Ph.D. Indira Guzman Mejoramiento de Procesos mediante el uso de TI. BPM y BMPN.

Ph.D. Indira Guzman

Mejoramiento de Procesos mediante el uso de TI. BPM y BMPN

Question

Who can contribute the MOST to determining the priorities and risk impacts to the organization’s information resources?

1. Chief Risk Officer2. Business Process Owners3. Security Manager4. Auditor

Lewis Charles Quintero Beltrán Ingeniero de Productividad y Calidad

¿Qué es un proceso?

Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre sí paratransformar un insumo en unproducto. (Bien o Servicio)

What is a Process?

Any set of activities that when taken together, transform a series of inputs into an output, producing a result of value to a customer

Process

Input

Output

Suppliers

Custom

er

SIPOC


Entonces, ¿Qué es un proceso?

Procesos Las empresas crean y entregan valor en la

forma de un producto o servicio que ofrecen a sus clientes o a otras empresas. Estos productos o servicios son creados mediante una secuencia de tareas o actividades que toman una serie de entradas (inputs) y los convierten en las salidas deseadas (outputs).

Los pasos de un PROCESO

Input Paso1

Paso3

Paso3

Output

Ref. Quintero Beltrán

¿Por qué por procesos?

Porque las empresas y/o organizaciones son tan eficientes

como lo son sus procesos. La mayoría de organizaciones que han tomado conciencia de esto

han reaccionado ante la ineficiencia.

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Institute for Certification of Computing ProfessionalsKewal Dhariwal © 2008

What is BPM? Business Process Management BPM goals are to efficiently align the

organization with the customers’ wants and needs

BPM attempts to continuously improve processes – seeking process optimization by◦ Defining◦ Measuring◦ Improving your process

Procesos

Procesos

Procesos

Procesos

Coordinación

Nivel Estratégico

Nivel Administrativo

Nivel deConocimiento

Nivel Operativo

Ventas y Marketing

Producción

Finanzas Contab RecursosHumanos

Sistemas Empresariales

Sistemas Adm. Conocimiento

Sistemas de adm. de la cadena de abastecimiento

Sistemas de adm. de Las relaciones con el cliente

Hardware SoftwareTecnología de datos y almacenamiento

Redes

Arquitectura de Información de la organización

Socios de Negocios,proveedores

InfraestructuraDe TI

Arquitectura de Información y Infraestructura de TI

Clientes

InfraestructuraPublica

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What is BPM? Modeling

Modeling a business process is a business domain Perfecting a business process is a staff domain. Business modeling is Business Process Management

(BPM). Business –Technology Connection

The size and complexity of tasks often requires the use of technology to model efficiently.

Business people, especially customer facing staff must control and do the modeling.

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What is BPM? Bridging IT and Business

Bringing the power of technology to business staff and reducing their work should be the BPM group credo.

BPM is the bridge between Business and IT. BPM systems will develop to be industry specific. A cyclical BPM life-cycle exists:

Design Modeling Execution Monitoring Optimization

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What is BPM? Process Design

Identify existing processes Design the “to-be” processes Key Terms

Representations of process flow Actors within a process Alerts & Notifications Escalations Standard Operating Procedures Service Level Agreements Task hand-over mechanisms

What is a Business Improvement Methodology?

A documented set of procedures, guidelines, and tools intended to develop better processes

Some Business improvement methodologies Kaizen Lean Six Sigma Lean Six Sigma Design for Six Sigma (DFSS)

Methodology Comparison Kaizen Lean Six Sigma Lean Six Sigma DFSS

Defined Philosophy of gradual, incremental, and orderly continuous improvement, creating more value and less waste; emphasis on process improvement and process control

Focus on speed, efficiency, and elimination of waste

Data-driven methodology focusing on reducing defects and variability

Approach to eliminating waste and variation; combines both Lean and Six Sigma tactics

DFSS uses tools, training, and measurements to enable the design and development of products, services, and processes that meet customer expectations at Six Sigma quality levels

Objective Small improvements by optimizing existing systems

Maximizing process speed by reducing waste

Reduce variability through continuous process improvement

Increase quality and reduce defects/variation while increasing process speed and efficiency

Optimize the design and development process to achieve Six Sigma quality levels from the beginning

Requirement(s) Taking action on deviations to maintain process control

Establishing control through Standard Operating Procedures (SOPs)

Taking action on deviations to maintain process control

Elimination of waste (muda)

Value stream mapping

Processes must be in place

The processes must be predictable (in statistical control with normal distribution)

The processes must be improved by reducing variation (continuous improvement)

Data availability

The combination of both Lean and Six Sigma tools and methods

A new product, service, or process to design and develop

Approach Kaizen’s Deming-Shewhart PDCA Cycle Plan Do Check Act

DMAIC is acceptable

5S Sort Straighten Scrub Systematize Sustain

DMAIC Define Measure Analyze Improve Control

DMAIC; Integrate the methodologies and tools of both Lean and Six Sigma at each phase

DMADV Define Measure Analyze Design Verify

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What is Business Process Modeling Notation (BPMN)? BPMN simple diagram (www.wikipedia.org )

http://www.wikipedia.org/

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What is BPMN? BPMN larger example (www.wikipedia.org )

http://www.wikipedia.org/

Sample Process MapMedic Clerk Vendor OtherPatient

Provide Care

Complete PPCR Review PPCR

EMS Supv

Perform Quality Check

Enter Data in System

Review

Batallion Chief

Print & Mail Bills

Sort, Assemble, & Mail Bills

Remit Payment

InsuranceCompany

Need Insurance Info

Receive Bill & Insurance

Authorization

Bill & InsuranceAuthorization

Return Insurance

Authorization

Approved PPCR

Completed PPCR

Rework

Incomplete PPCR

IncompletePPCR

Complete PPCR

Enter Insurance Information

InsuranceInfo On File

InsuranceCompany

Insurance Info On FilePrint & Mail Bills

Payment

Completed InsuranceAuthorization


Mapa de procesos


Análisis de procesos

Cantidad PorcentajeOperaciones 45 28,5%Inspecciones 17 10,8%Transporte 65 41,1%Demora 22 13,9%Almacenamiento 9 5,7%Total de Actividades 158 100,0%

Cantidad PorcentajeAgregan Valor 29 18,4%No Agregan Valor 129 81,6%Total de Actividades 158 100%

PROCESO DE COMPRAS

Requerimiento de Materiales

Verificacion de Material en Bodega

Aprobacion para compra del Material

Compra de Material

Recepcion de MaterialesRecepcion de Materiales

Despacho del Material

Pago a ProveedoresCaraterísticas Generales del Proceso

Cantidad Documentos originales que se generan 15Copias que se generan 20Total de Documentos 35Personas que participan en el proceso 27Sistemas Informáticos que utilizan 3

Which Methodology is Best?

“Best” is depends by the needs and current state of your organization

“Best” may be a combination of methodologies

An organization ready for Six Sigma is also ready for Lean or other methodologies

The name of methodology used doesn’t matter; what matters is leadership, commitment, vision, strategy, and follow-through from supplier to customer

Business Process Management

The future of business processes lies not in one methodology, but in the integration of technologies and methodologies in order to facilitate execution of the process

Customers are demanding customizations and total solutions

Innovative business processes can lead to competitive advantage

Business processes will drive IT

Process Mapping

Regardless of the methodology, start with mapping the current processesIdentifies current state, opportunities for

improvement, process timeAllows identification of all process steps in order to

determine which steps are value added or bottlenecks

Knowing current state will assist in identifying improvement opportunities As-is vs. future process time, number of steps,

handoffs, etc. Determine steps which add value

Benefits of Process Mapping

Gain understanding of the process and process objectivesAnswers who (including suppliers and customers),

what, when, where, how, and duration Identifies the information or data used in the

process, decisions, bottlenecks Identify sources of waste Improve supplier and customer relations Provides a common language for talking about

the process

Internal Non-compliance to Industry

Standards Scrap Rework Short Cuts to Beat the System Excess Inventory Capacity Constraints Low Efficiency/

Productivity/Yields Employee Symptoms Shared Responsibility

External Benchmarking

◦ Company vs. World Class Performers

Market Share Drop Negative Publicity Pricing Inflexibility Warranty Costs

Indications of Process Improvement Opportunities

Caracteristicas de los procesos Tienen un(a) responsable del proceso Limites bien definidos (alcance del proceso) Interacciones y responsabilidades internas bien

definidas Procedimientos documentados, obligaciones de

trabajo y requisitos de entrenamiento Controles de evaluación y retroalimentación Medidas de evaluación y objetivos relacionados al

cliente Tiempos de ciclo conocidos Han formalizado procedimientos de cambio Saben cuan buenos pueden llegar a ser

Procesos, actividades y tareas

Se habla realmente de proceso si cumple las siguientes características o condiciones

Hacer efectivos los Procesos, generando los resultados deseados

Hacer eficientes los procesos, minimizando los recursos empleados

Hacer los procesos adaptables, teniendo la capacidad para adaptarse a los clientes cambiantes y las necesidades de la empresa

(Harrington, 1993, p.17)

Objetivos del Mejoramiento de Procesos:

Mejoramiento de procesos consiste en:El principal objetivo consiste en garantizar

que la organización tenga procesos que: Eliminen los errores en procesos críticos Minimicen las demoras Maximicen el uso de los activos Promuevan el entendimiento de todo el

personal Sean fáciles de emplear ante ausencias de

los titulares Sean amistosos con el usuario/cliente Sean adaptables a las necesidades

cambiantes Reduzcan el exceso de personal.

http://www.cejamericas.org/doc/documentos/identificaciondelosprocesoscriticos_moya_doc.pdf



Cinco fases del MPE según Harrington

Organizarse para el

mejoramiento

Comprender el proceso

Modernización

Medidas Y

Controles

Mejoramiento

Continuo

Cinco Fases del MPE Organización para el mejoramiento

(establecer el liderazgo, compromiso y comprensión).

Comprensión del proceso (estudiar el actual proceso y sus finalidades).

Modernización (Mejorar la eficiencia, efectividad y adaptabilidad del proceso).

Mediciones y Controles (Establecer la retroalimentación).

Mejoramiento continuo (Revisar, evaluar, calificar y hacer "bench-marking").

Ejemplos de macroprocesos

Faenamiento

ProductosRecepción DespachoEmpaque

Despresado

Pollo Vivo

MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES

Macroproceso de comercialización eléctrica

Pedido del Servicio Proceso de Conexión Facturación Recaudaciones


Actividades dentro del proceso

C

L

I

E

N

T

E

N

E

C

E

S

I

D

A

D

E

S

C

L

I

E

N

T

E

S

A

T

I

S

F

A

C

C

I

O

N

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Procesos de Apoyo

•Compras •Selección y evaluación de proveedores.•Almacenamiento •Mantenimiento •Transporte

COMUNICACIONES

Procesos Operativos

COMUNICACIONES

P-H-V-A

GESTIONHUMANA

•Selección del Personal•Capacitación •Evaluación de Gestión de desempeño.•Competencias

GESTION LOGISTICA GESTIÓN DE MEJORAMIENTO

•Control de Documentos.•Control de los Registros•Audiotorias Internas •Control del Producto No Conforme .•Acciones Correctiva y Prentivas

GESTIÓN COMERCIAL BODEGA PRODUCTO TERMINADO

•Cartera •Contabilidad•Facturación •Costos

GESTIONFINANCIERA

Ventas Servicio al ClienteCotizaciones PedidosFacturación

GESTION PLANEACIÓN DEL PRODUCTO

Programación Cocina

Esta Gestión no es Auditable

DISTRIBUCIÓN

P-H-V-A

Planeación EstratégicaPlanificación del S. G. CRevisión por la Dirección

P-H-V-AP-H-V-A

Para el análisis y mejoramiento de los procesos actuales se deben de utilizar las siguientes herramientas:

• Eliminación de la burocracia. Eliminar tareas administrativas, aprobaciones y papeleos innecesarios.

• Eliminación de la duplicación.• Evaluación del valor agregado. Eliminar las

actividades que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor

• Simplificación. Eliminación de copias, datos, manipulaciones, reuniones, cuellos de botella

Herramientas de Mejoramiento

Herramientas de Mejoramiento (cont.) Reducción del tiempo de ciclo del proceso Prueba de errores Eficiencia en la utilización de equipos y

sistemas Lenguaje simple. Compresión sencilla en

los documentos Estandarización Alianzas con los proveedores Mejoramiento de situaciones importantes Automatización y/o mecanización Identificación de los principales problemas

y riesgos

Análisis del valor agregadoActividad

¿Necesaria para generar el

output?

¿Contribuye a las funciones de la

empresa?

Sin valor agregado

¿Contribuye a los requerimientos

del cliente?

Valor Agregado

real

Valor agregado para la empresa

Si No

No

Si

Si

No

•Registrar la orden•Completar la póliza•Investigar los datos

•Registrar la fecha de recibo•Formato de pedidos•Preparar informes financieros

•Revisión y aprobación•Transporte y movimiento•Archivo y almacenamiento•Repetición de trabajo•Demoras

Actividades discrecional

es

Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente

Actividades que se deben realizar para satisfacer los requerimientos del cliente

Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio

Actividades que no contribuyen a satisfacer los requerimientos del cliente. Estas actividades se podrían eliminar sin afectar la funcionalidad del producto/servicio

Herramientas para reducir el tiempo

Algunas formas típicas para reducir el tiempo de ciclo son:

Actividades en serie vs. actividades en paralelo

Cambiar la secuencia de las actividades Reducir el número de interrupciones Mejorar políticas de tiempo de

procesamiento Reducir el movimiento del output Analizar la localización Establecer prioridades

Análisis de procesos

CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL PROCESO:

Solicitud de Crédito

Solicitud de Crédito

Análisis de Riesgo

Análisis de Riesgo

Aprobación de Crédito

Aprobación de Crédito

Administración y Desembolso

Administración y Desembolso

Macroproceso de Crédito

Cantidad PorcentajeOperaciones 82 44.6%Inspecciones 16 8.7%Transporte 45 24.5%Demora 34 18.5%Almacenamiento 7 3.8%Total de Actividades 184 100.0%

Agregan Valor 59 32.1%No Agregan Valor 125 67.9%Total de Actividades 184 100.0%

Cantidad Documentos originales que se generan 42Copias que se generan 11Total de Documentos 53Personas que participan en el proceso 13Sistemas Informáticos que utilizan 3Entes externos que participan en el proceso 10

“Dentro de 20 años la gran organizacióntradicional no tendrá más de la mitad de

los niveles gerenciales que tiene hoy y no mas de la tercera parte de los “gerentes”.

.........Será una organización basada enInformación“Requerirá la modificación de: Sus procesos de toma de decisiones Su estructura gerencial Su manera de hace negocios” Peter Drucker

Bibliografia White, S. A., & Miers, D. (2009). Guia de Referencia y

Modelado BPMN; Comprendiendo y utilizando BPMN: Future Strategies Inc.

Harrington, H. J. (1993). Mejoramiento de los Procesos de la Empresa. San Jose, California: McGraw Hill.

Magal, S. R., & Word, J. (2009). Essentials of Business Processes and Information Systems. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons, Inc.

Quintero Beltrán, L. C. (n.d.) Productividad y Calidad. Kewal Dhariwal (2008). Institute for Certification of

Computing Professionals

1. Definir proceso con sus propias palabras2. Identifiquen un proceso del cual ustedes

son participes frequentemente. 3. Describan el proceso de la manera que

mejor lo describa.4. Porque la representación de procesos

estándar es importante?

Ejercicio de Grupo

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