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“Trabajamos por una salud integral y más humana”” San José del Guaviare - Guaviare

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C O N T E N I D O

INTRODUCCION .......................................................................................................................... 3

1. Principios ............................................................................................................................. 4

2. Objetivos ............................................................................................................................. 4

2.1. Objetivo General .......................................................................................................... 4

2.2. Objetivos Específicos ................................................................................................... 4

3. Alcance de la Auditoría ....................................................................................................... 5

4. Responsable ........................................................................................................................ 6

5. Glosario ............................................................................................................................... 6

6. Procedimiento de Auditoría (gestión) ................................................................................. 7

7. Fases de la Auditoría (gestión) ............................................................................................ 7

7.1. Fase Operativa ............................................................................................................. 8

7.1.1. Insumos Fase Operativa ....................................................................................... 9

7.2. Fase de Planeación ....................................................................................................... 9

7.2.1. Levante de Información ........................................................................................ 9

7.2.2. Plan de Acción e Intervenciones de Auditoria.................................................... 10

7.3. Fase de Presentación de Informes ............................................................................. 13



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INTRODUCCION La Oficina de Control Interno de Gestión de la ESE RED DE SERVICIOS DE SALUD DE PRIMER NIVEL-tiene programado para la vigencia 2.016, la realización de las Auditorias de Gestión, cuya finalidad es la de evaluar el Modelo Estándar de Control Interno en cuanto a su implementación, continuidad y sostenibilidad de los respectivos sistemas. La experiencia que obtenida en la ejecución de las auditorias de gestión y las auditorías internas de calidad, nos permite consolidar en un solo programa y plan de auditorías la programación para unificar criterios y objetivos. De tal manera que los resultados que se obtengan sirvan para la mejora continua y la sostenibilidad e integralidad del MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad. La Oficina de Control Interno de Gestión, tiene la responsabilidad de desarrollar auditorias que le permitan verificar y evaluar la conformidad del Modelo Estándar de Control Interno y del Sistema de Gestión de la Calidad de la Entidad basada en los procesos mediante la aplicación de criterios y principios de eficacia, eficiencia, economía, necesarios en lo relacionado con la aplicación de la normatividad legal, procedimientos existentes, requisitos, controles, riesgos, etc., identificando las deficiencias o no conformidades del sistema para lograr que se tomen las acciones oportunamente y se propenda por el mejoramiento continuo. Así entonces; el Plan de Auditoria vigencia 2016 se centra en acciones sobre el mapa de los procesos y procedimientos de la ESE y que hacen parte de los macroprocesos Estratégico, Misional y de Apoyo.



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1. Principios En aras de consolidar el proceso auditor y oportuno que apoye las políticas y controles de la gestión, se han tenido en cuenta algunos principios que brinden a las auditorias suficiencia y pertinencia. A continuación se presentan los principios:

a) Conducta Ética: El fundamento de la profesionalidad. La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar.

b) Presentación Ecuánime: La obligación de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría.

c) Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad

de las conclusiones de la auditoría.

d) Enfoque basado en la Evidencia: El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiable y reproducible en un proceso de auditoría sistemático. La evidencia de la auditoría es verificable. Está basado en muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un período de tiempo determinado y con recursos finitos.

2. Objetivos

2.1. Objetivo General El objetivo general del plan, es formular recomendaciones imparciales que propendan por el mejoramiento, a partir de evidencias, soportes y criterios válidos, sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, programas, proyectos y procesos, así como sobre irregularidades y errores presentados en la operación de la Entidad. De igual manera, apoyar a la dirección en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones, mediante las acciones de mejoramiento correspondientes.

2.2. Objetivos Específicos



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Para la puesta en marcha de este plan, se hace necesario desarrollarlo a través de ciertos objetivos específicos, lo cual permitirán alcanzar las metas deseadas: Brindar asesoramiento y realizar acompañamiento, seguimiento, evaluación y

control a los procesos y al manejo de las dependencias. Obtener información y evidencias para emitir pronunciamientos acerca del

funcionamiento de la ESE para fundamentar el concepto sobre la gestión y el logro de resultados.

Lograr resultados de auditoría oportunos que permita a la administración la

toma de decisiones oportunas.

3. Alcance de la Auditoría Inicia con la elaboración del Plan Anual de Auditorías de Gestión y Auditorias Internas de calidad para la vigencia y termina con la presentación de los resultados al responsable de cada proceso o área auditada. El proceso auditor incluye los siguientes factores:

a) Factor Estratégico: Será auditado el logro de los objetivos misionales, en lo relacionado al proceso mediante el cual se evalúa y monitorea el desempeño de los sistemas gerenciales.

b) Gestión de resultados: Serán verificadas las actividades relativas al proceso de

gestión, con el fin de determinar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos y los controles; de los métodos de medición e información sobre el impacto o efecto que producen los bienes y servicios entregados a la ciudadanía o partes interesadas.

Entre las técnicas de auditoría que se emplearán para ejecutar el Plan de Auditorias se encuentran, las verbales ya que se entablaran diálogos en los que se indagará a los diferentes servidores públicos sobre el desarrollo de sus actividades institucionales, pues se trata de tener una imagen clara de la integralidad del proceso auditado. Del mismo modo se aplicarán encuestas y cuestionarios que almacenen en medio físico la información recolectada. Se recurrirá también a la observación de actividades a la revisión selectiva de documentos y a la comparación de lo expresado verbalmente con lo existente, para así determinar la veracidad, exactitud, existencia y legitimidad de los documentos.



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Pero la principal técnica de auditoría que se empleará será la inspección de los procesos y procedimientos que permitan establecer las falencias de la entidad y determinar los planes de mejoramiento que permitan minimizar las debilidades y amenazas.

4. Responsable La responsabilidad de la aplicación de este Plan, le corresponde a la Oficina de Control Interno de Gestión.

5. Glosario Auditoria: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

Auditado: Organización o proceso al que se le realiza una auditoria.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría, el cual debe ser diferente del personal que realiza el trabajo.

Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.

Conclusiones de auditoría: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.

Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo, prueba o comparación con patrones.



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Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Plan de auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.

6. Procedimiento de Auditoría (gestión)

Los pasos a seguir para desarrollar el presente Plan de Auditoría son los siguientes: Preparar las actividades propias de la Auditoria, elaborar el instrumento de

verificación.

Elaborar el informe Mensual de Seguimiento.

Consolidar el Informe General de Auditoría con los hallazgos, observaciones y recomendaciones.

Organizar y archivar los papeles de trabajo que fundamentaron y respaldaron

la labor de la auditoría efectuada. Solicitar los Planes de Mejoramiento con base en los hallazgos.

Hacer seguimiento a los Planes de Mejoramiento presentados.

Archivar la documentación producto de la auditoria.

7. Fases de la Auditoría (gestión)

Proceso Construcción del Plan de Auditoria



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7.1. Fase Operativa

En esta fase a través de la Auditoría Interna se evalúa fundamentalmente la aplicación de controles y procedimientos en el sistema de control establecido. Esto permite cumplir los objetivos y metas propuestas, con eficacia, eficiencia, economía y efectividad, observando el marco normativo legal vigente y competente, tanto interno como externo. Dichos objetivos y metas deben resultar consistentes con las políticas formuladas por la ESE y atender las necesidades de la comunidad a la que se asiste. De acuerdo al perfil formulado, el ámbito de control de la Auditoría Interna supera el solo análisis de la suficiencia del “control interno” de la ESE para salvaguardar los activos y cumplir el marco legal, en la cual involucra una evaluación; De la coordinación y ejecución de las políticas y lineamientos institucionales De la diligencia de todas las normas legales, estatutos, principios, misión y

visión de la institución.



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Del sistema de incentivos y participación del personal involucrados en la provisión y presentación de los servicio.

De la satisfacción manifestada por los usuarios y beneficiarios y, Del impacto que su Gestión tiene en el entorno de la sociedad.

Cabe destacar que así como en materia de auditoría financiera, es posible dar una opinión sobre la razonabilidad de los estados contables, así mismo se puede emitir una opinión sobre la Gestión y la operación de la Entidad. De la misma forma, con diverso nivel de complejidad, siempre o casi siempre es posible realizar comparaciones entre los de razonabilidad de los procedimientos de cualquier Dependencia Auditada, entre estándares o modelos de otra Entidad de similares características.

7.1.1. Insumos Fase Operativa

Para la construcción de las intervenciones del Plan de Auditoría, se utilizaron los siguientes insumos: Mapa de procesos y procedimientos Resultados Evaluación MECI –DAFP- vigencia 2015. Evaluación Matriz POA 2015. Acciones POA 2016.

7.2. Fase de Planeación Esta etapa se realiza con el objeto de efectuar un diagnóstico primario sobre la entidad, actividades, operaciones y aspectos generales del contexto en el que se desempeña según su actividad. Este procedimiento comprende la selección, clasificación y análisis de datos obtenidos de diversas fuentes de información. Dentro de esta fase las acciones están orientadas a:

7.2.1. Levante de Información Se adelanta mediante: Levante de información mediante la herramienta evaluadora del POA Auditaje de campo a los diferentes procesos y unidades de la entidad Aplicación de encuestas y diligenciamiento de formatos



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7.2.2. Plan de Acción e Intervenciones de Auditoria De conformidad en los insumos identificados en la fase operativa, se identifica el siguiente Plan de Acción a implementar para la vigencia 2016: Item MacroProceso Proceso Procedimiento Actividad MAR ABR MAY JUN JUL AGT SEPT OCT NOV DIC

1 Estratégico Gestión de Calidad Control De Documentos Y Registros

Verificar el procedimiento

2 Estratégico Gestión de Calidad Riesgos Verificar el procedimiento

3 Estratégico Gestión De Dirección Y Planeación Estratégico

Seguimiento de los Acuerdos de Gestión de los Gerentes Públicos.



Generación de estadísticas sobre prestación de servicios de salud.



Riesgos Verificar el procedimiento

6 Estratégico Gestión de Mercadeo Promoción de los servicios de Salud.


7 Estratégico Gestión de Mercadeo Riesgos Verificar el procedimiento

8 Misional Consulta externa Plan contingencia ante fallas en la información.


9 Misional Consulta externa Riesgos.




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Item MacroProceso Proceso Procedimiento Actividad MAR ABR MAY JUN JUL AGT SEPT OCT NOV DIC

10 Misional Gestión Y Atención En Apoyo Diagnóstico Y Terapéutico

Solicitud de medicamentos y dispositivos médicos.



Devolución de medicamentos a almacén.



Control de fechas de vencimiento de medicamentos y dispositivos médicos.



Manejo de medicamentos para comisiones (extramural).



Riesgos. Verificar el procedimiento

15 Apoyo Sistemas De Información Y Atención Al Usuario

Gestión de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.


16 Apoyo Sistemas De Información Y Atención Al Usuario

Riesgos. Verificar el procedimiento

17 Apoyo Gestión Administrativa Y Financiera

Adquisición de suministros hospitalarios, no hospitalarios y equipos biomédicos.



Levantamiento anual de inventarios físicos (activos fijos e inventarios).




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Riesgos suministros almacén Verificar el procedimiento


Gestión para recaudo. Verificar el procedimiento


Riesgos de facturación Verificar el procedimiento


Facturación Verificar el procedimiento


Gestión documental Verificar el procedimiento


Socialización del manejo y seguridad de las tecnologías



Ejecución de gastos presupuestales.



Administración de la plataforma tecnológica



Riesgos sistemas de información




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Arqueos de caja Verificar el procedimiento

29 Apoyo Jurídica

Elaboración de contratos para la adquisición de bienes y servicios, ejecución de obras y contratos de comodato e interadministrativos.


30 Apoyo Gestión Ambiental Gestión del plan integral de residuos hospitalarios


7.3. Fase de Presentación de Informes

Para efectos de la presentación de los informes, estos se harán de manera mensual conforme a los resultados de los procesos de auditoría tanto a las acciones generales como específicas. De lo anterior; implica adicionalmente una serie de acciones como es el diseño de formatos de evaluación de actividades y salidas de campo a las diferentes unidades. Dentro de las acciones de recolección de evidencias, estas en lo posible de harán en medio magnético, de conformidad con la Directiva Presidencial 04 de 2012: “Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política cero papel en la Administración Pública”.

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