P E O P L E D E V E L O P M E N T I N
TI M E S O F C RI SI S G ui d e f o r a s u c c e s sf ul t r a n siti o n t o li v e vi rt u al
t r ai ni n g
3
5
6
8
F O R E W O R D
LI S T O F A C R O N Y M S
LI S T O F D E FI NI TI O N S
I N T R O D U C TI O N
VI. P L A N NI N G A N D D E SI G NI N G A LI V E VI R T U A L C L A S S R O O M
V. A S S E S SI N G T H E T E C H N O L O G Y R E A DI N E S S O F L E A R N E R S A N D T H EI R M O TI V A TI O N
III. A D U L T L E A R NI N G P RI N CI P L E S A N D N E E D S I N T H E VI R T U A L T R AI NI N G E N VI R O N M E N T
I. B E F O R E Y O U B E GI N: T H E W H Y S A N D W H E R E F O R E S 1. O v e r a r c hi n g vi si o n a n d r a ti o n al e - 1 1
II. W H A T I S S Y N C H R O N O U S ( LI V E) O N LI N E T R AI NI N G ? 1. D e fi ni ti o n a n d r e q ui r e m e n t s - 1 4
2. Pi tf all s of vi r t u al t r ai ni n g a n d l e s s o n s l e a r n e d - 1 5
I V. T H E VI R T U A L T R AI N E R P R O FI L E A N D C H A R A C T E RI S TI C S 1. L e a r n e r’ s m o ti v a ti o n f o r vi r t u al t r ai ni n g - 2 5
2. T e c h n ol o g y r e a di n e s s of l e a r n e r s - 2 5
T A B L E of C O N T E N T S
3 5
4 2
4 3
4 1
VII. F A CI LI T A TI N G A N D D E LI V E RI N G A LI V E VI R T U A L C L A S S R O O M
C O N C L U SI O N
A P P E N DI C E S A p p e n di x 1: H o w t o c h o o s e t h e a p p r o p ri a t e pl a tf o r m f o r y o u r o r g a ni z a ti o n - 4 3
A p p e n di x 2: C h e c kli s t f o r s e t ti n g u p a s u c c e s sf ul vi r t u al cl a s s r o o m - 4 4
A p p e n di x 3: A s s e s s m e n t of a p a r ti ci p a n t’ s m o ti v a ti o n l e v el i n vi r t u al t r ai ni n g - 4 5
A p p e n di x 4: S u r v e y t o m e a s u r e a l e a r n e r’ s r e a di n e s s t o p a r ti ci p a t e i n vi r t u al t r ai ni n g - 4 6
A p p e n di x 5: Li s t of i c e b r e a k e r a c ti vi ti e s t o b e u s e d i n t h e li v e vi r t u al cl a s s r o o m - 4 7
A p p e n di x 6: C h e c kli s t f o r a n e fi e c ti v e i c e b r e a k e r a c ti vi t y - 4 9
A p p e n di x 7: E v al u a ti o n s a ti sf a c ti o n q u e s ti o n n ai r e - 5 0
VIII. I M P L E M E N TI N G A M E A NI N G F U L P R O C E S S O F F E E D B A C K A N D E V A L U A TI O N
3P E O P L E D E V E L O P M E N T I N TI M E S O F C RI SI S
F o r e w o r d
T h e C O VI D 1 9 p a n d e mi c h a s b r o u g ht a b o ut f a st- p a c e d c h a n g e s f o r l e a r ni n g a n d d e v el o p m e nt i n t h e C u st o m s e n vi r o n m e nt. I n t hi s c o nt e xt, C u st o m s t r ai ni n g l e a d e r s c a n n ot p u s h t h e p a u s e b utt o n o n u p s killi n g t h ei r st a fi a n d c a n n ot a ff o r d t o p ut t r ai ni n g a n d c a p a cit y b uil di n g p r o g r a m m e s o n h ol d.
H o w e v e r, t hi s p a n d e mi c o ff e r s a g e n ui n e o p p o rt u nit y f o r t h e m t o r e vi e w c o m pl et el y t h ei r t r ai ni n g o p e r ati n g m o d el a n d a d a pt w o r k pl a c e l e a r ni n g a n d d e v el o p m e nt, w hil e p utti n g st a ff s af et y fi r st.
A s a r e s ult, t o c o nti n u e u p s killi n g a n d d eli v e ri n g v al u e- c r e ati n g i niti ati v e s w hil e p r ot e cti n g e m pl o y e e s, C u st o m s l e a r ni n g l e a d e r s h a v e a n u m b e r of t a cti c al st e p s t h e y c a n c o n si d e r t o a d a pt t r ai ni n g a n d c a p a cit y b uil di n g p r o g r a m m e s a n d d eli v e r y b y e st a bli s hi n g a n d e x p a n di n g li v e vi rt u al l e a r ni n g ( vi a t h e li v e vi rt u al cl a s s r o o m).
T h e li v e vi rt u al cl a s s r o o m h a s t h e p ot e nti al t o p r o vi d e si g ni fi c a nt b e n e fit s t o o nli n e l e a r ni n g b y a d d r e s si n g t h e n e e d s of t h e l e a r n e r s i n r el ati o n t o s o ci al i nt e r a cti o n a n d p s y c h ol o gi c al s af et y. It al s o l e a d s t o t h e c r e ati o n of a n e w st a n d a r d i n t h e l e a r ni n g e x p e ri e n c e t h at g o e s b e y o n d t h e p h y si c al s p a c e of t h e cl a s s r o o m a n d t r a diti o n al t e a c hi n g m et h o d s a s s o ci at e d wit h cl a s s r o o m t r ai ni n g.
H o w e v e r, it i s i m p o rt a nt t o st r e s s t h at t h e li v e vi rt u al cl a s s r o o m i s e s p e ci all y u s ef ul i n t h e c u r r e nt c o nt e xt w h e n it i s alt e r n at e d a n d bl e n d e d wit h s elf- l e a r ni n g pl atf o r m s ( s elf- p a c e d st u d y) o r w h e n it i s u s e d i n s u p p o rt of f a c e-t o-f a c e t r ai ni n g a cti viti e s ( fli p p e d l e a r ni n g). T h e W C O m o d el i s still b a s e d o n a c o m bi n ati o n of e-l e a r ni n g, li v e vi rt u al l e a r ni n g a n d t r a diti o n al f a c e-t o-f a c e l e a r ni n g ( bl e n d e d a p p r o a c h).
T hi s g ui d e i s a n e x c ell e nt r e s o u r c e, a s it d et ail s t h e p r o c e s s r e q ui r e d f o r vi rt u al t r ai ni n g a n d st a y s t r u e t o t h e m o st i m p o rt a nt a s p e ct, w hi c h i s i nt e r a cti o n a n d e n g a g e m e nt i n t h e l e a r ni n g p r o c e s s. It al s o e m p h a si z e s t h e n e e d t o f a cilit at e i n st r u cti o n a n d e n s u r e p a rti ci p a nt s a r e a cti v el y e n g a g e d i n t h ei r l e a r ni n g.
Aft e r r e a di n g t hi s g ui d e, I b eli e v e y o u will f e el m o r e c o mf o rt a bl e a n d c o n fi d e nt i n h a n dli n g t h e o p e r ati o n al, t e c h ni c al a n d t e c h n ol o gi c al a s p e ct s of vi rt u al t r ai ni n g.
T a eil K A N G,
Di r e ct o r, C a p a cit y B uil di n g.
5P E O P L E D E V E L O P M E N T I N TI M E S O F C RI SI S
Li s t of a c r o n y m s
A c r o n y m E x pl a n ati o n
A E S A d v a n c e d E n cr y pti o n St a n d ar d
I T I nf or m ati o n t e c h n ol o g y
I L T I n str u ct or-l e d tr ai ni n g
H R H u m a n r e s o ur c e s
H R M H u m a n r e s o ur c e m a n a g e m e nt
H R D H u m a n r e s o ur c e d e v el o p m e nt
L M S L e ar ni n g m a n a g e m e nt s y st e m
R T C R e gi o n al Tr ai ni n g C e ntr e
UI U s er i nt erf a c e
W C O W orl d C u st o m s Or g a ni z ati o n
W O R L D C U S T O M S O R G A NI Z A TI O N 6
Li s t of d e fi ni ti o n s( 1 )
1. A d a pt e d fr o m: htt p s:// w w w. c o n e x e d. c o m/ ar e- o nli n e l e ar ni n g- virt u al-l e ar ni n g- e l e ar ni n g- di st a n c e l e ar ni n g- a n d- bl e n d e d-l e ar ni n g-t h e- s a m e. A d a pt e d fr o m: htt p s:// w w w. d a y o n et e c h. c o m/ bl o g/ el e ar ni n g-j ar g o n- b u st er.
C o n c e pt D e fi niti o n
A s y n c h r o n o u s t r ai ni n g
A s y n c hr o n o u s e v e nt s ar e i n d e p e n d e nt of ti m e i s s u e s. A n e-l e ar ni n g c o ur s e i s a n e x a m pl e of a s y n - c hr o n o u s o nli n e l e ar ni n g, si n c e l e ar ni n g c a n t a k e pl a c e at a n y ti m e.
Bl e n d e d l e a r ni n g T hi s i m pli e s t h e c o m bi n ati o n of f a c e-t o-f a c e cl a s sr o o m a n d virt u al cl a s sr o o m l e ar ni n g.
C oll a b o r ati v e l e a r ni n g
T hi s r ef er s t o c oll a b or ati v e a cti viti e s b et w e e n l e ar n er s u si n g s o ci al s oft w ar e, s u c h a s c h at s, di s - c u s si o n f or u m s a n d bl o g s, t o s h ar e k n o wl e d g e a n d w or k t o g et h er o n a c o m m o n pr oj e ct. T h e l e ar n er s c a n c o m m e nt a n d e x c h a n g e i d e a s o n c o ur s e a cti viti e s or c o ntri b ut e t o c oll e cti v e l e ar ni n g b y s h ari n g t h eir k n o wl e d g e.
E-l e a r ni n g T hi s i s t h e d eli v er y of tr ai ni n g t hr o u g h di git al r e s o ur c e s w h er e l e ar n er s c a n l e ar n at t h eir o w n p a c e, o n a c o m p ut er, e d u c ati o n al c o nt e nt i s or g a ni z e d i n s e s si o n s or m o d ul e s, wit h e v al u ati o n t e st s, t h e tr ai ni n g c a n b e c o m pl et el y s elf- m a n a g e d a n d m o nit or e d vi a a d a s h b o ar d t h at li st s e a c h of t h e p arti ci p a nt’ s pr o gr e s s.
E-t ut o ri n g, e c o a c hi n g a n d e m e nt o ri n g
T h e s e m et h o d s a d d h u m a n a n d s o ci al di m e n si o n s t o h el p l e ar n er s d uri n g t h eir l e ar ni n g pr o c e s s. T h e y pr o vi d e p er s o n ali z e d a n d t ail or e d s u p p ort a n d f e e d b a c k t o l e ar n er s t hr o u g h o nli n e t o ol s a n d f a cilit ati o n t e c h ni q u e s.
Fli p p e d l e a r ni n g Al s o c o m m o nl y k n o w n a s t h e ffi p p e d cl a s sr o o m i n t h e ff el d of e d u c ati o n, ffi p p e d l e ar ni n g s wit c h e s t h e l e ct ur e/i n str u cti o n al el e m e nt of l e ar ni n g a w a y fr o m t h e f a c e-t o-f a c e e n vir o n m e nt t o t h e l e ar n er’ s o w n ti m e, all o wi n g t h e m t o t a k e i n i nf or m ati o n at t h eir o w n p a c e. F a c e-t o-f a c e e d u c ati o n a n d tr ai ni n g e n vir o n m e nt s c a n t h e n f o c u s o n di s c u s si o n a n d i nt er a cti o n, f a cilit ati n g li v el y d e b at e s.
I m m e r si v e l e a r ni n g T hi s t y p e of l e ar ni n g pl a c e s i n di vi d u al s i n a virt u al i nt er a cti v e l e ar ni n g e n vir o n m e nt, t o r e pli c at e p o s si bl e s c e n ari o s or/ a n d t o t e a c h p arti c ul ar s kill s or t e c h ni q u e s. Si m ul ati o n s, r ol e pl a y, virt u al l e ar ni n g e n vir o n m e nt s a n d virt u al r e alit y ( V R) ar e c o n si d er e d i m m er si v e.
I nf o r m al l e a r ni n g T hi s i s e d u c ati o n/tr ai ni n g t h at h a p p e n s o ut si d e of a str u ct ur e d i n str u cti o n al e n vir o n m e nt. M u c h l e ar ni n g h a p p e n s t hr o u g h t h e n at ur al a b s or pti o n of k n o wl e d g e fr o m o n e’ s s urr o u n di n g s, a n d pr o p o n e nt s of t h e 7 0: 2 0: 1 0 pri n ci pl e s u g g e st t h at t hi s a c c o u nt s f or 9 0 % of l e ar ni n g, wit h o nl y 1 0 % b ei n g fr o m f or m al tr ai ni n g.
I nt e r a cti v e l e a r ni n g T hi s pl a c e s e m p h a si s o n u s er i nt er a cti o n s t hr o u g h o ut t h e e x er ci s e s t o e n h a n c e e n g a g e m e nt a n d i m m er si o n i n t h e s u bj e ct. T hi s s ort of tr ai ni n g c a n al s o r e q uir e d e ci si o n- m a ki n g, br a n c hi n g a n d r ol e- b a s e d t hi n ki n g a n d f or m s t h e b e dr o c k of t h e s c e n ari o- b a s e d a p pr o a c h t o tr ai ni n g.
I n st r u cti o n al d e si g n
T hi s st art s wit h t h e tr ai ni n g n e e d s a n d g o al s of a n or g a ni z ati o n a n d a n u n d er st a n di n g of t h e k n o wl e d g e a n d s kill s g a p s t h at l e ar n er s n e e d t o w or k o n. I n str u cti o n al d e si g n bri d g e s t h o s e g a p s t h o u g h t h e d e v el o p m e nt of tr ai ni n g e x p eri e n c e s a n d i s b a s e d o n s o u n d p s y c h ol o g y, l e ar ni n g d eli v er y b e st pr a cti c e s a n d u s e of t h e l at e st t e c h n ol o g y t o d eli v er a n e fi e cti v e, e n g a gi n g e x p e - ri e n c e.
I n st r u ct o r-l e d t r ai ni n g
Al s o k n o w n a s I L T, i n str u ct or-l e d tr ai ni n g h a p p e n s i n a cl a s sr o o m e n vir o n m e nt – wit h i n str u ct or a n d l e ar n er t o g et h er at t h e s a m e ti m e a n d i n t h e s a m e pl a c e.
L e a r ni n g pl atf o r m A r at h er g e n eri c t er m t h at r ef er s t o t h e u n d erl yi n g t e c h n ol o gi e s p e o pl e u s e t o b uil d a n d d e pl o y e-l e ar ni n g. It u s u all y r ef er s t o t h e a ut h ori n g s oft w ar e, t h e l e ar ni n g m a n a g e m e nt s y st e m ( L M S) or b ot h.
O fi-t h e- s h elf c o nt e nt
Oft e n r ef err e d t o a s “ g e n eri c” or “r e a d y-t o- g o”, o fi-t h e- s h elf c o nt e nt h a s b e e n d e v el o p e d f or u s e b y a r el ati v el y l ar g e u s er b a s e a cr o s s m ulti pl e or g a ni z ati o n s. T h e o p p o sit e i s t ail or e d c o nt e nt t h at i s m a d e t o or d er f or a s p e ci fl c or g a ni z ati o n. O fi-t h e- s h elf e-l e ar ni n g c o v er s a c ert ai n s kill or ar e a of k n o wl e d g e t h at c o ul d b e r el e v a nt t o m ulti pl e c u st o m er s.
O nli n e l e a r ni n g Oft e n u s e d s y n o n y m o u sl y wit h e-l e ar ni n g, t hi s i s a n u m br ell a t er m t h at i n cl u d e s a n y t y p e of l e ar ni n g a c c o m pli s h e d o n a c o m p ut er a n d u s u all y o v er t h e I nt er n et. It c a n i n cl u d e virt u al i nt er a c- ti o n s b et w e e n l e ar n er s a n d tr ai n er u si n g w e bi n ar s, virt u al cl a s sr o o m s or m e eti n g s.
Si m ul ati o n T hi s i s a hi g hl y i nt er a cti v e f or m of virt u al tr ai ni n g. It ai m s at cr e ati n g a l e ar ni n g e n vir o n m e nt t h at “ si m ul at e s” t h e r e al w orl d, all o wi n g t h e l e ar n er t o l e ar n b y d oi n g. T h e si m ul ati o n i s a s p e ci fi c f or m of w e b- b a s e d tr ai ni n g t h at i m m er s e s t h e l e ar n er i n a r e al sit u ati o n w hi c h r e s p o n d s d y n a mi c all y t o hi s/ h er b e h a vi o ur.
7P E O P L E D E V E L O P M E N T I N TI M E S O F C RI SI S
C o n c e pt D e fi niti o n
S o ci al l e a r ni n g S o ci al l e ar ni n g h a s b e e n e v er- pr e s e nt t hr o u g h o ut h u m a n hi st or y i n t h e f or m of c o p yi n g ot h er s a n d s h ari n g k n o wl e d g e t hr o u g h a n y f or m of c o m m u ni c ati o n. T o d a y, h o w e v er, s o ci al l e ar ni n g g e n er all y r ef er s t o k n o wl e d g e s h ari n g a n d i nf or m s t h e d e b at e o v er tr ai ni n g pr o vi si o n t hr o u g h o nli n e di s c u s si o n b o ar d s or s o ci al m e di a n et w or k s, s u c h a s F a c e b o o k. S o ci al l e ar ni n g i s t h e 2 0 % i n t h e 7 0: 2 0: 1 0 m o d el.
St o r y- b a s e d l e a r ni n g
T hi s pr o vi d e s a fr a m e w or k f or e x er ci s e s w h er e t h e tr ai ni n g i s a c c o m p a ni e d b y a n u nf ol di n g st or y or n arr ati v e t o h el p g ui d e l e ar n er s a n d sti m ul at e t h eir t h o u g ht pr o c e s s e s. I n e-l e ar ni n g, t hi s i s v er y si mil ar t o s c e n ari o- b a s e d tr ai ni n g b ut wit h a f o c u s o n g ui di n g t h e l e ar n er t hr o u g h a j o ur n e y t o r e a c h s p e ci ff c o ut c o m e s.
S y n c h r o n o u s t r ai ni n g
S y n c hr o n o u s e v e nt s t a k e pl a c e i n r e al ti m e. F or c o m m u ni c ati o n b et w e e n t h e tr ai n er a n d l e ar n er s t o b e s y n c hr o n o u s, t h e y s h o ul d b ot h b e pr e s e nt at t h e s a m e ti m e. C h at a n d a u di o/ vi d e o c o nf e - r e n ci n g ar e e x a m pl e s of s y n c hr o n o u s a cti viti e s.
Vi rt u al cl a s s r o o m T hi s i s a n o nli n e l e ar ni n g e v e nt d uri n g w hi c h a tr ai n er d eli v er s di st a n c e tr ai ni n g i n r e al ti m e ( s y n - c hr o n o u s l e ar ni n g) t o a gr o u p of l e ar n er s u si n g a v ari et y of s u p p ort m at eri al ( P o w er P oi nt sli d e s, a u di o or vi d e o e q ui p m e nt, et c.). T hi s m et h o d r e q uir e s t h e l e a st e ff ort t o c o n v ert t h e tr ai ni n g m at eri al ( alt h o u g h t hi s will still n e e d t o b e pr e p ar e d b y t h e tr ai n er s). L e ar n er s a n d tr ai n er s s h o ul d h a v e t h e a p pr o pri at e t e c h n ol o gi e s a v ail a bl e t o t h e m ( e. g. s oft w ar e f or t h e virt u al cl a s sr o o m a n d a r eli a bl e I nt er n et c o n n e cti o n).
Vi rt u al l e a r ni n g T hi s i s a n o nli n e e n vir o n m e nt w h er e l e ar n er s c a n c o n n e ct a n d i nt er a ct wit h e a c h ot h er a n d wit h t h e tr ai n er u si n g o nli n e s oft w ar e. L e ar n er s ar e gi v e n r e m ot e a c c e s s t o t h e tr ai ni n g m at eri al. I n s o m e c a s e s, it c a n b e pr o vi d e d i n a s elf- p a ci n g f or m at or t hr o u g h li v e w e b- c o nf er e n ci n g b et w e e n l e ar n er s a n d tr ai n er s.
W e bi n a r T hi s i s si mil ar t o a n o nli n e s y n c hr o n o u s s e mi n ar ( pr e s e nt ati o n o n t h e w e b) b ut wit h l e s s i nt er a c - ti vit y b et w e e n t h e pr e s e nt er a n d t h e a u di e n c e.
W O R L D C U S T O M S O R G A NI Z A TI O N 8
C u st o m s a d mi ni st r ati o n s a r o u n d t h e w o rl d h a v e n ot b e e n s p a r e d t h e i m p a ct of t h e C O VI D 1 9 c ri si s. A s a r e s ult, p e o pl e m a n a g e m e nt a n d d e v el o p m e nt p r of e s si o n al s i n C u st o m s a r e n a vi g ati n g u n k n o w n w at e r s a s t h ei r a cti viti e s h a v e b e e n s e ri o u sl y di s r u pt e d. I n f a ct, st a fi l e a r ni n g a n d d e v el o p m e nt a r e e m e r gi n g a s o n e of t h e ff r st b u si n e s s a cti viti e s t o b e a ff e ct e d a n d a m o n g t h e h a r d e st hit b y t h e c o r o n a vi r u s p a n d e mi c.
I n t hi s c o nt e xt, m o r e t h a n e v e r, t h e y a r e c all e d u p o n t o u n d e rt a k e a c o m pl et e t r a n sf o r m ati o n t h ei r o p e r ati n g m o d el w hil e a d o pti n g a p p r o p ri at e a n d i n n o v ati v e a p p r o a c h e s i n o r d e r t o s u p p o rt t h e w h ol e o r g a ni z ati o n i n m a n a gi n g it s r e s p o n s e t o t hi s c ri si s.
I n a p r a cti c al e n vi r o n m e nt a n d i n t h ei r r ol e a s a c a p a bilit y b uil d e r, t h e H R M a n d H R D u nit s wit hi n C u st o m s a d mi ni st r ati o n s a s w ell a s t h e W C O r e gi o n al e ntiti e s ( R T C s a n d s p e ci ali z e d t r ai ni n g c e nt r e s) c a n e ff e cti v el y c o nt ri b ut e t o t h e c ri si s r e s p o n s e a n d t o t h e u p s killi n g of C u st o m s st a fi b y d eli v e ri n g v al u e- c r e ati n g a cti viti e s a n d m ai nt ai ni n g a p e o pl e d e v el o p m e nt c o nti n uit y pl a n w hil e k e e pi n g st a fi s af e a n d h e alt h y.
T o t h at e n d, all C u st o m s’ l e a r ni n g a n d d e v el o p m e nt f a cilit at o r s s h o ul d d e pl o y i n n o v ati v e a n d st r at e gi c a cti o n s t o p r ot e ct st a fi a n d a d a pt t r ai ni n g p r o g r a m m e s, a s w ell a s d eli v e r a n d e st a bli s h e x p a n d e d o nli n e s y n c h r o n o u s t r ai ni n g.
I n t h e fl r st i n st a n c e, it i s u s ef ul t o n ot e t h at, b ef o r e t h e C O VI D 1 9 c ri si s, di git al a n d vi rt u al t r ai ni n g w e r e al r e a d y o n t h e ri s e. I n d e e d, o wi n g t o a n u m b e r of o r g a ni z ati o n al, t e c h n ol o gi c al, h u m a n, c ult u r al a n d l o gi sti c al f a ct o r s, vi rt u al t r ai ni n g h a s b e c o m e i n c r e a si n gl y e s s e nti al t o t h e p r o c e s s of d e v el o pi n g st a fi c o m p et e n ci e s. I n f a ct, vi rt u al t r ai ni n g q ui c kl y d e v el o p s i nt o a m o r e i m p o rt a nt c o m p o n e nt of t h e l e a r ni n g s c h e m e b e c a u s e it o fi e r s l e a r n e r s i n di ff e r e nt l o c ati o n s m a n y of t h e a d v a nt a g e s of a li v e cl a s s r o o m s e s si o n b ut wit h o ut t h e a s s o ci at e d c o st s. M o r e o v e r, t hi s d e v el o p m e nt h a s b e e n a c c o m p a ni e d o v e r ti m e b y c h a n g e s i n t h e c o n fi g u r ati o n of t h e t r ai ni n g p r o c e s s a s w ell a s i n t h e d e fi niti o n s of t h e r ol e s of t h e m ai n a ct o r s, n a m el y t h e t r ai n e r s a n d l e a r n e r s ( p a rti ci p a nt s).
H o w e v e r, d e si g ni n g a n d d eli v e ri n g a vi rt u al t r ai ni n g s e s si o n i s q uit e di ff e r e nt t o pl a n ni n g a s e s si o n f o r a f a c e-t o-f a c e a u di e n c e. It r e q ui r e s n e w p e d a g o gi c al a p p r o a c h e s a n d a r e d e si g n of t h e t r ai ni n g m o d el. A hi g h l e v el of i nt e r a cti o n a n d g r e at e r e n g a g e m e nt b et w e e n t h e t r ai n e r a n d p a rti ci p a nt s i s hi g hl y r e c o m m e n d e d t o e n s u r e t h at a sti m ul ati n g li v e
vi rt u al cl a s s r o o m i s d eli v e r e d e ff e cti v el y. T o t hi s e n d, t h e l e a r ni n g p r ot o c ol s h o ul d r e v ol v e a r o u n d a l e a r n e r- c e nt r e d a p p r o a c h, i nt e n si v e i nt e r a cti vit y d u ri n g t h e s e s si o n, a v a ri et y of c o nt e nt a n d e n g a gi n g l e a r ni n g a cti viti e s, a si g ni fi c a nt c oll a b o r ati v e l e a r ni n g a p p r o a c h, a n d t h e p r o vi si o n of i m m e di at e a n d c o n st r u cti v e f e e d b a c k.
A s s u c h, all e x p e rt s p oi nt t o t h e e m e r g e n c e of n e w r ol e s f o r b ot h t r ai n e r s a n d l e a r n e r s i n a n o nli n e l e a r ni n g e n vi r o n m e nt. I n t hi s n e w s c h e m e, t h e t r ai n e r s i n p a rti c ul a r a r e f a c e d wit h a n e w c h all e n g e w hi c h r e q ui r e s t h e m n ot o nl y t o f a cilit at e t h e c o m p et e n c y d e v el o p m e nt of t h ei r l e a r n e r s b ut al s o t o s u p p o rt a n d e q ui p t h e m t o b e c o m e m o r e a ut o n o m o u s i n t h ei r l e a r ni n g a n d c oll a b o r ati o n wit h t h ei r p e e r s.
I n t r o d u c ti o n
9P E O P L E D E V E L O P M E N T I N TI M E S O F C RI SI S
P U R P O S E O F T HI S G UI D E
T h e p u r p o s e of t hi s g ui d e i s t o p r o vi d e a s et of st r at e gi e s a n d t e c h ni q u e s t o s u p p o rt all C u st o m s t r ai ni n g p r of e s si o n al s’ p r o vi d e r s i n m a ki n g a n e fi e cti v e a n d s u c c e s sf ul t r a n siti o n t o vi rt u al t r ai ni n g a n d i n c o r p o r ati n g t hi s m o d e of d eli v e r y i nt o t h e t r ai ni n g o p e r ati n g m o d el a p p r o p ri at el y.
It al s o ai m s t o e q ui p all t r ai ni n g st a k e h ol d e r s w h o a r e n e w t o o r g a ni zi n g a n d d eli v e ri n g t r ai ni n g i n t h e vi rt u al e n vi r o n m e nt wit h t o ol s a n d t a cti c s t o d e si g n a n d d eli v e r e ff e cti v e a n d e n g a gi n g l e a r ni n g o p p o rt u niti e s wit hi n t h e vi rt u al cl a s s r o o m. I n p a rti c ul a r, t hi s g ui d e p r o vi d e s a s et of a dj u st m e nt s t o i n st r u ct o r p r a cti c e t h at t ail o r s d eli v e r y t o a d ult s i n t h e vi rt u al e n vi r o n m e nt. T hi s s et of a dj u st m e nt s i s t h e n ot- s o- o b vi o u s p a rt of t h e c h a n g e i n d eli v e r y.
T hi s g ui d e ai m s t o p r o vi d e a c o m p r e h e n si v e a p p r o a c h t o s y n c h r o n o u s vi rt u al l e a r ni n g i n a n e a s y-t o-f oll o w, s y st e m ati c f o r m at. It will f o c u s o n h o w a ct o r s i n v ol v e d i n t r ai ni n g c a n c r e at e a sti m ul ati n g l e a r ni n g e n vi r o n m e nt t h at e m p o w e r s t h ei r l e a r n e r s t o b e c o m e a c c o u nt a bl e f o r t h ei r o w n l e a r ni n g, w hil e d e m o n st r ati n g h o w t h e y c a n a c hi e v e t h at ai m wit h o ut s o ci al i nt e r a cti o n a n d p h y si c al c o m m u ni c ati o n si g n al s i n a vi rt u al e n vi r o n m e nt.
S C O P E O F T HI S G UI D E
T h e s c o p e of t hi s g ui d e i s li mit e d t o t r ai ni n g a cti viti e s t h at a r e u s u all y c a r ri e d o ut b y n ati o n al a n d r e gi o n al e x p e rt s/t r ai n e r s a s p a rt of a f a c e-t o- f a c e a p p r o a c h a n d t h at, i n t h e li g ht of t h e C O VI D 1 9 p a n d e mi c, will b e c o n d u ct e d i n a vi rt u al cl a s s r o o m. It e x cl u d e s ot h e r f o r m s of t e c h ni c al a s si st a n c e a n d c a p a cit y b uil di n g a cti viti e s i n cl u di n g: di a g n o sti c mi s si o n s, m e eti n g s, c o n s ult ati o n s, t e c h ni c al a n d e x p e rt s u p p o rt, et c.
I n a d diti o n, t hi s g ui d e c o m pl e m e nt s t h e W C O’ s e xi sti n g t o ol s a n d i n st r u m e nt s r el at e d t o p e o pl e d e v el o p m e nt i n cl u di n g t r ai n-t h e-t r ai n e r p r o g r a m m e s b a s e d o n a f a c e-t o-f a c e t r ai ni n g a p p r o a c h ( 1).
W H O T H E G UI D E I S F O R
T hi s g ui d e h a s b e e n d e v el o p e d t o s e r v e a s a k e y r e s o u r c e f o r all st a ff at t h e W C O’ s R T C s a n d s p e ci ali z e d t r ai ni n g c e nt r e s a n d wit hi n W C O M e m b e r s’ H R M a n d H R D d e p a rt m e nt s w h o a r e i n v ol v e d i n o r g a ni zi n g a n d f a cilit ati n g t r ai ni n g.
S T R U C T U R E S, C A P A CI T É S E T S Y S T È M E S R E Q UI S P O U R U N E U TI LI S A TI O N O P TI M A L E D E C E G UI D E
T h e t r ai ni n g a n d l e a r ni n g a p p r o a c h p r e s e nt e d i n t hi s g ui d e r e q ui r e s t h e f oll o wi n g:
1 . It i s r e c o m m e n d e d t h at all tr ai n er s/ e x p ert s r ef er t o t h e W C O m at eri al o n tr ai n t h e tr ai n er s pr o gr a m m e t o e n s ur e t h at t h e y ar e e ff e cti v e i n d eli v eri n g a sti m ul ati n g tr ai ni n g s e s si o n.
– W C O R T C s a n d W C O M e m b e r s m u st h a v e t h e a p p r o p ri at e h u m a n, t e c h ni c al a n d l o gi sti c al i nf r a st r u ct u r e r e q ui r e d t o h o st vi rt u al t r ai ni n g f o r t h ei r st a fi (I T t e c h ni ci a n s u p p o rt, vi d e o- c o nf e r e n ci n g s oft w a r e, b r e a k o ut r o o m s, r eli a bl e h e a d s et, vi rt u al w hit e b o a r d f o r r e al- ti m e c oll a b o r ati o n, i n st a nt m e s s a gi n g t o ol, p a rti ci p ati o n c o nt r ol s a n d a d e di c at e d r o o m, et c.) a n d t o s u p p o rt vi rt u al t r ai ni n g d eli v e r y.
– T r ai n e r s a n d e x p e rt s m u st h a v e a p p r o p ri at e I T e q ui p m e nt ( c o m p ut e r, c a m e r a, h e a d p h o n e s wit h mi c r o p h o n e, a n d a r eli a bl e I nt e r n et c o n n e cti o n, et c.).
– T r ai n e r s a n d e x p e rt s s h o ul d h a v e vi rt u al f a cilit ati o n s kill s a n d b e a bl e t o u s e t h e a v ail a bl e w e b- c o nf e r e n ci n g s oft w a r e e fi e cti v el y.
S T R U C T U R E O F T H E G UI D E
T hi s g ui d e f o c u s e s o n ei g ht k e y a r e a s t h at all t r ai ni n g a ct o r s s h o ul d t a k e i nt o a c c o u nt w h e n t r a n siti o ni n g t o vi rt u al t r ai ni n g d eli v e r y wit h a f o c u s o n pl a n ni n g, d e si g ni n g a n d d eli v e ri n g i n a li v e vi rt u al cl a s s r o o m:
I. B ef o r e y o u b e gi n: t h e w h y s a n d w h e r ef o r e s
II. W h at i s s y n c h r o n o u s (li v e) o nli n e t r ai ni n g ?
III. A d ult l e a r ni n g p ri n ci pl e s a n d n e e d s i n t h e vi rt u al t r ai ni n g e n vi r o n m e nt
I V. T h e vi rt u al t r ai n e r p r o fil e a n d c h a r a ct e ri sti c s
V. A s s e s si n g t h e t e c h n ol o g y r e a di n e s s of l e a r n e r s a n d t h ei r m oti v ati o n
VI. Pl a n ni n g a n d d e si g ni n g a li v e vi rt u al cl a s s r o o m
VII. F a cilit ati n g a n d d eli v e ri n g a li v e vi rt u al cl a s s r o o m
VIII. I m pl e m e nti n g a m e a ni n gf ul p r o c e s s of f e e d b a c k a n d e v al u ati o n
N O T E
– I n t hi s g ui d e, all t e r m s r el at e d t o f a cilit at o r, t r ai n e r, p a rti ci p a nt, l e a r n e r a r e i nt e n d e d t o b e g e n d e r n e ut r al.
– I n t hi s g ui d e, t h e t e r m cl a s s r o o m r ef e r s t o w o r k s h o p o r t r ai ni n g s e s si o n f o r a d ult l e a r ni n g.
1 1P E O P L E D E V E L O P M E N T I N TI M E S O F C RI SI S
1. O v e r a r c hi n g vi si o n a n d r a ti o n al e
F r o m t h e o ut s et, t h e p r o c e s s of t r a n siti o ni n g f r o m a f a c e-t o-f a c e t r ai ni n g a n d d e v el o p m e nt s y st e m t o o n e b a s e d o n a vi rt u al m o d u s o p e r a n di i s oft e n a c c o m p a ni e d b y a f e eli n g of i n c o m p et e n c e i nt e n si fi e d b y f e a r a n d w o r r y. At ff r st gl a n c e, t hi s i s u n d e r st a n d a bl e, a s t hi s t r a n sf o r m ati o n i m pli e s a c h a n g e of p a r a di g m a n d t a k e s t h o s e i n v ol v e d i n t h e t r ai ni n g o ut of t h ei r c o mf o rt z o n e. H o w e v e r, p r a cti c e h a s s h o w n t h at t hi s d o e s n ot h a v e t o b e t h e c a s e: it si m pl y r e q ui r e s t a ki n g a st e p b a c k a n d st u d yi n g t h e p r o c e s s of t r a n siti o n a n d d e si g n.
B a s e d o n t h e b e n e fft s m e nti o n e d b el o w, H R M a n d H R D m a n a g er s s h o ul d b e gi n b y pr e s e nti n g a b u si n e s s c a s e i n or d er t o g ar n er s u p p ort f or t h e i niti ati v e a n d t o s h o w t h e b e n e fft of a d o pti n g a n d i n v e sti n g i n virt u al tr ai ni n g.
It i s r e c o m m e n d e d t h at t h e b u si n e s s c a s e f o c u s o n w h o will b e n e fit fr o m t hi s tr a n siti o n a n d i n w h at w a y. It s h o ul d d e m o n str at e t h e p o siti v e i m p a ct at t h e or g a ni z ati o n al l e v el b y i d e ntif yi n g b ot h t h e a s s o ci at e d c o st s a n d t h e p ot e nti al r et ur n o n i n v e st m e nt.
A t y pi c al b u si n e s s c a s e m a y i n cl u d e t h e f oll o wi n g a s p e ct s:
• o v er vi e w of t h e b u si n e s s pr o bl e m t o b e r e s ol v e d;
• p ot e nti al s ol uti o n s a n d r e c o m m e n d ati o n (t h e pr o s a n d c o n s);
• b e n e fit s of t h e r e c o m m e n d e d s ol uti o n;
• r e s o ur c e s n e e d e d, i n cl u di n g H R, str u ct ur e, fi n a n c e a n d l o gi sti c s; a n d
• e x p e ct e d r e s ult s t o b e r e ali z e d b a s e d o n e vi d e n c e.
I n t hi s r e g a r d, t o e n s u r e t h at t h e y f ull y u n d e r st a n d a n d e fl e cti v el y i m pl e m e nt a n e fi ci e nt vi rt u al l e a r ni n g s y st e m, C u st o m s t r ai ni n g a n d d e v el o p m e nt f a cilit at o r s s h o ul d:
– h a v e a v ali d r ati o n al e f o r a n d a f ull u n d e r st a n di n g of t h ei r r e a s o n s f o r i m pl e m e nti n g vi rt u al t r ai ni n g;
– b e a w a r e of t h e b e n e fit s of, a s w ell a s t h e pitf all s t o b e a v oi d e d d u ri n g, li v e o nli n e t r ai ni n g; a n d
– i n vi e w of b ot h t h e l e a r n e r a n d t r ai n e r’ s p e r c e pti o n of vi rt u al t r ai ni n g, i n c o r p o r at e p r o v e n st r at e gi e s w h e n d e si g ni n g t h ei r p r o g r a m m e s f o r vi rt u al d eli v e r y.
Gi v e n t h at t h e c u r r e nt sit u ati o n h a s l e d t o t h e i n c r e a s e d u s e of vi rt u al t r ai ni n g a s a m o d e of d eli v e r y, it i s w o rt h hi g hli g hti n g t h e b e n e fft s of t r a n siti o ni n g t o t hi s d eli v e r y m o d el f o r m a n y C u st o m s t r ai ni n g a ct o r s. T h e fi g u r e b el o w ill u st r at e s t h e k e y b e n e fit s of vi rt u al t r ai ni n g:
I.
B E F O R E Y O U B E GI N: T H E W H Y S A N D
W H E R E F O R E S
W O R L D C U S T O M S O R G A NI Z A TI O N 1 2
Fi g u r e 1: K e y s b e n e fi t s of vi r t u al t r ai ni n g
I m p r o vi n g L e r ni n g T r a n sf e r
I n c r e a si n g Ti m e E ffi ci e n c y
E n h a n ci n g W ell b ei n g
C o st S a vi n g
E n c o u r a gi n g Di git al
F a cilit ati n g C oll a b o r ati o n
B ei n g R e c o r d a bl e & R e u s a bl e
E n a bli n g Gl o b al R e a c h & I n cl u si vit y
R e d u c e d Ri s k
Li miti n g C a r b o n U s a g e
F a cilit ati n g a fl e xi bl e w o r kf o r c e
S o u r c e: T h e vi rt u al t r ai ni n g t e a m
A f e w k e y f a ct o r s t h at i n ff u e n c e o r g a ni z ati o n s’ d e ci si o n t o s wit c h t o vi rt u al t r ai ni n g:
T h e o r g a ni z ati o n h a s m a d e a c o m mit m e nt t o:
• g et m or e f or l e s s – t h e a v er a g e c o st of tr ai ni n g i s r e d u c e d dr a m ati c all y;
• b uil d i n cl u si vit y – l e ar ni n g i s f or e v er y o n e, r e g ar dl e s s of t h eir l o c ati o n;
• i m pr o v e w ell- b ei n g – r e d u c e tr a v el ti m e a n d ti m e a w a y fr o m h o m e f or l e ar n er s a n d tr ai n er s;
• g o m or e di git al – m a k e b ett er u s e of t h e t e c h n ol o g y alr e a d y i n pl a c e; a n d
• r e d u c e it s c ar b o n f o ot pri nt – pl a yi n g it s p art t o s a v e t h e pl a n et.
E m pl o y e e s a r e:
• g e o gr a p hi c all y di s p er s e d a n d a bl e t o a c c e s s t h e s a m e o p p ort u niti e s;
• b e c o mi n g m or e ff e xi bl e, m or e r e m ot e a n d m or e m o bil e;
• n e e di n g t o b e c o m e m or e di git al i n t h eir a p pr o a c h;
• d e m a n di n g t h at c o nt e nt a n d m e s s a g e s ar e d eli v er e d c o n si st e ntl y;
• a bl e t o b e n e fft fr o m t h e s a m e q u alit y of tr ai ni n g t h at i s d eli v er e d t o e v er y o n e e v er y w h er e; a n d
• a bl e t o p arti ci p at e i n pr o gr a m m e s t h at c a n b e s c al e d q ui c kl y t o m e et a n y l e v el of d e m a n d wit h mi ni m al u s e of r e s o ur c e s.
B ef o r e t r a n siti o ni n g t o vi rt u al t r ai ni n g, a n o r g a ni z ati o n s h o ul d u n d e rt a k e a s elf- di a g n o sti c of t h e c u r r e nt a n d t h e d e si r e d sit u ati o n. T h e f oll o wi n g q u e sti o n s c a n b e u s e d a s a r ef e r e n c e: W h at i s t h e o r g a ni z ati o n t r yi n g t o a c hi e v e ? W h at i s t h e p u r p o s e of t hi s vi rt u al t r ai ni n g p r o g r a m m e ? W h at d o e s t h e o r g a ni z ati o n n e e d l e a r n e r s t o k n o w o r t o a p pl y i n r el ati o n t o a t o pi c o r h o w d o e s it w a nt t h e m t o c h a n g e t h ei r b e h a vi o u r ? W h at i s t h e b e st w a y t o a c hi e v e t h e s e g o al s ? D o e s t h e o r g a ni z ati o n h a v e t h e a p p r o p ri at e r e s o u r c e s t o s u p p o rt t hi s t r a n siti o n ? W h at e xi sti n g t r ai ni n g m at e ri al s c a n b e c o n v e rt e d t o vi rt u al t r ai ni n g d eli v e r y ? H o w s p e ci fi c all y w o ul d vi rt u al t r ai ni n g h el p a c hi e v e t h e s e o ut c o m e s, et c. ?
T hi s k e y fi r st st e p i n t h e p r o c e s s n e e d s t o b e a d d r e s s e d b y C u st o m s t r ai ni n g l e a d e r s. T h ei r r e s p o n s e s t o t h e s e q u e sti o n s will h el p d e fi n e t h e o r g a ni z ati o n’ s vi si o n of vi rt u al t r ai ni n g s u c c e s s a n d d et e r mi n e t h e p u r p o s e of t hi s t r a n sf o r m ati o n a s w ell a s vi s u ali z e t h e d e si r e d r e s ult. I n a d diti o n, s etti n g g o al s a n d h a vi n g a cl e a r vi si o n f r o m t h e v e r y st a rt of t hi s p r o c e s s will i n c r e a s e t h e li k eli h o o d of
1 3P E O P L E D E V E L O P M E N T I N TI M E S O F C RI SI S
s u c c e s s; at t h e s a m e ti m e, h o w e v e r, t h e r e s p o n s e s t o t h e s e q u e sti o n s, c a n h el p d et e r mi n e w h et h e r vi rt u al t r ai ni n g i s t h e a p p r o p ri at e s ol uti o n f o r a p a rti c ul a r sit u ati o n. C u st o m s t r ai ni n g l e a d e r s s h o ul d t h e r ef o r e b e a w a r e of t h e n e g ati v e a s p e ct s a n d pitf all s of vi rt u al t r ai ni n g.
Virt u al tr ai ni n g i s n ot t h e a n s w er j u st b e c a u s e ot h er C u st o m s a d mi ni str ati o n s or or g a ni z ati o n s ar e d oi n g it or b e c a u s e it i s a s hi n y o bj e ct t h at c a pt ur e s e v er y o n e’ s att e nti o n. C u st o m s tr ai ni n g l e a d er s s h o ul d h a v e a str o n g a n d v ali d r ati o n al e f or it s i m pl e m e nt ati o n.
W O R L D C U S T O M S O R G A NI Z A TI O N 1 4
1. D e fi ni ti o n a n d r e q ui r e m e n t s
B y m e a n s of w e b c o nf e r e n ci n g t e c h n ol o g y u s e d i n t h e c o nt e xt of li v e o nli n e t r ai ni n g, t h e t e a c hi n g e n vi r o n m e nt i s a s si mil at e d t o a vi rt u al cl a s s r o o m i n w hi c h p a rti ci p a nt s c a n c o m m u ni c at e, vi e w vi d e o s o r p r e s e nt ati o n s, e n g a g e wit h r e s o u r c e s i n w o r k g r o u p s a n d i nt e r a ct i n r e al ti m e wit h t h e t r ai n e r a n d wit h e a c h ot h e r j u st a s t h e y c a n i n a cl a s s r o o m f a c e-t o-f a c e.
T h er e ar e m a n y t y p e s of o nli n e cl a s sr o o m s oft w ar e t h at y o u c a n u s e a s a t e c h n ol o g y f or li v e virt u al l e ar ni n g a cti viti e s i n y o ur or g a ni z ati o n.
T h e b e st virt u al tr ai ni n g pl atf or m s all h a v e t h e p o w er t o d eli v er m e a ni n gf ul l e ar ni n g e x p eri e n c e s. H o w e v er, it i s r e c o m m e n d e d t h at y o ur I T d e p art m e nt t e st- dri v e t h e m t o s e e w hi c h o n e h a s t h e ri g ht f e at ur e s f or y o ur or g a ni z ati o n.
D e ci di n g w hi c h i s t h e ri g ht o n e r e q uir e s a c ar ef ul a s s e s s m e nt of w h at i s m o st i m p ort a nt t o y o u a n d y o ur t e a m.
T o h el p y o u c h o o s e t h e b e st a n d m o st a p pr o pri at e virt u al tr ai ni n g pl atf or m f or y o ur or g a ni z ati o n, s o m e e x a m pl e s of pl atf or m s a n d crit eri a t o b e c o n si d er e d c a n b e f o u n d i n A p p e n di x 1.
I n t hi s s e n s e, t h e vi rt u al cl a s s r o o m c a n b e d e ff n e d a s a n o nli n e e n vi r o n m e nt t h at all o w s p a rti ci p a nt s a n d t r ai n e r s t o i nt e r a ct a n d w o r k t o g et h e r si m ult a n e o u sl y f o r t h e p u r p o s e of s u c c e s sf ul l e a r ni n g. I n t hi s c oll a b o r ati v e, d y n a mi c p r o c e s s, t h e t r ai n e r u s e s hi s o r h e r r ol e a s f a cilit at o r a n d m o d e r at o r t o g ui d e t h e l e a r ni n g p r o c e s s a n d m a n a g e t h e s e s si o n a cti viti e s a n d g r o u p di s c u s si o n s.
B e si d e s c r e ati n g l e a r ni n g o p p o rt u niti e s f o r t h o s e w h o c a n n ot t r a v el (f o r r e a s o n s of a v ail a bilit y a n d/ o r l a c k of r e s o u r c e s), li v e vi rt u al cl a s s r o o m s o ff e r a di sti n ct a d v a nt a g e i n s o f a r a s t h e y o ff e r t h e p o s si bilit y of r e c o r di n g t h e t r ai ni n g s e s si o n f o r
1. M a n a g er s a p pr e ci at e t h e f a ct t h at virt u al tr ai ni n g i s l e s s c o st- pr o hi biti v e a n d t a k e s e m pl o y e e s a w a y fr o m t h eir w or k f or l e s s ti m e.
2 . T h e s e i nt er a cti v e el e m e nt s ar e u n a v ail a bl e i n a n a s y n c hr o n o u s c o ur s e. T h e f e at ur e s a v ail a bl e i n t h e s y n c hr o n o u s virt u al cl a s sr o o m pl a y a n i m p ort a nt r ol e i n m ai n - t ai ni n g i nt er a cti o n. M o st of t h e virt u al cl a s sr o o m t e c h n ol o gi e s h a v e a c o nt e nt fr a m e i n w hi c h t o s h ar e t h e i n str u ct or’ s P o w er P oi nt s, a w hit e b o ar d w h er e a n i n str u ct or c a n writ e, br e a k o ut r o o m s f or gr o u p a cti viti e s, t e xt c h at s o t h e i n str u ct or a n d ot h er l e ar n er s i n t h e cl a s s c a n i nt er a ct u si n g w or d s a n d e m oti c o n s, a n d a u di o c h at t o t al k vi a mi cr o p h o n e or t el e p h o n e wit h t h e i n str u ct or a n d ot h er l e ar n er s. I n str u ct or s c a n a d mi ni st er l e ar n er p oll s, s h ar e t h eir d e s kt o p, or h a v e t h e l e ar n er s s h ar e t h eir o w n d e s kt o p s t hr o u g h a p pli c ati o n s h ari n g. W e b sit e s c a n b e di s pl a y e d f or l e ar n er s, a n d wit h a st a bl e I nt er n et b a n d wi dt h w e b c a m s c a n b e u s e d s o l e ar n er s a n d i n str u ct or s c a n s e e e a c h ot h er.
3 . H o w e v er, o nli n e li v e tr ai ni n g i s n ot a n “ alt er n ati v e” t o tr a diti o n al cl a s sr o o m l e ar ni n g.
l at e r u s e b y p a rti ci p a nt s. T h u s, t h e s e r e c o r di n g s c a n s e r v e a s e d u c ati o n al r e s o u r c e s f o r r e vi si o n o r b e m a d e a v ail a bl e t o t h o s e w h o di d n ot att e n d t h e t r ai ni n g i n t h e fi r st pl a c e.
It s h o ul d b e n ot e d t h at, d e s pit e t h e a d v a nt a g e s it o fi er s, li v e o nli n e tr ai ni n g i s n ot a n “ alt er n ati v e” t o tr a diti o n al cl a s sr o o m l e ar ni n g.
T h e mi ni m u m r e q ui r e m e nt f o r l e a r n e r s t o p a rti ci p at e i n a n o nli n e c o u r s e i s a c c e s s t o a c o m p ut e r, a g o o d I nt e r n et c o n n e cti o n a n d t h e m oti v ati o n t o s u c c e e d i n a n o n-t r a diti o n al cl a s s r o o m. O nli n e c o u r s e s p r o vi d e a n e x c ell e nt m et h o d of c o u r s e d eli v e r y u n b o u n d b y ti m e ( 1) a n d l o c ati o n all o wi n g f o r a c c e s si bilit y t o i n st r u cti o n f r o m a n y w h e r e.
T h e s y n c h r o n o u s vi rt u al cl a s s r o o m h a s t h e m e rit of p r o vi di n g si g ni fi c a nt b e n e flt t o l e a r ni n g i n s o f a r a s it i s b a s e d o n t h e f u n d a m e nt al p ri n ci pl e s of t h e t r ai ni n g p r o c e s s, n a m el y s o ci al i nt e r a cti o n ( 2) a n d p s y c h ol o gi c al s e c u rit y. M o r e o v e r, a li v e o nli n e cl a s s r o o m ( 3) all o w s p a rti ci p a nt s t o p r o vi d e i m m e di at e f e e d b a c k, e n c o u r a g e s t h e e x c h a n g e of m ulti pl e p e r s p e cti v e s, i m p r o v e s d y n a mi c i nt e r a cti o n s a m o n g p a rti ci p a nt s, r ei nf o r c e s s o ci al p r e s e n c e, f o st e r s e m oti o n al s u p p o rt a n d e m pl o y s b ot h v e r b al a n d vi s u al el e m e nt s.
Li v e vi rt u al cl a s s r o o m s al s o o fi e r t h e a bilit y t o a c c o m m o d at e a wi d e v a ri et y of l e a r ni n g st yl e s a n d a biliti e s. It a p p e al s t o m a n y l e a r ni n g st yl e s b e c a u s e t h e d eli v e r y all o w s o r g a ni z ati o n s t o o fi e r b e n e fft s s u c h a s i nt e r a cti v e cl a s s r o o m-li k e e x p e ri e n c e s, e n g a gi n g g r a p hi c al c o nt e nt a n d u ni q u e s m all- g r o u p l e a r ni n g o p p o rt u niti e s.
I n a d diti o n, t h e li v e vi rt u al cl a s s r o o m i s v e r y u s ef ul i n t h e c u r r e nt c o nt e xt, e s p e ci all y w h e n it i s alt e r n at e d a n d bl e n d e d wit h s elf-l e a r ni n g pl atf o r m s ( L M S – l e a r ni n g m a n a g e m e nt s y st e m s) o r w h e n it i s u s e d i n s u p p o rt of f a c e-t o-f a c e t r ai ni n g a cti viti e s ( fii p p e d l e a r ni n g).
II.
W H A T I S S Y N C H R O N O U S ( LI V E ) O N LI N E
T R AI NI N G ?
1 5P E O P L E D E V E L O P M E N T I N TI M E S O F C RI SI S
F u rt h e r m o r e, i n t h e s a m e w a y a s f a c e-t o-f a c e t r ai ni n g, t h e s y n c h r o n o u s (li v e) vi rt u al cl a s s r o o m o fi e r s si m ult a n e o u s t r ai n e r- p a rti ci p a nt i nt e r a cti o n w hi c h p r o m ot e s t h e b uil di n g of a f e eli n g of t r u st a n d a s e n s e of c o m m u nit y. It al s o e n a bl e s t h e d eli v e r y of c oll a b o r ati v e a n d sti m ul ati n g a cti viti e s all o wi n g i n c r e a s e d i nt ri n si c m oti v ati o n a n d a cti v e p a rti ci p ati o n, a s w ell a s i m m e di at e f e e d b a c k.
4. G e n er all y s p e a ki n g, t h e li v e virt u al cl a s sr o o m i s b a s e d o n pl atf or m s t h at u s e t o ol s s u c h a s ffl e- s h ari n g a p pli c ati o n s, vi d e o c o nf er e n ci n g, V oI P or i nt e gr at e d t el e p h o - n y, a n o nli n e w hit e b o ar d f or r e al-ti m e c oll a b or ati o n, a n i n st a nt m e s s a gi n g t o ol, p arti ci p ati o n c o ntr ol s a n d br e a k o ut r o o m s.
I n p r a cti c e, t h e s y n c h r o n o u s vi rt u al cl a s s r o o m i n v ol v e s f o u r f u n d a m e nt al c o m p o n e nt s: (i) c o nt e nt, (ii) t r ai n e r, (iii) p a rti ci p a nt s a n d (i v) t e c h n ol o g y.( 4) D e s pit e t h e i m p o rt a n c e of t h e ff r st t h r e e c o m p o n e nt s m e nti o n e d i n t h e t r ai ni n g p r o c e s s, t e c h n ol o g y i s c e nt r al t o t h e o nli n e t r ai ni n g p r o c e s s, a s it i s t h e c h a n n el t h r o u g h w hi c h t r ai ni n g a cti viti e s a r e c a r ri e d o ut. T h e ff g u r e b el o w ill u st r at e s t h e s e f o u r f u n d a m e nt al c o m p o n e nt s a n d t h e d y n a mi c s t h e y m ai nt ai n:
Fi g u r e 2: F o u r a r e a s i n a vi r t u al t r ai ni n g s e t ti n g
T r ai n e r / F a cili t a t o r
– U n d e r st a n d l e a r n e r s’ n e e d s – M oti v at e a n d sti m ul at e l e a r n e r s – S c ri pt t h e m e s s a g e – R e h e a r s e – D et e r mi n e t h e g r o u n d r ul e s – M a st e r t h e t o ol s
C o n t e n t
– Cl e a rl y i d e ntif y l e a r ni n g o bj e cti v e s – P r o vi d e cl e a r i n st r u cti o n s – P r e p a r e s e s si o n i nt e r a cti o n – P r o vi d e c oll a b o r ati v e a cti viti e s – D e v el o p c o m p et e n ci e s
P a r ti ci p a n t s / L e a r n e r s
– S et u p t e c h n ol o g y – C o n fi r m l e a r ni n g r e a di n e s s & m oti v ati o n – U n d e r st a n d r e q ui r e m e nt s – D o w nl o a d m at e ri al s – A c c o u nt a bl e f o r l e a r ni n g
T e c h n ol o g y
– C r e at e a cti viti e s – S etti n g – U pl o a d fil e s – C r e at e p oll s – W e b- c o nf e r e n ci n g
2. Pi tf all s of vi r t u al t r ai ni n g a n d l e s s o n s l e a r n e d
Si n c e t hi s i s a si g ni fi c a nt c h a n g e i n v ol vi n g b ot h t h e a ct o r s a n d t h e a cti viti e s of t h e t r ai ni n g p r o c e s s, it s h o ul d b e e m p h a si z e d t h at t h e o nli n e cl a s s r o o m i s n ot s uit a bl e f o r e v e r y ci r c u m st a n c e a n d t h at t h e r e a r e a n u m b e r of w e a k n e s s e s t h at s h o ul d b e a c k n o wl e d g e d.
T h e e x p e ri e n c e g ai n e d b y t h e W C O a n d it s M e m b e r s, a s w ell a s i nt e r n ati o n al o r g a ni z ati o n s, i n t r ai ni n g o v e r t h e y e a r s ( a n d i n p a rti c ul a r si n c e t h e st a rt of t h e C O VI D 1 9 c ri si s a n d vi rt u al t r ai ni n g b e g a n b ei n g u s e d i nt e n si v el y a s a d eli v e r y m o d el) h a s h el p e d t o i d e ntif y s o m e of t h e k e y li mit ati o n s a n d g a p s t h at h a v e l e d t o a sit u ati o n w h e r e t h e r e s ult s di d n ot f ull y m e et i niti al e x p e ct ati o n s, n a m el y: t h e t r ai n e r’ s s kill s a n d c a p a biliti e s, t h e l e a r n e r’ s c h a r a ct e ri sti c s a n d m oti v ati o n, c o nt e nt a r e a i s s u e s, a n d p r o bl e m s r el ati n g t o a c c e s si bilit y
a n d t h e a v ail a bilit y of f a ciliti e s. T h e t a bl e b el o w s u m m a ri z e s t h e s e li mit ati o n s i n o r d e r t o b e t a k e n i nt o a c c o u nt b y t h o s e i n v ol v e d i n C u st o m s t r ai ni n g.
I n t hi s r e g a r d, b ef o r e m a ki n g t h e s wit c h t o a li v e vi rt u al d eli v e r y, C u st o m s t r ai ni n g a ct o r s s h o ul d c o n si d e r t h e s e li mit ati o n s a n d g a p s a n d t h e r e b y b e n e fit f r o m t h e st r at e gi e s d e v el o p e d a n d l e s s o n s l e a r n e d.
W O R L D C U S T O M S O R G A NI Z A TI O N 1 6
T a bl e 1: Li mi t a ti o n s of vi r t u al t r ai ni n g a n d mi ti g a ti o n s t r a t e gi e s
Li mit ati o n s a n d pitf all s W h at d o e s t hi s m e a n ? St r at e gi e s a n d l e s s o n s
l e a r n e d
T r ai n e r’ s s kill s a n d c a p a bi - liti e s
Tr a diti o n al cl a s sr o o m- b a s e d tr ai n er s will fi n d t h e tr a n siti o n t o a virt u al cl a s sr o o m s etti n g c h all e n gi n g.
S o m e tr ai n er s f e ar t h e l o s s of c o ntr ol a n d c o m p et e n c y w h e n t h e y ar e n ot d eli v eri n g i n- p er s o n tr ai ni n g a n d t h e y mi s s t h e vi s u al c u e s t h e y r el y o n t o g a u g e t h e l e v el s of i nt er a cti o n a n d e n g a g e m e nt.
Tr ai n er s ff n d o nli n e t e a c hi n g ti m e- c o n s u mi n g a n d n ot c o n d u ci v e t o a cti v e e n g a g e m e nt a m o n g p arti ci p a nt s.
Wit h t hi s p er c e pti o n i n mi n d, m a n y tr ai n er s will tr e at t h e virt u al cl a s sr o o m li k e a tr a diti o n al f a c e-t o-f a c e tr ai ni n g s e s si o n, wit h t h e r e s ult t h at t h e y j u m p ri g ht i nt o t h e c o nt e nt wit h o ut h a vi n g a n y ki n d of s u p p ort str u ct ur e i n pl a c e or c o nti n g e n c y pl a n i n t h e e v e nt of t e c h ni c al pr o bl e m s, f ail t o t a k e c ult ur al a n d r e gi o n al di ff er e n c e s i nt o a c c o u nt, a n d l e a v e i n s u ff ci e nt ti m e f or di s c u s si o n. M a n y tr ai n er s oft e n si m pl y r e v ert t o l e ct ur e a n d pr e s e nt a- ti o n m o d e w h e n f a cilit ati n g a virt u al tr ai ni n g c o ur s e.
– C h a n g e m a n a g e m e nt
– C o m m u ni c ati o n
– Pr o vi si o n of e fi e cti v e a n d c o nti n u o u s s u p p ort t o tr ai n er s (tr ai ni n g i n t h e u s e of t h e t e c h n ol o- g y, g ui d a n c e o n h o w t o a d a pt m at eri al, a c c e s s t o a d e q u at e t e c h n ol o g y, et c.)
– L e ar ni n g c ur v e c o n si d e - r ati o n
L e a r n e r’ s c h a r a ct e ri sti c s a n d m oti v a - ti o n
T h e o nli n e virt u al s etti n g i s n ot t h e i d e al l e ar ni n g e n vir o n m e nt f or all t y p e s of l e ar n er s b e c a u s e of di fi er e n c e s i n l e ar ni n g st yl e s. L e ar n er s w h o n e e d str u ct ur e d l e ar ni n g e n vir o n m e nt s m a y n ot t hri v e i n a virt u al vi d e o d eli v er y cl a s sr o o m s etti n g. Virt u al cl a s sr o o m s w or k b e st f or l e ar n er s w h o ar e s elf- m oti v at e d, h a v e s o m e c o m p ut er s kill s, c a n s c h e d ul e t h eir ti m e w ell a n d t a k e r e s p o n si bilit y f or t h eir l e ar ni n g j o ur n e y.
M or e o v er, if t h er e i s n ot a n a cti v e a n d e n g a gi n g o nli n e virt u al tr ai ni n g e n - vir o n m e nt w h er e l e ar n er s c a n a s k o n e a n ot h er or t h eir tr ai n er q u e sti o n s i n r e al ti m e a n d o n a n o n g oi n g b a si s, t h e y m a y st art t o f e el i s ol at e d i n t h eir l e ar ni n g e n vir o n m e nt. T hi s m a y c a u s e s o m e l e ar n er s t o di s e n g a g e wit h w h at t h e y ar e l e ar ni n g e ntir el y a n d c a n l e a d t o t h eir h a vi n g a li mit e d u n d er st a n di n g of t h e l e ar ni n g m at eri al.
– I nt er a cti o n a n d e n g a - g e m e nt
– C o nt e nt a d a pt ati o n
– C h a n g e m a n a g e m e nt a n d c o m m u ni c ati o n a cti viti e s
– E fi e cti v e a n d c o nti - n u o u s s u p p ort
– L e ar ni n g c ur v e c o n si d e - r ati o n
C o nt e nt a r e a i s s u e s
It i s i m p ort a nt t o str e s s t h at n ot all tr ai ni n g c o nt e nt i s s uit a bl e f or virt u al tr ai ni n g. M a n y t o pi c s d o n ot l e n d t h e m s el v e s w ell t o virt u al cl a s sr o o m s, a s t h e y ar e b e st l e ar n e d t hr o u g h p h y si c al e x p eri e n c e.
Virt u al cl a s sr o o m s w or k b e st w h e n t h e c o nt e nt i s pr a cti c al a n d t h e tr ai ni n g a cti viti e s ar e i nt er a cti v e a n d c oll a b or ati v e.
T h e virt u al cl a s sr o o m i s m o st e fl e cti v e w h e n u s e d t o r ei nf or c e a s u bj e ct i n w hi c h p arti ci p a nt s h a d r e c ei v e d b a si c tr ai ni n g a n d al s o t o pr e p ar e p ar- ti ci p a nt s f or a n i nt e n si v e cl a s sr o o m e x p eri e n c e. F or s o m e c o nt e nt ar e a s, a m or e s uit a bl e di s s e mi n ati o n m e di u m c o ul d b e bl e n d e d tr ai ni n g (f a c e- t o-f a c e a n d virt u al) w hi c h w o ul d bri n g t o g et h er t h e b e st of b ot h e n vir o n - m e nt s f or o pti m al l e ar ni n g.
– Bl e n d e d a p pr o a c h
– I nt er a cti o n a n d c oll a b o - r ati o n
– S elf- dir e ct e d a n d r e s - p o n si biliti e s
T e c h n ol o g y li mit ati o n s
Virt u al tr ai ni n g e s s e nti all y r eli e s o n t e c h n ol o g y a s a c h a n n el f or t h e tr a n sf er of l e ar ni n g. H o w e v er, t h e u s e of t e c h n ol o g y, if n ot w ell m a n a g e d i n a d v a n c e, i s oft e n a c c o m p a ni e d b y t e c h ni c al pr o bl e m s, s u c h a s s e c urit y, n et w or k a n d b a n d wi dt h i s s u e s.
T e c h ni c al i s s u e s ar e al w a y s fr u str ati n g, b ut if t h e y ari s e d uri n g t h e tr ai ni n g s e s si o n, t h e y c a n b e e s p e ci all y di sr u pti v e. A virt u al cl a s sr o o m i s o nl y a s g o o d a s t h e t e c h n ol o g y b e hi n d it. If t h e tr ai ni n g pl atf or m i s n ot f u n cti o ni n g pr o p erl y or if t h e I nt er n et c o n n e cti o n f ail s d uri n g a l e s s o n, t h er e i s a ri s k t h at p arti ci p a nt s will dr o p o ut of t h e s e s si o n.
– I nfr a str u ct ur e i n v e st - m e nt
– Pr o a cti vit y
– I T t e c h ni c al s u p p ort
Ti m e z o n e di fi e r e n c e s
W h e n c o n d u cti n g t h e i nt er n ati o n al virt u al tr ai ni n g, ti m e z o n e di fi er e n c e s s o m eti m e s c a u s e s c h e d uli n g c o n ffi ct s a n d p h y si c al b ur d e n s t o tr ai n er s a n d l e ar n er s a s w e r e si d e i n di fi er e nt l o c ati o n s. Virt u al tr ai ni n g i n t h e e arl y m or ni n g or mi d dl e of t h e ni g ht mi g ht di s c o ur a g e l e ar n er s fr o m p arti ci p a - ti n g i n t h e tr ai ni n g.
– R e c or di n g s of tr ai ni n g s e s si o n s f or u s e b y l e ar n er s w h o c a n n ot p ar- ti ci p at e i n t h e s e s si o n s d u e t o t h e ti m e di fi e - r e n c e
– Fl e xi bl e w or k arr a n g e - m e nt s ( alt er n ati v e w or k s c h e d ul e, c o m pr e s s e d w or k s c h e d ul e, et c.)
1 7P E O P L E D E V E L O P M E N T I N TI M E S O F C RI SI S
A d ult l e a r ni n g p ri n ci pl e s p r o vi d e i m p o rt a nt i n si g ht i nt o t h e a d ult l e a r ni n g p r o c e s s a n d c a n h el p t r ai n e r s/f a cilit at o r s b e m o r e e fi e cti v e i n t h e d e si g n a n d d eli v e r y of t r ai ni n g a n d m o r e r e s p o n si v e t o t h e n e e d s of t h e l e a r n e r s t h e y s u p p o rt.
A s f o r t h e f a c e-t o-f a c e cl a s s r o o m, a d ult l e a r ni n g n e e d s r e m ai n t h e s a m e f o r t h e vi rt u al t r ai ni n g cl a s s r o o m wit h s o m e di ff e r e n c e s i n i nt e n sit y. T h e t a bl e b el o w i n di c at e s t h e m ai n a d ult n e e d s t h at t h e t r ai n e r s h o ul d t a k e i nt o c o n si d e r ati o n w h e n d e si g ni n g a n d d eli v e ri n g a r e s p o n si v e a n d t ail o r- m a d e t r ai ni n g s e s si o n:
T a bl e 2: O p ti o n s f o r m e e ti n g t h e n e e d s of a d ul t s i n t r ai ni n g
N e e d T r ai n e r ti p s a n d g o o d p r a cti c e
U n d e r st a n di n g Cl e arl y st at e t h e o bj e cti v e s at t h e st art of t h e tr ai ni n g. T h e s e m u st b e c o n si st e nt wit h t h e tr ai n e e s’ e x p e ct ati o n s, r e q uiri n g t h e tr ai n er t o ff n d o ut w h at t h e s e ar e b ef or e b e gi n ni n g t h e tr ai ni n g ( or, at t h e v er y l e a st, w h e n it st art s), w hil e h el pi n g t h e p arti ci p a nt s e x pr e s s t h e m s el v e s o p e nl y. A p arti ci - p a nt w h o u n d er st a n d s w h y h e or s h e i s t h er e will a c c e pt t h e t e a c hi n g m et h o d, t h e o bj e cti v e s a n d t h e pr o p o s e d a cti viti e s, m a xi mi zi n g t h e li k eli h o o d of t h e tr ai ni n g’ s s u c c e s s.
A s k t h e p arti ci p a nt w h at h e or s h e h a s u n d er st o o d, e x pl ai n it a n d pr o vi d e a s u m m ar y or a r e c a - pit ul ati o n e x er ci s e.
Str u ct ur e t h e m at eri al i n a w a y t h at m a k e s it e a si er t o r et ai n. V o c a b ul ar y, e x a m pl e s a n d ill u str a - ti o n s m u st b e t a k e n fr o m d ail y lif e.
M a ki n g s ur e t h at y o u ff n d o ut b ef or e t h e tr ai ni n g b e gi n s ( or at t h e st art) w h at t h e p arti ci p a nt s alr e a d y u n d er st a n d; t hi s will all o w y o u t o a d a pt t h e l e v el of di fi c ult y a n d m a k e it r e ali sti c.
D o n ot di s c o ur a g e t h e p arti ci p a nt s b y t hr o wi n g t o pi c s at t h e m w hi c h t h e y fi n d di fi c ult t o gr a s p.
Br e a k t h e s e s si o n s u p o v er ti m e w h e n c o v eri n g di fl c ult s u bj e ct s, s o t h at t h e y ar e e a si er t o di g e st ( all o wi n g l e ar ni n g a n d “ pr o c e s si n g” ti m e), a n d c o v er e a s y or f a mili ar s u bj e ct s d uri n g a m or e i nt e n si v e s e s si o n.
Pl a n a pr o gr a m m e wit h s m all st e p s t o all o w p arti ci p a nt s t o pr o gr e s s al o n g t h e p at h t o k n o wl e d g e wit h c o n fi d e n c e.
If t h e n e e d t o u n d er st a n d i s n ot m et, t h e p arti ci p a nt will l o s e i nt er e st i n t h e tr ai ni n g, b e c o m e s olit ar y or q u e sti o n t h e p oi nt of t h e tr ai ni n g a cti viti e s (“t h at d o e s n’t w or k, t h at’ s n o u s e, t hi s i s a w a st e of ti m e, et c.”). R e s p o n di n g t o t hi s t y p e of c o m m e nt b y ar g ui n g a b o ut t h e u s ef ul n e s s of t h e c o ur s e will n ot h a v e a p o siti v e e fi e ct. It i s b ett er t o cl arif y t h e p oi nt s w hi c h t h e p arti ci p a nt h a s n ot u n d er st o o d.
B ei n g r e a s s u r e d St at e t h e o bj e cti v e s, e x pl ai n t h e t e a c hi n g m et h o d, cl arif y e x er ci s e s a n d a ct tr a n s p ar e ntl y.
T h e m or e dir e ctl y t h e tr ai ni n g r el at e s t o d ail y lif e, t h e gr e at er t h e p arti ci p a nt s’ s e n s e of i n v ol v e m e nt a n d m oti v ati o n will b e. T o s u p p ort t hi s li n k t o r e al lif e, it i s i m p ort a nt f or sit u ati o n s a n d pr o bl e m s c o v er e d t o b e t a k e n fr o m a ct u al sit u ati o n s a n d pr o bl e m s. T o o m a n y tr ai ni n g pr o gr a m m e s u s e g a m e s w hi c h – w hil e e nj o y a bl e – m a k e t h e li n k t o l e ar ni n g s o m e w h at v a g u e.
A ct a n d e n g a g e M a k e s ur e t h at e v er y o n e i s t a ki n g p art a n d “ br e a k st e p”.
Pl a n s e v er al e x er ci s e s, t a s k s, s m all gr o u p di s c u s si o n s, et c.
B el o n gi n g E n c o ur a g e t h e u s e of gr o u p a cti viti e s fr o m t h e o ut s et, t o cr e at e a cli m at e of c o h e si o n i n t h e tr ai ni n g pr o c e s s; mi x t h e s u b- gr o u p s t o a v oi d a n y ri s k of cli q u e s f or mi n g.
E n c o ur a g e t h e gr o u p t o t a k e d e ci si o n s t h e m s el v e s, wit h o ut i nt er v e ni n g: c h oi c e of a cti viti e s, ti mi n g of br e a k s, et c.
III.
A D U L T L E A R NI N G P RI N CI P L E S A N D
N E E D S I N T H E VI R T U A L T R AI NI N G
E N VI R O N M E N T
W O R L D C U S T O M S O R G A NI Z A TI O N 1 8
N e e d T r ai n e r ti p s a n d g o o d p r a cti c e
B ei n g e st e e m e d B e si n c er e a n d t a k e a n i nt er e st i n w h o t h e p arti ci p a nt s ar e a n d w h at t h e y ar e d oi n g, wit h o ut d o mi n ati n g t h e m.
Fr o m t h e fir st s e s si o n, tr y t o r e m e m b er t h e p arti ci p a nt s ’ n a m e s ( or at l e a st w h at t h e y d o), q u ot e t h eir w or d s b a c k t o t h e m, l et e a c h p er s o n h a v e ti m e t o s p e a k, m ulti pl y r ol e s ( di s c u s si o n gr o u p l e a d er, r a p p ort e ur, ti m e k e e p er, et c.).
B ei n g m oti v at e d H el p p arti ci p a nt s t o i d e ntif y t h eir m oti v ati o n s.
P ai n-f r e e l e a r ni n g S h o w t h e e a si e st r o ut e, gi v e e n c o ur a g e m e nt t o m o v e o n t o t h e o bj e cti v e a n d gi v e a h el pi n g h a n d o v er o b st a cl e s.
L e a r n i n a di ff e r e nt w a y
All o w p e o pl e t o l e ar n i n a n ot h er w a y, u si n g p e d a g o gi c al c o n c e pt s w hi c h ar e b a s e d o n lif e e x p e - ri e n c e a n d w hi c h e n c o ur a g e c o m p ar ati v e pr o c e s s e s a n d a n al o gi e s.
Cr e ati n g n o v elt y a n d u si n g h u m o ur ar e t w o e x c ell e nt w a y s of ar o u si n g i nt er e st a n d h el pi n g k n o wl e d g e r et e nti o n. V ar yi n g t h e e x er ci s e s, t h e w or ki n g m et h o d s, t h e m e di a u s e d a n d t h e t e a m s all h el p s t o k e e p t h e p arti ci p a nt s e n g a g e d.
F e el c o n ff d e nt Tr y t o e st a bli s h a r el ati o n s hi p of c o n ff d e n c e a n d tr u st e arl y o n b et w e e n y o u a n d t h e p arti ci p a nt s a n d a m o n g t h e p arti ci p a nt s a s a gr o u p.
R e c o g ni s e t h e p arti ci p a nt s’ o w n e x p eri e n c e a s w ell a s t h eir e xi sti n g s u bj e ct m att er k n o wl e d g e.
F o r g et s c h o ol C o n str u ct t h e t e a c hi n g m et h o d fr o m t h e p arti ci p a nt s’ lif e e x p eri e n c e, f o c u s o n t h e p e o pl e t o b e tr ai n e d r at h er t h a n a b str a ct c o nt e nt ( o n e of t h e m ai n g o al s of w hi c h i s oft e n t o d e m o n str at e t h e tr ai n er’ s o w n v a st k n o wl e d g e).
B e all o w e d t o w o r k at t h ei r o w n s p e e d
A d a pt v o c a b ul ar y, r ef er t o l e ar ni n g alr e a d y g ai n e d b y t h e p arti ci p a nt.
M o v e fr o m t h e c o n cr et e t o t h e a b str a ct, t h e p arti c ul ar t o t h e g e n er al, a n d e n c o ur a g e a n i n d u cti v e a p pr o a c h.
A c hi e vi n g t hi s m e a n s fir st a s ki n g o n e s elf a b o ut t h e p arti ci p a nt’ s pr o fil e: W h o i s t hi s p er s o n ? H o w d o e s h e or s h e l e ar n ? W h at k n o wl e d g e d o e s h e or s h e h a v e at t h e m o m e nt ? W h at d o e s h e or s h e fi n d sti m ul ati n g ?
Di s c er n t h e r at e at w hi c h t h e di fl er e nt p arti ci p a nt s l e ar n, s o t h at t h e l e s s o n s c a n b e a d a pt e d a n d or g a ni z e d a c c or di n gl y.
P a y att e nti o n t o n o n- v er b al c u e s, t o q u e sti o n s, et c. W h e n y o u f e el t h at t h e p arti ci p a nt i s n ot m a ki n g pr o gr e s s, it m a y si m pl y b e t h at t h e p er s o n c o n c er n e d i s a s si mil ati n g t h e l e s s o n s alr e a d y l e ar n e d, or i s or g a ni zi n g w h at h a s alr e a d y b e e n l e ar n e d b ef or e t a ki n g i n s o m et hi n g n e w (“ h o u s e k e e pi n g”), or el s e h a s l o st i nt er e st i n t h e s u bj e ct t o b e l e ar n e d. W h at e v er t h e r e a s o n, t h e tr ai n er h a s t o a dj u st a n d t a k e st e p s t o r e- e n er gi z e t h e p arti ci p a nt t o g et t h e m o st o ut of t h e tr ai ni n g.
F or a “ mi x e d” gr o u p ( m a d e u p of p arti ci p a nt s wit h di fi er e nt pr o fil e s, t h e “ pr a cti c al” p er s o n a n d t h e “i nt ell e ct u al” p er s o n f or i n st a n c e, or p e o pl e of di ff er e nt e d u c ati o n al l e v el s, et c.), u s e l a n g u a g e a n d f a cilit ati o n t e c h ni q u e s t h at will sti m ul at e e a c h a n d e v er y p er s o n. Gi v e t h e ti m e n e e d e d t o a s si mil at e n e w k n o wl e d g e.
S pr e a d t h e l e ar ni n g o ut o v er ti m e: a b arr a g e of l e ar ni n g ( c o nti n u o u s, wit h o ut a n y br e a k s) i s l e s s e fi e cti v e t h a n a c o ur s e d eli v er e d at a sl o w er, st e a d y r at e ( d o n ot di s p e n s e wit h s h ort br e a k s, cl ai mi n g t h at “ w e’r e s h ort of ti m e”; t h e y h a v e a n i m p ort a nt r ol e t o pl a y); h o w e v er, if br e a k s b et w e e n s e s si o n s ar e t o o l o n g, t h er e will b e “ e x c h a n g e l o s s e s”.
L o c at e t h e l e a r ni n g p r o c e s s wit hi n a r e ali sti c o v e r all c o nt e xt
S et u p a s m a n y li n k s a s p o s si bl e b et w e e n t h e l e ar ni n g a n d t h e e n vir o n m e nt (f or i n st a n c e, li n k s t o ot h er c o ur s e s, i n v ol vi n g ot h er a s p e ct s of C u st o m s pr o c e d ur e s, et c.).
U s e i n d u cti v e m et h o d s.
L e a v e t h e b e at e n tr a c k a n d e n c o ur a g e p arti ci p a nt s t o r e s ol v e pr o bl e m s a n d r e fi e ct i n a n e ff ort t o a n al y s e t h e l e ar ni n g a c q uir e d.
M a k e u s e of t h e p arti ci p a nt s’ o w n cr e ati v e r e s o ur c e s. F or t h o s e w h o r ar el y e n c o u nt er u n e x p e ct e d sit u ati o n s, h el p ff n d i n n o v ati v e s ol uti o n s t o m e et t h eir n e e d s a n d e n c o ur a g e t h e m t o w or k o n t h eir o w n i niti ati v e w hil e d e m o n str ati n g c o n fi d e n c e, i n d e p e n d e n c e a n d a s e n s e of r e s p o n si bilit y.
E n c o ur a g e p arti ci p a nt s t o v ol u nt e er t h eir o w n vi e w s, b e cr e ati v e a n d n ot j u st a d o pt y o ur p oi nt of vi e w or t h at of t h e gr o u p.
R e m e m b er t h at e v er y tr ai ni n g pr o c e s s i s a st e p pi n g st o n e t o s elf- st u d y. A f e w d a y s of tr ai ni n g i s n ot e n o u g h t o gr a s p t h e f ull br e a dt h of a d ult tr ai ni n g or i n- d e pt h k n o wl e d g e of t h e C u st o m s s e ct or, s o t h e tr ai n er m u st sti m ul at e wit hi n t h e p arti ci p a nt s a t a st e f or “ p ur s ui n g gr e at er r e fl e c - ti o n” a n d “ e n g a gi n g i n a s elf- e d u c ati o n pr o c e s s”.
1 9P E O P L E D E V E L O P M E N T I N TI M E S O F C RI SI S
N e e d T r ai n e r ti p s a n d g o o d p r a cti c e
E nj o y a c o mf o r - t a bl e p h y si c al a n d m e nt al e n vi r o n - m e nt
Mi ni mi z e di s c o mf ort (f or i n st a n c e, b y vi siti n g t h e r o o m i n a d v a n c e t o m a k e s ur e it i s pr o p erl y arr a n g e d, a s ki n g t h e p arti ci p a nt s if t h e y ar e c o mf ort a bl e, h a n gi n g p o st er s o n t h e w all s, et c.).
Fr o m t h e o ut s et a n d t hr o u g h o ut t h e tr ai ni n g pr o c e s s, m a k e s ur e e v er y o n e k n o w s w h at i s g oi n g o n ( a cti viti e s, d ur ati o n), t h at e v er y o n e i s m oti v at e d (i n cl u di n g y o ur s elf), t h at e v er y o n e c a n e x pr e s s t h e m s el v e s wit h o ut b ei n g j u d g e d, a n d t h at e v er y o n e c a n gi v e t h eir o w n o pi ni o n a n d e v al u ati o n.
I n a d diti o n t o t h e p ri n ci pl e s m e nti o n e d a b o v e, t h e vi rt u al t r ai n e r/f a cilit at o r s h o ul d a p pl y a d ult l e a r ni n g p ri n ci pl e s a s a f r a m e w o r k f o r d eli v e ri n g i n st r u cti o n i n t h e li v e vi rt u al cl a s s r o o m.
• I n t e r a c ti o n a n d e x p e ri e n c e s h a ri n g
It i s c r u ci al t h at all vi rt u al s e s si o n s s h o ul d b e a s i nt e r a cti v e a s p o s si bl e. W h e n gi vi n g t h e fi o o r t o p a rti ci p a nt s, v al u e t h ei r e x p e ri e n c e s, a s k q u e sti o n s r el at e d t o w h at t h e y s e e a n d e n c o u nt e r i n t h ei r o ff c e s o n a d ail y b a si s. T h e e x p e ri e n c e s t h e y s h a r e m a y b e b a s e d o n p r e vi o u s e x p e ri e n c e o r o n p e r c ei v e d di ff e r e n c e s b et w e e n w o r ki n g e n vi r o n m e nt s a n d will a d d v al u e t o t h e s e s si o n. T hi s h el p s t o e n g a g e ot h e r p a rti ci p a nt s a n d t o d e v el o p e x p e ri e n c e s h a ri n g a n d a t e a m s pi rit. Oft e n t h e s e e x p e ri e n c e s s e r v e a s a w a y t o b e gi n a d e e p e r di s c u s si o n of t h e l e a r ni n g o bj e cti v e s.
A d ult s bri n g c o n si d er a bl e e x p eri e n c e wit h t h e m. T h er ef or e, t h e y wi s h t o s p e a k, p arti ci p at e a n d c o ntri b ut e t o t h e pr o c e e di n g s. T h e y di sli k e l o n g l e ct ur e s a n d o n e- w a y c o m m u ni c ati o n.
I n t hi s r e g a r d, t h e r ol e of t h e vi rt u al t r ai n e r i s t o f a cilit at e t h e di s c u s si o n a m o n g p a rti ci p a nt s. I n t hi s s e n s e, p a rti ci p a nt s m a y n ot r ai s e t h ei r h a n d s u si n g t h e t o ol s a v ail a bl e t o t h e m. C alli n g o n p a rti ci p a nt s di r e ctl y will k e e p t h e m o n t h ei r t o e s. If p a rti ci p a nt s b eli e v e t h e y m a y b e t h e n e xt t o b e c all e d o n, t h e y a r e m o r e li k el y t o r e m ai n e n g a g e d. T h e y d o n ot k n o w w h o m t h e t r ai n e r will c all o n n e xt, s o t h e y c o nti n u e t o p a y att e nti o n.
A n ot h er di ff er e n c e b et w e e n t h e cl a s sr o o m a n d virt u al tr ai ni n g i s t h e w a y t h e p arti ci p a nt s ar e i n vit e d t o s p e a k. B e st pr a cti c e f or virt u al tr ai ni n g i n cl u d e s c alli n g o n p arti ci p a nt s dir e ctl y, a n d mi xi n g it u p b y v ar yi n g w h o y o u c all o n.
It i s i m p o rt a nt t h at t h e t r ai n e r u s e t h e t o n e of v oi c e t o k e e p t h e a u di e n c e e n g a g e d a s w ell. A s i n t h e cl a s s r o o m, n o p a rti ci p a nt w a nt s t o li st e n t o a m o n ot o n e v oi c e d r o n e o n at l e n gt h. I n st e a d, t h e y r e s p o n d t o a p o siti v e a n d u p b e at d eli v e r y a n d v oi c e. H o w e v e r, it i s i m p o rt a nt t o a v oi d t h e t r a p of b ei n g o v e rl y a ni m at e d. I n st e a d, b e y o u r b e st p o siti v e, u p b e at s elf. B y m a ki n g t h e s e s si o n e n g a gi n g f o r p a rti ci p a nt s, it will al s o b e e n g a gi n g f o r y o u.
• R e s p e c t t h e n e e d f o r s elf- e s t e e m
A g r e at w a y t o e n s u r e y o u r s u c c e s s w h e n a p pl yi n g t hi s p ri n ci pl e i s t o p r a cti s e li st e ni n g. P r a cti c e m a k e s p e rf e ct, ri g ht ? A d ult s n e e d r e s p e ct. B y f o c u si n g o n p a rti ci p a nt s a n d li st e ni n g t o t h e m, t h e t r ai n e r s h o w s t h e m r e s p e ct. T r e at p a rti ci p a nt s t h e w a y y o u w o ul d w a nt t o b e t r e at e d. W h e n p a rti ci p a nt s f e el t h e y h a v e s o m et hi n g t o s h a r e, all o w t h e m t o s h a r e t h ei r e x p e ri e n c e s. B e a g o o d li st e n e r.
A d ult s h a v e s o m et hi n g t o l o s e. T h e y h a v e a str o n g n e e d t o m ai nt ai n t h eir s elf- e st e e m. T h er ef or e, t h e tr ai n er M U S T li st e n t o t h e m a n d s et t h e c o ur s e f or t h eir s u c c e s s.
• K e e p i t r e al a n d k e e p i t m o vi n g
T hi s i s a n ot h e r o p p o rt u nit y t o v al u e t h e p a rti ci p a nt s’ e x p e ri e n c e s. A s k di r e ct e d q u e sti o n s t o d et e r mi n e t h e sit u ati o n s a n d b e h a vi o u r s t h e y a r e o b s e r vi n g o n t h e j o b. P a rti ci p a nt s w a nt t o k n o w t h ei r ti m e i s v al u e d, s o gi v e t h e m a m pl e ti m e t o a n s w e r q u e sti o n s a n d di s c u s s t h ei r o b s e r v ati o n s.
A d ult s w a nt t o f o c u s o n r e al-lif e pr o bl e m s a n d t a s k s, n ot o n a c a d e mi c m at eri al. A str o n g “ h o w-t o” f o c u s i s i m p ort a nt. A d ult s b e c o m e r e stl e s s if t h e y f e el t h e y ar e w a sti n g t h eir ti m e.
K e e p t h e c o n v e r s ati o n at a p r of e s si o n al l e v el a n d fi n d s m all, e a s y w a y s t o i nt e rj e ct y o u r p e r s o n alit y t h at d o n ot l e a d a w a y f r o m t h e t o pi c. P a rti ci p a nt s will f e el c o mf o rt a bl e wit h y o u a n d e a c h ot h e r, b e c a u s e y o u a r e e st a bli s hi n g a t e a m e n vi r o n m e nt, j u st li k e y o u w o ul d i n t h e cl a s s r o o m s etti n g.
A n ot h e r w a y t o v al u e p a rti ci p a nt s’ ti m e i s t o m a k e s u r e y o u a r e p r e p a r e d. W ell i n a d v a n c e, p r e p a r e a n y p oll s o r t e st s t h e p a rti ci p a nt s will n e e d. J u st a s y o u a r ri v e e a rl y t o a p h y si c al cl a s s r o o m t o s et u p, y o u m u st s et u p t h e vi rt u al cl a s s r o o m b ef o r e t h e st a rt of t h e s e s si o n. U s e t hi s ti m e f o r fi n al p r e p a r ati o n a n d t r o u bl e s h o oti n g, a s w ell a s f o r g r e eti n g p a rti ci p a nt s a s t h e y j oi n t h e s e s si o n. W h e n p a rti ci p a nt s j oi n t h e s e s si o n, g r e eti n g t h e m all o w s y o u t o m a k e s u r e a u di o c a p a biliti e s a r e o n t a r g et (i. e. t h at y o u c a n h e a r o n e a n ot h e r). T hi s g r e eti n g s h o ul d b e c o m e p a rt of y o u r t r o u bl e s h o oti n g r e gi m e n.
W O R L D C U S T O M S O R G A NI Z A TI O N 2 0
• B e cl e a r a b o u t o u t c o m e s
Cl e a rl y st at e a n d r e vi e w o bj e cti v e s i n a n y p r e s e nt ati o n y o u u s e. S h a r e a n yt hi n g y o u w a nt y o u r p a rti ci p a nt s t o f o c u s o n.
A d ult s s e e l e a r ni n g a s a m e a n s t o a n e n d r at h e r t h a n a s a n e n d i n it s elf. T h e y m u st k n o w w h at t h e r e i s t o g ai n, a n d t h e y m u st s e e t h at t h e y a r e m a ki n g p r o g r e s s.
• S t a y f o c u s e d o n t h e t o pi c a n d t h e o bj e c ti v e s
A d ult s c a r e a g r e at d e al a b o ut st a yi n g o n t o pi c. W h e n n ot f a ci n g p a rti ci p a nt s i n p e r s o n, it i s e a s y t o st r a y o fi t o pi c. I n a d diti o n, a s i n t h e cl a s s r o o m s etti n g, p a rti ci p a nt s t h e m s el v e s m a y l e a d t h e t r ai n e r o ff t o pi c wit h t h ei r q u e sti o n s. G etti n g o ff t o pi c i s a sl y “ti m e t hi ef”, p e r h a p s t h e c o m pli c at e d o n e w e f a c e. T h e t r ai n e r s h o ul d st a y ff e xi bl e. H a n dl e q u e sti o n s t h e s a m e w a y a s i n a f a c e-t o- f a c e cl a s s r o o m. V al u e p a rti ci p a nt e x p e ri e n c e s a n d b uil d o n t h ei r c o m m e nt s, b ut d o n ot all o w t h e m t o s w e e p y o u o fi t r a c k. T hi s m e a n s st ri ki n g a b al a n c e b et w e e n ti m e s d e v ot e d t o s h a ri n g t h e e x p e ri e n c e s of p a rti ci p a nt s a n d d eli v e ri n g t h e pl a n n e d l e s s o n i n t h e ti m e all ott e d f o r t h e s e s si o n.
A d ult s ar e pr a cti c al. F o c u s o n t h e a s p e ct s of a l e s s o n m o st u s ef ul t o t h e m i n t h eir j o b.
1 . htt p s://l e ar ni n g s ol uti o n s m a g. c o m/ arti cl e s/ 2 2 2 6/ d e si g ni n g- e n g a gi n g-i nt er a cti v e- el e ar ni n g-f or-t h e- virt u al- cl a s sr o o m- ci n d y- h u g g ett- c pl p
2 . It i s a d vi s a bl e t o u s e str at e gi e s f or c o n str u cti n g tr ai ni n g t h at e n c o ur a g e s e n g a g e m e nt ( e. g., pr e- c o ur s e w or k, a cti viti e s d uri n g tr ai ni n g t h at i n cl u d e a cti v e l e ar n er p arti ci p ati o n, et c.).
• E n g a gi n g ( 1)-( 2) p a r ti ci p a n t s i n a n a c ti vi t y i s a p ri o ri t y
W h e n a s k e d f o r f e e d b a c k r e g a r di n g vi rt u al cl a s s e s, p a rti ci p a nt s c o n si st e ntl y r e p o rt t h at t h e b e st s e s si o n s a r e t h o s e i n w hi c h t h e y h a v e o p p o rt u niti e s f o r a cti v e p a rti ci p ati o n. T h e t r ai n e r c a n a c hi e v e s u c h p a rti ci p ati o n i n t h e vi rt u al e n vi r o n m e nt t h r o u g h i nt e r a cti vit y. P a rti ci p a nt s w a nt t o i nt e rj e ct t h ei r p e r s o n alit y i nt o t h e cl a s s, a n d t h e y w a nt it t o b e t h ei r o w n a s m u c h a s y o u d o.
A d ult s ar e a c c u st o m e d t o b ei n g a cti v e. Gi v e t h e m a n o p p ort u nit y f or a cti v e p arti ci p ati o n w h e n e v er p o s si bl e.
• All o w s elf- di r e c ti o n
A d ult s a r e a c c u st o m e d t o b ei n g s elf- di r e ct e d. T h e y h a v e e x p e ct ati o n s a n d w a nt s t h at n e e d t o b e m et. T h e vi rt u al t r ai n e r m u st f a cilit at e t h e l e a r ni n g p r o c e s s b y c o n s ulti n g a n d w o r ki n g wit h t h e l e a r n e r s, r at h e r t h a n b ei n g t o o di r e cti v e. M o r e o v e r, it i s c r u ci al t h at p a rti ci p a nt s a r e all o w e d t o a s si st a n d h el p e a c h ot h e r i n o r d e r t o b uil d a n e n vi r o n m e nt c o n d u ci v e t o t e a m w o r k.
B y c r e ati n g a t e a m e n vi r o n m e nt, t h e vi rt u al t r ai n e r i s t e a c hi n g p a rti ci p a nt s n ot o nl y w h at t h e y n e e d t o k n o w t o s u c c e e d i n cl a s s, b ut al s o h o w t o s u c c e e d i n t h ei r j o b s.
2 1P E O P L E D E V E L O P M E N T I N TI M E S O F C RI SI S
A s e x pl ai n e d i n t h e s e cti o n a b o v e, d e si g ni n g a n d d eli v e ri n g a vi rt u al t r ai ni n g s e s si o n i s q uit e di fi e r e nt t o pl a n ni n g a s e s si o n f o r a f a c e-t o-f a c e a u di e n c e a n d r e q ui r e s n e w p e d a g o gi c al a p p r o a c h e s a n d a r e d e si g n of t h e t r ai ni n g m o d el. T o e n s u r e t h e e ff e cti v e d eli v e r y of sti m ul ati n g o nli n e t r ai ni n g, a hi g h l e v el of i nt e r a cti o n a n d g r e at e r e n g a g e m e nt b et w e e n t h e t r ai n e r a n d p a rti ci p a nt s i s hi g hl y r e c o m m e n d e d.
A s vi rt u al t r ai n e r s pl a y a n a cti v e r ol e i n d e v el o pi n g a n d m ai nt ai ni n g a n e ff e cti v e o nli n e l e a r ni n g e n vi r o n m e nt, t h e y m u st h a v e k e y t e c h ni c al a n d p e d a g o gi c al c o m p et e n ci e s a n d p o s s e s s a u ni q u e s et of t o ol s t o e n a bl e t h e m t o p e rf o r m s u c c e s sf ull y.
H o w e v e r, it i s i m p o rt a nt t o st r e s s t h at, w hil e s o m e t r ai n e r s f r o m t h e t r a diti o n al (f a c e-t o-f a c e) cl a s s r o o m e n vi r o n m e nt will a d a pt e a sil y t o t h e o nli n e d eli v e r y e n vi r o n m e nt, ot h e r s m a y ff n d t h e t r a n siti o n c h all e n gi n g, a n d t hi s m a y h a v e a n a d v e r s e e fi e ct o n t h ei r p e rf o r m a n c e a s a t r ai n e r. T h e y m a y e v e n d e v el o p n e g ati v e attit u d e s t o w a r d s t e a c hi n g a n d l e a r ni n g i n t h e o nli n e e n vi r o n m e nt.
I n o r d e r t o s u p p o rt all t r ai n e r s i n a n e fi o rt t o m a k e t hi s t r a n siti o n e a si e r, u s e t h e s elf- a s s e s s m e nt t o ol b el o w t o e v al u at e w h et h e r vi rt u al t r ai ni n g i s s uit a bl e f o r t h e m. T hi s will al s o h el p t h e m t o r e fi e ct o n t h ei r i n di vi d u al t e a c hi n g st yl e s, c o nt e xt s a n d t e c h ni c al s kill s.
T a bl e 3: I m p o r t a n t q u e s ti o n s f o r all t r ai n e r s b ef o r e t r a n si ti o ni n g t o o nli n e t r ai ni n g
St at e m e nt s Y o u r r e s p o n s e s
– H o w will y o u i nf or m y o ur l e ar n er s of o nli n e e x p e ct ati o n s a n d r e aliti e s a n d h el p e n s ur e t h eir s u c c e s s ?
– W h at pr o bl e m s c a n y o u a nti ci p at e t h at l e ar n er s mi g ht h a v e w h e n b e gi n ni n g y o ur c o ur s e ? H o w mi g ht y o u s m o ot h t h e w a y f or y o ur l e ar n er s ?
– H o w mi g ht y o u c o n v ert t h e l e ar ni n g a cti viti e s y o u u s e i n t h e f a c e- t o-f a c e cl a s sr o o m t o t h e virt u al e n vir o n m e nt ?
– I s it p o s si bl e t o u s e y o ur m at eri al s “ a s i s” or will y o u n e e d t o r et hi n k a n d a dj u st h o w y o ur m at eri al i s pr e s e nt e d ?
– H o w c a n y o u a c c o m m o d at e di fl er e nt l e ar ni n g st yl e s o nli n e ? H o w c a n y o u a d o pt di fi er e nt t e a c hi n g m et h o d s ?
– H o w c a n y o u e q ui p l e ar n er s t o a ct a s r e s p o n si bl e a n d a c c o u n - t a bl e f or t h eir l e ar ni n g a n d d e v el o p m e nt ?
– I n y o ur o pi ni o n, w h y i s l e ct uri n g ( u ni dir e cti o n al) a l e s s pr o d u cti v e m et h o d of t e a c hi n g i n t h e o nli n e e n vir o n m e nt ?
– I n t h e virt u al cl a s sr o o m, l e ct ur e s ar e s h ort a n d f e w. H o w c a n y o u a c hi e v e y o ur l e ar ni n g o bj e cti v e s ?
– A s t h e virt u al tr ai ni n g s e s si o n i s s h ort, w h er e ar e t h e l e ar n er s g oi n g t o g et t h e i nf or m ati o n t h e y n e e d t o o bt ai n t h e l e ar ni n g o b - j e cti v e s ?
– Ar e vi d e o, a u di o a n d r e al-ti m e a cti viti e s a b e n e fit i n a t e xt- b a s e d a s y n c hr o n o u s o nli n e c o ur s e ? E x pl ai n y o ur r e s p o n s e.
M o r e o v e r, t r ai n e r s s h o ul d b e a bl e c h a n g e t h ei r p e r c e pti o n a n d a c c e pt t h e v al u e of vi rt u al l e a r ni n g a s b ei n g e q u al t o t h at of t h e f a c e-t o-f a c e m o d el. H o w e v e r, t r ai n e r s w h o f e el t h at t h e o nl y w a y e ff e cti v e l e a r ni n g c a n b e d o n e i s t h r o u g h a f a c e- t o-f a c e cl a s s r o o m t e n d n ot t o b e a g o o d fit f o r t h e o nli n e e n vi r o n m e nt. T h e o nli n e t r ai n e r s h o ul d b e o p e n, c o n c e r n e d, fi e xi bl e a n d si n c e r e.
A n o nli n e t r ai n e r m u st b e a bl e t o c o m p e n s at e f o r t h e l a c k of p h y si c al p r e s e n c e i n t h e vi rt u al cl a s s r o o m b y c r e ati n g a s u p p o rti v e e n vi r o n m e nt w h e r e all l e a r n e r s f e el c o mf o rt a bl e p a rti ci p ati n g a n d e s p e ci all y w h e r e l e a r n e r s k n o w t h at t h ei r t r ai n e r i s a c c e s si bl e. F ail u r e t o d o t hi s c a n ali e n at e t h e cl a s s b ot h f r o m e a c h ot h e r a n d f r o m t h e t r ai n e r a n d m a k e s f o r a v e r y w e a k l e a r ni n g e n vi r o n m e nt.
I V.
T H E VI R T U A L T R AI N E R P R O FI L E A N D
C H A R A C T E RI S TI C S
W O R L D C U S T O M S O R G A NI Z A TI O N 2 2
A n o nli n e t r ai n e r s h o ul d b e willi n g t o gi v e i n di vi d u al att e nti o n t o l e a r n e r s w h o m a y n e e d e xt r a h el p. B ei n g s e n siti v e, o p e n a n d fi e xi bl e i s m a n d at o r y f o r s u c c e s s i n t h e o nli n e e n vi r o n m e nt.
I n t hi s r e g a r d, t h e o nli n e cl a s s r o o m r e q ui r e s n e w t e a c hi n g st r at e gi e s a n d i n n o v ati v e i n st r u cti o n al d e si g n. A s a r e s ult, t r ai n e r s s h o ul d n ot t r y t o r e c r e at e t h e f a c e-t o-f a c e cl a s s r o o m i n t h e o nli n e d eli v e r y. T h e t r ai n e r w h o l e a d s a s u c c e s sf ul o nli n e cl a s s m u st b e a p r o p o n e nt of f a cilit ati v e l e a r ni n g a n d h a v e c o n ff d e n c e i n t h e s y st e m i n o r d e r t o m a k e it w o r k.
H o w e v e r, it i s i m p o rt a nt t o r e m e m b e r t h at y o u c a n n ot a c c o m pli s h t hi s mi g r ati o n b y m e r el y m o vi n g cl a s s r o o m c o nt e nt o nli n e, wit h o ut m a ki n g
a n y r e vi si o n s. It i s al s o i m p o rt a nt n ot t o f all i nt o t h e t r a p of t hi n ki n g t h at g r e at f a c e-t o-f a c e i n st r u ct o r s a ut o m ati c all y m a k e m a st e r vi rt u al t r ai n e r s. T h e r e a r e f u n d a m e nt al di ff e r e n c e s b et w e e n b ot h t y p e s of i n st r u cti o n, e s p e ci all y w h e n it c o m e s t o t h e r ol e of t e c h n ol o g y, t h e st r at e g y f o r e n g a gi n g l e a r n e r s a n d m ultit a s ki n g.
Vi rt u al t r ai n e r s f a c e t h e f r e s h c h all e n g e of e n g a gi n g a n d m oti v ati n g l e a r n e r s di ff e r e ntl y f r o m h o w t h e y d o i n t h e cl a s s r o o m. W hil e t h ei r al r e a d y e st a bli s h e d p r of e s si o n al t r ai ni n g s kill s will t r a n sf e r t o a n o nli n e s etti n g, d eli v e ri n g a vi rt u al t r ai ni n g c o u r s e r e q ui r e s s o m e m e a s u r e of u p s killi n g. T h e t a bl e b el o w s u m m a ri z e s t h e fi v e a r e a s f o r u p s killi n g t r ai n e r s/ f a cilit at o r s t o vi rt u al t r ai ni n g:
T a bl e 4: A r e a s f o r u p s killi n g t r ai n e r s /f a cili t a t o r s t o vi r t u al t r ai ni n g
A r e a of D e v el o p - m e nt Ti p s a n d st r at e gi e s
M ultit a s ki n g e fi e c - ti v el y
B ei n g a virt u al i n str u ct or i s n ot j u st a b o ut pr e s e nti n g l e ar ni n g m at eri al. T h e virt u al tr ai n er will n e e d t o b e a bl e t o pr e s e nt t h e m at eri al, m a n a g e t h e pl atf or m, e n g a g e wit h t h e l e ar n er s a n d p o s si bl y i n c or p or at e q u e sti o n s a n d p oll s, all at t h e s a m e ti m e. T h e s e t a s k s r e q uir e s p e e d a n d a d e q u at e pr e p ar ati o n. T h e i m p ort a n c e of pr e p ar ati o n, pr a cti c e a n d pil ot s e s si o n s c a n n ot b e u n - d er e sti m at e d. I n p arti c ul ar, a pil ot cl a s s will h el p t h e tr ai n er, a s a n e w virt u al tr ai n er/f a cilit at or, t o pr a cti s e all a s p e ct s of t h e r ol e.
M ultit a s ki n g i s a n i m p ort a nt s kill t h at virt u al tr ai n er s n e e d t o m a st er. A d mitt e dl y, n ot e v er y o n e i s gr e at at it, b ut t hr o u g h r e p etiti o n, a n y o n e c a n m a st er it. T hr o u g h pr a cti c e, t h e a bilit y t o n a vi g at e a n d i nt er a ct wit h all p art s of t h e virt u al cl a s sr o o m will a p p e ar s e a ml e s s a n d l e s s o v er w h el mi n g f or b ot h f a cilit at or s a n d l e ar n er s.
M a st e ri n g t h e t e c h n ol o g y
A s e x pl ai n e d i n t h e s e cti o n a b o v e, i n virt u al tr ai ni n g, t e c h n ol o g y t a k e s c e ntr e st a g e. W hil e a f a c e- t o-f a c e tr ai n er mi g ht b e f a mili ar wit h s o m e t e c h n ol o gi c al a s p e ct s, it i s i m p ort a nt i n a virt u al s e s si o n t h at t h e virt u al tr ai n er t a k e s ti m e i n a d v a n c e t o pr a cti s e a n d b e c o m e c o mf ort a bl e wit h t h e o nli n e pl atf or m. T h e r ol e a s tr ai n er/f a cilit at or i s pri m aril y t o i niti at e a n d f a cilit at e t h e l e ar ni n g pr o c e s s, w hil e t h e I T t e c h ni ci a n c a n h a n dl e a n y t e c h ni c al i s s u e s b e hi n d t h e s c e n e s ( e. g. tr o u bl e s h o oti n g a n y i s s u e s t h at l e ar n er s m a y e n c o u nt er). H o w e v er, t h er e ar e s m all er t e c h ni c al r e s p o n si biliti e s t h at t h e tr ai n er/f a cilit at or c a n h a n dl e al o n e.
D uri n g a s e s si o n, t h e virt u al tr ai n er/f a cilit at or will n e e d t o s wit c h b et w e e n s cr e e n s, t a b s a n d a cti - viti e s, u s e w hit e b o ar d s, s e n d t e st s a n d p oll s, k e e p tr a c k of q u e sti o n s p o uri n g i n vi a c h at a n d u s e i nt er a cti v e t o ol s s u c h a s p oi nt er s. All t h e s e a cti viti e s r e q uir e pri or i nt e n si v e pr a cti c e, dr y r u n s a n d pil