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Praxisvortrag Projektüberwachung und -steuerung
Dresden, 28.05.2009Robert Mühlbach
Copyright © 2007 Accenture All Rights Reserved. Accenture, its logo, and High Performance Delivered are trademarks of Accenture.
Holger Waide
Wer ist eigentlich Accenture?
FaktenGegründet im Jahr 1989Rund 186.000 Mitarbeiter weltweit
23,39
Umsatz in Mrd. US-Dollar
weltweitüber 110 Büros in 49 Ländern23,39 Milliarden $ Umsatz per 31.08.2008 15,55
16,65
19,70
31.08.2008
KundenTop-Unternehmen: 94 des
G8,22
9,55 9,75
11,57
13,67
11,8211,44
„Fortune-Global-100-Index“
KooperationenMehr als 100 Allianzen mit
4,946,28
8,
Mehr als 100 Allianzen mit Weltmarktführern und Technologie-unternehmen (z. B. Microsoft, Siebel Systems, SAP,
)
1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
2Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 2
Hewlett Packard)
Accenture ist ein weltweit agierender Managementberatungs- Technologie- und Outsourcing-Managementberatungs-, Technologie- und Outsourcing-Dienstleister
ResourcesComm. & High Tech
FinancialServices
Post & Public Services
Products
Managementberatung
Systemintegration & Technologie
Outsourcing
3Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 3
Agenda
Projektüberwachung und -steuerung
Warum notwendig?Warum notwendig?
Wie und womit?
Was ist zu beachten?
4Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 4
Projektüberwachung und -steuerung
Warum notwendig?Warum notwendig?
Wie und womit?
Was ist zu beachten?
5Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 5
Projektmanagement SQERT-Modell
Quality
Effort Time
P j ktProjekt
RiskScopep
SQERT - Model
6Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 6
Dimensionen des Projektmanagements (1)
Kalkulation (Estimating)
Planung (Work and resource planning)
Üb h & St (M it i & C t lli )Überwachung & Steuerung (Monitoring & Controlling)
7Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 7
Dimensionen des Projektmanagements (2) - ADM
Accenture Delivery Methods (ADM) formalisieren das VorgehenAccenture Delivery Methods (ADM) formalisieren das Vorgehen
8Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 8
Projektkalkulation
In der Projektkalkulation wird der Aufwand für die Fertigstellung einer Anforderung geschätzt.
In der Projektkalkulation wird der Aufwand für die Fertigstellung einer Anforderung geschätzt. g g
Ohne eine genaue
g g
Ohne eine genaueOhne eine genaue Aufwandsschätzung kann ein Projekt:
Ohne eine genaue Aufwandsschätzung kann ein Projekt:
die Zeit- und Budgetplanung überschreitendie Gewinnmarge drastisch
die Zeit- und Budgetplanung überschreitendie Gewinnmarge drastischdie Gewinnmarge drastisch verkleinernTeam-Moral senken
die Gewinnmarge drastisch verkleinernTeam-Moral senken
9Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 9
ProjektkalkulationProjektkalkulationAccenture Delivery Methodology Estimator (Demo)
10Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 10
Projektplanung
Die Projektplanung ist unverzichtbarer Bestandteil um sicherzustellen, dass die ,geeigneten Teammitglieder die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit erledigeng
ProjektplanMeilensteineMeilensteineRessourcenplanung
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Projektplanung mit MS Project (Demo)
Taskstruktur in MS Project –
12Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 12
heruntergeladen aus dem ADM Estimator
Projektüberwachung und -steuerung
… ist das Überwachen des Projektfortschritts anhand von Soll/Ist-Vergleichen.
… ist das Überwachen des Projektfortschritts anhand von Soll/Ist-Vergleichen. g
Bei auftretenden Problemen müssen geeignete
g
Bei auftretenden Problemen müssen geeignetemüssen geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden
müssen geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden
Planung ist iterativ
Planung muss genauso
Planung ist iterativ
Planung muss genausoPlanung muss genauso sorgfältig angepasst werden wie sie erstellt wurde
Planung muss genauso sorgfältig angepasst werden wie sie erstellt wurde
13Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 13
Projektüberwachung und -steuerung
Warum notwendig?Warum notwendig?
Wie und womit?
Was ist zu beachten?
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Dimensionen der Projektüberwachung und -steuerungDimensionen der Projektüberwachung und -steuerungProjektdreieck
ZielüberwachungScopemanagementz.B. Ergebnisdefinition je g jPhase / Abnahmen
TerminkontrolleNetzplanz.B. Meilensteintrendanalyse
KostenkontrolleMittelabflussMittelfestlegungz.B. Earned Value Analyse
Anpassungen im Projektdreieck (bzw. SQERT) können nötig sein!
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TerminkontrolleTerminkontrolleBeispiel: Meilenstein-Trendanalyse
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KostenkontrolleKostenkontrolleBeispiel: Earned Value Analyse - Basisgrößen
Industriestandard zur Messung des ProjektfortschrittsSagt Fertigstellungsdatum und finale Kosten vorausZeigt Termin und Budgetabweichungen anZeigt Termin- und Budgetabweichungen an
B iB i Üb bli kÜb bli k V hV hBasisBasis ÜberblickÜberblick VorhersageVorhersage
Arbeitet mit 3 BasisgrößenGeplante Kosten (planned costs, BCWS)Geplante Kosten (planned costs, BCWS)Istkosten (actual cost, ACWP)Leistungswert (earned value, BCWP)
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KostenkontrolleKostenkontrolleBeispiel: Earned Value Analyse - Überblicksgrößen
Planabweichung (schedule variance, sv)= Leistungswert – geplante Kostensv>0 mehr erreicht als geplantsv>0 … mehr erreicht als geplantsv<0 … weniger erreicht als geplant
Kostenabweichung (cost variance, cv)= Leistungswert – Istkosten
0 i b ht l l tcv>0 … weniger verbraucht als geplantsv<0 … mehr verbraucht als geplant
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KostenkontrolleBeispiel: Earned Value AnalyseBeispiel: Earned Value AnalyseInterpretation der Überblicksgrößen
Plan (-) Plan (+)Plan (-)Kosten (-)
Plan (+)Kosten (-)
Plan ( )Kosten ( )
Plan ( )Kosten (+)
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KostenkontrolleKostenkontrolleBeispiel: Earned Value Analyse - Überblicksgrößen
relative Zeiteffiziens (schedule performance index)SPI = Leistungswert / geplante Kosten
relative Kosteneffiziens (cost performance index)( p )CPI = Leistungswert / Istkosten
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KostenkontrolleBeispiel: Earned Value AnalyseBeispiel: Earned Value AnalyseVorhersagegrößen
Vorhersage aufgrund der Effizienzzahlen
geschätzter Restaufwand (estimated to complete ETC)geschätzter Restaufwand (estimated to complete, ETC)ETC = (geplante Gesamtkosten – Leistungswert) /
Kosteneffizienz
geschätzte Gesamtkosten (estimate at completion, EAC)EAC I tk t hät t R t f dEAC = Istkosten + geschätzter Restaufwand
… und weitere…… und weitere…
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Earned Value AnalyseEarned Value AnalyseEin einfaches Beispiel …
120m Wand streiche ich in 3streiche ich in 3
Tagen
10 Euro / h
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Earned Value AnalyseEarned Value AnalyseEin einfaches Beispiel…
1 6 2 6 3 61.6. 2.6. 3.6.Plan Wand gestrichen in m 40 80 120Geplante Kosten (BCWS) 80,00 160,00 240,00I tk t (ACWP) 80 00 160 00 ?Istkosten (ACWP) 80,00 160,00 ?Wand gestrichen in m 30 60 ?Leistungswert (BCWP) 60,00 120,00 ?
Planabweichung (PV) 20,00 40,00 ?Kostenabweichung (CV) 0 00 0 00 ?Kostenabweichung (CV) 0,00 0,00 ?
relative Zeiteffizienz (SPI) 0,75 0,75l ti K t ffi i (CPI) 0 75 0 75relative Kosteneffiziens (CPI) 0,75 0,75
geschätzter Restaufwand (ETC) 240,00 160,00 ?
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geschätzter Gesamtaufwand (EAC) 320,00 320,00 ?
Earned Value Analyse in der PraxisEarned Value Analyse in der PraxisMeasurement Workbook (Demo)
M t W kb kMeasurement Workbook
Cost & Schedule Macro Results
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Welche weiteren Tools kommen bei Accenture in derWelche weiteren Tools kommen bei Accenture in der Projektüberwachung und –steuerung zum Einsatz?
Scope Management Financial ManagementPolicies, procedures, practices, techniques,
and tools necessary to establish and Ongoing monitoring of scope creep,
manage change request process
Issue / Risk Management
Performance Management
maintain effective financials
Metric definition and ongoing tracking against the business casetargets and project progress targets
Identification, analysis, and pro-active response of issues
and risks to the program
Accenture Program
Management Methods
Resource ManagementTimeline Management
Project estimates, project plan maintenance, milestone tracking
Structure, roles, skills needed to achieve predefined project objectives
25Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 25
Resource ManagementTimeline Management
Accenture Delivery Tools – Beispielhaft für SAP-Projekte
P & P j t M tClear Quest
Risks, Issues, Scope, SIRs/Defects, Peer ReviewProject Console
Status and Metrics Reporting
Program & Project Management
Plan Analyze Design Build Test Deploy
MS Project Server Time Tracking and Earned Value
Requisite Pro Requirements Mgmt & Traceability
Accenture Delivery Methods (ADM) for SAP
Solution Manager Configuration Management Customizing Scout ID Mapping
y g y
Testing Tools (eg: RMT, RFT,
RPT M t )ratio
n
Configuration Management, Customizing Scout, ID Mapping Configuration, ABAP Build and Test, Transport Management
ADM Estimator MS Project Client
Estimate and Work plan
Clear Quest Test Manager
RPT, Mercury, etc)Test Execution
Man
ual i
nteg
r
Accenture Business Process Repository (ABPR)
AccentureReusable Assets
Clear Quest Deliverable Records Management
Test ManagerTest Management
Reusable Assets
Clear CaseDocument Repository - Design and Process Documentation & Deliverables (Word, Excel, etc)
26Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 26Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved.
Basis & Support
Solution ManagerSystem Installation
Solution ManagerSystem & Solution Landscape
Solution ManagerMaintenance Optimizer
Solution ManagerSystem Monitoring
Projektüberwachung und -steuerung
Warum notwendig?Warum notwendig?
Wie und womit?
Was ist zu beachten?
27Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 27
10 Goldene Regeln aus der Praxis
28Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 28
#1#1
Completion is final.p
29Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 29
#2#2
Climb the wall.
30Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 30
#3#3
Escalate problems fast.p
31Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 31
#4#4
Give managers a chance to gmanage.
32Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 32
#5#5
Problems need owners.
33Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 33
#6#6
Ask good questions.g q
34Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 34
#7#7
Issues and risks are different.
35Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 35
#8#8
Always have a work plan.y p
Know your statusKnow your status.
36Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 36
#9#9
Stay clear on scope.y p
37Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 37
#10#10
Write it down.
38Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 38
Fragen, Antworten und Diskussion
39Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved. 39
Anhang
Anhang - Kennzahlendefinitionen
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Base MetricsBase Metrics
M t i D fi iti d F lMetric Definition and Formula
Budget at Completion (BAC)
Budget for the task, summary task, phase or other WBS componentBAC = Baseline budget expressed inBAC = Baseline budget expressed in days or hours, not dollars
Actual Cost (AC) Actual cost of any work that has been performedAC = Amount of effort already spent orAC = Amount of effort already spent or “burned” expressed in terms of days or hours not dollars
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Base Metrics (Cont)Base Metrics (Cont)
M t i D fi iti d F lMetric Definition and Formula
Earned Value (EV) Total amount of effort, in hours or days, for tasks that are 100% completeEV = 0 if task is NOT complete, EV = BAC if task is completeBAC, if task is complete
Planned Value (PV) Budgeted amount of effort, measured in hours for tasks scheduled to be 100%hours for tasks scheduled to be 100% completePV = BAC if task is due prior to status date PV = 0 if task is due after status date
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Summary MetricsSummary Metrics
Metric Definition and FormulaCost Variance The difference between the actualCost Variance (CV)
The difference between the actual costs and the budgeted (baseline) costsCV = Earned Value – Actual Cost (EV-AC)
S h d l D t i h th th j t iSchedule Variance (SV)
Determines whether the project is on, ahead, or behind scheduleSV = Earned Value – Planned ValueSV Earned Value Planned Value (EV-PV)
43Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved.
Summary Metrics (Cont)Summary Metrics (Cont)
Metric Definition and FormulaMetric Definition and FormulaCost Performance Index (CPI)
The ratio of budgeted cost to actual cost used to predict the magnitude ofIndex (CPI) cost used to predict the magnitude of a possible cost overrun or under-run at a given point in timeCPI = Earned Value/Actual Cost (EV/AC)
Schedule Performance Index (SPI)
The ratio of budgeted cost to planned cost used to predict the magnitude of a possible cost overrun or under-runIndex (SPI) a possible cost overrun or under run at a given point in timeSPI = Earned Value/Planned Value
44Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved.
(EV/PV)
Forecast MetricsForecast Metrics
M t i D fi iti d F lMetric Definition and FormulaTo-Complete Performance Index (TCPI)
(BAC-EV)/(BAC-AC)(TCPI) (Budget at Complete – Total
Earned Value)/(Total Budget at Complete – Actual Cost)at Complete Actual Cost)
Statistical Estimate to Complete (STAT ETC)
(BAC – EV)/CPI(Budget at Complete – Earned Value)/Cost Performance Index
St ti ti l E ti t t AC + STAT ETCStatistical Estimate at Completion (STAT EAC)
AC + STAT ETCActual Cost + Statistical Estimate to Complete
45Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved.
p
Forecast MetricsForecast Metrics
Metric Definition and FormulaMetric Definition and FormulaStatistical Variance at Completion (STAT VAC)
BAC – STAT EACBudget at CompleteCompletion (STAT VAC) Budget at Complete –Statistical Estimate at Completion
Project Estimate to Complete (PROJ ETC)
Recorded from team Turnaround Document
Project Estimate at Completion (PROJ EAC)
AC + PROJ ETCActual Cost + Project Estimate to CompleteEstimate to Complete
Project Variance at Completion (PROJ VAC)
N/A
46Copyright © 2009 Accenture All Rights Reserved.
( )
ETC is called “Remaining Work” in MS Project