Planes de Acci on Page 2013

Planes de Accin 2013

Listado de Funcionarios Responsables de los Planes de Accin

NOMBRE CARGO EMAIL EXT

Alejandro Vlez Ingeniero Comercial [email protected] 141

Andrs Felipe lvarez Restrepo Ingeniero de Proyectos [email protected] 124

Wendy Uribe Directora Comercial (E ) [email protected] 172

Camilo Andrs Lpez Amaya Lder Reparacin y Mantenimiento Parque Automotor

[email protected] 131

Carlos Alberto Bentez Director de Control Interno [email protected] 142

Cristina Restrepo Acevedo Lder Logstica [email protected] 103

David Andrs Ospina Secretario General [email protected] 145

David Vieira Meja Director Comercial y Logstico [email protected] 135

Diana Ospina Abogada Especialista [email protected] 134

Diego Alexander Gonzlez Florez

Ingeniero de Investigacin y Desarrollo [email protected] 147

Emiro Valds Abogado Especialista [email protected] 156

Alejandra Molina Comunicadora [email protected] 134

Gabriel Nanclares Abogado Especialista [email protected] 151

John Jaime Tuberquia Carvajal Lder Lnea Combustible [email protected] 125

Juan David Betancur Lder Lnea SIS jbetancuresu.com.co 122-136

Juan David Prez Madrid Ingeniero de Proyectos SIS [email protected] 123

Mara Irma Castao lzate Abogada Especialista [email protected] 146

Mara Isabel Vasquez Uribe Directora Administrativa y Financiera (E)

[email protected] 102

Natalia Arenas Rave Abogada [email protected] 187

Natalia Vlez Lder Gestin Humana [email protected] 160

Nilton Csar lvarez Lder de Planeacin y Calidad [email protected] 140

Patricia Escobar Lder Contable [email protected] 107

Sandra Zapata Lder de Presupuesto [email protected] 105

William Arias Prada Lder Lnea de Seguridad [email protected] 132

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013 $ 60.000.000

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

LOGSTICA

NOMBRE DEL INDICADOR META CUMPLIMIENTO

HASTA LA FECHA

Oportunidad en la atencin de requerimientos

(Requerimientos oportunos Vs Total

requerimientos atendidos en el perodo)

%90% - 100% Alto

85% - 90% Medio

85% > Bajo

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Definir y socializar tiempos de

contratacin para las diferentes lneas y

sublineas del servicio de logstica

especializada

x

Identificar las oportunidades de mejora y

automatizacin

Realizar anlisis y definir el software

logstico

Realizar Levantamiento de los

requerimientos tcnicos para el

desarrollo del software logstico

Disear los flujos de trabajo,

procedimientos y reportes a automatizar

Contratar el software

Desarrollar del software logstico

Elaborar pruebas y ajustes

Documentar y socializar los

procedimientos relacionados a la nueva

aplicacin

Realizar seguimiento y medicin de los

tiempos de atencin

Establecer acciones de mejora

Contratista

Contratista / Direccin de Servicios

logsticos

Lder de calidad y planeacin

Director Servicios Logsticos



Director Servicios Logsticos /

Profesional Infraestructura

Profesional Infraestructura Tecnologa



Tecnologa



PLAN DE ACCIN

Mejora del proceso logstico

RESPONSABLE OBJETIVO ESTRATEGICO

Director Logstico Cumplir con los tiempos establecido de la cadena logstica


INDICADORES DE GESTION RELACIONADOS AL PLAN DE ACCIN

QUE SE ESPERA CON EL CUMPLIMIENTO DEL INDICADOR / OBJETIVO ESPECIFICO

Contribuir el objetivo estratgico en trminos de oportunidad en la entrega de

bienes y servicios de la l nea de logstica especializada.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDADES RESPONSABLE

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013 $

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

LOGSTICA


HASTA LA FECHA

Economa de la contratacin :

(Total econmicas generadas Vs/ Total valor

de los recursos administrados)

Por definir de

acuerdo histricosPOR DEFINIR


Definir las lneas y sublineas de negocio

susceptibles de generacin de economas

x

Calcular histricos de economas

generadas y establecer metas

Negociar cadena cliente - proveedor x

Realizar medicin de las economas

generadas en la contratacin

x x x x

Informar a los clientes la economas

generadas

x x x x

Director Logstico

Director Comercial

Director Administrativo y Financiero

Secretario General

Director Logstico

Director Logstico

Director Logstico

Director Comercial



Gestionar economas en la contratacin de bienes y servicios, que permita

optimizar los recursos a administrar de los clientes contribuyendo con su

satisfaccin.



Director Logstico

Director Comercial

Director Administrativo y Financiero

PLAN DE ACCIN

Optimizacin de los recursos del cliente


Director LogsticoGarantizar la transparencia, celeridad y economa en todos los procesos de

contratacin

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013 60.094.000$

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

GESTIN FINANCIERA


HASTA LA FECHA

% de conciliacin 2003-2010 :

Contratos conciliados 2003-2010/ Total contratos por

l iquidar 2003 -2010

Excelente: >80%

Bueno: 60%-79%

Regular:80%

Bueno: 60%-79%

Regular:

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013 En anlisis

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

GESTIN FINANCIERA


HASTA LA FECHA

total contratos interadministrativos

publicados / total de contratos

interadministrativos en ejecucin

100%


Definir y analizar la informacin que ser

objeto del la virtualizacin a travs de la

pagina web.

x

Definir los requerimientos tcnicos en la

plataforma de la pagina web.

x

Desarrollar la aplicacin.

x x

Realizar pruebas de calidad.

x

Implementacin del proceso.

x

Socializar y capacitar a los usuarios de

inters.

x

ENTREGAR INFORMACION FINANCIERA EFICAZ A LAS PARTES INTERESADAS

PLAN DE ACCIN

PUBLICACIN INFORMACIN FINANCIERA CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS


LIDER CONTABLE - PROFESIONAL DE

INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA -LIDER DE

CALIDAD

Aumentar la satisfaccin de nuestros clientes y partes interesadas.





LIDER CONTABLE

PROFESIONAL DE INFRAESTRUCTURA

TECNOLOGICA


TECNOLOGICA


TECNOLOGICA


TECNOLOGICA


TECNOLOGICA - LIDER DE CALIDAD

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013 8.000.000$

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

GESTIN FINANCIERA


HASTA LA FECHA

Calificacin de los proveedores de servicios

bancarios.100%


Identificar las variables objeto de la

seleccin de entidades bancarias.

x

Analizar y establecer un modelo de

trabajo.

x

Ponderar las variables del modelo.

x

Implementar el modelo.

x x x x x x x x x

Evaluar impacto del modelo en la gestin

de la tesorera.

x x

Directora Administrativa y Financiera / Lder de

Tesorera


Tesorera / Profesional Financiera



Lder de Tesorera





Implementar una metodologa para la apertura de las cuentas de los contratos

interadministrativos objetiva y eficaz.



PLAN DE ACCIN

SELECCIN DE PROVEEDORES BANCARIOS


LIDER DE TESORERIA - LIDER DE CALIDAD Y PLANEACIN Aumentar la satisfaccin de nuestros clientes y partes interesadas.

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

GESTIN FINANCIERA


HASTA LA FECHA

Confiabilidad de la Rentabilidad x l neas

costeadas

50% - 2012

50% - 2013

Confiabilidad de la Rentabilidad x Proyectos

de Innovacin Costeados100%

Rentabilidad 50% - 2012

50% - 2013

PLAN DE ACCIN

COSTEO DE LINEAS DE NEGOCIO Y PROYECTOS DE INNOVACIN


DIRECTOR ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

Definir y garantizar la rentabilidad del portafolio de productos y servicios de la

entidad, cumpliendo las condiciones de calidad y servicio al cliente.



Definir y garantizar la rentabilidad del portafolio de productos y servicios de la

entidad

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013 30.000.000$

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA

NOMBRE DEL INDICADOR META

CUMPLIMIENTO

HASTA LA

FECHA

Disponibilidad de los servicios de TI :

Tiempo efectivo de disponibilidad(TDT-

tiempos de cada)/Total de tiempo

disponible (TDT)

Excelente:97%

Bueno: 90%-

99,6%

Regular:

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013 30.000.000$

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA


CUMPLIMIEN

TO

HASTA LA

FECHA

Disponibilidad de los servicios de TI :

Tiempo efectivo de disponibilidad(TDT-

tiempos de cada)/Total de tiempo

disponible (TDT)

Excelente:97%

Bueno: 90%-99,6%

Regular:

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013 -$

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

GESTION DOCUMENTAL


CUMPLIMIEN

TO

HASTA LA

FECHA

Nivel de Digitalizacin :

Total de Documentos digitalizados /

Total de documentos sujetos de

digitalizacin

100% del archivo fsico y digital en condiciones

optimas de consulta.


Seleccin de inventario de

documentos

X

Seleccin de documentos para

archivos histricos

X

Actualizar expedientes de

documentos

X X X

Codificar documentos

pendientes de archivo

X X

Archivar documentos

pendientes

X X

Comparacin y actualizacin de

expedientes fsicos y

electrnicos

X X

Lder de archivo

Lder de archivo / auxiliares

Lder de archivo

PLAN DE ACCIN

SINCRONIZACION DEL ARCHIVO FISICO CON EL ARCHIVO DIGITAL


TECNICO DE ARCHIVO Cumplir con los tiempos establecidos de la cadena logstica.

Lder de archivo



Mejorar la disponibilidad de la documentacin tanto fsica como digital





VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013 -$

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

GESTION DOCUMENTAL


HASTA LA FECHA

Nivel de aplicacin de las tablas de retencin 100%


Seleccin de subseries de documentos a

depurar

x

Toma de muestras x

Anlisis de las muestrasx

Inventario de los documentos a eliminar x

Someter a evaluacin del comit de

archivo

x

Solicitud de aprobacin del Consejo

Municipal de Archivos

x x

Elaborar actas de eliminacin de

documentos

x

Destruccin de documentos

x

PLAN DE ACCIN

APLICACIN TABLAS DE RETENCION


TECNICO DE ARCHIVO Cumplir con los tiempos establecidos de la cadena logstica.

Lder de archivo

Lder de archivo

Lder de archivo / auxiliar de archivo

Lder de archivo / Comit de archivo

Lder de archivo

Lder de archivo / Comit de archivo

Lder de archivo



OPTIMIZACION EL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL



Lder de archivo / Auxiliar de archivo

VIGENCIAASIGNACIN

PRESUPUESTAL

2013 153.165.012$

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

GESTIN HUMANA


HASTA LA FECHA

Nivel de desempeo

Excelente: 90%-100%

Bueno: 80%-89%

Regular: 60%-79%

Deficiente < 60%

Desarrollar la gestin del conocimiento para garantizar la continuidad y estabilidad

de los procesos de la entidad.

Excelente: 90%-100%

Bueno: 70%-89%

Regular:

VIGENCIA ASIGNACIN PRESUPUESTAL

2013 7.000.000

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA


HASTA LA FECHA

Nivel de traumatismos en la continuidad de actividades criticas :

Numero de traumatismos en el ao

Nota : se define como traumatismo eventos que impidan la continuidad de las

actividades criticas

Excelente = 0

Deficiente > 1

% de cumplimiento del plan de capacitacin en transferencia del Conocimiento:

(Capacitaciones realizadas / Capacitaciones Proyectadas)

90% - 100% Alto

85% - 90% Medio

85% > Bajo


Identificar y gestionar los puestos crticos

x

Gestionar el contrato de prestacin de servicios para la elaboracin del manual de

transferencia

x

Elaborar manual de transferencia de conocimiento a los puestos identificados (

contratacin externa)

x x

Incorporar plan de transferencia del conocimiento al plan de capacitacin de la

entidad

x

Definir el personal sujeto de capacitacinx

Definir plan de capacitacinx

Ejecutar plan de capacitacin y realizar seguimiento

x x

Definir metodologa para la medicin y seguimiento de traumatismos de continuidad

de actividades criticas

x

Aplicar metodologa para el seguimiento y medicin y realizar los ajustes

pertinentes

x x x

PLAN DE ACCIN

TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

RESPONSABLE OBJETIVO ESTRATEGICODesarrollar la gestin del conocimiento para garantizar la continuidad y

estabilidad de los procesos de la entidad.


LIDER DE GESTION HUMANA




Minimizar el nmero de traumatismos en el ao

Director Control Interno / Directora

Administrativa y Financiera /

Lder de Gestin Humana

Contratista

Directora Administrativa y Financiera /






Lder de Gestin Humana / Auxiliar de Gestin

Humana / Responsables de los puestos

crticos


Humana


Humana


Humana

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

Gestin Comercial


HASTA LA FECHA

Nivel de Satisfaccin

Alto: >4 puntos

Medio : 3,4 a 3.9

puntos

Bajo:

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013 436.300.748$

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO


HASTA LA FECHA

Incremento en Ventas:

(Ventas trimestre ao anterior - Ventas

trimestre ao actual)/(Ventas trimestre ao

anterior)

10 % anual

Incremento en Cobertura:

(Ventas por fuera de Antioquia periodo

anterior - Ventas por fuera de Antioquia

periodo actual) / (Ventas por fuera de

Antioquia periodo anterior)

15 % anual

Nivel de Fidelizacin:

Clientes con recompra/ Total Clientes 40 % anual


Estructurar el Presupuesto Anual de

Ventas (plan de negocios) en

concertacin con el rea Administrativa y

Financiera, en alineacin con el

direccionamiento estratgico.

x

Elaborar Plan de Mercadeo

x x

Ejecutar las estrategias comerciales y de

fidelizacin definidas en el Plan de

Mercadeo.

x x x x x x x x x x x

Hacer seguimiento a la ejecucin de las

estrategias comerciales y de fidelizacin,

evaluar su eficacia y realizar los ajustes

que se consideren necesarios.

x x x x x x x x x x x

Lograr posicionamiento en los mercados estratgicos y obtener un liderazgo en el

pas.

Aumentar la satisfaccin de nuestros clientes y partes interesadas.

Director ComercialGestin Comercial

PLAN DE ACCIN

INCREMENTAR LAS VENTAS


Aumentar anualmente las ventas en productos y servicios para la seguridad

ciudadana.



Aumentar anualmente las ventas en productos y servicios para la seguridad

ciudadana.



Posicionar a la entidad a nivel nacional e Incrementar las ventas por fuera de

antioquia

Incrementar los niveles de fidelizacin mediante la recompra de bienes y

servicios

Director Comercial

Profesional Comercial / Director

Comercial

Director Comercial

Direccin Comercial

VIGENCIA PRESUPUESTO

2013

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

Comunicaciones


HASTA LA FECHA

Posicionamiento Top of Mind

De acuerdo al

instrumento de

medicin


Disear plan de comunicaciones y medios

alineado con el plan de mercadeo

Ejecutar plan de comunicaciones y

medios

Seleccin y contratacin de proveedor

que realizar encuesta de Top of mind

Disear y realizar anlisis y mediciones

PLAN DE ACCIN

PLAN DE COMUNICACIONES


ComunicadoraLograr posicionamiento en los mercados estratgicos y obtener un liderazgo en el

pas.

Comunicaciones y Comercial

Comunicaciones y Comercial

Comunicaciones



Generar mayor recordacin y posicionamiento de la marca en la mente de los

clientes.

Incrementar las ventas



Comunicaciones


2013

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

Comunicaciones


HASTA LA FECHA

Nivel de Cultura Organizacional

De acuerdo al

instrumento de

medicin


Identificar las necesidades internas de

comunicacin

Disear plan de comunicacin interna

Ejecutar el plan de comunicacin interna

Realizar anlisis y mediciones

Disear y desarrollar acciones de

mejoramiento de acuerdo a medicin

PLAN DE ACCIN

PLAN DE COMUNICACIONES INTERNAS


ComunicadoraFomentar una cultura organizacional entre los empleados centrada en el cliente

y el compromiso con el desarrollo de la ciudad.

Comunicaciones y Gestin

Humana


Humana


Humana



Promover comportamientos adecuados con relacin al estilo corporativo de la

empresa



Comunicaciones

Comunicaciones

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

GESTION DE CONTROL


HASTA LA FECHA

Evaluacin de Controles

90%

Excelente: 90-100%

Bueno: 80-89.9%

Regular: 70-79.9%

Deficiente: < 70%

Evaluacion del Mejoramiento Institucional

100%

Excelente: 90 - 100%

Bueno: 80-89.9%

Regular: 70-79.9%

Deficiente: < 70%

Asertividad en la asesora

90%

Excelente: 90-100%

Bueno: 80-89.9%

Regular: 70-79.9%

Deficiente: < 70%

Cumplimiento oportuno del COLE de Control

Interno

100%


Bueno: 80-89.9%

Regular: 70-79.9%

Deficiente: < 70%

PLAN DE ACCIN


Evaluar el cumplimiento del programa de evaluacion de controles

Verificar el nivel de cumplimiento de las acciones establecidas en los planes de

mejoramiento institucional

Verificar el nivel de acatamiento por parte de la Organizacin de las

recomendaciones realizadas por Control Interno producto del ejercicio de sus

roles

Garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales y estatutarias del area de

Control Interno


AUDITORIA


Asesor de Control Interno NA

VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL2013

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

GESTION DE CONTROL


HASTA LA FECHA

Establecemiento e Implementacin de polticas

de administracin de riesgo.

Medicin: Marzo y Junio de 2013

Marzo 40%

Junio 90%Excelente: 90-100%

Bueno: 80-89.9%

Regular: 70-79.9%

Deficiente: < 70%

% de procesos misionales con auditora

basada en riesgos

Medicin: Bimensual a partir de Junio de 2012

Agosto: 40%

Octubre: 80%Diciembre: 100%


Bueno: 80-89.9%

Regular: 70-79.9%

Deficiente: < 70%


Elaborar plan de trabajo para la gestin

del riesgo utilizando el software IRIS y la

metodologa propuesta por el DAFP para

la identificacin, valoracion, clasificacion

y establecimiento de polticas de

administracin del riesgo

x

Implementar Plan de Trabajox x x x x

Elaborar Plan de Auditoria basado en

riesgos a los procesos

misionales(aplicacin del mdulo

correspondiente del software de gestin

de riesgos)

x

Implementar Plan

x x x x x



Lograr que al finalizar primer semestre del 2013 el 90% de los procesos tengan

polticas de administracin de riesgo establecidas y en proceso de

implementacin

Realizar auditora basada en riesgos a los procesos misionales de la entidad

para el segundo semestre del 2013

PLAN DE ACCIN

Gestion de riesgo





Equipo Control Interno / Lider de

Calidad y Planeacin

Equipo Control Interno / Lider de

Calidad y Planeacin

Equipo Control Interno


VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL

2013

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

GESTION DE CONTROL


HASTA LA FECHA

Toma de Conciencia frente a la cultura del

autocontrol

Frecuencia de Medicin: Julio y diciembre de

2013

Por definir despues de

la medicin de

Diciembre de 2013


Realizar medicin inicial de la cultura del

autocontrol a los procesos incluidos en el

plan anual de auditoras utilizando la

matriz construida para tal fin

X

Una vez ejecutada la auditoria controles,

evaluar nuevamente el nivel de cultura

del autocontrol en cada uno de los

procesos auditados, teniendo en cuenta

que los parametros de medicin de la

cultura del autocontrol estan

relacionados con la gestin de controles y

riesgos.

x x

Asesor de Control Interno

PLAN DE ACCIN

Gestion de la cultura del autocontrol





Fortalecer la cultura del autocontrol en los servidores de la ESU




VIGENCIAASIGNACION

PRESUPUESTAL2013

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

GESTION DE CONTROL


HASTA LA FECHA

Implementacin de Mdulos :

Total mdulos Implementados / Total Mdulos

Excelente: >90%

Bueno: >70%-89%

Regular:


2013

NOMBRE DEL PLAN

PROCESO

GESTIN JURDICA


HASTA LA FECHA

Reduccin del riesgo jurdico

Reduccin de los hechos generadores de demanda


Identificar los riesgos jurdicos x x x x x x x x x x x x

Evaluar los riesgos identificadosx x x x x x x x x

Proponer soluciones y tratamientos a los

riesgos identificados

x x x x x x

Hacer seguimiento a cada uno de los

controles establecidos.

x x x x x x

PLAN DE ACCIN

Reduccin del riesgo jurdico


Secretario general

Secretara General

Secretara General

Secretara General


Secretara General

Fortalecer la gestin preventiva del riesgo jurdico.




Garantizar el cumplimiento de las normas legales en los procesos de la entidad

Asegurar la transparencia en elproceso contractual

Gestionar la disminucin de los riesgos al interior de la entidad

Actuar con mayor celeridad en la toma de buenas decisiones

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