilla de verificacinImprimir a archivo de la

seccin Impresora.

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A continuacin se muestra un ejemplo de cada tipo de impresin.

Diapositiva (horizontal)

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Pgina de notas

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Pgina de documento para distribuir

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Pgina de esquema

Al hacer clic en la flecha hacia abajo de Color o escala de grises en el cuadro

de dilogo Imprimir puede elegir imprimir la presentacin como una de tres

opciones de color:

Color Utilice esta opcin para imprimir una presentacin en coloren una impresora de color. Si selecciona una impresora de blanco y

negro con esta opcin, la presentacin se imprimir en escala de grises.

Escala de grises Utilice esta opcin para imprimir unapresentacin en escala de grises en una impresora de color

o de blanco y negro.

Blanco y negro puros Utilice esta opcin para imprimir una

presentacin slo en blanco y negro, sin grises, en una impresora de

color o de blanco y negro.

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Por ltimo, en la parte inferior del cuadro de dilogo Imprimir se encuentran las

siguientes opciones de impresin, que permiten mejorar el resultado:

Ajustar al tamao del papel Utilice esta opcin para ajustar las

diapositivas al tamao del papel de la impresora en caso de que el papelno se corresponda con las opciones de tamao y orientacin de las

diapositivas.

Enmarcar diapositivas Utilice esta opcin para agregar un marcoalrededor de las diapositivas de la presentacin que va a imprimir.

Incluir pginas de comentarios Utilice esta opcin para que seimpriman los comentarios que haya insertado en la presentacin.

Imprimir diapositivas ocultas Utilice esta opcin para que seimpriman todas las diapositivas ocultas.

Si est satisfecho con las opciones actuales del cuadro de dilogo Imprimir,

puede hacer clic en el botn Imprimir de la barra de herramientas Estndar para

imprimir directamente sin ver primero las opciones. De lo contrario, haga clic

en el comando Imprimir del men Archivo para imprimir con otras opciones

diferentes.

En este ejercicio examinar los tipos de resultados y las opciones de impresin.

Despus imprimir diapositivas, documentos para distribuir y notas del orador

de la presentacin.

1 En el men Archivo, haga clic en Imprimir (si no se muestra ya elcuadro de dilogo Imprimir).

Aparecer el cuadro de dilogo Imprimir.

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12 Escriba 1-3; 5.PowerPoint imprimir las pginas de notas de la 1 a la 3 y la 5.

13 Haga clic en Aceptar.

PowerPoint imprimir las pginas de notas 1, 2, 3 y 5.

Sugerencia

Puede guardar una diapositiva como una imagen para utilizarla en otros

programas. Muestre o seleccione la diapositiva que desee guardar y,

despus, haga clic en Guardar como en el men Archivo. En el cuadro

Guardar como tipo, haga clic en Metarchivo de Windows y, despus, haga

clic en el botn Guardar. Ahora puede insertar la diapositiva como si se

tratara de cualquier imagen.

Resumen de la leccinEn esta leccin ha aprendido a abrir una presentacin existente, agregar un

encabezado y un pie de pgina, obtener una vista preliminar de las diapositivas

e imprimir una presentacin.

Si va a proseguir con la siguiente leccin:

1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar.PowerPoint guardar los cambios en la presentacin.

2 En el men Archivo, haga clic en Cerrar.PowerPoint cerrar la presentacin.

Si no va a proseguir con otras lecciones:

1 En la barra de herramientas Estndar, haga clic en el botn Guardar.PowerPoint guardar los cambios en la presentacin.

2 Haga clic en el botn Cerrar situado en la esquina superior derechade la ventana de PowerPoint.

PowerPoint cerrar la presentacin y saldr.

Puede imprimir pginas de

notas o diapositivas en

cualquier orden si especifica

los nmeros de diapositiva y

los intervalos separados por

signos de punto y coma.

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Ejercicio corto

1 Cmo puede cambiar a la vista Blanco y negro puros?

2 Qu cuatro opciones puede especificar en un encabezado o enun pie de pgina?

3 En qu tipos de resultados puede imprimir una presentacin?

4 Cmo imprimira documentos para distribuir a la audiencia concuatro diapositivas por pgina?

5 Cmo puede obtener una vista preliminar del esquema de unapresentacin antes de imprimirla?


Ejercicio 1: abra la presentacin Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Part V,

Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima dos diapositivas porpgina sin un marco.

Ejercicio 2: abra la presentacin Contoso Captar Pres 03 de la carpeta Part V,Lesson03 que hay dentro de la carpeta Practice e imprima documentos para

distribuir a la audiencia utilizando seis diapositivas de escala de grises por

pgina en orden vertical.

Ejercicio 3: abra la presentacin Das no laborables que cre en el ejercicio 3de la leccin 2. Agregue un pie de pgina a todas las diapositivas que muestre

la fecha (elija la opcin de fecha que se actualiza automticamente), el nmero

de diapositiva y el texto A. Datum Corporation. En las pginas de notas y de

documentos para distribuir, agregue un encabezado que incluya la fecha (que se

actualice automticamente) y el texto Das no laborables y tiempo personal, y

un pie de pgina con el texto A. Datum Corporation.

Ejercicio 4: abra la presentacin Das no laborables y vala en Vistapreliminar. Cambie a la vista Esquema. Ample la vista para ver el texto de

encabezado y pie de la pgina. Imprima la presentacin como un esquema.

Ejercicio 5: abra la presentacin Vacaciones que cre para el ejercicio 4 de laleccin 2. Muestre las diapositivas en la vista Normal, en Blanco y negro puros.

Cambie la vista a Escala de grises. Imprima las pginas de notas en escala de

grises, con un marco alrededor de las pginas.

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Presentaciones y Power Point

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