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GESTION DOCUMENTAL
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CONCEPTOS BASICOS
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
ARCHIVO PÚBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
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ARCHIVO DE GESTIÓN "Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados". Ley 594 de 2000.
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ARCHIVO CENTRAL "En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general". Ley 594 de 2000.
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ARCHIVO HISTÓRICO "Es aquél al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente". Ley 594 de 2000.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
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PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que ha tenido durante el servicio activo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión y archivos administrativos y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.
ELABORACION O RECEPCION
UTILIZACION Y
CONSERVACION ELIMINACIÓN
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
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ARCHIVO
DE
GESTION
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
HISTORICO
VALORES
PRIMARIOS
VALORES
SECUNDARIOS
Cultural
Histórico
Científico
Administrativo
Legal
fiscal
Contable
Técnico
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
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DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor :
Valor Administrativo
Fiscal o legal
Valor Científico
Económico
Histórico o Cultural
Debe ser objeto de conservación
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DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo electrónico y en el que el contenido está codificado mediante algún tipo de código digital que puede ser leído o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetización.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada que preste servicios públicos en razón de sus actividades o funciones haciendo uso de medios electrónicos.
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IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Para la Comunidad y el Estado
Para la Administración
Para la Investigación
Para el desarrollo Económico y Social
Para el fomento de la Cultura y la Identidad Nacional
Para el desarrollo Científico y Tecnológico
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GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
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¿QUE ES UNA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL? Listado de SERIES con sus correspondientes TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
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IMPORTANCIA DE LAS TRD
PARA LA ADMINISTRACION:
• Facilitan el manejo de la información.
• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
• Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y
eficiente.
• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los
tiempos de retención en ella estipulados.
• Garantizan la selección y conservación de los documentos que
tienen carácter permanente.
• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes
fases de archivo.
• Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
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Desde el punto de vista archivístico:
• Clasificación de la documentación
• Permiten el manejo integral de los documentos.
• Facilitan la organización de los documentos a partir del
concepto de archivo total.
• Ayudan a controlar la producción y trámite documental.
IMPORTANCIA DE LAS TRD
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¿QUE ES UNA SERIE DOCUMENTAL
SERIE DOCUMENTAL SIMPLE
RESOLUCION No. 02
RESOLUCION No. 03
Un solo tipo documental
4 INVITACION 3
CDP 2
PROPUESTAS 1
ESTUDIOS PREVIOS
SERIE DOCUMENTAL COMPUESTA
Varios tipos documentales
La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales.
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SUBSERIE DOCUMENTAL Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.
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TIPO DOCUMENTAL : Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura física del documento. Pueden ser entre otros tipos documentales, actas, contratos y facturas.
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CRITERIOS TECNICOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTION
La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.
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FOLIACIÓN
• La foliación se debe realizar a medida que se va generando y alimentando el expediente, de tal forma que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. • Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B), en forma legible y sin enmendaduras.
Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir números.
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FOLIACIÓN
En la Cara RECTA, escribir el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del texto.
5
7
8
9
6
7
8
8
Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones
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FOLIACIÓN
No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales –CD´s-, disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen, en el área de notas del instrumento de control o de consulta. Si se opta por separar este material se hará la correspondiente referencia cruzada
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Expediente Laboral
Roberto Rojas
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Es el traslado de documentos del archivo central ( o intermedio ) al permanente ( o histórico ). Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor social ( cultural e histórico ), mas allá de las necesidades institucionales de conservarlos.
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LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PERMITEN:
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. • Evitar la producción y acumulación irracional de documentos. • Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la
documentación. • Solucionar, a nivel físico y funcional, el problema de la
acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.
• Concentrar la información útil, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histórico institucional.
• Guardar precaucional o definitivamente la documentación, en las mejores condiciones de conservación.
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REQUISITOS PARA EFECTUAR LAS TRANSFERENCIAS • Existencia del Comité de Archivo
en la entidad, el cual debe conformarse según lo estipulado en el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación que modifica la parte I del Acuerdo 07 de 1994.
• Tablas de Retención Documental debidamente avaladas por
el Comité de Archivo de cada entidad y aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, cuando sea del caso.
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INVENTARIO UNICO DOCUMENTAL
El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública. Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental – FUID, junto con su instructivo.
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FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
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Para archivar los documentos valorados dentro de la TRD como de conservación total ejemplo : Expedientes de Extranjeros, se archivan máximo 200 folios o 210 para no cortar la trazabilidad del trámite.
CARPETAS DE PROPALCOTE
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CARPETA DE YUTE
Para conservación de documentos que dentro de las TRD no son considerados como de Conservación Total
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DILIGENCIAMIENTO ROTULO CARPETAS
GRUPO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA 1523
ACTAS
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
Pendiente asignación de código con la elaboración de las TRD.
02 02 2012
28 12 2012
1 5
1 200 200
x
Este rotulo se debe diligenciar en lápiz
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CAJAS PARA USO DE ARCHIVO X200
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DILIGENCIAMIENTO ROTULO CAJA DE ARCHIVO
1 5 GRUPO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
1523 Pendiente asignación de código con la elaboración de las TRD.
ACTAS
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO
ACTAS COMITÉ DE ARCHIVO AÑOS 2012-2013-2014
02 12 2012
20 12 2014
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BIBLIOGRAFÍA GENERAL
• Ley General de Archivos 594 de 2000. • Archivo General de la Nación. Acuerdo 39 de 2002.Por el cual se
regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
• Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002). Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000
• Jimenez González, Gladys. Ordenación Documental. Bogotá: Archivo General de la Nación. 2003.
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BIBLIOGRAFÍA ESPECIFICA
• ATHG 10 v1 Administración de expedientes de Historias Laborales • DIRECTIVA 17 DE 2012 (política de seguridad) • Directiva 49 de 2013. Cero Papel