PARTEA a IV-a Documente specifice desfăşurării activităţii ... Specifice... · exercitarea...

PARTEA a IV-a

Documente specifice desfăşurării activităţii şi misiunilor de audit intern Modelele documentelor specifice desfăşurării activităţii şi misiunilor de audit intern sunt prevăzute în anexele nr. 1 - 72, care fac parte integrantă din prezentele norme.

anexa nr. 1

- Model -

Metodologie de elaborare a Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern

A. Îndrumarul de elaborare a Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern 1. Introducere 1.1. Scop 1.2. Autoritate şi responsabilitate 1.3. Obiectivele generale ale Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţi activităţii de audit intern 2. Implementare 2.1. Evaluarea internă 2.1.1. Baza legală 2.1.2. Stadiul actual 2.1.2.1. Supervizarea 2.1.2.2. Evaluarea performanţei auditorilor interni la finalizarea misiunilor de audit intern 2.1.2.3. Monitorizarea realizării activităţilor/acţiunilor repartizate 2.1.2.4. Evaluarea anuală a performanţelor profesionale individuale 2.1.2.5. Evaluarea realizată de structura auditată 2.1.2.6. Autoevaluarea cu privire la implementarea standardelor de control intern managerial 2.1.2.7. Alte evaluări interne 2.2. Evaluarea externă 2.2.1. Baza legală 2.2.2. Stadiul actual 2.2.2.1. Evaluarea realizată de Unitatea Centrală de Armonizare pentru Auditul Public Intern (U.C.A.A.P.I.)/structurile de audit intern de la nivelurile ierarhic superioare 2.2.2.2. Evaluarea realizată de Curtea de Conturi 2.2.2.3. Alte evaluări externe 3. Monitorizarea implementării programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern cuprinde măsurarea şi analiza continuă a indicatorilor de performanţă. 4. Actualizarea Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern 5. Aprobarea Programului de asigurare şi îmbunătăţire a calităţii activităţii de audit intern 6. Anexe B. Plan de acţiune privind asigurarea şi îmbunătăţirea calităţii activităţii de audit intern Compartimentul de audit intern Data elaborării:

NORMELE SPECIFICE PRIVIND EXERCITAREA ACTIVITĂŢII DE AUDIT INTERN ÎN CADRUL MINISTERULUI TRANSPORTURILOR

________________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________Ministerul Transporturilor, Serviciul Audit Intern

2

Plan de acţiune privind asigurarea şi îmbunătăţirea calităţii activităţii de audit intern Nr. crt.

Obiective Acţiuni Indicatori Termene Responsabili Observaţii

Obiectivele programului vor acoperi toate rezultatele evaluărilor interne şi externe.

Şeful structurii de audit intern

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C. Raport privind monitorizarea calităţii activităţii de audit intern Raportul de monitorizare va cuprinde rezultatele monitorizărilor periodice efectuate şi concluzii.


________________________________________________________________________________________________


3

anexa nr. 2

- Model - Planul multianual de audit intern

Structura de audit intern Planul multianual de audit

intern Data:

Aprob,

Conducătorul entităţii publice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

PLAN MULTIANUAL DE AUDIT INTERN

Nr. crt.

Domeniul auditabil Activitatea auditată/

structura de audit intern evaluată

Anul realizării

Anul 1 Anul 2 Anul 3

Șeful structurii de audit intern ……………………………………………..

(numele şi prenumele)


________________________________________________________________________________________________


4

anexa nr. 3

- Model – Planul anual de audit intern

Structura de audit intern Planul anual de audit intern Data elaborării:

Aprob,

Conducătorul entităţii publice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

PLANUL ANUAL DE AUDIT INTERN

Nr. crt.

Domeniul auditabil

Activitate auditată

Obiectivele misiunii de audit intern

Tipul misiunii de audit intern

Perioada de

realizare a misiunii de audit intern

Perioada supusă

auditării

Numărul de auditori

implicaţi în misiunea de audit intern

Entitatea/ structura auditată

Misiuni de audit intern de asigurare

Misiuni de evaluare a activității de audit intern

Misiuni de audit intern ad-hoc

Șeful structurii de audit intern ……………………………………………..


Documente specifice desfăşurării misiunilor de regularitate


________________________________________________________________________________________________


5

anexa nr. 4

- Model - Ordin de serviciu

Entitatea publică Structura de audit intern Nr. . . . . . Data . . . . . . . . . . . . Aprob, Conducător entitate publică

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile art. . . . lit. . . . din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, ale Normelor specifice privind exercitarea activităţii de audit intern în cadrul Serviciului Audit Intern al Ministerului Transporturilor, precum și în cadrul structurilor de audit intern ale entităților publice din subordinea și de sub autoritatea acestuia şi ale Planului anual de audit intern în perioada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . se va efectua o misiune de audit intern la . . . . . . . . . . . . ..

Perioada supusă auditării . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scopul misiunii de audit intern este . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Obiectivele misiunii de audit intern sunt: a) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; b) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; Menţionăm că se va efectua o misiune de audit intern de . . . . . . . . . . . . . . . Echipa de audit intern este formată din următorii auditori: 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , auditor intern, . . .. n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., auditor intern Supervizor al misiunii de audit intern este . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .,

având funcţia de . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Şeful structurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



________________________________________________________________________________________________


6

anexa nr. 5

- Model - Declaraţia de independenţă

Entitatea publică Structura de audit intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Numele şi prenumele: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Misiunea de audit intern: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Data: Nr. crt.

Declararea conflictelor de interese şi a incompatibilităţii Da Nu

1. Aţi avut/Aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane din cadrul entităţii/structurii auditate care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel cu privire la misiunea de audit intern?

2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe, grupuri, care au legătură cu entitatea/structura auditată şi care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

3. Aţi avut/Aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat/implicată în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?

5. Aţi fost implicat/implicată în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau din primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau nivel guvernamental, care are legătură cu entitatea/structura auditată?

8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată?

9. Aţi fost/Sunteţi implicat/implicată în ţinerea evidenţei contabile la entitatea/structura ce va fi auditată?

10. Aţi avut/Aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi obiectivitate faţă de entitatea/structura auditată?

11. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica entităţii?


________________________________________________________________________________________________


7

12. Dacă în timpul misiunii de audit intern apar incompatibilităţi personale, externe sau organizaţionale care afectează obiectivitatea dumneavoastră de a lucra şi a elabora rapoarte de audit intern imparţiale, le notificaţi şefului structurii de audit intern?

1. Incompatibilităţi personale: 2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: 3. Dacă da, explicaţi cum anume:

Auditor intern/Supervizor, Şeful structurii de audit intern, …………………………….. …………………………………..


________________________________________________________________________________________________


8

anexa nr. 6

- Model -

Notificarea privind declanşarea misiunii de audit intern

Structura de audit intern Notificarea privind declanșarea misiunii

de audit intern Data:

Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de:

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Către: Entitatea/Structura . . . . . . . . . . . . . . . . În atenția: Conducătorului entității/structurii Referitor la misiunea de audit intern: . . . . . . . . . . . . . .

Stimate/Stimată domn/doamnă . . . . . . . . . . . . . . , În conformitate cu Ordinul de serviciu nr. / urmează ca în perioada . . . . . . . . . .

să efectuăm o misiune de audit intern . . . . . . . . . . . . Scopul misiunii de audit intern îl reprezintă …………………………….. Obiectivele misiunii de audit intern sunt: a) . . . . . . . . . . . . . ; b) . . . . . . . . . . . . . ; . . . . . . . . . . . . . n) . . . . . . . . . . . . . . . . . În cadrul misiunii de audit intern se vor examina și responsabilităţile asumate de

către conducerea entităţii/structurii auditate şi personalul de execuţie cu privire la organizarea şi realizarea activităţilor şi îndeplinirea obligaţiilor în mod eficient şi eficace.

Perioada supusă auditării: ... Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili de comun acord data unei şedinţe de

deschidere, în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de audit intern, cuprinzând: a) prezentarea auditorilor; b) detalierea obiectivelor misiunii de audit intern; c) modalitatea de desfăşurare a misiunii de audit intern, persoanele de contact; d) alte aspecte. Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm să ne puneţi

la dispoziţie documentaţia necesară privind: legile şi reglementările aplicabile, organigrama entităţii, regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile operaţionale de lucru, rapoartele de activitate etc.

Menţionăm că documentele mai sus menţionate nu sunt limitative. Pe parcursul desfăşurării misiunii de audit intern pot fi solicitate şi alte documente pentru a clarifica unele aspecte referitoare la scopul misiunii.


________________________________________________________________________________________________


9

Pentru eventuale întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să contactaţi

pe doamna/domnul . . . . . . . . . . ., auditor intern, la telefon . . . . . , e-mail . . . . . . . . . . Cu deosebită consideraţie,

Şeful structurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



________________________________________________________________________________________________


10

anexa nr. 7

- Model -

Minuta şedinţei de deschidere

Structura de audit intern Desfășurarea ședinţei de deschidere Data:


MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE A. Lista participanţilor

Numele și prenumele

Funcţia Entitatea/Structura Semnătura

B. Consemnarea discuțiilor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


________________________________________________________________________________________________


11

anexa nr. 8

- Model -

Chestionar de luare la cunoştinţă

Structura de audit intern Constituirea/actualizarea Dosarului

permanent Data:


CHESTIONARUL DE LUARE LA CUNOŞTINŢĂ

Întrebări formulate Da Nu Observaţii*

1. Există cadru de reglementare pentru entitatea/structura auditată?

2. Există organe de conducere colectivă?

3. Există organigramă aprobată?

4. Există ROF actualizat și aprobat?

5. Există fișele posturilor?

6. Există politică de recrutare a personalului?

7. Există plan de pregătire și perfecționare profesională?

8. Există sisteme informatice adecvate activității structurii/entității auditate?

9. Sunt realizate raportări anuale privind activitatea desfășurată?

10. A fost completat chestionarul de autoevaluare a sistemului de control intern managerial?

…………………………………………

n. ………………………………………

* Rubrică destinată justificării răspunsurilor.

Auditori interni, Supervizor, ………………………… ……………………..


________________________________________________________________________________________________


12

anexa nr. 9

- Model -

Studiu preliminar

Structura de audit intern Prelucrarea și documentarea

informațiilor Data:


STUDIU PRELIMINAR

Capitole: a) Caracterizarea generală a entităţii/structurii auditate; b) Prezentarea strategiei şi a politicilor în domeniul auditabil; c) Analiza domeniului auditabil; d) Evaluarea obiectivelor entităţii/structurii auditate, a indicatorilor asociați și a conținutului Registrului riscurilor; e) Analiza structurii şi pregătirii personalului din cadrul entităţii/structurii auditate; f) Stabilirea modului de asigurare a calităţii şi identificarea politicii de îmbunătăţire şi dezvoltare a activităţilor domeniului auditabil; g) Stabilirea modului de asigurare şi disponibilitate a resurselor financiare necesare realizării activităţilor auditabile; h) Alte informaţii specifice domeniului auditabil; i) Stabilirea activităţilor/acţiunilor auditabile pentru fiecare obiectiv al misiunii de audit intern; j) Concluzii.



________________________________________________________________________________________________


13

anexa nr. 10

- Model -

Stabilirea punctajului total al riscurilor și ierarhizarea acestora

Structura de audit intern Evaluarea riscurilor Data:


STABILIREA PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCURILOR ȘI

IERARHIZAREA ACESTORA

Nr. crt.

Obiectivele misiunii de

audit intern

Activităţi/acţiuni auditabile

Riscurile identificate

Criterii de analiză a riscului Punctajul

total (PT)

Ierarhizarea riscurilor Probabilitate

(P) Impact

(I)



________________________________________________________________________________________________


14

anexa nr. 11

- Model -

Chestionar de control intern

Structura de audit intern Evaluarea controlului intern Data:


CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Întrebări formulate Da Nu Observaţii

1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . .

n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Auditori interni, Supervizor,

………………………… ……………………..


________________________________________________________________________________________________


15

anexa nr. 12

- Model -

Evaluarea iniţială a controlului intern şi stabilirea activităţilor ce urmează a fi auditate

Structura de audit intern Evaluarea controlului intern Data:


EVALUAREA INIŢIALĂ A CONTROLULUI INTERN ŞI

STABILIREA ACTIVITĂŢILOR CE URMEAZĂ A FI AUDITATE

Nr. crt.


audit intern

Activităţi/ acţiuni

auditabile

Riscurile identificate

Ierarhizarea riscurilor

Controale interne

existente

Controale interne

aşteptate

Evaluarea iniţială a

controlului intern

Selectare în

auditare



________________________________________________________________________________________________


16

anexa nr. 13

- Model -

Programul misiunii de audit intern

Structura de audit intern Programarea misiunii de audit intern Data:

Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de: Aprobat de: Şeful structurii de audit intern

PROGRAMUL MISIUNII DE AUDIT INTERN

Etape ale

misiunii de audit intern

Acţiuni de audit intern

Termenul Persoane implicate

Locul desfăşurării acțiunii de audit intern

Prevăzut Realizat

I. Pregătirea misiunii de audit intern

1. Elaborarea şi aprobarea Ordinului de serviciu

2. Elaborarea Declaraţiilor de independenţă

3. Elaborarea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de audit intern

4. Elaborarea Programului misiunii de audit intern

5. Deschiderea misiunii de audit intern

6. Constituirea şi actualizarea dosarului permanent

7. Prelucrarea şi documentarea informaţiilor

8. Evaluarea riscurilor

9. Evaluarea controlului intern

II. Intervenţia la faţa locului


________________________________________________________________________________________________


17

1. Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor

2. Analiza problemelor și formularea recomandărilor

3. Analiza și raportarea iregularităților

4. Revizuirea documentelor şi constituirea dosarelor de audit intern

5. Închiderea intervenției la fața locului

III. Raportarea rezultatelor misiunii de audit intern

1.Elaborarea Proiectului raportului de audit intern

2.Transmiterea Proiectului raportului de audit intern

3.Reuniunea de conciliere

4.Elaborarea Raportului de audit intern

5.Difuzarea Raportului de audit intern

IV. Urmărirea recomandărilor

Elaborarea Fişei de urmărire a implementării recomandărilor


………………………… ……………………..

Revizuit, Data: Șeful structurii de audit intern


________________________________________________________________________________________________


18

anexa nr. 13.1

- Model - Programul intervenției la fața locului

Structura de audit intern Programarea misiunii de audit intern Data:


PROGRAMUL INTERVENȚIEI LA FAȚA LOCULUI


audit intern

Tipul instrumentului de

audit intern utilizat

Termenul Auditori interni

Locul desfășurării

testării Prevăzut Realizat

Obiectiv 1 1. Chestionar

2. Interviu

3. Test

. . . . . . . . . . . . .

n.1. Chestionar

n.2. Interviu

n.3. Test

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Obiectiv n 1. Chestionar

2. Interviu

3. Test

. . . . . . . . . . . . .

n.1. Chestionar

n.2. Interviu

n.3. Test



________________________________________________________________________________________________


19

anexa nr. 14

- Model -

Chestionarul - Lista de verificare

Structura de audit intern Efectuarea testărilor și formularea

constatărilor Data:


CHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Nr. crt. Întrebări Da Nu Observaţii

Obiectivul misiunii de audit intern: . . . . . .

1.

2.

…

n.



________________________________________________________________________________________________


20

anexa nr. 15

- Model nr. 1 -

Test




TEST NR……..

Obiectivul misiunii de audit intern

Obiectivul testului

Modalitatea de eşantionare

Descrierea testării

Constatări

Concluzii



________________________________________________________________________________________________


21

anexa nr. 16

- Model nr. 2 -

Test




TEST NR….

Obiectivul misiunii de audit intern

Obiectivul testului



Nr. crt.

Elemente de verificat

Respectat Constatare/ Comentariu

Recomandare Referinţe în

dosarele de lucru Da Nu Nu este cazul

1

2

. .

n

Concluzii:



________________________________________________________________________________________________


22

anexa nr. 17

- Model -

Fişă de identificare şi analiză a problemei

Structura de audit intern Analiza problemelor și formularea

recomandărilor Data:


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Problema

Constatarea

Cauza

Consecinţa

Recomandarea

Elaborat Auditorii interni, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Supervizat Data:

Supervizorul/Şeful structurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Luat la cunoştinţă Data:

Reprezentantul entităţii/structurii auditate, . . . . . . . . . . . . .


________________________________________________________________________________________________


23

anexa nr. 18

- Model -

Formularul de constatare şi raportare a iregularităţilor

Structura de audit intern Analiza și raportarea iregularităților Data:


FORMULAR DE CONSTATARE ŞI RAPORTARE A IREGULARITĂŢILOR

Iregularitatea

Constatarea

Actele normative încălcate

Consecinţa

Recomandări

Anexe



________________________________________________________________________________________________


24

anexa nr. 19

- Model -

Notă centralizatoare a documentelor de lucru

Structura de audit intern Revizuirea documentelor

Data:


NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU

Constatarea Documentele justificative/

Probele de audit Există

Nr. pagină Da Nu



________________________________________________________________________________________________


25

anexa nr. 20

- Model -

Minuta şedinţei de închidere

Structura de audit intern Desfășurarea şedinţei de închidere Data:


MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A. Lista participanţilor

Numele și prenumele Funcţia Entitatea/Structura auditată Semnătura

B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


________________________________________________________________________________________________


26

anexa nr. 21

- Model -

Proiectul raportului de audit intern

Structura de audit intern Proiectul Raportului de audit intern Data:

Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de: Revizuit de:

PROIECTUL RAPORTULUI DE AUDIT INTERN

Pagina de gardă şi cuprinsul Pagina de gardă prezintă antetul structurii de audit intern, numărul documentului și data înregistrării acestuia, titlul materialului. Cuprinsul direcționează cititorul către capitolele conținute în material și către anexele acestuia. I. Introducere a) Introducerea prezintă date de identificare a misiunii de audit intern (baza legală de realizare a misiunii de audit intern, numărul și data ordinului de serviciu, componența echipei de audit intern, entitatea/structura auditată, durata acţiunii de auditare), tipul, scopul şi obiectivele misiunii de audit intern, sfera de cuprindere a misiunii de audit intern; perioada supusă auditării. b) Metodologia de desfăşurare a misiunii de audit intern: se oferă explicaţii privind metodele, tehnicile şi instrumentele de colectare şi analiză a datelor şi informaţiilor, precum şi a probelor şi dovezilor de audit. De asemenea, se prezintă documentele, materialele examinate şi materialele întocmite în cursul derulării misiunii de audit intern. II. Constatări şi recomandări a) Constatările sunt prezentate într-o manieră care previne exagerarea deficienţelor şi permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, pe fiecare obiectiv. Constatările pozitive sunt prezentate distinct de constatările negative. Constatările negative sunt însoţite de cauze, consecinţe și recomandări. b) Recomandările sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile şi realiste şi au un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entităţii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelul entităţii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate şi de creştere a performanţei de management. III. Concluzii


________________________________________________________________________________________________


27

a) Concluziile sunt formulate pe obiectivele misiunii de audit intern sau global pe întreaga misiune de audit intern, în funcție de constatările efectuate. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate față de constatările pe care se bazează. b) Opinia reprezintă punctul de vedere al auditorilor interni cu privire la progresele ce pot fi înregistrate în activitățile auditate prin implementarea recomandărilor. Anexe Anexele sunt documentele care susţin constatările şi concluziile auditorilor interni. Semnături Proiectul Raportului de audit intern este semnat de fiecare membru al echipei de audit intern, supervizat de supervizor și revizuit de șeful structurii de audit intern, dacă este cazul.


________________________________________________________________________________________________


28

anexa nr. 22

- Model -

Minuta reuniunii de conciliere

Structura de audit intern Desfășurarea reuniunii de conciliere Data:


MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE


Numele și prenumele Funcţia Entitatea/Structura auditată Semnătura

B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


________________________________________________________________________________________________


29

anexa nr. 23

- Model -

Raport de audit intern

Structura de audit intern Raportul de audit intern Data:

Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de: Supervizat de: Revizuit de:

RAPORT DE AUDIT INTERN

Pagina de gardă şi cuprinsul Pagina de gardă prezintă antetul structurii de audit intern, numărul documentului și data înregistrării acestuia, spațiul destinat avizului conducătorului entității publice, titlul materialului. Cuprinsul direcționează cititorul către capitolele conținute în material și către anexele acestuia. I. Sinteza I1. Considerații generale Sunt prezentate datele de identificare a misiunii de audit intern, respectiv baza legală de realizare a misiunii de audit intern, tipul, scopul şi obiectivele misiunii de audit intern, durata misiunii de audit intern şi perioada auditată. I2. Constatări şi recomandări a) prezentarea principalelor constatări din cadrul Raportului de audit intern; b) prezentarea principalelor recomandări din cadrul Raportului de audit intern. I3. Concluzii Este prezentată o grilă de evaluare formulată pe obiectivele misiunii de audit intern. II. Introducere a) Introducerea prezintă date de identificare a misiunii de audit intern (baza legală de realizare a misiunii de audit intern, numărul și data ordinului de serviciu, componența echipei de audit intern, entitatea/structura auditată, durata acţiunii de auditare), tipul, scopul şi obiectivele misiunii de audit intern, sfera de cuprindere a misiunii de audit intern; perioada supusă auditării. b) Metodologia de desfăşurare a misiunii de audit intern: se oferă explicaţii privind metodele, tehnicile şi instrumentele de colectare şi analiză a datelor şi informaţiilor, precum şi a probelor şi dovezilor de audit. De asemenea, se prezintă documentele, materialele examinate şi materialele întocmite în cursul derulării misiunii de audit intern. III Constatări şi recomandări a) Constatările sunt prezentate într-o manieră care previne exagerarea deficienţelor şi permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic,


________________________________________________________________________________________________


30

pe fiecare obiectiv. Constatările pozitive sunt prezentate distinct de constatările negative. Constatările negative sunt însoţite de cauze, consecinţe și recomandări. b) Recomandările sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile şi realiste şi au un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entităţii/structurii auditate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelul entităţii/structurii auditate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii auditate şi de creştere a performanţei de management. c) Eventualele modificări stabilite la reuniunea de conciliere, precum şi cele propuse de către şeful structurii de audit intern. IV Concluzii a) Concluziile sunt formulate pe obiectivele misiunii de audit intern sau global pe întreaga misiune de audit intern, în funcție de constatările efectuate. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate față de constatările pe care se bazează. b) Opinia reprezintă punctul de vedere al auditorilor interni cu privire la progresele ce pot fi înregistrate în activitățile auditate prin implementarea recomandărilor. Anexe Anexele sunt documentele care susţin constatările şi concluziile auditorilor interni, inclusiv punctele de vedere ale entităţii/structurii auditate. Semnături Raportul de audit intern este semnat de fiecare membru al echipei de audit intern pe fiecare pagină, pe ultima pagină este semnat de supervizor și tot acolo este semnat de șeful structurii de audit intern, dacă este cazul. Raportul de audit intern este avizat de conducătorul entităţii publice.


________________________________________________________________________________________________


31

anexa nr. 24

- Model -

Nota de supervizare a documentelor

Structura de audit intern Supervizarea Data:

Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de supervizor:

NOTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR

Nr. crt.

Document

Propunerea şefului structurii de audit

intern/supervizorului misiunii de audit intern, ca urmare a revizuirii

documentului

Răspunsul auditorilor interni

Revizuirea răspunsurilor auditorilor interni de

către şeful structurii de audit intern/supervizor

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Supervizor, …………………………


________________________________________________________________________________________________


32

anexa nr. 25

- Model -

Fişa de urmărire a implementării recomandărilor

Structura de audit intern Urmărirea implementării recomandărilor Data:


FIŞA DE URMĂRIRE A IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR

Entitatea/Structura

auditată Misiunea de audit intern:

Raport de audit intern nr. . . . . . . /. . . . . .

Nr. crt.

Recomandarea Implementat Parţial

implementat Neimplementat

Data planificată

Data implementării



________________________________________________________________________________________________


33

anexa nr. 26

- Model -

Formular de evaluare a performanţei auditorilor interni implicaţi în misiunea de audit intern

Structura de audit intern Evaluarea performanţei auditorilor implicaţi

în misiunea de audit intern Data:

Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de supervizor: FORMULAR DE EVALUARE A PERFORMANȚEI AUDITORILOR INTERNI IMPLICAȚI ÎN MISIUNEA

DE AUDIT INTERN Zile efective: Zile alocate: Data raportului:

Pe o scală de la 1 “Nesatisfăcător” la 5 “Remarcabil” unde 3 înseamnă “Corespunde aşteptărilor”, notaţi următoarele: Notă: orice notă sub 3 trebuie explicată mai jos

1 2 3 4 5 Nu răspund

În etapa de pregătire a misiunii de audit intern, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele misiunii de audit intern şi a evaluat nivelul de risc.

Programul de audit a fost elaborat pentru a atinge obiectivele misiunii de audit intern.

A existat o bună comunicare între auditor şi reprezentanții entității/structurii auditate, cât şi între auditorul intern şi șeful structurii de audit intern.

Perspectivele şi nevoile părţii auditate au fost luate în considerare în timpul misiunii de audit intern.

Obiectivele misiunii de audit intern au fost atinse într-o manieră eficientă şi la timp.

Reprezentanții entității/structurii auditate au avut posibilitatea luării la cunoștință a constatărilor prezentate şi a recomandărilor formulate pe parcursul intervenției la fața locului.

S-au respectat Normele specifice privind exercitarea activităţii de audit intern în cadrul Serviciului Audit Intern al Ministerului Transporturilor, precum și în cadrul structurilor de audit intern ale entităților publice din subordinea și de sub autoritatea acestuia şi Manualul de proceduri.

Analizele şi concluziile sunt fundamentate; recomandările formulate pentru problemele identificate sunt fiabile.

Documentele elaborate pe parcursul misiunii de audit intern au


________________________________________________________________________________________________


34

fost clare, concise, la obiect şi cu informații relevante. Probele de audit au susţinut concluziile la care s-a ajuns. Acțiunile de audit intern derulate au avut drept rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare.

Documentele misiunii de audit intern au fost completate în mod corect şi în conformitate cu Manualul de proceduri.

Auditorul intern a demonstrat o buna capacitate de lucru în echipa.

Auditorul intern a dovedit o bună exprimare în documentele misiunii de audit intern.

Auditorul intern a demonstrat un nivel înalt de productivitate personală şi a desfăşurat activitatea la timp.

Documentaţi atât comentariile pozitive, cât şi sugestiile de îmbunătăţire discutate cu auditorul intern: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Supervizor, ……………………………..


________________________________________________________________________________________________


35

anexa nr. 27

- Model - Formular de evaluare a performanţei misiunii de audit intern (feed-back)

Structura de audit intern Evaluarea performanţei

misiunii de audit intern (feed-back) Data:

Entitatea/structura auditată: Denumirea misiunii de audit intern: Document elaborat de:

FORMULAR DE EVALUARE A PERFORMANȚEI MISIUNII DE AUDIT INTERN

(FEED-BACK)

Completarea acestui formular este necesară pentru a obţine un feed-back de la dumneavoastră în scopul îmbunătăţirii calităţii activităţii de audit intern.

Vă rugăm să răspundeţi sincer şi deschis la întrebările din acest formular de evaluare pentru a ne ajuta să îmbunătăţim modul de organizare și derulare a misiunilor de audit intern.

Vă mulţumim pentru timpul acordat!

Misiunea de audit intern: Echipa de audit intern:

Acor

d to

tal

Acor

d

Nu

sunt

de

acor

d

Dez

acor

d to

tal

Nu

s-a

resp

ecta

t

1. V-a fost pusă la dispoziție/ați avut acces la Carta auditului intern.

2. Obiectivele şi scopul misiunii de audit intern v-au fost prezentate la începutul misiunii de audit intern.

3. În timpul misiunii de audit intern au fost luate în considerare problemele entității/structurii auditate şi sugestiile managementului.

4. Managementul a fost informat, în timpul misiunii de audit intern, în ceea ce priveşte stadiul acesteia şi problemele apărute.

5. Constatările și concluziile misiunii de audit intern au fost justificate cu probe de audit.

6. Deficiențele identificate au fost relevante pentru entitatea/ structura auditată.

7. Auditorii interni au fost bine informaţi în legătură cu activitatea auditată.

8. Auditorii interni au analizat punctele de vedere ale


________________________________________________________________________________________________


36

entității/structurii auditate asupra proiectului de raport de audit intern.

9. Misiunea de audit intern a fost finalizată la termenul stabilit.

10. Auditorii interni au desfăşurat activitatea de audit intern cu profesionalism şi corectitudine.

11. În timpul misiunii de audit intern a existat o bună comunicare între auditori şi auditaţi.

12. Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte.

13. Auditorii interni au dat dovadă de obiectivitate şi imparţialitate în timpul derulării activităţii de audit intern.

Vă rugăm să menţionaţi aspecte suplimentare care ne vor ajuta să îmbunătăţim în

viitor calitatea activităţii de audit intern. ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ Completat de: ………………………………………… Funcţia: ……………………… Entitate/structură auditată : …………………………… Data: …………………………


________________________________________________________________________________________________


37

Documente specifice desfăşurării misiunilor de performanță

anexa nr. 28

- Model - Lista întrebărilor

Structura de audit intern Prelucrarea şi documentarea

informaţiilor Data:


LISTA ÎNTREBĂRILOR

Obiectivul nr. 1al misiunii de audit intern: Întrebări nivelul 1 Întrebări nivelul 2 ……. Întrebări nivelul n Obiectivul nr. n al misiunii de audit intern Întrebări nivelul 1 Întrebări nivelul 2 ……. Întrebări nivelul n



________________________________________________________________________________________________


38

anexa nr. 29

- Model -

Lista activităților/acțiunilor auditabile




LISTA ACTIVITĂȚILOR/ACȚIUNILOR AUDITABILE

Nr. crt.

Obiectivele misiunii de audit intern Activitățile/acțiunile

auditabile Observații

1.

… n.


………………………… ……………………..


________________________________________________________________________________________________


39

anexa nr. 30

- Model -

Evaluarea obiectivelor




EVALUAREA OBIECTIVELOR

Obiectivul entității/structurii auditate

Cerințe

Specific Măsurabil Acceptabil Realist Limitat în timp

Evaluare generală

Propunere de abordare a

obiectivului evaluat


………………………… ……………………..


________________________________________________________________________________________________


40

anexa nr. 31

- Model -

Evaluarea indicatorilor




EVALUAREA INDICATORILOR

Nr. crt.

Obiectivul evaluat Indicatori Criterii de evaluare a

indicatorilor 1. Obiectivul structurii

auditate: Indicator nr. 1 Indicator nr. 2 ..... Indicator nr. n

1.1. Relevant pentru obiectiv

1.2. Definit clar fără ambiguităţi

1.3. Uşor de înţeles şi de folosit

1.4. Comparabil 1.5. Verificabil 1.6. Acoperă toate variabilele de cantitate, calitate, cost, durată

1.7. Adecvat pentru activitate

1.8. Evaluarea generală

1.9. Propunere de abordare a indicatorului evaluat

2. Obiectivul structurii auditate:




________________________________________________________________________________________________


41



2.7. Adecvat pentru activitate




………………………… ……………………..


________________________________________________________________________________________________


42

anexa nr. 32

- Model -

Evaluarea surselor de date




EVALUAREA SURSELOR DE DATE

Indicator evaluat

Surse de date

existente

Criterii stabilite pentru

evaluarea surselor de

date

Rezultatele evaluării surselor

de date

Aprecierea globală a suficienţei surselor de

date utilizate

Obiectivul structurii auditate:


………………………… ……………………..


________________________________________________________________________________________________


43

anexa nr. 33

- Model -

Studiu preliminar




STUDIU PRELIMINAR

Capitole: a) Caracterizarea generală a entităţii/structurii auditate; b) Prezentarea strategiei şi a politicilor în domeniul auditabil; c) Analiza domeniului auditabil; d) Evaluarea obiectivelor entităţii/structurii auditate, a indicatorilor asociați și a conținutului Registrului riscurilor; e) Analiza structurii şi pregătirii personalului din cadrul entităţii/structurii auditate; f) Stabilirea modului de asigurare a calităţii şi identificarea politicii de îmbunătăţire şi dezvoltare a activităţilor domeniului auditabil; g) Stabilirea modului de asigurare şi disponibilitate a resurselor financiare necesare realizării activităţilor auditabile; h) Alte informaţii specifice domeniului auditabil; i) Stabilirea activităţilor/acţiunilor auditabile pentru fiecare obiectiv al misiunii de audit intern; j) Elaborarea, documentarea şi stabilirea concluziilor Studiului preliminar, cu privire la:

1) Analiza diagnostic a domeniului auditabil. 2) Stabilirea întrebărilor la care trebuie să se răspundă la finalul misiunii de performanţă. 3) Analiza obiectivelor entității/structurii auditate. 4) Analiza indicatorilor. 5) Analiza adecvării surselor de date folosite de management.


………………………… ……………………..


________________________________________________________________________________________________


44

Documente specifice desfăşurării misiunilor de sistem

anexa nr. 34

- Model -

Evaluarea obiectivelor




EVALUAREA OBIECTIVELOR

Obiectivul entității/structurii auditate

Cerințe

Specific Măsurabil Acceptabil Realist Limitat în timp

Evaluare generală

Obiectivul redefinit de conducerea entităţii/structurii auditate şi agreat cu auditorii interni din punct de vedere al cerinţelor SMART


………………………… ……………………..


________________________________________________________________________________________________


45

anexa nr. 35

- Model -

Evaluarea indicatorilor




EVALUAREA INDICATORILOR

Nr. crt.

Obiectivul evaluat Indicatori Criterii de evaluare a

indicatorilor 1. Obiectivul structurii

auditate: Indicator nr. 1 Indicator nr. 2 ..... Indicator nr. n







2. Obiectivul structurii auditate:



2.3. Uşor de înţeles şi


________________________________________________________________________________________________


46

de folosit 2.4. Comparabil 2.5. Verificabil 2.6. Acoperă toate variabilele de cantitate, calitate, cost, durată




………………………… ……………………..


________________________________________________________________________________________________


47

anexa nr. 36

- Model -

Studiu preliminar




STUDIU PRELIMINAR

Capitole: a) Caracterizarea generală a entităţii/structurii auditate; b) Prezentarea strategiei şi a politicilor în domeniul auditabil; c) Analiza domeniului auditabil; d) Evaluarea obiectivelor entităţii/structurii auditate, a indicatorilor asociați și a conținutului Registrului riscurilor; e) Analiza structurii şi pregătirii personalului din cadrul entităţii/structurii auditate; f) Stabilirea modului de asigurare a calităţii şi identificarea politicii de îmbunătăţire şi dezvoltare a activităţilor domeniului auditabil; g) Stabilirea modului de asigurare şi disponibilitate a resurselor financiare necesare realizării activităţilor auditabile; h) Alte informaţii specifice domeniului auditabil; i) Stabilirea activităţilor/acţiunilor auditabile pentru fiecare obiectiv al misiunii de audit intern; j) Elaborarea, documentarea şi stabilirea concluziilor Studiului preliminar, cu privire la:

1) Analiza domeniului auditabil. 2) Stabilirea activităților/acțiunilor auditabile. 3) Analiza obiectivelor entității/structurii auditate. 4) Analiza indicatorilor.


………………………… ……………………..


________________________________________________________________________________________________


48

Documente specifice desfăşurării misiunii de consiliere

anexa nr. 37

- Model -

Ordin de serviciu Entitatea publică Structura de audit intern Nr. . . . . . Data . . . . . . . . . . . . Aprob, Conducător entitate publică

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile art. . . . lit. . . . din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, ale Normelor specifice privind exercitarea activităţii de audit intern în cadrul Serviciului Audit Intern al Ministerului Transporturilor, precum și în cadrul structurilor de audit intern ale entităților publice din subordinea și de sub autoritatea acestuia şi ale Planului anual de audit intern în perioada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . se va efectua o misiune de consiliere la . . . . . . . . . . . . . . .

Perioada supusă consilierii . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scopul misiunii de consiliere este . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Obiectivele misiunii de consiliere sunt: a) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; b) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; . . . n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Echipa de consiliere este formată din următorii auditori: 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , auditor intern, . . . n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., auditor intern Supervizor al misiunii de consiliere este . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ,

având funcţia de . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Şeful structurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



________________________________________________________________________________________________


49

anexa nr. 38

- Model -

Declaraţia de independenţă Entitatea publică Structura de audit intern


Numele şi prenumele: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Misiunea de consiliere: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Data:

Nr. crt.


1. Aţi avut/Aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane din cadrul entităţii/structurii consiliate care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel cu privire la misiunea de consiliere?

2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe, grupuri, care au legătură cu entitatea/structura consiliată şi care ar putea să vă influenţeze în misiunea de consiliere?

3. Aţi avut/Aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat/implicată în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi consiliată?

4. Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor finanţate integral sau parţial de Uniunea Europeană?

5. Aţi fost implicat/implicată în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi consiliată?

6. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi consiliată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

7. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau din primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau nivel guvernamental, care are legătură cu entitatea/structura consiliată?

8. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi consiliată?

9. Aţi fost/Sunteţi implicat/implicată în ţinerea evidenţei contabile la entitatea/structura ce va fi consiliată?

10. Aţi avut/Aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi obiectivitate faţă de entitatea/structura consiliată?

11. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica


________________________________________________________________________________________________


50

entităţii?

12. Dacă în timpul misiunii de consiliere apar incompatibilităţi personale, externe sau organizaţionale care afectează obiectivitatea dumneavoastră de a lucra şi a elabora rapoarte de consiliere imparţiale, le notificaţi şefului structurii de audit intern?

1. Incompatibilităţi personale: 2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: 3. Dacă da, explicaţi cum anume:

Auditori interni/supervizor Șeful structurii de audit intern, ………………… ………………………………


________________________________________________________________________________________________


51

anexa nr. 39

- Model -

Notificarea privind declanşarea misiunii de consiliere


de consiliere Data:


NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE CONSILIERE

Către: Entitatea/Structura . . . . . . . . . . . . . . . . În atenția: Conducătorului entității/structurii Referitor la misiunea de consiliere: . . . . . . . . . . . . . .

Stimate/Stimată domn/doamnă . . . . . . . . . . . . . . , În conformitate cu Ordinul de serviciu nr. / urmează ca în perioada . . . . . . . . . .

să efectuăm o misiune de consiliere . . . . . . . . . . . . Scopul misiunii de consiliere îl reprezintă …………………………….. Obiectivele misiunii de consiliere sunt: a) . . . . . . . . . . . . . ; b) . . . . . . . . . . . . . ; . . . . . . . . . . . . . n) . . . . . . . . . . . . . . . . . În cadrul misiunii de consiliere se vor examina și responsabilităţile asumate de

către conducerea entităţii/structurii consiliate şi personalul de execuţie cu privire la organizarea şi realizarea activităţilor şi îndeplinirea obligaţiilor în mod eficient şi eficace.

Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili de comun acord data unei şedinţe de deschidere, în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de consiliere, cuprinzând:

a) prezentarea auditorilor; b) detalierea obiectivelor misiunii de consiliere; c) modalitatea de desfăşurare a misiunii de consiliere, persoanele de contact; d) alte aspecte. Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm să ne puneţi

la dispoziţie documentaţia necesară privind: legile şi reglementările aplicabile, organigrama entităţii, regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile operaţionale de lucru, rapoartele de activitate etc.



________________________________________________________________________________________________


52

Pentru eventualele întrebări privind desfăşurarea misiunii, vă rugăm să-l contactaţi pe domnul . . . . . . . . . . ., auditor intern, la telefon . . . . . , e-mail . . . . . . . . .

Cu deosebită consideraţie,

Şeful structurii audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



________________________________________________________________________________________________


53

anexa nr. 40

- Model -


Structura de audit intern Desfășurarea şedinţei de deschidere Data:

Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de:

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE


Numele și prenumele Funcţia Entitatea/Structura Semnătura

B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


________________________________________________________________________________________________


54

anexa nr. 41

- Model -

Chestionar de luare la cunoştinţă

Structura de audit intern Constituirea/actualizarea dosarului

permanent Data:




1. Există cadru de reglementare pentru entitatea/structura consiliată?







8. Există sisteme informatice adecvate activității structurii/entității consiliate?

9. Sunt realizate raportări anuale privind activitatea desfășurată?

10. A fost completat chestionarul de autoevaluare a sistemului de control intern managerial?

…………………………………………

n. ………………………………………




________________________________________________________________________________________________


55

anexa nr. 42

- Model - Lista obiectivelor, activităților/acțiunilor

Structura de audit intern Prelucrarea și documentarea informațiilor Data:


LISTA OBIECTIVELOR, ACTIVITĂȚILOR/ACȚIUNILOR

Nr. crt.

Obiective Activități/acțiuni Observații


………………………… ……………………..


________________________________________________________________________________________________


56

anexa nr. 43

- Model - Programul misiunii de consiliere

Structura de audit intern Programarea misiunii de consiliere Data:

Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de: Aprobat de: Șeful structurii de audit intern

PROGRAMUL MISIUNII DE CONSILIERE

Etape ale misiunii de consiliere



Locul desfăşurării acțiunii de consiliere

Prevăzut Realizat

I. Pregătirea misiunii de consiliere

1. Elaborarea şi aprobarea Ordinului de serviciu

2. Elaborarea Declaraţiilor de independenţă

3. Elaborarea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de consiliere

4. Elaborarea Programului misiunii de consiliere

5. Deschiderea misiunii de consiliere

6. Constituirea şi actualizarea dosarului permanent

7. Prelucrarea şi documentarea informaţiilor


1. Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor


________________________________________________________________________________________________


57

2. Revizuirea documentelor şi constituirea dosarelor de audit intern

3. Închiderea intervenției la fața locului

III. Raportarea rezultatelor misiunii de consiliere

1. Elaborarea Raportului de consiliere

2. Difuzarea Raportului de consiliere

IV. Urmărirea implementării propunerilor de soluții

Elaborarea Fişei de urmărire a implementării propunerilor de soluții


………………………… ……………………..



________________________________________________________________________________________________


58

anexa nr. 43.1.

- Model - Programul intervenției la fața locului

Structura de audit intern Programarea misiunii de consiliere Data:



Obiectivele misiunii de consiliere




Locul desfășurării testării Prevăzut Realizat


2. Interviu

3. Test

. . . . . . . . . . . . .

n.1. Chestionar

n.2. Interviu

n.3. Test

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


2. Interviu

3. Test

. . . . . . . . . . . . .

n.1. Chestionar

n.2. Interviu

n.3. Test



________________________________________________________________________________________________


59

anexa nr. 44

- Model -

Chestionarul - Lista de verificare




CHESTIONARUL - LISTA DE VERIFICARE

Nr. crt.

Întrebări Da Nu Observaţii

Obiectivul misiunii de consiliere: . . . . . .

1.

2.

…

n.



________________________________________________________________________________________________


60

anexa nr. 45

- Model nr. 1 -

Test




TEST NR….

Obiectivul misiunii de consiliere

Obiectivul testului



Constatări

Concluzii



________________________________________________________________________________________________


61

anexa nr. 46

- Model nr. 2 -

Test




TEST NR….

Obiectivul misiunii de consiliere

Obiectivul testului



Nr. crt.


Respectat Constatare / Comentariu

Propunere de soluție

Referinţe în dosarul documentelor de

lucru Da Nu Nu este cazul

1

2

. .

n

Concluzii:



________________________________________________________________________________________________


62

anexa nr. 47

- Model -


Structura de audit intern Revizuirea documentelor Data:





Nr. pagină Da Nu



________________________________________________________________________________________________


63

anexa nr. 48

- Model -


Structura de audit intern Organizarea şedinţei de închidere Data:





B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


________________________________________________________________________________________________


64

anexa nr. 49

- Model - Raport de consiliere

Structura de audit intern Raportul de consiliere Data:

Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de: Supervizat de: Revizuit de:

RAPORT DE CONSILIERE

Pagina de gardă şi cuprinsul Pagina de gardă prezintă antetul strutcturii de audit intern, numărul documentului și data înregistrării acestuia, spațiul destinat avizului conducătorului entității publice, titlul materialului. Cuprinsul direcționează cititorul către capitolele conținute în material și către anexele acestuia. I. Sinteza I1. Considerații generale Sunt prezentate datele de identificare a misiunii de consiliere, respectiv baza legală de realizare a misiunii de consiliere, tipul, scopul şi obiectivele misiunii de consiliere, durata misiunii de consiliere şi perioada pentru care se efectuează evaluări. I2. Constatări şi propuneri de soluții a) prezentarea principalelor constatări din cadrul Raportului de consiliere; b) prezentarea principalelor propuneri de soluții din cadrul Raportului de consiliere. I3. Concluzii Sunt prezentate principalele propuneri de soluții prin realizarea cărora se poate înregistra apariția unui plus de valoare în activitățile evaluate. II. Introducere a) Introducerea prezintă date de identificare a misiunii de consiliere (baza legală de realizare a misiunii de consiliere, numărul și data ordinului de serviciu, componența echipei de consiliere, entitatea/structura consiliată, durata acţiunii de consiliere), tipul, scopul şi obiectivele misiunii de consiliere, sfera de cuprindere a misiunii de consiliere; perioada supusă consilierii. b) Metodologia de desfăşurare a misiunii de consiliere: se oferă explicaţii privind metodele, tehnicile şi instrumentele de colectare şi analiză a datelor şi informaţiilor, precum şi a probelor şi dovezilor de audit. De asemenea, se prezintă documentele, materialele examinate şi materialele întocmite în cursul derulării misiunii de consiliere. III Constatări şi propuneri de soluții


________________________________________________________________________________________________


65

a) Constatările sunt prezentate într-o manieră care previne exagerarea deficienţelor şi permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, pe fiecare obiectiv. Constatările pozitive sunt prezentate distinct de cele negative, iar constatările negative sunt însoţite de propuneri de soluții. b) Propunerile de soluții sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile şi realiste şi au un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra entităţii/structurii consiliate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelul entităţii/structurii consiliate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii entităţii/structurii consiliate şi de creştere a performanţei de management. c) Eventualele modificări propuse de către şeful structurii de audit intern. IV Concluzii a) Concluziile sunt formulate pe obiectivele misiunii de consiliere sau global pe întreaga misiune de consiliere, în funcție de constatările efectuate. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate față de constatările pe care se bazează. b) Opinia reprezintă punctul de vedere al auditorilor interni cu privire la progresele ce pot fi înregistrate în activitățile pentru care s-a acordat consiliere prin aplicarea propunerilor de soluții. Anexe Anexele sunt documentele care susţin constatările şi concluziile auditorilor interni. Semnături Raportul de consiliere este semnat de fiecare membru al echipei de consiliere pe fiecare pagină, pe ultima pagină este semnat de supervizor și tot acolo este semnat de șeful structurii de audit intern, dacă este cazul. Raportul de consiliere este avizat de conducătorul entităţii publice.


________________________________________________________________________________________________


66

anexa nr. 50

- Model -



Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de supervizor:


Nr. crt.

Document


intern/ supervizorului misiunii de audit intern, ca urmare a revizuirii

documentului




. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Supervizor, ……………………..


________________________________________________________________________________________________


67

anexa nr. 51

- Model -

Fişa de urmărire a implementării propunerilor de soluții

Structura de audit intern Urmărirea implementării propunerilor de soluții

Data:


FIŞA DE URMĂRIRE A IMPLEMENTĂRII PROPUNERILOR DE SOLUȚII

Entitatea/Structura

consiliată Misiunea de consiliere:

Raport de consiliere nr. . . . . . . /. . . . . .

Nr. crt.

Propunere de soluție

Implementat Parţial


Data planificată

Data implementării



________________________________________________________________________________________________


68

anexa nr. 52

- Model -

Formular de evaluare a performanţei auditorilor implicaţi în misiunea de consiliere

Structura de audit intern Evaluarea performanţei auditorilor implicaţi în misiunea de consiliere

Data:

Entitatea/structura consiliată: Denumirea misiunii de consiliere: Document elaborat de supervizor:

FORMULAR DE EVALUARE A PERFORMANȚEI AUDITORILOR IMPLICAȚI ÎN MISIUNEA DE

CONSILIERE

Zile efective: Zile alocate: Data raportului: Pe o scală de la 1 “Nesatisfăcător” la 5 “Remarcabil” unde 3 înseamnă “Corespunde aşteptărilor”, notaţi următoarele: Notă: orice notă sub 3 trebuie explicată mai jos


În etapa de pregătire a misiunii de consiliere, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele misiunii de consiliere.

Programul de consiliere a fost elaborat pentru a atinge obiectivele misiunii de consiliere.

A existat o bună comunicare între auditor şi reprezentanții entității/structurii consiliate, cât şi între auditor şi șeful structurii de audit intern.

Perspectivele şi nevoile părţii consiliate au fost luate în considerare în timpul misiunii de consiliere.

Obiectivele misiunii de consiliere au fost atinse într-o manieră eficientă şi la timp.

Reprezentanții entității/structurii consiliate au avut posibilitatea luării la cunoștință a constatărilor prezentate şi a propunerilor de soluții formulate pe parcursul intervenției la fața locului.

S-au respectat normele specifice privind exercitarea activității de audit intern şi manualul de proceduri.

Existenţa unor analize şi concluzii fundamentate; propuneri de soluții formulate pentru problemele identificate sunt fiabile.

Documentele elaborate pe parcursul misiunii de consiliere au fost clare, concise, la obiect şi cu informații relevante.

Probele de audit au susţinut concluziile la care s-a ajuns. Acțiunile de consiliere derulate au avut drept rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare.


________________________________________________________________________________________________


69

Documentele misiunii de consiliere au fost completate în mod corect şi în conformitate cu Manualul de proceduri.

Auditorul intern a demonstrat o buna capacitate de lucru în echipa. Auditorul intern a dovedit o bună exprimare în documentele misiunii de consiliere.


Documentaţi atât comentariile pozitive, cât şi sugestiile de îmbunătăţire discutate cu auditorul intern: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Supervizor,

………………………..


________________________________________________________________________________________________


70

Documente specifice desfăşurării misiunii de evaluare a activității de audit intern

anexa nr. 53

- Model -

Ordin de serviciu Entitatea publică Structura de audit intern Nr. . . . . . Data . . . . . . . . . . . . Aprob, Conducător entitate publică

ORDIN DE SERVICIU

În conformitate cu prevederile art. . . . lit. . . . din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicată, cu modificările ulterioare, ale Normelor specifice privind exercitarea activităţii de audit intern în cadrul Serviciului Audit Intern al Ministerului Transporturilor, precum și în cadrul structurilor de audit intern ale entităților publice din subordinea și de sub autoritatea acestuia şi ale Planului anual de audit intern în perioada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . se va efectua o misiune de evaluare la . . . . . . . . . . . . . . .

Perioada supusă evaluării . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scopul misiunii de evaluare este . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Obiectivele misiunii de evaluare sunt: a) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; b) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ; n. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Echipa de evaluare este formată din următorii auditori: 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , auditor intern, . . . n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., auditor intern Supervizor al misiunii de evaluare este . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ,

având funcţia de . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Şeful structurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



________________________________________________________________________________________________


71

anexa nr. 54

- Model -

Declaraţia de independenţă Entitatea publică Structura de audit intern


Numele şi prenumele: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Misiunea de evaluare: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Nr. crt.


1. Aţi avut/Aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu persoane din cadrul structurii de audit intern evaluate care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să interveniţi şi să constataţi deficienţe de orice fel cu privire la misiunea de evaluare?

2. Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, activităţi, procese, programe, grupuri, care au legătură cu structura de audit intern evaluată şi care ar putea să vă influenţeze în misiunea de evaluare?

3. Aţi avut/Aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat/implicată în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea structurii de audit intern evaluate?

4. Aţi fost implicat/implicată în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale structurii de audit intern ce urmează a fi evaluată?

5. Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii în cadrul căreia îşi desfăşoară activitatea structurii de audit intern ce urmează a fi evaluată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

6. Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau din primirea de redevenţe de la vreun grup, organizaţie sau nivel guvernamental, care are legătură cu structura de audit intern evaluată?

7. Aţi aprobat înainte documente, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru structura de audit intern evaluată?

8. Aţi avut/Aveţi vreun interes personal care influenţează sau pare să influenţeze îndeplinirea atribuţiilor de serviciu cu imparţialitate şi obiectivitate faţă de structura de audit intern evaluată?

9. Puteţi evalua eficacitatea proceselor şi sistemelor în raport cu cerinţele specificate şi conformitatea obiectivelor cu politica structurii de audit intern evaluate?


________________________________________________________________________________________________


72

10. Dacă în timpul misiunii de audit intern apar incompatibilităţi personale, externe sau organizaţionale care afectează obiectivitatea dumneavoastră de a lucra şi a elabora rapoarte de audit imparţiale, le notificaţi şefului structurii de audit intern?

1. Incompatibilităţi personale: 2. Pot fi eliminate incompatibilităţile: 3. Dacă da, explicaţi cum anume: Data:

Auditori interni/supervizor Șeful structurii de audit intern, ………………… ………………………………


________________________________________________________________________________________________


73

anexa nr. 55

- Model -

Notificarea privind declanşarea misiunii de evaluare


de evaluare Data:

Entitatea/structura evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE EVALUARE

Către: Entitatea/Structura . . . . . . . . . . . . . . . . În atenția: Conducătorului entității publice/Şefului structurii de audit intern Referitor la misiunea de evaluare: . . . . . . . . . . . . . .

Stimaţi/Stimate domni/doamne . . . . . . . . . . . . . . , În conformitate cu Ordinul de serviciu nr….. /…. urmează ca în perioada . . . . . . .

să efectuăm o misiune de evaluare . . . . . . . . . . . . Scopul misiunii de evaluare îl reprezintă …………………………….. Obiectivele misiunii de evaluare sunt: a) . . . . . . . . . . . . . ; b) . . . . . . . . . . . . . ; . . . . . . . . . . . . . n) . . . . . . . . . . . . . . . . . În cadrul misiunii de evaluare se va examina modul de organizare şi funcţionare a

activităţii de audit intern desfăşurată la nivelul .............. Ulterior, vă vom contacta pentru a stabili de comun acord data unei şedinţe de

deschidere, în vederea discutării diverselor aspecte ale misiunii de evaluare, cuprinzând: a) prezentarea auditorilor; b) detalierea obiectivelor misiunii de evaluare; c) modalitatea de desfăşurare a misiunii de evaluare, persoanele de contact; d) alte aspecte. Pentru o mai bună înţelegere a activităţii dumneavoastră, vă rugăm sa ne puneţi

la dispoziţie documentaţia necesară privind: Organigrama entităţii publice, Regulamentul de organizare şi funcţionare aferent structurii de audit intern, Fişele posturilor auditorilor interni, Procedurile structurii de audit intern, Documentația aferentă planificării multianuale și anuale pentru anii ......., Situaţia pregătirii profesionale a auditorilor interni, Dosarele misiunilor de audit intern aferente anilor .........., Rapoartele de activitate pentru anii ......, Rapoarte de evaluare interne/externe precedente,etc.


________________________________________________________________________________________________


74


Pentru eventuale întrebări privind desfăşurarea misiunii de evaluare, vă rugăm să

contactaţi pe domnul/doamna . . . . . . . . . . ., auditor intern, la telefon . . . . . , e-mail . . . Cu deosebită consideraţie,

Şeful structurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



________________________________________________________________________________________________


75

anexa nr. 56

- Model -


Structura de audit intern Desfășurarea şedinţei de deschidere Data:

Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:

MINUTA ŞEDINŢEI DE DESCHIDERE



B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


________________________________________________________________________________________________


76

anexa nr. 57

- Model - Chestionar de luare la cunoştinţă

Structura de audit intern Constituirea/actualizarea dosarului

permanent Data:




1. Există cadru de reglementare pentru structura de audit intern evaluată?







8. Există sisteme informatice adecvate activității structurii de audit intern evaluate?

9. Sunt realizate raportări anuale privind activitatea evaluată?

10. A fost completat chestionarul de auto-evaluare a sistemului de control intern managerial?

…………………………………………

n. ………………………………………




________________________________________________________________________________________________


77

anexa nr. 58

- Model -

Lista obiectivelor, activităţilor/acţiunilor

Structura de audit intern Colectarea şi prelucrarea informaţiilor Data:

Stuctura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de:

LISTA OBIECTIVELOR, ACTIVITĂȚILOR/ACȚIUNILOR

Nr. crt.

Obiective Activități/acțiuni Observații


………………………… ……………………..


________________________________________________________________________________________________


78

anexa nr. 59

- Model -

Programul misiunii de evaluare

Structura de audit intern Programarea misiunii de evaluare Data:

Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de: Aprobat de: Șeful structurii de audit intern

PROGRAMUL MISIUNII DE EVALUARE

Etape ale misiunii de evaluare



Locul desfăşurării acțiunii de evaluare

Prevăzut Realizat

I. Pregătirea misiunii de evaluare

1.Elaborarea şi aprobarea Ordinului de serviciu

2.Elaborarea Declaraţiilor de independenţă

3.Elaborarea şi transmiterea Notificării privind declanşarea misiunii de evaluare

4.Elaborarea Programului misiunii de evaluare

5. Deschiderea misiunii de evaluare

6.Constituirea şi actualizarea dosarului permanent

7.Prelucrarea şi documentarea informaţiilor


1.Efectuarea testărilor şi formularea constatărilor

2.Analiza problemelor și formularea


________________________________________________________________________________________________


79

recomandărilor

3.Revizuirea documentelor şi constituirea dosarelor de audit intern

4.Închiderea intervenției la fața locului

III. Raportarea rezultatelor misiunii de evaluare

1.Elaborarea Proiectului raportului de evaluare

2.Transmiterea Proiectului raportului de evaluare

3.Reuniunea de conciliere

4.Elaborarea Raportului de evaluare

5.Difuzarea Raportului de evaluare

IV. Urmărirea recomandărilor

Elaborarea Fişei de urmărire a implementării recomandărilor


………………………… ……………………..



________________________________________________________________________________________________


80

anexa nr. 59.1

- Model - Programul intervenției la faţa locului

Structura de audit intern Programarea misiunii de evaluare Data:



Obiectivele misiunii de evaluare




Locul desfășurării testării Prevăzut Realizat


2. Interviu

3. Test

. . . . . . . . . . . . .

n.1. Chestionar

n.2. Interviu

n.3. Test

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


2. Interviu

3. Test

. . . . . . . . . . . . .

n.1. Chestionar

n.2. Interviu

n.3. Test



________________________________________________________________________________________________


81

anexa nr. 60

- Model - Chestionarul - Listă de verificare




CHESTIONARUL - LISTĂ DE VERIFICARE

Nr. crt.

Întrebări Da Nu Observaţii

Obiectivul misiunii de evaluare: . . . . . .

1.

2.

…

n.



________________________________________________________________________________________________


82

anexa nr. 61

- Model nr. 1 - Test




TEST NR….

Obiectivul misiunii de evaluare

Obiectivul testului



Constatări

Concluzii



________________________________________________________________________________________________


83

anexa nr. 62

- Model nr. 2 - Test




TEST NR….

Obiectivul misiunii de evaluare

Obiectivul testului



Nr. crt.


Respectat Constatare / Comentariu

Recomandare Referinţe în

dosarele de lucru Da Nu Nu este cazul

1

2

. .

n

Concluzii:



________________________________________________________________________________________________


84

anexa nr. 63

- Model - Fişă de identificare şi analiză a problemei

Structura de audit intern Analiza problemelor și formularea

recomandărilor Data:


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A PROBLEMEI

Problema

Constatarea

Cauza

Consecinţa

Recomandarea

Elaborat

Auditorii interni, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Supervizat Data:

Supervizorul/Şeful structrurii de audit intern, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Luat la cunoştinţă Data:

Reprezentantul entităţii/structurii evaluate, . . . . . . . . . . . . .


________________________________________________________________________________________________


85

anexa nr. 64

- Model -


Structura de audit intern Revizuirea documentelor Data:





Nr. pagină Da Nu



________________________________________________________________________________________________


86

anexa nr. 65

- Model -


Structura de audit intern Organizarea şedinţei de închidere Data:





B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


________________________________________________________________________________________________


87

anexa nr. 66

- Model -

Proiectul raportului de evaluare

Structura de audit intern Proiectul Raportului de evaluare Data:

Entitatea/structura evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de: Revizuit de:

PROIECTUL RAPORTULUI DE EVALUARE

Pagina de gardă şi cuprinsul Pagina de gardă prezintă antetul structurii de audit intern, numărul documentului și data înregistrării acestuia, titlul materialului. Cuprinsul direcționează cititorul către capitolele conținute în material și către anexele acestuia. I. Introducere a) Introducerea prezintă date de identificare a misiunii de evaluare (baza legală de realizare a misiunii de evaluare, numărul și data ordinului de serviciu, componența echipei de evaluare, structura de audit intern evaluată, durata acţiunii de evaluare), scopul şi obiectivele misiunii de evaluare, perioada supusă evaluării. b) Metodologia de desfăşurare a misiunii de evaluare: se oferă explicaţii privind metodele, tehnicile şi instrumentele de colectare şi analiză a datelor şi informaţiilor, precum şi a probelor şi dovezilor de audit. De asemenea, se prezintă documentele, materialele examinate şi materialele întocmite în cursul derulării misiunii de evaluare. II. Constatări şi recomandări a) Constatările sunt prezentate într-o manieră care previne exagerarea deficienţelor şi permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic, pe fiecare obiectiv. Constatările pozitive sunt prezentate distinct de constatările negative. Constatările negative sunt însoţite de cauze, consecinţe și recomandări. b) Recomandările sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile şi realiste şi au un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra structurii de audit intern evaluate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelul structurii de audit intern evaluate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii structurii de audit intern evaluate şi de creştere a performanțelor. III. Concluzii a) Concluziile sunt formulate pe obiectivele misiunii de evaluare sau global pe întreaga misiune de evaluare, în funcție de constatările efectuate. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate față de constatările pe care se bazează.


________________________________________________________________________________________________


88

b) Opinia reprezintă punctul de vedere al auditorilor interni cu privire la progresele ce pot fi înregistrate în activitatea de audit intern evaluată prin implementarea recomandărilor. Anexe Anexele sunt documentele care susţin constatările şi concluziile auditorilor interni. Semnături Proiectul Raportului de evaluare este semnat de fiecare membru al echipei de evaluare, supervizat de supervizor și revizuit de șeful strructurii de audit intern, dacă este cazul.


________________________________________________________________________________________________


89

anexa nr. 67

- Model -

Minuta reuniunii de conciliere

Structura de audit intern Desfășurarea reuniunii de conciliere Data:


MINUTA REUNIUNII DE CONCILIERE



B. Consemnarea discuțiilor: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .


________________________________________________________________________________________________


90

anexa nr. 68

- Model - Raport de evaluare

Structura de audit intern Raportul de evaluare Data:

Entitatea/structura evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de: Supervizat de: Revizuit de:

RAPORT DE EVALUARE

Pagina de gardă şi cuprinsul Pagina de gardă prezintă antetul structurii de audit intern, numărul documentului și data înregistrării acestuia, spațiul destinat avizului conducătorului entității publice, titlul materialului. Cuprinsul direcționează cititorul către capitolele conținute în material și către anexele acestuia. I. Sinteza I1. Considerații generale Sunt prezentate datele de identificare a misiunii de evaluare, respectiv baza legală de realizare a misiunii de evaluare, scopul şi obiectivele misiunii de evaluare, durata misiunii de evaluare şi perioada evaluată. I2. Constatări şi recomandări a) prezentarea principalelor constatări din cadrul Raportului de evaluare; b) prezentarea principalelor recomandări din cadrul Raportului de evaluare. I3. Concluzii Este prezentată o grilă de evaluare formulată pe obiectivele misiunii de evaluare. II. Introducere a) Introducerea prezintă date de identificare a misiunii de evaluare (baza legală de realizare a misiunii de evaluare, numărul și data ordinului de serviciu, componența echipei de evaluare, structura de audit intern evaluată, durata acţiunii de evaluare), scopul şi obiectivele misiunii de evaluare, perioada supusă evaluării. b) Metodologia de desfăşurare a misiunii de evaluare: se oferă explicaţii privind metodele, tehnicile şi instrumentele de colectare şi analiză a datelor şi informaţiilor, precum şi a probelor şi dovezilor de audit. De asemenea, se prezintă documentele, materialele examinate şi materialele întocmite în cursul derulării misiunii de evaluare. III Constatări şi recomandări a) Constatările sunt prezentate într-o manieră care previne exagerarea deficienţelor şi permite prezentarea faptelor în mod neutru. Constatările efectuate sunt prezentate sintetic,


________________________________________________________________________________________________


91

pe fiecare obiectiv. Constatările pozitive sunt prezentate distinct de constatările negative. Constatările negative sunt însoţite de cauze, consecinţe și recomandări. b) Recomandările sunt prezentate cu claritate, sunt realizabile şi realiste şi au un grad de semnificaţie important în ceea ce priveşte efectul previzibil asupra structurii de audit intern evaluate. Trebuie să aibă un caracter de anticipare şi, pe această bază, de prevenire a eventualelor disfuncţionalităţi sau tendinţe negative la nivelul structurii de audit intern evaluate. De asemenea, trebuie să contribuie la crearea unor sisteme de dezvoltare a activităţii structurii de audit intern evaluate şi de creştere a performanţelor. c) Eventualele modificări stabilite la reuniunea de conciliere, precum şi cele propuse de către şeful structurii de audit intern. IV Concluzii a) Concluziile sunt formulate pe obiectivele misiunii de evaluare sau global pe întreaga misiune de evaluare, în funcție de constatările efectuate. Trebuie să fie pertinente şi să nu fie disproporţionate față de constatările pe care se bazează. b) Opinia reprezintă punctul de vedere al auditorilor interni cu privire la progresele ce pot fi înregistrate în activitățile structurii de audit intern evaluate prin implementarea recomandărilor. Anexe Anexele sunt documentele care susţin constatările şi concluziile auditorilor interni, inclusiv punctele de vedere ale reprezentanților structurii de audit intern evaluate. Semnături Raportul de evaluare este semnat de fiecare membru al echipei de evaluare pe fiecare pagină, pe ultima pagină este semnat de supervizor și tot acolo este semnat de șeful structurii de audit intern, dacă este cazul. Raportul de evaluare este avizat de conducătorul entităţii publice.


________________________________________________________________________________________________


92

anexa nr. 69

- Model -



Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de supervizor:


Nr. crt.

Document


intern/supervizorului misiunii de audit intern, ca urmare a revizuirii

documentului




. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Supervizor, ……………………..


________________________________________________________________________________________________


93

anexa nr. 70

- Model -

Fişa de urmărire a implementării recomandărilor

Structura de audit intern Urmărirea implementării recomandărilor Data:


FIŞA DE URMĂRIRE A IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR

Structura de audit

intern evaluată Misiunea de evaluare:

Raport de evaluare nr. . . . . . . /. . . . . .

Nr. crt.

Recomandarea Implementat Parţial


Data planificată

Data implementării



________________________________________________________________________________________________


94

anexa nr. 71

- Model -

Formular de evaluare a performanţei auditorilor implicaţi în misiunea de evaluare

Structura de audit intern Evaluarea performanţei auditorilor implicaţi

în misiunea de evaluare Data:

Structura de audit intern evaluată: Denumirea misiunii de evaluare: Document elaborat de supervizor:

FORMULAR DE EVALUARE A PERFORMANȚEI AUDITORILOR INTERNI IMPLICAȚI ÎN MISIUNEA

DE EVALUARE

Zile efective: Zile alocate: Data raportului: Pe o scală de la 1 “Nesatisfăcător” la 5 “Remarcabil” unde 3 înseamnă “Corespunde aşteptărilor”, notaţi următoarele: Notă: orice notă sub 3 trebuie explicată mai jos


În etapa de pregătire a misiunii de evaluare, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele misiunii de evaluare.

Programul de evaluare a fost elaborat pentru a atinge obiectivele misiunii de evaluare.

A existat o bună comunicare între auditor şi reprezentanții structurii de audit intern evaluate, cât şi între auditor şi șeful structurii de audit intern.

Perspectivele şi nevoile structurii de audit intern evaluate au fost luate în considerare în timpul misiunii de evaluare.

Obiectivele misiunii de evaluare au fost atinse într-o manieră eficientă şi la timp.

Reprezentanții structurii de audit intern evaluate au avut posibilitatea luării la cunoștință a constatărilor prezentate şi a recomandărilor formulate pe parcursul intervenției la fața locului.

S-au respectat normele proprii privind exercitarea activității de audit intern şi manualul de proceduri.

Existenţa unor analize şi concluzii fundamentate; recomandările formulate pentru problemele identificate sunt fiabile.

Documentele elaborate pe parcursul misiunii de evaluare au fost clare, concise, la obiect şi cu informații relevante.

Probele de audit au susţinut concluziile la care s-a ajuns. Acțiunile de audit intern derulate au avut drept rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare.


________________________________________________________________________________________________


95

Documentele misiunii de evaluare au fost completate în mod corect şi în conformitate cu Manualul de proceduri.

Auditorul intern a demonstrat o buna capacitate de lucru în echipa. Auditorul intern a dovedit o bună exprimare în documentele misiunii de evaluare.


Documentaţi atât comentariile pozitive, cât şi sugestiile de îmbunătăţire discutate cu auditorul intern: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Supervizor,

……………………….


________________________________________________________________________________________________


96

anexa nr. 72

- Model -

Structura Cartei auditului intern

Structura de audit intern Elaborarea Cartei auditului intern Data:

CARTA AUDITULUI INTERN - STRUCTURĂ MINIMALĂ 1. Dispoziţii generale 1.1. Carta auditului intern se elaborează de structurile de audit intern în conformitate cu prevederile art. 18 alin. (1) din Legea nr. 672/2002, republicată, cu modificările ulterioare, Normele specifice privind exercitarea activităţii de audit intern, Codul privind conduita etică a auditorului intern şi Standardele internaţionale de audit intern. 1.2. Carta auditului intern este documentul oficial care prezintă misiunea, competenţa şi responsabilităţile structurii de audit intern. 1.3. Carta auditului intern stabileşte scopul și sfera auditului intern, fixează poziţia structurii de audit intern în cadrul entităţii publice, prezintă drepturile şi obligaţiile auditorilor interni care activează în cadrul structurii de audit intern și autorizează accesul acestora la datele și informaţiile care sunt necesare pentru realizarea activităţii de audit intern. 1.4. Carta auditului intern informează despre obiectivele, tipurile şi metodologiile privind derularea misiunilor de audit intern, prezintă regulile de conduită etică și stabileşte sistemul de relaţii al auditorilor interni cu reprezentanții entităților/structurilor auditate, conducătorul/organul de conducere al entității publice în care își desfășoară activitatea, auditorii externi şi prevede regulile de conduită etică. 2. Misiunea şi obiectivele structurii de audit intern 2.1. Misiunea structurii de audit intern este de a acorda consultanţă şi asigurări privind eficacitatea sistemelor de management al riscurilor, de control şi de guvernanţă, contribuind la obţinerea plusvalorii prin formularea recomandărilor pentru îmbunătăţirea funcționării acestora. 2.2. Structura de audit intern asistă conducerea entităţii/structurii auditate în realizarea obiectivelor prin rezultatele evaluărilor obiective şi detaliate cu privire la legalitatea, regularitatea, economicitatea, eficienţa şi eficacitatea activităţilor şi operaţiunilor desfășurate. 2.3. Obiectivele structurii de audit intern sunt stabilite astfel încât să sprijine entitatea/structura auditată în următoarele direcţii: a) asigurarea bunei administrări a patrimoniului; b) respectarea conformităţii în planificarea și desfășurarea activității; c) asigurarea unor sisteme informatice fiabile; d) îmbunătăţirea sistemelor de management al riscurilor, control şi guvernanţă; e) îmbunătăţirea eficienţei şi eficacităţii activităților și operaţiunilor. 2.4. Obiectivele structurii de audit intern vizează, în principal: a) asigurarea conducătorului entității publice că activitățile se desfășoară conform așteptărilor și formularea de recomandări prin implementarea cărora să se realizeze îmbunătățirea proceselor de management al riscurilor, de control şi de guvernanţă;


________________________________________________________________________________________________


97

b) consilierea conducătorului entității publice referitoare la proiecte, activități, acțiuni, etc. specifice și formularea propunerilor de soluții menite să adauge valoare acestora şi să îmbunătăţească procesele de guvernanţă din cadrul entităţilor publice. 2.5. Tipurile de audit intern ce se abordează de auditorii interni în activitatea lor, sunt: a) auditul de regularitate, care reprezintă examinarea tuturor activităților desfășurate la nivelul entității publice, sub aspectul respectării cadrului normativ, principiilor, regulilor, procedurilor şi metodologiilor care le sunt aplicabile; b) auditul performanţei, care examinează dacă criteriile stabilite pentru implementarea obiectivelor şi sarcinilor entităţii publice sunt corecte pentru atingerea țintelor şi apreciază dacă rezultatele sunt conforme cu obiectivele; c) auditul de sistem, care reprezintă o evaluare de profunzime a sistemelor de conducere şi control intern, cu scopul de a stabili dacă acestea funcţionează economic, eficace şi eficient; pentru deficienţele identificate sunt formulate recomandări care determină corectarea acestora. 2.6. Tipurile de consiliere ce se abordează de auditorii interni în activitatea lor, sunt: a) consultanţa privind dezvoltarea de noi programe, sisteme şi procese şi/sau efectuarea de schimbări semnificative în programele şi procesele existente, inclusiv proiectarea de strategii de control corespunzătoare; consultanța are ca scop identificarea obstacolelor care împiedică desfăşurarea normală a proceselor, stabilirea cauzelor, determinarea consecinţelor, prezentând totodată propuneri de soluţii pentru eliminarea acestora; b) facilitarea înțelegerii, care constă în acordarea de asistenţă privind obţinerea de informaţii suplimentare pentru cunoaşterea în profunzime a funcţionării unui sistem, standard sau a unei prevederi normative, necesare personalului responsabil cu implementarea acestora; c) formarea și perfecționarea profesională, care constă în furnizarea de cunoştinţe teoretice şi practice referitoare la procesele de management al riscurilor, de control şi de guvernanţă, prin organizarea de cursuri şi seminare. 2.7. În funcție de natura acestora, misiunile de audit intern ce se derulează în cadrul structurii de audit intern, sunt: a) misiuni de asigurare; b) misiuni de consiliere; c) misiuni de evaluare a activității de audit intern. 2.8. După nivelul de planificare, misiunile de audit intern pot fi: a) misiuni de audit intern incluse în Planul anual de audit intern; b) misiuni de audit ad-hoc, care nu se regăsesc în Planul anual de audit intern. 2.9. Misiunile de evaluare a activității de audit intern se desfășoară de structurile de audit intern organizate la entitățile publice care au calitatea de organ ierarhic superior și constau în verificarea modului în care sunt respectate normele specifice, procedurile şi Codul privind conduita etică a auditorului intern. 2.10. Misiunile de audit ad-hoc se desfășoară în baza procedurilor operaționale aplicabile în cadrul structurii de audit intern, la solicitarea conducătorul entității publice, a structurii de audit intern din cadrul entității publice ierarhic superioare, la solicitarea Curții de Conturi sau a Autorității de Audit. 3. Sfera auditului intern 3.1. Sfera auditului intern cuprinde toate activităţile desfăşurate în cadrul entităţii publice, pentru îndeplinirea obiectivelor acesteia, inclusiv evaluarea sistemului de control intern managerial.


________________________________________________________________________________________________


98

3.2. Structura de audit intern trebuie să auditeze, cel puţin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele: a) activităţile financiare sau cu implicaţii financiare desfăşurate de entitatea publică din momentul constituirii angajamentelor până la utilizarea fondurilor de către beneficiarii finali, inclusiv a fondurilor provenite din finanţare externă; b) plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare; c) administrarea patrimoniului, precum şi vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri; d) concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului; e) constituirea veniturilor, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanţă, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora; f) alocarea creditelor bugetare; g) sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia; h) sistemul de luare a deciziilor; i) sistemele de conducere şi control, precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme; j) sistemele informatice. 4. Competenţa structurii de audit intern 4.1. Statutul/Independenţa structurii de audit intern 4.1.1. Structura de audit intern este organizată în subordinea directă a conducătorului entităţii publice. 4.1.2. Şeful structurii de audit intern este numit/destituit astfel: a) la nivelul Serviciului Audit Intern M.T. de către ministrul transporturilor, cu avizul Unității Centrale de Armonizare pentru Auditul Public Intern; b) la nivelul entităţilor publice aflate în subordinea și sub autoritatea Ministerului Transporturilor/altor entităţi publice, după caz, de către conducătorul entităţii publice cu avizul şefului Serviciului Audit Intern M.T./șefului structurii de audit intern din cadrul entităţii publice ierarhic superioare. 4.2. Atribuţiile structurii de audit intern sunt: a) elaborează/actualizează norme specifice privind exercitarea activităţii de audit intern în cadrul entităţii publice în care îşi desfăşoară activitatea, avizate de către structura de audit intern de la nivelul entității publice ierarhic superioare, dacă nu se dispune altfel; b) elaborează proiectul Planului multianual de audit intern, și pe baza acestuia, proiectul Planului anual de audit intern și le înaintează spre analiză și aprobare conducătorului entității publice; c) efectuează activităţi de audit intern pentru a evalua dacă sistemele de management şi control ale entităţii publice sunt transparente şi sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate; d) informează structura de audit intern de la nivelul entității publice ierarhic superioare despre recomandările neînsuşite de către conducătorul entităţii publice, precum şi despre consecinţele acestora; e) raportează la solicitarea structurii de audit intern de la nivelul entității publice ierarhic superioare asupra constatărilor, recomandărilor şi concluziilor rezultate din activitatea de audit intern; f) elaborează Raportul anual al activităţii de audit intern și îl supune analizei și aprobării conducătorului entității publice;


________________________________________________________________________________________________


99

g) în cazul identificării unor iregularităţi sau posibile prejudicii, informează imediat conducătorul entităţii publice şi structura de control intern abilitată să continue cercetările; h) verifică respectarea normelor, instrucţiunilor, precum şi a Codului privind conduita etică a auditorului intern în cadrul structurlor de audit intern din entităţile publice aflate în subordinea și sub autoritatea entităţii publice în care își desfășoară activitatea şi formulează recomandări care să determine creșterea performanțelor muncii de audit intern. 4.3. Independenţa organizatorică. 4.3.1. Structura de audit intern funcţionează în subordinea directă a conducătorului entităţii publice, exercitând o funcţie distinctă şi independentă de activităţile entităţii publice. 4.3.2. Prin atribuţiile sale, structura de audit intern nu trebuie să fie implicată în exercitarea activităţilor auditabile sau în elaborarea procedurilor specifice, altele decât cele de audit intern. 4.3.3. Activitatea de audit intern nu trebuie să fie supusă ingerinţelor de nicio natură, începând de la stabilirea obiectivelor, realizarea efectivă şi până la comunicarea rezultatelor misiunilor de audit intern. 4.3.4. Şeful structurii de audit intern participă, în măsura în care se solicită acest lucru, la reuniunile conducerii entităţii publice sau ale oricăror alte comisii, consilii sau comitete cu atribuţii în domeniul guvernanţei, managementului riscurilor şi controlului. 4.4. Obiectivitate individuală. 4.4.1. Auditorii interni trebuie să aibă o atitudine imparţială, să nu aibă prejudecăţi şi să evite conflictele de interese, să îşi îndeplinească atribuţiile în mod obiectiv şi independent, cu profesionalism şi integritate, potrivit normelor şi procedurilor specifice activităţii de audit intern. 4.5. Autoritatea 4.5.1. Auditorii interni trebuie să realizeze activitatea de audit intern prin respectarea principiilor de legalitate, economicitate, eficienţă şi eficacitate. 4.5.2. Auditorii interni au acces nelimitat la toate datele și informațiile pe care le consideră necesare pentru a-şi îndeplini corespunzător atribuțiile. 4.5.3. Auditorii interni au dreptul de a solicita informaţii şi explicaţii care le sunt necesare pentru realizarea obiectivelor misiunii de audit intern. 4.5.4. Auditorii interni pot solicita asistenţă de la persoane calificate din interiorul sau din afara entităţii publice, în cazul în care nu deţin cunoştinţele, abilităţile şi celelalte competenţe necesare pentru a realiza obiectivele misiunii de audit intern. 4.5.5. Structura de audit intern are dreptul de a realiza misiuni de audit intern la entităţile publice aflate în subordonarea și sub autoritatea sa, dacă solicitarea vine din partea conducătorului entității publice în care își desfășoară activitatea. 4.6. Standardele profesionale 4.6.1. Structura de audit intern trebuie să dispună de toată competenţa şi experienţa necesară în realizarea misiunilor de audit intern. Pregătirea şi experienţa auditorilor interni constituie un element esenţial în atingerea obiectivelor specifice ale structurii de audit intern. 4.6.2. Structurile de audit intern elaborează norme/metodologii specifice activităţii entităţii publice în conformitate cu normele generale privind exercitarea activităţii de audit intern, Codul privind conduita etică a auditorului intern şi buna practică în domeniul auditului intern. 4.6.3. Structura de audit intern trebuie să dispună de aplicaţii şi programe informatice moderne, metodologii, metode de analiză şi eşantionare şi instrumente de control al sistemelor informatice.


________________________________________________________________________________________________


100

4.6.4. Indiferent de natura lor, misiunile de audit intern trebuie încredinţate acelor persoane cu o pregătire şi experienţă corespunzătoare nivelului de complexitate al sarcinii. 4.6.5. Auditorii interni trebuie să respecte şi să aplice principiile fundamentale ale profesiei de auditor intern. 4.6.6. În desfăşurarea activităţii, şeful structurii de audit intern şi auditorii interni trebuie: a) să respecte regulile de conduită profesională; b) să posede cunoştinţele, abilităţile şi competenţele necesare pentru realizarea activităţilor în condiţii de eficienţă şi eficacitate; c) să fie capabili să comunice eficient, în scris şi oral, pentru a expune clar constatările, concluziile şi recomandările misiunii de audit intern; d) să exercite activităţile de audit intern cu seriozitate şi implicare. 4.6.7. Auditorii interni trebuie să îşi îmbunătăţească cunoştinţele, abilităţile şi competenţele printr-o formare profesională continuă. În acest sens, auditorii interni au obligaţia de a participa la activităţi de pregătire profesională cel puţin 15 zile lucrătoare pe an. 5. Responsabilităţile şefului structurii de audit intern şi ale auditorilor interni 5.1. Responsabilităţile şefului structurii de audit intern 5.1.1. Responsabilităţile şefului structurii de audit intern trebuie stabilite în conformitate cu atribuţiile structurii de audit intern. 5.1.2. Responsabilitățile şefului structurii de audit intern trebuie structurate potrivit celor 5 funcţii ale managementului, şi anume: planificarea, organizarea, coordonarea, antrenarea şi controlul. 5.1.3. Şeful structurii de audit intern trebuie să evalueze periodic dacă misiunea, competenţele şi responsabilităţile definite în Carta auditului intern permit structurii de audit intern să îşi realizeze obiectivele în condiţii de eficienţă şi eficacitate. 5.2. Responsabilităţile auditorilor interni 5.2.1. Responsabilitățile auditorilor interni trebuie stabilite în conformitate cu atribuţiile structurii de audit intern. 5.3. Drepturile auditorilor interni sunt stabilite în conformitate cu prevederile actelor normative care autorizează drepturile structurii de audit intern. 6. Metodologia auditului intern 6.1. Programarea misiunilor de audit intern 6.1.1. Auditorii interni realizează misiunile de audit intern pe baza Planului anual de audit intern și a Ordinului de serviciu. 6.1.2. Auditorii interni desemnați prin Ordinul de serviciu sunt responsabili de programarea şi realizarea misiunilor de audit intern care le-au fost încredinţate. La programarea misiunii de audit intern, auditorii interni trebuie să ţină cont de: a) obiectivele entităţii/structurii auditate şi mijloacele prin care se controlează realizarea acestora; b) riscurile semnificative legate de activitatea auditată, obiectivele misiunii de audit intern, resursele disponibile şi sarcinile fiecărui auditor intern în parte; c) adecvarea şi eficacitatea sistemelor de management al riscurilor şi de control a activităţii în raport cu un cadru de referinţă; d) posibilităţile de îmbunătăţire semnificativă a sistemelor de management al riscurilor şi de control a activităţii.


________________________________________________________________________________________________


101

6.1.3. Auditorii interni trebuie să elaboreze Programul misiunii de audit intern pentru fiecare misiune în parte, incluzând etapele și acțiunile acesteia, calendarul, locul desfășurării și repartizarea sarcinilor către auditorii interni. Programul trebuie să răspundă următoarelor cerinţe: a) să furnizeze informaţii cu privire la acțiunile ce vor fi realizate de auditorii interni pe timpul derulării misiunii de audit intern; b) să stabilească tehnicile și instrumentele de audit intern adecvate pentru a atinge obiectivele stabilite ale misiunii de audit intern; c) să identifice locația în care se vor desfășura acțiunile programate; d) să responsabilizeze auditorii interni; e) să permită realizarea evaluării interne în cadrul structurii de audit intern. 6.1.4. Obiectivele misiunii de audit intern sunt definite cu claritate, pentru fiecare misiune în parte, în funcţie de tipul auditului, natura și scopul misiunii. Obiectivele trebuie să abordeze procesele de management al riscurilor, de control şi de guvernanţă asociate domeniului auditabil. 6.1.5. Şeful structurii de audit intern trebuie să stabilească resursele care sunt necesare pentru realizarea obiectivelor misiunii de audit intern. La formarea echipei de audit intern trebuie să ţină cont de tipul auditului, natura şi complexitatea fiecărei misiuni, de limitele de timp şi de resursele disponibile. 6.1.6. Sfera de cuprindere a misiunii de audit intern este stabilită în urma examinării informaţiilor cunoscute/colectate despre activitatea auditată şi se referă la toate activităţile ce urmează a fi auditate, natura şi extinderea procedurilor puse în aplicare şi perioada supusă auditului. Sfera trebuie dimensionată corespunzător pentru a asigura atingerea obiectivelor misiunii de audit intern în condiţii de eficienţă. 6.2. Accesul auditorilor interni la informaţii şi documente 6.2.1. Auditorii interni au acces la toate datele şi informaţiile utile şi probante, pe care le consideră relevante pentru scopul şi obiectivele misiunii de audit intern. 6.2.2. Auditorii interni pot solicita date, informaţii, precum şi copii ale documentelor, certificate pentru conformitate, de la persoanele fizice sau juridice aflate în legătură cu structura auditată, iar acestea au obligaţia de a le pune la dispoziţie la data solicitată. 6.2.3. Personalul de conducere şi de execuţie din structura auditată are obligaţia să pună la dispoziția auditorilor interni documentele şi informaţiile solicitate, în termenele stabilite, precum şi tot sprijinul necesar desfăşurării în bune condiţii a misiunii de audit intern. 6.3. Notificarea entităţii/structurii auditate 6.3.1. Reprezentantul entităţii/structurii auditate trebuie să fie informat cu privire la misiunea de audit intern ce urmează a fi realizată prin transmiterea unei Notificări privind declanşarea misiunii de audit intern. Prin acest document reprezentanții entităţii/structurii auditate sunt informați cu privire la scopul, obiectivele şi durata misiunii de audit intern. Totodată sunt solicitate documente necesare pregătirii misiunii de audit intern. 6.3.2. Notificarea entităţii/structurii ce urmează a fi auditată se face cu 15 zile calendaristice înainte de declanşarea misiunii de audit intern, excepție făcând misiunile ad-hoc pentru care termenele sunt stabilite de fiecare structură de audit intern în parte, prin proceduri operaționale. Notificarea este însoţită de Carta auditului intern sau poate cuprinde informații cu privire la modalitatea de consultare a respectivului document (Intranet). 6.4. Realizarea intervenției la faţa locului 6.4.1. Misiunea de audit intern trebuie să fie realizată într-un climat de încredere şi să vizeze îmbunătăţirea activităţilor entităţii/structurii auditate.


________________________________________________________________________________________________


102

6.4.2. La şedinţa de deschidere, auditorii interni trebuie să stabilească, împreună cu responsabilii entităţii/structurii auditate, persoanele cu care se va colabora pe parcursul misiunii de audit intern, fie pentru a efectua teste asupra activității lor, fie pentru a lua interviuri şi a colecta probe de audit. 6.5. Instrumentele şi tehnicile de audit intern 6.5.1. Auditorii interni trebuie să utilizeze instrumente şi tehnici adecvate care să le permită să atingă obiectivele misiunii de audit intern în condiţii de eficienţă şi eficacitate. 6.6. Comunicarea rezultatelor 6.6.1. Constatările şi recomandările sunt aduse la cunoştinţa reprezentanților entităţii/structurii auditate pe măsura realizării, cu scopul menținerii nivelului optim al colaborării. 6.6.2. Intervenţia la faţa locului se finalizează pentru fiecare misiune de audit intern cu şedinţa de închidere, prin care se informează responsabilii entităţii/structurii auditate cu privire la constatările efectuate, recomandările formulate și concluziile stabilite. 6.6.3. Auditorii interni trebuie să comunice rezultatele misiunii de audit intern prin transmiterea Proiectului raportului de audit intern reprezentanților entității/structurii auditate, care îl analizează şi informează structura de audit intern, asupra punctelor de vedere în termen de 15 zile de la primirea documentului. 6.6.4. În termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, structura de audit intern organizează reuniunea de conciliere cu reprezentanții entității/structurii auditate, în cadrul căreia se analizează constatările şi recomandările pentru care s-au formulat puncte de vedere. 6.6.5. Şeful structurii de audit intern transmite Raportul de audit intern, împreună cu rezultatele concilierii, conducătorului entităţii publice, pentru analiză şi avizare. 6.7. Urmărirea recomandărilor 6.7.1. Structurile de audit intern trebuie să monitorizeze stadiul de implementare a recomandărilor formulate prin Rapoartele de audit intern, în vederea măsurării eficacităţii misiunii de audit intern şi stabilirii gradului de adecvare a soluţiilor date la problemele identificate. 6.7.2. Reprezentanții entităţii/structurii auditate trebuie să elaboreze şi să transmită structurii de audit intern un Plan de acţiune pentru implementarea recomandărilor. Reprezentanții entităţii/structurii auditate asigură urmărirea realizării Planului de acţiune și informează structura de audit intern la termenele stabilite, cu privire la stadiul de implementare a recomandărilor, progresele înregistrate şi termenele care nu sunt respectate. 6.7.3. Structura de audit intern evaluează periodic progresele înregistrate în implementarea recomandărilor raportate de entitatea/structura auditată. 7. Reguli de conduită 7.1. Auditorii interni trebuie să respecte Codul privind conduita etică a auditorului intern. 7.2. Auditorii interni trebuie să păstreze secretul profesional pentru toate informaţiile colectate cu ocazia desfășurării misiunii de audit intern. 7.3. Auditorii interni trebuie să informeze imediat conducătorul entității publice asupra oricăror indicii de fraudă sau iregularitate semnificativă constatate cu ocazia desfășurării misiunii de audit intern, nefiind în sarcina auditorilor interni să investigheze frauda sau să efectueze cercetări administrative în vederea recuperării unor prejudicii sau stabilirii persoanelor vinovate.


________________________________________________________________________________________________


103

8. Colaborarea cu auditorii externi 8.1. Structura de audit intern trebuie să menţină un dialog constructiv cu auditorii externi, pentru a asigura coordonarea activităţii în vederea evitării suprapunerilor, uniformitatea de opinii, utilizarea eficientă de resurse, schimbul de informaţii şi conştientizarea constatărilor de audit. 8.2. Şeful structurii de audit intern colaborează cu auditorii externi pentru a se asigura că aceştia primesc informaţii adecvate despre activitatea desfăşurată în cadrul structurii pe care o conduce. 8.3. Structurile de audit intern din cadrul entităţilor publice transmit Curţii de Conturi, până la finele trimestrului I, pentru anul precedent, raportul privind activitatea de audit intern desfăşurată. 8.4. Reprezentanţilor autorizaţi ai Comisiei Europene şi ai Curţii de Conturi Europene li se asigură drepturi similare celor prevăzute pentru auditorii interni, cu scopul protejării intereselor financiare ale Uniunii Europene. Aceştia trebuie să fie împuterniciţi în acest sens printr-o autorizaţie scrisă, care să le ateste identitatea şi poziţia, precum şi printr-un document care să indice obiectul şi scopul controlului sau inspecţiei la faţa locului. 9. Dispoziţii finale 9.1. Prevederile Cartei auditului intern sunt obligatorii pentru toţi auditorii interni care activează în cadrul structurilor de audit intern înfiinţate la nivelul entităţilor publice. 9.2. Şeful structurii de audit intern este responsabil pentru actualizarea periodică a Cartei auditului intern. 9.3. Carta auditului intern se elaborează ca document distinct de normele specifice privind exercitarea activităţii de audit intern. 9.4. Carta auditului intern este avizată de către Comitetul de audit intern și aprobată de către ministrul transporturilor.

PARTEA a IV-a Documente specifice desfăşurării activităţii ... Specifice... · exercitarea...

Documents

Transcript of PARTEA a IV-a Documente specifice desfăşurării activităţii ... Specifice... · exercitarea...