People 4 54-บทบาทของ hr...

029

มุมมองนายจ้าง (แสดงตัวตนชัดเจน ต่อฝ่าย HR) มุมมองลูกจ้าง (มีคำถามในใจที่อยากจะถามฝ่าย HR)

029

IT FOR HRศักดิ์ดา หวานแก้ว

[email protected]

ทำไมต้นทุนแรงงานถึงสำคัญเพราะว่า มี

ต้นทุนเกือบทุกประเภทที่นายจ้างสามารถ

ลดได้ทันที โดยไม่ต้องถามใคร แต่หาก

เป็นต้นทุนแรงงานนายจ้างจะทำไม่ได้ตาม

อำเภอใจ เพราะว่ามีกฎหมายแรงงาน

กำหนดไว้ ดังนั้นสิ่งที่เป็นได้ คือ นายจ้าง

จะพยายามลดต้นทุนลงให้ถูกหลักกฎหมาย

มากที่สุด เช่น ออกนโยบายแช่แข็งกำลังพล

(ลาออกไม่รับเพิ่ม) ปรับโครงสร้างโดย

โยกย้าย/ยุบหน่วยงาน ลดโอที งดโบนัส

งดขึ้นค่าจ้าง หรือใช้มาตรา 75 หรือเลิกจ้าง

โดยจ่ายค่าชดเชย เป็นต้น

ดั งนั้ นบทความฉบับนี้ ผู้ เขี ยนจึ งขอแชร์

ประสบการณ์เกี่ยวกับการจัดทำสารสนเทศ

ต้นทุนแรงงาน โดยเห็นว่าเป็นสิ่งสำคัญและ

สอดคล้องกับสภาวะการปรับค่าแรงขั้นต่ำ

300 บาท ซึ่งจะเร็วช้ามันก็มาแน่นอน เรา

มาลองเริ่มต้นจากข้อเสนอนี้นะครับ เป็น

คำกล่าวของซีอีโอท่านหนึ่ง “อย่าคิดเพียงแค่

ลดต้นทุนแล้วจบ แต่ให้นึกถึงการบริหาร

ต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ” เหตุผลที่ต้อง

ยกคำกล่าวนี้ ก็เพราะว่าในบรรดาต้นทุน

สำหรับชาว HR แล้ว ต้นทุนแรงงานเป็นสิ่งที่

สำคัญมากๆ เราจึงควรเอาใจใส่และทำงาน

ให้เป็นนักบริหารมืออาชีพ เมื่อ HR มีข้อมูล

ทางด้านต้นทุนแรงงานดีอยู่แล้ว HR ควรจะ

จัดทำรายงานสารสนเทศดังกล่าวมาสื่อสาร

ภายในองค์การให้มีประสิทธิภาพด้วย

จากข้อสงสัยที่มีอยู่มากมาย ซึ่งเราก็ห้ามให้

คนเหล่านี้คิดไม่ได้เสียด้วย ดังนั้นสิ่งที่ดีที่สุด

ก็ถือเราต้องพยายามตอบคำถามด้วยข้อมูล

วลีหรือคำถามยอดฮิต

เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน

ที่ฝ่าย HR มักจะได้ถูกถาม

ให้คิดอยู่เสมอ

กยุคสมัยต้นทุนแรงงาน ถือเป็นต้นทุนที่เป็นปัจจัยอันไม่พึงประสงค์ของนักลงทุนซักเท่าใดนัก เพราะยิ่งต้นทุนแรงงานสูงขึ้นมากก็จะยิ่งสร้างปัญหาในระยะยาวมาก เลวร้ายมากที่สุดก็อาจจะส่งผลต่อการอยู่รอดของกิจการโดยเฉพาะในยามที่เกิดภาวะวิกฤติ เรามักจะได้ยินข่าวบ่อยๆ ในบริษัทฝั่งยุโรป (ตะวันตก) มักจะนิยมลดต้นทุน(คน)ก่อนเสมอ

บทบาทของ HR กับการบริหารสารสนเทศ

ด้านต้นทุนแรงงาน

บทบาทของ HR กับการบริหารสารสนเทศ

ด้านต้นทุนแรงงาน

030

สารสนเทศ อธิบายด้วยข้อเท็จจริงเชิงเหตุผล

และทำสารสนเทศให้อ่านง่าย ตีความง่าย

ไม่ต้องอธิบายเรื่องสูตรให้มากมาย สูตร

เราต้องเก็บไว้ในกระเป่า ไว้อธิบายอย่าง

เหมาะสมกับภูมิความรู้ของแต่ละคน..ถ้า HR

อยากจะทำสิ่งนี้ให้ดี ผู้เขียนแนะนำ ก็คือเรา

ต้องมีองค์ความรู้เรื่องต้นทุน และต้องรู้จักใช้

โปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อรวบรวมฐานข้อมูล

และการจัดทำรายงานสารสนเทศเพื่อการ

ตัดสินใจ ในเบื้องต้นขอแนะนำให้เริ่มจาก

โปรแกรมไมโครซอตฟ์เอ็กเซลไปก่อน แต่

ควรใช้ขั้นสูงขึ้น..และทักษะเรื่องนี้มันจะมา

จากการที่ เราปฏิบัติอยู่ ในประสบการณ์

ทำงานจริง ผ่านกระบวนการ PDCA ใน

แต่ละปีงบประมาณที่ผ่านไป

สำหรับการเรียนรู้เรื่องต้นทุนนั้น ผู้เขียนขอ

สรุปประเด็นหลักให้ทราบดังนี้ แนวคิดการ

ลดต้นทุน คือ การพยายามลดค่าใช้จ่าย

ทั้งที่เป็นค่าใช้จ่ายที่ควรลด ค่าใช้จ่ายที่ยัง

ไม่จำเป็นต้องลด (หรือค่าใช้จ่ายที่ไม่ควร

ลดโดยเด็ดขาด) ถ้ามีเป้าหมายที่ชัดเจนดี

มีข้ อมูลสารสนเทศเป็นตั ว เลข สถิติ

เปรี ยบ เทียบดี เชื่ อได้ ว่ าค่ าใช้ จ่ ายนั้ น

ผู้ เกี่ยวข้องทุกคนแทบจะไม่ปฏิเสธ และ

ตัดสินใจได้ทันที ถึงแม้การลดค่าใช้จ่าย

อาจจะต้องส่งผลเสียกับพนักงาน ทุกคนก็จะ

ให้ความร่วมมือ ส่วนการบริหารต้นทุน ก็คือ

การบริหารต้นทุนในภาพรวมทั้งองค์การ เช่น

สินทรัพย์ (เครื่องไม้ เครื่องมือ อาคาร ฯลฯ)

และทรัพย์สิน (คน เป็นทรัพย์สินที่ประเมิน

คา่ยาก) ทำอยา่งไร ใหม้ศีกัยภาพ ไดผ้ลงาน

ออกมาดีที่สุด โดยใช้ต้นทุนมีประสิทธิภาพ

สูงสุด ถ้าจะมีค่าใช้จ่ายเกินบ้าง ก็ยืดหยุ่น

กันไปแบบมีเงื่อนไข (เช่น บวกลบไม่เกิน

1-2%) ส่วนค่าใช้จ่ายผันแปรก็ต้องสอดคล้อง

กับสถานการณ์ต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงในแต่ละ

ช่วงเวลา

ใน 5 ปีทำงานที่ผ่านมา ผู้เขียนได้มีโอกาส

ทำงานใกล้ชิด ในระดับนโยบาย และมี

ส่วนร่วมในการวางแผนธุรกิจกับผู้บริหาร

ต่างๆ จึงทำให้ทราบว่าความรู้ความเข้าใจ

เกี่ยวกับบัญชีบริหาร บัญชีต้นทุนนี้เป็นทักษะ

ที่สำคัญของคน HR พวกเราต้องเรียนรู้ให้

ลึกซึ้ง ผู้ เขียนจึงอยากจะขอเชิญชวนให้

ทุกท่านหันมาฝึกปรือฝีมือด้านนี้ให้เพิ่มขึ้น

การวิเคราะห์ต้นทุนแรงงาน ที่มีประสิทธิภาพ

นั้น ฝ่าย HR ของเราสามารถออกแบบ

และมีวิธีการนำเสนอโดยจัดทำเป็นรายงาน

สารสนเทศทางด้านต้นทุนแรงงานไว้ให้

หลายแบบ เพื่ อ รองรับการร้ องขอที่

หลากหลาย เราต้องเก็บข้อมูลแรงงานไว้

หลายปี ต้องเชื่อมโยงด้วยสูตรคำนวณต่างๆ

เมื่อเราจะเปลี่ยนแปลง แก้ไขตัวเลขหรือ

สมมุติฐาน ก็จะประมวลผลข้อมูลได้ทันที

ตรงกับความต้องการ

ทั้งนี้เพื่อเป็นไอเดีย ผู้เขียนจึงขอยกตัวอย่าง

รายงานสารสนเทศตน้ทนุแรงงาน ไวป้ระมาณ

5 รูปแบบ ดังนี้

ชื่อรายงานสารสนเทศ ตัวอย่างรายงาน

1. รายงานเปรียบเทียบต้นทุนรวมต่อต้นทุนแรงงาน

ของบริษัท

หมายเหตุ : รายงานนี้ใช้เกจมิเตอร์ โดยใช้โปรแกรม Ms. Excel

กราฟ 1 : ร้อยละของต้นทุนแรงงานต่อต้นทุนทั้งหมด


2. รายงานเปรียบเทียบต้นทุนแรงงานรวมของบริษัท

กับกลุ่มอุตสาหกรรมเดียวกัน

Top n – บริษัทชั้นนำในกลุ่มสูงสุด

n ตัวเลขอันดับของกลุ่ม

หมายเหตุ : ข้อมูลดังกล่าว สามารถนำข้อมูลมาจาก ผลการสำรวจค่าจ้างประจำปีที่จัดทำโดยหน่วยงาน ต่างๆ ของประเทศมา Plot ใช้งานก็ได้

จากรายงานในกราฟ 2 พบว่า บริษัทนี้มีต้นทุนแรงงาน

อยู่ในเกณฑ์สูงกว่าตลาด (ถ้าเป็นบริษัทเกิดใหม่ก็อาจม ี

ปัญหาในอนาคตได้)

Labour Cost Benchmarking with industry

กราฟ 2 : การเปรียบเทียบต้นทุนแรงงานรวมกับกลุ่มอุตสาหกรรมเดียวกัน

031


5. รายงานเปรียบเทียบสัดส่วนต้นทุนแรงงานแยกตาม

ประเภท ต่อ ต้นทุนแรงงานรวมของบริษัท

หมายเหตุ : จากกราฟจะทำให้เราเห็นสัดสวน เห็นค่าแนวโน้มต่างๆ หากมีข้อมูลเปรียบเทียบในแต่ละปี หรือเทียบกับอุตสาหกรรม จะทำให้เห็นว่าควรหยิบตัวไหน มาทำงานเชิงกลยุทธ์ได้บ้าง


4. รายงานเปรียบเทียบสัดส่วนต้นทุนแรงานในมิติต่างๆ

เช่น เทียบกับ รายได้ หรือกำไร เป็นต้น

หมายเหตุ : จากกราฟจะทำให้เราเห็นค่าแนวโน้มต่างๆ


3. รายงานเปรียบเทียบสัดส่วนต้นทุนแรงงานของบริษัท

ย้อนหลัง 5 ปี

หมายเหตุ : จากกราฟจะเห็นว่าเราสามารถตั้งเป้าหมาย ในการควบคุมงบประมาณในแต่ละหมวดได้ เช่น ถ้าลดการ รับพนักงาน จะตอบคำถามว่าจะลดโอทีลงเท่าไร หรือลดต้นทุนลดแรงงานได้กี่ %

สัดส่วนต้นทุนแรงงานแยกตามประเภท

กราฟ 3 : สัดส่วนต้นทุนแรงงานรวมย้อนหลัง 5 ปี

กราฟ 4 : สัดส่วนต้นทุนแรงงานในมิติต่างๆ

สัดส่วนต้นทุนแรงงาน 2007-2011

กราฟ 5 : สดส่วนต้นทุนแรงงานตามประเภท

032

จากตวัอยา่งรายงานขา้งตน้ (ใชข้อ้มลูสมมตุ)ิ

พบว่าในการปฏิบัติงานจริงนั้น ผู้เขียนจะ

จดัทำฐานขอ้มลูโดยดงึรายงานมาจากโปรแกรม

SAP และแปลงกลับมาเป็น ฐานข้อมูลโดยใช้

โปรแกรม Ms. Excel เพื่อสะดวกต่อการนำ

มาจัดทำเป็นตารางฐานข้อมูล หรือจัดทำ

กราฟนำเสนอต่างๆ อย่างไรก็ตาม ใน

กระบวนการวางแผนกลยุทธ์ที่สำคัญของ

บริษัทนั้น ผู้เขียนเชื่อมั่นว่า พวกเราคน HR

ก็อยากจะเป็น Strategic Partner ของ

ผู้บริหารระดับสูงกันทั้งนั้น สำหรับน้องๆ HR

ที่ยังมีประสบการณ์ยังไม่สูงมากนัก ผู้เขียน

เชื่อว่าเรายังมีเวลาเหลือเฟือ ในการพัฒนา

Competency ของตนเองให้โดดเด่น ใน

ฐานะรุ่นพี่จึงขอแนะนำอีกครั้งนะครับ

ให้ศึกษาเพิ่ม เพื่อเข้าใจบัญชีการบริหาร ซึ่งจะมีหลักการเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงิน ซึ่งผู้บริหารจะต้องใช้ภายใน

กิจการ เพื่อการวางแผน ควบคุม และการตัดสินใจในการดำเนินกิจการต่างๆ บัญชีบริหารจะเน้นการให้ข้อมูลใน

อนาคต เน้นข้อมูลที่เกี่ยวข้อกับการตัดสินใจ ซึ่งนำเสนอข้อมูลที่เกิดขึ้นในอดีต ทั้งทางด้านเชิงคุณภาพและเชิง

ปริมาณ หากเราเข้าใจในวิธีการ ก็จะสามารถนำมาประยุกต์ใช้ ในการจัดเตรียมงานต่างๆ ได้

บทสรุปส่งท้าย ในการบริหารต้นทุนด้านแรงงานที่มีประสิทธิภาพ ผู้เขียนไม่อยากให้พวกเราวัดกันที่ต้นทุนที่เป็นตัวเงินอย่างเดียวเท่านั้น เพราะ

ว่าเรายังต้องโฟกัสในเรื่องที่สำคัญกว่า คือ วัดกันที่ต้นทุนมนุษย์ ซึ่งได้แก่ต้นทุนทางปัญญาความรู้ ทักษะประสบการณ์ ความมุ่งมั่น ความจงรักภักดี ความซื่อสัตย์ คุณธรรมจริยธรรม เป็นต้น สิ่งเหล่านี้เป็นต้นทุนที่อยู่ภายในตัวพนักงานทุกคน ต้นทุนดังกล่าวจึงถือเป็นต้นทุนที่สำคัญ

ที่สุด..พวกเราจึงต้องสนใจและบริหารต้นทุนแรงงานในมิตินี้..และควรจะวัดมันออกมาโดยใช้สารสนเทศและนำเสนอให้กับผู้เกี่ยวข้องทุกคนเข้าใจและนำไปปฏิบัติ สวัสดีครับ

ให้ศึกษาเพิ่ม เรื่องการอ่านงบการเงิน ซึ่งเป็นรายงานทางการเงินที่จัดทำขึ้นเพื่อเสนอข้อมูลทางการเงินเกี่ยวกับ

ผลของการดำเนินงานของกิจการสำหรับระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง เพื่อแสดงฐานะของกิจการค้า ณ วันใดวันหนึ่ง

งบการเงิน โดยทั่วไปจะประกอบด้วย งบดุล (Balance Sheet) งบกำไรขาดทุน (Income Statement)

ให้สนใจตัวเลขเชิงสถิติ ฝึกอ่านกราฟ ฝึกทำรายงานข้อมูลสารสนเทศให้น่าสนใจ

รู้จักที่จะโชว์ผลงานผ่านการนำเสนอในโอกาสต่างๆ เพื่อให้คนอื่นรู้จักเรา รู้จักสร้างโอกาสแ

ละวางอนาคตในการทำงานของตนให้ดี

ให้เรียนรู้เรื่องหลักและเทคนิคการจัดทำฐานข้อมูล โดยเริ่มต้นจากโปรแกรมง่ายๆ อย่าง Excel และฝึกการเขียน

สูตรต่างๆ โดยใช้ข้อมูลที่มีอยู่จริงภายในบริษัท เพื่อจะได้เก็บข้อมูล สถิติต่างๆ ตั้งแต่วันนี้ หากเราไม่จัดเก็บไว้เอง

เมื่อเวลาผ่านไปในแต่ละปี จะทำให้ต้องกลับไปเสียเวลากับการจัดข้อมูลใหม่ และใช้ ได้ ไม่ทันการ

2

4

1

3

People 4 54-บทบาทของ hr...

Documents

Transcript of People 4 54-บทบาทของ hr...