Notas Sobre Posteo Al Mayor General

5/5/2018 Notas Sobre Posteo Al Mayor General - slidepdf.com

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Contabilidad General Página. 1 Posteo al Mayor General

Módulo:

Contabilidad General

Instructivo:

POSTEO AL MAYOR GENERAL

Controles y Procesos

Introducción

El presente instructivo describe los procesos que se seguirán para poder realizar un posteo almayor, operación que se sigue para poder modificar FISICAMENTE los balances del Libro Mayor a partir de los movimientos de las distintas cuentas, contenido en el Diario de Movimientos.

Es propio señalar los siguientes cuidados que deben observarse antes de realizar este proceso:

1. Este proceso se realiza en un solo sentido: no puede deshacerse una vez ya se haconcluido, únicamente a través de la restauración de un copiado de respaldo (backup), y amanos de personal autorizado por SSP para estos efectos.

2. Antes de realizar físicamente el proceso, se deberán listar todos los reportes necesarios, loscuales deberán ser firmados y autorizados por el personal al mas alto nivel de la empresaque tenga bajo su responsabilidad el área de la contabilidad.

Verificación Mensual de Aspectos Contables

Los siguientes controles deberán verificarse mensualmente antes de proceder con un posteo almayor general. Esta verificación se realiza por lo general al último día de cada mes calendario, oa la fecha de la Conciliación Bancaria, en caso que la misma corte al final del mes:

1. Facturación (ventas directas) vs. CxC y Caja General.- Verificar que la facturación delmes concilie con las cuentas de débito:

a. Cuentas por Cobrar, por las Ventas a crédito, y

b. Caja General por las Ventas al contado.

Se utiliza el Reporte del Mayor General versus el Reporte de Ventas del mismo período.

2. Caja General vs. Cuentas por Cobrar y Ventas al Contado.- Verificar que los valores deCaja General son el resultado de Cobros, mas Ventas al Contado, mas Recibos de

Ingreso por Cuentas a Pagar (Aportaciones), Depósitos de Ahorros, Depósitos deValores, menos Retiros de Ahorro en Efectivo.

Se utiliza el Reporte del Mayor General versus los Reportes de Cobros y de Ventas y Caja del mismo período.

3. Caja General vs. Bancos.- Verificar que las “entradas” (débitos) a Caja General hansido “transferidas” al Banco (o que al menos, el balance que aparece en esta cuenta enel Mayor General corresponde con el primer depósito del siguiente período).

Se utiliza el Reporte del Mayor General, verificando que la cuenta de Caja General aparece en cero.




4. Cuentas por Cobrar control vs. Auxiliares de CxC.- Verificar que la sumatoria de losAuxiliares de Cuentas por Cobrar sean igual al balance o saldo registrado en la cuentacontrol de Cuentas por Cobrar en el Mayor General.

Se utiliza el Reporte del Mayor Genera versus el Reporte del Auxiliar de Cuentas por Cobrar.

5. Cuentas por Pagar (control) vs. Auxiliares de CxP.- Verificar que la sumatoria de losAuxiliares de Cuentas a Pagar sean igual al balance o saldo registrado en la cuentacontrol de Cuentas por Pagar en el Mayor General.

Se utiliza el Reporte del Mayor Genera versus el Reporte del Auxiliar de Cuentas aPagar.

6. Bancos vs. Conciliación Bancaria.-

a. Verificar cuales de los cheques emitidos han sido pagados dentro del mismoperíodo para comprobar los valores de cheques en tránsito;

b. Verificar que los cargos bancarios por servicios del banco (Notas de DébitoBancarias) han sido ingresadas al sistema;

c. Verificar que las Notas de Crédito Bancarios (por pagos de intereses ganados)han sido ingresadas al sistema;

d. Verificar que el total de Depósitos registrados en la contabilidad coincidan con loregistrado por el banco, y así determinar si hay Depósitos en Tránsito, así comocualquier otro débito o crédito por transferencia, o cualquier otro movimientoregistrado por el banco.

Se utilizan los Estados de Cuenta Bancarios y los Estados de Conciliación Bancariaimpresos por el sistema.

7. Justificación de Pagos vs. Soporte de dichos pagos.- Verificar que todos los pagosestén soportados con sus facturas o recibos.

Se recomienda que estos controles se apliquen mensualmente al último día de cada mescalendario. Para el mes de diciembre se recomienda que las operaciones de ese mes concluyanal día 30 de diciembre, dejando el último día del mes (31 de diciembre) para registrar lasEntradas al Diario que se originan a partir del Dictamen de Auditoría, o fruto de cualquier ajuste,previo al Cierre anual. Esta recomendación aplicará de igual manera en diferentes fechas, parael caso de que la empresa presente un cierre del año fiscal diferente al final del año calendario.

Existen otros controles que se aplican a un período mayor (bimensual, trimestral, etc.), talescomo la verificación de inventario físico mediante conteo físico, lo cual valida la aplicación delmétodo de inventario perpetuo, aunque en las empresas mas organizadas este control formaparte del juego de controles mensuales descritos anteriormente.

Antes de realizar el Cierre anual de Contabilidad, se deberán observar los siguientes controlesadicionales:

1. Origen de las cuentas.- se deberá verificar que el origen de las cuentas corresponde alcorrecto.

2. Clase de las cuentas.- se deberá verificar que las cuentas Reales corresponden con losgrupos 1, 2 y 3; y que las cuentas Nominales corresponden con los grupos 4, 5 y 6.

3. Cuentas de Orden.- verificar los balances de las cuentas de orden.

Para esto se utilizará el Reporte del Mayor General, impreso con corte al 30 de diciembre decada año, o fecha de cierre del año fiscal.




Proceso paso a paso:

1. Comprobaciones.- Antes de iniciar este proceso, algunas verificaciones deberán llevarse a

cabo:

Debe verificarse que la primera entrada a postear (cronológicamente hablando),corresponde a una fecha que es posterior a ese primer día de posteo. Por ejemplo, sivamos a postear el mes de Abril del año 2000, debemos verificar que ninguna entradaaparece en el Diario de Movimientos, ANTES DEL 1ro DE ABRIL DEL 2000. Para estose ingresa por Datos > Contabilidad > Entradas al Diario, pulsando luego la tecla de<Inicio> o <Home> para moverse al primer registro. La primera línea muestra la fechade la primera Entrada que se va a postear. Si esta verificación no se cumple,comuníquese con el Administrador del Sistema para sanear esta situación.

El total de Débitos y Créditos del Diario de Movimientos debe ser igual y no presentar diferencias. Para verificar esto se ingresa por Reportes > Contabilidad > Diario deMovimientos, y se pide el diario del periodo a postear, seleccionando “Previsualizar”.

Una vez terminado esto, se pulsa la tecla <Fin> o <End> para ir a la ultima página ycomprobar los totales. En caso de que esta verificación no resulte, se localiza ladiferencia y se corrige. Una manera fácil de encontrar la diferencia es a partir de estemismo listado cuando aparece en pantalla, donde buscaremos la palabra “DIF”.

La última verificación se trata de comprobar que el Reporte del Mayor General no poseediferencias. Se lista por Pantalla, en resumen, y se comprueba en la última página(Balance de Comprobación Pre-cierre).

2. Diario de Movimientos.- Este listado se imprime con el fin de revisar las operaciones dediarización realizadas a través de Entradas al Diario y a través de la misma interfase acontabilidad del Sistema. Se ejecuta seleccionando desde el Menú Principal las opciones de Reportes > Contabilidad > Diario de Movimientos y luego seleccionando las fechas para

las cuales se quiere listar el Diario, así como para cuales tipos de documentos. Con

respecto a esto último, si se deja en blanco esta selección se listara el Diario para todos lostipos de operaciones, mientras que si por ejemplo se señala el tipo de documentoscorrespondiente a “C1”, reconocido como las diarizaciones del Libro de Bancos al registrar los cheques, el Diario de Movimientos solo contendrá este tipo de documentos. Para esteproceso, se debe observar que al final, en la última página cuadren los totales de débitos ycréditos, garantizando así que el sistema “por partida doble” funcionó. En caso contrario,debe localizarse cual de las operaciones diarizadas fue la que falló para su corrección por parte de personal autorizado. También es comprensible que este listado puede ser particularmente largo en algunas empresas donde se realicen muchas operaciones con losauxiliares del sistema, y la decisión de imprimir o no imprimir este reporte corresponderá alpersonal encargado de la contabilidad de la empresa.

3. Listado del Mayor General (Pre-posteo).- Este otro listado es de particular interés, en el cualse obtendrán los resultados de los balances de las cuentas del catálogo o carta de cuentas,

en papel, antes de proceder al posteo físico de las operaciones diarizadas. Los balances, taly como aparezcan en este listado corresponde a los valores tal y como quedarán en losarchivos de la computadora, después de concluido este proceso. Para producir este otrolistado, se procede, desde el Menú Principal a Reportes > Contabilidad > Mayor General y

una vez allí, se contestan las opciones para producir el listado, correspondientes a la fechade corte a la cual se requiere realizar él posteo, y si se desea imprimir en Detalle (incluyendotodos los detalles de los movimientos y referencias que modificaron un balance de unacuenta de detalle), o Sumaria (no incluyendo lo anterior, siendo un reporte mas corto). Estereporte debería imprimirse en detalle únicamente para archivo, cuando ya se vaya a realizar él posteo definitivo. Después de realizado él posteo, no se puede reimprimir este reporte.De suma importancia resulta también la obtención del “Balance de Comprobación Pre-Cierre”, el cual indica si existe una diferencia en la aplicación de las cuentas del DiarioGeneral del período que se va a postear.




4. Copia de Respaldo.- Es necesario realizar una copia de “como estaban los archivos” antesde realizar él posteo. Es la única “salvación” en caso que se desee retroceder el proceso deposteo al mayor, y a realizar con este diskette de parte de personal autorizado por SSP para

esto.5. Posteo al Mayor.- Una vez realizado TODO lo anterior, se procederá a este paso, siguiendo

desde el Menú Principal Cálculos > Posteo al Mayor y a continuación solo se solicitará la

fecha de corte, coincidiendo para esto con la que se utilizó para el paso 2 en este instructivo.A partir de allí el proceso transcurrirá solo hasta el final. Aún así, el único error que pudieseocurrir es motivado por la presencia de algún registro que contenga un movimiento con unacuenta de detalle que no aparezca en el catálogo de cuentas, situación que también ocurriríade aparecer un registro en blanco.

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