Pgd alcaldia san luis antioquia 2015 2018

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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FUENTES DE CONSULTA. Manual para la implementación del Programa de Gestión Documental del Archivo General de la Nación, Normatividad emitida por el AGN

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD)

MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA

ARCHIVO MUNICIPAL 2015


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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) 2015-2018

MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA

RESPONSABLES DE ELABORACIÓN SECRETARÍA DE GOBIERNO, JEFE DE ARCHIVO

REVISADO, CONTROL INTERNO

ARCHIVO MUNICIPAL 2015


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CONTENIDO

Página I. ASPECTOS GENERALES 6 1.1 INTRODUCCION 6 1.2 ALCANCE 7 1.3 OBJETIVO GENERAL 8 1.3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS 8 1.4 PÚBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO 9 1.4.1 Usuarios Externos 9 1.4.2 Usuarios Internos 9 1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 9 1.5.1 Normativos 9 1.5.2 Técnicos 16 1.5.3 Económicos 16 1.5.3.1 Presupuesto 17 1.5.4 Requerimientos Administrativos del PGD 17 1.5.4.1 Equipo de Trabajo 17 1.5.4.2 Gestión de comunicaciones con Otras Áreas 18 1.5.4.3 Responsables Del PGD 18 1.5.4.4 Plan De Capacitación 19 1.5.4.5 Sistema Administrativo de Archivo 19 1.5.4.6 Requerimientos Tecnológicos del PGD 20 1.5.4.7 Contenido, Formulación, Aprobación Implementación del PGD 21 1.5.4.8 Existencia y funcionamiento de la oficina de correspondencia 21 II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 21 2.1 PLANEACIÓN. 22 2.1.1 Elaboración Del Diagnóstico De La Gestión Documental 23 2.2 PRODUCCIÓN 23 2.2.1 Actividades Del Proceso 23 2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE 24


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2.3.1 Recepción Documental 25 2.3.2 Distribución De Documentos 27 2.3.3Consulta De Documentos 28 2.4 ORGANIZACIÓN 29 2.4.1 Clasificación Documental 30 2.4.2 Ordenación Documental 30 2.4.3 Descripción Documental 30 2.5 TRANSFERENCIA Documental 30 2.5.1 Transferencias Primarias 31 2.5.1.1 Requisitos Para Las Transferencias Documentales 32 2.5.1.2 Recepción Y Disposición Final De La Transferencia 34 2.5.2 Transferencias Secundarias 35 2.5.3 Plan De Contingencia En Las Transferencias Documentales 35 2.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS 36 2.6.1 Actividades Del Proceso 37 2.6.1.1 Conservación Total 37 2.6.1.2 Eliminación de Documentos 38 2.6.1.3 Selección Documental 38 2.6.1.4 Microfilmación O Digitalización 38 2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO 39 2.8 VALORACIÓN 39 III FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD 41 3.1 FORMULACIÓN DEL PGD 41 3.2 PUBLICACIÓN DEL PGD 41 3.3 ALINEACIÓN DEL PGD CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE 41 LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE SAN LUIS ANTIOQUIA 3.4 METAS A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO DEL PGD 43 3.4.1 A Corto plazo 43 3.4.2 A Mediano y largo plazo 43 IV PROGRAMAS ESPECÍFICOS 43 4.1 PROGRAMA NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS 44


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ELECTRÓNICOS. 4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES 45 (ASOCIADOS AL PLAN DE RIESGO OPERATIVO DE LA ENTIDAD EN CASO DE EMERGENCIA). 4.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 46 4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS 46 (INCLUYE TERCERIZACIÓN DE LA CUSTODIA O LA ADMINISTRACIÓN). 4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFÍA 46 4.6 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN. 47 4.7 PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL 47 V. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR 48 DE CONTROL INTERNO (MECI) ANEXOS 48

1- Diagnóstico de Gestión Documental 48 2- Mapa de Procesos 56 3- Actos Administrativos del PGD-Versión 2 57

BIBLIOGRAFIA 58


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I. ASPECTOS GENERALES

Para la realización de este documento se tuvo en cuenta el Manual para la implementación del Programa de Gestión Documental publicado por el Archivo General de la Nación, y el PGD del 2012 de La administración municipal de San Luis Antioquia; con el fin de revisar e identificar las necesidades de la gestión documental en el municipio y ajustarnos a las nuevas normas sobre materia archivística. Se debe insistir en que los documentos son el lenguaje natural de la administración y, por tanto, la información debe ser verídica, consultable y confiable en los actos administrativos. 1.1 INTRODUCCION Considerando que el Programa de Gestión Documental se establece dando cumplimiento a la normativa según lo indicado en la: Ley General de Archivos, T i t u lo V: Gestión de Documentos, artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. Decreto 2609 de 2012 donde se dan las pautas para la elaboración del programa de gestión documental de las entidades públicas y el manejo de los archivos electrónicos, nos proporciona los parámetros y lineamientos para preservar la integridad de la información en sus diferentes soportes. Resolución 158 de 2012 por el cual se adopta e implementa el Programa de Gestión Documental en la Administración municipal de San Luis Antioquia.


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Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, artículos 15 Programa de Gestión Documental y artículo 17. Sistemas de información. Para asegurar que los sistemas de información electrónica. Decreto 103 de 2015 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones. Decreto 2609 de 2012 y el Programa de Gestión Documental (PGD), Dada la modernización de los lineamientos indicados en él se hace necesaria la actualización del mismo, el presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario un conocimiento sobre las técnicas organizativas para gestionar los documentos en sus diferentes fases. El presente documento debe ser actualizado cada cuatro (4) años, como instrumento archivístico que contribuye al desarrollo administrativo, eficiencia administrativa, la administración electrónica y la transparencia del municipio de San Luis Antioquia. 1.2 ALCANCE El PGD es un programa donde permite identificar las acciones, actividades, metas , normativa, herramientas técnicas, administrativas, tecnológicas y económicas para desarrollar los procesos de la gestión documental como son la Planeación, Producción; Gestión y trámite; Organización; Transferencia; Disposición; Preservación a largo plazo y Valoración, que se cumplen en las unidades de correspondencia, archivos de gestión central e histórico, teniendo en cuenta los principios que rigen al estado en materia archivística. Para la implementación del PGD se parte del concepto de archivo total Donde se tiene como base la integralidad del documento en sus diferentes etapas del ciclo vital, sin importar el soporte documental en el cual este plasmado, su contenido es la carta


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de navegación para identificar la labor de planeación de la gestión documental de la entidad y la complementariedad existente con otros sistemas de gestión. El PGD y sus versiones debe ser revisado y aprobado por el Comité Interno de Archivo, su implementación es responsabilidad de la Secretaría de Gobierno y el auxiliar administrativo en Gestión Documental. 1.3 OBJETIVO GENERAL Definir una herramienta donde se documente a corto, mediano y largo plazo el desarrollo sistemático y la normalización de los procesos archivísticos y el conjunto de actividades administrativas tendientes a la planeación, ejecución, seguimiento, manejo, modernización de la documentación desde su origen hasta su disposición final. Con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Este debe ser aprobado, publicado, implementado y controlado. 1.3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS 1. Planear las estrategias a desarrollar en el periodo 2015-2018, actualizando y asignando recursos financieros, administrativos, tecnológicos y normativos que permitan un acertado control y seguimiento del Programa de Gestión Documental de la entidad. 2. Continuar con las bases y conceptos establecidos en el PGD versión 1 para la homogenización de la actividad archivística de la entidad. 3. garantizar la seguridad, conservación y disposición final de la información contenida en los documentos elaborados y recibidos por la entidad, a su vez el acceso a la información como la normatividad lo determina. 4. Apoyar la transparencia, la eficiencia y la eficacia en el modelo de gestión de la entidad.


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5. Prestar con responsabilidad y oportunidad los servicios de archivo. 1.4 PÚBLICO AL CUAL ESTA DIRIGIDO Este documento va dirigido a todas las dependencias de la Alcaldía municipal de San Luis Antioquia, que harán parte de su implementación, con el objetivo de evaluar, aprobar y darle un control y seguimiento apropiado a las estrategias que se establecen en el Programa de Gestión Documental, para poder así brindarle a los usuarios de todos los servicios y tramites que se prestan para brindar una mejor atención. 1.4.1 Usuarios Externos

1) Ciudadanos colombianos, personas naturales o jurídicas, públicas o privadas, veedurías ciudadanas.

2) Organismos de control, operadores judiciales, de control político y los facultados para inspección y vigilancia de la gestión documental.

1.4.2 Usuarios Internos

Todas las dependencias de la administración municipal.

1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD 1.5.1 Normativos. El PGD de la entidad, se sustenta fundamentalmente bajo las normas constitucionales, jurídicas y procedimentales que se identifican en la constitución nacional, leyes, decretos y demás normas que rigen la archivística en Colombia, se incluye la normatividad interna en materia archivística como fuente de transparencia en la administración pública. Constitución política de Colombia Ley 80 de 1989 establece que es función del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado promover la organización y fortalecimiento de los archivos de las


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entidades del estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios, para garantizar la eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental. Artículo 2°, literal d) de la Ley 80 de 1989, el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado tiene como función formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos, acorde con el Plan Nacional de Desarrollo y los aspectos económicos, sociales, culturales, científicos y tecnológicos de los archivos que hagan parte del Sistema Nacional de Archivos. Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, de comercio electrónico y de las firmas digitales, y en virtud del principio de equivalencia funcional, le otorga al mensaje de datos la calidad de prueba, dando lugar a que el mensaje de datos se encuentre en igualdad de condiciones en un litigio o discusión jurídica. Ley 594 de 2000, Artículo 5° de la Ley 594 de 2000 define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos y los siguientes artículos: Artículo 6, Artículo 21, Artículo 22, Artículo 25, Artículo 26. Ley 1341 del 30 de julio de 2009, define los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las tecnologías de la información y las comunicaciones -TIC, en especial el principio orientador de neutralidad tecnológica. Que las tecnologías de la información y la comunicación, están modificando las prácticas y formas de gestionar los documentos en las entidades públicas, lo cual tiene efectos sobre el patrimonio documental del país. Ley 1437 de 2011 en el Capítulo Cuarto del Título III, regula aspectos relacionados con el uso de medios electrónicos su validez y fuerza probatoria, así como sobre el expediente y archivo electrónico su validez y fuerza probatoria así como sobre el expediente y archivos electrónicos los cuales tienen incidencia en el desarrollo de la política archivística para todas las entidades del Estado y por lo tanto, tienen aplicación en el Sistema Nacional de Archivos.


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Capítulo IV de la Ley 1437 de 2011, autorizan la utilización de medios electrónicos en el proceso administrativo en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos, así como la Ley 527 de 1999 en sus artículos 6 y 9 , los cuales enmarcan dentro de las responsabilidades que le competen al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado como ente rector de la política archivística del Estado. Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece en los artículos 4 y 14 el uso de las tecnologías de la información y Las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública. Ley 1564 de 2012, por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones, en lo referente al uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones en todas las actuaciones de la gestión y trámites de los procesos judiciales, así como en la formación y archivo de los expedientes. Otras Aplicables LEY 80 DE 1989. Crea el Archivo General de la Nación de Colombia. LEY 80 DE 1993. Artículos .39 y 55 Estatuto de Contratación Administrativa. LEY 4 DE 1913. Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. LEY 47 DE 1920. Sobre protección del patrimonio documental y artístico. LEY 45 DE 1923. Articulo 99 Sobre conservación de documentos bancarios. LEY 40 DE 1932. Sobre registros y reformas civiles de las personas. LEY 14 DE 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. LEY 163 DE 1959. Sobre protección de patrimonio cultural. LEY 39 DE 1981. Sobre microfilmación y certificación de archivos. LEY 23 DE 1981. Regula archivos de las historias clínicas. LEY 23 DE 1982. Sobre derechos de autor. LEY 57 DE 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos.


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LEY 63 DE 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de los bienes culturales. LEY 6 DE 1992 Artículo.74. Uso y valor probatorio al disco óptico en documentos tributarios. LEY 31 de 1992 Artículos.54-55. Publicidad, reserva y conservación documentos Bancos de la República. LEY 44 DE 1993. Sobre derechos de autor, funcionarios públicos. LEY 136 DE 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios. LEY 270 DE 1996. Uso y valor probatorio de las nuevas tecnologías en la Administración de Justicia Artículo 95. LEY 527 DE 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. LEY 610 DE 2000. Responsabilidad Fiscal (Arts.20 reserva y expedición de copias. Arts.60 Boletín de responsabilidades fiscales). LEY 640 DE 2001. Conciliación ante servidores públicos (Art 15, archivo constancia, actas y antecedentes de audiencias de conciliación) LEY 734 DE 2002. Código Disciplinario Único (Artículo 34 numeral, 1,5 y 22 Artículo 35 numeral 8,13 y 21 LEY 795 DE 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera (Artículo 22). LEY 951 de 2005. Acta de Informe de Gestión. (Proceso de entrega y recepción de los asuntos y recursos públicos del Estado Colombiano, al término e inicio del ejercicio de un cargo público). LEY 962 DE 2005 Anti trámites. (Arts. 3 inciso3, Acceso a los registros y archivos de la Administración Pública en los términos previstos por la Constitución y la Leyes) y Art. 28. LEY 975 DE 2005. Ley de Justicia y Paz (Capítulo X "Conservación de Archivos" Arts. 56 deber de memoria, Arts. medidas de preservación de los archivos, Arts. medidas para facilitar el acceso a los archivos).


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LEY 1105 DE 2006 Modifica el Decreto Ley 254 de 2000 "régimen para la liquidación de las Entidades Públicas del Orden Nacional" (Arts. 25, parágrafo 1o. Archivo de procesos y de reclamación de soportes). Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional Decreto Ley 019 de enero de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública Decreto 2527 de 1950: Autoriza el uso del microfilme en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 3354 de 1954 Prohíbe adulteración, recorte y doblez de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. Decreto 264 de 1963 Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico, monumentos. Decreto 960 de 1970 Estatuto notarial. (Artículos 106, 107, 113, 114 y 115). Decreto 1260 de 1970 Estatuto del Registro Civil de la personas. (Artículos 8, 13 al 16). Decreto 2274 de 1988 Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos. (Artículos 1 a 5). Decreto 624 de 1989 Uso de medios magnéticos en la información tributaria. (Artículo 633). Decreto 2620 de 1993 Reglamenta el procedimiento para la utilización de medios tecnológicos adecuados para conservar los archivos de los comerciantes. Decreto 856 de 1994 Libros y archivo del Registro Único de Proponentes (Artículo 11). Decreto 1584 de 1994 Documentación e información estrictamente indispensable. Parágrafo. Conservación de documentos. Registro proponentes Cámara de Comercio. Decreto 1382 de 1995 Tablas de retención documental y transferencias al Archivo General de la Nación por entidades del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 2150 de 1995 Suprime autenticación de documentos originales y uso de sellos, prohíbe entre otros: exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad


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tenga en su poder; prohíbe a las entidades públicas limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares. Autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos. (Artículos 1, 13, 16, 18, 19, 26 y 29). Decreto 1748 de 1995 Archivos laborales informáticos. (Artículos 1, 47, 49 y 62). Decreto 998 de 1997 Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama Ejecutiva. Decreto 1474 de 1997 Certificaciones laborales de Empleadores. (Art. 9 información laboral empleados). Decreto 190 de 2003 Reglamenta parcialmente Ley 790 de 2002, artículo 11, Archivo documentos y actuaciones a que hace referencia capítulo II “Reconocimiento económico para la rehabilitación profesional y técnica”. Decreto 3666 de 2004 Por medio del cual se consagra El Día Nacional de los Archivos en Colombia. Decreto 2578 del 13 de diciembre del 2012 Por el cual se corrige el artículo 8° y los literales 5 y 6 del artículo 12° del Decreto 1515 de 2013 que reglamenta las trasferencias secundarias y de documentos de valor históricos al Archivo General de la Nación y a los archivos generales territoriales. Decreto No. 2609 del 14 de diciembre del 2012 Por el cual se reglamenta el Título V de la ley 594 del 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley, 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Decreto 2482 del 3 de diciembre del 2012 Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión” tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, el cual incluye políticas de desarrollo administrativo de la gestión documental del Estado. Decreto 103 de 2015 fortalece la gestión documental pública y ratifica el papel de los Archivos en la transparencia del Estado Circulares y Acuerdos del Archivo General de la Nación. Circular Externa No 005 de 2011 - Prohibición para Enviar los Originales de Documentos de Archivo a Otro Tipo de Unidades De Información


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Circular Externa No. 006 de 2011 - Entrega de los Archivos físicos y electrónicos con ocasión del cambio de administración de las entidades territoriales Circular Externa No. 001 de 2011 Protección de archivos por ola invernal Circular 01 de 2012 Reporte bimensual de información contractual de las alcaldías y las gobernaciones Circular 002 de 2012 Adquisición de herramientas tecnológicas de Gestión Documental Circular 003 de 2012 Responsabilidad del AGN y del SNA respecto a los archivos de DDHH y Memoria Histórica en la Implementación de la Ley 1448 de 2011, “Ley de Víctimas” Circular 004 de 2012 Censo de Archivos e Inventario documental relacionados con la atención a víctimas de Conflicto Armado en Colombia Circular 005 de 2012 Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel Acuerdo No. 04 del 2013 reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental Acuerdo No. 05 del 2013 Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 02 de 2014 Por medio del cual se establecen los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000. Acuerdo 008 de 2014 Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los requisitos para la prestación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo y demás procesos de la función archivística en desarrollo de los artículos 13° y 14° y sus parágrafos1° y 3° de la ley 594 de 2000.


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Acuerdo 003 de 17 de Febrero de 2015 Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012. 1.5.2 Técnicos En la Alcaldía municipal de San Luis Antioquia requiere de un plan de ajuste tecnológico y de infraestructura que sea operable con los sistemas de información existentes en la entidad, garantizando conectividad, soporte y prestación de servicios por los medios tecnológicos. La implementación debe de estar articulada con los lineamientos exigidos en la estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de las Tecnologías y las Comunicaciones, y para ello es necesario:

1) Infraestructura tecnológica 2) Disminución de riesgos sobre seguridad física y seguridad informática 3) Identificación de las herramientas de infraestructura y tecnológicas

Esto con el fin de optimizar, modernizar e incorporar las tecnologías de la información para los servicios y trámites que se prestan en la Alcaldía municipal de San Luis Antioquia. 1.5.3 Económicos Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico para la gestión archivística de la entidad, se busca una estrategia para gestionar los recursos que sean necesarios para la implementación del PGD; y de esta manera se pueden reducir los costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. La adopción de estas estrategias están orientadas a una gestión documental eficiente a partir del uso de las TIC´s y la construcción de indicadores como elementos de


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medición, monitoreo y seguimiento, se tendrán en cuenta algunos de los siguientes ejes: 1) El impacto que tendrá dentro de la alcaldía municipal de San Luis Antioquia, la

estrategia de Cero Papel en la Administración Pública. 2) Presentar estrategias de formulación e implementación por cada proceso dentro

de la Gestión Documental de la entidad.

1.5.3.1 presupuesto. Adelantar acciones para que dentro del presupuesto se incluyan recursos para el desarrollo del PGD. RUBRO PRESUPUESTAL ASIGNACION 2133171002 1.5.4 Requerimientos Administrativos para el Desarrollo del P.G.D Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de la administración. 1.5.4.1 Equipo de Trabajo. Según resolución no. 010-02-02.03-116 del 09 de mayo de 2014 por el cual se ajusta la resolución 01 del 14 de abril de 2009, del comité de gestión documental y archivo de la administración municipal.

1) Secretario (a) de Gobierno 2) Coordinador del Archivo Central o quien haga sus veces 3) El Asesor Jurídico Externo. 4) Presidente del Concejo Municipal, o a quien designe. 5) Personero Municipal 6) Secretario (a) de Planeación 7) Secretario (a) de Educación 8) Asesor MECI 9) La Bibliotecaria (o)


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10) Coordinador de Sistemas 11) Coordinador (a) de Cultura

1.5.4.2 Gestión de Comunicaciones con otras áreas Por el carácter transversal del procesó de la gestión documental, la oficina del archivo central bajo la supervisión del comité interno de archivo y el acompañamiento de la oficina de control interno liderará y coordinará la participación activa de las demás dependencias en la búsqueda de materializar, algunos de los principios del proceso de Gestión Documental, definidos en el Artículo 5 del Decreto 2609 de 2012, como los siguientes:

1) Autoevaluación. Tanto el sistema de gestión documental como el programa correspondiente serán evaluados regularmente en cada una de las dependencias de la entidad.

2) Coordinación y acceso. Las áreas funcionales actuarán coordinadamente en torno al acceso y manejo de la información que custodian para garantizar la no duplicidad de acciones frente a los documentos de archivo y el cumplimiento de la misión de estos.

3) Cultura archivística. Los funcionarios que dirigen las dependencias colaborarán en la sensibilización del personal a su cargo, respecto a la importancia y valor de los archivos de la entidad.

4) Modernización. La alcaldía municipal de San Luis Antioquia, a través de su representante legal y el responsable del área de archivo propiciará el fortalecimiento de la función archivística de la entidad, a través de la aplicación de modernas prácticas de gestión documental al interior de la entidad, apoyándose para ello en el uso de tecnologías de la información y las comunicaciones.

1.5.4.3 Responsables del Programa de Gestión Documental – PGD El grupo especial que dentro de la Entidad, será responsable del Programa de Gestión Documental serán: Jefe de archivo: Funcionario responsable de formular, publicar, capacitar, liderar la implementación y seguimiento del PGD de la entidad.


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Oficina de Control Interno: Funcionario actuará en coordinación con el funcionario de la oficina de archivo, en las labores de implementación y seguimiento del PGD. Secretario (a) de Gobierno: Funcionario encargado de revisar las labores de implementación y seguimiento del PGD. 1.5.4.4 Plan de Capacitación: Requerimiento administrativo, orientado a definir y ejecutar dentro de la entidad en el marco de los planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar a los funcionarios de la alcaldía municipal de San Luis en el alcance y desarrollo del PGD,

1) Planeación para la Gestión Documental 2) Producción documental 3) Gestión y trámite documental 4) Organización documental 5) Transferencia documental 6) Disposición de documentos 7) Conservación documental a largo plazo 8) Valoración documental.

1.5.4.5 Sistema Administración de Archivo Se trata de estándares diseñados por cada ser desarrollado por un sistema operativo, los cuáles indican la forma en que van a ser almacenados los archivos en los dispositivos de almacenamiento masivo (unidades SSD, discos duros, discos ópticos, memorias USB, etc.), el sistema de archivos junto con la estructura física y tecnológica diseñada para interactuar con sus usuarios, aplicaciones y modelos de seguridad dependen de la manera en que almacena y organiza los archivos en los dispositivo de almacenamiento. El proporcionar una estructura de sistema de archivos común asegura que los usuarios y programas pueden acceder a la información de una manera rápida y oportuna.

http://www.informaticamoderna.com/Sist_Ope.htm

http://www.informaticamoderna.com/Unidades_SSD.htm

http://www.informaticamoderna.com/Discos_duros.htm

http://www.informaticamoderna.com/Almac_optic.htm

http://www.informaticamoderna.com/Almac_optic.htm

http://www.informaticamoderna.com/Memorias_USB.htm


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1.5.4.6 Requerimientos Tecnológicos del P.G.D.

a) Medios de generación. Las líneas de acción del PGD, estarán orientadas a incluir, verificar y validar que el componente tecnológico, permita una gestión documental eficiente dentro de la entidad, teniendo en cuenta, los diversos tipos de información que se generan en diferentes medios y formatos, y que está alojada en los diversos sistemas de información de la entidad.

b) Universalidad: Tendrá en cuenta la totalidad de las formas de generación de documentos institucionales generados en la entidad por diferentes medios y sistemas, desde los generados en medios físico (análogos), hasta los que se generan electrónicamente a través de los diversos sistemas de información. De los documentos institucionales, reflejará los sistemas de organización y conservación de los mismos.

c) Dotación: de unidades de información (Hardware y Software), equipos de cómputo, ofimáticos y unidades de conservación para el archivo físico, así, se incorporan las condiciones de uso y consulta de los documentos, independientemente de los formatos o condiciones en las que se generaron.

1.5.4.7 Contenido, formulación, aprobación, implementación y demás

USUARIOS Externos Internos


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1. Contenido de PGD: El contenido y alcance del PGD, responderá al desarrollo de los procesos y principales instrumentos archivísticos expuestos en el Articulo 13 del Decreto 2609 de 2012 y su anexo programa de gestión documental y a los elementos adicionales, que la gestión documental amerite incluir.

2. Aprobación de PGD 3. El PGD de la Alcaldía Municipal de San Luis Antioquia, deberá ser aprobado

por el Comité Interno de Archivo de la entidad. 4. Publicación de PGD: Una vez elaborado y aprobado el PGD, este se publicará

en la página web de la entidad, siguiendo la siguiente ruta: http://sanluis-antioquia.gov.co/documentos_municipio.shtml

5. Planeación y ejecución de nuestros programas 6. Capacitación sobre alcance y desarrollo del PGD 7. El componente educativo del PGD, se incluirá en el Plan de capacitación

institucional que diseñe la entidad.

1.5.4.8 Existencia y funcionamiento de la Unidad de Correspondencia Requerimientos técnicos, que valida la existencia, funcionamiento y servicios de la Oficina de Correspondencia de nuestro municipio, siguiendo los estándares del cuerdo 060 de 2001, Política de Cero Papel en la Administración Publica; Estrategia de Gobierno en Línea; Ley 1437 de 2011; Decreto 13 de febrero 27 de 2013.

II. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE UN PROGRAMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL

Programa de Gestión Documental – PGD, en desarrollo de la Ley 594 de 2000 y del

Decreto 2609 de 2012, el PGD es estratégico para la gestión documental, pues con él

se establecen las estrategias que permitan a corto mediano y largo plazo, la

implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los

procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión

http://sanluis-antioquia.gov.co/documentos_municipio.shtml

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documental. El PGD hace parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción

Anual, es aprobado por el Comité de Interno de Archivo del municipio. Con la promulgación del decreto 2609 de diciembre 14 de 2012 en su artículo 9, Procesos de la gestión documental, señala que las entidades públicas como mínimo deben desarrollar los siguientes procesos. a. Planeación b. Producción c. Gestión Y Trámite d. Organización e. Transferencia f. Disposición De Documentos g. Preservación A Largo Plazo h. Valoración. 2.1 PLANEACIÓN. Es el Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, registro en el sistema de gestión documental. La actividad archivística de la alcaldía municipal de San Luis Antioquia estará ajustada a la legislación, especificaciones técnicas, administrativas, tecnológicas, buenas prácticas y políticas públicas en materia de gestión documental orientadas por entidades como el archivo general de la nación, el ministerio de las tecnologías de la información y las comunicaciones. Todas sus actuaciones estarán bajo la aprobación del comité interno de archivo de la entidad y contara con el acompañamiento de la oficina de control interno. El programa de gestión documental de la alcaldía municipal de San Luis Antioquia, tiene como requisitos y metodología de elaboración los siguientes principios y aspectos.


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2.1.1 Elaboración Del Diagnóstico de la Gestión Documental. Contempla aspectos técnicos, administrativos, gestión del talento humano, instrumentos técnicos, tecnológicos y normativos y un plan de acción en el cual se identifica problemas, oportunidades, objetivos y determinación de los requerimientos de la información. El programa de gestión es un plan que fija metas a corto mediano y largo plazo y cuenta con un órgano coordinador que en este caso es el archivo central el cual define políticas generales de la gestión documental bajo la asesoría y aprobación del comité interno de archivo 2.2 PRODUCCIÓN. Desde el punto de vista legal, el Literal a), del Artículo 9, del Decreto 2609 de 2012, define el proceso de Gestión Documental de Producción como: Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. 2.2.1 Actividades del proceso: La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia, en desarrollo de sus funciones específicas. Generando así documentos que son necesarios para el cumplimiento de sus funciones y que estos estén reflejados en los procesos que se desarrollan en la entidad. Para lo cual el archivo central orientará, documentará, participará, asesorará y hará acompañamiento a las diferentes áreas que producen documentos en la entidad, teniendo en cuenta tanto la producción que se realiza en soportes análogos como electrónicos. Sensibilizar y generar buenos hábitos frente al uso del papel, fomentando la aplicación de la iniciativa cero papel.

a. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto).


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b. Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

c. Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas. d. Instructivos para el diligenciamiento de formularios. e. Determinación de uso y finalidad de los documentos. f. Diplomacia en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la

entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas. g. Adecuado uso de la reprografía. h. Directrices relacionadas con el número de copias. i. Determinación de la periodicidad de la producción documental j. Control de la producción de nuevos documentos.

2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE. Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los Documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos que permiten alcanzar más alto rendimiento, funcionalidad y eficiencia. El alcance técnico en la gestión documental de la alcaldía municipal de San Luis Antioquia de este proceso, comprende entre otros aspectos: a) Recepción Documental b) Distribución Documental c) trámite d) consulta En términos generales, dentro del desarrollo del proceso de la Gestión y Trámite, se involucra los siguientes elementos:

a. Sistema de clasificación para distribución de comunicaciones. b. Medidas de control para entrega de comunicaciones. c. Canales/medios de comunicación. ( personal, fax, correo tradicional u otros). d. Registro y organización de mensajería externa. e. Herramientas de control, seguimiento y mejoramiento.


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f. Consulta a bases de datos. g. Indicadores de gestión y niveles de cumplimiento. h. Tiempos de respuesta. i. Control y condiciones de acceso. j. Inventario documental. k. Control y disponibilidad de expedientes. l. Registro y control de consultas. m. Tiempo de servicio. n. Pautas para las comunicaciones oficiales (Oficios, cartas, memorandos) o. Distribución de Documentos Externos Recibidos p. Distribución de Documentos Internos Enviados IE. q. Descripción Documental a nivel de las comunicaciones oficiales. r. Servicios de Consulta y Préstamo Documental

2.3.1 Recepción Documental: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos o recibidos por la entidad, por una persona natural o jurídica. Las comunicaciones y documentos se pueden recibir y remitir a través de diferentes medios como: mensajería, correo tradicional, fax, correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para tal fin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y deben estar regulados en el Manual de procedimientos de Archivo y Correspondencia, y los manuales de procesos y procedimientos. Al momento de la recepción se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:

a. Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros.

b. Recibo de documentos oficiales. c. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. d. Constancia de recibo (sello, reloj radicador).


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Dentro de la recepción documental se identifican dos procedimientos. a) Radicación b) Registro a) Radicación de documentos: procedimiento por el cual se asigna un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Asignación de un número consecutivo. Establecido por la oficina de correspondencia, este número junto con la fecha, hora y nombre de quien recibe, se realiza mediante el reloj radicador que se encuentra en la oficina del archivo central, en el extremo superior derecho del documento en el espacio en blanco evitando escribirlo sobre información ya impresa, o en su defecto la impresión del rótulo de radicación. Registro de planillas de control de salida de las comunicaciones oficiales de forma digital. b) registro de documentos.

a. Recibo de documentos oficiales. b. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. c. Constancia de recibo. d. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,

tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente o destinataria Nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s) Número de radicación Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo amerita).

e. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. f. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de

documentos recibidos y enviados.


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2.3.2 Distribución de Documentos Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario, la distribución de la documentación en soporte físico y digital, se realiza desde la oficina de correspondencia (archivo central). 1. Actividades del proceso: La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, sin interesar el medio de distribución de los documentos. En este proceso se distinguen actividades como:

Distribución de documentos externos e internos Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a la dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos se tiene en medio electrónico. 3. Distribución de documentos externos Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.

Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje. Gestión del correo tradicional, Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documento


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2.3.3 Consulta de Documentos Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Actividades del Proceso La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes. Si el interesado desea que se le expidan copias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes. La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico. La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto de obtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, ya sean inventarios, guías, catálogos e índices. Las actividades básicas en esta fase son: 1. Formulación de la consulta.

Determinación de la necesidad y precisión de la consulta. Determinación de competencia de la consulta. Condiciones de acceso. Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por

conservación. Reglamento de consulta


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2. Estrategia de búsqueda. Disponibilidad de expedientes. Disponibilidad de fuentes de información. Establecimiento de herramientas de consulta. Ubicación de los documentos

3. Respuesta a consulta.

Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Uso de testigos y formatos para el control de devolución. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de

información.

2.4. ORGANIZACIÓN Organización. Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. La finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Los documentos se deben guardar o archivar en expedientes o carpetas, que reúnan el conjunto de documentos relacionado con un mismo asunto, que sirvan como antecedentes y fundamentos de la actuación administrativa; estos se deben organizar sucesivamente en el orden en que se generan las actuaciones administrativas que dan lugar a la formación de una serie o subserie documental. Este proceso de organización contiene los siguientes procesos:

1. Clasificación 2. Ordenación


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3. Descripción 2.4.1 Clasificación Documental Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. Actividades Del Proceso.

Identificación de unidades administrativas y funcionales. Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries documentales. Control en el tratamiento y organización de los documentos.

2.4.2 Ordenación Documental. Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series, subseries y tipos documentales en el orden previamente acordado.

Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación. Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. Foliación.

2.4.3 Descripción Documental. Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación.

Análisis de información y extracción de contenidos. Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e

Índices. Actualización permanente de instrumentos.

2.5 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL


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La transferencia de documentos, es un procedimiento archivístico y consiste en el traslado de los documentos de un archivo en el vencimiento de los periodos de retención, establecidos por las Tablas de Retención Documental de la entidad. Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. Para el desarrollo de este proceso se emitirá un acto administrativo en la alcaldía municipal de San Luis Antioquia, cada año donde se dictan las siguientes directrices para ello.

Adaptación y aplicación del marco regulatorio (normas internas y procesos). Definición del calendario o cronograma de transferencias documentales. Alistamiento de transferencias primarias. Alistamiento de transferencias secundarias. Inventarios documentales de las transferencias Inventarios documentales de eliminación Publicación de los inventarios

2.5.1. Transferencias Primarias Son los traslados de documentos del archivo de gestión (o de oficina) al central (o intermedio), sin alteración de sus propiedades, para su conservación precaucional y cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atención de trámites. Estas transferencias toman en cuenta exclusivamente las vigencias y valores primarios de la documentación y su carácter es estrictamente institucional. Para estos traslados son necesarios: - Cronograma de transferencias: Documento emitido por el Archivo Central al finalizar o empezar cada vigencia en el que establecen las fechas de las transferencias y el nombre de la dependencia que lo realiza.


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- Unidades de conservación: Elementos tales como: Cajas, carpetas legajos, empastados, etc., en el que se disponen físicamente los documentos en los archivos de cada Oficina Productora. - Oficinas productoras: Dependencias que generan y transfieren documentos a la oficina de archivo Central. - Oficina de gestión documental: Dependencia que regula los procesos documentales realizados en la entidad. - Eliminaciones primarias: Son aquellas que se efectúan en los archivos de gestión aplicándolos tiempos y procedimientos de las Tablas de Retención de documentos o el proceso de valoración y depuración. - Eliminaciones secundarias: Las efectuadas en el archivo Central de la entidad. - Inventario documental: es el que se realiza de manera periódica y que permite conocer en cualquier momento el estado real de la documentación en las distintas etapas de archivo en la institución. RESPONSABLES

- El Secretario (a) de Gobierno y el jefe de archivo serán los responsables que este procedimiento se cumpla y de asegurar que las transferencias se realicen dentro de lo establecido por la normatividad vigente en materia de gestión documental.

- Jefes de dependencia y auxiliares administrativos. Son los responsables de llevar a cabo el soporte de este procedimiento quienes actúan bajo la directriz del Jefe de archivo.

2.5.1.1 Requisitos Para Las Transferencias Documentales Para los propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones:· Las transferencias documentales son de estricto cumplimiento y se realizarán en las fechas establecidas en el cronograma de Transferencias. En casos excepcionales, el comité de Archivo, autorizará y aprobará su reprogramación. Igualmente se requiere que el personal responsable de los archivos de gestión esté


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capacitado y tengan el conocimiento acerca del procedimiento para realizar la transferencia documental. - Lineamientos para efectuar las transferencias Se transferirán todos los documentos originales, sea cual sea su soporte, que constituyan un testimonio de las funciones y actividades que la Alcaldía municipal de San Luis Antioquia. No se transferirán al Archivo Central, las copias, las reproducciones y los borradores de documentos. - Operaciones previas a la transferencia Revisión. La primera labor debe ser la revisión de todos los documentos que se vayan a transferir para conseguir los siguientes objetivos:

- Comprobar que los expedientes están debidamente organizados y ordenados, según el sistema de ordenación que corresponda a cada tipo de expedientes.

- Comprobar que cada expediente esté completo y no falte ningún documento. - Eliminar duplicados, siempre y cuando se conserven los originales. - Eliminar las grapas, clips metálicos, gomas elásticas y todos aquellos elementos

que sean perjudiciales para la conservación del papel, así como las fundas de plástico, clasificadores, etc.

- Foliar los documentos para controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.

- La foliación debe efectuarse utilizando lápiz de mina negra. - Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir

números. Se debe escribir el número en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. No se deben foliar las pastas ni las hojas de control. Si existen errores en la foliación, ésta se anulará con una línea oblicua, evitando tachones.

- Ordenación en cajas Los expedientes, una vez revisados, se introducirán en cajas de archivo, teniendo en cuenta las siguientes indicaciones


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- El número de expedientes que se introduzca en cada caja dependerá de su grosor, procurando que no quede ni excesivamente llena, lo que dificultaría su cierre y manejo, ni demasiado vacía, lo que favorecería la deformación de los documentos.

- Las Cajas enviadas deben estar identificadas con un rótulo, el cual se pega en la cara frontal de la caja. Los campos que se deben diligenciar en dicho rótulo son:

Dependencia: Nombre de la oficina o sección que origina la transferencia documental Oficina Productora: Nombre de la dependencia que realiza la transferencia documental. Serie Documental: Si en una caja se colocan distintas series documentales, escribir el nombre de las predominantes o significativas. Fecha: Fecha inicial y fecha final del contenido del legajo. El campo que establece el número de la Caja no debe ser diligenciado por el funcionario que realiza la transferencia, ya que su diligenciamiento corresponde el funcionario de Gestión Documental o el encargado del archivo central, quien asigna el número con el cual entra la caja al sistema de almacenamiento. 2.5.1.2 Recepción Y Disposición Final De La Transferencia Cumplido lo anterior, el responsable de la oficina productora procede a enviar la transferencia documental que ha preparado en Formato Original con su respectivo VoBo del jefe de Dependencia o Director de Área y también por correo electrónico al Coordinador de la Oficina del Archivo Central .La Dependencia debe transferir solamente aquellas Series y Subseries documentales contempladas en las Tablas de Retención Documental que hayan cumplido el tiempo estipulado en ellas para el Archivo de Gestión y que estén debidamente legajados, identificados, foliados (si es necesario) y archivados en sus respectivas unidades de conservación. En la fecha asignada para la transferencia el empleado encargado se traslada al Archivo Central para hacer entrega de los documentos acompañado del Formato Único de Inventario Documental, el cual debe ser firmado por las personas que intervengan en la transferencia.


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Si de la confrontación anterior resulta alguna inconsistencia entre la relación adjunta y el contenido de las cajas, se da por no recibida y se efectúan por escrito las observaciones a que haya lugar para que la dependencia adelante las acciones correctivas pertinentes. Si el funcionario de la Oficina de Gestión Documental encuentra la transferencia conforme con lo establecido en esta instrucción, procederá a dar su aprobación, así mismo registra su nombre y firma en el campo “Aprobado por” del Formato Único de Inventario documental y finalmente, se ubican las cajas de archivo en los estantes metálicos en orden numérico consecutivo según el sistema establecido. Nota: Los jefes de las Dependencias son los responsables de las transferencias documentales primarias. 2.5.2. Transferencias Secundarias Es el traslado de documentos del archivo central (o intermedio) al permanente (o histórico). Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e histórico), más allá de las necesidades institucionales de conservarlos. Para esta transferencia se tienen en cuenta: 1. La tabla de retención documental en la cual se prevé la disposición final que han de tener los documentos: conservación total o parcial (si es parcial, estará sometida a selección representativa ó aleatoria), digitalización o eliminación. 2. El inventario de las series documentales a transferir. 3. La respectiva acta de entrega 4. Autorización del comité de archivo de la entidad para ejecutar la disposición final. 2.5.3 Plan De Contingencia En Las Transferencias Documentales Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo sin alterar su contenido. 1. Las acciones directas e indirectas en conservación preventiva, deberán dirigirse a regular, controlar y erradicar los factores de tipo medio-ambiental y de manipulación del documento, que puedan constituirse en fuentes de deterioro y atentar contra la


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integridad, física, testimonial o funcional de los bienes de archivo y limitarse exclusivamente, a los procesos planteados en primeros auxilios. 2. En la manipulación de documentos con deterioro biológico se deben seguir las indicaciones de protección del protocolo de prevención para el manejo de documentos con deterioro microbiológico. 3. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos. (Art. 46 de la Ley General de Archivos). 4. Se deben seguir las pautas y normas técnicas del Archivo General de la Nación en materias de conservación de documentos, incluidos los nuevos soportes (Art. 46 de la Ley General de Archivos). Igualmente se seguirán las normas, instructivos, guías y protocolos técnicos aprobados por el Comité de Archivo de la Alcaldía. 5. Los documentos no deben ser transferidos temporalmente a instalaciones que no cumplen con condiciones técnicas de infraestructura, ventilación, acceso, seguridad, humedad y temperatura, sin autorización expresa y justificada de la Secretaría de Gobierno. 6. Si se encuentra material afectado o detecta la actividad de agentes biológicos como hongos, insectos, se recomienda evaluar la documentación anexa para determinar si está o no contaminada. En ambos casos aíslelos y solicite la asesoría de personal especializado. En los casos en que la actividad se encuentre a nivel superficial se podrá proceder [mediante limpieza mecánica, en un espacio aislado, con un equipo mínimo y con personal previamente instruido. 2.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS. Seleccionar los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. El Proceso de Gestión Documental de Disposición de documentos, de la alcaldía municipal de San Luis Antioquia, tendrá en cuenta las siguientes acciones:

Elaboración de inventarios documentales Método de selección documental Herramientas automatizadas para las tablas de retención documental


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Herramientas automatizadas para las tablas de valoración documental Actualización de tablas de retención documental Aplicación de tablas de retención documental Aplicación de tablas de valoración documental. Determinar nivel de implementación de actividades para la disposición final de

documentos 2.6.1 Actividades Del Proceso Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD para la Administración Pública Colombiana el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación se seleccionan algunas muestras representativas. Para definir la disposición final se debe tener en cuenta: Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. 2.6.1.1 Conservación Total La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan


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sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, se utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. 2.6.1.2. Eliminación de documentos Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. El criterio para eliminación se encuentra establecido en las Tablas de Retención de documentos, el cual debe ser aplicado de acuerdo con los tiempos de retención fijados para cada serie o subserie. Los documentos que han sido de antemano señalados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado en las Tablas de Retención Documental. Cada responsable del proceso de eliminación se encarga de coordinar que esta se haga por picado manual o mecánico. En la eliminación de documentos se deberá tener en cuenta la elaboración de un inventario detallado de los expedientes o carpetas a eliminar, diligenciando el Formato Único de Inventario Documental. Siempre que se lleve a cabo un proceso de eliminación de documentos debe levantarse un acta suscrita por quienes intervienen en esta. El inventario de los documentos a eliminar hará parte integral del Acta.

Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. Valoración avalada por el Comité de Archivo Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

2.6.1.3 Selección Documental Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. 2.6.1.4. Microfilmación o digitalización:


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Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.

Determinación de metodología y plan de trabajo. Fines en la utilización de la técnica. Control de calidad durante todo el proceso.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. 2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento. El Proceso de Gestión Documental de Preservación a largo plazo, de la entidad , tendrá en cuenta las siguientes actividades.

Diagnóstico del estado de conservación de la documentación. Mantenimiento y adecuación de instalaciones físicas. Limpieza de áreas (saneamiento ambiental) y documentos. Monitoreo de condiciones ambientales. Prevención de riesgos y manejo de emergencias. Adquisición y/o adecuación de mobiliario y equipo. Unidades de almacenamiento y conservación. Intervenciones menores

2.8 VALORACIÓN Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de


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establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva). El Proceso de Gestión Documental de valoración, de la alcaldía municipal de San Luis Antioquia, determinará si, se realizan actividades permanentes de valoración documental. La valoración documental es la labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. En cuanto al valor documental tenemos los primarios y secundarios. El valor primario son los de finalidad administrativos, jurídica, contable y fiscal. El valor administrativo: Es de cualidad, para que la administración posea un documento como testimonio de sus procedimientos y actividades. Es decir que son aquellos documentos inherentes en los procesos que se desarrollan en gestión de una organización hasta terminar su vigencia. El valor jurídico o legal: es el valor que se derivan derechos y obligaciones legales, reguladas por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. En pocas palabras son aquellos documentos que constituyen derechos y deberes garantizados. Valor contable: utilidad y aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada. El valor fiscal: es de utilidad y actitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda pública. Igualmente son los documentos subyugados a la ley. El valor permanente o secundario: son de cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica, y cultural, deben conservarse en un archivo. Estos documentos secundarios son de motivación no propios de su finalidad. Valor científico: cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación de conocimiento en cualquier área del saber. Estos documentos científicos van ligados con la investigación. Valor cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, o desarrollo económico, social, político, religioso o estético, propio de una comunidad y útiles para el conocimiento de su entidad.


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Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de aspectos misionales. Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad. Estos documentos sirven como investigación, como memoria de un país. III FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL P.G.D Las fases de implementación del P.G.D. Debe incluirse en el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción Anual. 3.1 FORMULACIÓN DEL P.G.D. Se formulará por la oficina de archivo, siguiendo los lineamientos contenidos en el presente documento, y el Anexo contenido en el Decreto 2609 de 2012, y la Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental del AGN.SNA . 3.2 PUBLICACIÓN DEL P.G.D Será publicado por el coordinador de la oficina de sistemas, siguiendo lo establecido en el Decreto 2609 de 2012, así como las disposiciones internas en cuanto a la publicación de documentos institucionales. 3.3 ALINEACIÓN DEL P.G.D. CON LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE SAN LUIS ANTIOQUIA El PGD de la alcaldía municipal de San Luis Antioquia, se traducirá en actividades, sub actividades, las unidades de medida, la meta y los indicadores, que contiene el Plan de Acción de la oficina de archivo, en este orden de ideas, el accionar de la oficina de archivo, se focaliza en el cumplimiento de los objetivos trazados en el plan de desarrollo y el plan de acción de la oficina. SECTOR ADMINISTRATIVO PROGRAMA FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL


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OBJETIVO brindar acciones estratégicas para la modernización de la Administración Municipal

OBJETIVO CORPORATIVO

mejorar el desempeño de los funcionarios del equipo de gobierno para lograr mayor eficiencia en la gestión administrativa

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Implementar la estrategia de gobierno en línea en la entidad territorial. Fortalecer los sistemas de información.

ACTIVIDADES

Articular los Procesos internos y el desarrollo tecnológico con la estrategia cero papel del gobierno nacional.

Gestionar la asignación de los recursos requeridos para satisfacer las necesidades de la Entidad.

Sub Actividades. Adoptar buenas prácticas y promoción del cambio de cultura organizacional, orientada a la implementación de la cultura cero papel acorde con lo establecido en la directiva presidencial 04 de 2012 Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.


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3.4 METAS DEL PGD A CORTO MEDIANO Y LARGO PLAZO 3.4.1 CORTO PLAZO

Ejecutar capacitaciones sobre el manejo de tablas de retención documental, socialización de la aplicación de tablas de retención documental y organización de archivos de gestión.

Organizar archivos de gestión de acuerdo a las tablas de retención documental vigentes.

Socializar el Programa de Gestión Documental acorde a los Arts. 12 al 15 Decreto 2609 de 2012 y demás especificaciones del Archivo General de la Nación AGN.

Implementar el programa de auditoría y control para realizar seguimiento al proceso de organización en los archivos de gestión.

3.4.2 MEDIANO Y LARGO PLAZO Elaborar, Actualizar e implementar instrumentos archivísticos ; Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR); El Inventario Documental; Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos; Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales; Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.) A través de un proceso de adaptación, revisión y ajustes de la Gestión Documental teniendo en cuenta los requerimientos Normativos, Administrativos, económicos y tecnológicos, diseñar los programas básicos establecidos en el decreto 2609 de 2012.

IV PROGRAMAS ESPECÍFICOS Estos programas permitirán lograr las metas y objetivos trazados por la Alcaldía Municipal, buscando evidenciar su actuación, permitiendo cumplir con la normatividad vigente y desarrollando una administración con sus valores corporativos como son el


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compromiso, la rigurosidad, la calidez, y la ética contemplados en el PGD del 2012 mediante resolución 158 de la alcaldía municipal de San Luis Antioquia.

Considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, los procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación, garantizando a su vez la disponibilidad y acceso de los documentos a largo plazo. Los programas específicos son a saber: a) Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. b) Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan de riesgo operativo de la entidad en caso de emergencia). c) Programa de gestión de documentos electrónicos. d) Programa de archivos descentralizados (incluye tercerización de la custodia o la administración). e) Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado, impresión, digitalización y microfilmación). f) programa de auditoría y control. 4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN DE FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS. El objetivo de este programa es realizar un análisis de las necesidades de la Entidad en relación a la implementación de formularios electrónicos a fin de ahorrar tiempo, papel y por ende recursos económicos, teniendo en cuenta la política de ahorro de papel establecida por la entidad.

Determinar los requerimientos tecnológicos necesarios para la implementación de los formularios electrónicos a establecer por la Entidad.

Desarrollar los formularios electrónicos planeados. Documentar los procedimientos e instructivos requeridos para normalizar la

elaboración de formularios electrónicos.


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Incluir dentro de las Tablas de Retención Documental y las series documentales relacionadas los formularios electrónicos.

Socializar a todos los funcionarios de la Entidad, los formularios electrónicos creados y los procedimientos establecidos para su uso y conservación.

4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES (ASOCIADOS AL PLAN DE RIESGO OPERATIVO DE LA ENTIDAD EN CASO DE EMERGENCIA). El objetivo fundamental es garantizar la conservación y el acceso a la información de los documentos únicos e insustituibles que requieren de un cuidado especial a la hora de ser conservados y preservados, por sus características e importancia hacen parte de la memoria institucional y en caso de cualquier evento catastrófico permitirán que la entidad continúe operando normalmente sin mayores dificultades Actividades a corto mediano y largo plazo

Identificar los documentos vitales o esenciales de la entidad

Levantar Inventario de los documentos vitales en caso de una posible emergencia.

Levantar el mapa de riesgos a lo que está expuesta la documentación

Seleccionar los métodos de protección para evitar el riegos de desastres

Disponer de fuentes alternativas para recuperar la información


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4.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS. El objetivo del programa de gestión de documentos electrónicos es reglamentar la creación, utilización y conservación de documentos o comunicaciones que sean elaboradas o recibidas en formatos electrónicos o digitalizados posteriormente para su distribución o conservación, acorde con la implementación de la política de eficiencia administrativa y cero papel (Directiva Presidencial 04 de 2012). Actividades

Realizar el inventario de los documentos electrónicos que maneja la Entidad. Identificar aquellos documentos que requieren ser convertidos a documento

electrónico para garantizar su conservación, por su alto volumen de consulta o manipulación.

Adquirir un software para el manejo de la correspondencia

Conformación de un equipo de trabajo para su implementación

4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS (INCLUYE TERCERIZACIÓN DE LA CUSTODIA O LA ADMINISTRACIÓN). Por el tamaño de la entidad en este momento la administración de los archivos de gestión y central se ejerce directamente por parte de la alcaldía siendo que el Archivo central realiza un control periódico de los mismos, como también administra los archivos transferidos por las unidades productoras y orienta la política archivística de la entidad. 4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFÍA (INCLUYE LOS SISTEMAS DE FOTOCOPIADO, IMPRESIÓN, DIGITALIZACIÓN Y MICROFILMACIÓN). El objetivo principal es identificar los medios tecnológicos que permiten conservar los archivos físicos a fin de evitar la pérdida o el deterioro de los documentos en soporte


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papel o análogo, incluye actividades de fotocopiado, impresiones, digitalización de documentos y microfilmación Actividades a corto, mediano y largo plazo

Realizar una valoración y evaluación de las condiciones de los archivos de la entidad en especial los documentos considerados vitales o esenciales, fijando prioridades

Determinar responsabilidades para la puesta en marcha del programa de reprografía

Adquirir los equipos tecnológicos como scaners 4.6 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN. El objetivo de este plan es proporcionar a los funcionarios, las herramientas necesarias para el manejo adecuado de los archivos, tomando como base las disposiciones legales vigentes sobre la materia y los lineamientos técnicos establecidos por el archivo general de la nación Actividades a corto plazo

Continuar con las capacitaciones sobre procesos archivísticos, aplicación de tablas de retención documental y desarrollo del programa de gestión documental a todos los funcionarios de la entidad.

4.7 PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL El objetivo es verificar el estado de la gestión documental de la entidad, con base en las normas internas y externas vigentes y generar planes de mejoramiento que permitan minimizar los riesgos y corregir los hallazgos encontrados Actividades a corto plazo

Auditorias de verificación y revisión de los archivos de gestión con el objeto que estén organizados de acuerdo a la tabla de retención documental vigente.

Realizar los planes de mejoramiento por dependencia Socializar los hallazgos ante el comité interno de archivo Verificar el cumplimiento de las acciones de mejora establecidas


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V ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO (MECI)

El Sistema de Control Interno y el sistema de Gestión Documental, se asumen como herramientas complementarias de gestión que establecen las acciones, las políticas, los métodos, los procedimientos y los mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento continuo, así como en la concepción e implementación de algunos requisitos que exige cada sistema. Por ende su accionar debe ser complementario en pro del desarrollo eficiente de los procesos, ya que la gestión documental es un eje transversal a todas actividades y funciones de la entidad que deben evaluarse y controlarse constantemente. III. ANEXOS

1) Diagnóstico de gestión documental.

2) Mapa de procesos de la entidad.

3) b)Acto administrativo implementación PGD- versión 2 ANEXO I Diagnóstico de la gestión documental alcaldía municipal de San Luis Antioquia 2014 Objetivo General: sugerir pautas que permitan la adecuada gestión de la documentación producida o recibida por la administración municipal de San Luis Antioquia, en el ejercicio de sus funciones para garantizar la conservación y consulta de su patrimonio documental.


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Objetivos Específicos Sensibilizar a los funcionarios de las diferentes dependencias de la

administración municipal frente a la responsabilidad que tiene en la organización, preservación y difusión de sus archivos

Procurar la normalización del trabajo archivístico de acuerdo con los principios, procedimientos y reglamentación expedidos por el archivo general de la nación y demás entidades de regulan su aplicación.

Elaborar los principales instrumentos archivísticos para garantizar el manejo adecuado de la documentación.

Aspectos administrativos La alcaldía municipal de San Luis Antioquia desde su estructura organizacional ha ido cambiando de acuerdo a la dinámica del crecimiento poblacional y normativo, con la elaboración de las tablas de retención y de valoración documental, posee un inventario documental desde 1910. Después de la toma guerrillera se encontraban los archivos tanto de gestión como el central en condiciones precarias para la administración de los mismos. Se encontraron los documentos

sin clasificación, Los contratos se encontraban desintegrados, Los documentos no estaban ordenados como lo estipula el acuerdo 042/00 del

archivo General de la Nación. No se tenía un inventario documental como lo establecido el acuerdo 042/00

del AGN Los proyectos se encontraban totalmente revueltos amarrados con cuerdas. Las comunicaciones oficiales se encuentran dispersas las carpetas tenían documentos mezclados de varias dependencias

En atención a esto se emprendió la organización de estos documentos de lo cual se obtuvo los siguientes resultados:

- Se clasificó, organizó, folió, marcó cada carpeta con los documentos correspondientes al desarrollo del mismo y ahora es posible identificar cada una de ellas.


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- Los contratos se organizaron como de acuerdo a su procedencia y origen. - En las alternativas para mitigar esta problemática se encuentra la digitalización

de esta información. - Ahora los documentos se encuentran en unidades de almacenamiento (cajas de

archivo) normalizadas y debidamente identificadas.

- Se levantaron los inventarios documentales en el archivo central, esto con el fin de poder conservar y controlar el manejo documental.

El área de archivo con el apoyo de todas las dependencias se ha venido ejecutando el Programa de Gestión Documental dentro del cual se ha realizado: 1. Capacitación en procesos de archivo 2. Se ha centralizar el manejo de la documentación implementado la Ventanilla Única de Correspondencia 3. Se ha elaborado las tablas de Retención y de Valoración Documental, 4. Se ha elaborado los manuales de procesos y procedimientos de archivo y correspondencia.


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PROBLEMÁTICA ACTUAL Imágenes fondo documental

Imágenes archivo central


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Riesgos en la Gestión Documental.

Riesgo natural

Terremotos, inundaciones, vendavales

Riesgo técnico

Software- backups-virus-descuido en las Instalaciones para archivo.

Amenazas por actividades humanas

Robo, terrorismo, sabotaje, vandalismo, Incendios por mala manipulación de los documentos,

Riesgo biológico Hongos y bacterias Riesgo químico Líquidos (gasolina, gas natural), vapores Riesgo eléctrico Alta tensión y baja tensión, descargas

eléctricas Plan de acción para evitar los riesgos:

RIESGO PLAN DE EMERGENCIA

TERREMOTOS Tener los bakups de sistemas de información y documentos esenciales en zonas donde no exista el riesgo.

Riesgo técnico: (Software- virus)

Estableciendo políticas de backups de sistemas, software antivirus, sistema de protección para redes como Firewall, establecimiento de procesos de perfiles para acceso a diversos datos de la compañía y paswords.

Riesgo humano: Robo, terrorismo, sabotaje, vandalismo, Incendios por mala manipulación de los documentos

Establecer sensibilización a los funcionarios sobre la seguridad de la información, cumplir con las normas de seguridad en el acceso a ciertos documentos, instalaciones seguras para las unidades de almacenamiento, backups


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de información, extintores. Hongos y bacterias Las instalaciones deben conservar una

temperatura ambiente que sea adecuada para la conservación de la información

Líquidos (gasolina, gas natural), vapores Instalaciones seguras (puertas, techos, ventanas, ventilación entre otras).

Alta tensión y baja tensión, descargas eléctricas

Las instalaciones deben de estar protegidas de cableados eléctricos cerca de las unidades de conservación para evitar posibles riesgos.


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Diagnostico actual gestión archivística. Después de realizada la encuesta para el diagnóstico en la función archivística de

ENCUESTAS.


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ANALISIS DE LAS ENCUESTAS.

1- Capacitación

2- Contratación personal de apoyo para la organización de los archivos de gestión y realizar las transferencias documentales de cada dependencia

3- Adquisición de mobiliario para archivar

4- Mejorar la recepción, envío y entrega de las comunicaciones internas y externas

5- Estructurar un sistema de envíos, notificaciones y respuestas para así agilizar el trámite de los mismos.

6- Mejorar la mensajería en la ciudad de Medellín


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ANEXO II Mapa de procesos


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ANEXO III Acto Administrativo. Aprobación del Diagnóstico de archivos.

ANEXO III


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BIBLIOGRAFIA.

CONSTITUCION POLÍTICA COLOMBIANA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (Colombia), Manual para la Implementación de un Programa de Gestión Documental.

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