Center  for  Languages  and  Cultures  

University  of  the  Sacred  Heart  

 

PowerPoint  Presentations  

The  7  Step  Process  –  All  presentations  go  through  the  same  seven  steps  (p.5)  

 

 

 

 

 

 

 

Define  your  purpose  

Inform   Persuade   Entertain  

To  share  new  information  

To  change  or  reinforce  an  attitude,  belief  or  

behavior  

To  amuse  with  humor  and  anecdotes  

 

Structure  of  the  

presentation  

 

Content  

   

Tone  

The  Purpose  

 

• They  can  overlap  (Example:  you  may  want  to  inform  and  entertain  at  the  same  time)  

• Your  primary  purpose  should  influence:  the  tone,  content  and  structure  of  your  presentation.  

• The  purpose:  what  you  want  your  audience  to  remember  and  do  as  a  result  of  hearing  you.  

• It  has  to  be  specific;  not  broad.  

• An  informative  presentation  must  always:  

o Grab  and  hold  your  audience’s  interest.  

o Get  the  audience  to  retain  your  key  points  

• The  information  has  to  be  fresh,  practical  and  relevant.  

o Use  new  and  useful  information  

• Strong,  logical,  clear  sequence  of  ideas  –  presented  in  an  easy  to  remember  pattern.  

• Present  in  small,  digestible  chunks  (3-­‐5  keypoints  you  want  your  audience  to  remember).

 

• To  be  able  to  profile  your  audience,  you  must  ask  yourself  three  questions:  

 

   

   

• Build  credibility  by  citing  experts  whom  the  audience  respects  

• Avoid  hypothetical  examples  –  use  solid,  concrete,  real  life  facts  • Keep  it  simple  and  clear  –  limit  your  points  to  three  clear,  compelling  messages  • Create  an  emotional  link  –  something  that  your  audience  can  relate  to  

• Don’t  drown  them  in  data  • Be  interactive  –  encourage  the  audience  to  ask  questions  and  participate  

 

Profile  your  audience  

 

Knowledge    

Interest    

Support  

What  does  my  audience  know  about  the  topic  I  

want  to  talk  about?  

How  interested  is  the  audience  in  my  

subject?  

How  much  support  already  exists  for  my  

views?  

 • Map  and  structure  your  story  (p.27-­‐29)  

   

1. Preview  –  introduction  (10  –  15  %  of  time)  a)    Hook  –  grab  attention  b) Positioning  Statement  –  benefit  statement  selling  advantages  of  listening  

c)  Overview  –  key  points  2. View  –  body  (80-­‐85%  of  time)  

a)    Supporting  statement  1  

-­‐ Evidence/illustration  b) Supporting  statement  2  

-­‐ Evidence/illustration  

c)    Supporting  statement  3    -­‐ Evidence/illustration  

3. Review  –  conclusion  (5%  of  time)  

a)    Recap  –  summary  of  positioning  statement  b)  Memorable  conclusion  c)    Call  to  action:  request  for  commitment  

 • Titles  and  headlines  are  used  to  create  flow  and  direction  

1. Titles  should  challenge  your  viewers  to  sit  up  and  pay  attention  

2. The  headline  must  capture  the  essence  of  the  slide  and  should  summarize  the  key  point.  • 3  functions  of  an  opening:  

1. Grab  the  audience’s  attention  –  hook  the  audience  into  listening  2. Provide  reasons  for  listening  (positioning  statement)  3. Describe  what  you’ll  talk  about  

• Functions  of  the  body:  o Support  each  point  with  evidence  o Use  the  latest  information  

• Parts  of  the  conclusion:  o Summarize  your  presentation  –  recap  key  points  o Provide  closure  –  end  purposefully  

o Motivate  the  audience  to  respond  –  present  a  call  to  action.    If  your  presentation  is  informative,  you  may  want  the  audience  to  reflect  on  the  issues  or  go  and  do  research.  

• Use  transition  words  

o It  is  imperative  that  you  use  verbal  transition  words  and  statements  to  lead  your  listeners  smoothly  from  one  section  or  idea  to  the  next.  

o Purpose  of  transition  words:  

1. Provide  mini  internal  summaries  2. Help  hold  your  audience’s  attention  

• Organizational  patterns  

o Sequential  o Topical  order  

o Contrast  and  comparison  

 

• All  presentations  need  support  –  stories,  statistics,  and  facts  –  that  you  use  to  prove  and  illustrate  your  points.  

• Importance  of  visuals:  

   

     

     

     

     

     

     

1. Visuals  increase  persuasion  –  75%  of  what  we  learn  comes  to  us  visually.    Great  visuals  are  attention  grabbers.  

2. Visuals  increase  retention.    Listeners  may  forget  a  speaker’s  words  within  minutes  of  

leaving  the  presentation  but  they  can  remember  a  picture  –  in  detail  –  weeks  later.  3. Simplify  concepts  –  visuals  make  information  easy  to  digest.      

• Use  a  variety  of  different  types  of  evidence.    Some  people  like  stories  and  quotes;  others  prefer  

statistics  and  graphical  support.    (It  will  all  depend  on  your  type  of  audience).  • Quotes  must  always  make  a  point  –  irrelevant  quotes  weaken  your  impact.  • When  using  statistics  and  graphs,  make  your  numbers  understandable  and  use  comparisons.    

• Make  the  last  item  in  your  list  your  most  important  • Determine  your  message  first  –  the  prime  purpose  is  to  communicate  a  persuasive  message,  not  

to  dazzle  with  graphic  effects.  

• Think  K.I.S.S.  (Keep  it  Short  and  Simple).    With  visuals,  less  is  more.  • Organize  your  content  around  3-­‐5  points.    Most  audiences  struggle  to  remember  more  than  five  

points.  

 • Audiences  admire,  listen  to,  and  are  influenced  by  presenters  who  respect  them  and  their  time  

by  rehearsing  until  they  are  word,  picture,  and  time  perfect.  

• Practicing  for  perfection:    

 

1. Practice  until  you’re  supremely  confident.    You  can’t  over-­‐practice.    Every  time  you  practice  you’ll  find  something  to  improve.  (LAD)  

2. Rehearse  out  loud.    Silent  practice  never  works  because  when  you  rehearse  in  

silence  you  never  make  a  mistake.  (LAD)  3. Seek  feedback.    After  two  or  three  practice  sessions  alone,  ask  a  friend  or  colleague  

for  feedback.    (LAD)  

4. Videotape  your  address.    It’s  the  best  way  to  observe  your  vocal  and  physical  mannerisms  and  your  use  of  technology.  (LAD)  

 

• Time  your  presentations  to  make  sure  your  presentation  is  the  right  length.  • Always  practice  standing  up  so  you  can  practice  your  gestures  as  well  as  your  words.  • Use  key  words  and  key  phrases  

• Write  statistics  and  quotes  

 • Speak  to  the  audience  not  to  the  screen.  • Don’t  read  you  text  points  out  loud  

• Posture  don’ts:  1. Don’t  lean  on  the  podium  2. Don’t  put  your  hands  on  your  hips  

3. Don’t  fold  your  arms  4. Don’t  sway  5. Don’t  clasp  your  hands  behind  your  back  

6. Don’t  stand  in  the  fig  leaf  position  • Choose  the  right  words  with  great  precision.    The  right  words  can  move  people  to  agreement.    

The  wrong  words  can  result  in  deadlock  and  animosity.  • Avoid  fillers.    Powerless  speakers  hesitate  a  lot  and  rely  on  fillers  like  “uh”,  “umm”,  and  “well”.  • Vary  your  pace  to  generate  interest.    If  you  speak  slowly,  consciously  speed  up  from  time  to  

time.      

 • Control  the  loudness.    Vary  your  volume  by  stressing  the  most  important  words  and  phrases.  

• Sharpen  your  articulation.    Clear  crisp  words  convey  confidence  and  competence.  • Evaluate  and  pinpoint  your  strengths  and  weaknesses.    • Practice  with  a  colleague  or  friend  who  you  know  will  give  you  honest  feedback.    

• Don’t  try  to  fix  everything  at  once.    Pick  one  or  two  items  to  work  on  each  time.  

   

 • There  are  six  high-­‐impact  PowerPoint  persuasion  strategies.  

1. Align  the  PowerPoint  with  the  way  the  brain  works.  

o The  visual  channel  processes  information  that  transmits  through  the  eyes  such  as  diagrams,  animation,  video,  and  on-­‐screen  text.  

o The  verbal  channel  processes  information  that  comes  through  the  ears  such  as  

speech  and  non-­‐verbal  sounds.  2. Segment  your  story  into  visually  digestible  bites  

o Try  not  to  present  too  much,  too  fast.  

o Viewers  absorb  information  when  it  is  presented  as  scannable,  bite-­‐sized  chunks.  

o A  viewer  should  be  able  to  scan  and  digest  the  core  content  of  your  slide  in  less  

than  ten  seconds.  3. Signpost  location  and  direction  with  graphic  organizers  

o Give  your  viewers  a  sense  of  time,  place  and  direction  by  incorporating  a  

graphic  organizer  into  your  presentation.  o Types  of  graphic  organizers  (p.96)  

4. Wherever  possible,  persuade  with  visuals  

o Visuals  increase  memorability.  o Most  listeners  forget  what  a  speaker  says  within  minutes  of  leaving  the  

presentation.    But  they  do  remember  a  visual  –  in  graphic  detail  –  weeks,  even  months  later.  

5. Purge  all  but  essential  text  and  audiovisual  effects  

o In  PowerPoint,  less  is  more.  o On-­‐screen  text  should  be  kept  to  an  absolute  minimum.  o Adding  extra  sounds/music  or  using  too  many  pictures  or  animations  may  

distract  the  audience  and  divert  their  attention  away  from  the  central  message  toward  irrelevant  material.  

o Cut  all  on-­‐screen  text  that  you  intend  to  narrate.    Use  key  phrases  or  slogans.  

o Remove  all  audiovisual  elements  that  do  not  support  your  central  message.  6. Dice  and  sequence  complex  visuals  

o Complex  diagrams  presented  as  PowerPoint  confuse  most  audiences.  

o If  the  diagram  or  graph  consists  of  five  or  more  component  parts,  present  the  diagram  as  five  separate  slides.  

o It  takes  the  same  amount  of  time  to  present  five  points  on  a  slide  as  it  does  to  

present  one  point  on  five  slides.    Nevertheless,  this  will  help  you  to  take  control  of  what  the  audience  watches  and  the  order  of  the  points  you  wish  to  make.      

 

   

   

• Color  can  add  impact,  create  interest,  and  focus  the  eye.  • We  use  color  to  inform  or  persuade.      • Colors  can  evoke  emotions  or  stimulate  an  emotional  response.  

• The  biggest  mistake  presenters  make  with  colors  is  to  use  too  many.    This  can  cause  confusion.  • To  unify  your  presentation,  it  usually  pays  to  use  the  same  background  color  for  all  of  your  

visuals.  

• Different  meanings  of  colors  (p.105).  • Tailor  your  colors  to  your  audience.    Different  colors  mean  different  things  to  different  

audiences.    A  skilled  presenter  will  tailor  the  presentation  colors  to  cater  the  biases  of  the  

audience.  • For  sharp,  readable  PowerPoint  slides,  your  background  and  foreground  colors  should  contrast.  

o This  means  you  should  use:  

• Light  text  on  a  dark  background  or  dark  text  on  a  light  background.  o Also,  you  should  avoid  using:  

• Similar  text  and  background  colors  

• Dark  text  on  a  dark  background  color      

     

 

 • Slideshows  that  consist  of  endless  bulleted  text  are  persuasion  killers.  • Avoid  using  multiple  typefaces  

• Preferably,  you  should  use:  Times  New  Roman,  Arial,  Tahoma,  Verdana  or  Georgia.  • You  can  use  two  typefaces  where  you  want  to  add  variety  and  contrast.    For  example,  you  can  

use  the  first  for  the  headlines  and  the  second  for  the  body.  

• A  type  that  is  to  large  looks  ugly  and  clumsy.    On  the  other  hand,  a  type  that  is  too  small  looks  cramped  and  can’t  be  read.  

• Font  sizes:  

o Titles    48  to  40  points  o Subtitles  24  to  36  points  o Text  18  to  24  points  

• Sometimes  single  line  spacing  could  look  cramped.    Increase  the  spacing  to  1.2  or  1.5  points  if  your  line  length  is  longer  than  eight  words.    The  extra  line  spacing  makes  it  easier  for  the  viewer  to  separate  individual  words.  

• Bold  text  is  the  most  useful  special  effect.  It’s  a  great  way  to  highlight  key  words  or  points.  • Italicized  text  looks  great  on  the  computer  screen  but  is  often  unreadable  when  projected.  

• Bulleted  text  helps  us:  o Break  up  blocks  of  information  into  scannable  links  o Focus  our  attention  

o Organize  our  content  into  a  logical  order  o Add  structure  to  layout  

• The  fundamentals  for  bullet  use  are:  

o Limit  your  list  length  to  six  or  fewer  points.    Lists  with  more  than  six  items  look  cramped  and  crowded.  

o One  list  per  slide.    Multiple  lists  confuse  audiences.  

o If  your  bulleted  points  are  no  more  than  one  line  in  length,  keep  spacing  at  the  “1  line”  spacing  option  in  PowerPoint.  

• Make  your  bullets  the  same  size  as  the  text  type  

• Word  lists  should  rarely  if  ever  be  written  as  full  sentences,  but  as  short,  punchy  statements  • Place  the  most  important  points  at  the  top  of  the  list  • Slash  all  unnecessary  words  

• Capitalize  the  first  letter  in  a  list  but  never  use  all  caps  for  an  entire  entry  or  list.      

   

   

• Select  the  appropriate  chart  –  choose  the  best  graph  form  by  pinpointing  the  relationship  you  want  to  emphasize.  

• Types  of  charts:  

o Pie  charts  –  used  for  percentages  and  to  illustrate  any  proportional  relationship  between  segment  and  a  whole  pie.  

o Horizontal  bar  charts  –  useful  when  you  want  to  compare  the  size  or  magnitude  of  a  

group  of  items.  o Vertical  or  column  charts  –  ideal  when  you  want  to  compare  changes  in  data  over  time  o Line  charts  –  the  most  popular  of  all  chart  forms.    Ideal  when  you  want  to  plot  or  

highlight  a  trend  in  the  data.    These  are  the  easiest  to  interpret  and  are  useful  when  you  want  to  plot  over  multiple  or  extended  periods  of  time.  

o Area  charts  –  useful  when  you  want  to  compare  a  change  in  quantities  over  time.  

o Dot  charts  (or  scatter  diagrams)  –  show  whether  or  not  the  relationship  between  two  variables  follows  an  expected  pattern.  

o Tables  –  charts  with  data  arranged  in  rows  and  columns  to  allow  side-­‐by-­‐side  

comparisons.    Often  the  best  way  to  communicate  masses  of  numbers  and  data  for  which  graphing  would  be  inappropriate.  

 • Audiences  admire  and  respect  a  presenter  who  goes  the  extra  mile  to  make  their  lives  easier  

and  more  enjoyable  by  using  diagrams,  photos,  and  images.  • DIAGRAMS:  

o Diagrams  are  often  the  best  way  to  simplify  and  visualize  complex  systems  and  

processes.  o The  ideal  diagram  does  three  things:  

Informs  

Explains     Simplifies  

o Keep  it  simple.    The  musts  for  diagrams  are  simplicity  and  clarity.  

o Use  the  thirty-­‐second  test.    If  you  can’t  understand  a  diagram  in  thirty  seconds,  it’s  usually  too  complicated.  

o Break  complicated  diagrams  into  multiple  parts.  

• ART  AND  ILLUSTRATIONS:  o Adding  art  and  illustrations  can  dramatically  increase  your  impact  and  persuasiveness  o The  visual  effect  of  an  illustration  helps  your  viewers  remember  and  understand  your  

message  much  more  quickly.  o The  key  to  illustrations  and  artwork  is  to  choose  the  right  image.  o To  create  impact,  a  photo  or  image  must  reinforce  the  central  message  or  illustrate  an  

important  point  in  your  slide.    Your  images  should  tie  in  with  your  general  storyline.      

 

 

References    

Mills,  H.  (2007).  Power  Points!:  how  to  design  and  deliver  presentations  that  sizzle  and  sell.  New  York:  AMACOM.