Project g

based o

project. 

after aw

When re

The onli

Detailed

common

Institutio

CI Team

1.

 

grant fundin

n a number 

There are, h

ward. In these

equesting a g

ne variation 

Transfer of A

Request to d

Request to c

Add/Remov

Relinquish a

Carry forwa

d instructions

n types of va

on) are show

m Membershi

CIA complet

Click

Click

infor

o

Clictyp

g is awarded

of determini

however, oft

e cases a req

grant variatio

process for 

Administerin

defer the sta

change the r

e CIs and/or

an in‐progres

rd of unexpe

s are provide

ariations (CI T

wn below: 

ip and Struct

tes the reque

k on “Grante

k on each of 

rmation in e

Summary 

o Ente

reas

the 

ck on the binocpes of variations

NHMR

d after a pee

ing factors, t

en extenuati

quest for gra

on, the CIA m

Project Gran

ng Institution

rt date of an

esearch plan

 re‐allocate C

ss grant; 

ended funds 

ed at the top

Team Memb

ture 

est in RGMS

e Variation”

the heading

ach. These h

of Proposed

er the summ

son for the p

nature of th

ulars to see a lis that you can s

RC Grant Var

r review asse

those factors

ing circumst

nt variation 

must log into

nts applies to

n; 

n awarded gr

n from the pl

CI roles; 

in the final y

p of each scre

bership and S

S 

 in the left to

s to the left 

headings are

d Changes to 

mary of chang

proposed cha

he proposed 

isting of the select from

riations 

essment pro

s being the b

ances which

is required.

o RGMS and 

o the followi

rant; 

lan outlined 

year of a gra

een in RGMS

Structure and

ool bar of RG

of the screen

: 

CI Team 

ges to CI tea

ange, and cli

changes. 

ocess. These 

basis of the su

 affect the o

submit a gra

ng types of r

in the applic

nt. 

S, however th

d Transfer of

GMS and clic

n and compl

m, proposed

ck on the re

Pa

assessments

uccess of the

original propo

ant variation 

requests: 

cation; 

he two most

f Administer

ck “New” 

ete the relev

d date of effe

levant boxes

age 1 of 8 

s are 

e 

osal 

request. 

t 

ing 

vant 

ect, the 

s as to 

Completethe threefields andthen clickon “Submit”progress the next screen

 

e e d k 

” to to 

 

o Add one o

o Clic

in R

o To a

in th

o If yo

regi

hav

o Afte

(CIA

CC

or more CIs 

k on the bino

RGMS 

add more tha

he pop‐up w

ou cannot fin

istered in RG

ve completed

er adding ne

A‐CIL) 

Click on the binCIs registered in

oculars icon 

an one new 

window, then

nd the perso

GMS. Ensure 

d their RGMS

w proposed 

oculars to see an RGMS

to see a list 

CI, select the

n click on the

on you are lo

that they ha

S CV. 

CI/s, make s

a listing of all 

of all the CIs

e checkbox n

e “Add and Se

oking for, th

ave a current

sure you assi

Pa

s currently re

next to the C

elect More” 

ey may not b

t RGMS acco

ign them a C

age 2 of 8 

egistered 

CI name 

button. 

be 

ount, and 

CI role 

 

 

 

 

 

o

o

Remove o

o Clic

for 

o Sele

date

Add

Re‐assign 

o To r

clas

vali

CI c

ne or more c

k on the bino

your grant.

ect the CI/s t

e by selectin

d button. 

CI roles 

reassign CIs w

ssification. Th

d selections 

lassification.

 

Click on the CIs currently

current CIs 

oculars icon 

that will be le

ng the checkb

within the te

he CI re‐assig

remain. Ens

. 

binoculars to sy approved for 

to see a list 

eaving your t

box next to t

eam, select t

gnment valid

ure that eac

ee a listing of ayour grant.

of all the CIs

team on the 

their name/s

he person to

dator will sho

h CI team m

all 

Pa

s currently ap

e selected eff

s and clicking

o be assigned

ow you how 

ember is ass

age 3 of 8 

pproved 

fective 

g on the 

d each CI 

many 

signed a 

 

 

o

o

Confirm C

o Ente

be a

the 

CI Team C

o Sum

o Sum

Tea

o Atta

reas

team

o The

vari

o The

rep

o Che

com

CI Allocations

er the perce

allocated to t

per cent sym

Changes – Ad

mmarise the 

mmarise the 

m. 

ach up to five

son for the c

m members.

ere is space f

iation. 

ere is opportu

ort (not man

eck the box a

mplete. 

s 

ntage of the

this grant as

mbol. 

dditional Info

skills and co

skills and co

e files which

change and t

. It is recomm

for an additio

unity to prov

ndatory) 

at the bottom

eir working w

s a whole num

o 

ntributions o

ntributions o

h provide mo

the skill and c

mended a CV

onal five files

vide an upda

m of the page

week each CI 

mber (0 – 10

of any new C

of any CIs lea

ore informati

contribution

V of any new

s to be uploa

ate from you

e saying that

Pa

team memb

00). Do not ty

CIs. 

aving the Gra

ion relating t

ns of any new

w CIs be inclu

aded related

r last progre

t CIA data en

age 4 of 8 

ber is to 

ype in 

ant 

to the 

w CI 

ded. 

to the 

ess 

ntry is 

 

 

2.

3.

Uploadocuminto tsectiosuppovariatreque

o

The RAO co

After the CIA

ensure that 

certifies and

 

After review

request. 

ad PDF ments these ons that ort the tion est  

Certify and

 

mpletes the

A has certifie

all relevant i

d submits the

w, the NHMR

d Submit 

 Request 

ed and subm

information 

e request to 

C will advise

mitted the var

is provided t

NHMRC thro

e the RAO of 

riation reque

to facilitate t

ough RGMS.

the approva

est to the RA

the variation

al/rejection o

Pa

AO, the RAO 

n, and the RA

of the variati

age 5 of 8 

is to 

AO then 

on 

 

 

Transfer

1.

 

 

r of Adminis

CIA complet

When a dec

grant must c

section of RG

Administrati

submitted to

Fellowship a

Early

for t

The 

Adm

Cty

tering Institu

tes the requ

ision to tran

create, comp

GMS. After C

ion Officer (R

o the NHMR

and Scholars

y Career Fell

the transfer 

transfer of P

ministrative R

Click on the binoypes of variatio

ution 

est in RGMS

sfer to anoth

plete and cer

CIA certificat

RAO) of the r

C. The additi

hip holders a

lowship and 

from both h

Program Gra

Review. 

oculars to see aons that you can

S 

her institutio

rtify a variati

tion, the requ

relinquishing

ional require

are as follow

Scholarship 

is/her curren

ants will trigg

a listing of the n select from

on is made by

ion request t

uest will bec

g institution 

ements for P

ws: 

holders mus

nt and propo

ger an additio

y an Investig

through the 

ome availab

for RAO cert

rogram Gran

st also includ

osed supervis

onal Program

Pa

gator, the CIA

“Grantee Va

ble to the Res

tification bef

nt, Early Care

de a letter of

sor. 

m Grant 

age 6 of 8 

A on the 

ariation” 

search 

fore it is 

eer 

f support 

Complthe thrfields athen clon “Submprogrethe nexscreen

 

ete ree and lick 

mit” to ess to xt  

 

 

2.

3.

Upload Pdocumeinto thessectionssupport variationrequest 

Check thbox statthat CIAentry is completand theclick on “Submit

Add anythe RAOselect “YCertify C“Submit

The Relinqu

After the CIA

ensure that 

certifies and

The New Ins

During the p

no access to

documentat

PDF nts se  that the n  

he ting A 

te n 

t” 

y comments forO and then Yes” under CIA and click ont” 

uishing Instit

A has certifie

all relevant i

d submits the

stitution com

processing of

o the grant vi

tion evidenci

r 

n 

ution compl

ed and subm

information 

e request to 

mpletes the 

f the transfe

ia RGMS. It is

ing the accep

letes the Req

mitted the tra

is provided t

NHMRC thro

Request 

r request, th

s up to the C

pting Institut

quest 

ansfer reques

to facilitate t

ough RGMS.

he RAO of the

CIA and/or re

tion’s agreem

st to the RAO

the transfer,

e accepting i

elinquishing R

ment to the t

Pa

O, the RAO is

, and the RAO

institution w

RAO to ensu

transfer is ob

age 7 of 8 

s to 

O then 

will have 

ure the 

btained 

 

 

Page 8 of 8  

and attached to the variation prior to submitting the request to NHMRC. The evidence of 

agreement can be provided as a letter or a scanned email. 

4. After review, the NHMRC will advise the RAO of the approval/rejection of the transfer 

request.