전자결재 관리자

매뉴얼 Office 365 Groupware

Office 365 Groupware 관리에 필요한 기능 및

제품을 설명합니다.

2 전자결재 관리자 매뉴얼

목차

1. 관리기능 ........................................................................................................................................................ 4

1. 부서 관리 ...................................................................................................................................................... 5

1.1. 개요 .......................................................................................................................................................... 5

1.2. 부서등록................................................................................................................................................. 5

2. 직책 관리 ...................................................................................................................................................... 6

3. 직급 관리 ...................................................................................................................................................... 7

4. 사용자 관리 ................................................................................................................................................. 8

4.1. 개요 .......................................................................................................................................................... 8

4.2. 사용자 일괄등록 ................................................................................................................................ 8

4.3. 사용자 등록 .......................................................................................................................................... 9

5. 템플릿 분류 ............................................................................................................................................... 10

5.1. 개요 ........................................................................................................................................................ 10

5.2. 문서 분류 추가 ................................................................................................................................. 10

6. 문서템플릿 관리 ...................................................................................................................................... 11

6.1. 개요 ........................................................................................................................................................ 11

6.2. 문서템플릿 등록 .............................................................................................................................. 12

7. 서명이미지 관리 ...................................................................................................................................... 13

7.1. 서명 이미지 등록 ............................................................................................................................ 13

7.2. 서명 이미지 관리 ............................................................................................................................ 14

8. 휴가 관리 .................................................................................................................................................... 15

7.1. 휴가관리............................................................................................................................................... 15

7.2. 휴가신청목록 ..................................................................................................................................... 17

7.3. 휴가현황............................................................................................................................................... 17

8. 회사 관리 .................................................................................................................................................... 18

3 관리기능

8.1. 개요 ........................................................................................................................................................ 18

8.2. 회사 정보 입력 ................................................................................................................................. 18

8.3. 회사 정보 수정 ................................................................................................................................. 18

9. 메일 주소 설정 ........................................................................................................................................ 19

9.1. 사용자 메일 정보 설정 ................................................................................................................. 19

4 전자결재 관리자 매뉴얼

1. 관리기능

관리기능

상단의 “관리자”를 클릭하면 좌측에 해당 메뉴가 나타나는 것을 확인

부서관리: 회사의 조직도를 구성하는 부서 관리

직책관리: 회사 조직 구성원의 직책 관리

직급관리: 회사 조직 구성원의 직급 관리

사용자관리: 조직 구성원 관리

템플릿분류: 전자결재 문서 양식의 분류 관리

문서템플릿: 전자결재 문서 양식 및 속성 관리

서명이미지: 전자결재 사용자의 서명 이미지 관리

개인결재선: 사용자 별 양식 별 저장한 개인 결재선 관리

휴가신청목록: 조직 구성원의 휴가 신청 현황

휴가현황: 현재 사용자의 연도별 휴가 지급 현황 및 사용자 별 사용

현황

휴가관리: 년도별 사용자 휴가 지급 및 사용현황, 잔여휴가 현황

회사정보: 회사 정보 관리

5 부서 관리

1. 부서 관리

1.1. 개요

상단 메뉴 [관리자] > 좌측메뉴 [부서관리]를 통해 조직을 구성하는 조직도를 관리합니다.

a. 오른쪽 상단의 부서 동기화 버튼 클릭 시 Office 365 사용자 추가 시 사용자 정보로

입력한 부서 정보를 한번에 가져와 자동으로 입력합니다.

1.2. 부서등록

부서를 동기화해 가지고 온 정보를 기반으로 조직의 트리 구조를 생성하기 위하여

a. 상단의 “새 항목”을 클릭하여 신규 부서 또는 상위 부서를 등록합니다.

b. 제목 : 부서명을 등록 합니다.

c. 설명 : 설명을 등록 합니다.

d. 부서번호 : 자동 채번 됩니다..

e. 상위부서 : 상위부서를 선택 또는 (없음)을 선택합니다.

6 전자결재 관리자 매뉴얼

2. 직책 관리

2.1. 개요

상단메뉴 [관리자] > 좌측메뉴 [직책관리]를 통해 조직도에 나타나는 사용자 정보의 직책을 관

리할 수 있습니다.

2.2. 직책 등록

“새 항목”을 선택하여 이름에 직책을 입력한 후 저장을 클릭합니다.

7 직급 관리

3. 직급 관리

3.1. 개요

상단메뉴 [관리자] > 좌측메뉴 [직급관리]를 통해 조직도에 나타나는 사용자 정보의 직급을 관

리할 수 있습니다.

3.2. 직급 등록

“새 항목”을 선택하여 이름에 직급을 입력한 후 저장을 클릭합니다.

8 전자결재 관리자 매뉴얼

4. 사용자 관리

4.1. 개요

상단메뉴 [관리자] > 좌측메뉴 [사용자관리]에서 조직도에 나타나는 사용자정보를 관리합니다.

4.2. 사용자 일괄등록

참고: Office 365 포털에서 사용자를 생성하고 SharePoint Online 라이선스를 부여한 후 사용자

정보가 SharePoint Online으로 업데이트 되는데 약 24시간 정도 소요됩니다. 정보가 업데이트

되기 전에 사용자 정보 동기화를 진행하는 경우 사용자 생성이 제대로 이루어 지지 않을 수 있

습니다. 따라서 사용자 정보 동기화는 라이선스 부여 후 약 24시간 후에 진행하는 것을 권장

합니다.

a. [관리자] > [사용자 관리]를 선택합니다.

b. 오른쪽 상단의 [사용자 동기화] 클릭합니다.

사용자 동기화를 실행하면 최 상위 사이트에 접근이 가능한 사용자들에 대하여 Office 365 사용

자 추가 시 입력한 사용자의 이름, 부서 정보를 [사용자 관리] 목록에 추가합니다.

9 사용자 관리

4.3. 사용자 등록

“새 항목”을 선택하여 사용자를 등록할 수 있습니다.

a. 제목: 사용자 이름을 입력합니다.

b. 사용자: 사용자 이름 혹은 이메일을 입력합니다.

c. 부서: 부서관리에서 입력한 부서 중 사용자의 소속 부서를 선택합니다.

d. 직책: 직책관리에서 입력한 직책 중 사용자의 직책을 선택합니다.

e. 직급: 직급관리에서 입력한 직급 중 사용자의 직급을 선택합니다.

f. 주소: 사용자의 주소를 입력합니다.

g. 생년월일: 사용자의 생년월일을 선택합니다.

h. 입사일자: 사용자의 입사일자를 선택합니다.

i. 정렬순서: 조직도에 보여지는 순서를 입력합니다.

10 전자결재 관리자 매뉴얼

5. 템플릿 분류

5.1. 개요

상위메뉴 [관리자] > 좌측 메뉴 [템플릿 분류]를 통해 조직에서 사용하는 전자결재 문서 템플릿

들의 분류를 관리할 수 있습니다.

5.2. 문서 분류 추가

“새 항목”을 선택하여 템플릿 분류를 추가할 수 있습니다.

a. 분류명: 전자결재 문서의 분류명을 입력합니다.

b. 순서: 전자결재 메인 페이지에 보여질 순서를 입력합니다.

11 문서템플릿 관리

6. 문서템플릿 관리

6.1. 개요

상단 메뉴 [관리자] > [문서템플릿]에 양식을 등록하여 전자결재 양식을 추가할 수 있습니다.

전자결재 양식은 HTML로 작성하여 작성 및 편집에 용이합니다.

등록된 템플릿은 결재 작성 시 양식 선택 항목에 나타나며 양식을 선택하면 등록된 템플릿 및

지정된 결재선과 정보가 자동으로 입력됩니다.

12 전자결재 관리자 매뉴얼

6.2. 문서템플릿 등록

“새 항목”을 클릭합니다.

a. 제목: 양식명을 입력합니다.

b. 양식 템플릿: 양식템플릿을 작성합니다. 양식은 양식 템플릿 영역 클릭 시 상단에 나

타나는 리본메뉴를 이용하여 편집기에서 작성하거나, 원본 편집을 눌러 HTML로 작

성할 수 있습니다.

c. 고정 결재선 지정: 검토자, 확인자, 심사자, 승인자, 합의자, 참조자 등 해당 양식에 대

하여 고정 결재선을 지정할 수 있습니다.

d. 보존연한: 양식의 기본 보존연한을 설정할 수 있습니다.

e. 보안구분: 해당 양식의 기본 보존연한을 설정할 수 있습니다.

f. 순서: 양식이 보여지는 순서를 지정합니다.

g. 숨김여부: 양식을 전자결재 사이트 선택 시 사용자에게 보여줄 것인지 숨길 것인지를

13 서명이미지 관리

지정할 수 있습니다. 아직 사용자에게 Publishing 하기 전의 양식을 경우 숨김여부

를 체크하여 사용자에게 노출되지 않도록 설정할 수 있습니다.

h. 분류: 전자결재 문서 양식의 분류를 선택합니다.

등록된 문서 템플릿은 “문서템플릿”에서 확인 할 수 있습니다.

7. 서명이미지 관리

7.1. 서명 이미지 등록

a. 상단 메뉴 중 [개인설정]을 선택합니다.

b. 서명 이미지 관리 부분에 찾아보기를 선택하여 서명 이미지를 업로드 합니다. 서명

이미지는 90 X 45 사이즈에 이미지 확장자는 .gif 를 기본으로 합니다.

참고: 관리자가 사용자의 서명을 대신 등록 할 수 없으며, 각 사용자가 자신이 사용

할 서명 이미지를 등록합니다. 관리자는 등록된 서명 이미지를 확인 할 수 있습니다.

c. 등록된 서명 이미지를 확인합니다. 서명 이미지를 삭제 한 후 다시 등록 할 수 있습

니다.

14 전자결재 관리자 매뉴얼

7.2. 서명 이미지 관리

좌측 메뉴 [관리기능] > [서명이미지]에서 사용자가 등록한 서명 이미지를 확인 할 수 있습니다.

15 휴가 관리

8. 휴가 관리

직원들의 휴가일수 관리 및 사용현황을 파악할 수 있습니다.

7.1. 휴가관리

조직 구성원의 휴가일수 관리를 위해 매년 관리자는 사용자들의 년도 별 휴가일수를 입력합니

다. 조직 구성원의 휴가일수 관리를 위해

① 상단 메뉴 [관리자] > [휴가관리]의 [모든 항목]을 클릭합니다.

② 전체 직원의 휴가일수를 업데이트 하려면 이 목록 편집 텍스트 중 [편집] 또는 상단 리본

메뉴의 목록 중 [빠른 편집] 메뉴를 선택하여 엑셀 데이터 편집하듯이 데이터를 추가/수정 할

수 있습니다.

16 전자결재 관리자 매뉴얼

③ 추가를 완료한 경우 목록 상단의 이 목록 편집 중지의 [중지]를 클릭 또는 상단 리본메뉴의

목록 탭에서 보기를 선택합니다.

④ 휴가정보 수정을 위해서는 수정할 직원을 선택한 후 [항목편집]을 선택합니다.

⑤ 해당연도 사용자의 휴가정보[제목, 이름, 연도, 전체휴가, 대체휴가, 개인가능휴가]를

수정합니다.

17 휴가 관리

7.2. 휴가신청목록

관리자는 [휴가신청목록]을 선택하여 현재 휴가중인 사용자를 확인 할 수 있습니다.

7.3. 휴가현황

관리자는 [휴가현황]을 선택하여 조직 구성원들의 년도 별 휴가 현황(전체휴가, 대체휴가, 개인가

능휴가, 사용휴가, 잔여휴가, 공가)을 확인할 수 있습니다.

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8. 회사 관리

8.1. 개요

[회사정보]를 통해 회사 기본정보를 관리하며, 재직증명서 발급에서 사용할 수 있습니다.

8.2. 회사 정보 입력

a. [새 항목]을 클릭하여 회사 정보를 입력합니다.

b. 회사명(필수입력), 회사주소, 대표이사, 대표번호, Fax 번호를 입력한 후 저장합니다.

8.3. 회사 정보 수정

a. 회사 정보의 …을 선택한 후 [항목 편집]을 선택합니다.

b. 회사 정보를 수정한 후 저장합니다.

19 메일 주소 설정

9. 메일 주소 설정

Office 365의 메일을 사용하지 않고 별도의 메일을 사용하는 조직의 경우 전자결재 상태 정보 및

요청정보를 메일로 수신하기 위해서는 사용자가 사용하고 있는 메일 정보를 설정하여야 합니다.

9.1. 사용자 메일 정보 설정

a. Office 365 포탈에 관리자로 로그인

b. 페이지 하단 좌측 [관리자] > [SharePoint] 선택

c. 좌측의 [사용자 프로필] > [사용자 프로필 관리] 선택

20 전자결재 관리자 매뉴얼

d. 프로필 찾기에서 사용자 이름 입력 및 찾기 > 검색된 사용자 계정 이름 옆에 마우스를

올리면 삼각형이 보이고, 이 삼각형을 클릭 > [내 프로필 편집] 선택

e. 페이지 중간 정도에 [업무용 전자 메일] 필드에 사용자의 메일주소 업데이트 및 페이지

하단의 저장 후 닫기 선택

f. 다른 조직 구성원들에 대한 업무용 전자 메일 주소 업데이트를 진행합니다.