NTC5522

NORMA TÉCNICA NTC COLOMBIANA 5522

2007-08-29

BUENAS PRÁCTICAS AGRÍCOLAS. TRAZABILIDAD EN LA CADENA ALIMENTARIA PARA FRUTAS, HIERBAS AROMÁTICAS CULINARIAS Y HORTALIZAS FRESCAS E: GOOD AGRICULTURAL PRACTICES. TRACEABILITY IN

THE FOOD CHAIN FOR FRESH FRUITS, AROMATIC CULINARY HERBS AND VEGETABLES

CORRESPONDENCIA: DESCRIPTORES: prácticas agrícolas; fruta; hierbas

aromáticas culinarias; hortalizas; trazabilidad; cadena alimentaria.

I.C.S.: 03.120.10; 67.080.01 Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. (571) 6078888 - Fax (571) 2221435

Prohibida su reproducción Editada 2007-09-10

PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general. La NTC 5522 fue ratificada por el Consejo Directivo de 2007-08-29. Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 202 Aseguramiento de la calidad y de la inocuidad de la producción agrícola. AGRITEC COLOMBIA AGRODIAGNÓSTICO ANALDEX ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA DE ALIMENTOS -ACTA- ASOCIACIÓN DE MICROBIÓLOGOS JAVERIANOS BCS COLOMBIA CARULLA VIVERO S.A. COMESTIBLES RICOS LTDA. CORPORACIÓN CAJA DE HERRAMIENTAS CORPORACIÓN COLOMBIA INTERNACIONAL FITOSANIDAD AL DÍA FRESAS BETANIA FRUTEXPO LTDA. GS1 COLOMBIA INDEPENDIENTE -ALEJANDRO RODRÍGUEZ- INDEPENDIENTE -CLAUDIA ALEXANDRA URTADO- INDEPENDIENTE -FANNY VILLAMIZAR- INDEPENDIENTE -JESÚS ZÁRATE- INDEPENDIENTE -JOSÉ ALIRIO BERNAL-

INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO -ICA- INSTITUTO INTERAMERICANO DE COOPERACIÓN PARA LA AGRICULTURA -IICA- MERCADEO DE ALIMENTOS DE COLOMBIA S.A. -MEALS- MERCAGRO C.I. MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO NESTLÉ DE COLOMBIA S.A. OLÍMPICA S.A. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA PRODUCTORA DE JUGOS S.A. SETAS DE LA SABANA LTDA. TROPIFRUTA UNIVERSIDAD JORGE TADEO LOZANO UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA VEGETALES CEPAV

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas: ABASTOS - ECOJUGO LTDA. AGROS. A ALGARRA S.A. ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A. ALVARO OSPINA Y CÍA. ANÁLISIS AMBIENTAL ARGENTINA (FINCA) ASOCIACIÓN NACIONAL DE INDUSTRIALES COLOMBIANOS -ANDI- ASOHOFRUCOL AVELSA BANACOL BAVARÍA S.A. BIOCONTROL LTDA. BONANZA (FINCA) CANDELA (FINCA) CARREFOUR COLOMBIA CENTRO NACIONAL DE INVESTIGACIONES DEL CAFÉ CENICAFÉ CHELAS (FINCA) CIAL CIBELES COCA COLA FEMCO COLOMBIA COLOMBIAN EXPORTS CO. COMPAÑÍA COLOMBIANA DE CÍTRICOS LTDA. CONGELAGRO S.A. CONSERVAS CALIFORNIA S.A. CORNARE CORPOICA CORPORACIÓN NUEVA TIERRA DIRECCIÓN DE DESARROLLO RURAL SOSTENIBLE, DEPARTAMENTO DE PLANEACIÓN EL PATACON EL REINO ESTRADA NAVARRO & CÍA. LTDA. EXTRUCOL FLORIDA FNFH ACUERDO CAD CÍTRICOS FRUTERÍA DEL PACÍFICO FRUTIREYES GASEOSAS COLOMBIANAS S.A.

HACIENDA SANTA HELENA S.A. HORTALIZAS Y VERDURAS ILSI NOR ANDINO INDEPENDIENTE -FANNY RESTREPO- INDEPENDIENTE -TERESITA BELTRÁN- INDUSTRIAS ALIADAS S.A. INDUSTRIAS ALIMENTICIAS DOÑA PAULA INDUSTRIAS LA CORUÑA INNOVACIÓN Y CALIDAD INTEGRADORES DE NEGOCIOS AGROPECUARIO INDAGRO KALAMARY LA CASITA DE LAS FRESAS LA CHINITA LABORATORIO DE SALUD PÚBLICA DE CUNDINAMARCA LEVAPÁN S.A. LUCITANIA MINISTERIO DE LA PROTECCIÓN SOCIAL ORO VERDE PANAMERICANA DE ALIMENTOS PASIFLORA COLOMBIANA S.A. PASSICOL POSTOBÓN S.A. PRODUCTOS NATURALES DE LA SABANA ALQUERÍA S.A. PROEXPORT PRONAT LTDA. PROVEG LTDA. QUALA S.A. REY URIBE Y CÍA. SECRETARÍA DISTRITAL DE SALUD SENA -ARMENIA- SENA -DIRECCIÓN GENERAL- SENA -FUSAGASUGA- UNIBAN UNIVERSIDAD DE CALDAS UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA NACIONAL VELADA VILLA SOFÍA (FINCA) YERBAZAL

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5522

CONTENIDO

Página 1. ALCANCE.....................................................................................................................2 2. REFERENCIAS NORMATIVAS ...................................................................................3 3 TÉRMINOS Y DEFINICIONES .....................................................................................3 4. OBJETIVO DE LA TRAZABILIDAD ............................................................................5 5. REQUISITOS DEL SISTEMA.......................................................................................5 5.1 REQUISITOS BÁSICOS ..............................................................................................5 5.2 REQUISITOS ESPECÍFICOS.......................................................................................7 6. DISEÑO E IMPLEMENTACIÒN DEL SISTEMA ..........................................................7 6.1 GENERALIDADES.......................................................................................................7 6.2 ESPECIFICACIONES...................................................................................................8 7. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN.................................................................11 7.1 PROTECCIÓN DEL CULTIVO (manejo integrado de plagas) ................................12 7.2 MANEJO DE AGUAS Y NUTRICIÓN DE PLANTAS ................................................12 7.3 LABORES DE CULTIVO............................................................................................12 7.4 LABOR DE COSECHA ..............................................................................................12 7.5 POSCOSECHA...........................................................................................................12 7.6 PROVEEDORES Y CLIENTES ..................................................................................13


Página ANEXOS ANEXO A (Informativo) EJEMPLO DE FORMATO DE REGISTRO PARA LABORES SEMANALES ......................14 ANEXO B (Informativo) EJEMPLO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UN NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN PARA UN SISTEMA DE TRAZABILIDAD.............................................................................16 ANEXO C (Informativo) BIBLIOGRAFÍA...........................................................................................................................17


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BUENAS PRÁCTICAS AGRÍCOLAS. TRAZABILIDAD EN LA CADENA ALIMENTARIA PARA FRUTAS, HIERBAS AROMÁTICAS CULINARIAS Y HORTALIZAS FRESCAS La trazabilidad es un requisito de las Buenas Prácticas Agrícolas (véase la NTC 5400:2005) que contribuye al logro de la inocuidad de los productos agroalimentarios, permitiendo a los productores, fabricantes y autoridades sanitarias seguir el rastro de un alimento desde su origen hasta que llega a manos del consumidor nacional o internacional, incluyendo las materias primas y el material de empaque. En las empresas agroalimentarias es necesario implementar un sistema de trazabilidad con el fin de hacer el seguimiento de los movimientos del alimento, a través de etapas específicas de la producción, el procesamiento y la distribución. El sistema, que permitirá determinar en qué etapa posiblemente se presentaron los peligros, es una herramienta de gestión implícita en los sistemas de aseguramiento de la calidad e inocuidad como las BPA, BPM, APPCC (APPCC) e ISO 22000, entre otros. Esta norma se ha elaborado con el fin de proporcionar los requisitos básicos para el diseño e implementación de un sistema de trazabilidad para la cadena de frutas, hierbas aromáticas culinarias y hortalizas frescas, que sea eficaz y que genere beneficios tanto de inocuidad como en términos de costos para las empresas del sector. Se ha hecho énfasis en la etapa de producción en campo, dado que es la etapa que requiere mayor apoyo, sin embargo, éste documento es útil para los demás eslabones de la cadena. La elección del sistema de trazabilidad por implementar debe tomar en cuenta los reglamentos tanto nacionales como internacionales, el producto, sus características y las expectativas del cliente. La complejidad del sistema de trazabilidad de la cadena puede variar dependiendo de las características de las frutas, hierbas aromáticas culinarias y hortalizas y de los objetivos que se han de cumplir, de acuerdo con la amplitud, la profundidad y la precisión que se quieran alcanzar. Como resultado de la implementación de un sistema de trazabilidad se espera que haya un cambio en la cultura de la gestión en las empresas, por la incorporación de tecnologías de manejo de la información, que permita elaborar la documentación necesaria para demostrar el cumplimiento de los requisitos exigidos. La implementación de un sistema de trazabilidad por parte de la empresa agroalimentaria depende de:


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- Las limitaciones técnicas inherentes a la organización y a los productos (como la naturaleza de las materias primas, el tamaño de los lotes de producción, los procedimientos de recolección, transporte, procesamiento y empaque); y

- Los beneficios en términos de costo de la aplicación de dicho sistema. El sistema de trazabilidad contribuye a que los agroempresarios y las autoridades sanitarias o ambas, activen la red de alerta alimentaria e inmovilicen rápidamente los productos no inocuos y, si es necesario, los retiren del mercado, en el momento en que se tengan sospechas fundadas de que un alimento puede causar problemas de salud para los humanos. A los productores y empacadores les sirve para localizar rápidamente un lote del cual se sospecha que no cumple con algún requisito de calidad o de inocuidad, de manera que el resto de la producción no se vea afectado. A los consumidores les da tranquilidad saber que, si surge una no conformidad con el producto, pueden utilizar su derecho de reclamación y asegurar la toma de acciones correctivas; así como el derecho que tienen a recibir información sobre el origen y otros datos esenciales del alimento que le permitan decidir si consumir o no ese producto. El desempeño del sistema de trazabilidad mejora si se cuenta con sistemas de captura de información en la finca o predio o la agroempresa. 1. ALCANCE Definir los requisitos mínimos para el diseño e implementación de un sistema de trazabilidad que sirvan de orientación a los productores y distribuidores, a través de toda la cadena agroalimentaria de frutas, hierbas aromáticas culinarias y hortalizas frescas, tanto para el mercado nacional como el internacional, y así contribuir a la obtención de estándares de calidad e inocuidad de estos productos. Esta norma puede ser aplicada por una empresa agroalimentaria que opere en cualquier etapa de la cadena alimentaria, ya sea en la producción en campo, la poscosecha o la distribución y comercialización de frutas, hierbas aromáticas culinarias y hortalizas frescas o por organizaciones cooperativas o asociadas a ella, manteniendo siempre el objetivo de rastrear el producto, a través de sus diferentes eslabones. Esta norma es una herramienta técnica para el cumplimiento de los reglamentos específicos u otros objetivos definidos y se aplica cuando es necesario, para documentar la historia o la ubicación de un producto o los componentes pertinentes. El sistema de trazabilidad permite rastrear los productos frescos, desde el consumidor hasta el sitio de producción en la finca, hasta el comercializador, hasta el procesador de los mismos o hasta el nivel de profundidad hasta donde sea posible llegar. Esta norma técnica proporciona, además, requisitos para implementar el sistema de trazabilidad del material de empaque y embalaje utilizado para empacar y transportar, así como de los materiales asociados a la producción de las frutas, las hierbas aromáticas culinarias y hortalizas frescas.


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2. REFERENCIAS NORMATIVAS Los siguientes documentos referenciados son indispensables para la aplicación de este documento. Para referencias fechadas, sólo se aplica la edición citada. Para referencias no fechadas, se aplica la última edición del documento referenciado (incluida cualquier enmienda). NTC 5400:2005, Buenas Prácticas Agrícolas para frutas, hierbas aromáticas culinarias y hortalizas frescas. Requisitos generales. NTC-ISO 22000:2005, Sistemas de gestión de inocuidad alimentaria. Requisitos para organizaciones en la cadena alimentaria. ISO 22005:2007, Trazabilidad en la cadena alimentaria y alimentos para animales. Principios generales y requisitos básicos para el diseño e implementación del sistema. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para los propósitos de este documento, se aplican los términos y definiciones suministrados en la NTC-ISO 22000:2005, la ISO 22005:2007, la NTC 5400:2005 y las siguientes: 3.1 Acción correctiva. Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. 3.2 Alimento. Sustancia de origen animal, vegetal, fungí o mineral, bruta, elaborada o semielaborada, que se destina al consumo humano para su nutrición, incluidas las bebidas y cualquier otra sustancia que se utilice en la fabricación, preparación o tratamiento de los alimentos. 3.3 Amplitud. Describe la cantidad de información que el sistema de trazabilidad registra. 3.4 Cadena agroalimentaria. Secuencia de las etapas y operaciones involucradas en la producción, procesamiento, distribución, almacenamiento y manipulación de un alimento y sus ingredientes, desde su producción primaria hasta el consumo. 3.5 Cliente. Persona u organización en la cadena alimentaria a quien se vende o facilita el alimento. 3.6 Consumidor final. Persona que consume el producto al final de la cadena alimentaria, que no empleará dicho alimento como parte de ninguna operación o actividad mercantil. 3.7 Control. Ejecución de una serie programada de observaciones o mediciones, con el fin de obtener una visión general, del grado de cumplimiento de la legislación sobre alimentos, así como la normativa de salud del consumidor, sanidad vegetal y ambiental. 3.8 Cultivo homogéneo. Aquel no diseminado, con plantación regular y continua, que no podrá estar separada por otros cultivos o plantaciones. 3.9 Datos. Información registrada. 3.10 Diagrama de flujo. Representación sistemática y secuencial de las etapas u operaciones en la producción o fabricación de un determinado producto alimenticio.


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3.11 Formación y capacitación. Proceso de suministrar y desarrollar conocimientos, habilidades y aptitudes para cumplir requisitos. 3.12 Incidente. Acontecimiento imprevisto. Lo que sobreviene en el curso de un asunto y tiene cierta relación con él. 3.13 Insumo. Comprende los ingredientes, envases y empaques de los alimentos. [Decreto 3075:1997, Artículo 2, definiciones] 3.14 Lote. Conjunto de unidades de producto para la venta, que se han producido o procesado o empacado en circunstancias prácticamente idénticas. NOTA 1 El lote se determina mediante los parámetros establecidos con antelación por la organización. NOTA 2 Un conjunto de unidades se puede reducir a una sola unidad del producto. 3.15 Manejo de crisis. Juicio que se hace de algo después de haberlo examinado cuidadosamente. 3.16 Materia prima. Sustancias naturales o artificiales, elaboradas o no, empleadas por la industria de alimentos para su utilización directa, fraccionamiento o conversión en alimentos para consumo humano. [Decreto 3075:1997, Artículo 2, definiciones] 3.17 No conformidad. Incumplimiento de un requisito. 3.18 Organización. Grupo de personas e instalaciones con disposiciones de responsabilidades, autoridades y relaciones. NOTA Una organización puede consistir en una sola persona. 3.19 Precisión. Refleja el grado de aseguramiento con el cual el sistema de trazabilidad puede establecer claramente un movimiento particular o las características de un producto. 3.20 Prerrequisito. Prácticas o condiciones necesitadas previamente y durante la implementación un sistema de gestión de inocuidad. Entre los prerrequisitos se pueden tener en cuenta la infraestructura, la formación del personal, el abastecimiento y calidad del agua, la limpieza y desinfección, el control de plagas, el manejo de desechos, el control de proveedores, la manipulación, entre otros. 3.21 Producto. Resultado de un proceso. NOTA El producto puede incluir el material de empaque. 3.22 Producto primario no procesado. Cuando la estructura del producto no es alterada en apariencia, ni en forma. 3.23 Producto fresco. Cuando la estructura del producto no ha sido alterada en apariencia o forma y presenta las características químicas, físicas y sensoriales propias del producto. 3.24 Producto procesado. Cuando la estructura del producto es alterada en apariencia o forma por algún proceso de transformación.


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3.25 Profundidad. Describe qué tanto abarca hacia atrás o hacia adelante en la cadena el sistema de trazabilidad. 3.26 Trazabilidad. Capacidad para identificar y documentar en todas las etapas de la producción, la transformación y la distribución de cualquier alimento materia prima o insumo destinado a ser incorporado o con la probabilidad de serlo, como también a los proveedores de los mismos, para encontrar y seguir su rastro y así obtener la información imprescindible y necesaria sobre el alimento, que permita la toma de medidas eficaces en circunstancias de no conformidad, contribuyendo a mantener la transparencia necesaria para sus clientes y para su empresa. NOTA 1 El movimiento se puede relacionar con el origen de los materiales, la historia de procesamiento o distribución del alimento, pero se debería limitar a un paso hacia adelante y un paso hacia atrás en la cadena agroalimentaria. NOTA 2 Según la NTC 5400, la trazabilidad o rastreabilidad, está definida como la capacidad para seguir el movimiento de un alimento (producto), a través de una o varias etapas especificadas de la producción, transformación y distribución (NTC 5400:2005, 2.47). 3.27 Trazabilidad hacia atrás o “trazabilidad de proveedores”. Posibilidad de conocer que productos o procesos entran o están involucrados en cada una de las etapas de la cadena alimentaria, así como quienes son sus proveedores. 3.28 Trazabilidad interna o “trazabilidad de proceso”. Trazabilidad de los productos dentro de la empresa con miras a detectar fallas u oportunidades de mejora antes de la salida del producto de la empresa. 3.29 Trazabilidad hacia adelante o “trazabilidad de clientes”. Posibilidad de conocer qué productos o procesos salen de la empresa, también quiénes son sus clientes, a través de cada una de las etapas en la cadena alimentaria. 3.30 Ubicación. Lugar de producción, manipulación, almacenamiento y / o venta. 3.31 Validación. Procedimiento que permite probar que los elementos de un sistema de inocuidad son eficaces. 3.32 Verificación o comprobación. Acciones, métodos, procedimientos, ensayos y otras evaluaciones, mediante las cuales se logra determinar el cumplimiento de un sistema de inocuidad. También es la confirmación mediante examen y estudio de pruebas objetivas de si se han cumplido los requisitos especificados. 4. OBJETIVO DE LA TRAZABILIDAD Disponer rápidamente de la información sobre la historia de un alimento y en particular para las frutas, las hierbas aromáticas culinarias y hortalizas frescas a lo largo del proceso productivo hasta el consumidor final, con el fin de dar soporte a la inocuidad alimentaria. 5. REQUISITOS DEL SISTEMA DE TRAZABILIDAD 5.1 REQUISITOS BÁSICOS Los requisitos básicos para el diseño de un sistema de trazabilidad son la amplitud, la profundidad y la precisión, que definen su alcance, por tanto, es necesario delimitarlos o


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definirlos con base en la evaluación de riesgos que se realice en cada etapa de la cadena agroalimentaria a la cual se va a aplicar el sistema de trazabilidad. 5.1.1 Profundidad Para obtener la profundidad requerida, el sistema de trazabilidad debe abarcar por lo menos un paso atrás de la etapa en la cadena agroalimentaria de la cual es responsable la empresa y uno hacia adelante, es decir, si la etapa es la siembra, un paso atrás sería definir quienes suministran las materias primas, como semillas, plántulas y plaguicidas, entre otros, y un paso hacia delante sería definir quiénes son los clientes a quienes se les va a entregar el producto cosechado y de ellos cuáles deben ser incluidos, de acuerdo con una priorización basada en los riesgos. De igual manera se deben identificar las necesidades de información y verificación que requiere el sistema. - Trazabilidad hacia atrás: trazabilidad de cuáles son los productos que entran en la

empresa y quiénes son los proveedores de esos productos. - Trazabilidad interna o trazabilidad de proceso: trazabilidad de los productos dentro de la

empresa (independientemente de si se producen o no, nuevos productos). - Trazabilidad hacia adelante: trazabilidad de los productos acondicionados para la

distribución y la de la etapa siguiente en la cadena agroalimentaria que lo recibe. En este proceso se pretende que la trazabilidad no se interrumpa y permita que la información fluya desde el predio o finca, a lo largo de todos los eslabones, hasta el consumidor final. El sistema de trazabilidad, entendido como requisito del sistema de gestión de la inocuidad, no puede funcionar sin considerar la trazabilidad interna o de proceso. Para que se cumplan los objetivos del sistema de trazabilidad, en la mayoría de actividades desarrolladas por las empresas, es necesario vincular lo que entra con lo que sale o lo que es lo mismo, disponer de una trazabilidad interna de forma desarrollada. 5.1.2 Amplitud Con el fin de determinar la amplitud del sistema de trazabilidad por implementar y con base en la evaluación de riesgo, se debe definir la información prioritaria que se requiere: - de los proveedores (materias primas, servicios, etc); - de cada etapa del proceso a cargo de la empresa; y - de la que ésta suministrará a los clientes. 5.1.3 Precisión Para establecer la precisión del sistema de trazabilidad se debe contar con un procedimiento claro de identificación y registros, que sea de fácil entendimiento para los usuarios y que evite confusiones al rastrear el producto. Se debe partir de la definición de los lotes a los que se les hará seguimiento en el sistema de trazabilidad; por ejemplo, dividiendo el área de producción en lotes o parcelas, de acuerdo con las labores de campo y poscosecha e identificando las unidades de cosecha de forma que se pueda correlacionar el agrupamiento establecido con la información del sitio de origen y el proceso productivo en lotes homogéneos.


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5.2 REQUISITOS ESPECÍFICOS El diseño de un sistema de trazabilidad debe contar con algunos requisitos específicos que permitan demostrar la viabilidad de su implementación y la confiabilidad del mismo. - Ser verificable. - Ser eficaz en términos de costos. - Ser práctico en su aplicación. - Revelar información pertinente y consistente. 6. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA 6.1 GENERALIDADES Para el diseño e implementación del sistema de trazabilidad se debe tener en cuenta que ésta forma parte de los sistemas de gestión de la inocuidad, tales como las Buenas Prácticas Agrícolas (véase la NTC 5400), BPM, APPCC, ISO 22000 que cada eslabón de la cadena debe tener implementado; de esta forma, la información contenida o generada por los mismos será la base para la implementación del sistema de trazabilidad. Cada eslabón de la cadena alimentaria puede elegir la forma de identificación de los productos o lotes y la forma de recoger, registrar y almacenar la información generada. Existe una gran variedad de sistemas y herramientas para ser utilizados en la implementación de un sistema de trazabilidad, lo importante es que se cumpla con el objetivo final; se pueden utilizar desde procedimientos manuales sobre papel, hasta tecnologías con soportes informáticos, electrónicos y de radio frecuencia, entre otros. El diseño del sistema de trazabilidad se debe iniciar con un proceso de planeación, que tenga en cuenta un diagnóstico de la agroempresa para poder definir con claridad el objetivo y las necesidades del sistema que se va a implementar. Es importante considerar que todo el sistema de trazabilidad debe basarse en la evaluación y priorización de los riesgos para evitar que sea demasiado extenso lo cual impide su operatividad. Con el seguimiento de los pasos que se listan a continuación se materializará el alcance en términos de profundidad, amplitud y precisión, de acuerdo con el numeral 5: a) Establecimiento del diagrama de flujo del proceso. b) Identificación de proveedores y clientes. c) Definición de los requerimientos y requisitos de información para el sistema. d) Establecimiento de los procedimientos del sistema de trazabilidad. e) Establecimiento de los mecanismos de comunicación. f) Gestión del personal en el diseño, implementación y seguimiento del sistema. g) Establecimiento de mecanismos de validación y verificación.


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h) Revisión. 6.2 ESPECIFICACIONES 6.2.1 Diagrama de flujo del proceso Cada empresa agroalimentaria debe como parte de su sistema de gestión de la inocuidad (BPA, BPM, APPCC, ISO 22000 u otra), tener establecido un diagrama de flujo del proceso, que permita: - Identificar el movimiento de frutas, hortalizas, hierbas aromáticas culinarias dentro del

eslabón de la cadena que se esté analizando. - Identificar las materias primas, los insumos, el material de empaque y los servicios, que

hacen parte del proceso. - Identificar los peligros físicos, químicos o biológicos y evaluar los riesgos. Las etapas identificadas en el proceso deben contar con los procedimientos y registros mínimos del sistema de gestión de la inocuidad, que harán parte del sistema de trazabilidad de los productos. 6.2.2 Identificar proveedores y clientes Es necesario identificar claramente los proveedores de las diferentes materias primas, insumos y servicios, así como los clientes a los que se va a entregar el producto. Para el sistema de trazabilidad, se debe recopilar la información requerida por los clientes, así como la información que se va a solicitar a los proveedores y que no haga parte del sistema de gestión de inocuidad. 6.2.3 Requerimientos y requisitos de información para el sistema Para definir los requerimientos y requisitos de información para el sistema de trazabilidad, se debe: a) Estudiar el contenido y los procedimientos de archivo de la documentación generada en

el sistema de gestión de inocuidad implementado en la agroempresa, como son libros de registros o registros y evaluar si con ellos se logran los objetivos de la trazabilidad. Es importante destacar que un sistema adecuado de trazabilidad para una empresa, es aquel que encaje con sus actividades de trabajo habituales y permita registrar la información necesaria, a la que luego se pueda acceder en forma rápida y fácil generando beneficios.

b) En caso de que no se cumpla con lo anterior, es necesario generar nuevos archivos o

adaptar los procedimientos existentes. c) Consultar con proveedores y clientes. Previamente a la implementación es

recomendable consultar con proveedores y clientes, pedir conceptos y asesorías a otras partes implicadas, otras empresas consultoras, auditores, autoridades de control.

Se deben solicitar los registros de los proveedores y clientes, con la información requerida, ya que ésta debe ser coherente y acorde con el sistema que se va a implementar.


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Igualmente es importante informarse de si existen recomendaciones o guías voluntarias de trazabilidad para empresas del sector. 6.2.4 Procedimientos del sistema de trazabilidad Cada empresa agroalimentaria debe contar con un procedimiento claro de su sistema de trazabilidad que incluya como mínimo actividades como: a) Definir el producto, tipo de producto y sus características específicas definidas por la

compañía o por el cliente. b) Definir el lote de producción e identificación.

La empresa agroalimentaria, en este caso de frutas, hortalizas, plantas aromáticas culinarias o ambas, debe hacer agrupaciones de las unidades que produce, para formar lotes de producto, de acuerdo con operaciones como las prácticas culturales, la cosecha y la poscosecha que realice, los insumos que se utilicen y además, deberá identificarlas con los códigos que se utilizarán en el sistema de la trazabilidad. Las unidades pueden agruparse en lotes de acuerdo con los siguientes criterios: - Lugar: departamento, municipio, vereda, finca, lote, área. - Parcela. - Periodo de tiempo: horario o diario o semanal. - Línea de producción: siembra, poscosecha, empaque. - Prácticas culturales o agronómicas. - Insumos. - Cosecha. - Transporte. Cuando se realizan operaciones de almacenamiento y distribución, se forman nuevas agrupaciones como resultado de la combinación de distintos lotes identificados con sus propios códigos de agrupación. En este caso se deben definir nuevos lotes. La identificación del lote se puede realizar a través de la asignación de un número, nombre o código y dependerá de las condiciones acordadas con el cliente en el siguiente eslabón de la cadena.

c) Definir los procedimientos y los registros que se llevarán en cada uno de los procesos

establecidos en el diagrama de flujo, con la respectiva identificación de riesgos. Igualmente, deberá definir la identificación de la documentación del sistema, su forma de archivo y los responsables de los mismos, que permita su ubicación dentro del sistema.

d) Recuperar la información frente a una no conformidad, incidente de inocuidad, o una crisis

(localización, inmovilización, comunicación y en su caso, la retirada de los productos).


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Los agroempresarios tienen como objetivo y obligación, poner en el mercado productos inocuos que cumplan los requisitos legales. Sin embargo, a pesar de que puedan haberse tomado todas las precauciones, hay ocasiones en que se producen incidentes que afectan la inocuidad, por lo cual se deban implementar acciones correctivas que protejan la salud de los consumidores y el prestigio de las agroempresas, las cuales pueden incluir la inmovilización o hasta la retirada del producto. Cuando se produce un incidente que afecte la inocuidad se debe considerar el siguiente procedimiento, que se debe aplicar en la mayoría de ocasiones en forma simultánea: - Identificar la naturaleza del incidente. - Localizar el producto afectado. - Adoptar acciones correctivas. - Informar a las autoridades competentes. - Realizar un informe post incidente y sacar conclusiones.

e) Diseñar procedimientos en caso de quejas y reclamos. La agroempresa debe definir los procedimientos para la recepción y trámite de las quejas y reclamos de los clientes.

6.2.5 Establecimiento de los mecanismos de comunicación entre todos los actores de la

cadena agroalimentaria (productores, proveedores, comercializadores, transportadores, exportadores y consumidores)

Es importante mantener la comunicación para acordar entre los diferentes eslabones cuál es la información crítica, para asegurar que se proporcione de una forma clara y comprensible: - Diseñar modelos que integren la documentación de los procesos para garantizar la

trazabilidad a lo largo de toda la cadena agroalimentaria.

- Buscar mecanismos para que las agroempresas compartan la información con las partes interesadas referentes al tema de trazabilidad.

- Establecer protocolos o actividades comunes que permitan compartir la identificación y la información.

6.2.6 Gestión del personal en el diseño e implementación del sistema de trazabilidad Es importante que el personal de la agroempresa participe en el diseño, en la implementación y el seguimiento del sistema, con el fin de dar sostenibilidad al proceso de implementación y que haya apropiación por parte de los usuarios. 6.2.6.1 Responsabilidades La organización debe definir y comunicar las labores y responsabilidades de su personal frente al sistema de trazabilidad.


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6.2.6.2 Plan de formación La organización debe desarrollar e implementar un plan de formación y entrenamiento continuo, acorde con las responsabilidades asignadas al personal y con los factores que puedan afectar al sistema de trazabilidad. Es conveniente que la empresa evalúe la competencia del personal, para que pueda implementar correctamente el sistema de trazabilidad. 6.2.7 Establecimiento del procedimiento de validación y verificación del sistema de

trazabilidad implementado por la agroempresa Se deben tener en cuenta las siguientes acciones: - Revisión periódica para comprobar que el sistema funciona de forma efectiva y registro

de que tal comprobación se ha producido en forma fiable y rápida. - Evaluación del sistema teniendo en cuenta la exactitud de la información almacenada. - Evaluación del tiempo de respuesta en caso de presentarse una no conformidad en

alguno de los eslabones de la cadena, el cual deberá ser el mínimo posible. - Realización de simulacros con los operarios, clientes, proveedores y diferentes

eslabones de la cadena o un tercero. 6.2.8 Revisión La organización debe revisar o ajustar el sistema de trazabilidad a intervalos apropiados o siempre que se presenten cambios en los objetivos, en el producto o los procesos. Los ejemplos para esta revisión pueden incluir: - resultados de ensayos; - hallazgos de auditorías internas o externas realizadas al sistema de gestión de la

agroempresa; - cambios en el producto o los procesos; - información suministrada por otras organizaciones en la cadena alimentaria; - acciones correctivas; - retroalimentación del cliente, incluyendo los reclamos; - reglamentaciones nuevas o enmiendas; 7. REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN Todos los documentos requeridos para cumplir con los objetivos del sistema de trazabilidad deben ser controlados y se debe garantizar su conservación por un periodo mínimo de dos años. Los documentos del sistema de trazabilidad deben tener como mínimo:


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7.1 PROTECCIÓN DEL CULTIVO (manejo integrado de plagas) - Registro de las inspecciones fitosanitarias (observación). - Registro de labores preventivas (podas fitosanitarias, instalación de trampas, limpieza,

erradicación de focos). - Registro de aplicaciones (fecha o número consecutivo de registro de inspección

fitosanitaria, edad y desarrollo de la planta, plaga por controlar, nombre comercial del producto, ingrediente activo, número del lote del producto, número de registro expedido por la autoridad competente (ICA), fecha de aplicación, dosis, método de aplicación, periodo de carencia, nombre y firma del profesional de agronomía y de quien aplicó).

- Información técnica actualizada de los productos para protección del cultivo que se van

a utilizar, las correspondientes hojas de seguridad e instrucciones documentadas de las operaciones relacionadas con la utilización del producto.

7.2 MANEJO DE AGUAS Y NUTRICIÓN DE PLANTAS - Manejo de agua: permiso de uso, análisis de laboratorio (químicos, físicos y

microbiológicos), registro de aplicación (fecha del riego, sistema o método de aplicación, tiempo de riego, fuente, cantidad aplicada), registro pluviométrico.

- Manejo de suelos: permiso de uso, análisis de laboratorio (químicos, físicos y

microbiológicos), registros de prácticas de preparación de suelo, registro de fertilización (identificación del lote o parcela, nombre comercial del producto aplicado, número de registro expedido por la autoridad competente, fecha de aplicación, forma de aplicación, dosis, nombre y firma de quien aplicó y recomendó).

NOTA Si se elaboran los abonos en las unidades productivas (por ejemplo, compost, bokashi, purines, caldos microbianos, lombricompuesto, entre otros), se debe tener la ficha de elaboración, especificando los insumos utilizados, el método de obtención, los registros de los procesos de obtención y los análisis de control de calidad. 7.3 LABORES DE CULTIVO - Registro de siembra (fecha de siembra, producto, variedad, área de siembra y número

de plantas), documentación del material de propagación (origen o procedencia, certificación de calidad fitosanitaria, variedad), registro de prácticas culturales (deshierbas, podas, plateos, etc.).

7.4 LABOR DE COSECHA - Registro de fecha, numero de lote, cantidad recolectada (peso o unidades), nombre del

operario, fecha de recolección. - Registro de manejo de residuos de cosecha. 7.5 POSCOSECHA - Cantidad de producto seleccionado según su destino: mercado de exportación,

nacional. - Recepción del producto registrando la fecha, procedencia, Identificación del lote,

Información del productor, nombre o razón social de la agroempresa y transportador.


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- Análisis de residuos plaguicidas. - Labores realizadas de acondicionamiento del producto (selección, limpieza,

desinfección, clasificación, u otras), insumos utilizados, análisis del agua. - Ficha técnica del empaque, proveedor y condiciones de almacenamiento. - Manejo de residuos de poscosecha. (Para complementar la información véase la NTC 5400 y el formato del Anexo A). 7.6 PROVEEDORES Y CLIENTES - Registro de recepción de insumo y materiales de empaque (fecha, identificación del

proveedor, lote del material, información técnica del insumo). - Registro de entrega a clientes (fecha, identificación del cliente, lote y cantidad

entregada).


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ANEXO A (Informativo)

EJEMPLO DE FORMATO DE REGISTRO PARA LABORES SEMANALES

Este es un ejemplo de formato para el registro de las labores semanales en producción primaria. Sin embargo se aclara que cada agroempresa es libre de implementar o diseñar sus propios registros.

FORMATO DE LABORES SEMANALES

Semana /07 Especie y variedad: Finca Código Nro. de lote. REG. ICA Nro. plantas LABORES CULTURALES

Fecha Actividad Motivo Ordenado por: Equipo utilizado Método Nro. Lote/ área/ plantas. H/hombre

FERTILIZACIÓN *:

PRODUCTO PORQUE APLICA DOSIS P CANTIDAD Presión Nombre Equipo

Fecha Nombre y marca

Tipo de fertilización Composición Síntoma / Motivo gr. o ml / L Planta

(especie) Total C Mezcla agua Psi operario utilizado

Continúa...


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APLICACIÓN PLAGUICIDAS

PRODUCTO COMERCIAL PORQUE SE APLICA DOSIS P CANTIDAD Presión Nombre Equipo

Fecha Nombre Ingrediente Activo Síntoma / Motivo gr o ml /L Planta (especie) Total C Mezcla agua psi operario utilizado

COSECHA

Fecha Recolección: Nro. Plantas Producción Total Kilos

Fecha Recolección: Nro. Plantas Producción Total Kilos Fecha Recolección: Nro. Plantas Producción Total Kilos

Observaciones:

Responsable Ing. Agrónomo

* Incluye abonos orgánicos PC: Periodo de carencia Fuente: Proyecto “Aseguramiento de la competitividad de las exportaciones de uchuva, mediante la implementación de Buenas Prácticas Agrícolas (BPA), con énfasis en el

manejo racional de agroquímicos”, ANALDEX, SENA, ICA, FNFH. 2005.


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ANEXO B (Informativo)

EJEMPLO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE UN NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN PARA UN

SISTEMA DE TRAZABILIDAD Código de identificación generado por el productor: 02 Número de la finca. 14 Número del lote. 23 Semana del año de la cosecha. 3 Día de la semana de la cosecha (miércoles). 124 Identificación del producto (Ejemplo: código dado para la uchuva como acuerdo cliente-

proveedor). 8 Responsable de la cosecha.

02 14 23 3 124 8

Código de identificación generado por el comprador: Partiendo de la información utilizada en el ejemplo anterior, el comprador puede construir un nuevo código que puede incluir las labores de poscosecha para entrega al comercializador: 45 Número del proveedor. 24 Semana del año de recepción del producto. 6 Día de la semana de la recepción del producto (sábado). 124 Identificación del producto (Ejemplo: código dado para la uchuva como acuerdo cliente-

proveedor). 2 Responsable final en el empaque (la última persona que tiene contacto directo con el

producto o el supervisor de la línea de empaque).

45 24 6 124 2

El código generado por el comprador representa el código generado por el productor más la última cifra que identifica al responsable final del empaque. NOTA 1 Los códigos construidos de esta forma permitirán rastrear y verificar los procesos y las condiciones en que fue obtenida la fruta, la hortaliza o la hierba aromática a la que se refiera sobre la base de los registros y la documentación generados por el sistema de gestión de la inocuidad (BPA, ISO 22000, HACCP u otros) y que hayan sido incorporados al sistema de trazabilidad. NOTA 2 Este código puede ser reducido en número de dígitos según consideración de las especificaciones dadas para construcción del código de identificación.


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ANEXO C (Informativo)

BIBLIOGRAFÍA

[1] USDA. Traceability in the U.S. Food Supply: Economic Theory and Induxtry Studies. [2] FACHINELLO, J. C. et al. Guía de rastreabilida de para a cadeia de frutas. Universidad

Federal de Pelotas, 2003. [3] DECRETO 60:2002. por el cual se promueve la aplicación del Sistema de Análisis de

Peligros y Puntos de Control Crítico - HACCP en las fábricas de alimentos y se reglamenta el proceso de certificación.

[4] EUREPGAP. Reglamento general. Frutas y hortalizas. Versión 2.1. Oct 04. Válido a

partir de 29 de octubre de 2005. (Disponible en www.eurep.org). [5] República de Colombia, Ministerio de Salud y Protección social. Decreto 3075 de 1997. Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 09 de 1979 y se dictan otras disposiciones. Regulan todas las actividades que puedan generar factores de riesgo por el consumo de alimentos.

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