RAUL H. SA«.OKA

FERRARI , ETCHETTO CARLOS A.

O igramasDiseño e Interpretación

ORGANIGRAMAS OISE~O E INTERPRETACIOH

Todos los derechos reservados Hecho el depósito q~e marca la ley 11.723

!Ml"USS EN LA ARCiiNTINA

@ Copyright by EDICIONES MAccHX S. A..., 1971 Córdoba 2015- Buenos Aires

Empresa adherida a la Cámara Argentina de Publicaciones

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Prólogo IX

1 n traducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1

l. Propósito de los diagramas .......... .. : . 3

2. Qué es un organigrama . '- . . . . . . . . . . . . . . . S 2.1. Concepto . . . ... ...... : ·. . . . . . . . . . . . . S 2.2. Uso de los diagramas de estructura . . 6 2.3. Limitaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

3. Formas usuales de representación . · . . .. ·.. 11

· 4. Técnica de diagramación . . . . . . . . . . . . . . . 19 4.1. Simbología . ... .. . .. ..... :. . . . . . . . . 19

4.1.1. Rectángulos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 4.1.2. Líneas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 4 .1.3. Distribución de !os rectángulos 21 4.1.4. Contenido de los rectángulos . . 23 4.1 .5. Tamaño de los rectángulos . . . . 23 4.1.6. Distancia entre rectángulos . . . . 29 4.1.7. Representaciones gráficas. equi-

valentes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4.2. Caracterís tica de la hoja de diagrama . 32 4.3. Extensión del diagrama . . . . . . . . . . . . 35

4.3.1. Diagramas cuya extensión no per· mite su dibujo en la hoja normal 35

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4.3.2. Diagramas de sectores de la or~ ganización .... . ..... , . . . . . . . . . 35

4.4. Simplicidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 4.5. Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

5. Codificación de los cargos del diagrama . . 41

6. Distintos tipos de diagramas de estructura 45 6.1. Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 6.2. Diagrama de estructura tipo "jerarquía

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e cargos ........... ... .... . .... . 47 6.3. Diagrama de estructura tipo "categoría

de los empleados" ........ ..... ... . . 6.4. Diagrama de estructura tipo "nombre

47

del personal" .. . .... . . . ........... . 49 6.5. Diagrama de estructura tipo "funcio-

nes" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 6.6. Diagrama de estructura tipo "funci<>:

nal" . .... .. ............ . . . . .. · · · · · 6. 7. Diagrama de estructura de organiza­

ción tipo "categoría de sueldos" ..... 6.8. Diagrama de estructura tipo "cuenta

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presupues na .. ... ... .. .. ...... . . 6.9 . Diagrama de estructura tipo "dotación

de personal" . .. .... ............ . .. . 6.10. Combinaciones de los diagramas de es-

tructura tipo ...... .. .... . .. .. .. .. .

7. Construcción del diagrama de estructura .

S. Relevamiento de la información ...•... .. .

9. Bibliografía ........... ..... 7 ... ...... .

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PROLOGO

En las distintas formas en que se definen los sis~ temas aparece siempre un factor, un común deno­minador de total relevancia, que es J.Lrelac!9n. Sea directa o indirectamente, hay una causalidad que vincula los componentes y transforma su individua­lidad real o aparente de tal modo que ya . no tienen ~entido sino dentro de ese conjunto.

Esa relación reiterada da lugar a una organización de las partes, cuyas reglas o leyes pueden ser'estudia­Jas desde muchos aspectos dintintos. Cuando se trata de hacerlo dentro del campo de las ciencias so­ciales, ~~yelación_s..e_g~_nera, aunque sea parcialmen­te, a través de un_p_!;.Q_~~s~-~~jnfor.rnaciQ_l}.

En -la--creación o análisis de sistemas administrati~ vos se da forma o se investiga la organización, pr~ curando que responda a los fines que los justifican. Larga es la descripción de los elementos que la cons­tituyen y, aun más, la narración más minuciosa no es siempre ni necesariamente la mejor manera de expli­carla o interpretarla.

Para obviar este problema se acude aquí también al auxilio de los métodos creados por otras discipli-

. r.as. Como toda técnica novedosa, quienes la utilizan hacen interpretaciones propias y por consiguiente heterogéneas que llevan a veces a resultados total­mente opuestos a lo que se buscaba.

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En materia de organigramas, al igual que en otras formas de representación gráfica adoptadas en los es­tudios de administración, se ha produddo entre no­sotros una situación de incertidumbre, proveniente en parte de la diversidad de orígenes de la bibliogra­fía utilizada. En busca de una solución, los autores de este trabajo han reunido las reglas siguiendo una metodología adecuada y haciendo recomendaciones al respecto. Algunas instrucciones sencillas acerca

· de los pasos previos a la confecci'ón de organigramas completan la obta que se agrega con aprecio al esca­so material original existente en nuestro idioma~ es­perando sirva de ejemplo para otros jóvenes docen­tes que posean, como éstos, condiciones relevantes

. para producir buen material pedagógico.

ALEJANDRO CÉSAR GELI Profesor Titular de Sistemas Administrativos

Universidad de Buenos Aires

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INTRODUCCIÓN

\ Este trabajo ha surgido como consecuencia de

la experiencia que los autores han desarrollado en el ámbito del análisis y diseño de organizaciones.

Las distintas formas de diagramación de un or­ganigrama y las diversas interpretaciones que los lectores obtienen sobre una misma representación gráfica ponen de manifiesto la necesidad de esta· blecer nonnas uniformes que permitan mejorar la comprensión y comunicación entre los usuarios de esta .técnica.

Existe abundante literatura acerca de lo que es un o~ganj.grama, pero es muy escasa la que se re· fiere a su representación, construcci.ón e interpre-1ación.

Por ello, el propósito de este trabajo es esta­blecer y difundir normas de uso gener~ para la diagramación de organigramas. Se utilizan con tal tin símbolos y formularios, los que se proponen de uso uniforme, para permitir una mejor inter· pretación de los diagramas y un considerable aho­rro de tiempo en su diseño y análisis.

1 . PRO~~~~TO DE LOS DIAGRAMAS

En la administración de empresas es muy comtín y diríamos imprescindible, el uso de diagramas co­mo medio de comunicación. En este sentido obser­varnos freeüeritemente -su utilización para represen­tar estructuras, secuencia de procedimientos, .pro­<'..esos, recorridos, programas, carga de máquina, etc. En todos los casos mencionados la utilidad del dia­grama se manifiesta en~~ _d~s~riPC:~c?n .J!lás c!a.I"a Y. simple que si los mismos hechos fueran expresados· mediante palabras o números.

En general puedan enunciarse las siguientes ven-r- .. ·--

~~)~ de los diagramas:

1) Reducen el espacio de presentación mediante la utilización de los símbolos.

2) Son un medio más eficaz' de comunicación y análisis. · ·

3) Permiten localizar con mayor rapidez incohe­rencias, errores, cuellos de botella, tendencias, etcétera, en los hechos que se representan.

4) Son más adecuados para la representación de relaciones complejas.

5) Pe~mit~:q una comparación más fácil entre dos

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ORGANIGRAMAS

o más sistemas (actual y propuesto; distintas empresas, etc.) . Son más fáciles de actualizar. Suelen estar menos expuestos a interpretaciO­nes diversas.

...... .

2. OUt ES UN ORGANIGRAMA

2.1. Concepto

(E.l organigra~~ Ja repn:_septación gráfica sim~ . lif1cada de la ... estructura tormal ue ha ado tado ·­

una or anización. s por lo o la representación. de la ' orma en que están dispuestas y -relacionadas su_s· parteiJ Organigrama es la denominación más común de este tipo de representación gráfica, pero también_ se la_c~_noce comq__qrganogJ;~, gráfica de organización, piránnde- d~ cargos, diagrama de or­ganización o diag~i -d_e estructura.1 A nuestro jui· cio, la última denominación es la más adecuada por lo cual la adoptamos en lo que sigue de este trabajo.

El diagrama de_estructura...es_un_elemento consti ... \ t!!!ivo del matl_t!al_d~_g...rgªP~!ª~· Es~ __ úl~o in- ( cluye ~demás, entre otras,- la descripción detallada ~( de las funciones; tareas, responsabilidades y nivel de autoridad de cada puesto ~presentado en el día-J

,grama.

1 Entendemos por estructura la forma adoptada por uña orga· nización, esto es, la m.anera en que están dispuestas y relacionadas sus partes.

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..... .

6 ORGANIGRAMAS

2.2. Uso de los diagramas de estructura

El uso de estos diagramas atiende básicamente a dos aspectos importantes de la estructura de la or- · ganización:

Comunicación, y

Análisis.

Como herramienta de comunicación el diagrama de estructura. g uede S~!. ventajosamente utilizado para:

.. . 1) Informar a los miembros de la organización la

posición relativa que ocupan y la relación que tienen con el resto de la estructura. '

2) Proveer un cuadro global de la estructura. 3) Facilitar a las personas que se incorporan a la

organización la toma de contacto con la estruc­tura de la misma.

4) Facilitar la comprensión acerca de las posibi­lidades que tiene cada persona de ascender a otras posiciones de la estructura organizativa.

S) Informar a terceros interesados en la .organi­zación cómo se encuentra estructurada la mis­ma. Entre Jos terceros inter~sados se puede mencionar a-instituciones bancarias y financie­ras, proveedores, accionistas, deudores y con-sultores. ·

Corno herramienta de an~lisis ~l .diagrama lPermi te detectar fallas de estructuración, ya sea a través de su observación como así también de las dificultades de diseño que se presenten]

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QUÉ ES UN ORGANIGRAMA . 7·

Algunas de las situaciones más importantes que pueden ser detectadas son:

x@ Fallas de control intetno o sea cuando un car­go tiene asignadas funciones incompatibles desde el punto de· vista del cont:¡;ol interno, por ejemplo: funciones de Caja y Cuentas Co­rrientes asignadas a un mismo cargo.

@ Departamentalización inadecuada: situación · que se presenta cuando a un cargo le han sido

asignadas funciones heterogéneas de mane­ra tal que atentan contra Jos criterios de de­partamentalización, por .ejemplo: funciones de Contaduría y Ventas asignadas a un mis-mo cargo. ·

.X @ Falta de unidad 1e mando: ~uando dos o más personas supexv1san a un m1smo cargo.

y · 4) Superposición de funciones: situación que se presenta cuando do~ o más cargos tienen asig­nada responsabilidad por el cumplimiento de igual o similar función .

5) Relación de dependencia confusa: o sea cuan­do no está claramente determinada la rela­ción de autoridad con que un cargo o persona está vinculado a los otros cargos. o ·personas de la organización.' ·

' <¡j· . - -'E •. 6) Situaciones de subordinación unitaria: es de­

cir cuando de Un cargo depende un único su­bordinado del cual a su vez dependen uno o varios cargos ( 11uno sobre uno"•).

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7) Indefinición de los· niveles a los cuales perte­nece el cargo, .o sea cuando no está clara la

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ORGANIGRAMAS

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8) . Confusión sobre el tipo de autoridad que se Je ha asignado al cargo: lineal, asesora, fun­cionaL

><!i}J Estructura desequilibrada, situación que se presenta cuando un área tiene exceso de ni­veles o personas con respecto a otra área.

~Alcance del control .excesivamente amplio, o sea cuando a un cargo se le asigna un mayor número de subordinados de los que puede su­pervisar eficazmente.

11) I nu.decuada asignación de niveles, situación qu~ se evidencia cuando una posición tiene asignado un nivel no acorde con los niveles relativos que ocupan los otros cargos de la organización.

12) Designación confusa de las funciones, catego­rías o nombre de los cargos.

2.3. Limitaciones

G)La principal limitación de los diagramas de estruc- · tura está contenida en su misma definición cuando se expresa que es una representación gráfi.ca simpli­ficada. Tal como se expone en las normas sobre dia­gramación, la simplicidad es un requisito fundamen­tal para que l os 'p r:opósitos de los organigramas ~_:dan ser cumplidos. . . \._0Efec_tivamentega simpliéidad es la primer Iimita­ciór]qu~ es preciso asumir a.ún con el riesgo de ·que

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-QUÉ ES UN ORGANIGRAMA 9

la información acerca de la estructura sea incom­pleta.

(!:.1 diagrama r_epresenta parcialmente la estruc­tura formal de lá organización, ya que por razones de conveniencia gráfica o por imposibilidad de su representación no se incluye cierto tipo de informa­ciórjJ Así, por ejemplo, nos encontramos que nor­malmente no se representan las líneas de autoridad funcional ni las secretarias, así como tamp~co .. se puede determinar co:Q d~talle el -giaao-deClescentra­lizaCióñ de -Iiesil-üc:iura. 8 1:.~ segunda JimliaciQP- s~_o.rigina._enJánecesidad.de qy~ --~l _orgapjgrama .@ebe .... ~tal:. pe.n:r-~~~-~~-J!le~tc a~_tualizado. Si así rio se hiciera, se corre el riesgo de convertirlo· en herramienta de resultados nega­tivos) Efectivamente, cualquier cambio en la es­tructura transforma en obsoleto el diagrama vigen­te, y si el mismo sigue siendo utilizado sin ser mo­dificado hará que sus propósitos de comunicación se distorsionen. Entre las consecuencias negativas más inmediatas tendremos las de confundir y de dar lugar a conflictos entre los miembros de la or­ganización. El único medio para combatir esta in­fluencia negativa es mediante su actualización per­manente, propósito éste que únicamente puede ser logrado si se asigna dicha responsabilidad a un car­go que, de acuerdo con las funciones que cumpla, cuente con· información actualizada para hacerlo.

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3. FORMAS USUALES DE REPRESENTACION

En la representación gráfica de los diagramas de estructura existen varias formas diferentes de dise­f!.o. Las mismas se utilizan con mayor o menorintensidad según los usos y costumbres en los cua­les se desenvuelve la organización.

Las formas de representación de diagramas de estructuras más usuales son: ·

1) Representación vertical (ver figura 1). 2) Representación horizontal (ver figura 2). 3) Representación circular (ver figura 3). 4) Representación semicircular (ver figura 4) . 5) Representación lineal (ver figura 5). 6) Representación según norma AFNOR 1 (ver fi·

gura 6).

De todas ellas se estima que la forma de repre­sentación vertical es la de interpretación más sim· ple. a la vez que presenta las mayores posibilidades en cuanto a la información a exponer.

En consecuencia este trabajo se ha desarrollado sobre dicha forma de representación a los efectos de proponer normas para su diseño e interpretación.

1 AFNOR: Association Fran~se de Normalisation.

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4. TÉCNICA DE DIAGRAMACióN

4.1. Simbología

A los efectos de la diagramación se utilizan dos elementos básicos: los rectángulos y las líneas.

Los primeros se utilizan para representar car­gos, funciones, categorías y/ o personas de acuerdo al tipo de diagrama que se quiere representar, las líneas indicarán la relación de autoridad existentes entre ellos, siendo de trazo completo aquellas que reflejen relaciones de autoridad lin~l o jerárqui­ca. Las relaciones de tipo "staff" o de tipo funcio­nal se reflejarán mediante una línea de trazo par.: ti do.

· 4.1.1. Rectángulos

Se dibujan en posición horizontal con trazo fino (0,5 mm) y su tamaño está ·en relación directa con la importancia relativa de la posición que repre­senta.

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4.1.2. Líneas

Se dibujan en sentido vertical u horizontal ex­clusivamente, de forma tal que la unión de cada una de ellas con los rectángulos o con otra línea i'orme un ángulo de 90 grados. Las líneas deben partir del punto medio del lado inferior del rectán­gulo de mayor nivel y arribar al punto medio del lado izquierdo, derecho o superior del rectángulo de menor nivel (ver figura 7).

Las líneas de conexiÓn son de mayor grosor que las líneas del rectángulo; norrPalmente dos \'eces su tamaño (l mm). El cumplímiento de este re- . quisito permite una lectura más fluida del dia­grama y una más rápida ubicación en el mismo por parte del lector.

Excepcionalmente, cuando sea posible la repre­sentación de lineas de autoridad funcional. éstas se dibujan con trazo partido originado en el punto medio inferior del rectángulo de mayor nivel para arribar al punto medio superior del rectángulo de menor nivel. En consecuencia la línea puede ser oblicua tal como se obsenra en la figura 8:

· 4.1.3. Distribución de los rectángulos

Las relaciones de autoridad existentes entre los conceptos que son representados por los rectán­eulos son indicadas por su di stribución espacial. De acuerdo á ello, en los rectángulos unidos por

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FORi\1AS DE REPRESENTACIÓN 23

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las lineas de autoridad, los distintos niveles del di- ( bujo indican las relaciones de fonna tal que el rec- ( táng~lo superior evidencie una posición con auto- : ( ridad sobre la representada en . un nivel inferior. Asimismo, en lo que hace a la distribución horizon-tal se debe dibujar a igual nivel todas aquellas po- (,. siciones que tengan igualdad de jerarquía en la ·r estructura. (

4.1.4. Contenido de los rectángulos

Qesde el puntg_ de vista de la información que se coloca en los rectángulos.r.....los diagramas de e_?­tructura_J2ueden ser clasificados en dQ§_típos prffi­cipales: é) diagramas que indican e.h sus rectán­gu los el nombre de los cargos o funciones y/ o per- . so nas (ver figura 9) y b) diagramas que además del contenido señalado en a) presentan en los rec: tángulos información sobre: código del cargo, nú­mero de la cuenta presupuestaria o centro de costos que se maneja desde el cargo y número de personas que del mismo dependen (ver figura lO)J

.. 4.1.5. Tamaño de los rectángulos

Con el objeto de uniformar la simbología de los diagramas de estructura y ante la necesidad ya ex­puesta de que los tamaños de los rectángulos re­presenten en· forma clara los distinto_s niveles de

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26 ORGANIGRAMAS

la estructura de la organización, se observará la si­guiente norma en cuanto al tamaño de los rectán­gulos a utilizar según la distinta información que los mismos contengan:

a) Diagramas de estructura en cuyos rectángu­los figura exclusivamente el nombre del cargo o función y/o persona. ·

En este tipo de diagrama el tamaño del rectán­gulo más pequeño no s~ri inferior a dos centí­metros de base por uno de alto. · Los rectángulos indicativos de los cargos de jerarquía superior irán aumentando por nivel alternativamente un centí­metro de ancho o medio centímetro de alto, según se indica en la figur a 11.

b) Diagrama de · estru.ctura en cuyos rectángulos figura el nombre del cargo, código, número de la cÚenta presuput!staria y número de per­sonas que del cargo dependen.

El tamaño de estos rectángulos se diferencia de lo expuesto en el punto anterior en que en éstos la altura debe aumentarse en medio centímetro dado que se· debe agreg:1r el espacio necesario para la información adicional que se sumin istra. Dicho me­dio centímetro estará marcado por una· línea más fina que la que forma el rectángulo y estará divi­di do en tres partes iguales, las cuales serán utili­zadas según se muestra en la figura 10.

Consecuentemente el tamaño minimo será de dos centímetros de base por uno y medio de alto, cre­ciendo a medida que se asciende de nivel, alternati­vamente un centímetro de ancho por medio de alto, según se indica en la figura 12.

Para representar las posiciones Hstaff' se utili-

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FIGURA 11

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El tamaño de los rectángulos aumenta

alternativamente: • 1') 1 cm de ancho

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Tamaño de los rectángulos en los cuales figura exclusi, . vamente el nombre del cargo o función o persona

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4 cm K2112 cm

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El tamaño de los rectángulos aumenta alternativamente: 1~) J cm de ancho

~) 1/2 cm de alto

· Tamaño de los rectángulos en los cuales se indica el rrombre de los cargos o funciones o personas, código de cargo, número de la cuenta presupuesta· ría y número de personas que del mismo dependen

FORMAS DE REPRESENT ACION 29

zarán rectángulvs iguales a los que corresponden al nivel inmediato inferior de la posición a la cual asesora (ver figura 16).

4.1 .6. DistanCia entre rectángulos

Una adecuada representación gráfica sugiere que se respete cierta distancia o separación entre los diversos rectángulos que componen el diagrama . De esta manera se logra espacios en blanco que realzan la ubicación de las diversas posiciones de la estructura.

Con tal motivo se establece que rra separación vertical que debe existir entre rectángulos de nive­les ·inmediatos está dada por el .alto del rectángu­lo superior]

Respecto de la separación horizon~. no puede determinarse con precisión la distancia a ser r es­petada. Ella ~stá en. función de la cantidad de rectángulos que deban diagramarse a una misma altura y del espacio disponible] En términos gene­rales ~e sugiere que la separación no sea menor a la mitad del ancho de los rectángulos correspon­dientes a ese nivel]

4:1.1. Representaciones gráficas equivalentes

..... .

30 ORGANIGRAMAS

neras, siendo su significado exactamente el mismo. Como ejemplo de lo antedicho mostramos en la figura 13 cuatro diagramas que representan la mis­ma situación.

La elección de una · de ellas depende de dos ele­mentos: el espacio disponible y la preferencia per­sonal.

4.2. Característica de la hoja de diagrama (ver figura 14; se entrega junto con el templete)

Se utiliza una hoja uniforme de diagramación que reúne las siguientes características:

a) Tamaño de la hoja: 420 x 297 mm (IRAM 1

norma 3001 - Formato A3). b) Recuadro exterior realizado a las siguientes

distancias de los bordes de la hoja: marco su¡:. erior: 9 mm. marco derecho: 10 mm. marco inferior: 8 mm. marco izquierdo: 30 mm.

e) Recuadro de identificación: ubicado en el vér· tice superior derecho que responde al siguien- · te diseño ( 1 O x 3 cms) .

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FORMAS DE REPRESENTACIÓN 33

. La ubicación del recuadro de identifica­ción en el lugar mencionado está motivada por el mejor aprovechamiento que se logra del es­pacio disponible en la hoja de diagrama. ·

d) En el vértice superior izquierdo se ubica un recuadro cuyo tamaño exterior es igual al se­ñalado en e) y se utiliza con el propósito de ~~~~.I_?.r la -~mbolog_í!J usada en el diagrama.

e) El diseño del diagrama se extiende hasta me­dio centímetro de las líneas internas.

f) Líneas guía (pautas): La hoja de diagrama­ción pre-impresa contiene: · 55 líneas horizontales a medio cm cada una (56 filas); 37 líneas verticales a 1 cm cada una ( 38 co­lumnas).

El pautado permite un rápido y sencillo diseño de los rectángulos y líneas que com­ponen el diagrama, su impresión se realiza con líneas muy fina s y suaves de manera tal que una vez diseñado el diagrama sean apenas perceptibles.

· g) Se agregan además como referencia tres lí­neas verticales dividiendo el pautado en 4 grandes columnas (las externas qe 10 colum­nas y las internas de 9 columnas). Estas líneas son de trazo doble y coinciden con tres de las líneas verticales ya señaladas en f).

En el caso de que las posiciones a represen­tar sean pocas puede utilizarse una hoja de 210 x 297 mm (IRAM norma 3001- Formato A4) , o sea la mitad de la hoja de diagrama uniforme.

..... .

F IGURA 15 ------- --- - - ------------.--~Cód~i-o--,

Gerencia Comercial

División Minorista

Departamento MayOt"•sta

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--- -- -- - -------------------------~~~--~ Código

5

División Mioorlsta

Ventas Capital Ventas Interior

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1

1

Forma de representación: los conectores de diagramas

FORMAS DE REPRESENTACIÓN

4.3. Extensión del diagrama

4.3.1. Diagramas cuya. extensión no permite su dibujo en la hoja normal

35 '

No es necesario que la totalidad de la estructura se represente. en un solo diagrama. Razones de claridad y de dimensiones del papel pueden obli­gar a dividir en dos o más partes el diagrama total.

La capacidad de representación está dada por el tamaño de los rectángulos y del papel que se utiliza, que como se mencionan en los puntos 4 .1.1. y 4.2. responden a una medida unifonne.

En los casos en los cuales no es suficiente una hoja, se procede de manera tal que los diagramas siguientes al primero ubiquen como primer nivel una posición ya representada en un diagrama an-terior. .

Para relacionar los diagramas que son continua-l ción unos de otros utilizaremos como·-,...conectoi/ el ~ número de código _asignado a los respectivos diaj gramas. Su representación se observa en la figu­ra 15.

Es común que las: necesidades que mcrt:ivan una represen tación gráfica se limiten a un solo sector de la organización, ya sea porque se están estudian­Jo especiales modificaciones en dicho sector, ya sea

FIGURA 16

Gerencia General

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División Control

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Finanzas y Control

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Departamento de Finanzas

1 Sección

Cont.Ctos. Sección

Cont Gral. Sección Plani fica.

Sección Tesorería

Diagrama de un sector de la organización

FORMAS DE REPRESENTACIÓN 37

porque es un diagrama para uso exclusivo del mis­. mo o por cualquier razón que nos obligue a prestar especial atención a un sector con prescindencia del resto de la organización.

En estos casos el dibujo deberá poner claramente de manifiesto que es solamente una parte de ~ d.iagram~ayor, p_ara lo cual las líneas horizontales gue vinculan el sector con los restantes serán di­bUjadas conlín~as detrazo p artido (ver figura 16).

4.4. Simplicidad

La simplicidad de diseño tiene dos aspectos. El primero ·de ellos se refiere a la información que brinda, cuyo aná.lisís hemos visto en el punto 2.3.

La segunda, aceptando la limitación impuesta por la primera, hace referencia a la forma de represen­tar dicha información. En este aspecto se recomien­da evitar:

·-entrecruzamiento de líneas -utilización de varios colores - sombreado de los rectángulos -información ajena a la estructura -utilización de otros símbolos que no sean los

rectángulos y líneas. -tipografía que no sea de rápida y fácil lectura.

4.5. Equilibrio

Esta condición. de diseño hace referencia a la ne~

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.. .... .

FIGURA l7

Representaclón Grafica Desequilibrada

Representacioo Grafi!:a Equilibrada

Equílibrio en /os diagramas

FORMAS DE REPRESENTACIÓN 39

cesidad 'de que los rectángulos estén distribuidos de forma tal que muestren un diagrama equilibrado y simétrico.

Esta exigencia no s·ignifica de ninguna manera la posibilidad de tergiversar la realidad con el prop& sito de obtener un diagrama que reúna estas con­diciones (ver figura 17).

5. CODJFICAC!ON DE LOS CARGOS DEL DIAGRAMA

Una vez diseñado el diagrama de estructura se puede asignar un número de código a cada uno de Jos puestos o funciones que se representan. La ven·· taja del uso de números es que sus dígitos per­miten una más rápida icientificación del puesto o función.

E! sjstema de codificación que mejor se adapta a las necesidades de un diagrama de estructura es el denominado decimal (ver figura 18).

En éste, cada dígito tiene un significado determi­nado y en nuestro caso simbolizará cada uno de los niveles de la estructura, de forma tal que el número de código tendrá tantos dígitos como niveles tenga la estructura a representar:

• 10.000 Gerencia General •

. 11.000 Gerencia de Finanzas y Control

Departamento de Finanzas 11.110 División Planificación

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CODIFICACIÓN 43

Las· posiciones "staff" se codifican con el mis­mo número que ha sido asignado a la posición que asesoran seguido de: / A (ver fi~ra 18). .

DISTINTOS TIPOS DE DIAGRAMAS E ESTRUCTURA

6.1. Introducción

~ la información a suministrar, los diagra­lpas de estructura son diseñados de forma ta.!_ 'l!:!_e evidencien determinados as tos de é~ta. ~

En este sentido es común observar diagramas cuya finalidad principal reside en enfatizar algu­nos de los siguientes puntos:

·aY jerarquía de los cargos; ro); categoría de los empleados; e) nombre de las personas que. ocupan los car­

gos; d)' funciones;

\~categorías de sueldos asignados a los cargos; f) cuenta presupuestaria asignada al cargo;

g) cantidad de puestos que dependen del cargo; '(h) combinaciones de los puntos anteriores.

En todos ellos la simbología a utilizar es la mis­ma y la unión entre los rectángulos significa en todos los casos relaciones de autoridad y depen­dencia.

Sus diferencias radican en dos aspectos prin­cipales:

DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA 47

1) La información que se coloca dentro de los rectángulos, y

2) los distintos niveles que ocupan los rectán­gulos según el propósito del diagra~a.

6.2. Diagrama de estructura tipo "jerarquía de cargos"

El objetivo de este tipo de diagrama es el de P2-. ner de manifiesto la jera! uía ue los cargos tienen

dentro de la estructura de la organización. Con ese propósito en el margen izquierdo de la

lioja del diagrama se traza una línea vertical frac­cionada de forma tal que cada sección represente un nivel o jerarquía del cargo. El rectángulo contiene la denominación del cargo (ver figura 19).

6.3. Diagrama de estructura tipo "categoria de los empleados"

En· este caso el objetivo es poner de manifiesto la categoría que tienen los emEleados que están ocu­.P.ando los cargos. Es común observar que no siem­pre existe una correlación absoluta entre la catego­ría del_ cargp_y__la ~ategoría escalafonaria gue ·tiene el empleado que lo ocuE,a. El rectángulo contiene . la designación del cargo y la línea verti~ fraccio­nada representa la categoría escalafonaria de los empleados .

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DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA ,,.··. 49

La . diferencia más común entre cargo y catego­ría del empleado es la que se establece cuando un empleado cubre un cargo de nivel superior al de su jerarquía, tal cual se observa en el caso de la Ge­rencia de Finanzas y Control y del Departamento de Finanzas en la figura 20.

Es menos común observar el caso inverso, o sea cuando un cargo está cubierto por una persona con mayor jerarquía escalafonaria que la que el cargo t iene, caso de la División Venta Mayorista en la fi- · gr_¡ ra mencionada.

6.4. Diagrama de estructura tipo " nombre del personal"

Este diagrama pretende mostrar el nombre de las personas que ocupan los cargos de la estructura v su ·disposición gráfica se realiza respetando las ·relaciones de dep~ndencia, independientement~ de · la categoría del cargo y del empleado. Es decir que cada persona figura en el nivel inmediato inferior al de su superior jerárquico (\'er figura 21 ).

6.5. Diagrama de estructura tipo "funciones"

Suele ser común encontrar en una organización Situaciones como las siguientes: asignación de fun­ciones heterogéneas o asignación en exceso de funcio­nes a un misri10 cargo, o por el contrario una in-

.

DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA 51

conveniente división de una función en dos o más (·argos.

En todos estos casos la asignación está deter­minada por la naturaleza específica. de las funcio­nes y por la cantidad y calidad de los recursos hu­manos con que cuenta la organización.

En consecuencia, a los efectos de analizar la asig· nación de tar~as, el grado de especialización y la separación de ·funciones en vista al control in ter- · no, es de suma utilidad la confección del diagrama de estructura tipo funciones asigna.das a los cargos.

Un mejor aprovechamitmto de este tipo de dia­grama sugiere la colocación en los re.ctángulos del nombre de las personas que desempeñan las fun­dones (ver figura 22).

6.6. Diagrama de estructura tipo " funcional"

Este diagrama cumple objetivos similares a los descriptos en el punto 6.5. Además de incluir in-

. formación sobre nombre del cargo y/ o nombre del empleado incluye una descripción relativamente detallaqa de las funciones que se cumplen en dicha posición. ·

Para representar este diagrama es necesario apar­tarse de las normas de dibujo uniformes establecí-. das en el punto 4.1.5. en lo atinente al tamaño de los rectángulos y distancia entre los mismos. Un ejemplo de este diagrama se presenta en la figura N~ 23.

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54 ORGANIGRAMAS

6.7. Diagrama de estructura tipo "categoría de sueldos"

. . Para el manejo de_g_política de remuneraciones

y_ para obtener una· yisión _global de la misma, este · tipo de diagrama presta un indudable servicio. Su uso más común es utilizarlQ_ con alguna combina­ción de los diagramas tipo ya mencionados. en es· P,ecial con el diagrama de jerarquía de cargos.

A los efectos 'de su representación gráfica se tra­za en el margen izquierdo de la hoja una línea ver­tical fraccionada, en la cual cada sección represen­ta la categoría de sueldo que está asignada al car­go (ver figura 24) ~

6.8. Diagrama de estructura tipo "cuenta presupuestaria' ~

A raíz del uso cada vez más amplio del presupues­to como herramienta de planeanúento y control. se considera de gran importancia manifestar la rela­ción existente entre el cargo y la cuenta presu~e~­taria y/o centro de costos que desde el mismo se controla. En este sentido es que se crea el diagrama tipo cuenta presupuestaria · asignada al cargo, indi­cando el correspondiente número o números de la cuenta presupuestaria y/ o centro de costos dentro de los rectángulos representativos de cargos, o fun­ciones y/ o personas (ver figura 25).

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DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA

6.9 . Diagrama de estructura tipo "dotación '1--­

de personal"

57

Como instruménto de análisis es· importante 'ti· g@lizar_la_f.antidad total de personas g_ue dependen de cada posición de la estructu~. .

Dicho número puede ser mayor que la suma de las dotaciones de los puestos subordinados rep re· sentados, si exis ten puestos tales como secretarias, personal de maestranza, etc., que por razones de s implicidad no 'suelen a parecer en el diagrama ( ver figura 26).

· 6.10. Combinaciones de los diagramas de estructura tipo

Normalmente la información q ue es necesario representar mediante el diseño de los diagramas es lo St1 fickntcmente compleja como para determinar la ne<.:csidad de efectua¡· combinaciones entre los d iagramas tipo de forma tal de lograr un equilibrio · entre la información que se presenta, la simplicidad de lectura del diagrama y el propós ito de su re­presentación. . .

En . ta} sentido se pueden presentar entre otras ~dgunas de las siguientes combinaciones:

a) Diagrama de jerar~a ~1___9-r_@, códig_9 del cargo, cuenta presl.:!2_uestaria y_ número <_!e person~ que dependen d~car~.

b ) Diagrama de categoría y nombre de los em­. pJeados.

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1

. DIAGRAMAS DE ESTRUCTURA 61 .

e) Diagrama de jerarquía del cargo y nombre de la persona que ocupa el mismo.

d) Diagrama de categoría de sueldos y nombre de la persona.

e) Diagrama de jerarquía del cargo y categoría de sueldos respetándose en el dibujo la estruc­~ura de la jerarquía de los cargos o viceversa.

De todos ellos, el primero mencionado es el que se adapta a .la mayoría de las necesidades de infor· mación de una organización, razón por la cual pro· ponemos su uso generalizado (ver figura 27).

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DIAGRAMA O~ J~RARQUIA DEL CA~GO. COOIGO OH

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7. CONSTRUCCIÓN DEL DIAGRAMA DE ESTRUCTURA

Es común que en diversas tareas de dibujo se utilice una plantilla que sirva de patrón de los símbolos a utilizar, especialmente cuando los mis­mos se usan frecuentemente. Con dicho propósito se ha construido una plantilla para facilitar el di­bujo de los diagramas de estructura donde se in­cluyen las series de rectángulos propuestos en las figuras 11 y 12. No ha sido necesario incluir los 13 rectángulos allí representados, dado que tres de ~llos son de igual medida. Se ha· completado la plantilla con el símbolo utüizado para relacionar dos diagramas, o sea el "conector:".

Cada una de las figuras incluidas en la plantilla lleva un código (número y/o letra) que los identi­fica con los respectivos símbolos de las ya mencio­nadas figuras 11 y 12.

Para lo~ -rectángulos de la figura 12 se les ha agregado una marca referencial, la que permite . trazar la línea divisoria tal cual se indica en el pun­to 4.1.5. La plantilla a que hacernos referencia se acompaña con este libro.

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8. RELEVAMIENTO DE LA INFORMACióN

La construcción del diagrama exige como paso previo la obtención de la información que habrá de ser representada. Los medios comúnmente uti~ li~dos en la recolección de información son la en~ trevista y el cuestionario.

A tal efecto se suministran dos modelos de cues­tionarios qye pueden ser utilizados para ese pro­pósito •

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. MODELO 1 RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA

1.-DATOS PERSONALES

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1.3.

2.-UBICACION DE SU LUGAR DE TRABAJO

1.2.

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3. - SÚPERVISION 3.1. ¿Quién ea su Jefe lniM<ilato superior?

Nombre 1 Cargo

3.2. ¿Oulónes supervl..n sus tareas?

Nombra

3.3. Indique pet"'Inaa sup4Srvfsadu dlrect.mente pcw ueted (avoque no dependen de ueted)

4.- COMITES ¿Forma parte de algún Comité o grupo de trabajo? En ~aeo aflnnatlvo lndl~:

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MODELO 2

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CUESTIONARIO DE RELEVAMIENTO DE ESTRUCTURA

l. Apellido y Nombre

2. Denominación del cargo que ocupa 3. Jerarquía escalafonaria (de la persona)

4. Jerarquja del cargo

5. Quién es su Jefe inmediato superior

5.1. Apellido y Nombre 5.2. Denominación del cargo 5.3: Jerar.quía esca1afonaria 5.4. Jerarquía del cargo S.S. Tipo de supervisión

6. Existen otras personas que lo · supervisan di-. reCtamente, le dan órdenes, instrucciones, etc.

Para cada uno:

6.1. Apellido y Nombre · 6.2. Denominación del cargo 6.3. Jerarqilla escalafonaria 6.4. Jerarquía del cargo 6.~. Tipo de supervisión

. .... .

68 ORGANIGRAMAS

7. Quiénes son sus subordinados directos. Para cada uno:

7.1. Apellido y Nombre 7 .2. Denominación del cargo 7.3. Jerarquía escalafonaria 7.4. Jerarquía del cargo 7.5. Tipo de supervisión

8. Existen otras personas sobre las cuales ejerce algún· tipo de supervisión, de órdenes, instruc­ciones, controla, etc. Para cada uno:

8.1. Apellido y Nombre 8.2 .. Denominación del cargo 8.3. Jerarquía escalafonaría 8.4. Jerarquía del cargo 8.5. Tipo de supervisión

9. Forma usted parte de algún comité

9~ 1. Denominación del mismo 9 .2. Carácter del comité (ejecutivo, consulti-

vo, de estudio, etc.) 9.3. Integrantes 9.4. Frecuencia de las reuniones 9.5. Temas que se tratan 9.6. Nivel del comité (a quienes ordenan, ase·

soran, etc.)

10. Funciones de la dependencia 11. Tareas que usted lleva a cabo 12. Número ·de cuenta prespuestaria asignada a .su

cargo 13. Tipo de relaciones de comunicación que usted

mantiene con otros secto~es de la organización 14. Sugerencias que usted haría para mejorar la

estructura.

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BIBL/OGRAF/A

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