Chapter 2

Grupo del Proceso de PlanificacinPlan Subsidiario: Gestin del costoFuentes:Information Technology Project Management, Fifth Edition, Copyright 2007PMBOK, Quinta edicinPrepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes1Grupo del Proceso de Planificacin

La flecha circular punteada indica que el proceso es parte del rea de Conocimiento Gestin de la Integracin. Esta rea de Conocimiento coordina y unifica los procesos de las otras reas de ConocimientoObjetivos de AprendizajeEntender la importancia de la gestin de costos del proyectoExplicar lo bsico de la gestin de costos del proyectoDiscutir los diferentes tipos de mtodos de estimacin de costos y prepararlosEntender el proceso involucrado en presupuestar costos y preparar una estimacin de costos y presupuesto para el proyecto de tecnologa de la informacinEntender los beneficios de la gestin del valor ganado y la gestin del portafolio del proyecto para asistir en el control de costosDescribir como el software de gestin de proyectos puede ayudar en la gestin de costos

La importancia de la gestin de costos del proyectoLos proyectos en general tienen un deficiente historial de las metas del presupuestoLos estudios de CHAOS han encontrado el sobrecosto promedio (el porcentaje o cantidad de dinero adicional por el cual los costos son superiores a las estimaciones) vari de 180 por ciento en 1994 a 43 por ciento en 2002, otros estudios encontraron sobrecostos a 33-34 por ciento Costos y gestin de costosEl costo es un recurso sacrificado o perdido para alcanzar un objetivo especfico o algo que se da en intercambio Los costos generalmente se miden en unidades monetarias como pesos La gestin de costos del proyecto incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto se termine dentro de un presupuesto aprobado Principios bsicos de la gestin del costoLa mayora de miembros de juntas ejecutivas comprenden mejor y estn ms interesados en trminos financieros que en los trminos tcnicos del proyectoAdministradores de proyectos deben hablar su idioma Ganancia: Ingresos - Gastos Margen de ganancia: Relacin de los ingresos con las ganancias Margen de ganancia=(Ganancia neta despus de impuestos/Ingresos)*100 [%]Costo de ciclo de vida considera el costo total de propiedad, o el desarrollo ms los gastos de apoyo, para un proyecto Anlisis de flujo de caja determina el costo estimado y los beneficios de un proyecto en un periodo de tiempo y el resultado del flujo de caja en ese periodo

Procesos de la gestin de costosPlanificar la gestin de CostosEstimar CostosDeterminar el Presupuesto

Controlar CostosPlanificar la gestin de costos4.1Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto6.2Definir las Actividades6.3Secuenciar las Actividades7.1Panificar la gestin de costos11.2Identificar Riesgos11.4Realizar Anlisis Cuantitativo de RiesgosGestin del Costo del ProyectoEmpresa/OrganizacinActivos de procesos de la organizacinFactores ambientales de la EmpresaPlan de gestin de costosActa de constitucinPlan de direccin del proyectoPlan Cost Management4.1Develop Project Charter4.2Develop Project Management Plan6.2Define Activities6.3Sequence Activities7.1Plan Cost Management11.2Identify Risks11.4Perform Quantitative Risk AnalisysProject Cost ManagementEnterprise/OrganizationOrganizational process assetsEnterprise environmental factorsCost management planProject charterProject management planPlanificar la gestin de costosEntradasPlan para la Direccin del Proyecto Acta de Constitucin del ProyectoFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinSalidasPlan de Gestin de CostosHerramientas y tcnicasJuicio de ExpertosTcnicas AnalticasReunionesPlan Cost ManagementInputsProject management plan Project charterEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsOutputsCost management planTools & TechniquesExpert judgmentAnalytical techniquesMeetingsError y propagacin del errorControl de calidad al final del proyectoAseguramiento de la calidad durante todo el proyecto12Costo de los defectos de softwareFASE DEL DESARROLLO DE SOFTWARECOSTO RELATIVO PARA REPARAR DEFECTOSAnlisis de requerimientos1XCodificacin y pruebas unitarias5XIntegracin y pruebas de sistema10XPrueba beta15XPost produccin y liberacin30XNota: X es una variable unitaria normalizada de costo y puede ser expresada en pesos, personas-hora, etc.Principios bsicos de la gestin de costosCostos o Beneficios tangibles Costos o beneficios que una organizacin puede medir fcilmente ($) Costos o Beneficios intangiblesCostos o beneficios difciles de medir en trminos monetarios Los costos directosCostos que pueden estar directamente relacionados a la produccin de los productos y servicios del proyecto Los costos indirectosCostos que no estn directamente relacionados con los productos o servicios del proyecto, sino que estn indirectamente relacionados con la realizacin del proyecto Costos directos e indirectosClasificacin de costosPrincipios bsicos de la gestin de costos (contina)Teora de la curva de aprendizaje Cuando muchos artculos se producen de forma repetitiva, el costo unitario de los productos disminuye en un patrn regular a medida que aumenta la cantidad Las reservas Pesos incluidos en una estimacin de costos para mitigar el riesgo de Costos por situaciones futuras difciles de predecir Reservas para contingencias Presupuestos reservados para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios, en el alcance y el costo del proyecto. Estos son incgnitas conocidas. No forman parte de la lnea base de costo del proyecto, pero estn incluidas en el presupuesto para el proyecto Gestin de reservasPermite trabajar sobre situaciones futuras difciles de predecir (incgnitas conocidas)Estimar costosLos directores de proyecto debe tomar las estimaciones de costos en serio si quieren completar los proyectos dentro de las limitaciones de presupuesto Es importante conocer los tipos de estimaciones de costos, cmo preparar estimaciones de costos y problemas tpicos asociados a la estimaciones de costos del proyecto Tipos de estimacin de costosTipo de estimacinCundo hacerlaPor qu hacerlaExactitud De orden de magnitudMuy temprano en el ciclo de vida del proyecto3 5 aos antes de la terminacin del proyectoBrinda estimacin de costos para decisiones de seleccin-50% a + 100%PresupuestariaTemprano1 -2 aos antes del finPoner pesos en los planes del presupuesto-10% a +25%DefinitivaTarde en el proyectoMenos de un ao antes del finDa detalles para compras y estimacin de costos actuales-5% a +10%Plan de gestin de costosPlan de gestin de costos Documento que describe cmo la organizacin manejar la variacin de los costos en el proyectoUn gran porcentaje de los costos totales del proyecto son generalmente los costos laborales, por lo que los administradores de proyectos deben desarrollar y seguir las estimaciones de mano de obra Ejemplo: Mximo nmero de empleados por departamento y aoDepartamento19941995199619971998Totales Sistemas de informacin2431351313116Sistemas de mercadeo3333315Reservaciones1229339790Contratistas231006Totales4166722523227Tcnicas y herramientas de estimacin de costosHerramientas y tcnicas bsicas para la estimacin de costosEstimacin por Analoga Se usa el costo real de proyectos anteriores similares como base para estimar el costo del proyecto actual. Estimacin ascendenteSe estima el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel ms bajo de detalle, luego se resume o acumula en niveles superiores para fines de informacin y seguimiento Estimacin paramtricaEs una tcnica que utiliza una relacin estadstica entre los datos histricos y otras variables (por ejemplo, metros cuadrados en una construccin, lneas de cdigos en el desarrollo de software, horas de mano de obra requeridas) para calcular una estimacin de costos para un recurso de la actividad del cronogramaProblemas tpicos en la estimacin de costosLa estimacin se hizo muy rpidoFalta de experiencia en la estimacinLos seres humanos estn sesgados hacia la subestimacin Gestin de los deseos de precisin Estimacin de costos - consideracionesAntes de crear un presupuesto, es necesarioSaber lo que se utilizar. Recopilar tanta informacin como sea posibleAclarar las reglas bsicas y los supuestos para la estimacinSi es posible, estimar costos para las principales categoras de la EDT Crear un modelo de costos, para hacer ms fcil la realizacin de cambios en el documento y la estimacinEjemplo: Estimacin de costos de un proyecto#Unidades/horaCosto/unitario/horaSubtotalesTotales nivel 1 EDT% del totalElementos de la EDT1. Gestin del proyecto$306.30020% Director del proyecto960$100$96.000 Miembros del equipo del proyecto1920$75$144.000 Contratistas (10% de desarrollo y prueba del software)$66.3002. Hardware$76.0005% 2.1 Dispositivos 100$600$60.000 2.2 Servidores4$4000$16.0003. Software$614.00040% 3.1 Software licenciado100$200$20.000 3.2 Desarrollo del software$594.0004. Testing (10% del costo total de hardware y software)$69.000$69.0005%5. Entrenamiento y soporte$202.40013% Costo del entrenamiento100$500$50.000 Costos de viaje12$700$8.400 Miembros del equipo del proyecto1920$75$144.0006. Reservas$253.540$253.54017%Total costo estimado del proyecto$1.521.24025Ejemplo: estimados para un proyecto de desarrollo de software1. Labor estimadaUnidades/HrCosto/Unitario/ HrSubtotalesClculosEstimado de la labor del contratista3000$150$450.0003000 * 150Estimado del equipo del proyecto1920$75$144.0001920 * 75Estimado total de la labor$594.000Sumar los dos valores de arriba2. Estimado de la funcin puntualCantidadConversinPuntos FuncinClculosEntradas externas1044010 * 4Archivos de interfaces externas37213 * 7Salidas externas45205 * 4Consultas externas64246 * 4Tablas internas lgicas710707 * 10Total de las funciones puntuales175Sumar las funciones puntuales de arribaValor equivalente en lenguaje Java 46Asumir valor de la referenciaEstimacin de lneas de cdigo fuente (LCF)8.050175*46Productividad * LCF ^ penalidad (en meses)29.283.13 * 8.05 ^ 1.072 (ver referencia)Total horas de labor(160 Hr/Mes)4684.6529.28 * 160Costo/labor Hr ($120 /hr)$120Asuma el valor del presupuesto de un expertoTotal de la estimacin de funciones puntuales$562.1584684.65*120Referencia: Factor default productividad (3.13) y factor penalidad (1.072) Ver:http://en.wikipedia.org/wiki/COCOMO_II http://sunset.usc.edu/csse/research/COCOMOII/cocomo_main.html Estimar los Costos5.4Crear la EDT6.4Estimar los Recursos de las Actividades6.6Desarrollar el Cronograma9.1Planificar la gestin de Recursos Humanos11.2Identificar Riesgos11.2Identificar Riesgos12.1Planificar la gestin de las Adquisiciones7.1Panificar la gestin de costos7.2Estimar Costos7.3Determinar el PresupuestoGestin del Costo del ProyectoEmpresa/OrganizacinDocumentos del proyectoFactores ambientales de la EmpresaActivos de procesos de la organizacinDocumentos del proyecto actualizadosLnea base del alcancePlan de gestin de costosBases de EstimadosEstimados de costos de actividadesRegistro de riesgosCronograma del proyectoPlan de gestin de recursos humanos27Estimate Costs5.4Create WBS6.4Estimate Activity Resources6.6Develop Schedule9.1Plan Human Resource Management11.2Identify Risks11.2Identify Risks12.1Plan procurement Management7.1Plan Cost Management7.2Estimate Costs7.3Determine BudgetProject Cost ManagementEnterprise/OrganizationProject documentsEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsProject documents updatesScope baselineCost management planBasis of estimatesActivity cost estimatesRisk registerProject scheduleHuman resource management plan28Estimar los CostosEntradasPlan de Gestin de CostosPlan de Gestin de los Recursos HumanosLnea Base del AlcanceCronograma del ProyectoRegistro de RiesgosFactores Ambientales de la EmpresaActivos de los Procesos de la OrganizacinSalidasEstimaciones de Costos de las ActividadesBase de los EstimadosActualizaciones a los Documentos del ProyectoHerramientas y tcnicasJuicio de ExpertosEstimacin AnlogaEstimacin ParamtricaEstimacin AscendenteEstimacin por Tres ValoresAnlisis de ReservaCosto de la CalidadSoftware para la Gestin de ProyectosAnlisis de Propuestas para LicitacionesTcnicas Grupales para Toma de decisionesEstimate CostsInputsCost management planHuman resource management planScope baselineProject scheduleRisk registerEnterprise environmental factorsOrganizational process assetsOutputsActivity cost estimatesBasis of estimatesProject documents updatesTools & TechniquesExpert judgmentAnalogous estimatingParametric estimatingBottom-up estimatingThree-point estimatingReserve analysisCost of qualityProject management softwareVendor bid analysisGroup decision-making techniquesEstimar costosProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de PlanificacinPertenece al rea de conocimiento Gestin de los costos del proyecto Entradas1. Lnea Base del Alcance2. Cronograma del Proyecto3. Planificacin de los Recursos Humanos4. Registro de Riesgos5. Factores Ambientales de la Empresa6. Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicas1. Juicio de Expertos2. Estimacin Anloga3. Estimacin Paramtrica4. Estimacin Ascendente5. Estimacin por Tres Valores6. Anlisis de Reserva7. Costo de la Calidad8. Software de estimacin de costos para la direccin de proyectos9. Anlisis de Propuestas para LicitacionesSalidas1. Estimaciones de Costos de las Actividades2. Base de los Estimados3. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto31Presupuesto de costosPresupuesto de costos Estimacin del costo del proyecto, estimando el costo de cada uno de los elementos de trabajo individuales en el tiempo La EDT es una entrada importante para el proceso de preparar el presupuesto de costos ya que define los elementos de trabajoUna meta importante es producir una lnea base de costos.El presupuesto por fases en el tiempo lo usa el gerente del proyecto para medir y monitorear el comportamiento de los costos Ejemplo: Lnea base de costos para un proyecto* Cantidades redondeadasElementos de la EDT123456789101112Totales1. Gestin del proyecto Gerente del proyecto8.0008.0008.0008.0008.0008.0008.0008.0008.0008.0008.0008.00096.000 Miembros del equipo del proyecto12.00012.00012.00012.00012.00012.00012.00012.00012.00012.00012.00012.000144.000 Contratistas6.0276.0276.0276.0276.0276.0276.0276.0276.0276.0276.02766.2972. Hardware 2.1 Dispositivos30.00030.00060.000 2.2 Servidores8.0008.00016.0003. Software 3.1 Software licenciado10.00010.00020.000 3.2 Desarrollo del software60.00060.00080.000127.000127.00090.00050.000594.0004. Testing6.0008.00012.00015.00015.00013.00069.0005. Entrenamiento y soporte Costo del entrenamiento50.00050.000 Costos de viaje8.4008.400 Miembros del equipo del proyecto24.00024.00024.00024.00024.00024.000144.0006. Reservas10.00010.00030.00030.00060.00040.00040.00030.0003.450253.450Totales de estimados20.00086.02792.027172.027223.027198.027185.027173.027148.42790.02780.02753.4771.521.147Determinar el Presupuesto4.2Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto5.4Crear la EDT6.6Desarrollar el Cronograma7.1Panificar la gestin de costos7.2Estimar Costos7.3Determinar el Presupuesto7.4Controlar costos9.2Adquirir el Equipo del Proyecto11.2Identificar Riesgos12.2Efectuar AdquisicionesGestin del Costo del ProyectoEmpresa/OrganizacinDocumentos del proyectoDocumentos del proyecto actualizadosLnea base del alcanceActivos de procesos de la organizacinRegistro de riesgosCalendarios de recursosCronograma del proyectoPlan de gestin de costosEstimados de costos de actividadesBases de estimadosAcuerdosCalendarios de recursosLnea base de costosRequerimientos de financiamiento del proyectoDetermine Budget4.2Develop Project Management Plan5.4Create WBS6.6Develop Schedule7.1Plan Cost Management7.2Estimate Costs7.3Determine Budget7.4Control Costs9.2Acquire Project Team11.2Identify Risks12.2Conduct ProcurementsProject Cost ManagementEnterprise/OrganizationProject documentsProject documents updatesScope baselineOrganizational process assetsRisk registerResourse calendarsProject scheduleCost management planActivity cost estimatesBasis of estimatesAgreementsResourse calendarsCost baselinesProject funding requirementsDeterminar el PresupuestoEntradasPlan de Gestin de CostosLnea Base del AlcanceEstimaciones de Costos de las ActividadesBase de las EstimacionesCronograma del ProyectoCalendarios de RecursosRegistro de RiesgosContratosActivos de los Procesos de la OrganizacinSalidasLnea Base de CostosRequisitos de Financiamiento del ProyectoActualizaciones a los Documentos del ProyectoHerramientas y tcnicasSuma de CostosAnlisis de ReservaJuicio de ExpertosRelaciones HistricasConciliacin del Lmite del FinanciamientoDetermine BudgetInputsCost management planScope baselineActivity cost estimatesBasis of estimatesProject scheduleResourse calendarsRisk registerAgreementsOrganizational process assetsOutputsCost baselinesProject funding requirementsProject documents updatesTools & TechniquesCost aggregationReserve analysisExpert judgmentHistorical relationshipsFunding limit reconciliationDeterminar el presupuesto de costosProceso que:Pertenece al grupo del Proceso de PlanificacinPertenece al rea de conocimiento Gestin de los costos del proyecto Entradas1. Estimaciones de Costos de las Actividades2. Base de las Estimaciones3. Lnea Base del Alcance4. Cronograma del Proyecto5. Calendarios de Recursos6. Contratos7. Activos de los Procesos de la OrganizacinHerramientas y tcnicas1. Suma de Costos2. Anlisis de Reserva3. Juicio de Expertos4. Relaciones Histricas5. Conciliacin del Lmite del FinanciamientoSalidas1. Lnea Base del Desempeo de Costos2. Requisitos de Financiamiento del Proyecto3. Actualizaciones a los Documentos del ProyectoEjemplo: Lnea base de costos para un proyecto

http://herdingcats.typepad.com/my_weblog/2012/04/sources-of-variance.html?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+typepad%2FHerdingCats+%28Herding+Cats%29

Sources of Variance

Herding Cats by Glen B. Alleman on 4/17/12

Cost variances on projects come from a variety of sources. Here's a picture of some of the drivers that are common in many domains.

The management of projects means you have to address these and many other activities to answer the questions posed by 5 Immutable Principles:1 Where are we going?2 How do we get there?3 What resources are needed?4 What impediments will be encountered?5 How is progress to plan measured?These impacts on cost variance are part of principle 1, 2, 3, 4, and 5. They are part of all the principles, because without a credible understanding what the project is going to cost in the end, the management processes of the project itself are no longer credible. You're then just spending other peoples money with no connection to producing value - yes the business value.

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