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Paperless et Digitalisation du cabinetStanislas van Wassenhove -Jean Noël Bastenière – Ralph Versweyveld
www.Reshape.legal
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Vos défis Autres : - 30% des Jeunes - Concurrence
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Programme
• Le contexte• Vision et Stratégie• Le cycle de vie du cabinet• Paperless / Paperfree• Cloud et sécurité• Facturation• Les outils digitaux• Intranet - Extranet
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Accélération (réactivité)Automatisation (documents)Multiplication (des données)Spécialisation (ia/intelligence
collective)Transparence (notation)
Transversalité (collaboration)
L’avocat libéré : augmenté –collaboratif - engagé
Le contexte :
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•
Digitalis : Thierry Geerts
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Accélération -automatisation
Réactivité Professionnalisation Automatisation des processus
Gestions des données
Outils & Paperless Avocat augmenté
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Transversalité
A L’INTÉRIEUR DE SON CABINET
A L’INTÉRIEUR DE SA PROFESSION (RÉSEAUX)
ENTRE PROFESSIONS : INTERPROFESSIONNALIT
É / PARTENARIATS
AVEC LE CLIENT – CO-CRÉATION – GESTION DE
PROJET
AVOCAT COLLABORATIF
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Spécificité = retour aux sources valeur ajoutée = cœur de métier
Engagement Indépendance - secret professionnel - éthique
Ecoute
Spécialisation Créativité Avocat engagé
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Mes objectifs
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10
Rechercher
Dessiner
CollaborerConstruire Communiquer
Gérer -produire
Durabilité
Cycle de vie d’un cabinetConstruire pour durer
VisionMissionValeurs
Site webLogo
BrochuresRéseaux sociaux
CollaborateursAssociés
DépartementsPartenariatDélégationFormation
LocauxICTRH
ConnaissanceFinances
ÉquipesProduitsClients
Emplacement
RecrutementAssociation
PartageGouvernance
RSEInnovation
Mon projetMon USP
Ma philosophieMes valeurs
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Management cabinet d'avocats 11
Stratégie
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Mon audit digital
Messagerie
Traitement de texte
Classement
Recherche
Echéance Agenda
Tâches
Scan
Cloud – On Site
Bases de données
connaissances
Consultant IT externe
Automatisation
Intranet
Extranet
CRM Clients Site Web
Partage documents
Gestion de projets
Encodage prestation
Facturation Tableau de bord
Plateforme collaborative
Réseaux sociaux
Matériel
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Paperless
Paperfree
• De plus en plus, le tout au digital
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Avantages
Productivité : accès instantané - mobilité
Espace archivage
Economie papier, imprimante, staff
Entrée et sortie (emails, classements, liens confrères)
Recherche plein texte
Sécurité (vol, incendie, accès,…)
Accessibilité collaborative : “le client adore”
Nouveau rôle assistant(e)
Attractivité : jeunes
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Inconvénients
Peur du changement
Coût -temps
Uniformité - discipline
Non respect spécialisation > Confiance
Sécurité (vol, destruction, perte)
Méfiance du cloud
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Aspects techniques
Cloud ou Serveur
Nouveau matériel – portable – écrans
Scan collectif – individuel
Logiciel métier – GED – Classement spécifique
Sécurisation : back up – redondance – synchro sur le portable
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SolutionsCloudGénériques
Suite office 365
Suite Google
Paper
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Comment choisir un outil ?
• Mes besoins• Mon budget• Ma culture et mes compétences• Mon timing• Test – benchmarking – sécurité – RGPD
– employabilité – portabilité –exportabilité• Cloud - serveur
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SCAN / Photocopieuses
• Configuration des photocopieuses / sécurisation dans des lieux collectifs / impression recto/verso –noir&blanc/couleur
• Scan en suffisance, collectif/ individuel - OCR
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Ecrans multiples
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Sauvegarde et sécurité : serveur /cloud ?
• À quelle fréquence effectuez-vous un back-up ?
• En cas d’indisponibilité des données, un mode de sécurité vous permet-il d’avoir malgré tout accès à la version la plus récente de vos données ?
• L’espace physique où se trouvent les serveurs est-il sécurisé ?
• Localisation de votre Cloud
• Récupération de vos données
• Déontologie : vous êtes responsables du secret professionnel et du respect du RGPD
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Saisie du temps
Quel objectif
1
Simplicité -mobilité
2
Non facturable
3
Budget –abonnement -
4
Corrections
5
Tableau de bord
6
Accessibilité et collaboratif
7
Propositions d'actions
8
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Facturation
Export – Module comptable
Formats spéciaux(ledes)
Modification des conditions tarifaires
Frais (récurrents) –Débours –Encodage
fournisseurs
Arriérés - rappel Trésorerie
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Tableau de bord
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Les outils digitaux
Communication Lawdle,
ERP : Dlex, Secib, Jarvis, LegaClick (tableau
comparatif), Caseone, App4legal (10 $/mois)
Facturation : Teamleader, Accountable
GeD : Dropbox, Evernote, Icloud, Onedrive, Box,
Intranet : Slack, facebook workplace,
Yammer, Google drive
Extranet Mycercle -Paprwork
Collaboratif communication : Slack
- Samepage
Note : Bear, Evernote, Milanote
Agenda : Outlook, Google calendar, astro,
cloze, sunsama
Gestion projets : Meistertask, Zoho,
Bitrix24, Trello, Asana, Wimi, airtable, teams
(365)
CRM : Zoho, Salesforce, Pipedrive,
Signature électronique : You sign, Docusign Locaux : cowork.io
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Accompagnement financé par les chèques entreprises
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Chèques Maturité numériqueFinalité
Accroître la maturité numérique des entreprises en vue d’améliorer leur compétitivité et leur pérennité
Prestations éligiblesAudit: analyse de la maturité et des besoins numériques, jusqu’au plan d’actionAccompagnement: support à la mise en œuvre du plan d’action, tests, contrôle et suivi
Plafond et taux d’intervention60.000 € sur 3 ans (75% de subsides)
Secteurs exclusde minimis + 61.10 à 61.30; 62.01 à 62.03; 62.09; 63.12
35
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Objectifs• Vous aider à débuter ou faire évoluer votre digitalisation
• Identifier ce que vous avez déjà et ce que ca vous coûte • Identifier si vous utilisez correctement ce que vous avez• Apprécier l’adéquation de vos outils numériques actuels à vos processus métier
• Vous conseiller dans votre évolution digitale• BUT: Rendre votre métier plus simple, plus efficace, plus productif, plus rentable!
• Adapter à votre façon de faire votre métier • Adapter à votre budget• Sécuriser le fonctionnement de votre cabinet
• Recommander les nouveaux outils et procédures à mettre en place
• Vous accompagner dans la mise en place des améliorations et des nouveaux outils• Assurer que vous utilisiez correctement les nouveaux outils• Assurer l’intégration avec les autres outils en place• Conseiller à la mise en place des améliorations et à la gestion du changement
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Approche
• Première séance d’entretien de 2 à 3 heures• Identification de l’existant et des attentes• Identification des difficultés les plus importantes• Premier diagnostic et conseils d’améliorations• Entretien forfaitisé à 300,00 € HTVA tous frais inclus
• Définition d’une mission d’audit détaillé et d’accompagnement• Estimation du nombre de jours nécessaires (grâce au premier entretien)• Prestations subsidiables à 75% par la Région Wallonne (dossier chèques-
entreprises à introduire)• Tarif journalier de 1000,00 € HTVA tous frais inclus (soit 250 € HTVA net à
charge du cabinet)
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Prestataires• Labellisés par la Région Wallonne (www.cheques-entreprises.be)• Accompagnent l’initiative de Reshape.legal
www.j2p.beJean Philipe [email protected]+32 476 52 19 08
www.digiwall.beChristian Hernalsteen
[email protected]+32 495 53 22 32
EnseignantsULB - UMons