147

PERANCANGAN SISTEM INFoRMASI INVENToRI GUDANG BERBASIS INTRANET

DWI IRYANINGJurusanTeknikIndustri,UniversitasMuhammadiyahMalangJalanRayaTlogomas248MalangE-mail:dwiiryaning@gmail.com

ABSTRACT

PT Duta Mas Satu Pasuruan which be active in area produce of plywood, in activity documentation of data relating with inventory product still be done in a manual so that the problem which often faced was report access inventory limited to space and time where sales department didn’t know number supply of product in warehouse because doesn’t have information access connected. Arrangement of good inventory must always can answer question how much the product available in warehouse and when the product is required. So, for know the product stock especially product become then required by Information Inventory Warehouse System (SIGA) bases on Intranet. This implementation used scripting language discharged at HTML for enables checking and supervision directly through computer tissue system. Information Inventory Warehouse System (SIGA) made with software open source using program language of PHP and management of data base MySQL, and then used server computer bases on Windows. Information data of stock product which is available in warehouse has 4 kinds of product type, there are DF (4' × 8') 15000 slabs, MDF component design 18000 slabs, Plywood 24000 slabs and Fancywood 9000 slabs.

Key words: information system, inventory, warehousing, intranet

PENDAHULUAN

Pencatatan inventory produk pada suatuperusahaan merupakan salah satu pendukungutamadalamprosespendistribusianbarang.Tidakadanya pengawasan terhadap inventory produkdapat menyebabkan berhentinya pemenuhanpermintaan terhadap customer. Oleh sebab itu,semakin banyak perusahaan menyerap teknologiinformasi (IT), khususnya teknologi komputerdanjaringanyangbertujuanuntukpemeliharaandanmenciptakansumberdayainformasiyangadapadaperusahaan,terutamadalammengolahdatainventoryproduksetiapharinya.

Seperti halnya pada PT Duta Mas Satu yangbergerak di bidang produksi kayu lapis, kegiatandokumentasi data yang berhubungan denganinventoryprodukternyatamasihdilakukansecaramanual sehingga masalah yang sering dihadapiadalah akses laporan inventory terbatas padaruangdanwaktudimanabagianpenjualantidakmengetahuiinformasijumlahpersedianprodukdidalamgudangkarenatidakadanyaaksesinformasiyang terhubung. Kemudian dalam pengecekan

persedian produk tidak bisa real time di manadiperlukan waktu yang cukup lama untuk satukali cek jenis produk tertentu. Salah satu carauntukmengatasimasalahtersebutadalahdenganmembuat perangkat lunak (software) inventorygudang yang berbasis intranet. Inventory gudangberbasis intranet adalah suatu sumber datainformasiinventorygudangyangdapatdiaksesdidalamsuatuperusahaan.

Berdasarkan uraian di atas maka penelitiantentang“PerancanganSistemInformasiInventoryGudang Berbasis intranet” penting dilakukansehinggadiharapkandapatmembantuperusahaandidalampemenuhanpermintaancustomerdenganmemperhatikan jumlah persediaan produk yangada.Membuatrancangansisteminventorygudangberbasis intranet yang dapat di akses oleh parapengguna terkaityangadadiPTDutaMasSatuPasuruan,memberikaninformasidatapersediaanprodukyangtersediadidalamgudang.

IstilahsistemberasaldaribahasaYunani,yaitusystemayangberartikesatuan.Dilihatdarisudutartisistemberartisekumpulanobjekyangbekerja

148 Jurnal Teknik Industri, Vol. 9, No. 2, Agustus 2008: 147–154

bersama-samauntukmenghasilkansuatukesatuan,metode, prosedur, teknik yang digabungkan dandiatur sedemikian rupa sehingga menjadi suatukesatuan yang berfungsi untuk mencapai suatutujuan.MenurutDavis(2000):sistemdidefinisikansebagai berikut: “sistem adalah suatu jaringankerja dari prosedur yang saling berhubungan,berkumpul dan bersama-sama untuk melakukansuatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatusasaranatautujuantertentu”.

Informasiadalahsalahsatujenisutamasumberdayayangtersediabagimanajer. Informasidapatdikelola seperti halnya yang lain, dan perhatianpada topik ini bersumber dari dua pengaruh.Pertama,bisnistelahmenjadisemakinkompleks,dankeduakomputertelahmencapaikemampuanyangsemakinbaik.

Tujuan dari penelitian ini adalah merancangsistem informasi inventory gudang gunamempermudah perusahaan dalam memenuhipermintaancustomer.

METoDE

Identifikasiobjekperancangandaritahapawaldapat diperoleh pemahaman tentang bentuk dantingkatan problem, khususnya sistem inventorygudang PT Duta Mas Satu Pasuruan. Informasi-informasiinikemudiandiidentifikasidandiambilbagianyangmerupakanobjekperancangansisteminformasinya seperti; pencatatan produk masukdan keluar di dalam gudang, bagaimana sistempeletakannya, siapa yang bertanggung jawabterhadapprodukmasukdankeluar,siapasajayangbolehmengetahuikeadaandanjumlahpersediaandi gudang sehingga akan ditentukan bagaimanabentuk rancangan sistem dan bagaimanamewujudkannya.

Pengumpulan data objek untuk memperolehdata yang akurat tentang inventory gudang,menggunakanbeberapateknikpengumpulandata,meliputi teknik wawancara/interview dilakukanuntukmengumpulkandatayangberkaitandengankondisiaktualperusahaan.

Teknikobservasimelakukanpengamatandanpencatatansecarasistematisterhadapgejalayangdiselidiki,jugauntukmengetahuikondisiPTDutaMasSatuPasuruan,penelitianinidilakukansecaralangsung untuk memperoleh gambaran aktivitas

maupun keadaan secara umum. Dokumentasiadalahsejumlahdatayangdidapatdariperusahaanuntuk memperoleh informasi yang diperlukan.Pengumpulan data melalui dokumentasi untukmendapatkandatamengenaiprosedurdigudang,formulirbarangmasukdankeluargudang.

Verifikasi objek, verifikasi objek dilakukanuntuk mengetahui suatu permasalahan yangsedangdikerjakanataudilakukantersebutsudahsesuaidengankondisiperusahaanataubelum,jikapenyelesaianmasalahtersebuttidaksesuaidengankondisi perusahaan maka perlu adanya suatupengulangan penelitian objek perancangan padaperusahaanyangdituju.

Tahap Perancangan Sistem Informasi(Kristanto, 1993). Perancangan Sistem Informasidengan memahami sistem yang ada besertapersyaratan-persyaratannya dan tentangkebutuhaninformasi,makadapatdirancangSistemInformasi yang diinginkan. Untuk merancangSistem Informasi Inventory gudang di PT DutaMas Satu Pasuruan, akan ditentukan rancanganinformasi-informasi sistem melalui identifikasikebutuhan informasi sistem, yaitu kemudahanakses data informasi persediaan produk padainventory control/store dengan departemenpenjualanmenggunakanPHP-MySQL.PembuatanProgramKomputerpembuatanprogramkomputerdilakukan dengan PHP (Hypertext Preprocessor)yangdigunakanuntukpembuatanaplikasiberbasisintranet. Di sini pembuatan program diawalidengan menganalisis kebutuhan-kebutuhan apasaja yang diperlukan dalam proses inventory diinventory control/store yang kemudian dijadikansuatu blok-blok database dengan didukung olehMySQL.

Simulasiprogramdilakukanuntukmemperolehdan mengintegrasikan sumber daya fisik dankonseptualyangakanmenghasilkansuatusistemyang bekerja, sehingga dapat diketehui apakahsistem telah bekerja dan memenuhi harapanperancangan.Untuktujuaninisimulasirancangansistemdilakukandenganujicobasistempersediaanprodukyangadadidalamgudangyanginformasinyadapatdiaksesolehdepartemenpenjualan.

Sistem Informasi Inventory Gudang setelahprogram disimulasikan dapat diketahui programyangtelahdibuatsudahsesuaidengankeinginan

Iryaning: Perancangan Sistem Informasi Inventory Gudang Berbasis Internet 149

dan kebutuhan perusahaan. Artinya, programsudah tidak lagi mengalami perombakan ataumodifikasi(Wijanarko,1992).

Setelahdidapatkansisteminformasiinventory,maka dilakukan pembahasan terhadap sisteminformasiberbasisweb open sourceyangdirancangmeliputivalidasidanverifikasiprogram,alirandatadaninformasi.Databasesistem,aplikasiperangkatlunak,kelebihandankelemahanprogram.

Simpulandansaranpadatahapinidibuatsuatukesimpulandaripenelitianyang telahdilakukan,apakah dapat menjawab permasalahan yang adapadarumusanmasalahdantujuanpenelitianatautidak. Kemudian saran yang diberikan kepadaperusahaan guna pengembangan sistem lebihlanjut.

HASIL DAN PEMBAHASAN

InstalasiSistem

Apache,PHPdanMySQLmerupakansoftwareyang sangat penting untuk proses pembangunanprogram SIGA (Sistem Informasi InventoryGudang) ini. Ketiga software tersebut sudahdikumpulkan dalam satu paket, di antaranyaadalah xampp, sehingga memudahkan dalamproses instalasi.Xamppbisadidownloaddiwww.apachefriends.org/en/xampp-windows.html(Gambar1–5).

Setelahxamppselesaididownload,selanjutnyainstall xampp pada komputer server. Adapunproses penginstalan sebagai berikut pada setup

xampp, klik kanan kemudian pilih open. Browse destination folderuntukmenyimpanhasilinstalan.Padagambarberikut,folderDadalahyangmenjaditujuanpenyimpananfile.

Setelahprosesinstallkomplet,temukanxampppada start/all programs/apachefriends/controlpanel. Tujuan control panel pada xampp ialahuntuk menjalankan atau menghentikan programxampp

Lakukan ujicoba terhadap instalasi serveryangtelahdikerjakan.Bukaweb browser(internetexplorer/moziladll)dantuliskanalamat localhostatau 127.0.0.1. Bila sukses maka akan munculhalamanpertamadarixampp.

Setelah instalasi sukses maka langkahselanjutnyaadalahinstalasiscriptSIGAkedalamserverdanmembuatfolderSIGA.

Uji coba instalasi SIGA, yaitu dengan caramengetikkan alamat localhost/siga/. Bila munculhalaman loginmaka instalasiSIGA sukses.Cobauntuklogindenganusernamedanpasswordsesuaiketentuan. Bila anda berhasil masuk denganhalaman yang berbeda dan ada ucapan selamatdatangmakainstalasiprogramtelahsukses.

ImplementasiProgramAplikasi.Pengoperasianprogram dapat dilakukan dengan mengetikkan

Gambar 1. Tampilan penyimpanan file instalanXampp

Gambar 2. TampilanpencarianXampp

Gambar 3. Tampilancontrolpanel

150 Jurnal Teknik Industri, Vol. 9, No. 2, Agustus 2008: 147–154

Gambar 4. TampilanlocalhostXampp

Gambar 5. TampilaninstalasiscriptSIGAkedalamserverdanmembuatfolderSIGA

Gambar 6. DialogtampilanSearch Engine

Gambar 7. Dialogtampilanlogin userSIGA

Gambar 8. DialogtampilanisiSIGA

alamat localhost/siga dan tentunya sudah masukpada halaman internet explorer/Mozilla Firefox.Aplikasi SIGA diawali dengan dialog untukmencari dan mengetahui jumlah persediaanprodukkhususnyabagipenggunaSIGAyangtidakmemilikihakakses(Gambar6).Berikutnyaadalahloginke sistemuntukmenjaminkeamanandata.Prosespengidentifikasianuserinisudahdilakukanpada konfigurasi sistem sehingga akses untukdatabasesesuaidengankelompokpengguna.Padatampilanlogin,untukusernameketikkan‘admin’danpasswordketikkan‘password’laluenter,makasistemakanmemprosespengguna(Gambar7).

Gambar8merupakanhalamanawal(isi)yangtampil pada saatpemakaiberhasil loginkeSIGA.Padabagianatasterdapatmenu-menuutamayangterdiriatasmenudepan(home),menuinputjenis,

menu input item, menu transaksi masuk, menutransaksikeluar,menupersediaandankonfigurasisistem.Setiapkelompokpenggunamemilikisub-submenuyangtidaksamatergantungpadahakaksesmerekaterhadaptabel-tabeldalamdatabase.

MenuDepan(Home)digunakanuntukmelihatpengumumanberkaitandenganproduk,dan tatatertibpenggunaSIGA.

Menuinputdigunakanuntukmenambahdataproduk,modifikasidatadanhapusdatayangada

didatabase.PadaGambar8ditunjukkanbeberapaoutput dari jenis produk dan kode jenis yangberhasildientri.

Menu input item produk. Menu input itemdigunakan untuk menambahkan data dari item

Iryaning: Perancangan Sistem Informasi Inventory Gudang Berbasis Internet 151

Gambar 9. Dialogtampilaninputjenis

Gambar 10.Dialogtampilanentriitemproduk

produksetelahinputjenisprodukdilakukan.PadaGambar9adalahbeberapaoutputdariinputitemyangberhasildientri.

MenuTransaksiMasuk. Padamenutransaksimasukmemiliki2submenu.Menuprodukmasukdigunakan untuk menambah jumlah produkmasukpadadatabasesedangkanmenupersediaangudang digunakan untuk melihat stock produkdalamgudang.Gambar12adalahoutputdarientryprodukmasuk,jumlahdantotalpersediaanprodukdalamgudang.

MenuTransaksiKeluar.Menutransaksikeluardigunakanuntukmelakukan transaksipenjualanproduk pada customer dengan mengisi formulirpermintaan(Gambar13).

Setelah melakukan transaksi dan mengisiformulir permintaan, maka untuk melihat hasilentri yang telah dilakukan dapat dilihat padadaftarpermintaan(Gambar14).Daftarpermintaanini berfungsi untuk memberi keputusan apakahpermintaan produk yang dipesan disetujui sesuaidenganpermintaanatautidak(Gambar15).

Menu persediaan digunakan untuk melihattransaksiprodukbaikmasukmaupunyangkeluar

serta rekap total dari semua aktivitas transaksi.Gambar 16 menunjukkan jumlah persediaanprodukyangdalamgudang

Setelah membuat aplikasi program sisteminformasi inventory gudang (SIGA) ini, makaperlu dikaji lebih lanjut agar program ini dapatdigunakan dengan baik. Adapun hal-hal yangdilakukanadalahsebagaiberikut.

Gambar 11.Dialogtampilanentryprodukmasuk

Gambar 12. Dialogtampilanpersediaanbarangmasukgudang

Gambar 13.Dialog tampilan transaksipermintaanbarang

152 Jurnal Teknik Industri, Vol. 9, No. 2, Agustus 2008: 147–154

Gambar 14.Dialogtampilandaftarpermintaan

Gambar 15.Dialogtampilanpersetujuanpermintaan

Gambar 16.Dialogtampilanpesediaan

Validasidanverifikasiprogram. Dalamaplikasisisteminimemilikivaliditasdanverifikasidatayanglebihterjaminkarenaprosesvalidasidanverfikasidata dilakukan melalui dua tahap, yaitu padaperancangan database dan perancangan programaplikasi. Pada perancangan database, tabel-tabeldirancang untuk menghasilkan integritas data

yang baik serta tidak memungkinkan terjadinyaduplikasi data. Pada program aplikasi, tampilanuntuk proses input data dibuat sedemikian rupasehingga proses input data akan berjalan sesuaidenganyangdiharapkan.Selainitu,adanyavalidasidanverifikasidatamengakibatkankesalahaninputdatayangmungkinterjaditidakakandiprosesolehsistem.

DengandemikianvalidasidanverifikasipadapembuatanprogramSIGAinisudahbenar.Artinyapada waktu proses running program SIGA,kebutuhansepertientriprodukmasukdenganjenisdan typeberbedabisadilakukan.Kemudiandatastockprodukdanprosestransaksipenjualanjugasudahbisadilakukanbahkansampairekapitulasidistribusi produk masuk dan keluarpun bisadiketahui.

Alirandatauntukinformasiinventorigudanginibertujuanuntukmemberikankemudahanaksespersediaanprodukyangtersediadidalamgudang.Informasi mengenai ketersediaan produk inidiakseskankebagianpenjualandimanabagianinimemangsangatmembutuhkandatastockprodukuntuk kelancaran proses transaksi penjualanproduk demi memenuhi permintaan customer.Sifatnya yang open source, Akses data untukinformasiprodukinitidakmenutupkemungkinanuntuk departemen lain, asalkan betul-betuldibutuhkandansudahsepengetahuanpimpinan.

Database sistem. Data yang terdapat dalamsistem informasi inventory perusahaan disimpandalam suatu sistem database yang terintegrasidengan teknologi RDBMS (Relational Database Management System).PenggunaankonsepRDBMSdalam sistem informasi ini juga memungkinkanuntuk pengembangan database dimasa yangakan datang sehingga tidak perlu lagi dilakukanperombakan ulang seluruh bagian sistem karenadengan konsep RDBMS jika akan dilakukanpenambahanataupunperubahantabel,tabel-tabeltersebut dapat dihubungkan dengan tabel-tabelyangsudahada.

Sebelum pembuatan tabel pada databasedilakukan, maka setiap atribut yang akandimasukkankedalamtabeldinormalisasiterlebihdahulu. Normalisasi adalah proses mengubahstruktur data yang kompleks menjadi sederhanadengan struktur data yang stabil. Prosesnormalisasiinisangatbergunauntukmenghindari

Iryaning: Perancangan Sistem Informasi Inventory Gudang Berbasis Internet 153

terjadinya redundancy (kelebihan, pengulangan)data, inconsistency data dan dapat memudahkanupdatedata.Prosesnormalisasidilakukanhinggasetiapatributkuncinon-primarybergantungpadaseluruhkunciprimer(primary key).

Aplikasiperangkatlunak. Dalamperancanganaplikasi perangkat lunak digunakan bahasapemograman PHP+MySQL yang berbasiskanintranet. Aplikasi ini dirancang untukmempermudah dan mempersingkat prosespengecekanpersediaanproduk(inventory).

Sewaktu menjalankan program ini, makatampilan awal yang pertama kali muncul adalahhalamansearch engine yangberfungsibagiuseryanginginmengetahuiketersediaanproduk.Kemudianadalog-inyangberfungsiuntukmenjagakemanandatadanpenyalahgunaandata.Setelahmasukkehalamanutama,makauserdapatmemilih7menuyangada.Adapunmenu-menuutamapadaaplikasiini meliputi menu Depan (Home), menu InputJenis,menuInput Item,menuTransaksiMasuk,menuTransaksiKeluar,menuStatistikdanmenuKonfigurasi.

Kelebihan dan kekurangan sistem. MenurutJogianto (2005) kriteria sebuah sistem informasiyang ideal adalah adanya integritas data,kemudahan penggunaan/mudah dipahamipengguna, waktu pengolahan data yang lebihbaik,disaintampilanyanglebihbaikdanmenarik,kemudahanpengaksesandata,sertainformasiyangdihasilkan akurat dan relevan dengan penggunasisteminformasi.

Model sistem informasi perusahaan yangdirancang ini memiliki kelebihan-kelebihanseperti.

Memberikan informasi stock produk secaraakurat dan realtime. Sebelum terdapat sisteminformasipengecekanpersediaanproduk(inventory)pengumpulandanpengolahandatamembutuhkanwaktu yang lama. Dengan memanfaatkan sistemyang berbasiskan Intranet, semua data transaksidisimpan dalam database, sehinga proses-prosespengumpulandanpengolahandatamenjadi lebihcepat karena dikerjakan secara otomatis olehsistem. Kualitas data yang dihasilkan lebih baikkarenaprosesperhitungandanprosespengolahandatadilakukanolehsistemmakakualitasdatayang

dihasilkan akan lebih baik dibandingkan dengankualitasyangdihasilkandariprosesmanual.

Keamanan data yang lebih baik proses aksesdata pada program yang dirancang hanya bisadilakukan oleh pengguna yang telah mendapatotoritas pemakaian dari administrator program.Akses data baru bisa dilakukan jika penggunayang bersangkutan teridentifikasi oleh sistemmelalui proses input password pada menu log-in. Kemudahan Pengoperasian Program dengansedikit latihan user sudah dapat menggunakansistem informasi yang dirancang dengan mudahdan benar. Mengurangi lead time dari aktivitaspenyimpanan barang dan pengiriman barang.Sebelum adanya sistem informasi ini, banyakterdapat produk-prouk yang sudah lead timedalamgudang.Denganadanyasisteminformasiinidapatmengurangiadanyalead timepadaproduk-produkyangadadalamgudangsehinggaaktivitaspenyimpanan dan pengiriman barang dapatberjalandenganlancar.

Di samping kelebihan sistem seperti yangdisebutkan di atas, sistem yang dirancang jugamemilikibeberapakelemahan.Adapunkelemahansistem yang dirancang seperti halnya sistemini adalah sistem yang berbasis Intranet yangmengharuskan untuk adanya jaringan komputerdalam mengaplikasikan program tersebut danmengaksesinformasiyangdiperlukan.

SIMPULAN

Dengan adanya sistem informasi gudangberbasis Intranet maka: 1) Informasi tentanginventorydapatdiaksesdengancepatolehbagianterkait dalam perusahaan di antaranya bagianpenjualan.2)Mempermudahmanajermengambilkeputusan.3)Permintaancustomerdapatdipenuhidengancepatdanmudahdenganmemperhatikanjumlahpersediaanyangada.

Data yang ada dalam sistem informasi yangtelahdirancangdansudahdiujicobamenunjukkanbahwadidalamgudangada4jenisproduk,yaituMDF (4' × 8') sebanyak 15.000 lembar, MDFmodelkomponensebanyak18.000lembar,plywoodsebanyak24.000lembar,danFancywoodsebanyak9.000lembar.

154 Jurnal Teknik Industri, Vol. 9, No. 2, Agustus 2008: 147–154

DAFTAR PUSTAKADavis,G.B.,1992.Sistem Informasi ManajemenBagian

II.Jakarta:PTPustakaBinamanPressindo.Jogiyanto,H.,2001.Analisis dan Desain Sistem Informasi:

Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta:AndiOffset.

JogiyantoH.,2005.Analisis & Desain Sistem informasi Pendekatan Tersetruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis.Yogyakarta:AndiOffset.

Kristanto,H.,1993.Konsep dan Perancangan Database.Yogyakarta:AndiOffset.

Wijanarko, F., 1992. Desain Sistem dan Teknik Pemprograman.Jakarta:Dinastindo.