Planear y conducir reuniones eficaces Neighborhood Watch Aprendizaje a ritmo propio.
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Planear y conducir
reuniones eficaces
Neighborhood Watch
Aprendizaje a ritmo propio
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Objetivos del curso
• Los participantes aprenderán cómo planear una reunión eficaz
• Los participantes aprenderán cómo conducir una reunión de éxito
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¿Por qué nos reunimos?
• Conocer nuevas personas
• Formar relaciones
• Educar y compartir información con los asistentes
• Comentar las ideas y tomar decisiones importantes para el grupo
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Alternativas
• Correo electrónico
• Teléfono
• Llamadas telefónicas en conferencia
• Conversaciones en línea
• Volantes
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Etapas de una reunión
• Antes de la reunión
• Durante la reunión
• Después de la reunión
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Antes de la reunión: Logística• Programación– Seleccione una fecha y una hora que sean
convenientes para la mayor parte de las personas que se invitarán a participar en la reunión
– Seleccione una ubicación que sea conveniente y accesible para todos los invitados
– Considere establecer una fecha y hora de reunión programadas con regularidad
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Antes de la reunión: Orden del día
• Todas las órdenes del día deben tomar en cuenta estos puntos:– Fecha y ubicación de la reunión– Hora de inicio y de terminación de la reunión– Encabezados de los temas. Incluya detalles
como quién presenta el tema y el tiempo que le ha sido asignado
• Entregue un ejemplar de la orden del día a cada una de las personas que asistan a la reunión
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Antes de la reunión: Invitaciones
• Elabore una lista de los miembros del grupo y de los invitados.– Escriba correctamente
sus nombres– Su dirección completa– Su número telefónico– Su dirección de correo
electrónico
• Cómo invitarlos:– Correo o correo
electrónico– Teléfono – Publique volantes– Utilice invitaciones
en línea
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Antes de la reunión: Invitaciones
• En la invitación incluya:
– La fecha, la hora y el lugar de la reunión
– Una razón para asistir
– RSVP
NNEEIIGGHHBBOORRHHOOOODD WWAATTCCHH MMEEEETTIINNGG MMEEEETTIINNGG WHAT: Monthly Meeting
WHERE: Brad and Chandy Moore’s House, 8846 Clearwater Drive
WHEN: 7:30 p.m.
WHY: Topic: Observation Skills Guest Speaker: Officer Ritchie
DIRECTIONS: From I-10, exit Calgary Trail and make a right. Take your first left
onto Clearwater. 8846 is third house on the right.
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La reunión
• Dé la bienvenida a las personas
• Tiempo social informal
• Contemple preparar tarjetas de identificación
• Empiece y termine a tiempo
• Señale las normas básicas
• Si es necesario tome minutas
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El facilitador
• Permanezca enfocado• Fomente la discusión cortés • Permanezca dentro del horario• Haga un resumen de las decisiones
tomadas y de los asuntos que requieran votación
• Proporcione los detalles de la siguiente reunión
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Manejar los desacuerdos
• Requieren respeto • Brinde tiempo a cada persona para que hable
sin dominar la discusión• Escuche lo que no se dice• Trate de encontrar y resolver las fuentes de
confusión, malos entendidos, propósitos ocultos y emociones
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Después de la reunión
• Obtenga retroalimentación
• Distribuya las minutas/notas
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Conclusión
• Planear reuniones
• Conducir reuniones