2

KNBI

Korespondensi Niaga ahasa Inggris

DAFTAR ISI

Pendahuluan

1

Kemampuan Surat Menyurat Letters, Memos, Fax dan Email

Letters: Letter1: Block style, open punctuation Surat 1: Block style, open punctuation Letter 2: Modified block style, indented paragraphs, mixed punctuation Letter 3: Modified block style, blocked paragraphs, mixed punctuation Letter 4: Simplified Style Business Letter Punctuation (Tanda Baca Dalam Surat Bisnis)

Letter Parts (Bagian-bagian surat): Letterheads or Headings

Reference Line (rujukan) Date Inside Address Special Markings Salutations Subject Line Complimentary close Senders name and designation For or pp Enclosures Copies Blind Copies PS (postscript)

Memos

Contoh 1: Announcing ones visit

Contoh 2: Organizational Meeting

Faxes

Conton 1: Quotation E-mails:

Contoh 1: Confirming

Structuring the Body: Contoh: 1 paragraph

Contoh: 2 kalimat IDCC (Introduction, Details, Conclusion and Close)

Introduction

Details

Conclusion

Close

Sample 1: Showing the 4 paragraphs BAHASA SURAT, MEMO, FAX DAN E-MAIL

The 3 Cs (Conciseness, Clearness, Correctness and Simplicity)

Conciseness

Clearness (Kejelasan) Simplicity (Kesederhanaan) K.I.S.S Principle Keep It Short and Simple

Referensi

Pendahuluan

Korespondensi Niaga Bahasa Inggris (KNBI) ini diberihkan kepada mahasiswa program sekretari dan administrasi di perguruan tinggi ilmu sekretaris dan adminstrasi. Ada tiga aspek yang dipaparkan pada buku ini yaitu (1) format surat, memo, fax dan email, yang merupakan sarana dalam komunikasi bisnis internasional, (2) bagaimana struktur atau tatanan isi (body) dari seluruh sarana tersebut seperti apakah yang harus ditulis pada paragrap awal (opening paragraph), isi utama (main paragraph) dan kesimpulan (conclusion) dan penutup (close), (3) bahasa dan nada sarana komunikasi tersebut (clear, concise, correct, coherent, current, simple), (4) serta beberapa ungkapan-ungkapan yang usang dan membosankan yang seharusnya tidak dipakai lagi oleh para pelaku komunikasi bisnis pada jaman teknologi saat ini.

Kemampuan Surat Menyurat Kemampuan surat menyurat merupakan suatu keahlian yang harus dimiliki oleh sekretaris ataupun tenaga administrasi yang sehari-harinya membantu tugas-tugas rutin pimpinan suatu perusahaan dalam menjalankan kegiatan bisnis, terutama perusahaan yang berhubungan dengan nasabah asing yang mengunakan bahasa Inggris sebagai bahasa komunikasi bisnis. Kemampuan ini mutlak harus dimiliki oleh para sekretaris, kemampuan berkomunikasi surat menyurat merupakan asset yang sangat berharga yang harus dimiliki dengan baik. Dunia bisnis saat ini menuntut tenaga kerja sekretaris dan tenaga administrasi yang andal dalam berkomunikasi lewat surat-menyurat terutama dalam bisnis. Kegiatan perusahaan tidak pernah lepas dari tugas-tugas komunikasi baik internal maupun external yang merupakan napas dalam dunia bisnis.

SURAT, MEMO, FAX DAN EMAIL

Surat, memo fax dan email merupakan sarana yang sangat penting dalam kegiatan komunikasi bisnis. Ada banyak jenis surat, memo, fax dan email (letters, memos, faxes and emails) yang harus ditulis oleh perusahaan, seperti menyampaikan informasi, pesan, permohonan, penawaran, pengingat, persetujuan, konsultasi, rekomendasi, rencana (information, messages, requests, offers, orders, recommendations, application, promotion, reminders, approval, consultation, plans) dan sebagainya.

Menurut Taylor (2004), sekretaris atau tenaga administrasi harus mampu menulis dalam bisnis hal-hal yang berhubungan dengan komunikasi kesekretarisan dan administrasi seperti undangan rapat (meeting invitations), janji temu (appointments) dan lainnya. Menurut Websters Sekretarial Handbook (1984), sekretaris harus mampu bukan hanya menangani surat berhubungan kegiatan kesekretaris saja namun lebih dari itu, seperti menulis enquiries, replies to enquiries, quotations, orders, complaints and adjustments, appreciation, collection, request for payment, application for credit, reminders, regret or rejection, deferral, dan sebagainya. Ashley (1989) lebih lanjut menyatakan bahwa sekretaris juga harus mampu menulis surat lebih dari yang berhubungan dengan kresekretarisan, harus mampu juga mendukung kegiatan komunikasi bisnis perusahaan tertentu, seperti surat menyurat bidang ekspor-impor, shipping, insurance, banking, industry dan lain sebagainya. LETTERS Surat sangat penting, dianggap sebagai duta besar (ambassadors) pengirim atau orang kedua perusahaan, jadi kesan yang baik terdapat pada pesan atau isi yang disampaikan terdapat pada penataan, bahasa dan nadanya. Surat harus ditata rapih sesuai dengan gaya atau style yang digunakan oleh perusahaan. Dalam komunikasi bisnis internasional ada 3 jenis format atau style yang digunakan: Block Style, Modified Block Style (with indented and block paragraphs), dan Simplified Style yang jauh berbeda dari komunikasi surat menyurat dalam bahasa Indonesia, sebagaimana tampak pada contoh dibawah ini.

Surat 1: Block style, open punctuation (semua paragraph ditempatkan disebelah kiri, tidak ada koma atau titik dua setelah salam pembuka dan salam penutup, dengan open punctuation)SUPER COMMUNICATIONS COMPANY

2504 Mill Road/Richmond, VA 23230-1609/(804) 555-9857

Date

October 3, 2011 Inside

Mr Clark Cason Address

Vice President XYZ Company

228 Clark Street

Brooklyn, NY 11201-2983

Salutation

Dear Mr. CasonBody of letter An Advisory Committee meeting will be held in the Board Room, Thursday, October 19, at noon. This is called a special meeting because of the upcoming change in the price of our product. An Agenda for the meeting is enclosed. If you have any additional items to be placed on the agenda, please send them to Mr. Price by October 13.

Please notify me by Monday, October 16, of whether or not you will attend the meeting.

ComplimentarySincerely,

closeWriters name

Herbert Price

Title

Vice President

Typists initialsHP/lmb

Enclosure

Enclosure

Copy Notation

CC: Thomas Smith Surat 2: Modified block style, indented paragraphs, mixed punctuation (posisi tanggal dan salam penutup sejajar ditengah, setiap paragraph baru diindent kedalam, koma (comma) atau titik dua (colon) disisipkan setelah salam pembuka dan salam penutup)

BUSINESS COMMUNICATIONS INSTITUTE

6 Mawar Street, Pulo Mas, Jakarta 13210 Date

12 May 2004InsideAddressMr. Hot Saut Manurung ASMI Buddhi Tangerang 6 Jln. Imam Bonjol Tangerang Salutation

Dear Mr. Manurung, Subject line

Re: Confirmation

Body of letter

Thank you for your email today. Mr. Dawson will be returning from his vacation next week and will be able to meet with you to discuss the audit repot in the Meeting Room, Thursday, August 9, at 10 a.m.

Please bring File No. 306 with you to the meeting, as there are a few questions to be answered.

We would appreciate your confirming this appointment by Monday, August 6.

Complimentary

Sincerely,

closeWriters name

Mrs. Catherine Thompson

Title

Administrative Assistant

Typists initialsia

Surat 3: Modified block style, blocked paragraphs, mixed punctuation (posisi tanggal dan salam penutup sejajar, setiap paragrap baru diindent, koma atau titik dua disisipkan setelah salam pembuka dan salam penutup, )

Association of Secretaries Professional Indonesia ASPI5 Jln. Mawar, Jakarta 13210, Telp: 0214714606

Fax: 021 4714607, www.aspi_hsh.comDate

12 May 2004(operate return 4 times)Inside addressMrs Kathy WacekJICF Graha Niaga, Flr 2nd

Kav 2-4 Jln. Jend Sudirman

Jakarta

Salutation

Dear Kathy: Subject Line

Subject: The Annual Conference 2012Body of letterTo follow- up our last weeks phone conversation we have pleasure in inviting you to attend our conference to be held at the Acacia Hotel, Jakarta, on Monday Tuesday 28/29 April 2012.

The aims of this conference are stated in the program attached. The seminar is facilitated by professional and eloquent speakers who will give expert advice on many useful topics. We enclose the program of this seminar which I know you will not want to miss.

Please complete the enclosed registration form and return it to us by 10 April with a fee of $29 per person.

We look forward to seeing you at this exiting conference.

Complimentary

Sincerely, (operate return 4 times)close Writers name

Lisa Wagner (Mrs)

Title

Conference Secretary

Typists initialsss

Enclosure

Encl: Program

Surat 4: Simplified Style (tidak menggunakan salam pembuka dan salam penutup didalam simplified style) Date

October 13, 2011Inside Address

Dr. Matthew Bavetta

123 Mytle Avenue

Glendale, NY 11385-7342

No salutation

Subject line

CANCELLATION

Body of letterDr. Greene would like to cancel her appointment for Saturday, October 18, at 10:30 a.m. She will be out of town attending a seminar on that day.

Please reschedule Dr. Greenes appointment for the same time on Saturday, October 25. If this is inconvenient, please telephone our office.

No complimentary close-Marilyn LandryWriters name

Ms. Marilyn Landry

Title

Medical SecretaryTypists initials

rmBusiness Letter Punctuation (Tanda Baca Dalam Surat Bisnis)Punctuation (tanda baca) ada dua jenis didalam surat bisnis. Dalam mixed punctuation, titik dua (colon) atau koma disisipkan (comma) setelah salutation dan koma setelah complimentary close. Dalam open punctuation, tidak ada tanda baca (no punctuation) digunakan setelah salutation atau complimentary close (Websters New World Secretarial Handbook, 1989) Letter Parts (Bagian-bagian surat)

Ada beberapa bagian atau komponen yang digunakan, tergantung pada kebutuhan dan penulisnya, ada yang harus diperlukan, atau yang optional. Bagian-bagian tersebut seperti: letterhead or heading, reference line (optional), date, file number (optional), inside address, attention line (optional), salutation (optional), subject line (optional), body of the letter (isi), yang biasanya terdiri dari the introduction, details, conclusion, and close), complimentary close, name of sender and designation, initials (initials of the sender), enclosures (optional), copies (cc, bcc) (tindasan), postscripts (NB) (optional) dan mailing instructions (optional), (informasi lebih lanjut baca, Halomoan (1995), Taylor (2000), Ashley (1987).Letterheads or HeadingsLetterheads merupakan kepala surat atau kop surat (senders addresses), biasanya tercetak dengan logo, company, street, city or town and country names, telephone and fax numbers, dan saat ini dengan websites dan e-mail addresses. Headings biasanya tidak dicetak (unprinted) disetting oleh orang yang tidak punya alamat tercetak.

Reference Line (rujukan)

Reference line merupakan baris rujukan berisi initials penulis (biasanya pakai huruf besar (in upper case) dan inisial pengetik (in upper or lower case). Contoh:

HSH/SSHSH:SS GBD/STGBD/st/Per1GBD/ST/134

Date

Ada dua cara penulisan tanggal: British and American Style, namun tanggal harus ditulis lengkap tidak boleh disingkat, bisa menimbulkan kesalahpahaman. Dalam British dan American English, tanggal ditulis sebagai berikut:

British English 12 July 2012 American English July 12, 2123 3 October 2010. Inside Address

Inside address adalah alamat dalam, alamat kepada siapa surat ditujukan, dan diluar amplop disebut outside address, yang sama artinya.

Contoh: Mr Daniel Craig

Ms. Leslie Norton

General Manager

The Red Onion

Craig Engineering Co Ltd

1139 East Dominique Street, Suit H

12 Bracken Hill

Carson, CA 90746

Manchester

M60 8AS

AIRMAIL

Mr Doug Allen

Eagle Press Inc

24 South Bank

Toronto

Ontario

Canada M4J 7LK

Special Markings

Biasanya sifat surat (special markings) seperti confidential dicantumkan pada inside address, seperti contoh dibawah ini. CONFIDENTIAL

Ms. Elaine Wagner Health Care plc

24 Main Street

Birmingham B2 5JT

Salutations Salutations adalah salam pembuka (greeting) ditulis dibawah alamat dalam (inside address), didalam simplied style, salutation tidak digunakan. Contoh: Dear Sir (kepada sesorang atau kepala bagian yang belum tahu namanya)

Dear Sirs (kepada satu perusahan yang belum tahu namanya)

Dear Sir or Madam

Dear Sirs or Madams

Dear Mr. Chan (to a single or married person)

Dear Mrs Bill Clinton (to a married person)

Dear Miss Cecilia (to a single female person) Dear Ms (to a person single or married), there is a trend now, Ms is used for one both single married.

Gentlemen: (dengan titik dua (colon), lazim dalam American English)

In American business letters, salam pembuka (salutation) dipakai untuk semua format, kecuali dalam simplified style dan memo, lebih lanjut terlihat pada contoh-contoh berikut ini dan titik dua (colon) digunakan setelah setiap salutation (in American English).

Dear Sir:Dear Madam: (maybe followed by title, such as Dear Madam Chairperson)

Gentlemen:

Ladies:

Dear Mr. Bryan:

Dear Miss. Diaz:

Dear Andy: (personal friend or close business associate)

Dear Ms. Gray: (when you are addressing, a woman whose marital status is not known or when you think this is her preference)

Ladies and Gentlemen:

Dear Personnel Director: (a gender-free title)

To Who It May Concern: or TO WHOM IT MAY CONCERN: (use this form as a last resort). Subject Line Subject Line (perihal) ditulis baik dengan huruf besar maupun huruf kecil, ditulis dibawah atau sebelum salutation.

Dear Mrs Marshall

SALES CONFERENCE 24 AUGUST 2012Dear Ms. Agnes Manurung

Dear Ms. Nur Gultom

SUBJECT: TRAINING PROPOSAL Re: Monthly Meeting

Complimentary close

Salam penutup seperti Yours faithfully (digunakan dengan Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) dan Yours sincerely (digunakan dengan Dear Mr/Mrs/Miss/Ms .(in British English). Contoh

In British English:

Dear Sir

Dear Mr Brown - Dear Sirs Yours faithfully,

Dear Mrs Williams- Yours sincerelyDear Madam

Dear Miss Susan - Sincerely yoursDear Sir or Madam

Dear Ms Arti- Sincerely,

Dear Agnes- Best Regards

In American English, salam penutup (complimentary closes) bervariasi, bisa sifatnya personal, formal, highly informal, sbb:

Personal Sincerely,

Sincerely yours,

Very sincerely yours,Cordially,

Cordially yours,

Very cordially yours,

FormalYours truly,

Yours very truly,

Very truly yours,

Very truly yours,

Respectfully yours,

Yours respectfully, Very respectfully yours, Yours very respectfully,

Highly Best wishes,Cheers! Warmest regards,

Informal

Senders name and designation Penulisan nama pengirim dan jabatan ditulis dengan huruf besar semua atau huruf awalnya saja huruf besar, tidak dihitamkan.

ContohYours faithfullyYours sincerely

Sincerely yours,

PATRICK ASHELESLEY BOLAN (Mrs)Michael Eaton

Chairman

General ManagerDirector

Best Regards,

Yours truly,

Sincerely yours

Michel Eaton

Leornard G. Richardson Myrna Lane

Colonel, USAF Secretary to Ms. Jones Medical Secretary For or pp

For atau pp yang artinya atas nama on behalf ofpengirim ditulis for or pp didepan nama pengirim; pp singkatan dari per pro (per procuration) dalam bahasa Latin, yang artinya on behalf of.

Contoh

Yours faithfully

Yours faithfully,

Agnes Ruth

pp. PT ABC International for EDWARD NATHAN

Susan BrownChairman

Manager Enclosures

Lampiran (enclosures) ditulis Enc or Encs satu baris dibawah senders designation (nama atau jabatan pengirim, sbb:

Enclosures 2

Enclosure (2)

Encl. 2 (apabila ada dua atau lebih lampiran harus disebutkan satu persatu, contoh:

Encl: invoice statement Copies

Copies (tembusan atau tindasan) ditulis dengan cc (copy circulated or courtesy copy) or Copy diikuti dengan nama penerima, jika lebih dari satu nama, diurut sesuai dengan abjad. Contoh:cc: Andrew Wilson, General Manager

Britney Dawson, Company Secretary

Cathy Wacek, Accountantpc: Richard Watson pc Rick Conway c: Sandra Delgado

c Sandra Delgado

Blind CopiesBcc (blind copies) ditulis apabila pengirim tidak ingin penerima mengetahui ada tembusan kepada pihak ketiga.

PS (postscript)

PS adalah NB dalam bahasa Indonesia, ditulis sebagai berita atau informasi tambahan dalam surat, namun jangan terlalu sering kesannya, penulis pelupa. MEMOS

Memo sebagaimana juga surat merupakan sarana komunikasi yang umumnya digunakan secara intern perusahan (interoffice atau intraoffice). Memo bisa beredar keatasan (up to a superior) dari bahawan, atau sejajar antara sesama pimpinan (across to a superior) atau kebawahan dari atasan (down to a subordinate) dalam satu perusahaan. Memo atau memoranda memiliki berbagai fungsi seperti halnya juga surat bisa to inform, to announce, to request, to remind, to persuade, to scold or to reprimand people, dsb. Dahulu, memo sifatnya hanya sekedar pengingat, tetapi sekarang sama fungsinya dengan sarana komunikasi lainnya, contoh format memo. Memo

To

FromDateRe or Subject Cc or c. No Salutation

Salutations (Dear Sir or Dear Sirs, Dear Mr/Mrs/Miss/Ms) tidak digunakan dalam memo, jadi langsung dengan isi memo.

Body of the memo

Biasanya memo berisikan satu message yang terdiri 4 bagian: introduction, details, conclusion, dan close.

No complimentary close

Dalam memo tidak ada complimentary close untuk menutup memo, namun biasanya inisial penulis ditulis.

Contoh 1

Memo

To Production Manager

From

Anita Fodor (Director)

Subject

Bob Peters Visit

CC or bcc Dwight Hill

We inform you that Mr. Bob Peter, Production Manager of Excel in Boston, is here for a six-week training visit. He will train all the staff in the production department for two weeks.

Details of his schedule are attached. Thank you.

AF

Contoh 2

MEMORANDUM

To

Christine Winters, Executive DirectorFrom

Sally Ride, Chairperson, Board of Directors Date

October 20, -Subject

Organizational MeetingA Board of Directors meeting has been scheduled for Wednesday, October 30, 20-, in Conference Room A, East Building.

The agenda will include:

Approval of Minutes (Notulen) Report for the Chairperson

Discussion of Goals

New Business

Since this is the first meeting, your attendance is necessary. Please bring business report No. 123 A, located in the central database file.

JB/TS 8a

FAXES Fax adalah juga sebagai sarana komunikasi bisnis yang lazim digunakan seperti halnya surat, namun fax biasanya mengunakan format penataannya full block, namun demikian mesin fax banyak digunakan dalam mengirimkan surat-surat atau dokumen lainnya.

FAX MESSAGE

To Ms. Cynthia Craig

Company PT. Modern Furniture, Jakarta From Mr. Darsono Hadi (PT XYZ)

Date 21 January 2011

Fax No (021) 5517854

No of Pages 1

(including this page)

QUOTATIONDear Ms Cynthia

Thank you for your letter of 20 January asking for the prices of our new furniture, chairs, tables, beds and sofas.

We are pleased to give you a quote as follows:

No. Qty

Description/Specification U/P (USD)

T/P (USD)

120

CA 1235 Chairs

1,000

20,000

210

TF 1236

1,100

11,000

Terms and conditions

DP:

50% upon confirmation

Balance: 50 &% ARO

Prices:

C.I.F Jakarta

Payment: Transfer to PT. Modern Furniture, Jakarta, through BCA Jakarta, Branch Coconut Gading, A/C No. 12340689

Validity: 30 days

We trust that you will be satisfied with the above quotation and look forward to receiving your order to forward our pro forma invoice.

Yours sincerely,

Darsono Hadi

Manager- PT XYZ Jakarta

E-MAILS E-mail merupakan sarana yang sangat popular saat ini digunakan untuk berkomunikasi dengan customers, suppliers, colleagues, friends, ataupun family. Banyak sekali manfaat berkomunikasi melalui e-mail, namun dalam kesempatan ini tidak dibahas dalam tulisan ini secara mendetail, pada tulisan berikutnya pada topik penulisan email. Email isinya ringkas (brief) dan informal nada dan bahasanya. Contoh: Email Subject: PA/XPA Course ProgramFrom: Hot STo: hanspola@yahoo.wibi- university.com

Hi, Pak Hans,

As requested, I am pleased to send youtheXPA/PA/AP program that we discussed last Tuesday afternoon in your office, WIBI Jakarta.

May I come and see you at 10 a.m. tomorrow morning to discuss further about the programs with our prospective clients?

I look forward to receiving your confirmation.

Sincerely,

Hot Saut HDari paparan diatas, ada 3 jenis format atau style yang digunakan dalam surat bisnis, Block Style, Modified with indented and blocked paragraphs, simplified format tanpa salutation dan complimentary close, 2 jenis punctuation, open and mixed punctuation. Memo tidak memakai salutation dan complimentary close berbeda dengan surat, fax dan email, namun demikian komponen-komponen masing-masing sarana komunikasi tersebut harus ditata sedemikian rupa sehingga menarik dan rapih. Kesan yang terdapat pada komunikasi atau pesan yang disampaikan terlihat pada tatanan, bahasa dan nada yang terdapat didalamnya.

Pada diskusi selanjutnya, akan dibicarakan bagaimana menata atau menyusun isi dari sarana komunikasi tersebut.

Structuring the Body (Menata Isi)Didalam surat menyurat, isi surat, memo, fax atau email adalah merupakan bagian yang terpenting yang harus dikuasai, bagian ini berisikan pesan penting yang ingin disampaikan, bisa berupa undangan, janji temu, pesanan, permohonan dan perintah, teguran, pengingat, dan sebagainya. Surat, memo, fax atau email biasanya isinya bisa terdiri dari 1 kalimat/paragraph, 2 kalimat/paragraph, 3 kalimat/paragraph atau 4 kalimat/paragraph. Menurut Taylor (2004), Ashley (1987), Halomoan (1995), dan Websters Secretarial Handbook (1987), isi pesan (body) biasanya disusun berdasarkan model atau pendekatan yang disingkat dalam komunikasi bisnis: IDCC: Introduction, Details, (Conclusion) dan Close dan Taylor (2000) terkenal dengan The 4 Point Plan, suatu model yang lazim digunakan dalam komunikasi bisnis saat ini. Berikut ini adalah contoh-contoh pesan yang menggunakan 1, 2 atau 3 paragraph (alinea) dalam sarana komunikasi bisnis.

Contoh: 1 paragraph

Dear Pak David,

I am so sorry to tell you that I cannot come and see you today to discuss your school programs. I have to be out of Jakarta for a seminar. I hope you can understand. Thank you.

Sincerely,

Praise Lee Contoh: 2 kalimat Dear Mr. Hoddle,

Thank you for your email today.

We confirm that our manager, Mr. Robby Wagner can meet with you today to talk about the possibility of coaching your team next year in Jakarta.

Sincerely, Greg Bellamy

Contoh: 3 paragraph

Dear Ms. Pujiarti,

Thank you for your email today asking me to send you an article for your next journal.

I attach the article entitled Introduction to Teaching Business English Correspondence for Secretarial and Industrial Management School students in Indonesia. I hope it will be useful for you and your students in the future.

If there are things you would like to ask, please let me know by phone or just text me a message.

Sincerely, Halomoan M

IDCC (Introduction, Details, Conclusion and Close) IDCC adalah satu pendekatan dalam menata isi (body) pesan baik surat, memo, email atau fax, yang terdiri dari Introduction, Details, Conclusion dan Close (Ashley,1987, Halomoan, 1995). Taylor (2000) mengusulkan satu pendekatan struktur dalam komunikasi bisnis dengan The 4 Point Plan, yang pada prinsipnya sama.

Introduction: Why are you writing? What is the purpose? Refer to a previous contact or correspondence. Bisa berisikan 1) tujuan menulis, 2) merujuk pada korespondensi sebelumnya, atau komunikasi sebelumnya, seperti adanya kiriman surat, memo, email, fax, atau penerimaan barang, dsb.

Contoh:

Thank you for your email/letter/memo/fax of 21 April.

As requested, we send you our proposal/quotation/price list

To follow up our phone conversation/meeting, we would like to .

We invite you to attend our seminar on

We announce our next conference on

We remind/request/ask/beg you to

We confirm.

We apologize for .

We would like to invite you to attend our weekly meeting on

We wish to inform you that our next meeting will be held on ..Details Berisikan informasi yang lebih mendetail, dan harus nyambung (coherent) alurnya dengan

paragraph sebelumnya. Contoh:

I confirm that I can have a meeting with you to discuss our preliminary business plans on Monday, 19 March at 10. a. m in your office.

We are sorry to tell you that our director will not be able to come and see you on ..

We agree to offer a 10 per cent discount on orders worth over $10.000 placed before April.

To follow-up, we can have a meeting to discuss more details on a day convenient for you.

Conclusion

Kesimpulan atau kongklusi biasanya berisikan tindakan atau jawaban yang akan diambil tetapi juga harus mengikuti alur pada paragraph sebelumnya, contoh:

We will come and see you to talk about our business plans on Monday, 12 March at 10 a.m.

If you have any queries, please contact us. We will instruct our bank to debit/credit our account for $45.

We will transfer payment today.

We enclose a catalogue/brochure/price list. We will be happy to answer any questions you have.We would be pleased to assist you in finding a new location.Close

Kalimat penutup bisa ada atau tidak ada, jadi bukan suatu keharusan, dan bisa satu kalimat yang sederhana, tetapi harus logik atau nyambung dengan paragraph sebelumnya, contoh sbb: We look forward to receiving your reply/response/answer/confirmation.

I look forward to seeing you next Monday.

May I hear from you soon?

We are awaiting your kind reply.

May I have your consideration soon?

We hope to hear from you soon. Dalam surat menyurat bisnis, isi pesan yang akan disampaikan bisa terdiri dari 1, 2, 3 atau 4 paragraph, alurnya harus logik (coherent) yang terdiri dari introduction, details, conclusion dan close. Berikut ini adalah satu contoh surat yang berisikan 4 paragraph.

Sample 1: Showing the 4 paragraphs

School of Secretarial and Administrative Sciences (SAS)

Blessed Building, Flr 4th, 6 Mawar Street, Golden Island, Jakarta 13210

April 12, 2012

Mr. John Peterson

Director

School of Business Communications

25 Main Street

Singapore

Dear Mr Peterson,

IntroductionThank you for your letter of 21 April.

DetailsWe confirm that we can have a meeting with you to discuss the possibility of working together with you on Monday, 26 April in your office.

ConclusionPlease do not hesitate to let us know if there are things you would like to ask or propose before we meet.

CloseWe look forward to meeting you.

Sincerely yours,

Harry Smith Hanson

Academics Director

aaBAHASA SURAT, MEMO, FAX DAN E-MAIL

Bahasa surat, memo, fax atau email harus alami, bukan copy-cat atau copy and paste, lebih santai (more relaxed), dan tidak kaku seperti yang digunakan pada masa lalu, rapih, sederhana, akurat, benar dalam ejaan, grammar, dan pemakaian tanda bacanya.

The 3 Cs (Conciseness, Clearness, Correctness and Simplicity)

Pesan yang disampaikan harus mengandung unsur atau kualitas conciseness, clearness, correctness dan simplicity. Conciseness (ringkas), clearness (kejelasan), correctness- benar tata-bahasanya dan simplicity (sederhana). Pesan harus ringkas (concise), jelas (clear), correct (benar) dan sederhana (simple). Ashley (1987), Halomoan (1995) dan Taylor (2000, mengusulkan pesan yang ingin disampaikan harus akurat (accurate), ringkas (brief), jelas (clear), simple (sederhana bahasanya), mudah dimengerti (easy to understand) dan alami (in natural style), tidak terlalu formal.

Conciseness

Pesan bisnis harus ringkas. Pebisnis adalah orang sibuk, tidak ada banyak waktu membaca pesan yang terlalu panjang. Kita harus mempraktikan KISSing skills (Taylor, 2004). Keep It Short and Simple, kalimat tidak perlu panjang dan rumit, supaya kelihatan keren pada hal membingungkan, dan membosankan. Instead of

Say

commencestart

regardingabout

purchasebuy

utiliseuse

requireneed

endeavour, attempttry

terminateend

statesay

expeditehurry, speed up

advise, informtell

visualisesee

despatchsend

assisthelp

sufficientenough

kindlyplease

I should be glad if you wouldPlease

In spite of the fact thatDespite

With regard toAbout

At the present moment in timeNow

Conduct an investigationInvestigation

In view of the fact thatAs because

In the event thatIf

In the very near futureSoon

At a later dateLater

We would like to ask you toPlease

Clearness (Kejelasan)

Pesan harus jelas (clear). Frase dibawah ini sudah using, jaman bahola atau jaman nenek moyang Inggris yang memakainya, sekarang tidak boleh digunakan lagi.

Instead of

Say

We are in receipt of your letter of 12 JuneThank you for your letter of 12 June.We have received your letter of 12 JuneThank you for your quotation of 12 June.Enclosed herewith you will find I enclose

Please find enclosed We enclose .Please be good enough to advise me Please let me know

Please be reminded Please remember

Please supply the above mentioned goodsPlease supply these goods

Menurut Taylor (2004) pesan yang ingin kita sampaikan harus CLEAR: Clear, Logical, Empathetic, Accurate, dan Right. Frase berikut ini sudah usang dan jangan dipakai lagi pada abad modern ini. Please be informed Kindly be advised.I would like to bring to your attention and .I am writing to advise you.

Enclosed herewith please find our catalogue for your reference and perusal. With reference to your above-mentioned order..

Further to the telecom today between your good self and the undersigned name.

Frase yang disebelah kiri dibawah ini kedengaran sangat membosankan, tetapi masih banyak orang menggunakannya, karena orang lain juga masih memakainya. Menurut Taylor (2000), frase tersebut sudah dipakai berabad-abad lamanya, dan tidak usah dipergunakan lagi.

Instead of

Say

We refer to your letter of 21st October 2004Thank you for your letter of 21 October.

As spoken in our telecom todayThank you for calling me this morning.

Please revert to me soonest possible.I hope to hear from you soon

Should you require any further clarificationPlease give me a call on 2874722 if you please do not hesitate to contact thehave any question.undersigned.

Simplicity (Kesederhanaan) Pesan yang kita sampaikan harus sederhana dengan bahasa yang sederhana, tidak boleh memakai kata-kata atau kalimat yang panjang, yang membingungkan.

Instead of

Say

We should be very grateful if you would Please consider our .not Kindly.

consider our proposal.

consider!)We refer to your letter of 21st October 2004 Thank you for your letter of 21 October.

As spoken in our telecom today Thank you for calling me this morning.

Please revert to me soonest possible. I hope to hear from you soon

Should you require any further clarification, Please give me a call on 2874722 if you

please do not hesitate to contact the have any question.

undersigned.

Correctness (Benar Tatabahasanya) Pesan harus ditulis dengan benar, tatabahasanya, spelling, grammar, typing, dan punctuationnya (tanda baca) tidak boleh salah. Kesalahan dalam penulisan pesan memberihkan kesan yang tidak baik terhadap penulis.

Instead of Say

We are confirm that . We confirm that ..We look forward to receive you confirm. We look forward to receiving your confirmation. I am interesting in your products and .. I am interested in your products and .

We can be marketed your products in our We can market your products successfully in

country with successful. our country.

Disamping aturan dan kualitas yang diperlukan dalam penulisan sarana komunikasi diatas, pesan sebaiknya ditulis dalam kalimat aktif, bukan pasif (Taylor, 2004). Penggunaan kalimat aktif menunjukkan bahwa pesan nadanya lebih hidup, lebih fokus dan personal (pribadi), lebih menarik dan jelas (more alive, more focused, more personalized and much more interesting and clear). Instead of

Say

Your application has been processed.We have processed your application. The documents will be dispatched by us. We will dispatch the documents. Our next meeting will be rescheduled soon We will reschedule our next meeting soon.

Berdasarkan pembahasan diatas, pesan yang kita sampaikan haruslah jelas, ringkas, sederhana dan benar, dengan alur yang baik logik agar komunikasi atau tujuan yang ingin disampaikan tercapai. Komunikasi harus ditata dengan baik tersusun rapih, masih banyak gagasan-gasan lain atau masukan dalam penataan komunikasi bisnis dengan surat, memo, fax, dan email, seperti halnya pemakaian terlalu sering atau terlalu banyak, titik dua (colons), attention lines (baris perhatian), penggunaan thank you diawal dan diakhir pesan, dll, untuk lebih jelas baca Ashley (1987), Taylor (2000), Webster;s Secretarial Handbook (1989) dan Manurung (1995). Surat, memo, fax dan email merupakan sarana komunikasi penting dalam komunikasi bisnis, penulisannya harus mengikuti tatacara, pendekatan modern yang saat ini digunakan, tidak memakai frase-frase yang usang, membosankan, seperti yang dipakai lazimnya pada jaman dahulu. Sekarang kata-kata dan kalimat-kalimat yang digunakan singkat (concise), jelas (clear), sederhana (plain), alami (natural), tidak kaku (relaxed), benar (correct) menurut aturan grammar bahasa Inggris, ejaan (correct spelling), pengetikan (typing) tidak boleh ada kesalahan (errors).

Peran sekretaris sangat penting, mereka harus mampu menulis letters, memos, fax and e-mails dengan fokus pada komunikasi yang efektif, dengan menerapkan KISSING skills Keep It Short and Simple: dan juga mempraktikan CLEAR communications: Clear, Logical, Empathetic, Accurate and Right guna membantu pimpinan dalam menjalankan kegiatan komunikasi bisnis sehari-hari dengan baik, berjalan mulus (runs smoothly) dan efektif (Taylor (2000).

References:

Ashley, John. (1987) A Handbook of Commercial Correspondence, London: Longman

Manurung, Hot Saut Halomoan (1995) Korespondenssi Niaga Bahasa Inggris, Jakarta: Bursa ASMI Jakarta.

Poe, Roy. W (1988) The McGraw-Hill Handbook of Business Letters, Second Edition, Singapore: McGraw-Hill Book Co.

Taylor, Shirley (2000) Model Business Letters, E-Mails and other Business Documents, England: Pearson

Webster New World (1987) Secretarial Handbook, The single reference for every secretarys needs, New York: Prentice Hall.

Wilson, Martin (1987) Write for Business, Hong Kong: Thomas Nelson and Sons Ltd.

PAGE 17