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O Banco Mercantil Universal Garante Efi ciente Gestão de Projetos com CA Project & Portfolio Management

CUSTOMER SUCCESS STORY | JUNHO 2015

PERFIL DO CLIENTEIndústria: FinanceiraCompanhia: Mercantil Banco UniversalEmpregados: 8.850 Patrimônio: 4,5 bilhões de dólares

EMPRESAO Mercantil Banco Universal é hoje a companhia de serviços fi nanceiros mais completa da Venezuela. Com 90 anos, ela tem presença em 9 países na América e na Europa.

DESAFIO Com uma área de gestão de projetos consolidada, o banco se encontrava ante o desafi o de integrar cinco ferramentas diferentes de gestão de projetos, programas e carteira em uma única solução.

SOLUÇÃO A instituição escolheu a solução CA Project & Portfolio Management, que demostrou ser capaz de manter centralizadas, íntegras e consistentes todas as informações relacionadas com seus projetos.

BENEFÍCIOS Com a implementação do CA Project & Portfolio Management, o Banco Mercantil centralizou os processos de gestão de projetos e programas, de carteira, de demanda e de recursos, simplifi cando a sua execução e consulta.

Empresa Uma das maiores instituições fi nanceiras da Venezuela

Desafi o Unifi car diferentes frontes de gestão de projetos

“ O nosso principal desafio era integrar cinco ferramentas diferentes que utilizávamos para a gestão destes projetos.”Fernando Moreno Niebla Coordenador Programas e Projetos, Mercantil Banco Universal

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O Mercantil Banco Universal foi fundado em 1925 e hoje, com 90 anos de atividade, é uma instituição líder no sistema fi nanceiro venezuelano, com um patrimônio de cerca de 4,5 bilhões de dólares. A instituição é hoje a primeira e mais completa companhia de serviços fi nanceiros da Venezuela, com presença em nove países da América e da Europa.

Nesta posição, a instituição oferece hoje uma ampla variedade de serviços fi nanceiros de alta qualidade, reafi rmando com os seus clientes a sua missão de satisfazer as aspirações dos indivíduos e da comunidade onde atua.

Para oferecer os seus produtos e serviços na Venezuela, a instituição tem uma rede de aproximadamente 264 agências bancárias, 1.355 caixas eletrônicos e 51 mil pontos de venda físicos, além de um acesso 24 horas via telefone e internet. Para complementar a rede, no estrangeiro, há uma agência nos Estados Unidos (Coral Gables, na Flórida), uma agência em Curaçao e cinco escritórios de representação em São Paulo, Bogotá, Lima, Cidade do México e Nova Iorque.

Desde a sua fundação o Mercantil Banco Universal participa ativamente no desenvolvimento dos diferentes mercados onde ele opera por meio de fi nanciamento do comércio, agricultura e da indústria do país. Por meio da Fundación Mercantil, realiza de modo permanente trabalhos em setores diferentes da sociedade, ratifi cando o seu compromisso social com a Venezuela.

Para fazer fronte às agressivas estratégias do crescimento, o Mercantil Banco Universal tem um PMO (Project Management Offi ce) Corporativo, responsável de supervisar e controlar a avaliação e execução satisfatória dos projetos das áreas de operações, de tecnologia de negócios. «Estes projetos são defi nidos por alinhamentos estratégicos estabelecidos pela direção», afi rma Fernando Moreno Niebla, Coordenador Programas e Projetos (PMO) da instituição.

De acordo com o executivo, a área tem estas entre as suas responsabilidades:

• A promoção do uso de políticas e modelos de gestão de projetos e gestão de mudanças em projetos

• Assistir aos processos de formalização, priorização, planejamento e execução de diferentes projetos

• Segurar, em conjunto com as unidades solicitantes, que o resultado dos projetos gere valor e cumpram com as necessidades defi nidas

• Garantir a execução da carteira de forma satisfatória para o cliente e para a equipe do projeto.

«Fronte a isso, o nosso principal desafi o era integrar cinco ferramentas diferentes que utilizávamos para a gestão destes projetos», afi rma Fernando Moreno Niebla, lembrando que a instituição as utilizava para fazer o registo de fi chas do projeto com informações relevantes; planejamento do projeto; registo de horas dos recursos; armazenagem dos documentos relacionados; e gerir a matriz de recursos.

ca.com

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O executivo diz que toda a informação relacionada com os requerimentos, estimados e mudanças estavam em fi cheiros Word, o que difi cultava a consulta da informação e a elaboração de relatórios. Por outro lado, contar com diferentes repositórios provocava que algumas informações estiveram duplicadas. «Precisávamos de oferecer às áreas de negócio uma melhor visibilidade sobre os projetos e a possibilidade de criar os seus próprios relatórios, além de estandardizar os planos de projetos», explica.

Segundo Fernando Moreno Niebla, a seleção da solução esteve baseada em uma avaliação que revisou as funcionalidades oferecidas pelo produto. CA Project & Portfolio Management foi escolhido pois cumpria com estas demandas.

O projeto de implementação durou seis meses, e foi executado entre janeiro e julho de 2013 com a participação do IT Business Solution, parceiro de negócio e implementação da CA Technologies.

Depois da solução ser implementada, um grupo de oito pessoas, de diferentes áreas, foi treinado no uso da solução. O executivo lembra que o CA Project & Portfolio Management deveria manter centralizadas, completas e consistentes as informações de estimações, mudanças e planos dos projetos, evitando a duplicidade no registo. «Por outro lado, as áreas envolvidas deveriam poder geris os seus próprios relatórios, e poder revisar os seus programas e carteiras».

Para um melhor uso da solução, além dos oito profi ssionais treinados antes do início do projeto, o ITBS treinou outros dez sobre as funcionalidades do CA Project & Portfolio Management. Depois da implementação, o próprio PMO do Mercantil Banco Universal preparou e realizou ofi cinas com todos os usuários da solução. Em total, a iniciativa treinou cerca de 260 empregados.

Na primeira etapa de utilização do CA Project & Portfolio Management, que durou cerca de seis meses, o Mercantil Banco Universal se concentrou em novos projetos que estavam em ativação. «Durante este período, tivemos a participação ativa do PMO na assistência aos diferentes participantes dos projetos», explica Fernando Moreno Niebla.

Os projetos mais antigos continuaram utilizando as ferramentas anteriores durante este período. Depois, todos foram migrados ao CA Project & Portfolio Management. Hoje, a plataforma antiga se mantem só para consultar informações históricas.

Hoje, a solução CA Project & Portfolio Management se utiliza para os processos de:

• Gestão de demanda

• Gestão de carteira

• Gestão de projetos e programas

• Gestão de planejamento de recursos

• Gestão de recursos (controle de horas).

ca.com

SoluçãoGestão simplifi cada e centralizada

“ Temos uma capacidade instalada de cerca de 300 mil horas anuais.”Fernando Moreno Niebla Coordenador Programas e Projetos, Mercantil Banco Universal

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«Hoje gerimos uma carteira de 300 projetos, dos quais 130 estão ativos», explica Fernando Moreno Niebla, revelando que trabalham diretamente com a solução cinco líderes de programa, 75 líderes de projeto, 140 solicitantes, dez usuários de áreas de apoio (auditoria, risco e conformidade) e 270 membros da equipe. «Temos uma capacidade instalada de cerca de 300 mil horas anuais», diz.

«O grande benefício da implementação do CA Project & Portfolio Management foi a integração de várias ferramentas de gestão de projetos em só uma», diz Fernando Moreno Niebla. Para ele, inclusive com a solução operando desde há pouco tempo, é possível constatar benefícios claros, como:

• Unifi cação de cinco ferramentas em um sistema web para a gestão de projetos e programas; gestão de carteira; gestão de demanda; e gestão de recursos

• Facilidade para a consulta de todas as informações relacionadas com os projetos e a elaboração de relatórios

• Ampliação do controle das atividades dos processos e melhoria na toma de decisões

• Informações mais consistentes e completas.

Além destes benefícios, desde que a solução da CA Technologies foi adotada, o CA Project & Portfolio Management conseguiu maior visibilidade sobre o estado dos projetos e seus possíveis desvios, e estandardizou as informações e planos de projetos. «Temos muita mais agilidade na execução das atividades relacionadas com a gestão de projetos e carteira», fi naliza o executivo.

ca.com

Benefi ciosProjetos geridos de forma centralizada

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A CA Technologies ajuda os clientes a garantirem o sucesso em um futuro em que todas as empresas – do setor de vestuário até o de energia – serão redefinidas pelo uso de software. Com o software da CA no centro de suas estratégias de TI, as organizações podem tirar proveito da tecnologia capaz de mudar a maneira como vivemos – do datacenter até o dispositivo móvel. Nossos softwares e nossas soluções ajudam nossos clientes a prosperar na nova economia de aplicativos, oferecendo os meios para implantar, monitorar e proteger os aplicativos e a infraestrutura. Para saber mais sobre os programas de sucesso de nossos clientes, visite ca.com/br/customer-success. Para obter mais informações sobre a CA Technologies, visite ca.com/br.

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