1  

  

PDPI Handbook 2018 

    

For IIE‐Administered Scholarships Sponsored by the  

Government of Brazil – Ministry of Education  

Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior – CAPES 

INSTITUTE OF INTERNATIONAL EDUCATION 

2  

Points of Contact  IIE Staff  Katie Courvoisier Lead, Pre‐academic Programs  Joyce Parsons Portfolio Manager Jparsons@iie.org  646‐896‐4987  

IIE Advisors Kelly Bonin 

KBonin@iie.org Waleed Almousa WAlmousa@iie.org  

Claire Thornton CThornton@iie.org  

Portland State University  Michigan State University  Kansas State University  San Francisco State University  St. John's University  Missouri State University 

University of Arkansas  Temple University  University of Kansas Ohio University  University of Delaware  University of Missouri, Kansas City 

University of Texas at Austin University of North Carolina at 

Charlotte  Georgia State University Iowa State University     University of Miami 

    

   

3  

Table of Contents  Introduction………………………………………………………………..………………………………………………………………………….5 

 Before You Leave Your Home Country………………………………………………………..………………………………………….6 

 Understanding Your Terms of Appointment (TOA)……………………………………………………………………...6 

 Financial Arrangements ……………………………………………………………………………………………………………..6 

 Your Visa and Entering the United States……………………………………………………………………………………6 

 SEVIS & OBIM......…………………………………………………………………………………………………………..8 

 YEAR HOME RESIDENCY REQUIREMENT, LOTTERY APPLICATIONS, GREEN CARDS, AND IMMIIGRATION ……………………………………………………………………………………………………………..8 

 Preparing for Departure and Arrival in the United States…………………………….……………………………………....8 

 Pre‐Departure Checklist ……………………………………………………………………………………………………………..8 

 THINGS TO DO………………………………………………………………………………………………………………..8 

 WHAT TO BRING…………………………………………………………………………………………………………..9 

 Baggage…………………………………………………………………………………………………………………………………….9  Housing Arrangements in the United States……………………………………………………………………………..9  Accident and Sickness Insurance ………………………………………………………………………………………………10 

 UNDERSTANDING YOUR HEALTH INSURANCE POLICY………………………………………………….11 

 THE U.S. HEALTHCARE SYSTEM…………………………………………………………………………………….12 

 STAYING HEALTHY………………………………………………………………………………………………………..13 

 Arrival in the United States..............………………………………………………………………………………………….13 

 During Your Program………………………..…………………………………………………………………………………………………..14  

Maintaining Valid Visa Status…………………………………………………………………………………………………….14  

Program Policies and Standards of Conduct………………………………………………………………………………14  

DEPENDENTS.......................................................................…………………………………….……..15  

4  

TRIPS OUTSIDE THE US....................................……………………………………………………….……..15  

EMPLOYMENT..........................................................................................………………..……..15  

STANDARDS OF CONDUCT.......……………………………………………………………………..……………….15  Departure from the United States……………………………………………………………………………………………………..…16  

Obtaining a Return Ticket………………………………………………………………………………………………………….16  

Final Reporting………………………………………………………………………………………………………………………….16  

Important U.S. Income Tax Information…………………………………………………………………………………….16  Society and Culture……………………………………………………………………………………………………………………………….17  

Characteristics of Americans…………………………………………………………………………………………………….17  

APPOINTMENTS/PUNCTUALITY…………………………………………………………………………………...17  

INVITATIONS…………………………………………………………………………………………………………………17  

DIETARY RESTRICTIONS………………………………………………………………………………………………..17    SMOKING RESTRICTIONS………………………………………………………………………………………………18 

 ASKING QUESTIONS……………………………………………………………………………………………………..18 

 Electricity………………………………………………………………………………………………………………………………….19 

 Sales Tax……………………………………………………………………………………………………………………………………19 

 U.S. Currency…………………………………………………………………………………………………………………………….19 

 Tipping for Service…………………………………………………………………………………………………………………….19 

         Religion…………………………………………………………………………………………………………………………………….19 

         Safety………………………………………………………………………………………………………………………………………..19

5  

Introduction  Congratulations on your selection as a PDPI grantee! We are pleased to welcome you to the community of international students throughout the world who share a commitment to peace and understanding between nations.   PDPI is sponsored by the Government of Brazil ‐ Ministry of Education, Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior – CAPES with funding for administration provided by the U.S. Embassy in Brazil.  The Institute of International Education (IIE), a private not‐for‐profit organization, has been contracted by your sponsors to assist and maintain contact with you, your Campus Contact, and the U.S. Department of State for the duration of your program in the U.S. We may ask you to submit reports, surveys, and other related information to ensure a successful program experience.   In addition to serving CAPES and the U.S. Embassy, IIE administers exchange programs for international organizations, other U.S. and foreign government agencies, foundations, private organizations, colleges, and universities. Founded in 1919, IIE is dedicated to the promotion of international exchange for educational purposes. IIE develops and leads programs between the U.S. and approximately 140 countries for students, teachers, leaders, and specialists. It also serves as a clearinghouse of information on all aspects of international education. 

6  

Before You Leave Your Home Country  Understanding Your Terms of Appointment (TOA) 

 

Your Terms of Appointment describe the benefits and conditions of your award. Read this document carefully and bring it to the U.S. for reference during the year.  Financial Arrangements 

 

Your scholarship provides a one‐time stipend of $660 in the form of a Bank of America pre‐paid card.  It is your responsibility to activate and secure your card. It is imperative that you keep this card in a secure location. If your card is lost, stolen, or placed on balance hold, immediately contact the Customer Service number provided on the back of the card.  If you are unable to obtain sufficient assistance from Customer Service, please contact your IIE Advisor. If you lose the card, it is likely that the funds are lost and unable to be recovered.   It is recommended that you bring supplementary personal funds for additional miscellaneous expenses before and during your grant period. If you spend the stipend provided to you prior to the end of your grant period, you will not be given additional funds from IIE or CAPES, and you will be required to find other funding sources to make up any shortfalls. You must also cover the cost of incidentals during your trip home from allowances previously received.  Please carefully assess provisions outlined in your TOA, anticipated expenses, and personal financial resources in order to generate a personal budget for the duration of your program. The purpose of grant funds is to support yourself while pursuing your program in the U.S. You should not expect to save or earn money while in the U.S. or have enough funds to send back home to family or friends.  During your program, you are not authorized for employment of any kind or financial aid from sources other than those specified on your TOA.    

 

Your Visa and Entering the United States  

You will need the original DS‐2019 form, which has been generated by the U.S. Department of State, to obtain your J‐1 visa from the U.S. Embassy. You should apply for your J‐1 visa immediately upon receiving your DS‐2019 form. Under no circumstances should you apply for an F‐1 (student) visa, a B‐1/B‐2 (visitor for business or pleasure) visa, an immigrant visa, or other type of visa. If your U.S. host university issues you a DS‐2019 form you must return it to the university immediately. As the recipient of a grant, you are required to apply for a J‐1 (Exchange Visitor) visa under the sponsorship of the U.S. Department of State.   Make sure your passport is valid for at least six months beyond the expiration date of the DS‐2019. Along with your passport and DS‐2019, you may also be asked to present to the U.S. Embassy or Consulate information about your medical history (i.e., x‐ray photograph of your chest, certification of good health, and proof of vaccination against small‐pox or measles within the last three years), and your TOA.

7  

 SAMPLE UNITED STATES J‐1 VISA 

 

  

Upon arrival at your Port of Entry in the United States, the U.S. Customs and Border Protection (USCBP) officer will review your passport, J‐1 visa, and Form DS‐2019. The USCBP officer will then process your electronic Form I‐94 Arrival/Departure Record and stamp a “Port of Entry Admission Stamp” in your passport. It is important to make sure this stamp reflects the date you entered the U.S., your class of admission (J‐1), and your duration of stay (D/S). Your passport, J‐1 visa, and Form DS‐2019 will be returned to you. The USCBP officer should also provide you with written instructions on how to access your automated Form I‐94 online. 

 As of June 2013, international visitors arriving by air or sea who are admitted under a non‐immigrant visa status to the United States will no longer be issued a paper version of Form I‐94 Arrival/Departure Record, unless there is a very specific circumstance. Form I‐94 Arrival/Departure Records will be created electronically and maintained in USCBP systems. This means that upon your leaving the U.S. the USCBP will automatically record your departure using manifest information obtained from your airline/sea carrier. It is important to note, however, that if you leave and re‐enter the U.S. during your authorized program your previous Form I‐94 Arrival‐Departure Record will be overwritten and a new automated record will be created. 

    

Important Note: Please be aware that U.S. Department of Homeland Security’s (DHS) regulations state that holders of J‐1 non‐immigrant visas will only be admitted to the U.S. thirty (30) days or less prior to the Start Date on the Form DS‐2019. 

.    

8  

 SEVIS & OBIM (Office of Biometric Identity Management) The U.S. Department of State (DOS) manages the Exchange Visitor Program for non‐immigrant exchange visitors in the J‐1 visa classification. DOS uses the DHS Student and Exchange Visitor Information System (SEVIS), an internet‐based system, to maintain information on immigration and academic status of Exchange Visitor (e.g., students, teachers, trainees, professors, scholars, and dependents). SEVIS tracks arrivals and departures as well as continued enrollment, academic training, on campus employment, and other important related activities. 

 The OBIM is part of a continuum of biometrically enhanced security measures that begins outside U.S. borders and continues through a visitor’s arrival in and departure from the U.S. It incorporates eligibility determinations made by the DHS and DOS at the U.S. Embassy or Consulate abroad. Biometric Identity Management currently applies to all visitors (with limited exemptions) entering the United States regardless of country of origin, whether they are traveling on a visa or arriving by air, sea, or land. Most visitors experience biometric procedures ‐ digital, inkless finger scans, and digital photograph ‐ upon entry to the United States. 

 HOME RESIDENCY REQUIREMENT, LOTTERY APPLICATIONS, GREEN CARDS, AND IMMIIGRATION  The PDPI program is designed for individuals who are committed to meeting all components of the exchange, including the two‐year home residency requirement. IIE staff will not provide any support or information regarding visa lottery applications, green cards, or any procedures for immigration. Any individual interested in pursuing these opportunities prior to completing the two‐year home residency requirement should consider withdrawal from the PDPI program.  Please note, any individual that has applied for a diversity visa lottery and does not “win” may not be eligible for future visa categories. Additionally, sponsorship will not be negated; the two‐year home residency requirement still applies. Immigration questions should be directed to an immigration attorney.  Preparing for Departure  

 

Before you leave your home country, be sure all details concerning your travel arrangements have been finalized. For your trip, carry with you the names, addresses, and phone numbers of the Campus Contact at your host university and IIE Advisor. Carry these items separate from your passport and form DS‐2019. You must also carry your Terms of Appointment. Have these items accessible in case the U.S. Customs and Border Patrol (USCBP) ask you about them at your port of entry into the United States.  Pre‐Departure Checklist 

 

THINGS TO DO  Ask your Campus Contact about any orientation programs.  Obtain or update your passport (your passport should be valid for at least six months beyond 

the duration of your DS‐2019).  Obtain form DS‐2019 from the agency.  Apply for the J‐1 entry visa. 

9  

Obtain international air tickets.  Find out about any baggage specifications and security clearances for your airline. 

Note that IIE is unable to reimburse baggage fees.  Review medical insurance information.  Inform the agency in your home country and your host university of your complete itinerary 

including airlines, flight numbers, transfer cities, dates, and times of flights.  Remember: dependents cannot accompany you.  Make arrangements to access additional funding while you are in the U.S. 

 

 WHAT TO BRING Below is a list of items to consider:  

CONTACTS  Phone numbers, addresses, emails for your Campus Contact, IIE Advisor, and emergency contacts.  LEGAL  Passport, DS‐2019 form, copy of birth certificate, driver’s license.  Proof of safe driving record in your home country for the past one to three years if you might be 

purchasing automobile insurance in the U.S. Your Social Security Number or Individual Taxpayer Identification Number if you were issued 

one on a previous trip to the United States.  

MEDICAL  A supply of medications for existing medical conditions. Prescriptions from abroad cannot be 

filled in the U.S.   An extra pair of eyeglasses or contact lenses.  Medical and immunization records, dental records, and academic records.  ACADEMIC  Terms of Appointment  Program Handbook  Slides, photographs, and maps of your home country, which can be used in informal talks you 

may be invited to give.  It is probably wise to omit most household items and toiletries because they can be purchased in the U.S. at a reasonable cost.  Baggage 

 

IIE does not issue reimbursement or any funding to PDPI grantees for extra baggage, overweight baggage, lost baggage, or domestic baggage fees.  Housing Arrangements  

PDPI grantees have pre‐arranged and assigned housing. Your scholarship will cover the cost of your housing and any associated deposits. You will be responsible for payments related to damage caused to 

10  

the room or lock out fees. If you have not already received information about housing from your host university, you should inquire with your Campus Contact immediately.   CISI Health Insurance  

 Your insurance plan and benefits are provided by Cultural Insurance Services International (CISI). insurance plan will meet the Exchange Visitor Requirements and will cover any sickness or accidents that you may incur during your program.  You should receive your CISI plan information and an Account ID prior to departure. Please keep your CISI information with you at all times during your program.   

Use this CISI Account ID to log into Cultural Insurance Services International (CISI). There you will find the following: 

o Plan of Insurance Brochure, Claim Forms, and Consulate Letter o U.S. Provider Search 

If you have any questions regarding your benefits or the claim submission process, please contact CISI. Please include your policy number (17 GLM N04849681 I) on all communications submitted to CISI by e‐mail or mail. 

Please also consider downloading the CISI Insurance Mobile App. This will allow you to have access to your CISI information via your devices. If you have an android phone, go to Google Play and search for “Cultural Insurance Services International”.  On the iPhone, go to the App Store and search for the same. 

Please remember that CISI insurance will only cover you in the U.S. during your grant dates.     If you have general questions about your insurance coverage, please feel free to contact your IIE Advisor. If you have questions about what is covered with your insurance, please contact CISI directly.    If you experience a medical or security related incident, please contact the CISI Emergency Assistance Provider: AXA Assistance ("Team Assist"), available 24 hours a day, 7 days a week, 365 days a year. This information is also available on the back of your ID card and CISI Insurance Mobile App.  INSURANCE COVERAGE OUTSIDE THE U.S. DURING THE GRANT PERIOD Your U.S. institutional insurance will not cover you when you travel anywhere outside of the U.S. during the grant period.  Important Notes: 

You are fully responsible for covering the cost of immunizations, dental care, medical care, co‐

pays, deductibles, and services not covered by your plan.   

IIE is not authorized to pay medical providers/insurance companies or reimburse grantees for any health insurance charges (co‐pays, deductibles, co‐insurance, etc.) beyond the policy premium. IIE will try to answer any questions or provide general guidance, but you are ultimately responsible for resolving payment issues and ensure timely payment. 

11  

  Not all health insurance plans cover pre‐existing conditions and the costs associated with 

treatment. A pre‐existing condition is any condition which (i) originated prior to your effective date of coverage or (ii) you received consultation/treatment/medication from a physician prior to your effective date of coverage. If there is a medicine you take for a pre‐existing condition, you should secure enough in your home country for the time you will be in the U.S.  

 INSURANCE FAQ 

  What do I do if I have a life‐threatening medical emergency? Dial 911 from any telephone and connect with your Campus Contact as soon as possible.   How do I find a doctor or hospital? Use the First Health Provider search page: https://www.myfirsthealth.com/LocateProvider/LocateProviderSearch or call a CISI representative at 203‐399‐5130. 

  What do I need to do when I see the doctor? Show Your ID Card to the provider when you check in at the front desk. The ID card lets them know where to send your medical bills.   Who do I contact if I have questions about CISI or medical bills? Call a CISI representative at 203‐399‐5130 or email claimhelp@mycisi.com.  If you still have questions you can contact your IIE Advisor.    What do I need to know about Co‐Pays? A co‐pay is a payment that you are expected to make at the time of the doctor's visit. Co‐pays are not reimbursed by insurance.    What else should I know about my insurance coverage? Please review the Plan of Insurance Brochure and speak to a CISI representative for specific plan coverage questions.  

 Emergency Protocol  Medical Emergency 

In case of medical emergency, please call 9‐1‐1. You also have access to the CISI Emergency Assistance Provider: AXA Assistance ("Team Assist") below, available at all times. Please reference your policy number (17 GLM N04849681 I) in all communications. 

Emergency Assistance Provider: AXA Assistance ("Team Assist"): 

12  

Phone: (855) 327‐1411 (calling toll‐free from within the US) or (312) 935‐1703 (calling outside the US, collect calls accepted) 

E‐mail: medassist‐usa@axa‐assistance.us  This information is also available on the back of your ID card and the CISI Insurance Mobile App. 

 

Please also notify your Campus Contact and IIE Advisor of any medical or security‐related issue that may prevent you from participating in your program.  

  THE U.S. HEALTHCARE SYSTEM  In the U.S., healthcare is privatized; there is no universal national health care plan. This can make it expensive to receive treatment and medicine without health insurance. Additionally, there are specific laws that govern which medications require a doctor’s prescription. International students are not eligible for financial assistance from the U.S. government or from their host institution to pay medical bills. A few additional facts to know about the U.S. health care system are:  

Payment is the responsibility of the individual patient, with or without health insurance. Patients are fully responsible for ensuring that bills are submitted and claim forms are properly completed. 

  Some doctors providing services at a hospital may bill patients separately. 

  Co‐pays or pre‐certification authorizations are usually expected at the time the care is given. 

  The reimbursement process of an insurance provider takes time, and incomplete or incorrect 

forms can cause further delays.  

All patients’ privacy must be respected and be kept confidential by law. With a few exceptions, licensed physicians, nurses or other medical care staff, including psychologists and other mental health professionals, are not permitted to discuss a patient’s medical symptoms, conditions, illness or treatment without written consent. These few exceptions include a life‐threatening condition, an unconscious state leaving someone unable to make a decision, or abuse. 

  Recommendations:  

Always be aware of your own health needs and background, and be ready to explain your symptoms and conditions from the onset to a physician or nurse. When doing so be prepared to tell them what medications or treatments you have taken or are currently taking, and try not to feel intimidated, your medical history is confidential without your written permission. Always tell the truth. 

13  

 

Always feel free to ask as many questions about your condition, treatment, medical procedure or cost as you’d  like, even  if you have already  left  the office.  In the U.S.  it  is appropriate to seek second or third opinions from different doctors before deciding on a course of treatment. 

  If you need to seek medical care, use your best judgment to assess which medical care facility is 

appropriate for your current condition, as there are many medical care facility options in the U.S. See below for some types of facilities: 

o Urgent Care Centers & Clinics: Located conveniently inside common pharmacies; can treat minor medical issues and prescribe medication 

o Primary Care Provider: General doctor in a private practice or at a hospital o Emergency Room: For life threatening major sickness or accidents  

Prior to your arrival check with your Campus Contact to see if you need to complete a medical form and/or submit immunization documentation. Many States in the U.S. now require students to have immunizations (tuberculosis, measles/mumps/rubella, hepatitis, influenza, meningitis) before they are able to register for classes. 

 STAYING HEALTHY  Staying healthy will have a direct positive effect on your overall exchange experience and academic success. To have a happy and healthy exchange experience, you should become familiar with strategies to help manage stress and the adjustment of living in another culture.  Managing Stress  Adjusting to life in a new culture can be stressful at times, but it should be viewed as a time of personal growth and challenge. Knowing that you will become frustrated at times and knowing how to manage this frustration will be very helpful. If you notice a change in your mental outlook or sleeping and eating habits, or experience symptoms such as stomach aches, constipation, fatigue, headaches, and heart erythema, it is important to seek assistance at the health or consulting center or reach out to your Campus Contact.  It’s important to maintain mental health wellness. Should you need to seek mental health services, on‐campus counseling centers, therapists, psychologists, and psychiatrists may be able to assist you. Please note U.S. law ensures confidentiality, and treatment will not be part of school or personal record.  Arrival in the United States  

ARRIVAL REPORTING REQUIREMENTS Arrival validation is a mandatory process that ensures that you maintain valid status in the U.S. with the Department of Homeland Security. Within 4 days of your program start date, your Campus Contact will assist you to upload to IIE’s Self‐Service Portal the following requirements: 

14  

Copy of your visa page  Entry stamp, if obtained  Copy of your most recent I‐94 record (available at https://i94.cbp.dhs.gov/I94/#/home)   Arrival Form  Valid physical U.S. address 

 CHECK IN WITH CAMPUS CONTACT Upon your arrival, you should check in with your Campus Contact. Here are some other settling in actions to take on campus: 

Identify a doctor and hospital in case of an emergency. Ensure the doctor and hospital will accept your university health insurance. 

  During Your Program  Communication with Your Program Contacts 

 

You have two main program contacts throughout your program: your IIE Advisor and your Campus Contact.  IIE Advisors During your stay in the U.S., IIE Advisors will be ready to assist you whenever possible. IIE Advisors confirm your legal status in the U.S.; monitor your academic progress; address personal concerns; and communicate with Campus Contacts and program sponsors.   Campus Contacts Your Campus Contacts are your local and university experts. If you have questions regarding campus life, academic program, housing, meals, and local resources, your Campus Contact can best address them.  Maintaining Valid Visa Status 

 

 In order to maintain valid visa status throughout your grant period, you are required to be engaged in your academic program on a full‐time basis. You are expected to meet the following requirements: 

Participate fully in coursework  Fulfill academic requirements  Attend all cultural enrichment events 

 Please contact your Campus Contact and IIE Advisor if you are unable to participate in your program on a full‐time basis for any reason. If you fail to adhere to your university’s requirements, your university may be unable to issue you a certificate at the end of your grant period. Failure to comply with full‐time course requirements could also result in termination of your grant.  Program Policies and Standards of Conduct You are expected to respect the below PDPI program policies and standards of conduct. If you have questions about these policies, please contact your Campus Contact and IIE Advisor immediately. 

15  

1. Dependents  

Due to the short nature of the program, we strongly suggest family members do not accompany grantees during the grant period. This will allow grantees to focus solely on program content and make the most of their time in the U.S.  

IIE will not issue J‐2 DS‐2019 forms for dependents. Program benefits should be used only by program participants. Funds, accommodation, advising, and support services are available exclusively to program participants and will not be available to family members. We do not expect host universities to make any additional accommodation for family members.   2. Trips Outside the U.S. 

 

PDPI grantees are not allowed to travel internationally during the program. The program goal is for full‐time academic engagement and cultural exposure in the U.S. Because the PDPI program length is relatively short, it is likely that travel outside the US would jeopardize the grantee’s ability to achieve these program goals.   If you should have a personal emergency that requires you to travel internationally, you should notify your Campus Contact and IIE Advisor before departure from the U.S. Provide a brief description of the emergency, the inclusive dates of travel, and your destination.  In order to re‐enter the country, you will need to have a valid visa, as well as a DS‐2019 form signed by IIE specifically for travel.      We urge all grantees to examine their need to travel outside the U.S. and determine if it is worth the risk of delay or failure to obtain a reentry visa for the U.S. IIE and the PDPI Program cannot guarantee that your visa application will be successful or will be handled by the U.S. Embassy or Consulate in a timely fashion.  Grantees should be aware of these potential difficulties of traveling internationally and reentering the U.S. Go to www.unitedstatesvisas.gov for comprehensive information on applying for U.S. visas. 

   

3. Employment Grantees are not allowed to receive compensation through employment or participate in employment activities during the grant period. Participation in this type of activity without official authorization is a violation of visa regulations and could jeopardize your ability to remain in the U.S. or return in the future.  4. Standards of Conduct Grantees are expected to maintain standards of conduct in keeping with the spirit of the PDPI program and as representatives of Brazil. Failure to maintain these standards, to comply with U.S. laws, or to follow university policies may result in termination of your grant program.  

  

16  

Departure from the United States  

Obtaining a Return Ticket  

As you received round‐trip travel as part of your benefits, you should follow the instructions given by the Brazilian Fulbright Commission. Any questions you have regarding routing, tickets, or allowances should be addressed to them and IIE should be kept informed of your plans. You are required to depart the U.S. at the completion of your program.  Final Reporting 

 

Before your departure, you will receive instructions for the Final Survey you need to complete. Your comments on the Final Survey may be shared with CAPES and the U.S. Embassy in Brazil, as well as the U.S. Department of State’s Bureau of Educational and Cultural Affairs.  It is important that you report your anticipated departure date accurately on the departure forms. If your departure date is changed from the date you list on the form, you must alert your IIE Advisor.  Departure Prior to End Date 

 

If it becomes necessary for you to return home before the end of your grant period, you must consult your Campus Contact and IIE Advisor to obtain approval for your departure.   Note: Anyone departing before their end date will need to have their Campus Contact send written confirmation stating that all coursework is complete. Your program funding may also be subject to impact.  Important U.S. Income Tax Information 

 

Under the provisions of the Tax Reform Act of 1986, certain scholarships made to foreign students are generally subject to withholding for income tax purposes and may lead to tax liability unless the scholarship is used to pay tuition or other instructional fees. However, your funding from the Government of Brazil is not subject to withholding, but you are required by the Internal Revenue Service (IRS) in the USA to complete and submit Parts I and III of Form 8843 at the end of the calendar year. 

 The form and instructions can be obtained from www.irs.gov.  8843 (Statement for Exempt Individuals and Individuals with a Medical Condition) This form must be filed in order to ensure your exempt status for U.S. tax purposes as a J‐1 visa holder. It’s usually attached to your income tax return (annual income and tax report). In the event that you are not subject to U.S. taxes because you did not receive U.S. source income and are not required to file a tax return, you must complete this form and submit it to the IRS.  Address Reporting Requirement You are responsible for notifying IIE within 10 days of making a change of your address at any time during your period of sponsorship.   

17  

Society and Culture  

Characteristics of Americans  

It is not easy to make generalizations about the United States — above all, it is a land of diversity. Still, there are a few prevailing cultural ideas that may be helpful.  For example, Americans may tend to value their individuality, to think themselves the equal of any other man or woman, and to believe they are masters of their own destiny. They may feel free to speak their minds on most subjects and are often astonishingly frank in expressing political opinions.  They are direct in their communications; they ask questions when they need information; they say “no” when they mean no. Americans do not commonly exhibit class consciousness or make distinctions amongst themselves along class lines. If anything, the vast majority identify themselves as belonging to the middle class.   Americans appear open and friendly at first meeting, but this means only that they are pleased to make your acquaintance; it may or may not lead to true friendship. They are informal; they often introduce themselves by their first names and call others by their first names on very slight acquaintance. In professional situations, however, it is preferable to address people using their title and last name (e.g., Dr. Smith, Ms. Jones) until they ask you to use their first name. Americans tend to stand at least an arm’s length apart when conversing and are not inclined to touch one another, except to shake hands upon greeting one another. They value their privacy and rarely visit even good friends, without calling first. 

 

APPOINTMENTS/PUNCTUALITY It is always appropriate to make an appointment before visiting someone, particularly at an office. It is best to be on time for appointments. When they are professional in nature—an appointment with a doctor or a colleague at the university—you should appear within 5 minutes of the time you have agreed upon. You may want to telephone if you are unavoidably delayed. Remember that public events such as concerts and university classes begin promptly at the scheduled time.  INVITATIONS If you accept an invitation or make an appointment, it is very important that you appear as promised since your hosts will have taken considerable trouble to prepare for your visit, and professional people will have arranged their schedules to accommodate you. It is perfectly acceptable to decline an invitation if it is not convenient for you, but some response is always called for. It is not necessary to bring a gift unless the occasion is a birthday or Christmas party or perhaps if the invitation is for an entire weekend. In these cases, a simple, inexpensive gift of flowers, candy, a bottle of wine, or a small souvenir from your own country would be appropriate. A thank‐you note to your host or hostess, especially following an overnight visit, is considerate. If you have been invited to go out for a meal, you should assume that all parties will pay for themselves, unless the invitation included a specific offer to pay for your food.  

 

DIETARY RESTRICTIONS If health or religious beliefs restrict the foods that you can eat, you should feel free to explain this when you accept an invitation to visit. Such preferences are always understood; your host will usually be happy to take them into account when the menu is planned. You can also be assertive about dietary preferences or restrictions in a restaurant. Many places will try to accommodate your request. 

 

18  

 SMOKING RESTRICTIONS It is now quite common in the United States for cigarette smoking to be either restricted or completely prohibited in public places. This includes restaurants, airplanes, and other public transportation, theaters, stores, museums, and many office and university buildings. Cigar and pipe smoking are almost always prohibited. You should also be aware that Americans often object to guests smoking in their homes, and it is considered a courtesy to inquire whether your host will mind before you “light up.” 

 

ASKING QUESTIONS Probably the best advice this handbook can give is to suggest you ask questions whenever you need guidance or information. Americans do so freely and never think that inquiries are a sign of ignorance or weakness. On the contrary, questions indicate interest, and you will find most people glad to be of help.  Electricity 

 

Electrical current in the United States is produced at 110 volts, 60 cycles. Appliances manufactured for other voltages can be operated only with a transformer. Even so equipped, appliances with clocks or timers will not function properly, nor will television sets not built for the U.S. color system (N.T.S.C.)   

Sales Tax  

You should also be aware that state and local sales taxes—ranging up to 9 percent of the price, depending on the area—are added to the marked price of many items at the time of purchase. Thus, a $10 item with a 9 percent sales tax will actually cost $10.90.  U.S. Currency 

 

The American Monetary system follows the decimal system. The basic unit of the U.S. monetary system is the dollar, which can be divided into 100 cents. The “$” is the dollar symbol and a “¢” or “.” may appear to denote cents. Bills in denominations of $1, $5, $10 and $20 are the most widely used. There are also $50 and $100 bills. Please note that all bills are the same size and color.  

Samples of U.S. Currency:  

 

Photos courtesy of U.S. Mint and Bureau of Printing and Engraving 

   

19  

Tipping for Service  

There are a number of circumstances in the United States when tipping is expected and, in fact, where tips make up a substantial portion of the wage of the person involved. Although tipping should be based on the quality of the service rendered, most people tip as follows: 

to porters at airports and train or bus stations, $1 per piece of luggage (unless a set fee is posted in the terminal); 

to bellboys who show you to your room and carry your baggage in hotels, a minimum of $1;  to waiters or waitresses in restaurants, 15‐20 percent of the bill (for large groups, a service 

charge may already be included in the bill);  to taxi drivers, 10‐15 percent of the fare;  to barbers or hairdressers, 10–20 percent of the bill. 

 Unless they perform some unusual service for you, you need not tip hotel clerks, doormen, nor is it customary to tip gas station attendants, theater ushers, bus drivers, or airline personnel. If you do not wish the services of a porter or bellboy, you can simply indicate your preference to handle your baggage yourself. Under no circumstances should you offer a tip to public officials, including police officers; this may be looked upon as an attempt to bribe the official and could have serious consequences.  Religion 

 

Freedom of religion is guaranteed by the Constitution of the United State, which also mandates a separation of church and state. The practice of religion is considered a private matter and a person’s religious preference may not be asked by employers, school, clubs, etc.  Safety 

 

Many visitors to the United States are concerned about public order and safety, and it is true that certain precautions should be taken, especially in urban areas. It is best to ask a friend for advice about which areas are safe. A few general rules to consider: Do not leave a room, house, or car with doors or windows unlocked; do not carry valuables or large sums of cash with you; do not frequent parks or deserted public places after dark. Be aware that many university security departments offer escort services for students and faculty during the evening hours.   

 

19