prepliego

República de Colombia

Gobernación de Santander ESTUDIO Y DOCUMENTOS PREVIOS

Código: AP-GC-GI-01

Tabla de Retención Documental:

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REPÚBLICA DE COLOMBIA

GOBERNACIÓN DE SANTANDER SECRETARÍA GENERAL

PREPLIEGO DE CONDICIONES

“SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS DIFERENTES VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS DE PROPIEDAD Y AL SERVICIO DEL DEPARTAMENTO DE

SANTANDER”

LICITACIÓN PÚBLICA No. GEN – SUM – 11 – 11

BUCARAMANGA, MARZO DE 2011





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CAPÍTULO PRIMERO 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCESO DE SELECCIÓN 1.1. INTRODUCCIÓN 1.2. OBJETO DEL PROCESO DE SELECCIÓN El Departamento de Santander, está interesado en contratar el SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS DIFERENTES VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS DE PROPIEDAD Y AL SERVICIO DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER” 1.3. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR

- - Suministrar el combustible para el parque automotor del Departamento de Santander. - Presentar periódicamente información sobre consumo, costos y demás datos necesarios

para el análisis del servicio. - Los gastos que demanden la ejecución de los trabajos a que se refiere el objeto del

contrato correrán por cuenta del contratista. - El contratista deberá también adelantar labores de supervisión con personal propio que

constate la calidad de la prestación del servicio. - El contratista mantendrá las precauciones necesarias para garantizar la seguridad del

personal que emplee y demás personas que concurran al lugar donde se presta el suministro.

- Las cantidades de combustible (Gasolina extra, corriente y ACPM) serán exigibles de conformidad con la demanda del parque automotor del Departamento.

- El Departamento de Santander, una vez adjudicado el contrato, se reserva el derecho de aumentar o disminuir el suministro requerido.

1.4. PRESUPUESTO OFICIAL ESTIMADO (POE) Se ha estimado para el cumplimiento del objeto del contrato derivado del presente proceso de licitación pública, un presupuesto oficial de hasta QUINIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($550.000.000), INCLUIDO IVA y demás tributos que se causen por el hecho de su celebración, ejecución y liquidación.

- El dos por ciento (2%) del valor total del contrato en estampillas de Pro Cultura.

El dos por ciento (2%) del valor total del contrato en estampillas Pro – Desarrollo.

El dos por ciento (2%) del valor total del contrato en estampillas Pro-Hospitales.

El uno por ciento (2%) del valor total del contrato en estampillas Pro-Electrificación.

El uno por ciento (1%) del valor total del contrato en estampillas Pro – Reforestación.

El dos por ciento (2%) del valor total del contrato en estampillas Pro – UIS

El dos por ciento (2%) del valor total del contrato en estampillas Pro – Bienestar del Adulto Mayor.

De igual manera se aplica por sistematización el uno punto tres por ciento (1.3%) del valor del contrato (diez por ciento, 10%, del total de estampillas de conformidad con la Ordenanza No 1 de 2010)

Los demás gravámenes Ordenanzales y de Ley a que haya lugar. El valor de cada ítem se ha estimado sacando los precios históricos con los que la entidad ha contratado, y se tiene el siguiente presupuesto: El valor del Contrato se estima según los precios de referencia para GASOLINA y ACPM para el mes de febrero y marzo de 2011 mediante resolución expedida por el Ministerio de minas y Energía lo cual versa lo siguiente: ESTRUCTURA DE PRECIOS DE GASIOLINA CORRIENTE SEGÚN RESOLUCION DE FEBRERO DE 2011 DEL MINISTERIOR DE MINAS Y ENERGIA GASOLINA CORRIENTE OXIGENADA: 1. Proporción ingreso al productor de la gasolina: MOTOR CORRIENTE (92%) $4.128.60 2. Proporción ingreso al productor del Alcohol Carburante (8%) $647.93 3. Ingreso al productor de la gasolina: CORRIENTE OXIGENADA $4.776.53 4. IVA $482.92 5. Impuesto global $722.68 6. Tarifa de marcación $6.15





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7. Tarifa de transporte de poliductos gasolina (92%) $120.63 8. Tarifa de transporte alcohol carburante (8%) $57.48 9. Margen plan de continuidad $86.42 10. Precio máximo de venta al distribuidor mayo $6.252.81 11. Sobretasa $1.168.12 12. Margen al distribuidor mayorista $250.15 13. Margen del distribuidor minorista $7.671.08 14. Perdida por evaporación $428.65 15. Transporte de la planta a estación $9.40 16. Precio máxima de venta por galón incluida sobretasa $8.139.81 ESTRUCTURA DE PRECIOS DEL BIODIESEL SEGÚN RESOLUCIÓN DE FEBRERO DE 2011 DEL MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA ACPM MARZO 2011 SUBE $210:

1. Proporción ingreso al productor (92%) $3.891.56 2. Proporción ingreso al productor BIO (8%) $826.73 3. Ingreso al productor de la mezcla ACPM (B8) $4.718.29 4. IVA $465.59 5. Impuesto global $478.97 6. Tarifa de marcación $5.25 7. Tarifa de transporte de poliductos $131.10 8. Porción – Transporte Biodiesel $30.82 9. Margen de continuidad $86.42 10. Precio máximo de venta al distribuidor MAYO $5.916.44 11. Margen al distribuidor mayorista $263.31 12. Precio máximo en planta de abastos mayorista $6.179.75 13. Margen del distribuidor minorista $428.65 14. Transporte de la planta a estación $9.40 15. Precio venta al público sin sobretasa $6.617.80 16. Sobretasa $301.48 17. Precio máximo de venta por galón incluida la sobretasa $6.919.29

Los precios de referencia fueron tomados de la consulta realizada a precios indicativos del SICE y de los precios establecidos por el Ministerio de Minas y energía. Así mismo el precio ofrecido para cada tipo de combustible corriente, extra y ACPM deben lleva todos los gastos incluido los fletes si el proponente ofrece el servicio en algunos de los municipios requeridos en el pliego 1.5. PLAZO DE EJECUCIÓN Y LUGAR DE EJECUCIÓN El tiempo programado para la ejecución del objeto contractual es NUEVE (09) meses o hasta que se agote el presupuesto oficial, contados a partir de la expedición del Registro Presupuestal, la aprobación por parte del Departamento de la Garantía Única y la suscripción del acta de inicio, lo que suceda primero. 1.6. FUENTES DE FINANCIACIÓN El Departamento de Santander cuenta con el Certificado de Disponibilidad Presupuestal a continuación señalado, el cual ampara presupuestalmente el proceso de selección: - Certificado de Disponibilidad Presupuestal Nº 2469, de fecha 28 de Febrero de 2011. La fuente de financiación para la celebración del contrato es de Ingresos Corrientes de Libre Destinación. Registro. Rubro Presupuestal No 033206 Adquisición de Bienes y Servicios Materiales y suministros. 1.7. RÉGIMEN JURÍDICO Y FUNDAMENTOS DE LA MODALIDAD DE SELECCIÓN El presente proceso de selección, así como el contrato que de él se derive están sujetos a la Constitución Política, al Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, contenido en las leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, y al presente pliego de condiciones. La modalidad de selección – licitación pública – fue adoptada teniendo en cuenta lo previsto en los Artículos 1 y 2 de la Ley 1150 de 2009. 1.8. PROGRAMA PRESIDENCIAL DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Toda persona que llegue a conocer casos de corrupción en las entidades del Estado debe reportar el hecho al programa presidencia de lucha contra la corrupción, a través de los teléfonos (1) 65 60





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10 95, (1) 5 65 76 49 y (1) 5 62 41 28, al fax (1) 5 65 86 71, a la línea gratuita nacional 01 8000 913 040, al sitio de denuncias del programa en la página de Internet www.anticorrupcion.gov.co, 1.9. DEFINICIONES GENERALES DE TÉRMINOS APLICABLES A LOS PROCESOS DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER. 1. El valor del Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV), a tener en cuenta para conversiones que se requieran en el desarrollo del presente proceso, para el K, el Kr y el presupuesto oficial estimado (POE), el presupuesto estimado para la evaluación económica (PEE) presentado en el Documento de Estudios Previos, será aquel vigente al año en que se presenta la propuesta, al resultado de la operación matemática que se realice para hacer esta conversión, debiéndose en todo caso, aplicar el procedimiento de redondeo indicado en este pliego. 2. A la totalidad de los resultados de cada una de las operaciones aritméticas que se realicen en desarrollo de este proceso, se les aplicará la metodología de redondeo a continuación señalada: - Redondeo: Para el presente proceso, es el procedimiento mediante el cual se eliminan todos los decimales. - Reglas de redondeo: Se aplican a la unidad situada en la siguiente posición al número entero al que se pretenda ajustar, es decir, a los dos primeros números decimales, así: Si los dos primeros decimales son mayor o igual que 50, el número entero se incrementará en una unidad. Ejemplo 1: 12,546891 = 13. Ejemplo 2: 12,500891 = 13. Si los dos primeros decimales son menores que 50, el número entero no se modifica. Ejemplo 1: 12,499891 = 12. Ejemplo 2: 12,407891 = 12. La única y exclusiva excepción a la aplicación de esta regla, se presentará en el cálculo de los factores financieros. 3. En el evento en que la fecha para presentar propuesta al presente proceso sea prorrogada mediante adenda, los plazos de los documentos que en este pliego se requieran en términos relacionados con la fecha de cierre, se contará a partir de la primera fecha de cierre señalada en el cronograma del pliego definitivo.

CAPÍTULO SEGUNDO 2. DEL TRÁMITE DEL PROCESO DE SELECCIÓN 2.1. CRONOGRAMA GENERAL

ACTIVIDAD FECHA LUGAR

Aviso a Cámara de Comercio 22 de marzo de 2011 Cámara de Comercio

Aviso en prensa 23 de marzo de 2011 Diario de Amplia Circulación

Aviso de la Convocatoria 24 de marzo de 2011 SECOP – Portal Único de Contratación, www.contratos.gov.co

Convocatoria a Veedores 24 de marzo de 2011 SECOP – Portal Único de Contratación, www.contratos.gov.co

Publicación de Estudios Previos 24 de marzo de 2011 SECOP – Portal Único de Contratación, www.contratos.gov.co

Publicación WEB PROYECTO pliegos de condiciones.

Del 24 de Marzo al 07 de ABRIL de 2011

SECOP – Portal Único de Contratación, www.contratos.gov.co

Observaciones al proyecto de pliegos de condiciones.

Del 24 de Marzo al 07 de ABRIL de 2011

[email protected]

Audiencia de asignación de riesgos

06 de ABRIL, a las 8:00 a.m. en la Secretaría General de la Gobernación de Santander

Secretaría General de la Gobernación de Santander

Revisión de Observaciones y 08 de ABRIL de 2011 SECOP – Portal Único de

http://www.anticorrupcion.gov.co/





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Publicación Respuesta a las Observaciones

Contratación, www.contratos.gov.co

Acto Administrativo de Apertura 08 de ABRIL de 2011 SECOP – Portal Único de Contratación, www.contratos.gov.co

Publicación WEB de pliego de condiciones DEFINITIVO.

08 AL 26 de ABRIL de 2011 SECOP – Portal Único de Contratación, www.contratos.gov.co

Solicitud de aclaración y observaciones al pliego de condiciones.

Del 08 al 26 de abril de 2011 [email protected]

Audiencia de precisión del contenido y alcance de los pliegos.

15 de ABRIL de 2011, a las 8:00 a.m en la Secretaría General de la Gobernación de Santander

Portal Único de Contratación

Respuesta a la solicitud de observaciones

27 de abril de 2011 SECOP – Portal Único de Contratación, www.contratos.gov.co

Plazo máximo para expedir adendas

27 de abril de 2011 SECOP – Portal Único de Contratación, www.contratos.gov.co

Plazo máximo para presentar propuestas (sobres No. 1 y 2) y audiencia pública para apertura de sobre No 1

03 de Mayo de 2011, a las 8:00 am –Sala de Juntas Secretaria General

Oficina Gestora

Evaluación propuestas (sobre No 1)

Se publicará en el SECOP Comité Evaluador

Publicación y Traslado informe evaluación de propuestas sobre No. 1

5 días hábiles después de la publicación


Estudio de observaciones presentado al informe de evaluación del sobre No.1

2 días hábiles después del traslado

Comité Evaluador

Audiencia Pública en la cual se dará respuesta a las observaciones, se efectuará la apertura del sobre No. 2 (oferta económica) y se establece el orden de elegibilidad. Resolución de adjudicación y notificación

2 días hábiles después del traslado


Suscripción del contrato y legalización del contrato

5 días hábiles siguientes a la adjudicación

Oficina Asesora Jurídica LA GOBERNACIÓN DE SANTANDER

2.2. COMUNICACIÓN CON LOS INTERESADOS Y PROPONENTES EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER publicará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP - Portal Único de Contratación) la totalidad de los documentos, y tal publicación se encontrará sujeta en su obligatoriedad frente a los interesados y proponentes. Por regla general, los interesados y proponentes podrán enviar comunicaciones a la dirección electrónica [email protected], o radicarlas en la SECRETARÍA GENERAL del DEPARTAMENTO DE SANTANDER, con la indicación clara del número del proceso al cual se refiere; sin embargo, cuando en este pliego de condiciones se imponga la obligación de presentar la documentación mediante otro o un único mecanismo, éste prevalecerá frente a lo regulado en el inciso anterior. Las horas señaladas en el presente pliego de condiciones para la expedición de documentos por parte del DEPARTAMENTO DE SANTANDER y/o para la recepción de aquellos que deban ser presentados por los interesados o proponentes, se sujetarán a la hora legal de la República de Colombia señalada por la División de Metrología de la Superintendencia de Industria y Comercio. 2.3. ETAPA PRELIMINAR El proyecto de pliego de condiciones será publicado en el SECOP - Portal Único de Contratación, www.contratos.gov.co, como lo indica el Cronograma General, junto con la publicación del aviso de convocatoria.

http://www.contratos.gov.co/





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2.3.1. Observaciones al proyecto de pliego de condiciones: Los interesados y proponentes deberán formular las observaciones frente al contenido y alcance del pliego de condiciones que estimen pertinentes, y dentro del término indicado en el Cronograma general. Tales solicitudes serán publicadas en el SECOP - Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co. EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER mediante documento que será publicado responderá las observaciones formuladas a más tardar en la fecha indicada en el Cronograma General. 2.4. PROCESO DE SELECCIÓN El presente proceso de selección inicia formalmente en la fecha de expedición del acto administrativo que ordene su apertura, fecha que coincide con la de su publicación en el SECOP - Portal Único de Contratación www.contratos.gov.co. El proceso de selección se encuentra dividido en las siguientes fases: 2.4.1. Fase inicial Comprende las actuaciones requeridas para la adecuada publicidad de la licitación pública antes del “inicio del término para presentar propuestas”, de conformidad con las normas legales y reglamentarias pertinentes. 2.4.1.1. Acto administrativo que ordena la apertura de la licitación Mediante el acto administrativo, el cual será publicado en el SECOP - Portal Único de Contratación, esta entidad dispondrá la apertura del presente proceso de selección. 2.4.1.2. Publicación del pliego de condiciones definitivo El acto administrativo que ordenará la apertura del proceso de selección dispondrá la publicación del pliego de condiciones, al cual se sujetará: 2.4.1.3. Retiro del pliego de condiciones El pliego de condiciones definitivo puede ser retirado u obtenido del SECOP- Portal Único de Contratación, sitio Web donde se encontrará publicado con todos sus anexos desde la fecha indicada en el Cronograma General de este pliego. 2.4.2. Plazo de la licitación El plazo de la presente licitación será aquel término que transcurrirá entre la fecha a partir de la cual se podrán presentar propuestas y la de su cierre. 2.4.2.1. Inicio y cierre del término para presentar propuestas De acuerdo con las fechas establecidas en el Cronograma General, los interesados podrán presentar sus propuestas, de acuerdo con las siguientes reglas: a. Las propuestas deberán ser entregadas en las instalaciones de la Secretaría General en la Gobernación de Santander, ubicadas en la siguiente dirección: Oficina 214 Calle 37 No. 10-30 Palacio Amarillo, Bucaramanga - Colombia. b. Para la recepción de la propuesta, el proponente o la persona delegada para esos efectos deberá diligenciar el formato de registro ante la persona designada por EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER. Una vez registrado, el sobre contentivo de la propuesta económica permanecerá en el sitio dispuesto para su reserva y custodia, el cual sólo será abierto en la audiencia pública. c. Si el día y hora exactos previstos para presentar propuestas, la oferta de que se trate se encuentra en el lugar indicado en el literal a) anterior, la misma se entenderá recibida en tiempo. d. Una vez vencido el término para presentar propuestas, se llevará a cabo en la sala de juntas de la Secretaría General, el acto público de apertura del original del sobre Nº 1 de todas y cada una de las propuestas presentadas dentro del plazo establecido en el Cronograma General. De este acto se levantará un acta suscrita por los asistentes en la cual se consignará: - El nombre o razón social del proponente, fecha y hora de la presentación de la propuesta, la carta de presentación si está incluida y firmada, el número de folios, el número de la garantía de seriedad de la propuesta adjunta, la compañía de seguros que la expidió y las observaciones, si las hubiese. e. Las propuestas se entenderán recibidas oportunamente siempre que la fecha y hora de recepción no sean anteriores a la fecha y hora establecidas para el “inicio del término para presentar propuestas”, ni posteriores a la fecha y hora previstas para el “cierre del término para presentar propuestas”, de acuerdo con el cronograma general 2.4.2.2. Audiencias







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2.4.2.2.1. Audiencia de Revisión de la Asignación de Riesgos Previsibles En la fecha y hora establecida en el Cronograma General se realizará audiencia en la cual los interesados en presentar ofertas, deberán pronunciarse sobre la tipificación, distribución y asignación de riesgos previsibles. De todo lo actuado se levantará un acta que será publicada en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP - Portal único de contratación). Producto de la audiencia la entidad podrá modificar la distribución de riesgos propuesta, para lo cual expedirá la adenda correspondiente. 2.4.2.2.2. Audiencia de precisión del contenido y alcance del pliego de condiciones En la fecha y hora establecidas en el Cronograma General, se llevará a cabo audiencia pública en la cual se realizará la presentación general del proyecto. En la misma audiencia serán absueltas las solicitudes de aclaración formuladas por los asistentes en relación con el contenido y alcance del pliego de condiciones. De todo lo actuado se levantará un acta que será publicada en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP - Portal único de contratación). Las solicitudes que no sean resueltas en la respectiva audiencia lo serán en documento que será publicado en la página web del SECOP a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la realización de la audiencia. 2.4.2.3. Modificación del pliego de condiciones EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER podrá modificar el presente pliego de condiciones únicamente mediante adenda que será publicada de acuerdo con lo señalado en comunicación con los interesados y proponentes. Con posteridad al término para presentar propuestas”, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER podrá modificar el cronograma general, exclusivamente, mediante comunicación escrita que publicará de acuerdo con lo establecido, con sujeción a las normas legales y reglamentarias pertinentes. 2.4.3. Evaluación de las propuestas y determinación del orden de elegibilidad El comité asesor y evaluador designado por EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER para el presente proceso será el órgano responsable de la evaluación de la totalidad de las propuestas presentadas y de la determinación del orden de elegibilidad de las mismas, con sujeción a lo establecido en el presente pliego de condiciones. El comité asesor y evaluador presentará ante el funcionario competente para realizar la adjudicación del contrato objeto del presente proceso de selección, la recomendación que corresponda, la cual se ajustará a los resultados contenidos en el informe de la evaluación de los requisitos habilitantes y de los factores técnicos de escogencia, así como al orden de elegibilidad que se determine. En una primera fase serán evaluados los requisitos habilitantes y los factores técnicos de escogencia. Posteriormente, en una segunda fase y en audiencia pública, se procederá a la apertura de los sobres económicos de las propuestas habilitadas y que hayan dado cumplimiento a los factores técnicos exigidos. La primera fase finalizará con la de evaluación de los requisitos habilitantes y de los factores técnicos de escogencia. La segunda, por su parte, finalizará con la evaluación de las propuestas económicas. Culminadas las fases y obtenidos los puntajes correspondientes de la segunda fase se determinará el orden de elegibilidad de las propuestas, y aquellas que hayan ocupado el primer y segundo lugar se les realizará la revisión total de la propuesta económica. 2.4.3.1. Verificación de los requisitos habilitantes y término para presentar aclaraciones El Comité asesor y evaluador verificará el cumplimiento de las exigencias relativas a la capacidad jurídica, la capacidad financiera, la capacidad organizacional y las condiciones de experiencia de los proponentes, para lo cual podrá solicitar, si resulta necesario, la aclaración de los mismos. EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER se reserva el derecho de verificar integralmente la autenticidad, exactitud y coherencia de la información aportada por el proponente, pudiendo acudir para ello a las personas o entidades respectivas de donde provenga la información. EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER se reserva el derecho de verificar, solicitar, complementar, subsanar o aclarar la información presentada por el proponente para la acreditación de las exigencias establecidas en el presente pliego de condiciones, en cualquier estado en que se encuentre el proceso de selección. La respuesta a la solicitud de aclaraciones deberá ser presentada por el proponente dentro del plazo que dadas las condiciones particulares del requerimiento, conceda el comité asesor y





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evaluador. A continuación se presentan los requisitos habilitantes que deberán cumplir los proponentes para continuar en la evaluación. El contenido de cada uno de los requisitos habilitantes se desarrollan en el capítulo 3. 2.4.3.2. Observaciones al informe de evaluación. El informe de evaluación de los requisitos habilitantes y factores técnicos de escogencia de las propuestas será publicado en la fecha indicada en el Cronograma General. Dentro del término señalado en el mencionado Cronograma general, podrán presentarse las observaciones correspondientes por los proponentes e interesados. Vencido el término señalado para presentar las observaciones al informe de evaluación de requisitos habilitantes y factores técnicos de escogencia, estas serán publicadas como lo señala el Cronograma General. El documento de respuestas a las observaciones realizadas al informe de evaluación podrá ser publicado el día hábil anterior a la fecha de realización de la audiencia pública de apertura de sobres económicos. 2.4.3.3. Audiencia pública, apertura de sobres económicos, determinación del orden de elegibilidad y adjudicación En la fecha señalada en el Cronograma General del presente proceso de selección, se adelantará la audiencia pública de apertura de sobres económicos, determinación del orden de elegibilidad y adjudicación, teniendo en cuenta el siguiente procedimiento: El Comité Asesor y evaluador, en primera instancia, presentará las respuestas a las observaciones formuladas frente al informe de evaluación de los requisitos habilitantes. Acto seguido, se otorgará a los proponentes y demás interesados la oportunidad para pronunciarse por una sola vez, sobre el informe de evaluación y respuestas; luego, se procederá a la presentación los resultados definitivos de la evaluación de los requisitos habilitantes y de los factores técnicos de escogencia. En caso de presentarse pronunciamientos que, a juicio del jefe de la entidad o su delegado, requieran de análisis y cuya solución pueda incidir en el sentido de la decisión por adoptar, la audiencia podrá ser suspendida por el término razonablemente necesario para la verificación de los asuntos debatidos y la comprobación de lo alegado. Realizadas las anteriores actividades, se dará paso a la valoración de las propuestas económicas, teniendo en cuenta primero la siguiente consideración: En el caso en que se hubiese presentado una única propuesta y ésta haya resultado “habilitada”, y haya cumplido con los requisitos mínimos establecidos o en el evento en que de las varias propuestas presentadas sólo una cumpla con tales condiciones, a la misma le será asignado el máximo puntaje establecido para la calificación de las propuestas económicas y ocupará el primer orden de elegibilidad sin necesidad de sortear la aplicación de mecanismo alguno, previas las verificaciones correspondientes en relación con el cumplimiento de las condiciones económicas exigidas para la propuesta económica. 2.4.3.4. Causales de rechazo EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER rechazará las propuestas, únicamente, en los siguientes casos: a. Cuando el comité asesor y evaluador haya solicitado presentar algún documento o subsanar o aclarar alguna información necesaria para el cumplimiento de los requisitos habilitantes, y el proponente no aporte, subsane o aclare lo pertinente, en los plazos y condiciones señalados por el comité asesor y evaluador. b. Cuando en la evaluación económica, el proponente presente en la propuesta económica impresa o en la resultante de la verificación aritmética un valor total superior al 100% o inferior al 90% del presupuesto estimado para la evaluación económica (PEE) presentado en el Anexo 01 Documento de Estudios Previos c. Cuando EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER en cualquier estado del proceso de selección evidencie, que alguno(s) de los documentos que conforman la propuesta contiene(n) información engañosa. d. Cuando la propuesta sea presentada luego de la fecha y/o hora exactas señaladas para el cierre del término para presentar propuestas.





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e. Cuando la propuesta sea alternativa o parcial, o cuando en ella se formulen condiciones contractuales y/o técnicas diferentes a las establecidas en el presente pliego de condiciones. f. Cuando, presentada la propuesta mediante consorcio, unión temporal, o cualquier otra modalidad de propuesta conjunta, luego de la fecha señalada para la entrega de propuestas, se modifique el porcentaje de participación de uno o varios de sus integrantes, o uno o algunos de ellos desista o sea excluido de participar en el consorcio, unión temporal o la modalidad de asociación escogida. g. Cuando el proponente o uno de los integrantes del consorcio o unión temporal no cuente con la capacidad jurídica suficiente para la presentación de la oferta. h. Cuando el proponente o uno de los integrantes del consorcio o unión temporal se encuentre incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad previstas en la Constitución y la Ley. i. Cuando una persona natural o jurídica participe en más de una propuesta, bien sea como proponente individual o como integrante de un consorcio o unión temporal. En este caso, se rechazarán todas las propuestas que incurran en la situación descrita. j. Cuando no se presente la propuesta económica. k. Cuando, en la propuesta económica impresa, uno cualquiera de los valores unitarios de los ítems exceda al 110% o sea inferior al 85% del valor unitario oficial estipulado al ítem en el Anexo 01 Documento de Estudios Previos - Presupuesto estimado para la evaluación económica (PEE). l. Cuando, en la propuesta económica impresa, se presente algún valor en moneda extranjera. m. Cuando en la propuesta económica no se consigne dato alguno, ni en pesos ni en porcentaje (%), por concepto de IVA. n. Cuando el proponente, en la propuesta económica impresa, no diligencie, o consigne cero pesos ($0), en la casilla correspondiente al valor parcial de uno o varios ítems indicados en el formato 07. o. Cuando no se presente la garantía de seriedad de forma simultánea con la oferta. p. Cuando la propuesta no cumpla, con cualquiera de los requisitos mínimos de carácter jurídico, financiero, técnico y de experiencia exigidos para participar u obtener puntaje, en el presente proceso. q. Cuando el comité asesor y evaluador haya solicitado al proponente, aclaraciones, subsanes o explicaciones relacionadas con la información de su propuesta, y este no las suministre dentro del plazo y condiciones señaladas por dicho comité. 2.4.3.6. Desempate de propuestas En caso de empate, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER aplicará los siguientes criterios de desempate de conformidad con las siguientes reglas sucesivas y excluyentes: a. Se preferirá la oferta de bienes y servicios nacionales frente a la oferta de bienes y servicios extranjeros. b. Si persiste el empate se preferirá a la Mipyme nacional, sea proponente singular o consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, conformada únicamente por Mipymes nacionales. d. Si persiste el empate se preferirá la propuesta que tenga la participación de al menos una Mipyme. c. Si persistiera el empate después de la verificación de los criterios anteriores, se utilizará como instrumento el sorteo por medio de balotas o papeles en el cual los participantes señalaran el mecanismo que deseen. (balota con mayor número, con menor número, etc.) Para escoger el adjudicatario. Si luego de realizado el desempate en el cual se determina la recomendación de adjudicación, y para efectos de establecer el segundo lugar en el proceso de selección, dos o más proponentes continúan empatados, el comité asesor y evaluador aplicará las reglas de desempate establecidas en el presente numeral. 2.4.4. DEFINICIÓN DEL PROCESO DE SELECCIÓN 2.4.4.1. DECLARATORIA DE DESIERTO





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EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER declarará desierto el proceso de selección, únicamente, cuando: a. Existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva de una propuesta. b. No se presente ninguna propuesta. c. Habiéndose presentado únicamente una propuesta, ésta incurra en alguna causal de rechazo. d. Habiéndose presentado más de una propuesta, ninguna de ellas se ajuste a los requerimientos y condiciones consignados en este pliego de condiciones. e. En caso de que ninguno de los proponentes haya ampliado la vigencia de su propuesta en el evento en que el proceso de selección supere el término de vigencia de las propuestas. 2.4.4.2. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO En la audiencia pública dispuesta para esos efectos, el representante legal del DEPARTAMENTO DE SANTANDER, o su delegado, adjudicará el contrato objeto del presente proceso de selección, mediante acto administrativo motivado, al proponente que, de conformidad con el pliego de condiciones, ocupe el primer lugar en el orden de elegibilidad, el cual se entenderá notificado del contenido del acto en dicha audiencia. 2.5. SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO Para la suscripción del contrato el proponente adjudicatario deberá haber entregado previamente la siguiente información: · Cuando el proponente es persona natural o Jurídica: - Registro Único Tributario - RUT - Certificación Bancaria · Cuando el proponente es consorcio o unión temporal: - Formato de creación terceros diligenciado por cada uno de los integrantes. - Registro Único Tributario – RUT. de cada uno de los integrantes - El Número de Identificación Tributaria – NIT, del Consorcio o Unión Temporal registrado ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. - El proponente deberá presentarse ante EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER, con el fin de firmar el respectivo contrato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al aviso que, para el efecto, le dé la entidad. En los eventos en que el proponente no proceda a la suscripción del contrato, le sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad o se demuestre que el acto administrativo de adjudicación se obtuvo por medios ilegales, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER podrá revocarlo y, en el mismo acto de revocatoria, podrá adjudicar el respectivo contrato al proponente que haya ocupado el segundo lugar, conforme a lo previsto en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y en el artículo 9º de la Ley 1150 de 2007.





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CAPÍTULO TERCERO 3. DEL PROPONENTE Y SU OFERTA 3.1. CONDICIONES GENERALES 3.1.1. MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN Podrán presentar propuesta personas naturales, personas jurídicas, consorcios y uniones temporales. 3.1.2. RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA Los proponentes deberán elaborar por su cuenta y riesgo la propuesta, de acuerdo con lo solicitado en este pliego de condiciones, el cual hará parte integral del contrato. Se considera como documento oficial del proceso de selección el pliego de condiciones publicado en el SECOP - Portal Único de Contratación (www.contratos.gov.co). La presentación de la oferta lleva implícitos el conocimiento y la aceptación, por parte de proponente, de todas las condiciones conforme a las cuales se ejecutará el contrato, de tal manera que la propuesta presentada deberá reflejar la totalidad de los costos en que se incurrirá para alcanzar la realización del objeto del contrato derivado de este proceso de selección. Así mismo, deberá tener en cuenta la situación de orden público, el factor climático y ambiental, así como los demás aspectos que puedan incidir en la ejecución del contrato. 3.1.3. VIGENCIA DE LA PROPUESTA La propuesta deberá permanecer vigente por un período mínimo de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha prevista para el cierre del término para presentar propuestas. EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER podrá solicitar, si ello fuere necesario, la ampliación de la vigencia de la propuesta y, por ende, la ampliación de la garantía de seriedad de la misma, por el término que se requiera. Durante el período de su vigencia, la propuesta será irrevocable, de tal manera que el proponente no podrá retirarla, ni modificar los términos o condiciones de la misma, so pena de que EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER haga efectiva la garantía de seriedad de la propuesta. Si por cualquier circunstancia se amplía el trámite del proceso de selección y el proponente presenta una ampliación a la garantía de seriedad de la propuesta que comprenda tal ampliación, se entenderá que amplía su oferta y mantiene la totalidad de sus condiciones. En el evento en que el proceso de selección supere el término de vigencia de las propuestas exigido en este numeral y alguna(s) propuesta(s) venza(n) sin que el(los) proponente(s) la(s) haya(n) ampliado y/o sin que haya(n) ampliado la vigencia de la garantía de seriedad de la propuesta, se entenderá que desiste(n) de participar en el proceso de selección. 3.1.4. IDIOMA Y MONEDA DE LA PROPUESTA Toda la comunicación, información y datos que tenga que presentar el proponente en su oferta deberán estar en idioma castellano. En los casos en que deba aportar información que se encuentre en un idioma diferente, deberá presentar su correspondiente traducción al castellano. Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Español proveniente de países signatarios de la convención de La Haya, deberán ser presentados acompañados de una traducción a este idioma, la cual deberá ser oficial en los términos del artículo 260 del Código de Procedimiento Civil o efectuada por traductor o intérprete no oficial pero cumpliendo el trámite del Apostille. Los documentos otorgados en el exterior que no estén en idioma Español y que provengan de países NO signatarios de la Convención de La Haya deberán presentarse acompañado de una traducción oficial a este idioma, en los términos del artículo 260 del Código de Procedimiento Civil Todos los valores que se estimen en la propuesta económica deberán presentarse en pesos colombianos, so pena de dar aplicación de lo establecido en las Causales de rechazo. 3.1.5. PROPUESTAS ALTERNATIVAS O PARCIALES No se aceptarán propuestas alternativas ni parciales. 3.1.6. DOCUMENTOS OTORGADOS EN EL EXTRANJERO Los documentos públicos otorgados en el extranjero deberán cumplir con los requisitos previstos en los artículos 65, 259 y 260 del Código de Procedimiento Civil Colombiano y 480 del Código de






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Comercio Colombiano y en la Resolución 2201 del 22 de julio de 1997 proferida por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia o con el requisito de la apostille contemplado en la Ley 455 de 1998, según sea el caso, siempre que de conformidad con dichas disposiciones así se requiera. 3.1.6.1. Consularización Al tenor de lo previsto en el artículo 480 del Código de Comercio, “los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes”. En el caso de sociedades, conforme lo prevé el citado artículo del Código de Comercio “al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país. (C.P.C. artículo 65)”. Surtido el trámite anteriormente señalado, tales documentos deberán ser presentados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia para la correspondiente legalización de la firma del cónsul y demás trámites a que haya lugar. 3.1.6.2. Apostille En tratándose de documentos de naturaleza pública otorgados en el exterior, conforme lo prevé la Ley 455 de 1998, no se requerirá del trámite de Consularización señalado previamente, siempre que provenga de uno de los países signatarios de la Convención de La Haya del 5 de octubre de 1961, sobre abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros. En este caso solo será exigible la apostille, trámite que consiste en el certificado mediante el cual se avala la autenticidad de la firma y el título a que ha actuado la persona firmante del documento y que se surte ante la autoridad competente en el país de origen. 3.1.6.3. Títulos obtenidos en el exterior El proponente que ofrezca personal con títulos académicos otorgados en el exterior, deberá acreditar la convalidación y homologación de estos títulos ante el Ministerio de Educación Nacional, para lo cual deberá iniciar con suficiente anticipación los trámites requeridos. Este requisito no se exigirá cuando se trate de profesionales titulados y domiciliados en el exterior que pretendan ejercer temporalmente la profesión en Colombia. El Ministerio de Educación Nacional homologa los estudios de pregrado (universitarios) por disciplina y/o licenciatura y los de postgrado en los niveles de especialización, maestría y doctorado. 3.1.6.4. Autorización para el ejercicio temporal de la profesión en Colombia En el evento que el adjudicatario del presente proceso de selección hubiere ofrecido personal titulado y domiciliado en el exterior en los términos señalados en el presente Pliego de Condiciones, deberá presentar la autorización para el ejercicio temporal de la profesión en Colombia emitido por autoridad competente. 3.1.7. FORMA, IDENTIFICACIÓN Y ESTRUCTURA DE LA PROPUESTA La propuesta y cualquier comunicación debe ser presentada en idioma español, escrita por cualquier medio mecánico, numerada en la parte inferior todas las hojas que contiene, cada una de ellas conformará un folio. En tres (3), sobres separados cerrados e identificados, debidamente legajada o argollada de tal forma que no exista posibilidad de pérdida de documentos, si los documentos no están debidamente asegurados y alguno se pierde será responsabilidad exclusiva de quien los presenta en forma indebida. Los tres (3), sobres tendrán el siguiente contenido: · Sobre No. 1: Requisitos habilitantes y Factores técnicos de escogencia – Original SE DEBE ANEXAR EN MEDIO MAGNÉTICO EL CONTENIDO DEL FORMATO N° 03 DEBIDAMENTE DILIGENCIADO. · Sobre No. 2: Propuesta económica · Sobre No. 3: Debe contener un medio magnético en el cual se almacene digitalizada toda la información del sobre No. 1 (Requisitos habilitantes y Factores técnicos de escogencia). Estos sobres se deberán identificar, cada uno, de la siguiente manera:





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DEPARTAMENTO DE SANTANDER

LICITACIÓN PÚBLICA GEN-SUM-11-11

OBJETO: “SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS DIFERENTES VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS DE PROPIEDAD Y AL SERVICIO DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER” Proponente: Dirección Ciudad Teléfono Fax Sobre No: Contenido:

Si se presenta alguna discrepancia entre el contenido del sobre No. 1 y el contenido del sobre No. 3, prevalecerá el correspondiente al sobre No. 1, salvo que, con la información contenida en el sobre No. 3, que no haya sido incluida en el sobre No. 1, el proponente acredite algún o algunos de los requisitos exigidos en el presente pliego de condiciones. En este último caso, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER podrá solicitar las aclaraciones que correspondan. Si se presentan discrepancias entre cantidades expresadas en letras y en números, prevalecerán las cantidades expresadas en letras. Las anteriores reglas serán aplicables siempre que de las discrepancias no se advierta la existencia de inexactitudes en la propuesta que den lugar a la aplicación las causales de rechazo.

3.2. PRIMER COMPONENTE: REQUISITOS HABILITANTES 3.2.1. ASPECTOS JURÍDICOS DEL PROPONENTE 3.2.1.1. Carta de Presentación de la Propuesta. De acuerdo con el modelo del Formato suministrado, la carta de presentación de la propuesta debe estar suscrita por la persona natural o por el representante legal de la persona jurídica o por el representante designado por los miembros del consorcio o de la unión temporal. Se deberá anexar copia de la cédula de ciudadanía de quien suscribe la oferta. Quien suscriba la carta de presentación de la oferta deberá: a. Persona jurídica: Tener la calidad de representante legal o apoderado del proponente, con facultad expresa de actuar en nombre y representación del mismo. En este último caso, la facultad de representación debe comprender las de presentar la oferta, celebrar el contrato (en caso de resultar adjudicatario) y liquidarlo. Si la presentación de la propuesta implica la transgresión del deber establecido en el numeral 7º del artículo 23 de la ley 222 de 1995, el proponente individual o el integrante de la propuesta conjunta deberá, además, allegar autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas, según corresponda. b. Consorcio o unión temporal: Tener la calidad de representante del consorcio o unión temporal, con facultad expresa de actuar en nombre y representación del mismo. Tal facultad de representación debe comprender las de presentar la oferta, celebrar el contrato (en caso de resultar adjudicatarios) y liquidarlo. 3.2.1.2. Acreditación de la existencia y la representación legal Los proponentes que tengan la calidad de personas jurídicas deberán presentar el certificado de existencia y representación legal, o sus documentos equivalentes en caso de personas jurídicas extranjeras, expedido dentro de los 30 días calendario anterior a la fecha señalada para el cierre del término para presentar propuestas, donde evidencie que el objeto social permite ejecutar el contrato objeto del presente proceso de selección. Así mismo, en tal documento deberá constar que la duración de la sociedad no es inferior a la duración del contrato objeto del presente proceso de selección y un (1) año más. Deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del representante legal de la persona jurídica. Si el representante legal de la sociedad tiene restricciones para contraer obligaciones en nombre de la misma, deberá adjuntarse el documento de autorización expresa del órgano competente,





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documento este que para los efectos del presente proceso es insubsanable.” Los proponentes que tengan la calidad de personas naturales deberán presentar fotocopia de su documento de identificación. Las propuestas presentadas por personas naturales de origen extranjero que se encuentren dentro del país, deberán estar acompañadas de la autorización correspondiente, expedida de conformidad con las normas de control migratorio vigentes. Las sociedades extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar que cuentan con un apoderado debidamente constituido, con domicilio en Colombia y ampliamente facultado para representarlas judicial o extrajudicialmente hasta la constitución de la sucursal en Colombia, en caso de resultar aceptada su propuesta, de conformidad con lo señalado en el título VIII del Libro II del Código de Comercio Colombiano. Los proponentes plurales (uniones temporales o consorcios) deberán presentar el certificado de existencia y representación legal de las personas jurídicas y/o la fotocopia de la cédula de ciudadanía de las personas naturales que los conforman. En caso de que uno o varios de los integrantes de la forma conjunta sea una persona natural de origen extranjero o una sociedad extranjera sin sucursal en Colombia, la propuesta deberá acompañarse de los documentos indicados en los dos párrafos precedentes, según corresponda. 3.2.1.3. Documento de constitución del consorcio o unión temporal. El proponente, con la oferta, deberá anexar un documento suscrito por todos los integrantes de la forma asociativa escogida, o por sus representantes debidamente facultados, en el que conste la constitución de la unión temporal o el consorcio, según corresponda, en el cual se exprese lo siguiente: a. Identificación de cada uno de sus integrantes: Nombre o razón social, tipo y número del documento de identificación y domicilio. b. Designación del representante: Deberán constar su identificación y las facultades de representación, entre ellas, la de presentar la oferta correspondiente al presente proceso de selección y las de celebrar, modificar y liquidar el contrato en caso de resultar adjudicatario, así como la de suscribir la totalidad de los documentos contractuales que resulten necesarios. c. Indicación de los términos y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución del contrato de cada uno de los integrantes de la forma asociativa, así como las reglas básicas que regularán sus relaciones. d. Indicación de la participación porcentual de cada uno de los integrantes en la forma asociativa correspondiente. La sumatoria de los porcentajes de participación no podrá exceder del 100%. e. Duración de la forma de asociación escogida, la cual no podrá ser inferior al lapso comprendido entre la fecha de entrega de la propuesta y un (1) año después de finalizado el contrato objeto del presente proceso de selección. El documento deberá ir acompañado de aquellos otros que acrediten que quienes lo suscriben tienen la representación y capacidad necesarias para dicha constitución y para adquirir las obligaciones solidarias derivadas de la propuesta y del contrato resultante. El proponente deberá tener en cuenta que después de la presentación de la propuesta, no podrá modificar los literales a y d, ni tampoco alguno de los integrantes podrá desistir o ser excluido en la participación, so pena de aplicar una de las Causales de rechazo. 3.2.1.4. Capacidad de contratación (K) y capacidad residual (Kr) – FORMATO ANEXO El proponente persona natural o jurídica o cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según corresponda, deberán presentar el certificado de inscripción en el registro único de proponentes – RUP, expedido dentro de los 30 días calendario anteriores a la fecha señalada para el cierre del término para presentar propuestas, en el que se encuentre clasificado como: PROVEEDOR, ESPECIALIDAD 5 PRODUCTOS MINERALES GRUPO 3 COMBUSTIBLE MINERALES, ACEITES MINERALES Y PRUDUCTOS DE SU DESTILACION; MATERIAS BITUMINOSAS, CERAS MINERALES. El proponente deberá tener, al momento de presentación de la propuesta, una capacidad de contratación (K) y una capacidad residual de contratación (Kr) como proveedor igual o superior a:





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Capacidad de contratación (K) (expresado en SMMLV) Igual a 1.5 veces el valor total del presupuesto oficial estimado (POE) Capacidad de contratación residual (Kr) (expresado en SMMLV) 1.0 veces el valor total del presupuesto oficial estimado (POE) En caso de propuestas presentadas en consorcio o unión temporal, la capacidad de contratación y la capacidad residual de contratación (K y Kr) se entenderán como la suma de las capacidades individuales de cada integrante. Para verificar la capacidad de contratación residual (Kr), el proponente, persona natural o jurídica o cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según corresponda, deberá suministrar, en formatos independientes, la información de contratos vigentes, para lo cual podrá utilizar el número de formatos que requiera. En caso de que el proponente, o alguno de sus integrantes, no tengan contratos vigentes, deberá manifestarlo expresamente en la casilla de “observaciones” del Formato 06 y suscribirlo debidamente. Para suministrar esta información el proponente deberá utilizar el número de formatos que requiera. Los proponentes extranjeros o los miembros de consorcios o uniones temporales que tengan tal calidad con sucursal en Colombia, deberán cumplir con lo exigido en el presente numeral. 3.2.1.5. Garantía de seriedad de la propuesta El proponente deberá anexar a su propuesta, a favor del DEPARTAMENTO DE SANTANDER, una garantía que ampare la seriedad de su propuesta, por un valor equivalente, como mínimo, al diez por ciento (10%) del valor del presupuesto oficial total estimado (POE), con una vigencia de 3 meses contada a partir de la fecha indicada en el cronograma general para el “cierre del término para presentar propuestas”. En caso de requerirse la ampliación de la vigencia de la propuesta, la vigencia de la garantía de seriedad deberá ser, igualmente, ampliada. La garantía debe ser tomada, en formato para entidades estatales, a nombre del proponente persona natural o de la razón social que figura en el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio o su equivalente, sin utilizar sigla, a no ser que el certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio, o su equivalente, establezca que la firma podrá identificarse con la sigla. Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, deberá tomarse la garantía a nombre de todos y cada uno de los integrantes y deberá indicarse su respectivo porcentaje de participación en la forma asociativa correspondiente. Al proponente se le hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cualquiera de los eventos descritos en el artículo 4 del Decreto 4828. 3.2.1.6. Certificación de pagos al sistema de seguridad social y de aportes parafiscales Cuando el proponente sea persona natural deberá adjuntar certificación que demuestre estar afiliado al sistema de seguridad social en salud y en pensiones o fotocopia de las planillas de pago en donde conste el valor cancelado, el periodo de cotización, la fecha de pago y la entidad promotora de salud y pensión a la que se encuentre afiliado. En el caso de personas jurídicas, deberán presentar una certificación, expedida por el Revisor Fiscal, cuando este exista de acuerdo con los requerimientos de la Ley, o por el Representante Legal cuando no se requiera Revisor Fiscal, donde se certifique el pago de los aportes a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Dicho documento debe certificar que, a la fecha de presentación de su oferta, ha realizado el pago de dichos aportes correspondientes a los últimos seis (6) meses, contados a partir de la citada fecha, en los cuales se haya causado la obligación de efectuar dichos pagos. Cuando se trate de una persona jurídica que no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los mencionados pagos a sus empleados, a partir de la fecha de su constitución. En caso de presentar acuerdo de pago con las entidades recaudadoras respecto de alguna de las obligaciones mencionadas deberá manifestar que existe el acuerdo y que se encuentra al día en el cumplimiento del mismo. En este evento el oferente deberá anexar certificación expedida por la entidad con la cual existe el acuerdo de pago. Cuando se trate de Consorcios o Uniones Temporales, cada uno de sus miembros integrantes, deberá aportar el certificado aquí exigido.





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3.2.1.7. Reciprocidad Los proponentes de bienes o servicios extranjeros recibirán, dentro del proceso de selección, igual tratamiento que aquellos que realicen ofrecimientos de bienes o servicios nacionales siempre que exista un acuerdo, tratado o convenio entre el país de origen de los bienes o servicios y la República de Colombia, conforme con el cual a las ofertas de bienes o servicios colombianos se le concede, en ese país, el mismo tratamiento otorgado a sus nacionales en cuanto a las condiciones, requisitos, procedimientos y criterios para la adjudicación de los contratos celebrados con el sector público. En los casos en que la reciprocidad no tenga por causa un tratado, acuerdo o convenio entre la República de Colombia y el país de que se trate, ella será demostrada mediante un informe que al efecto expida la misión diplomática colombiana en el país de origen de los bienes o servicios ofrecidos y que se deberá presentar junto con la propuesta. 3.2.1.8. Certificado de Antecedentes Fiscales de la Contraloría General de la República El proponente, persona natural o jurídica, y cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según corresponda, deberán presentar el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República. 3.2.1.9. Certificado de Antecedentes Disciplinarios Procuraduría General de la Nación El proponente, persona natural o jurídica, y cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, deberán presentar el Certificado de Antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría General de la Nación 3.2.1.10 Certificado de Antecedentes Judiciales Departamento Administrativo de Seguridad DAS. El proponente, persona natural o jurídica, y cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, deberán presentar el Certificado de Antecedentes Judiciales expedido por el DAS. 3.2.2. CAPACIDAD FINANCIERA DEL PROPONENTE

La capacidad financiera del proponente, como requisito habilitante, se verificará con base en los factores financieros denominados: a) capital de trabajo, b) índice de liquidez y c) nivel de endeudamiento, que se revisarán con fundamento en la información del certificado de inscripción en el registro único de proponentes – RUP (artículo 11 del Decreto 1464 de 2010), el cual se debe adjuntar a la propuesta. Para que la propuesta pueda continuar en la siguiente fase de evaluación esta debe cumplir:

CT 50% PO Donde, CT = AC – PC CT = Capital de trabajo. AC = Activo corriente PC = Pasivo corriente PO = Presupuesto oficial estimado. Si CT, es mayor o igual al 50% del PO el proponente es habilitado SI CT, es menor al 50% del PO el proponente no es habilitado. Si el proponente es un consorcio o una unión temporal: Debe cumplir: CT=_ CTi

_ CTi 50% PO Donde, _ CTi = Sumatoria de capital de trabajo de los integrantes. CT = Capital de trabajo del consorcio o la unión temporal. CTi = Capital de trabajo de cada uno de los integrantes. PO = Presupuesto oficial estimado. Si CT, es mayor o igual al 50% PO el proponente es habilitado. SI CT, es menor al 50% PO el proponente no es habilitado.

b) El índice de liquidez se verificará de la siguiente manera: _ Si el proponente es una persona natural o jurídica: Debe cumplir:





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LIQ. = AC / PC 1,0 Donde, LIQ. = Índice de liquidez. AC = Activo corriente. PC = Pasivo corriente. Si LIQ es mayor o igual a 1 el proponente es habilitado SI LIQ es menor a 1 el proponente no es habilitado

Si el proponente es un consorcio o una unión temporal: Debe cumplir:

LIQ. = ACi/ PCi 1,0 Donde, LIQ. = Índice de liquidez del consorcio o la unión temporal. ACi = Activo corriente de cada uno de los integrantes. PCi = Pasivo corriente de cada uno de los integrantes. Si LIQ es mayor o igual a 1 el proponente es habilitado. SI LIQ es menor a 1 el proponente no es habilitado. c) El nivel de endeudamiento se verificará de la siguiente manera: _ Si el proponente es una persona natural o jurídica: Debe cumplir:

NE = PT / AT 0,70 Donde, NE = Nivel de endeudamiento. PT = Pasivo total. AT = Activo total. Si NE es menor o igual a 0,70 el proponente es habilitado SI NE es mayor a 0,70 el proponente no es habilitado Si el proponente es un consorcio o una unión temporal: Debe cumplir: _

NE = PTi / ATi 0,70 Donde, NE = Nivel de endeudamiento del consorcio o la unión temporal. PTi = Pasivo total de cada uno de los integrantes. ATi = Activo total de cada uno de los integrantes. Si NE es menor o igual a 0,70 el proponente es habilitado SI NE es mayor a 0,70 el proponente no es habilitado

3.2.3. Factores Técnicos

3.2.1 CRITERIO DE PROPUESTA TÉCNICA. (1000) puntos. 3.2.1.1 CONTROL DE CALIDAD (100 puntos) La evaluación técnica se realizará teniendo en cuenta los siguientes criterios: 3.2.1.1.1 CALIDAD EN EL COMBUSTIBLE. (50 puntos) Acreditar la calidad del combustible suministrado, mediante certificación a nombre del proponente, vigente con una fecha de expedición no superior a tres meses, con respecto a la fecha de cierre de la presente contratación; emitida por el Distribuidor Mayorista que le suministre el combustible, en donde se certifique que los análisis al combustible han sido realizados por el Instituto Colombiano de Petróleos (ICP)- ECOPETROL, además deberá verificar e indicar el nivel de octanos de los productos ofrecidos. 3.2.1.1.2 CALIBRACIÓN DE SURTIDORES Y COMBUSTIBLES (50 puntos) Acreditar la debida calibración de los surtidores y registradoras mediante certificación vigente con una fecha de expedición no superior a tres (03) meses, con respecto a la fecha de cierre de la presente contratación, expedida por Superintendencia de Industria y Comercio u otra entidad debidamente acreditada ante el Ministerio de Minas y Energía. 3.2.1.2 PUNTOS ADICIONALES DE ABASTECIMIENTO (300 puntos)





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Se califica con el mayor puntaje que es de trescientos (300) puntos al oferente que tenga o pueda ofrecer 3 o más puntos adicionales de abastecimiento de combustibles al mínimo requerido, (estación de servicio en la ciudad de Bucaramanga), ubicados como mínimo un punto de abastecimiento en cada uno de los siguientes municipios del territorio departamental:

1. San Gil 2. Málaga 3. Barbosa

Se tendrá en cuenta el puntaje que se encuentran a continuación:

OFRECIMIENTO

PUNTOS

3 o más puntos de abastecimiento de combustibles adicionales ubicados como mínimo uno por municipios de los anteriormente mencionados.

300 Puntos

2 puntos de abastecimiento de combustibles adicionales ubicados en 2 los municipios anteriormente mencionados.

200 Puntos

1 punto de abastecimiento de combustibles adicionales ubicados en 1 de los municipios anteriormente mencionados.

100 Puntos

NOTA: Los puntos adicionales de abastecimiento de combustible podrán ofrecerse mediante alianzas, las cuales se acreditan a través de Cartas de intención suscritas por el oferente y el representante legal de cada una de las estaciones de servicio que se ofrezcan como puntos adicionales de abastecimiento en los municipios relacionados. Este documento debe anexarse en el Sobre No. 1 para ser tenido en cuenta al momento de la evaluación. 3.2.1.3 SISTEMA DE CONTROL: PUNTAJE MAXIMO DOSCIENTOS (200) PUNTOS El proponente deberá ofrecer un sistema de control permanente de consumo que permita verificar los tanqueos, informar en cualquier momento que vehículos han tanqueado durante el día, la cantidad suministrada, el tipo de combustible y el kilometraje, conservando la memoria del movimiento diario de los vehículos. El proponente que ofrezca el sistema de control de consumo de combustibles a través de un Mecanismo de Control (flotas de Chip) dispuesto en los vehículos y la estación de servicio, que permita obtener reportes diarios de información y consulta, obtendrá puntaje de acuerdo a la siguiente tabla:

OFRECIMIENTO

MUNICIPIO

PUNTAJE

Sistema de control de flotas por Chip Bucaramanga 125 puntos

Sistema de control de flotas por Chip Málaga 25 puntos

Sistema de control de flotas por Chip Barbosa 25 puntos

Sistema de control de flotas por Chip San Gil 25 puntos

PUNTAJE TOTAL 200 PUNTOS

Los sistemas de control ofrecidos por el proponente en la propuesta, no generarán un costo adicional para el Departamento. Para efectos de la evaluación técnica el proponente deberá especificar las siguientes condiciones. 3.2.1.4. OFERTAS ADICONALES: PUNTAJE MÁXIMO 400 PUNTOS: El proponente que incluya en su oferta servicio adicional que a juicio del comité evaluador sea aceptable recibirá un puntaje de 400 puntos. 3.3. SEGUNDO COMPONENTE: REQUISITOS FINANCIEROS HABILITANTES Para los casos en los que más de una propuesta resulte habilitada, el procedimiento será el siguiente: a. Se determinará, teniendo en cuenta la Tasa de cambio representativa del mercado (TRM) del dólar estadounidense, del día de la audiencia de apertura del sobre 2, para esto se tomará el





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ultimo decimal, si dicho digito es un valor menor o igual a 4 se realizará una media geométrica. Si dicho valor es igual o mayor a 5 se realizará una media aritmética. El valor del dólar del día de la audiencia se tomará de la página web del Banco de la Republica de Colombia. b. Una vez seleccionado el mecanismo, de acuerdo con lo establecido en el literal anterior, se procederá a la apertura de los sobres contentivos de las propuestas económicas (sobre No. 2) de las propuestas que hayan resultado “habilitadas” y hayan obtenido la calificación de “cumple” en la evaluación de las condiciones técnicas establecidas y se verificará que su valor impreso cumpla con lo exigido respecto al P.O.E. y el contenido de los costos indirectos del formato 07 de cada una de ellas, de acuerdo con las siguientes reglas: · Se verificará que cada una de las casillas destinadas para consignar el valor de SUBTOTAL SIN IVA, el valor de IVA y el VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA se encuentre diligenciada. En caso de que no se consigne dato alguno, se rechazará la respectiva propuesta. · Se verificará que la sumatoria de los valores de SUBTOTAL SIN IVA y el valor de IVA, corresponda al valor consignado en la casilla “VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA”; en caso contrario, se procederá a realizar las operaciones de verificación de la validez de los resultados de las operaciones aritméticas que correspondan. · Después de la verificación aritmética y en el evento en que no haya correspondencia matemática entre el valor expresado en pesos y en porcentaje en la casilla destinada para IVA, primará lo expresado en porcentaje, para ello se calculará el este valor, de acuerdo con el valor SUBTOTAL SIN IVA. c. Realizadas las verificaciones y, de ser el caso, aplicados los procedimientos señalados en el literal anterior, para obtener el valor total de la propuesta corregida incluyendo la aplicación del procedimiento de redondeo establecido en este pliego de condiciones, será leído el valor total de cada una de las propuestas económicas y se verificará que el mismo no sea superior a 100% ni inferior al 90% del presupuesto presentado en el Anexo 01 Documento de Estudios Previos, so pena de dar aplicación a lo dispuesto en las causales de rechazo. El valor verificado será el utilizado para la comparación entre los proponentes. d. Cumpliendo con lo anterior, se aplicará el mecanismo seleccionado de conformidad con lo dispuesto en el literal a) del numeral anterior, con el fin de asignar el puntaje correspondiente a las propuestas económicas, salvo que, con fundamento en la verificación antes indicada en los literales anteriores, se determine que sólo una propuesta continúa en el proceso de selección, caso en el cual a la misma le será otorgado el máximo puntaje previsto para la calificación de las propuestas económicas. La aplicación del mecanismo seleccionado se hará, según el caso, de acuerdo con las siguientes fórmulas:

MEDIA GEOMÉTRICA

MG= Donde: MG = Media geométrica de los valores totales de las propuestas hábiles. X = Valor de cada propuesta hábil. n = Número de propuestas hábiles. MEDIA ARITMÉTICA

MA=

Donde:

MA= Media aritmética de los valores totales las propuestas hábiles.

X = Valor de cada propuesta hábil.

N = Número de propuestas hábiles.





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Se determina la desviación que es la diferencia en valor absoluto entre la media aritmética o geométrica según el caso, y el valor de cada propuesta. ∂ = abs (µ - Xj)

Donde: Xj = Valor de la propuesta corregida ∂ = Desviación de cada propuesta corregida µ = Media Aritmética o geométrica Se ordenan las desviaciones de menor a mayor para proseguir con la asignación de puntaje de acuerdo a lo siguiente:

Se otorgará 1000 puntos a la propuesta económica de menor desviación, la segunda de menor desviación 900 puntos, las demás propuestas de este grupo recibirán 50 puntos menos que la anterior en la medida que su desviación sea mayor, en forma consecutiva hasta llegar a un puntaje mínimo de 50 puntos, el cual será asignado al resto de participantes hábiles. Si se presentan dos ó más propuestas económicas con igual desviación, se les asignará el mismo puntaje.

El primer lugar en el orden de elegibilidad lo ocupará la propuesta que haya obtenido el mayor puntaje total, y el segundo lugar el proponente que obtenga el puntaje inmediatamente inferior al que ocupó el primer lugar. La anterior determinación después de haber realizado el siguiente procedimiento a ambas propuestas, permitiendo ratificar dicho orden. 1.) Se verificará que en la propuesta económica, cada uno de los ítems allí relacionados cuente con un valor mayor a cero pesos, so pena de dar aplicación las causales de rechazo. 2.) Se verificará que cualquiera de los valores unitarios de los ítems de la propuesta económica no sea superior al 110% ni inferior al 85% del valor unitario del ítem correspondiente, en el presupuesto estimado para la evaluación económica (PEE) Documento de Estudios Previos. So pena de dar aplicación las causales de rechazo. 3.) Se verificará que el valor consignado en la casilla “SUBTOTAL SIN IVA” corresponda a la sumatoria de los valores parciales diligenciados por el proponente en el formato de propuesta económica de acuerdo a cada uno de los ítems del presupuesto estimado para la evaluación económica (PEE) presentado en el Documento de Estudios Previos. En caso contrario se procederá a realizar la respectiva corrección aritmética. Si la casilla destinada al SUBTOTAL SIN IVA no incluye ningún valor en pesos o se incluye cero pesos ($0), se realizará la sumatoria de los valores parciales diligenciados por el proponente en el formato de propuesta económica. 4.) Se verificará que la sumatoria de los valores consignados en las casillas “SUBTOTAL SIN IVA” y “valor IVA” corresponda al VALOR TOTAL DE LA PROPUESTA ECONÓMICA; en caso contrario, se procederá a realizar las respectivas operaciones de verificación de la validez de los resultados de las operaciones aritméticas que correspondan. 5.) A la totalidad de los resultados de las operaciones matemáticas realizadas se les aplicará el procedimiento de redondeo establecido en el presente pliego de condiciones, si resulta necesario. 6.) En el evento en que el formato de propuesta económica, existan errores y/o modificaciones en la descripción de los ítems, en el código respectivo, en la unidad y/o en la cantidad correspondiente, se entenderá que el proponente acoge en su integridad la descripción, codificación, unidades y/o cantidades establecidas en el formato 07 anexo al presente pliego de condiciones, en concordancia con las especificaciones técnicas. 7.) Una vez realizadas las verificaciones anteriores, y si la propuesta se encontrara incursa en alguna de las causales de rechazo, se volverá a realizar la asignación de puntuación con todas las propuestas que hayan resultado “habilitadas” y hayan obtenido la calificación de “cumple” en la evaluación de las condiciones técnicas establecidas, aplicando el procedimiento seleccionado inicialmente. Si con fundamento de esta verificación, se determina que sólo una propuesta continúa en el proceso de selección, la misma le será otorgado el máximo puntaje previsto para la calificación de las propuestas económicas. 8.) Si producto de la verificación aritmética u otra operación, se modifica el valor total de la propuesta, se deberá realizar el procedimiento de asignación de puntaje indicado en el literal





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anterior. Las propuestas que no ocupen tales lugares serán consideradas como descartadas para la adjudicación. Devolución de Documentos: A los proponentes que hayan resultado “no habilitados” y/o tengan una calificación de “no cumple” en las condiciones técnicas y/o hayan incurrido en una cualquiera de las causales de rechazo, les serán devueltos los documentos presentados dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la suscripción del contrato derivado del presente proceso de selección: El Sobre Nº 02 propuesta económica, este último sin abrir, adicionalmente el original de la garantía de seriedad presentada en el sobre No. 1 Original. La misma documentación será devuelta a los proponentes que no resulten adjudicatarios, sin embargo a estos, no se les devolverá la propuesta económica original, teniendo en cuenta que el sobre fue abierto en la audiencia.

El proponente debe formular su propuesta económica exclusivamente en el Formato, anexo al presente pliego, el cual deberá presentar en medio físico y magnético, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: 3.3.2.1. Todos los valores deben estar expresados en pesos colombianos. 3.3.2.2. Todos los valores deberán estar ajustados al peso, es decir, sin decimales. Para el efecto, se aplicará la metodología de redondeo indicada en el presente pliego. 3.3.2.3. Los valores establecidos para cada uno de los ítems no deben incluir el impuesto al valor agregado IVA. 3.3.2.4. El plazo de ejecución del contrato. 3.3.2.5. La forma y el sistema de pago señalados en el presente pliego de condiciones. 3.3.2.6. La información contenida en la descripción general de las actividades a realizar. 3.3.2.7. La distribución de riesgos contenida en el presente pliego de condiciones. 3.3.2.8. Todos los costos que se requieran para la correcta ejecución del objeto del contrato derivado del presente proceso de selección. 3.3.2.9. La totalidad de los tributos, independientemente de la denominación que asuman o del nivel territorial del que provengan, que se causen o llegaren a causar por la celebración, ejecución y liquidación del contrato objeto del presente proceso de selección, los cuales serán de su cargo exclusivo. 3.3.2.10. El valor total de la propuesta económica debe estar entre el 90% y el 100% del valor total del Presupuesto 3.3.2.12. No podrá, en ningún caso, modificar los ítems (codificación y descripción), las unidades de medida ni las cantidades. 3.3.2.13. Deberá diligenciar la totalidad de las casillas correspondientes a precio unitario de cada uno de los ítems indicados en el Formato. 3.3.2.14. Deberá diligenciar la totalidad de las casillas correspondientes a: Precio unitario de cada uno de los ítems que esté indicado en el formato respectivo.





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CAPÍTULO CUARTO

4. CONDICIONES CONTRACTUALES GENERALES 4.1. OBJETO El objeto del contrato es la “SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS DIFERENTES VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS DE PROPIEDAD Y AL SERVICIO DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER” ” de acuerdo con la descripción, especificaciones y demás condiciones establecidas en el presente pliego de condiciones, los documentos e información técnica suministrada por EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER y la propuesta presentada por el contratista, todo lo cual hace parte integral del contrato. 4.2. VALOR El valor del contrato será la suma de hasta QUINIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS MCTE ($ 550.000.000.oo), incluido el IVA, y demás impuestos y tasas que se causen con motivo de su celebración, ejecución y liquidación del contrato. 4.2.1. FORMA DE PAGO Las obligaciones que resulten de la presente contratación serán canceladas por el DEPARTAMENTO con cargo al correspondiente certificado disponibilidad presupuestal, expedido por la Coordinación de presupuesto de la Secretaria de Hacienda Departamental. El Departamento de Santander realizara el pago en pesos colombianos de la siguiente forma: EL DEPARTAMENTO pagará al CONTRATISTA, una vez firmado y cumplidos los requisitos de ejecución, en mensualidades vencidas de acuerdo a los servicios prestados y efectivamente facturados previa constancia de recibido a satisfacción expedida por el supervisor por cada servicio prestado. Para ordenar cualquier pago se deberá allegar por el contratista la constancia de cumplimiento a satisfacción del objeto contractual expedido por el Supervisor designado por el Departamento, al igual que el pago del sistema de Seguridad Social integral y parafiscales. 4.3. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL El plazo para la ejecución del objeto del contrato es de nueve (09) meses o hasta agotado el presupuesto. 4.4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA Sin perjuicio de las demás obligaciones que se desprendan de la Constitución Política de la República de Colombia, del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, de las normas que regulan el ejercicio de este tipo de actividades de las contenidas en las normas técnicas pertinentes, de las particulares que correspondan a la naturaleza del contrato a celebrar, de aquellas contenidas en otros apartes del presente pliego de condiciones y de las consignadas específicamente en el contenido del contrato, el contratista contrae, entre otras, las siguientes: 4.4.1. OBLIGACIONES DE CARÁCTER GENERAL 4.4.1.1. Cumplir el objeto del contrato, ejecutando y entregando los productos de acuerdo con los criterios de calidad exigibles y las especificaciones que hacen parte del pliego de condiciones, con sujeción a los precios unitarios estipulados y dentro del plazo establecido. 4.4.1.2. Adoptar las medidas ambientales, sanitarias, forestales, ecológicas e industriales necesarias para no poner en peligro a las personas, a las cosas o al medio ambiente, y garantizar que así lo hagan, igualmente, sus subcontratistas y proveedores. 4.4.1.3. Acreditar, en las oportunidades que así se requiera, de conformidad con lo establecido en el inciso segundo del artículo 41 de Ley 80 de 1993 –adicionado mediante el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007–, que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios al Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar – ICBF y las cajas de compensación familiar, para el personal de la oficina que presta el apoyo a la ejecución de las actividades, como de todo el personal vinculado directamente a la ejecución del contrato, este último cuando corresponda. 4.4.1.4. Indemnizar y/o asumir todo daño que se cause a terceros, a bienes propios o de terceros, o al personal contratado para la ejecución del contrato, por causa o con ocasión del desarrollo del mismo.





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4.4.1.5. Responder por el pago de los tributos que se causen o llegaren a causarse por la celebración, ejecución y liquidación del contrato. 4.4.2. OBLIGACIONES ESPECÍFICAS

Disponer lo necesario para el cabal cumplimiento del objeto contratado.

Estar afiliado a entidad de seguridad social de acuerdo a las normas legales vigentes

Expedir las pólizas dentro de los respectivos términos sin que se presente interrupción alguna del ampara.

Aceptar la supervisión por parte del Departamento.

Prestar la colaboración necesaria para el desarrollo del objeto del contrato.

Suministrar mensualmente a la ENTIDAD o en cualquier momento cuando a si lo determine el supervisor del contrato, el combustible en las cantidades definidas por el supervisor de acuerdo con las necesidades del Departamento de Santander.

Asesorar al Departamento en todo lo relacionado con el suministro de combustibles.

Pagar la sobretasa correspondiente a los productos suministrados en los términos previstos en la ley.

Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo de este contrato, evitando dilaciones y entrabamientos que puedan presentarse.

No acceder a amenazas o a peticiones de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho informando inmediatamente a la Entidad y demás autoridades competentes cuando se presenten peticiones o amenazas.

Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato 4.5. OBLIGACIONES DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER Son obligaciones de EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER las siguientes: a. Pagarle al contratista el valor del contrato en la forma y bajo las condiciones previstas. b. Ejercer la supervisión general del contrato, o en su defecto, designar a quien lo haga. c. Formular las sugerencias por escrito sobre los asuntos que estime convenientes en el

desarrollo del contrato, sin perjuicio de la autonomía propia del contratista. 4.6. MULTAS En caso de mora por parte del CONTRATISTA en la ejecución de la programación del contrato o en cumplimiento de sus obligaciones durante la ejecución del contrato, el CONTRATISTA cancelará a EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER por cada retraso injustificado, el 1.0 % del valor total de la etapa correspondiente del contrato, sin exceder el 20% del valor de la etapa correspondiente del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos de dar cumplimiento a la presente cláusula, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER y/o el supervisor verificarán semanalmente el cumplimiento del Cronograma de Trabajo y obligaciones a cargo del CONTRATISTA, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones, especificaciones técnicas, propuesta presentada por el contratista y cláusulas del presente contrato, quien deberá informar sobre su cumplimiento o incumplimiento. PARÁGRAFO SEGUNDO: Para efectos de que el CONTRATISTA cancele los valores por la mora en la ejecución de las obligaciones no se requiere que EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER lo constituya en mora, el simple incumplimiento o retardo imputable al contratista dará origen al pago o compensación de las sumas previstas en esta cláusula. PARÁGRAFO TERCERO: El CONTRATISTA autoriza que EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER descuente y compense de las sumas a su favor los valores correspondientes a la multa. PARÁGRAFO CUARTO: De no existir tales saldos a favor del contratista o de no resultar estas suficientes para cubrir la totalidad del valor de las multas, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER podrá obtener el pago total o parcial de la multa mediante reclamación de pago ante la compañía de seguros, haciendo efectivo el amparo de cumplimiento otorgado con la garantía única. 4.6.1. PROCEDIMIENTO PARA IMPOSICIÓN DE MULTAS Para efectos de la exigibilidad de la multa y/o cláusula penal pecuniaria, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER requerirá al contratista y a su garante para que ejerzan el derecho a la defensa y contradicción, otorgando un término de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha en la cual se haga el requerimiento; una vez surtido el paso anterior, se procederá a la revisión y análisis de los argumentos presentados por el contratista y/o su garante, o a proferir el acto administrativo que exige el pago de la multa y/o cláusula penal pecuniaria, el cual es constitutivo de siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro. 4.7. CLÁUSULA PENAL PECUNIARIA





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En caso de incumplimiento parcial o definitivo de las obligaciones a cargo del contratista o de declaratoria de caducidad del contrato, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER podrá hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, suma que se estipula como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que se le causen, sin perjuicio del derecho a obtener del contratista y/o de su garante el pago de la indemnización correspondiente a los demás perjuicios que con dicho incumplimiento se le hayan irrogado. El contratista autoriza a EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER a descontarle y compensar, de las sumas que le adeuden, los valores correspondientes a la pena pecuniaria aquí estipulada. De no existir tales deudas o de no resultar suficientes para cubrir la totalidad de su valor, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER podrá obtener el pago de la pena pecuniaria mediante reclamación de pago ante la compañía de seguros, dentro del amparo de cumplimiento otorgado con la garantía única. El valor de la pena pecuniaria pactada se calculará sobre el valor total del contrato previsto en el numeral anterior. La aplicación de la pena pecuniaria establecida en el presente numeral deberá estar precedida del procedimiento establecido, y culminará, en cualquier caso, con la expedición de un acto administrativo motivado. El acto administrativo, además, declarará el incumplimiento definitivo de las obligaciones y, según corresponda, la terminación o caducidad del contrato. 4.8. CLÁUSULAS EXCEPCIONALES AL DERECHO COMÚN En el contrato se entenderán pactadas las facultades excepcionales al derecho común de interpretación, modificación y terminación unilateral, las cuales podrán ser ejercidas en los términos y condiciones establecidas en la legislación vigente. El incumplimiento de una o algunas de las obligaciones a cargo del contratista que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencie que puede conducir a su paralización facultará a EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER para que, mediante acto administrativo motivado, declare la caducidad del contrato, lo dé por terminado y ordene su liquidación en el estado en que se encuentre. La caducidad también podrá ser declarada, entre otras causales ordenadas por la ley o reglamentos, las cuales se entienden incorporadas al respectivo negocio jurídico, por las previstas en las leyes 40 de 1993, 80 de 1993, 418 de 1997 (modificada por la ley 782 de 2002 y prorrogada por ley 1106 de 2006), 610 de 2000 y el artículo 5º del decreto 280 de 2002. En firme el acto administrativo por medio del cual se declara la caducidad, se hará efectiva la garantía constituida para amparar el cumplimiento del contrato y se procederá al cobro de pena pecuniaria correspondiente. En la fecha indicada en el acto administrativo, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER asumirá el control del contrato. Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes, se realizará un inventario del estado general de la ejecución del contrato, el cual será suscrito por el representante del contratista, la supervisión y EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER. La tipificación, estimación y distribución de los riesgos previsibles del contrato objeto del presente proceso de selección (Anexo 1), se sujetarán a los criterios definidos en este numeral, sin perjuicio del alcance de las obligaciones a cargo de cada una de las partes, de acuerdo con las previsiones legales pertinentes, la naturaleza del contrato y el contenido del pliego de condiciones, considerando, preponderantemente, que, en general, está a cargo del contratista la ejecución del contrato de conformidad con la documentación técnica suministrada por EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER , y a cargo de esta entidad el pago del valor pactado. La entidad y el proponente – este último con la presentación de su oferta-, entienden como riesgo contractual previsible aquel que reúne las siguientes características: Su concreción comporta un daño patrimonial para una o ambas partes de la relación contractual. Es un evento anterior, concomitante o posterior a la celebración del contrato. En caso de ser anterior o concomitante, ninguna de las partes debe conocerlo y no puede predicarse la obligación de conocimiento a ninguna de ellas por razones tales como su experticia técnica o profesional, su experiencia corporativa o personal o sus indagaciones previas particulares. Su concreción o conocimiento debe presentarse durante la ejecución de la relación contractual o luego de su terminación, siempre que, para este último caso, se encuentren pendientes de cumplimiento algunas de las obligaciones que de ella emanaron. De concretarse, no puede ser imputable a ninguna de las partes. La indemnización de las consecuencias negativas de eventos imputables al contratista debe estar garantizada mediante los mecanismos de cobertura del riesgo de que trata el artículo 7º de la ley 1150 de 2007. El daño previsible que resulte de la concreción del riesgo deberá ser asumido por la parte a la cual le fue asignado, de tal manera que, si afecta directamente su patrimonio, deberá soportarlo íntegramente, y si, por el contrario, afecta el patrimonio de la otra parte, deberá restituir la condición patrimonial perdida hasta el monto probado del daño emergente. 4.9. GARANTÍAS





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El contratista deberá a constituir a favor de EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER, en formato para entidades estatales, en los términos establecidos en la normatividad vigente, la garantía a nombre del proponente persona natural o de la razón social que figura en el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio o su equivalente, sin utilizar sigla, a no ser que el certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio, o su equivalente, establezca que la firma podrá identificarse con la sigla. Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, deberá tomarse la garantía a nombre de todos y cada uno de los integrantes y deberá indicarse su respectivo porcentaje de participación en la forma asociativa correspondiente, que incluya los siguientes amparos: 4.9.1. DE CUMPLIMIENTO Por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por el término de vigencia del contrato y seis (6) meses más. Esta cobertura también debe incluir el cumplimiento del pago por el asegurador de las multas y la cláusula penal pecuniaria, en los porcentajes señalados en el contrato. 4.9.2. DE CALIDAD DEL SERVICIO Por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por el término de seis meses, contados a partir de la terminación del contrato. 4.9.3. DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES Por un monto equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, por el término de vigencia del contrato y tres (3) años más. 4.9.5. REQUISITOS GENERALES En la garantía deben figurar como afianzadas cada una de las personas que integran la parte contratista. Los amparos a favor de EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER. Las garantías deben contener la manifestación por parte del asegurador, según la cual, las mismas se encuentran cubiertas por un reasegurador inscrito en la Superintendencia Financiera de Colombia. EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER se reserva el derecho de solicitar la certificación por parte del reasegurador que se indique en dicha manifestación. 4.9.6. SUFICIENCIA DE LAS GARANTÍAS El contratista debe mantener, durante la vigencia del contrato, la suficiencia de las garantías otorgadas. En consecuencia, en el evento en que el plazo de ejecución del contrato y/o su valor se amplíe o aumente, respectivamente, el contratista deberá proceder a ampliar la vigencia de las garantías y/o el valor amparado de las mismas, según sea el caso, como condición previa y necesaria para el pago de las facturas pendientes de pago. De igual modo, el contratista deberá reponer las garantías cuando su valor se afecte por razón de la ocurrencia de los siniestros amparados. En el caso de los amparos cuya vigencia debe prolongarse con posterioridad al vencimiento del plazo de ejecución del contrato, el valor amparado también debe reponerse cuando el mismo se afecte por la ocurrencia de los riesgos asegurados con posterioridad a tales fechas. El pago de todas las primas y demás gastos que generen la constitución, el mantenimiento y el restablecimiento inmediato del monto de las garantías, será de cargo exclusivo del contratista. 4.10. CESIÓN El presente contrato se celebra en consideración a las calidades del contratista; en consecuencia, no podrá cederlo en todo ni en parte, a ningún título, sin el consentimiento expreso, previo y escrito de EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER. Dicha cesión, de producirse, requerirá, para su eficacia, de la suscripción de un documento por parte cedente, el cesionario y EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER. No obstante lo anterior, el contratista podrá ceder parcial o totalmente los derechos económicos del contrato, previa autorización expresa de EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER. 4.11. SUBCONTRATOS En el evento en que el contratista subcontrate parcialmente la ejecución del contrato, deberá hacerlo con personas naturales o jurídicas que tengan la idoneidad y capacidad para desarrollar la actividad subcontratada. No obstante lo anterior, el contratista continuará siendo el único responsable ante EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER por el cumplimiento de las obligaciones del contrato. En todo caso, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER se reserva el derecho de solicitar al contratista cambiar al(los) subcontratista(s) cuando, a su juicio, éste(os) no cumpla(n) con las calidades mínimas necesarias para la ejecución de la(s) labor(es) subcontratada(s). 4.12. CONOCIMIENTO DEL CONTRATISTA SOBRE LAS CONDICIONES PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO





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Se entiende por las partes que el contratista ha hecho sus propias averiguaciones, estudios y proyecciones, y ha analizado las condiciones técnicas, sociales, de orden público, climatológicas, ambientales y las demás circunstancias relevantes bajo las cuales se adelantará la ejecución del contrato. En consecuencia, se considera conocedor de todos los elementos necesarios para tomar la decisión de asumir totalmente, a su riesgo, las obligaciones derivadas del contrato, tal como efectivamente lo hace con la presentación de la propuesta y, posteriormente, de resultar adjudicatario, con la suscripción del mismo. 4.13. INDEMNIDAD El contratista mantendrá indemne y defenderá a su propio costo a EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER de cualquier pleito, queja o demanda y responsabilidad de cualquier naturaleza, incluyendo costos y gastos provenientes de actos y omisiones del contratista en el desarrollo de este contrato. El contratista se obliga a evitar que sus empleados y/o los familiares de los mismos, sus acreedores, sus proveedores y/o terceros, presenten reclamaciones (judiciales o extrajudiciales) contra EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER , con ocasión o por razón de acciones u omisiones suyas, relacionadas con la ejecución del presente contrato. Si ello no fuere posible y se presentaren reclamaciones o demandas contra EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER, esta entidad podrá comunicar la situación por escrito al contratista. En cualquiera de dichas situaciones, el contratista se obliga a acudir en defensa de los intereses de EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER, para lo cual contratará profesionales idóneos que representen a la entidad y asumirá el costo de los honorarios de éstos, del proceso y de la condena, si la hubiere. Si EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER estima que sus intereses no están siendo adecuadamente defendidos, lo manifestará por escrito al contratista, caso en el cual acordará la mejor estrategia de defensa o, si EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER lo estima necesario, asumirá directamente la misma. En este último caso, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER cobrará y descontará de los saldos a favor del contratista todos los costos que implique esa defensa, más un diez por ciento (10%) del valor de los mismos, por concepto de gastos de administración. Si no hubiere saldos pendientes de pago a favor del contratista, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER podrá proceder, para el cobro de los valores a que se refiere este numeral, por la vía ejecutiva, para lo cual este contrato, junto con los documentos en los que se consignen dichos valores, prestará mérito ejecutivo. 4.14. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS Las partes podrán buscar solucionar en forma ágil y directa las diferencias y discrepancias surgidas de la actividad contractual, mediante la conciliación, transacción o los mecanismos que las partes acuerden, según los procedimientos establecidos por la ley. 4.14.1. ARREGLO DIRECTO Las partes acuerdan que, en el evento que surjan diferencias entre ellas, por razón o con ocasión de la celebración, ejecución o liquidación del presente contrato, las mismas podrán buscar mecanismos de arreglo directo, para lo cual dispondrán de un término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha en que cualquiera de ellas manifieste por escrito su inconformidad a la otra. Dicho término podrá ser prorrogado por mutuo acuerdo. 4.15. PERFECCIONAMIENTO El contrato se perfecciona con la suscripción del mismo por las partes y con el registro presupuestal. Para la mencionada suscripción, el contratista ha acreditado, previamente, la condición establecida en el inciso 2º del artículo 41 de la Ley 80 de 1993, adicionado por la Ley 1150 de 007. 4.16. REQUISITOS DE EJECUCIÓN Perfeccionado el contrato, para su ejecución se requiere: 4.16.1. Por parte del contratista a. Constituir oportunamente las garantías previstas en el contrato. b. Presentar el formato de creación de terceros debidamente diligenciado, fotocopia del RUT y certificación de la cuenta bancaria. c. Cancelar los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación. d. Obtener por parte del supervisor del contrato la aprobación del recurso humano propuesto. Para el cumplimiento de los requisitos señalados en los literales a, y el contratista dispone de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la suscripción del contrato; para el cumplimiento del requisito





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indicado en el literal b, el contratista dispone de tres (3) días hábiles, contados a partir de la solicitud realizada por EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER . 4.16.2. Por parte del DEPARTAMENTO DE SANTANDER a. Realizar el registro presupuestal b. Aprobar la garantía que ampara el contrato. Lo señalado en el presente numeral, se entiende sin perjuicio de los demás requisitos y obligaciones que el contratista debe acreditar o cumplir para la suscripción del acta de inicio. 4.17. TERMINACIÓN DEL CONTRATO El contrato se entenderá terminado, en los siguientes eventos: 4.17.1. Orden legal o judicial. 4.17.2. Vencimiento del plazo de duración pactado, incluido el de su liquidación. 4.17.3. Mutuo acuerdo de las partes. 4.17.4. Declaratoria de caducidad. 4.17.5. Las demás causas de terminación dispuestas en la ley. 4.18. CASO FORTUITO O FUERZA MAYOR Ninguna de las partes será responsable por el no cumplimiento de las obligaciones a su cargo derivado de circunstancias ajenas a ellas y cuya ocurrencia fue imprevisible e irresistible de conformidad con lo establecido en la ley. En estos casos, de común acuerdo, se señalarán nuevos plazos y se establecerán las obligaciones que cada parte asume para afrontar la situación. Cada una de las partes se obliga a comunicarle a la otra por escrito, dentro de los cinco (5) días siguientes a su ocurrencia, los hechos que en su concepto constituyan caso fortuito o fuerza mayor. La parte afectada con el caso fortuito o fuerza mayor debe realizar todo esfuerzo razonable para minimizar sus efectos y evitar su prolongación y no se exonerará del cumplimiento de las obligaciones pertinentes si omite la citada comunicación. Las suspensiones del plazo del contrato debido a las circunstancias establecidas en el presente numeral, se sujetarán a lo dispuesto en el numeral 4.3.2. La ocurrencia de un caso fortuito o fuerza mayor no dará lugar a indemnizaciones o compensaciones a favor de la parte que resulte afectada. 4.19. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO Al producirse una cualquiera de las causas de terminación del contrato, se procederá a su liquidación en un plazo máximo de seis (6) meses, contados a partir de la ocurrencia del hecho o acto que genera la terminación. La liquidación por mutuo acuerdo se hará por acta firmada por las partes, en la cual deben constar los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar y los acuerdos, transacciones y conciliaciones que alcancen las partes para poner fin a las posibles divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo. 4.20. PUBLICACIÓN De acuerdo con la normatividad pertinente, el contratista se obliga a pagar, oportunamente, el importe correspondiente a la publicación del contrato. 4.21. PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO “EL CONTRATISTA manifiesta bajo la gravedad de juramento, que se entiende prestado con la suscripción del presente contrato, que los recursos que componen su patrimonio no provienen de lavado de activos, financiación del terrorismo, narcotráfico, captación ilegal de dineros y en general de cualquier actividad ilícita; de igual manera manifiesta que los recursos recibidos en desarrollo de éste contrato, no serán destinados a ninguna de las actividades antes descritas. Para efectos de lo anterior, el contratista autoriza expresamente a EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER, para que consulte los listados, sistemas de información y bases de datos a los que haya lugar y, de encontrar algún reporte, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER procederá a adelantar las acciones contractuales y/o legales que correspondan.





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EL CONTRATISTA se obliga a realizar todas las actividades encaminadas a asegurar que todos sus socios, administradores, clientes, proveedores, empleados, etc., y los recursos de estos, no se encuentren relacionados o provengan, de actividades ilícitas, particularmente, de las anteriormente enunciadas”.





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FORMATO DE MINUTA CONTRATO DE SUMINISTRO Nº DE 2011, SUSCRITO ENTRE EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER Y XXXXXXXXXXXXXXXXXX”. Entre el DEPARTAMENTO DE SANTANDER, a través de JAIME ORDOÑEZ ORDOÑEZ, mayor de edad, domiciliado en Bucaramanga, identificado con la cédula de ciudadanía número 91.210.746 expedida en Bucaramanga, conforme al Acta de Posesión que reposa en el archivo de la Oficina de Personal del Departamento, delegado para suscribir el presente CONTRATO por el Decreto Departamental número 182 de 19 de Agosto de de 2009 expedido por el Gobernador del Departamento, quien se encuentra debidamente facultado para celebrar contratos mediante la Ordenanza número 050 del 28 de Diciembre de 2010, por una parte y que para los efectos del presente documento se denominará EL DEPARTAMENTO, por una parte y por la otra, XXXXXXXXXXXXXXXXXX, identificado con la cédula de ciudadanía número XXXXXX de XXXX, quien afirma hallarse legalmente capacitado para celebrar el presente contrato, sin inhabilidades e incompatibilidades de conformidad con la ley 80 de 1993 y que en adelante se denominará EL CONTRATISTA, hemos celebrado el presente contrato de Suministro, que se regirá por las normas legales vigentes que regulan la materia previas las siguientes consideraciones: A-) Que existe disponibilidad presupuestal para atender el contrato según consta en el Certificados de disponibilidad presupuestal número 2469 rubro 033206 Adquisición de bienes y servicios Materiales y suministro de fechas 28 de Febrero de 2011, expedido por la Coordinadora Grupo de Presupuesto B-) Que dentro de los estudios previos, se encuentra el correspondiente informe de conveniencia y oportunidad, suscrito por el Jefe de la Oficina Gestora, en el cual se registran los aspectos fundamentales que permiten concluir la conveniencia para la Administración Departamental de proceder a adelantar el correspondiente proceso contractual. C-) Que el Jefe de la Oficina Gestora designa un funcionario de la administración departamental como supervisor del presente contrato. D) Que la Oficina Gestora realizó la correspondiente convocatoria a las veedurías ciudadanas. E.) Que se hace necesario contratar el suministro de combustible para los diferentes vehículos y motocicletas de propiedad y al servicio del departamento de Santander”. F) Que el CONTRATISTA allegó los siguientes documentos: Propuesta Presentada, certificación de la Contraloría General de la Republica, certificados de antecedentes penales y disciplinarios expedidos por el DAS y la Procuraduría, respectivamente, afiliación a salud y pensiones. HEMOS ACORDADO celebrar el presente suministro, el cual se rige por las siguientes CLAUSULAS: PRIMERA: OBJETO: Mediante el presente contrato, EL CONTRATISTA se compromete para con el DEPARTAMENTO en el SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS DIFERENTES VEHÍCULOS Y MOTOCICLETAS DE PROPIEDAD Y AL SERVICIO DEL DEPARTAMENTO DE SANTANDER” Considera para el cabal desarrollo

del objeto, corresponde al contratista ofrecer y garantizar la continua y efectiva prestación del servicio con las siguientes especificaciones: Características del servicio: XXXXXXXXXXXXX SEGUNDA: VALOR: Para todos los efectos legales y fiscales, el valor total del presente contrato asciende a la suma de QUINIENTOS CINCUENTA MILLONES DE PESOS MCTE ($550.000.000,00). TERCERA: FORMA DE PAGO: EL DEPARTAMENTO pagará al CONTRATISTA, Las obligaciones que resulten de la presente contratación serán canceladas por el DEPARTAMENTO con cargo al correspondiente certificado disponibilidad presupuestal, expedido por la Coordinación de presupuesto de la Secretaria de Hacienda Departamental. El Departamento de Santander realizará el pago en pesos colombianos de la siguiente forma: EL DEPARTAMENTO pagará al CONTRATISTA, una vez firmado y cumplidos los requisitos de ejecución, de acuerdo con las horas vuelo, realizadas mediante la presentación de facturas mensuales y constancia de recibido a satisfacción expedida por el supervisor por cada servicio prestado. Para ordenar cualquier pago se deberá allegar por el contratista la constancia de cumplimiento a satisfacción del objeto contractual expedido por el Supervisor designado por el Departamento, al igual que el pago del sistema de Seguridad Social integral y parafiscales. PARÁGRAFO PRIMERO: El valor del presente contrato envuelve todos los costos y emolumentos que implique la cabal ejecución del objeto contractual. Por tanto el CONTRATISTA, solo tendrá derecho a los valores expresamente convenidos en esta cláusula, sin que se genere relación laboral ni prestaciones sociales. CLAUSULA CUARTA: PLAZO: El plazo para la ejecución del contrato, será de NUEVE (9) meses, una vez se expida el certificado de Registro Presupuestal, se aprueben las Garantías por parte de la entidad y su respectiva acta de inicio. QUINTA: OBLIGACIONES DE LAS PARTES: A.) EL CONTRATISTA: Se obliga especialmente a: 1) Presentar informe sobre la labor ejecutada 2) Prestar toda la colaboración necesaria para el desarrollo del objeto del contrato. 3) Cumplir cabalmente con las demás obligaciones y trámite que surgen de las distintas cláusulas de este contrato. 4) Aceptar la supervisión por parte del DEPARTAMENTO. 5) Coordinar con el supervisor del contrato el desarrollo del mismo. 6). Suministrar mensualmente a la ENTIDAD o en cualquier momento cuando a si lo determine el supervisor del contrato, el combustible en las cantidades definidas por el supervisor de acuerdo con las necesidades del Departamento de Santander. 7) Asesorar al Departamento en todo lo relacionado con el suministro de combustibles. 8) Pagar la sobretasa correspondiente a los productos suministrados en los términos previstos en la ley. 9)





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Obrar con lealtad y buena fe en el desarrollo de este contrato, evitando dilaciones y entrabamientos que puedan presentarse. 10) No acceder a amenazas o a peticiones de quienes actúen por fuera de la Ley con el fin de obligarlo a hacer u omitir algún acto o hecho informando inmediatamente a la Entidad y demás autoridades competentes cuando se presenten peticiones o amenazas. 11) Las demás que se deriven de la naturaleza del contrato. Por su parte, B.) EL DEPARTAMENTO: Se obliga a: 1.) Efectuar el pago de conformidad con la cláusula tercera del presente contrato 2.) Señalar el supervisor del contrato para la inspección y vigilancia del mismo. SEXTA CADUCIDAD: DECIMA TERCERA: CADUCIDAD Y SUS EFECTOS.- Previo requerimiento por escrito al CONTRATISTA, el Departamento declarará la caducidad del contrato mediante acto administrativo debidamente motivado, lo dará por terminado y ordenará su liquidación en el estado en que se encuentre, se presenta algunos de los hechos constitutivos de incumplimiento a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa la ejecución del contrato y evidencia que puede conducir a su paralización. La forma y procedimiento para su declaratoria y sus efectos se regirán por lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 80 de 1993. Igualmente procederá la declaratoria de caducidad cuando se configure los eventos de incumplimiento del contratista previsto en el inciso segundo numeral 5 del artículo 5 de la Ley 80 de 1993. y en el artículo 13 del Decreto 4828 de 2008. La declaratoria de caducidad será constitutiva del siniestro de incumplimiento SÉPTIMA: SUPERVISIÓN La vigilancia en el cumplimiento y ejecución del presente contrato se ejercerá a través del Supervisor que se designó para el efecto por parte del DEPARTAMENTO, quien supervisará que el aporte dado por el DEPARTAMENTO se ejecute de acuerdo al objeto del contrato. OCTAVA: GARANTÍA ÚNICA: El contratista deberá a constituir a favor de EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER, en formato para entidades estatales, en los términos establecidos en la normatividad vigente, la garantía a nombre del proponente persona natural o de la razón social que figura en el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio o su equivalente, sin utilizar sigla, a no ser que el certificado de existencia y representación legal de la cámara de comercio, o su equivalente, establezca que la firma podrá identificarse con la sigla. Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, deberá tomarse la garantía a nombre de todos y cada uno de los integrantes y deberá indicarse su respectivo porcentaje de participación en la forma asociativa correspondiente, que incluya los siguientes amparos: DE CUMPLIMIENTO. Por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, por el término de vigencia del contrato y seis (6) meses más. Esta cobertura también debe incluir el cumplimiento del pago por el asegurador de las multas y la cláusula penal pecuniaria, en los porcentajes señalados en el contrato. DE CALIDAD DEL SERVICIO. Por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, por el término de seis meses, contados a partir de la terminación del contrato. DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES LABORALES. Por un monto equivalente al cinco por ciento (5%) del valor total del contrato, por el término de vigencia del contrato y tres (3) años más. NOVENA: INDEMNIDAD: El CONTRATISTA mantendrá indemne al DEPARTAMENTO, de cualquier reclamación proveniente de terceros que tenga como causa las actuaciones del CONTRATISTA. En caso de que se entable demanda, reclamo o acción legal en contra el DEPARTAMENTO, por este concepto el CONTRATISTA será notificado lo más pronto posible para que por su cuenta adopte las medidas previstas por la Ley a un arreglo de conflictos, entendiéndose que en caso de que el DEPARTAMENTO sea condenado por tal concepto, será el CONTRATISTA quien debe responder por la satisfacción de la condena y el pago pecuniario de la misma. DECIMA: CESIÓN Y SUBCONTRATACIÓN: EL CONTRATISTA no podrá ceder los derechos y obligaciones emanados del presente contrato a persona natural o jurídica, nacional o extranjera, sin previo consentimiento previo y expreso del DEPARTAMENTO, pudiendo éste reservarse las razones que tenga para negar la cesión; así mismo el CONTRATISTA solo podrá subcontratar todo aquello que no implique la ejecución de la totalidad del objeto del presente contrato, siempre con autorización previa y escrita del DEPARTAMENTO. En el texto de los subcontratos autorizados se dejará constancia que se entienden celebrados dentro y sin perjuicio de los términos de este contrato y bajo la exclusiva responsabilidad de EL CONTRATISTA. El DEPARTAMENTO podrá ordenar la terminación del subcontrato en cualquier tiempo, sin que el subcontratista tenga derecho a reclamar indemnización de perjuicio ni a instaurar acciones contra el DEPARTAMENTO por esta causa. DECIMA PRIMERA: INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN UNILATERAL: Cuando surjan motivos posteriores al perfeccionamiento del contrato que hicieren necesaria la interpretación, modificación y terminación unilateral de este contrato, se aplicará lo dispuesto en la ley 80 de 1.993 arts. 15, 16 y 17. DECIMA SEGUNDA: LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO:.- El presente contrato deberá ser liquidado de común acuerdo por las partes, dentro de los tres (3) meses siguientes a la expiración del plazo de ejecución, si vencido este término el contratista no se presenta a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad o las partes no llegan a un acuerdo sobre su contenido, el Departamento tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral PARÁGRAFO PRIMERO: La Oficina Gestora efectuará la liquidación del contrato conforme a la delegación existente para el efecto. PARÁGRAFO SEGUNDO: Para la liquidación del contrato se requiere la presentación por parte EL CONTRATISTA de un informe completo y discriminado sobre los empleos directos e indirectos generados con ocasión del cumplimiento del contrato.. DÉCIMA CUARTA: CLÁUSULA COMPROMISORIA- Toda controversia o diferencia relativa a este contrato, a su celebración, ejecución, desarrollo, terminación, liquidación,





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cumplimiento de cualquiera de las obligaciones señaladas en el mismo, se resolverán por un Tribunal de Arbitramento ante el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bucaramanga, y se sujetará a lo dispuesto por la ley 80 de 1993, el Decreto 2279 de 1989, Decreto 2651 de 1991, ley 446 de 1998, Decreto 1818 de 1998 y demás disposiciones legales que le sean aplicables, los reglamenten, adicionen o modifiquen y de acuerdo con las siguientes reglas : a) El Tribunal estará integrado por tres árbitros. Las partes delegan en el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bucaramanga la designación de los árbitros mediante sorteo de la lista de árbitros que lleve el mismo Centro. b) El Tribunal funcionará en Bucaramanga en el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bucaramanga. c) El Tribunal decidirá en derechoDECIMA QUINTA: PENAL PECUNIARIA:: En caso de incumplimiento parcial o definitivo de las obligaciones a cargo del contratista o de declaratoria de caducidad del contrato, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER podrá hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria, por un monto equivalente al veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, suma que se estipula como estimación anticipada y parcial de los perjuicios que se le causen, sin perjuicio del derecho a obtener del contratista y/o de su garante el pago de la indemnización correspondiente a los demás perjuicios que con dicho incumplimiento se le hayan irrogado. El contratista autoriza a EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER a descontarle y compensar, de las sumas que le adeuden, los valores correspondientes a la pena pecuniaria aquí estipulada. De no existir tales deudas o de no resultar suficientes para cubrir la totalidad de su valor, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER podrá obtener el pago de la pena pecuniaria mediante reclamación de pago ante la compañía de seguros, dentro del amparo de cumplimiento otorgado con la garantía única. El valor de la pena pecuniaria pactada se calculará sobre el valor total del contrato previsto en el numeral anterior. La aplicación de la pena pecuniaria establecida en el presente numeral deberá estar precedida del procedimiento establecido, y culminará, en cualquier caso, con la expedición de un acto administrativo motivado. El acto administrativo, además, declarará el incumplimiento definitivo de las obligaciones y, según corresponda, la terminación o caducidad del contrato. DECIMA SEXTA: MULTAS: En caso de mora por parte del CONTRATISTA en la ejecución de la programación del contrato o en cumplimiento de sus obligaciones durante la ejecución del contrato, el CONTRATISTA cancelará a EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER por cada retraso injustificado, el 1.0 % del valor total de la etapa correspondiente del contrato, sin exceder el 20% del valor de la etapa correspondiente del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO: Para efectos de dar cumplimiento a la presente cláusula, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER y/o el supervisor verificarán semanalmente el cumplimiento del Cronograma de Trabajo y obligaciones a cargo del CONTRATISTA, de acuerdo con lo señalado en el pliego de condiciones, especificaciones técnicas, propuesta presentada por el contratista y cláusulas del presente contrato, quien deberá informar sobre su cumplimiento o incumplimiento. PARÁGRAFO SEGUNDO: Para efectos de que el CONTRATISTA cancele los valores por la mora en la ejecución de las obligaciones no se requiere que EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER lo constituya en mora, el simple incumplimiento o retardo imputable al contratista dará origen al pago o compensación de las sumas previstas en esta cláusula. PARÁGRAFO TERCERO: El CONTRATISTA autoriza que EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER descuente y compense de las sumas a su favor los valores correspondientes a la multa. PARÁGRAFO CUARTO: De no existir tales saldos a favor del contratista o de no resultar estas suficientes para cubrir la totalidad del valor de las multas, EL DEPARTAMENTO DE SANTANDER podrá obtener el pago total o parcial de la multa mediante reclamación de pago ante la compañía de seguros, haciendo efectivo el amparo de cumplimiento otorgado con la garantía única. DECIMA SÉPTIMA: VINCULO LABORAL: Este contrato no crea vínculo laboral entre el DEPARTAMENTO y EL CONTRATISTA, ni da lugar a cobro de prestaciones sociales de ninguna clase. DECIMA OCTAVA: PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN. El presente contrato se perfecciona con la firma de las partes. Para su ejecución se requiere la aprobación de la Garantía Única por parte de la Oficina Asesora Jurídica del Departamento. Una vez firmado el contrato, el CONTRATISTA en un plazo máximo de quince (15) días hábiles deberá presentar debidamente aprobados a la entidad contratante: a.) La garantía única; b.) El CONTRATISTA deberá acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales relativos al sistema de seguridad social Integral, así como los propios del SENA, ICBF y cajas de compensación familiar, cuando corresponda. c) Efectuar el pago de los derechos de publicación en el órgano de difusión informativo del Departamento de Santander y d) Efectuar el pago de los impuestos y gravámenes a que legal y ordenanzalmente se encuentre obligado. EL DEPARTAMENTO EL CONTRATISTA JAIME ORDOÑEZ ORDOÑEZ XXXXXXXXXXXXXXXXXX Secretario General XXXXXX de XXXX





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FORMATO No. 1

MODELO DE CARTA DE PRESENTACION DE LA PROPUESTA Ciudad y fecha Señores DEPARTAMENTO DE SANTANDER XXXXXXXXXXXXXXXXX Secretaria General Gobernación de Santander E. S. D. Asunto: SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA OBJETO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Señor Secretario: El suscrito, ___________________________ mayor de edad, domiciliado en ______________, con Cédula de Ciudadanía Nº. ______________ expedida en ____________________, en mi condición de Representante Legal de la firma XXXXXX y en atención al proceso de la referencia, presento propuesta. Así mismo declaro que: Conozco los Pliegos de Condiciones, todos los requisitos en ellos establecidos y todos los documentos relacionados con el proceso, los cuales acepto en todas y cada una de sus partes. En caso de resultar favorecido con la adjudicación, me comprometo a suscribir el correspondiente contrato y a otorgar las garantías exigidas dentro de los plazos, por los valores y por las vigencias establecidas en los documentos del proceso de selección. Manifiesto que no existe respecto del proponente, de sus asociados, o de su Representante Legal, incapacidades o causales de inhabilidad o de incompatibilidad alguna que de acuerdo con las normas vigentes pudiera impedir o viciar la presentación de nuestra oferta, o la firma del contrato que pudiera resultar de la eventual adjudicación. Esta afirmación la hago bajo la gravedad del juramento. Ninguna persona natural o jurídica diferente del proponente tiene interés en la propuesta que ahora presento, ni en el contrato que como consecuencia de su evaluación y eventual adjudicación pudiera llegar a celebrarse y que en consecuencia sólo compromete y obliga a los firmantes. A la fecha he recibido las siguientes adendas: (Relacionar las adendas recibidas indicando número y fecha de las mismas). En caso de resultar favorecido con la adjudicación, me obligo a suscribir el contrato dentro del término establecido para el efecto en el pliego de condiciones y, una vez perfeccionado, a cumplir con el objeto contractual y a dar cumplimiento total de las obligaciones contraídas como consecuencia de la firma del contrato. En caso de resultar favorecido con la adjudicación, me obligo a prestar el servicio y recurso humano requerido a los precios unitarios incluidos en la propuesta, sin que tales precios sufran modificación alguna por cambios en las cantidades de personal o equipos necesarios y solicitados por la entidad contratante. En caso de resultar favorecido con la adjudicación me obligo a aceptar la supervisión técnica y administrativa en cabeza del Departamento de Santander o de quien éste determine. En virtud del Artículo 27 de la Ley 1121 de 2006 declaro que los activos y recursos informados al Departamento de Santander, así como aquellos que en caso dado se utilicen en la ejecución del presente contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano. Los recursos provienen de las siguientes fuentes ______________________________________________________________________________.





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La propuesta que ahora someto a su consideración tiene una validez de ________ (__) meses contados desde la fecha de cierre del presente proceso de licitación. No obstante, si la eventual adjudicación se me comunicare con posterioridad a esa fecha y yo aceptare suscribir el contrato de contrato, éste hecho será interpretado como prórroga del término de la validez de la propuesta. Conozco todos los gravámenes legales y ordenanzales que afectan el eventual contrato que me fuere adjudicado. Adjunto Póliza que garantiza la Seriedad de la Propuesta Nº ___________ Expedida por _______________________, por un valor de $____________ y con vigencia hasta el día __________. La presente propuesta consta de _____ folios. Para todos los efectos informo a ustedes que la dirección a la cual nos pueden enviar correspondencia relacionada con el presente proceso de contratación, es la siguiente: NOMBRE DEL PROPONENTE ___________________________________ NIT o CC. ___________________________________ NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL ___________________________________ CC. ___________________________________ DIRECCION ___________________________________ TELEFONO Y FAX ___________________________________ CIUDAD ___________________________________ Atentamente, NOMBRE Y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL





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FORMATO No. 2-A MODELO CARTA DE PRESENTACION DEL CONSORCIO

Ciudad y (fecha) Señores DEPARTAMENTO DE SANTANDER SECRETARIA GENERAL Atención: Dr. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Ciudad REFERENCIA: SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA OBJETO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Los suscritos, __________________ (nombre del Representante Legal) y __________________, (nombre del Representante Legal) debidamente autorizados para actuar en nombre y representación de _________________________ (nombre o razón social del integrante) y ___________________________ (nombre o razón social del integrante), respectivamente, manifestamos por este documento, que hemos convenido asociarnos en CONSORCIO, para participar en el proceso de la referencia cuyo objeto es ____________________________, y por lo tanto, expresamos lo siguiente: 1. La duración de este Consorcio será igual al término de la ejecución y liquidación del

contrato. Y un año más 2. El Consorcio se denominará: 3. El Consorcio está integrado por: NOMBRE CÉDULA DE CIUDADANÍA _________________________ ___________________ _________________________ ___________________ 4. La responsabilidad de los integrantes del Consorcio es solidaria, ilimitada y mancomunada. 5. El representante del Consorcio es ____________________________ (indicar el nombre),

identificado con C. C. No. ______________ de ____________________, quien está expresamente facultado para firmar, presentar la propuesta y, en caso de salir favorecidos con la adjudicación, firmar el contrato y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias respecto a la ejecución y liquidación del contrato con amplias y suficientes facultades.

6. En virtud del Artículo 27 de la Ley 1121 de 2006 declaro que los activos y recursos informados al Departamento de Santander, así como aquellos que en caso dado se utilicen en la ejecución del presente contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano. Los recursos provienen de las siguientes fuentes __________________________________________________________________

7. La sede del Consorcio es: Dirección ________________________________________ Teléfono ________________________________________ Telefax ________________________________________ Ciudad ________________________________________ En constancia, se firma en ______________, a los ____ días del mes de _____ del 200__. _____________________________________________ Nombre y firma del Representante de cada uno de los integrantes ______________________________________________ Nombre y firma del Representante del Consorcio





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FORMATO No. 2-B MODELO CARTA DE PRESENTACION DE UNIONES TEMPORALES

Bucaramanga, (fecha) Señores DEPARTAMENTO DE SANTANDER SECRETARIA GENERAL Atención: Dr. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Ciudad REFERENCIA: LICITACION PUBLICA OBJETO: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX” Los suscritos, __________________ (nombre del Representante Legal) y __________________ (nombre del Representante Legal), debidamente autorizados para actuar en nombre y representación de ______________________ (nombre o razón social del integrante) y ___________________________ (nombre o razón social del integrante), respectivamente, manifestamos por este documento, que hemos convenido asociarnos en UNIÓN TEMPORAL para participar en el proceso de la referencia, cuyo objeto es _________________________________________, y por lo tanto, expresamos lo siguiente: 1. La duración de la Unión Temporal será igual al término de ejecución y liquidación del contrato y

un año más 2. La Unión Temporal se denominará:

La Unión Temporal está integrada por: NOMBRE TÉRMINOS Y EXTENSIÓN COMPROMISO DE PARTICIPACIÓN EN LA PROPUESTA (%) EJECUCIÓN EN LA PROPUESTA (*) (*) Discriminar las principales actividades a ejecutar en el contrato, por parte de cada uno de los integrantes.

3. La responsabilidad de los integrantes de la Unión Temporal es solidaria e ilimitada.

4. El representante de la Unión Temporal es ____________________ (indicar el nombre), identificado con la cédula de ciudadanía No. ____________, de ___________, quien está expresamente facultado para firmar y presentar la propuesta y, en caso de salir favorecidos con la adjudicación, para firmar el contrato y tomar todas las determinaciones que fueren necesarias respecto a la ejecución y liquidación del mismo, con amplias y suficientes facultades.

5. En virtud del Artículo 27 de la Ley 1121 de 2006 declaro que los activos y recursos informados al Departamento de Santander, así como aquellos que en caso dado se utilicen en la ejecución del presente contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita contemplada en el Código Penal Colombiano. Los recursos provienen de las siguientes fuentes ______________________________________________________________________________. 6. La sede de la Unión Temporal es: Dirección __________________________________________ Teléfono __________________________________________ Telefax __________________________________________ Ciudad __________________________________________ En constancia, se firma en ___________, a los ____ días del mes de _____ del 200__. ________________________________________ Nombre y firma del Representante De cada uno de los integrantes de la Unión Temporal

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