TRABAJO

ANGIE CAROLINA SANCHEZ MEDINA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMNAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA

GESTION DOCUMENTAL

ARMENIA

2014

1.Conceptualicen ¿qué es un programa de Gestión Documental y cuáles objetivos pretende alcanzar?

Por programa de gestión documental (PGD) se entienda un proceso archivístico sistémico encaminado al eficaz y efectivo lanejo y organizacionde laq documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objetivo de facilitar su producción, tramite, utilización y conservación.

Este programa debe ser liderado por el funcionamiento responsable de la administración de los documentos del sistema institucional de archivos de la respectiva entidad, pero con el concurso decidido de todos los estamentos ejecutivos, directivos, profesionales, técnicos y operativos de la organización, para garantizar su funcionalidad.

Igualmente el programa de gestión documental debe asegurar la asignación de recursos económicos, humanos y físicos que permitan el desarrollo armonico de las distintas fases archivísticas con los criterios operativos del mismo.

2. ¿Cuál es el ente rector de la política Archivística en Colombia?

El ente rector de la política archivística en Colombia es el Archivo General de la Nacion, es una entidad del orden nacional adscrita al ministerio de cultura encargada de la organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos, de regir la política archivística en Colombia y de custodiar resduardar y proteger el patrimonio documental del Pais y ponerlo en servicio de la comunidad

3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en su título V, Artículo 21 y Artículo 19?

ARTÍCULO  21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Aporte: Este articulo nos contextualiza en los programas de gestión documental y como las entidades publicas deben desarrollar e incorporar dentro de su sistema, estos programas en donde se logre evidenciar soportes, principios y procesos llevados a cabo en ellos

EL ARTICULO 19 NO HACE PARTE DEL TITULO V HACE PARTE DEL TITULO IV

ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

a) Organización archivística de los documentos;aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

PARÁGRAFO 1º. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARÁGRAFO 2º. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

Aporte: Con este aarticulo se evidencia el apoyo que se le brinda a las entidades publicas, desde y cuando cumplan con el objetivo de tener e incorporar todos los procesos adecuados de organización archivistica

 4. ¿Cuáles son las dos instituciones de carácter internacional que han contribuido a que profesionales y organismos afronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos?

La Organización de las Nciones Unidas para la Educacion , la Ciencia y la Cultura (UNESCO)

El Consejo Internacional de Archivos (CIA)

 5. La Gestión Documental fue originada hace miles de años; pero ¿En qué país y en qué año fue concebida y reconocida oficialmente la Gestión de Documentos?

La gestión de documentos fue ¨concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50 y de acuerdo por un autor, fue reconocida de forma oficial en este país, mediante legislación, a mediados del sigloXX.

 6. ¿Cuál es la Ley General de Archivos?

Ley 594 de julio 14 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones

 7. ¿Qué debe hacer una entidad para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada?

Para que el programa de gestión documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, por el archivo general de la nación asi como las demás normas aplicables a la entidad.

 8. ¿Cuáles son los aspectos o consideraciones básicas que se deben tener en cuenta al elaborar un PGD? Escríbalos y luego explíquelos con sus propias palabras.

OBJETIVO GENERAL

Regular el manejo y la organización del sistema de administración de documentos y archivos mediante la normalización a partir de la nocion de Archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Resaltar la importancia de los documentos y archivos como lenguaje natural

Normalizar los modelos y los formatos para la producción documental

Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, tramites administrativos y flujos documentales

Facilitar los procedimientosn para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante a la utilización de sistemas eficaces

 9. Explique con sus propias palabras los ASPECTOS DE PLANEACIÓN que se deben considerar para el diseño y desarrollo de un PGD.

 10.  Conceptualice:

FONDO: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es onjeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una institución o persona

SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades que forman parte de las secciones o subsecciones de un fondo y que se caracterizan por tener elementos semejantes entre si, basados en el tipo documental

SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido u sus características especificas.

UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: Son series conformadas por unidades documentales simples, donde cada una es independiente de las otras unidades socumentales simples de la misma serie

UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA: Son compuestas por unidades documentales complejas comúnmente llamadas expediemtes. Cada uno esta compuesto por varios tipos documentales diferentes entre si pero relacionados en razón de un tramite terminado

EXPEDIENTE: el expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producidos a medida que se desarrollan los tramites.

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental, deacuerdo a la estructura organica-funcional de la entidad

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:Concervacion de los documentos dentro del fondo documental ala que naturalmente pertenece, lo que exige que los documentos se organicen, respetando la estructura organica del ente productor

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se refiere presisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionades que se debieron cumplir para la resolución de un tramite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental

12. ¿Qué es un Cuadro de Clasificación Documental y para qué sirve?

Un cuadro de clasificación documental es el instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad productora de los documentos, sirve para organizar por fondo, secciones y series

13. ¿Qué son las Tablas de Retención Documental y cuál es su importancia?

Elemento indispensable en la gestión documental al ser un instrimento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental, permiten proporcionar un servicion eficaz y eficiente, facilitan el control y acceso a los documentos de carácter permanente y regulan las transferencias documentales.

15. Indaguen en una entidad (no muy grande) su estructura orgánica (organigrama)  y codifíquenla. Apliquen las encuestas sugeridas por el AGN a dos funcionarios. Identifique las secciones y subsecciones de la entidad, identifique las series y subseries, haga un pequeño cuadro de clasificación y su tabla de retención.

ESTRUTURA ORGANICA

COD SERIE COD SUBSERIE DEPENDENCIA NOMBRE DEP NORMATIVIDAD OBSERVACIONES

1

ACCIONES CONSTITUCIONALES

1

ACCION DE CUMPLIMIENTO

100 DIRECCIÓN GENERAL

ACUERDO 002 DEL 11 DE MAYO 1999. ARTICULO QUINCE: Son Funciones de la Subdirección Administrativa 10. Atender, controlar, y realizar el seguimiento a los diferentes procesos judiciales en que tenga interés la FUNDACIÓN y mantener informada a la Dirección sobre el desarrollo de los mismos.

GUÍA PARA LA GESTIÓN NORMALIZADA DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO DE GESTIÓN JUDICIAL

2 ACTAS

3

ACTAS COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

100 DIRECCIÓN GENERAL

Resolución 112 de 2008

2 ACTAS4

ACTAS COMITÉ DE DIRECCIÓN 100 DIRECCIÓN GENERAL

RESOLUCIÓN 298 DE 2010, Artículo 3

11

CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL

200 SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

ACUERDO 002 DE 1999 (11 de mayo) ARTICULO QUINCE 2. Dirigir, coordinar, evaluar las actividades relacionadas con la administración de los recursos financieros y físicos de la Fundación.

GUÍA PARA LA GESTIÓN NORMALIZADA DE LOS DOCUMENTOS GENERADOS EN EL PROCESO EJECUCION PRESUPUESTAL

13 CIRCULARES 1 CIRCULARES INFORMATIVAS 100 DIRECCIÓN ACUERDO 002

GENERAL DEL 11 DE MAYO 1999. ARTÍCULO NOVENO: Son funciones del Director General: 11. Administrar los recursos de la Fundación.

13

CIRCULARES

2

CIRCULARES REGLAMENTARIAS

100 DIRECCIÓN GENERAL

ACUERDO 002 DEL 11 DE MAYO 1999. ARTÍCULO NOVENO: Son funciones del Director General: 11. Administrar los recursos de la Fundación.