DGTIC. Febrero 2014 Sistema Inteligente de Decisiones Oficialía Mayor.
OFICIALÍA DE REGISTRO CIVIL 02 · MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA DE...
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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA DE REGISTRO CIVIL 02
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OFICIALÍA DE
REGISTRO CIVIL 02
Manual de Políticas y Procedimientos de la Oficialía de Registro Civil 02
H.H. Cuautla, Mor., a 31 de Mayo de 2017
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICIALÍA DE REGISTRO CIVIL 02
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II. CONTENIDO
Apartado Consecutivo del Apartado
Portada I
Contenido II
Autorización III
Introducción IV
Políticas V
Lista de Procedimientos VI
Procedimientos VII
Diagrama de Procedimientos
VIII
Directorio IX
Hoja de Participación
X
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III. AUTORIZACIÓN
Con fundamento en lo dispuesto por los artículos 115 fracción II de la Constitución Política de los Estados
Unidos Mexicanos; 113 de la Constitución del Estado Libre y Soberano de Morelos; 4 de la Ley Orgánica
Municipal del Estado de Morelos; 1,2 y 3 del Bando de Policía y Gobierno del Municipio de Cuautla, Morelos;
19 del Reglamento Interno de la Administración Pública para el Municipio de Cuautla Morelos y demás
normatividad Federal, Estatal y Municipal aplicable, se expide el presente Manual de políticas y procedimientos
de la Oficialía de Registro Civil 02 que establece su políticas de las áreas administrativas que la integran para el
desempeño de las funciones y atribuciones asignadas.
Elaboró
____________________________________
C. Gustavo Nuñez Carbajal
Oficial de Registro Civil 02
Revisó
____________________________________ Ing. Oscar Rancho Tórres
Encargado de la Dirección de Planeación
Visto Bueno
____________________________________ Ing. Argimiro Lama Ovíes
Contraloría Municipal
Visto Bueno
____________________________________ M.V.Z. José Manuel Sampedro
López de Nava
Oficial Mayor
Autoriza
____________________________________ Ing. Raul Tadeo Nava
PRESIDENTE MUNICIPAL
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IV.- INTRODUCCIÓN El presente Manual de procedimientos, pretende dejar las bases para que futuras Administraciones Municipales, tengan una continuidad en los controles administrativos y técnicos. Así mismo se preparó este Manual como un instrumento administrativo que permita agilizar las tareas y eficiente las actividades, delimitar las competencias y responsabilidades, distribuir las cargas de trabajo, orientado siempre al beneficio del usuario, quien debe percibir una vocación de servicio en los servidores públicos de la función registral que consiste en proporcionar los servicios para que consten todos aquellos actos que involucren el Estado Civil de las Personas y sobre todo, recibir un servicio de calidad, eficiente y oportuno, acorde a las necesidades en correspondencia con los programas y proyectos que en esta área se ejecuten.
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V.- POLÍTICAS
1.- No dejar a ningún usuario sin atender. 2.- Atender con toda prontitud, amabilidad, respeto y cortesía. 3.- No se recibirá ninguna documentación incompleta para la realización de cualquier tramite en la Oficialía de Registro Civil. 4.- Cuidar y conservar los equipos e instalaciones de trabajo. 5.- Respetar a sus compañeros de trabajo 6.- Evitar ingerir alimentos mientras realizan sus labores. 7.- El Oficial del Registro Civil es el único facultado en la oficina del Registro Civil de autorizar los actos y actas relativos al estado civil de las personas, en la forma y casos que establece el código, firmándolos de manera autógrafa. 8.- Levantar actas circunstanciadas en caso de pérdida, destrucción o deterioro de documentos oficiales de registro. 9.- Cumplir eficientemente con su trabajo.
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VI.- LISTA DE PROCEDIMIENTOS
1. Atender la correspondencia recibida. 2.- Resguardar el archivo del Registro Civil. 3.- Atender a la ciudadanía con información o asesoría en materia de Registro Civil.
4.- Registrar, clasificar y proporcionar las actas de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunciones. 5.- Levantar actas circunstanciadas en caso de pérdida, destrucción o deterioro de documentos oficiales de Registro . 6.- Inscripción de nacimiento. 7.- Inscripción de matrimonio. 8.- Inscripción de defunción. 9.- Inscripción de divorcio administrativos. 10.- Elaboración de CURP. 11.- Informes mensuales y anual de acuerdo a los indicadores de gestión. 12.- Información mensual para actualizar la página de transparencia. 13.- Responder todas las solicitudes de información pública. 14.- Resguardo de información digital e impresa para el archivo general del gobierno municipal. 15.- Elaboración del Manual de Organización y Manual de Políticas y Procedimientos. 16.- Elaboración del Programa Operativo Anual Presupuestal.
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VII.- PROCEDIMIENTOS 1. Atender la correspondencia recibida.
PASOS PASOS A SEGUIR DE LA
ACTIVIDAD RESPONSABLE
TIEMPO DE
DESARROLLO DEL
PROCESO
INICIO
1 Recibir la correspondencia OFICINA DEL
REGISTRO CIVIL 02 2 min
2 Leer y saber si corresponde el oficio a esta oficina
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02
5 min
3 Poner el sello de acuse de recibo indicando fecha y hora.
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02
2 min
4 Pasar el oficio para que el oficial del Registro Civil tenga conocimiento.
OFICINA DEL
REGISTRO CIVIL 02 5 min
5 Se analiza si se da contestación o no
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02 5 min
6 Archivarlo OFICINA DEL
REGISTRO CIVIL 02 20 min
7 Se contesta el oficio por parte del oficial del Registro Civil 02
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02 30 min
8
Entregar el oficio al área correspondiente y que acusen de recibo para cumplir con el requerimiento ÁREA INTERESADA 2 días
9 Archivarlo OFICINA DEL
REGISTRO CIVIL 02 20 min
FIN
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VIII.- DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTOS 2.- Resguardar el archivo del Registro Civil PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO
DEL PROYECTO
INICIO
1 Clasificar el trámite de cualquier acto registral de la oficina del Registro Civil 02.
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02
1 día
2 Llevar un control de los tramites en orden consecutivo del primer hasta el último trámite.
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02
1 día
3 Archivar y clasificar físicamente los trámites y documentos para su resguardo en el archivo.
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02
31 días
FIN
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTOS 3.- Atender a la ciudadanía con información o asesoría en materia de Registro Civil
PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO
INICIO
1 El ciudadano llega a preguntar sobre uno o de los diferentes tramites del Registro Civil
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02
2 min
2 Se le turna a la mesa correspondiente del trámite para que tenga una mejor atención
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02
5 min
3 Se le dan los requisitos y/o solicitud, o la información de lo que el ciudadano está tramitando.
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02
15 min
4 Recibe la información solicitada
CIUDADANO 15 min
5 Dudas si/no CIUDADANO 15 min
6 Se le soluciona sus dudas OFICINA DEL
REGISTRO CIVIL 02 15 min
FIN
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTOS 4.- Registrar, clasificar y proporcionar las actas de nacimiento, matrimonio, divorcio y defunciones.
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PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO
INICIO
1 El ciudadano pregunta y/o solicita los diferentes tipos actos registrales de la Oficialía del Registro Civil 02
CIUDADANO 2 min
2 Se le turna a la mesa correspondiente para que se le dé una atención
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02
5 min
3 Se le pide la solicitud y documentos requeridos para que pueda realizar su tramite
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02
5 min
4 Revisión de documentos OFICINA DEL
REGISTRO CIVIL 02 15 min
5 Realizar pago de derecho del tramite
CIUDADANO 5 min
7 Capturar el tramite CIUDADANO 20 min
8 Revisar por parte del ciudadano para q lo cheque y saber si esta correcto lo que se esta solicitando
CIUDADANO
5 min
9 Se le informa al ciudadano cuando puede recoger su tramite
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02
5 min
10 Se le entrega su tramite, según el tipo de servicio solicitado
OFICINA DEL REGISTRO CIVIL 02
15 min o 3 días.
11 Clasificar y archivar el tramite OFICINA DEL
REGISTRO CIVIL 02 15 min
FIN
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTOS 5.- Levantar actas circunstanciadas en caso de pérdida, destrucción o deterioro de documentos oficiales de Registro
PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO
DEL PROYECTO
INICIO
1
Levantar acta especial ante el ministerio público manifestando la perdida, destrucción o deterioro del documento a efecto que no se haga mal uso de la información.
MINISTERIO
PUBLICO 20 min
2
Levantar una acta circunstanciada en la que se indique la perdida, destrucción o deterioro del acta firmada por el Oficial del Registro Civil y 2 testigos
OFICIALÍA DEL
REGISTRO CIVIL 02 15 min
3
Elaborar una solicitud dirigida a la Dirección General del Registro Civil en el Estado de Morelos, firmada por el o los titulares del acta.
OFICIALÍA DEL
REGISTRO CIVIL 02 10 min
4 Analizar, revisar y en su caso autorizar la reposición de la perdida, destrucción o deterioro del acta.
DIRECCIÓN
GENERAL DEL
REGISTRO CIVIL
DEL ESTADO DE
MORELOS
08 días
5
Dar a conocer a la Oficialía la autorización para reposición de la perdida, destrucción o deterioro del acta.
DIRECCIÓN
GENERAL DEL
REGISTRO CIVIL
DEL ESTADO DE
MORELOS 08 días
6
Insertar el oficio de autorización del acta perdida, destruida o deteriorada de acuerdo a los alineamientos de la Dirección General de Registro Civil del Estado de Morelos
OFICIALÍA DEL
REGISTRO CIVIL 02 1 día
FIN
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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS
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6.- Inscripción de nacimiento
PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO
DEL PROYECTO
INICIO
1 Capturar la información del registrado en el sistema (SIC)
Oficialía del Registro
Civil 02 15 mín
2 Revisión del tramite del registro de nacimiento
Oficialía del Registro
Civil 02 10 mín
3 Hacer el CURP Oficialía del Registro
Civil 02 5 mín
4 Revisión de tramite y CURP por parte del interesado o responsables
Oficialía del Registro
Civil 02 5 mín
5 Hacer una responsiva de que el tramite esta correcto por parte del ciudadano o responsables
Oficialía del Registro
Civil 02 5 mín
6 Pago de derechos Oficialía del Registro
Civil 02 1 mín
7 Imprimir el tramite de registro Oficialía del Registro
Civil 02 1 mín
8 Firmar el tramite de registro de nacimiento (interesado o padres y testigos)
Oficialía del Registro
Civil 02 5 mín
9 Entregar el tramite de acta de nacimiento.
Oficialía del Registro
Civil 02 5 días
FIN
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTOS 7.- Inscripción de matrimonio
PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO
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DEL PROYECTO
INICIO
1 Capturar la información del tramite de matrimonio en el sistema (SIC)
Oficialía de Registro
Civil 02 15 min
2 Revisión de la información del tramite de matrimonio
Oficialía de Registro
Civil 02 10 min
3 Pago de derechos Oficialía del Registro
Civil 02 1 min
4 Se le da al ciudadano que revise su tramite
Oficialía del Registro
Civil 02 5 min
5 Imprimir el tramite de matrimonio Oficialía de Registro
Civil 02 1 min
6
Celebración del matrimonio a cargo del Oficial del Registro Civil 02 en el día establecido por parte de los interesados
Oficialía de Registro
Civil 02
20 min
7 Recabar firmas de los contrayentes y testigos o padres (si están presentes en el tramite)
Oficialía de Registro
Civil 02 15 min
8 Se entrega el tramite de matrimonio Oficialía de Registro
Civil 02 5 min
FIN
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTOS 8.- Inscripción de defunción.
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INICIO
1 Capturar la información del tramite de defunción en el sistema (SIC).
Oficialía de Registro Civil 02
15 min
2 Revisión de la información del tramite de defunción.
Oficialía de Registro Civil 02
10 min
3 Pago de derechos Oficialía del Registro
Civil 02 1 min
4 Se le da al ciudadano que revise su tramite
Oficialía del Registro Civil 02
5 min
5 Imprimir el tramite de defunción. Oficialía de Registro
Civil 02 1 min
6 Firma el declarante y dos testigos el tramite de defunción.
Oficialía de Registro Civil 02 5 min
7 Se le entrega el tramite de defunción. Oficialía de Registro
Civil 02 5 min
FIN
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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS 9.- Inscripción de divorcio administrativos.
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PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO
INICIO
1
Recibir documentos y agendar una cita para la primera audiencia para ratificar y presentación de testigos para el tramite de divorcio administrativo.
Oficialía de Registro Civil 02
8 días
2 Ratifica el divorcio administrativo y se procede a tomar declaración de testigos del divorcio administrativo.
Oficialía de Registro Civil 02
30 min
3 Pago de derechos Oficialía de Registro
Civil 02 10 min
4 Capturar la información del tramite de divorcio administrativo.
Oficialía de Registro Civil 02
30 min
5 Revisión de la información del tramite de divorcio administrativo.
Oficialía de Registro Civil 02
5 min
6 Se le da al ciudadano que revise su tramite de divorcio administrativo.
Oficialía de Registro Civil 02 20 min
7 Firman los divorciantes y testigos los formatos del divorcio administrativo.
Oficialía de Registro Civil 02 5 min
8 Capturar el tramite de divorcio administrativo en el sistema (SIC).
Oficialía de Registro
Civil 02
1 día
9 Imprimir el tramite de divorcio administrativo.
Oficialía de Registro Civil 02 1 min
10 Revisar el tramite de divorcio administrativo.
Oficialía de Registro Civil 02 15 min
11 Se le entrega el tramite de divorcio administrativo
Oficialía de Registro Civil 02 3 a 5 días
FIN
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DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
PROCEDIMIENTOS 10.- Elaboración de CURP
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PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO
INICIO
1 Copia del acta de nacimiento Oficialía del Registro
Civil 02 1 mín
2 Buscar en el sistema de CURP. Oficialía del Registro
Civil 02 1 mín
3 Dar alta o modificar el CURP. Oficialía del Registro
Civil 02 1 mín
4 Imprimir el CURP. Oficialía del Registro
Civil 02 1 mín
5 Se entrega el CURP Oficialía del Registro
Civil 02 1 mín
FIN
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTOS 11.- Informe mensual y anual de acuerdo a los indicadores de gestión
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PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO
INICIO
1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Dirección de Planeación.
Oficialía del Registro Civil 02
60 min
2 Se recaba la información mensual de acuerdo a los indicadores de gestión.
Oficialía del Registro Civil 02
5 días
3 Elaboras el informe mensual. Oficialía del Registro
Civil 02 1 día
4 Se envía acuse a la Dirección de Planeación.
Dirección de Planeación
4 días
FIN
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTOS 12.- Informe mensual para actualizar la página de transparencia.
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PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO
INICIO
1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Unidad de Transparencia.
Oficialía del Registro Civil 02
60 min
2 Se recaba la información concerniente al departamento del Registro Civil 02
Oficialía del Registro Civil 02
5 días
3 Se sube la información digital de acuerdo a los formatos de la Plataforma Nacional de Transparencia
Oficialía del Registro Civil 02
1 día
4 Se envía acuse a la Unidad de Transparencia
Unidad de Transparencia
1 día
FIN
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTOS 13.- Responder todas las solicitudes de información pública.
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PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO
INICIO
1 Recibes solicitud del ciudadano Oficialía del Registro
Civil 02 10 min
2 Se envía a la Unidad de transparencia para su contestación
Unidad de Transparencia
1 día
3 Solicita la información de la petición del ciudadano
Unidad de Transparencia
2 días
4 Se elabora la contestación a la petición y se envía a la Unidad de Transparencia
Oficialía del Registro Civil 02
3 días
5 La entrega al ciudadano, envía archivo y acuse de recibo del ciudadano al área.
Unidad de Transparencia
3 días
6 Se archiva información. Oficialía del Registro
Civil 02 1 día
FIN
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTOS 14.- Resguardo de información digital e impresa para el archivo.
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PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO DEL PROYECTO
INICIO
1 Se clasifica el tipo de información en digital o impresa.
Oficialía del Registro Civil 02
5 min
2 Si es digital se organiza por carpetas en los equipos de cómputo y se almacena en disco duro.
Oficialía del Registro Civil 02
1 día
3 Impresa se organiza por temas y se resguarda en el archivo debidamente detallado.
Oficialía del Registro Civil 02
1 día
FIN
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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PAG. 01
PROCEDIMIENTOS 15.- Resguardo de información digital e impresa para el archivo.
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PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO
DEL PROYECTO
INICIO
1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Dirección de Planeación.
Oficialía de Registro
Civil 02 60 min
2
Se recaba la información concerniente al departamento sobre los trámites y servicios que se ofrecen a la ciudadanía, así como las actividades que desempeñan cada uno de los integrantes que laboran en la oficina.
Oficialía de Registro
Civil 02 5 días
3 Se elaboran los manuales conforme a los lineamientos que se señalan en el Plan de Desarrollo Municipal.
Oficialía del Registro
Civil 02 10 días
4 Se remiten de manera digital a la Dirección de Planeación para su revisión y observaciones respectivas.
Dirección de
Planeación 15 min
5 Se aprueban? Dirección de
Planeación 3 días
6 Se imprimen, firman y sellan por parte del jefe de departamento.
Oficialía de Registro
Civil 02 1 día
7
Nuevamente se remiten a la Dirección de Planeación para recabar las firmas de las áreas implicadas en la revisión, visto bueno, autorización y publicación.
Dirección de
Planeación 7 días
8
Una vez firmados se resguardan en el Archivo del Departamento.
Oficialía de Registro
Civil 02 10 min
9 Se pasa al paso 3 Dirección de
Planeación 3 días
FIN
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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PROCEDIMIENTOS 16.- Elaboración del Programa Operativo Anual Presupuestal.
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PASO PASO A SEGUIR LA ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO DE DESARROLLO
DEL PROYECTO
INICIO
1 Se asiste al curso de capacitación de elaboración impartido por la Dirección de Planeación.
Oficialía de Registro
Civil 02 60 min
2
Se recaba la información concerniente al departamento sobre los proyectos en base a las líneas de acción y ejes transversales.
Oficialía de Registro
Civil 02 5 días
3
Se elabora el Programa Operativo Anual Presupuestal conforme a los lineamientos que se señalan en el Plan de Desarrollo Municipal.
Oficialía del Registro
Civil 02 3 días
4 Se remiten de manera digital a la Dirección de Planeación para su revisión y observaciones respectivas.
Dirección de
Planeación 15 min
5 Se aprueban? Dirección de
Planeación 3 días
6 Se imprimen, firman y sellan por parte del jefe de departamento.
Oficialía de Registro
Civil 02 1 día
7
Nuevamente se remiten a la Dirección de Planeación para recabar las firmas de las áreas implicadas en la revisión, visto bueno, autorización y publicación.
Dirección de
Planeación 7 días
8
Una vez firmados se resguardan en el Archivo del Departamento.
Oficialía de Registro
Civil 02 10 min
9 Se pasa al paso 3 Dirección de
Planeación 3 días
FIN
DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO
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IX.- DIRECTORIO
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Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial
C. Gustavo Núñez Carbajal Oficial del Registro Civil 02
3017304
C. Independencia Esq. 5 de Mayo, Tetelcingo Cuautla, Mor.
C. Elizabeth Suarez Anieva C. Reyna Uriostegui López C. Norma Angélica Mendoza Méndez C. Reyna Uriostegui López C. Lucia Vargas Tablas C. Verónica María Elena Robledo Chávez Secretaria ejecutiva
3017304
C. Independencia Esq. 5 de Mayo, Tetelcingo Cuautla, Mor.
C. Guillermo Cruz Zamora C. Hilda Guadalupe Calderon Fuentes Auxiliar administrativo
3017304 C. Independencia Esq. 5 de Mayo, Tetelcingo Cuautla, Mor.
C. Oscar Chávez Baca Capturista de Datos
3017304 C. Independencia Esq. 5 de Mayo, Tetelcingo Cuautla, Mor.