Open Bravo Detalles Instalacion

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OPENBRAVO

Autores:

CAROLINA ACOSTA ROMERO CARLOS HERNN PORRAS MEDINADirector Unidad Informtica: Tutor Investigacin: Coordinadores: Henry Martnez Sarmiento Lus Alfonso Nieto Ramos Leydi Diana Rincn Rincn Luis Alfonso Nieto Ramos Miguel Ibez

Coordinador Servicios Web: Analista de Infraestructura y Comunicaciones:

Alejandro Bolvar

Analista de Sistemas de Informacin: lvaro E. Palacios Villamil UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES BOGOT D.C. DICIEMBRE 2007

OPENBRAVODirector Unidad Informtica: Tutor Investigacin: Henry Martnez Sarmiento Lus Alfonso Nieto Ramos

Auxiliares de Investigacin:lvaro Esneyder Roncancio Andrea Patricia Garzn Andrs Felipe Prez Murcia Andrs Felipe Snchez Baquero Andrs Mauricio Arias Toro Brayan Ricardo Rojas Carlos Ernesto Gonzlez Vargas Carlos Hernn Porras Carolina Acosta Romero Cristian Camilo Ibez Daniel Hernn Santiago Diego Andrs Gil Elkin Giovanni Caldern Erika Zuley Guerrero Gustavo Alejandro Ospina Javier Mauricio Ravelo John Alexander Fernandez Rueda Jorge Alexander Cern Juan Camilo Rojas Juan Carlos Pea Robayo Juan Felipe Reyes Rodriguez Jurley Sosa Karen Lorena Gutirrez Leidy Carolina Rincn Luis Alejandro Pico Mara Ins Garca Ramrez Miguel ngel Valderrama Oscar Javier Rivera Claro Roberto Alejandro Snchez Len Rodrigo Acosta Sergio Fernando Garzn Tatiana Bravo Yelitza Barbosa Zareth Manzn Garnica Zuleidy Johana Barrero Nieto

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo equipo perteneciente a la Unidad de Informtica.

el

Se prohbe la reproduccin parcial o total de este documento, por cualquier tipo de mtodo fotomecnico y/o electrnico, sin previa autorizacin de la Universidad Nacional de Colombia.

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES BOGOT D.C. SEPTIEMBRE 2007

Opening ERPS Future

TABLA DE CONTENIDOTABLA DE CONTENIDO ...................................................................................................................3 TABLA DE ILUSTRACIONES .............................................................................................................4 1. 2. 3. 4. RESUMEN .......................................................................................................................................6 ABSTRACT.....................................................................................................................................6 INTRODUCCIN........................................................................................................................7 OBJETIVOS.....................................................................................................................................8 4.1. 4.2. 5. 6. Generales ............................................................................................................................8 Especficos...........................................................................................................................8

ERP. PLANIFICACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES ...............................................9 OPENBRAVO ............................................................................................................................. 10 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. Introduccin .................................................................................................................... 10 Servicios de Openbravo ............................................................................................... 10 Requerimientos de Instalacin .................................................................................... 13 Ingreso Openbravo........................................................................................................ 14

7.

Entorno Openbravo................................................................................................................... 16 7.1. 7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.1.4. 7.1.5. 7.1.6. Conceptos bsicos. ........................................................................................................ 16 Interfaz de usuario.................................................................................................... 16 Mdulos De Openbravo: ........................................................................................ 27 Reglas del sistema ..................................................................................................... 33 Reglas de la Entidad.................................................................................................. 34 Reglas de la organizacin ........................................................................................ 34 Datos ........................................................................................................................... 35

7.

CONCLUSIONES...................................................................................................................... 35UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS Future8. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................... 37

TABLA DE ILUSTRACIONESIlustracin 1. reas del sistema de gestin de Openbravo........................................................ 11 Ilustracin 2. Arquitectura de funcionamiento de Openbravo ................................................. 12 Ilustracin 3. Diagrama de proceso de operacin de Openbravo. .......................................... 13 Ilustracin 4. Interfaz de Openbravo .............................................................................................. 15 Ilustracin 5. interfaz de Openbravo .............................................................................................. 15 Ilustracin 6 Ventana de propiedades del Usuario ...................................................................... 16 Ilustracin 7. Barra de herramientas de Word 2007 ordenada en forma de pestaas ....... 19 Ilustracin 8. Barra de pestaas de Openbravo ........................................................................... 19 Ilustracin 9. Demostracin del login en Openbravo ................................................................. 19 Ilustracin 10. Seleccin de tipo de login....................................................................................... 20 Ilustracin 11. Men de aplicaciones............................................................................................... 21 Ilustracin 12. Ventana en el modo relacin................................................................................. 22 Ilustracin 13. Ventana de filtro ....................................................................................................... 22 Ilustracin 14. Tablas en el diccionario de la aplicacin. ............................................................ 23 Ilustracin 15. Ventanas, permisos, solapas................................................................................... 24 Ilustracin 16. Elemento .................................................................................................................... 24 Ilustracin 17. Grupos........................................................................................................................ 25 Ilustracin 18. Referencia .................................................................................................................. 25 Ilustracin 19. Callout ........................................................................................................................ 25 Ilustracin 20. Validacin ................................................................................................................... 26 Ilustracin 21. Inputs auxiliares ........................................................................................................ 26 Ilustracin 22. Formularios................................................................................................................ 26 Ilustracin 23. Informes y procesos ................................................................................................ 26UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS FutureIlustracin 24. Mensaje ....................................................................................................................... 27 Ilustracin 25. Texto interfaces........................................................................................................ 27 Ilustracin 28 Ficha del Producto .................................................................................................... 28 Ilustracin 29 Caractersticas del Producto .................................................................................. 29 Ilustracin 30 Ficha Terceros ........................................................................................................... 29 Ilustracin 31 Caractersticas de Terceros.................................................................................... 30

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Opening ERPS Future1.

RESUMEN

Openbravo es una aplicacin de cdigo Abierto de gestin empresarial tipo ERP enfocado a PYMES, Su origen es espaol y actualmente est llevando un proceso de expansin a nivel mundial. El software es una aplicacin completamente basada en Web, lo que facilita su administracin e interaccin con los usuarios al encontrarse toda la informacin, incluido la aplicacin en un solo lugar. Sumado a esto la facilidad de que el equipo cliente solo necesite un navegador Web para interactuar con el aplicativo es mucho mas funcional. El software posee diferentes mdulos integrados con el fin de globalizar la informacin dentro de la empresa y al mismo tiempo controlar su disponibilidad e integridad. La empresa desarrolladora brinda soporte a los usuarios a travs de consultoras estratgicas, de implantacin y mantenimiento presencial. A travs de esta investigacin planeamos explorar el proceso de instalacin, el funcionamiento y evaluar la funcionalidad del Software con el fin de generar un punto de vista objetivo sobre su funcionalidad para la Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad Nacional de Colombia. Igualmente brindar un soporte apropiado para futuros grupos de investigacin en este campo.

2. ABSTRACT

Openbravo is an Open Source application of ERP business management focused for PYMES. It is a Spanish Software, which nowadays is growing in a worldwide level. The Software is entirely based on the Web, which makes easier the administration and communication for the users, due to the fact that all the information, included the application, is in a single place. Plus all its advantages, it is quite important to remember that the client team only needs a Web Searcher to interact with it, which makes the Software even more functional. The software has different integrated modules in order to include the information inside the company and at the same time to control its availability and integrity. The developing company offers support to the users through strategic, implantation and personal consultations. Through this research we pretend to explore the installation process and evaluate the Software functionality with the purpose to generate an objective point of view about its use in the faculty of Ciencias Economicas of the Universidad Nacional de Colombia. Equally we pretend to offer a modified support for future, research groups in this field.UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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3. INTRODUCCINOpenbravo es un sistema de gestin empresarial integrado (ERP) en software libre y entorno web, que ofrece una propuesta de valor radicalmente distinta, proporcionando mucho ms por mucho menos.1 Este sistema esta orientado a la gestin empresarial integrada dentro de pequeas y medinas empresas PYMES, permitiendo la administracin y optimizacin del sistema productivo, lo que repercute en un aumento de la eficiencia de la firma. El ambiente actual de las PYMES en el pas y el desarrollo de software actual con licencia privada genera muchas restricciones dentro del campo administrativo; ya que en muchos casos las pequeas y medianas empresas no cuentan con los recursos suficientes para implementar sistemas de gestin empresarial integrados que permitan optimizar el trabajo. Esto genera restricciones de carcter administrativo y no permite explotar todo el potencial de desarrollo, que poseen las PYMES en el pas. Openbravo se presenta como una solucin asequible al contar con un completo sistema de gestin y las licencias del software libre, lo que permite su adaptabilidad al ambiente empresarial requerido. Por lo anterior dentro de la Unidad de Informtica preocupados por brindar soluciones efectivas en reas Econmicas, Administrativas y Contables, se propone la investigacin de Openbravo, con miras a convertirlo en una solucin efectiva a las PYMES del pas.

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Producto. www.openbravo.com

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4. OBJETIVOS4.1. Generales

El propsito principal es conocer la importancia, ventajas y facilidades de implementacin de este sistema de gestin empresarial dentro de las PYMES, evaluando su funcionalidad e integracin en la labor administrativa. Como primer objetivo se fija la bsqueda de un acercamiento a Openbravo como sistema de planificacin de recursos empresariales (ERP). De manera que se logre una aplicacin ms eficiente y til para el desarrollo de la unidad de informtica y la universidad en general. Seguido de ello se requiere contar con la documentacin propia de la instalacin de Openbravo sobre la plataforma Windows y Linux e iniciar la interaccin bsica con el sistema. Para finalmente conseguir una aplicacin de un problema real; entendiendo sus principales componentes y procurando sentar las bases para el manejo futuro de una herramienta anloga a SAP, en el desarrollo acadmico de la Universidad nacional y especficamente la facultad de ciencias econmicas.4.2.Especficos

Contextualizacin del entorno ERP, conocer su funcionamiento y su forma de integracin con la labor administrativa de las PYMES. Conocer los requerimientos para la implementacin de un sistema de recursos empresariales. Instalacin y Configuracin de Openbravo Introduccin al concepto Openbravo, reconocimiento del entorno bsico y principales aplicaciones. Conocimiento y exploracin de los diferentes mdulos que ofrece el Software como parte de las soluciones de un ERP para las PYMES; documentando los alcances obtenidos. Desarrollar ejercicios que permitan Interactuar con el Software, para de esta manera poder evaluar su funcionalidad. Generacin de propuestas sobre las facilidades que ofrece el software para las PYMES en Colombia.UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS Future5. ERP. PLANIFICACIN DE RECURSOS EMPRESARIALES Los sistemas de planificacin de recursos empresariales2 (ERP) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin y operacin. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una nica aplicacin. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad (de varios tipos), gestin de proyectos, inventarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc. Y solo se define un ERP como la integracin de todas estas partes; puesto que integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de una empresa. De manera que no se puede hablar de ERP en el momento que tan slo se integra uno o una pequea parte de los procesos de negocio. La propia definicin de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la informacin para todo el mundo, todo el tiempo". El principal propsito de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, manejar tiempos rpidos de respuesta a los problemas, para permitir de manera oportuna la toma de decisiones y disminucin de costos; para lo cual debe: Optimizar los procesos empresariales. Mantener el acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). Posibilitar el compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Eliminar datos y operaciones innecesarios de reingeniera. En este orden de ideas un ERP debe permitir el control de los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. As como el hecho de entender que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos; lo que lo hace modular. Adems deben estar creados para adaptarse a la filosofa organizacional de cada empresa, deben ser adaptables y funcionales.

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http://es.wikipedia.org/wiki/Planificaci%C3%B3n_de_recursos_empresariales

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Opening ERPS Future6. OPENBRAVO6.1.Introduccin

Es una aplicacin de Cdigo abierto de gestin empresarial del tipo ERP destinada a empresas de pequeo y mediano tamao3, completamente web, lo que permite ser utilizada desde cualquier navegador web, de arquitectura cliente/servidor, escrita en Java, que se ejecuta sobre Apache y Tomcat, con soporte para bases de datos PostgreSQL u Oracle; que ha sido desarrollada siguiendo el modelo MVC (Model, View, Control), lo que facilita el desacoplamiento de las reas de desarrollo, permitiendo el crecimiento sostenible de la aplicacin y una mayor facilidad en el mantenimiento del cdigo4. Openbravo est licenciado5 bajo Openbravo Public License Version 1.1 ("OBPL") que es una adaptacin de la licencia libre Mozilla Public License (MPL), licencia que cumple completamente con la definicin de software de cdigo abierto de la Open Source Initiative (OSI) y con las cuatro libertades5 del software libre enunciadas por la Free Software Foundation (FSF). La mayor parte del cdigo se genera automticamente por el motor denominado WAD (Wizard for Application Development), basndose en la informacin contenida en el Diccionario del modelo de datos (Data Model Dictionary). Esta caracterstica proporciona una mejor calidad del cdigo al reducir drsticamente la codificacin manual, al tiempo que mejora la productividad y eficiencia del desarrollo Tanto WAD como el MVC-FF son desarrollos propios de Openbravo. El Diccionario del Modelo de Datos est basado en el de Compiere6, el cual es una aplicacin de meta datos que reconoce el acceso, transaccin y relacin entre datos, que contiene adems definiciones de la entidad de los datos, su comportamiento y protocolos(reglas), tambin maneja seguridad y sobre l se han aadido numerosas extensiones funcionales propias (como la gestin de la produccin) y las modificaciones y ajustes necesarios para adaptarlo a los estndares de contabilidad y gestin de cobros y pagos.6.2.Servicios de Openbravo

Este software permite una administracin de las operaciones diarias, optimizacin de los procesos operativos, aumento de la satisfaccin de los clientes, as como un incremento de la rentabilidad.

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http://www.openbravo.com/es/http://es.wikipedia.org/wiki/Openbravo Consiga el acuerdo de licencia desde: http://www.openbravo.com/legal/license.html http://www.compiere.com/products/platform/master-data-management.php

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Opening ERPS Future1. Desde la perspectiva financiera, el software libre le ahorra el pago de licencias. Normalmente, en un proyecto de implantacin de un ERP para una Pyme, el coste de las licencias supone un tercio del coste total del proyecto. 2. Debido a su condicin de aplicacin web, los usuarios pueden acceder al sistema, configurando sus permisos de acceso, con slo tener un navegador instalado. Incrementando la disponibilidad de la informacin y aumentando la productividad. 3. Basa su efectividad en una red cualificada de Partners que ayudan a dar servicio a clientes independientemente del lugar en que se encuentren. Este sistema de gestin est conformado por las reas: Gestin de compras y almacenes, gestin de proyectos y servicios, gestin de la produccin, gestin comercial y gestin econmico-financiera: Incluyendo, dentro de la misma aplicacin la gestin avanzada de clientes o CRM (Customer Relationship Management) e inteligencia de negocio o BI (Business Intelligence).7

Ilustracin 1. reas del sistema de gestin de Openbravo

El software libre, que incluye el llamado cdigo abierto u open source, se refiere a todo aquel programa que garantiza cuatro derechos fundamentales a sus usuarios:

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a. b. c. d.

Libertad de usar el programa sin restricciones Libertad de estudiar el funcionamiento y adaptarlos a sus necesidades Libertad de redistribuir el programa Libertad de mejorarlo y publicar cualquier mejora

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Opening ERPS FutureOpenbravo consiste en una arquitectura como la que muestra la ilustracin 17; bsicamente es la interconexin de los diferentes mdulos.

Ilustracin 2. Arquitectura de funcionamiento de Openbravo8

La mayor parte del cdigo se genera automticamente por el motor que denominado WAD (Wizard for Application Development), basndose en la informacin contenida en el Diccionario del modelo de datos (Data Model Dictionary). Esta caracterstica proporciona una mejor calidad del cdigo al reducir drsticamente la codificacin manual, al tiempo que mejora la productividad y eficiencia del desarrollo. El motor ejecuta y recompila la aplicacin cada vez que el administrador modifica la configuracin para adaptarla a un nuevo requerimiento. Entorno de desarrollo de Openbravo Esta ejecucin crea los ficheros correspondientes al modelo MVC, tal como muestra la figura anterior: Modelo: ficheros xsql con sentencias SQL ejecutables. Presentacin: ficheros HTML y XML que definen el aspecto de las transacciones y su relacin con los datos. Control: servlets Java que definen las acciones que se deben ejecutar, gestionan el modelo y generan la presentacin.

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Tomado de la pgina principal de Openbravo. www.openbravo.es UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Ilustracin 3. Diagrama de proceso de operacin de Openbravo.

6.3.Requerimientos de Instalacin9

Openbravo esta basado en Web, y posee ampliaciones ERP para pequeas y medianas empresas. La solucin ampliada ERP incluye CRM bsico (Modulo de relacin con los clientes) y BI (negocio Inteligente) y una amplia gama de funciones estndar como compras, almacenamiento, proyectos, fabricacin y direccin de las ventas, Gestin financiera y mucho ms. Openbravo es usado en empresas de diferentes sectores y que cumplen diversas tareas en el mercado: distribucin, servicios y fabricacin. Para ejecutar el software, la aplicacin debe estar instalada en un servidor con MVC-FF (MVC Foundation Framework), para proporcionar soporte a la arquitectura MVC, la cual facilita el desacoplamiento de las reas de desarrollo, permitiendo el crecimiento sostenible de la aplicacin y una mayor facilidad en el mantenimiento del cdigo. Adicionalmente, es necesario instalar un conjunto de aplicaciones de base que conforman el entorno operativo (Operating Environment), como Plataforma Java, Apache-Tomcat y una base de datos. Soporta cualquier sistema operativo: Microsoft Windows Vista, XP, 2000 o 2003 server. Linux: Red Hat, CentOS, OpenSuse, Debian, Ubuntu, Fedora Para correr Openbravo, se requiere el siguiente software: Plataforma Java 2 edicin estndar 5.0 o superior. Apache-Tomcat versin 5.5 o Superior.

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usuarios.lycos.es/birdphoenix/Openbravo.docx UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS FutureApache-ant 1.6 o Superior. Adicionalmente, es requerido un motor de bases de datos: Oracle 10g release 2 (Express, Standard and Enterprise editions). PostgreSQL Database Server 8.1.4 o superior. Navegadores Soportados: Firefox 2.0 o Superior Internet Explorer 7.0 o Superior Los equipos clientes no necesitan tener instalada ninguna aplicacin especfica al margen de un navegador web estndar. Luego se descarga openbravo de la pgina principal y se sigue el ayudante de instalacin, en donde expide paulatinamente la ubicacin de los diferentes requerimientos. Y finalmente se asigna la clave propia para el rol administrador. Los manuales de instalacin tanto para Windows como para suse desde linux; se encuentran como anexos al trabajo, donde adems se muestra la instalacin de los requerimientos de software.6.4. Ingreso Openbravo

Como se ha mencionado, nicamente el servidor es el que debe contar con los requerimientos en software e instalacin de Openbravo, los usuarios acceden fcilmente por medio de Internet; direccionando el navegador Web: http://localhost:8080/openbravo/. El manejo de las contraseas y nombre de usuario, son sensibles a maysculas y minsculas. Como se puede ver en la siguiente imagen, openbravo abre la ventana de autenticacin, el nombre del administrador por defecto de Openbravo es: Username: Openbravo Password: openbravo

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Ilustracin 4. Interfaz de Openbravo

Al autenticarse, se ingresa a los diferentes mdulos del programa los cuales por defecto se encuentran en Ingles pero es posible cambiarlos a Espaol.

Ilustracin 5. interfaz de Openbravo

Para cambiar el sistema a idioma espaol una vez logeados se da click en el usuario. (el link que aparece en lo mas alto al lado izquierdo sobre todas las pestaas, para nuestro caso dice openbravo) se abre una pequea ventana donde se ve las caractersticas del usuario y hay un rotulo del lenguaje donde se puede cambiar a espaol.

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Ilustracin 6 Ventana de propiedades del Usuario

7. Entorno Openbravo7.1. Conceptos bsicos. 7.1.1. Interfaz de usuario10

i.

TIPOS DE COMPONENTESTabla 1. Iconos de los Componentes encontrados

Ventana estndar(estados: edicin, relacin)

Proceso Tarea Flujo de trabajo

Formulario Informe

Selector de Informacin

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www.openbravo.com/docs/openbravo-manual-de-Usuario-v1.1.pdf UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS FuturePor ejemplo el botn proceso cambia el estado de los documentos ejecutado el proceso que se defina. En la aplicacin hay varios tipos de documentos, entre ellos pedido, albarn (o nota de remisin que es el documento mercantil que acredita la entrega de un pedido) y factura que tienen un ciclo de vida definido. Estos ciclos de vida se refieren a los estados que presentan tales documentos: Borrador: Documento sin terminar en la aplicacin, falta darle el visto bueno. En curso (Procesar): Se ha introducido completamente y se est a la espera de sus albaranes o facturas correspondientes; realizado ya la reserva de los productos en el almacn. Completado: Un documento alcanza este estado cuando se han realizado todas las operaciones relacionadas con el documento. (Definicin de albaranes de un pedido). Anulado: Los documentos no se pueden borrar, por lo tanto, cuando se desea eliminar, se anula. Cerrado: Es un paso ms all que completado, y no se puede reactivar el documento para hacer modificaciones. ii. SELECTORES (facilitan introduccin de datos). Pedidos Facturas Activos Calendario Calculadora

Productos Proyectos Cuentas Huecos Atributos Terceros

iii.

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BARRA DE HERRAMIENTAS

Como ya se ha mencionado Openbravo se presenta en un entorno web, que pese a ser una aplicacin de software libre es amigable en su interaccin con el usuario, encontrndose el diseo de ventanas y botones que facilitan el acceso a las diferentes aplicaciones.

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Imgenes tomadas del manual de usuario de Openbravo, www.openbravo.es UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Ocultar o mostrar el men, con lo que se logra aumentar el rea trabajo de la ventana. Crear un nuevo registro Guardar el registro actual e ir a la relacin de los registros Guarda el registro y muestra el formulario para crear un nuevo registro Guardar el registro y mantiene la visualizacin del registro activo Guardar el registro y se mueve al siguiente registro Borrar el registro Refrescar los datos de la ventana Refrescar la ventana (volver al estado inicial correspondiente antes de editarla)

-

Mostrar los documentos anexos al registro activo Mostrar la ventana de filtro de los registros Mostrar la ventana de seleccin de orden de los registros Ir al primer registro Ir al registro anterior Ir al siguiente registro Ir al ltimo registro Mostrar la ventana de ayuda del formulario Mostrar informacin acerca de la versin del producto

Existen adems otros iconos que no estn presentes en el inicio bsico, a menos que sean seleccionados manualmente: Imprimir el documento Mostrar los registros en modo relacin Editar un registro concreto

iv.

BARRA DE PESTAAS

De manera similar al ordenamiento que presenta la ltima versin de office (2007), Openbravo tiene una organizacin a manera de pestaas que permite agrupar de manera ordenada y entendible la informacin manejada.UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Ilustracin 7. Barra de herramientas de Word 2007 ordenada en forma de pestaas

Ilustracin 8. Barra de pestaas de Openbravo se aprecia que todas son hijas de Producto y hermanas entre s).

Como es evidente, este orden permite observar la relacin entre las pestaas (en este caso Adems en la barra del ttulo de la pestaa se encuentra el botn de referencias, que muestra las ventanas que tienen registros que hacen referencia al registro actual; permitiendo la navegacin entre pestaas. Eligiendo una, se muestran los detalles de los registros de la ventana seleccionada.

v.

VENTANA DE IDENTIFICACIN

Ilustracin 9. Demostracin del login en Openbravo

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Opening ERPS FuturePara iniciar el trabajo en Openbravo debe contarse con una identificacin12 que se introduce en la ventana de identificacin, en la cual adems se selecciona el lenguaje de trabajo. Luego de la debida identificacin, se selecciona una opcin del login. Rol: El papel de un usuario en la aplicacin, generador de permisos y puede asignarse a ms de un usuario. Entidad: Referido a una opcin multi-empresas; que significa que se puede trabajar con varias entidades que pueden ser totalmente independientes entre s, opcin que es la ms apropiada para el trabajo que se deseara lograr en la facultad de ciencias econmicas de la Universidad Nacional. Organizacin: Unidad de negocio. Cada entidad puede tener ms de una; estas pueden ser departamentos, divisiones, etc. La gestin de cada organizacin en la aplicacin es independiente aunque se puede compartir la informacin entre organizaciones.

Ilustracin 10. Seleccin de tipo de login

Se han presentado diversos inconvenientes para arrancar correctamente Openbravo, razn por la cual no se cuenta an con identificacin propia. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS Futurevi. MEN

La aplicacin organiza las diferentes componentes de acceso en carpetas en forma de rbol y los respectivos accesos son funcin de los permisos que tenga la sesin correspondiente.

Ilustracin 11. Men de aplicaciones

vii.

VENTANA

Como ltima muestra de los conceptos bsicos en la interfaz del usuario se muestra el manejo que se puede dar tras la configuracin de los modos en ventana. En primer lugar, en el modo relacin se pueden observar los registros de la solapa de manera global viendo las caractersticas bsicas que se hayan definido en la configuracin de la ventana.

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Ilustracin 12. Ventana en el modo relacin

Adems esta ventana puede configurarse de manera que al considerarse de gran volumen de la posibilidad de filtrar los datos (como en el manejo que puede hacer Excel o Access)

Ilustracin 13. Ventana de filtro

En la ventana se puede realizar todas las operaciones de edicin del registro; antes de realizar otra operacin o realizar cambios en otra pestaa, es necesario guardar el registro de forma explcita con uno de los botones de guardar.UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS FutureOpenbravo maneja unos elementos comunes como: contabilidad, traduccin, entidad y organizacin, as como nombre, nivel de agrupacin, moneda, descripcin y activo. Que bsicamente aparecen de manera repetitiva en la aplicacin. Estos elementos incluyen tanto solapas y campos de ventanas como procesos que se ejecuten mientras se trabaja con la aplicacin. viii. Diccionario de la aplicacin

All se definen los meta-datos, donde se dan de alta los informes, procesos y formularios que se usen en la aplicacin, para poder acceder a ellos mediante el men o botones en ventanas. Tambin se definen todas las ventanas que se construyen automticamente al compilar la aplicacin, para ello se registran las tablas y columnas correspondientes de la base de datos y se define el diseo de la ventana. Tablas

La definicin de una tabla incluye la definicin de los parmetros de la tabla y de las columnas que pertenecen a dicha tabla. Es necesario dar de alta la tabla en la aplicacin para poder acceder posteriormente a ella desde una ventana. Los datos ms significativos son el nombre que va a tomar la tabla en la aplicacin, el nombre que tiene la tabla en la base de datos, acceso de datos, ventana y tipo de entidad. La creacin de tablas debe hacerse primero desde la base de datos. Y las columnas determinan el diseo del campo en la solapa.

Ilustracin 14. Tablas en el diccionario de la aplicacin. UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Ventanas, solapas y campos

Se permite definir la presentacin de cada una de estas aplicaciones desde ventana, y crear una nueva ventana adems de encontrarse creada desde la base de datos, debe haberse dado de alta en Diccionario de aplicacin/Tablas y columnas. En la solapa permiso se definen los permisos de acceso a esta ventana, se pueden dar diferentes permisos de acceso a los diferentes roles de la aplicacin, de manera que se puede definir diferentes configuraciones de acceso para cada rol. Luego desde solapa se define las distintas solapas que contiene una determinada ventana de la aplicacin; dentro de una ventana, las solapas pueden ser independientes entre si o bien subordinadas a otras, pueden ocultarse, copiarse, modificar, etc; por ejemplo mediante la solapa Campo se definen los distintos campos que contiene una determinada solapa que se correspondan con columnas en la tabla asociada a la solapa y a travs de la solapa Secuencia del Campo se establece la secuencia de los campos en la ventana seleccionada.

Ilustracin 15. Ventanas, permisos, solapas

Elemento

Muestra los elementos existentes, su traduccin y una relacin de columnas en las que se utiliza; de forma que se posibilita un mantenimiento de la ayuda y la traduccin de los campos de la aplicacin. Luego en Usado en columnas se obtiene una relacin de ventanas y solapas en las que se utiliza un elemento concreto.13

Ilustracin 16. Elemento

Agrupacin campos

Permite definir sub-secciones dentro de la solapa para tener toda la informacin de forma ms ordenada, slo para el administrador del sistema.

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www.openbravo.com/docs/openbravo-manual-de-Usuario-v1.1.pdf UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Ilustracin 17. Grupos

Referencia

Define cada uno de los tipos de campo y sus parmetros. Las referencias pueden ser de tipo: datos, validacin por lista, validacin por tabla, validacin por selector. En la configuracin de una columna, se especifica el tipo de dato que va a contener y tipo de campo que va a aparece en la ventana; para ello se selecciona una referencia de tipo de dato, si se selecciona las referencias tabla, lista o selector, se selecciona tambin la correspondiente referencia de tipo validacin. En la solapa Lista valores se definen los valores posibles que puede tomar una referencia de tipo lista; este tipo de referencia se usa cuando hay un conjunto de posibilidades nico que se vara poco, esta lista slo la puede modificar el System Administrator, un ejemplo son los das de la semana. Y en la solapa Tabla referenciada se indica la tabla y la columna con la que se relaciona la referencia de tipo Table finalmente en la solapa Validacin por selector se define la tabla y columna referenciada y en la columnas de validacin por selector otras columnas que el selector necesite. Las ventanas emergentes se construyen manualmente.14

Ilustracin 18. Referencia

Callout

Se dan de alta todos los disparadores, que se utilicen en la aplicacin y que previamente se han desarrollado manualmente, estos disparadores o callout se lanzan al modificar la columna a la que se aplican y que sirven para modificar el valor de otros campos de la ventana. 15

Ilustracin 19. Callout

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Ibid Idem Ibid UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS Future Reglas de validacin

Se puede definir todas las reglas de validacin existentes en la aplicacin para la correcta introduccin y mantenimiento de los datos, comprobar por ejemplo que una columna pertenece a una tabla que ya existe; evitando as la introduccin de columnas referidas a tablas que no existen.

Ilustracin 20. Validacin

Inputs auxiliares

Es un campo auxiliar asociado a una solapa para poder acceder a datos no definidos en esta, que no sean variables de sesin. Se usa de forma anloga a los campos de la solapa, pudiendo definir valores por defecto de otros campos, lgicas de mostrado, etc. Para la configuracin de un Input Auxiliar se debe elegir la pestaa sobre la que actuar, dar un nombre y establecer un cdigo de validacin que establezca su valor en cada momento.

Ilustracin 21. Inputs auxiliares

Formularios

Los formularios se dan de alta en la aplicacin una vez han sido generados manualmente e introducidos en la correspondiente carpeta.

Ilustracin 22. Formularios

Informes y procesos

En esta ventana se dan de alta todos los informes y procesos a los que se quiere acceder directamente desde la aplicacin. Si un informe o proceso necesita parmetros de entrada se definen en la solapa de parmetros. Un informe es, por ejemplo ventas, inventario, facturacin, mientras que un ejemplo de procesos es: Copia de una ventana existente, creacin de una factura a partir de un albarn, etc.

Ilustracin 23. Informes y procesos UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS Future Mensaje Mediante esta ventana se definen los distintos mensajes y tipos de mensajes generados por la aplicacin, por ejemplo, si un usuario intenta acceder a una ventana sin permisos, la aplicacin muestra un mensaje.

Ilustracin 24. Mensaje

Texto interfaces

En esta ventana se gestiona las traducciones de las ventanas manuales y de los documentos generados, se indica adems el texto que se va a traducir y el nombre del fichero donde se encuentra; si el nombre del fichero est vaci la traduccin se aplicar a todos los archivos donde aparezca el texto y los que no tengan traduccin especifica.

Ilustracin 25. Texto interfaces

7.1.2. Mdulos De Openbravo:

Los diferentes Mdulos que integran Openbravo permiten gestionar cada uno de los departamentos dentro de una empresa, integrarlos y llevar un control globalizado de la compaa. Al configurar el rol de usuario cada usuario cuenta con diferentes permisos dependiendo de las necesidades de la empresa y de la necesidad de proteger la informacin. El sistema de Gestin Openbravo agrupa en grandes reas cada uno de los componentes de la empresa, lo que permite llevar un control ms estricto y aunque el programa presenta diferentes mdulos y submdulos siempre es sencillo llegar al destino necesario.UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS FutureEl total de los mdulos no se encuentra disponible en espaol, es preferible que el administrador trabaje el ERP en ingles para que tenga acceso a todo el sistema, mientras que los usuarios pueden trabajar en el idioma que les permita mejorar su desempeo sujeto a disponibilidad de esas aplicaciones en el idioma deseado. GESTIN DE DATOS MAESTROS: Dentro de los datos maestros de un negocio se consideran, producto, clientes, proveedores, etc. Es un factor fundamental dentro de la compaa, mantener una adecuada codificacin, evitar duplicacin de la informacin, integrar la informacin relevante para cada uno de las reas de la empresa es sin duda un aspecto de gran importancia para el correcto funcionamiento de la empresa. Openbravo permite una adecuada integracin de dichos aspectos determinantes para la empresa Productos y componentes:

Ilustracin 26 Ficha del Producto

Se crea el nuevo producto, parametrizando una llame de identificacin, el nombre y la categora del mismo, realizado esto es posible entrar a definir otras caractersticas del mismo.

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Ilustracin 27 Caractersticas del Producto

En esta ventana configuramos ya de una manera detallada las caractersticas del producto de la empresa, se crean y eliminan nuevos productos etc. Se define unidad de medida, componentes, proveedores del mismo, esquema de tarifacin, precios, componentes del precio, formas de transporte entre otros rasgos importantes. Terceros:

Ilustracin 28 Ficha Terceros

En la ficha de terceros se crea el tipo de tercero que de alguna manera tiene vinculacin con la empresa, es decir clientes, empleados, proveedores. Luego en la ventana de configuracin se definen aspectos mas profundos de la relacin que se tiene con cada uno de ellos.

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Ilustracin 29 Caractersticas de Terceros

GESTION DE COMPRAS: El manejo que se le de al aprovisionamiento dentro de una compaa garantiza la estabilidad y homogeneidad de los procesos Al basarse en los datos del modulo descrito anteriormente se evitan errores humanos de ingresarlos mal, o el simple hecho de insertar la misma informacin repetidamente. Debido a que los datos se actualizan en tiempo real, permite hacerle un seguimiento propicio al estado de los pedidos, contando siempre con datos fiables y actualizados. Es posible controlar datos como el pedido de compra, aplicacin de tarifas, precios, descuentos, correccin de pedidos y su correccin si se da el caso. El proceso de facturacin de compras tambin es controlado directamente desde este modulo, igualmente se puede llevar una evaluacin continua del proveedor, identificar sus fortalezas, dificultades tenidas entre otros procesos.

GESTION DE ALMACENES: Este modulo permite mantener control sobre las existencias de mercanca, tambin se puede vigilar su correcta valoracin. Es posible definir la estructura de los almacenes de una forma personalizada hasta el mas mnimo nivel, facilitando conocer la localizacin del Stock, adicionalmente al poder utilizar nmeros de serie asegura cumplir los requisitos exigidos de una manera estndar. Entre otras caractersticas se puede controlar: los movimientos entre almacenes, su ubicacin y caractersticas, atributos del producto por almacn, impresin de etiquetas, Stock por producto, gestin automtica de salidas de stock, inventario fsico, informe de movimientos y seguimiento del mismo.UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS FutureGESTION DE PROYECTOS: Permite la orientacin de la empresa cuya actividad se basa en la entrega y realizacin de proyectos, Openbravo permite de una manera integrada con las dems aplicaciones gestionar y controlar el desarrollo de un proyecto. Controla el presupuesto, las fases y las compras asociadas a cada uno de los proyectos individualmente. Tipos de proyectos. Fases Proyectos de servicio. Gastos asociados a un proyecto Proyectos de pedidos. Generacin de pedidos a partir de plantillas Proyectos de obra civil. Factura a origen (por proyecto) Tarifas por proyecto Informe de presupuestos. Seguimiento de acciones sobre presupuestos Generacin de pedidos de compra Informes de proyectos GESTION DE SERVICIOS: De igual manera brinda un soporte grande a las empresas dedicadas a la prestacin de servicios, su funcionalidad permite definir los servicios y recursos, llevar un control de todas las actividades facturables y las que no fueron realizadas, igualmente permite monitorear los gastos detallados en los que se incurri. Recursos Registro de servicios Gastos internos Gastos facturables Facturacin de servicios Niveles de servicio Formacin GESTION DE PRODUCCIN: Las funciones de gestin de planta y produccin son laxas y permiten ajustarse a cada estructura empresarial, as como personalizar los datos relevantes para cada una de ellas, como hojas de rutas y listas de materiales. En la actualidad esta funcin se orienta a cubrir las necesidades habituales de los entornos de produccin. La creacin de rdenes de fabricacin, notificaciones de tiempo y consumo entre otras. Secciones GFH's (Grupos Funcionales Homogneos) o Centros de Coste Mquinas Planes de produccin con mltiples productos de entrada y mltiples productos de salida Ordenes de fabricacin Edicin de las secuencias y de los productos de cada orden faseUNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS Future Partes de trabajo prerellenados con los datos del plan de produccin de la secuencia Incidencias de trabajo Tipos de utillajes y gestin de cada utillaje individual. Partes de mantenimiento y asistencia GESTION COMERCIAL: Openbravo se dise para permitir la mxima agilidad y flexibilidad en la ejecucin de procesos determinantes en cualquier proceso comercial. Es posible realizar encadenamiento de documentos (facturas, pedidos, etc) en cualquier orden que la empresa realice, tambin se puede prescindir de ellos cuando sea necesario. Todo ello sin sacrificar nunca la coherencia, la completitud y disponibilidad de los datos. Esta integrado con un sistema de captura de pedidos en PDA, lo que extiende la potencia de la solucin mas all de los limites fsicos de la empresa. Zona de ventas Pedido de ventas, aplicacin de tarifas, tipo de venta, descuentos etc, Tipos de documentos de pedido Integracin del sistema de captura de pedidos PDA Impresin masiva de documentos Son algunas de las caractersticas de este modulo. GESTION ECONOMICO FINANCIERA: Este modulo fue diseado con el objetivo de minimizar la introduccin manual de datos por parte del os usuarios, evitando as tareas pesadas y repetitivas, permitiendo enfocarse en otras con mayor valor agregado. Este incremento se debe a que el rea financiera generalmente funciona como un recolector y procesador de datos de diferentes fuentes, pero a estar estas integradas permite hacerlo de una forma ms rpida y eficiente. Contabilidad en General: Planes por defecto Definicin de planes contables Ejercicios contables y gestin interanual Categoras de impuestos Rangos de impuestos Enlace contable. Navegacin directa de asientos contables a documentos y viceversa Asientos manuales Diario de asientos Balance de sumas y saldos Libro mayor Cuenta de resultados Balance de situacin Cuadros del plan general contableUNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS FutureCuentas por pagar y por cobrar: Generacin de efectos Edicin de cajas Diario de cajas Extractos Bancarios Activos fijos: definicin de elementos, precio y valoracin contable BUSINESSINTELLIGENCE: El componente BI de Openbravo le ayuda a realizar un continuo seguimiento del negocio, le proporciona informacin que le ayude a tomar decisiones, los cuadros de mando predefinidos le permite monitorear diferentes indicadores clave del desarrollo de la empresa. Integrado con el sistema de gestin Informes definibles por el usuario Dimensiones preestablecidas (tercero, grupo de terceros, producto, categora de producto, proyecto, campaa, etc.) y dimensiones definidas por el usuario Cuadros de mando predefinidos

7.1.3. Reglas del sistemaPlanificador de procesos: El esta ventana se puede programas procesos a ejecutar posteriormente de una manera automtica, se puede indicar la fecha especfica o algn da d e la semana para su ejecucin. Idioma: Openbravo se instala por defecto en ingles pero es posible utilizar la mayora de funcionalidades tambin en espaol, al parametrizar a los usuarios es posible elegir el idioma para cada uno de ellos. Moneda: Tambin es posible y muy importante definir el tipo de moneda, definir divisas como parte funcional e informativa del sistema. Pas, provincia y Ciudad: Permite definir caractersticas de ciudades con las que la empresa tiene vnculos con el objetivo de usarlas mas adelante.

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Opening ERPS Future 7.1.4. Reglas de la EntidadCrear Entidad: Llenando un formulario, se crea una entidad, este proceso adems de crear la entidad hace tambin una inicializacin de la aplicacin con usuarios y roles diferentes. Entidad: Openbravo es una aplicacin multiempresa, la entidad constituye cada una de las empresas gestionadas por el aplicativo, la gestin de cada una de esas entidades es independiente de las dems. Y dentro de cada entidad pueden haber una o mas organizaciones. Usuario: Esta opcin permite crear y editar perfiles de usuario, dependiendo de los roles que cada usuario tenga puede acceder a diferente informacin, igualmente se pueden editar los contactos definidos en las relaciones con terceros. Para que el usuario pueda hacer uso de la aplicacin tiene que tener definido un nombre de usuario y una contrasea. Rol: Permite definir los permisos de cada uno de los usuario, al momento de crear la entidad se crean dos roles, administrador y usuario, pero es posible aadir roles adicionales para controlar el acceso a diferentes datos. Seguridad: Esta opcin muestra la relacin de las sesiones registradas en la entidad.

7.1.5. Reglas de la organizacinComo se mencion anteriormente una entidad puede estar formada por varias organizaciones, cada una de las divisiones de una entidad determinadas directamente por el administrador del sistema. La empresa se puede organizar a modo de rbol de tal manera que cada organizacin puede controlar sus subalternas, teniendo acceso a sus datos pero no de una forma inversa acceso a la informacin de sus superiores. Banco-Sucursal En esta pestaa se definen los bancos, cuentas propias y de terceros asociadas al a organizacin. Caja: En esta ventana se parametriza el acceso a las cajas definidas en una divisa especfica.UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS Future 7.1.6. DatosComn: Mediante la opcin preferencias se establecen valores por defecto para cualquier aplicacin, las preferencias pueden ser establecidas a nivel de entidad, organizacin o usuario. En la ventana de mensaje de error muestra todos los mensajes de error definidos en el sistema, lo cual es de gran ayuda para el administrador del mismo. Las variables de Sesin las usa el administrador del sistema e indican los datos de configuracin del mismo. Importar Datos: Definir diferentes formatos que se utilizan en las importaciones. Los formatos se definen con parmetros particulares y por los campos que forman la plantilla de importacin. Importar ficheros de carga, indicando el formato de importacin, en la tabla temporal correspondiente a los datos que se desean importar. Importar ficheros EDI (Electronic Data Interchange) Importar terceros, productos, cuentas, lneas de informes, inventarios, pedidos, facturas, libros mayores de asientos, presupuestos. En estas ventanas se encuentran los datos importados con los ficheros de carga. De aqu, mediante el botn Importar, se introducen en la aplicacin.

8. CONCLUSIONES Openbravo es una herramienta funcional, muy completa y con grandes proyecciones para la administracin de informacin en las PYMES, sumado a esto es software libre lo que permite ser asequible a un bajo costo lo que beneficiaria ampliamente en el pago de licencias a estas empresas. Durante el proceso de investigacin nos encontramos con algunas dificultades que nos llevaron a buscar soluciones alternativas y que culminaron con xito, obteniendo un software funcional y disponible para su utilizacin. El capital mas importante que debe poseer una empresa para implementar este tipo de soluciones se genera mediante capacitaciones adecuadas, generando capital humano, no es necesario grandes requerimientos tcnicos para la implementacin. Basta con una red correctamente estructurada y la disponibilidad de un servidor en excelentes condiciones.UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES

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Opening ERPS Future Openbravo es un software funcional y de gran proyeccin en el mercado Colombiano, la Universidad Nacional como pionera en investigacin debe incentivar este tipo de proyectos que general valor agregado a los egresados de este claustro. Finalmente recomendamos continuar con la investigacin y poder generar incluso un curso libre del mismo, que permita ampliar el conocimiento

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9. BIBLIOGRAFIA Pagina Oficial del proyecto Openbravo. www.openbravo.com Manual de Usuario Openbravo 1.1 Democenter Openbravo Wikipedia, la enciclopedia libre. www.wikipedia.com

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