Just in time … Just in place … Just enough

December issue

- George Bernard Shaw - “ The single biggest problem in communication is the illusion that it has taken place.”

In this issue:

STO®M in een notendop Pagina 2

Er was eens een firma...

Het nieuws van deze maand Pagina 3

Wat is er deze maand gebeurd?

Gezocht: Ambassadeurs Pagina 5

STO®M zoekt ambassadeurs… iets voor jou?

Wist je dat… Pagina 6

Een aantal leuke weetjes in verband met het project

Scrum method

Ambassadors

Social network

STO®M Newsletter December Pagina 2

Er was eens…

We zijn begonnen als bedrijf dat de ondersteuning en onderhoud doet van ING (de bank) e.a. En dat bedrijf had haar mensen opgedeeld in lijnen: Een lijn voor de installaties,

een lijn voor het onderhoud, een lijn voor de logistiek, enzovoort.

Tot op vandaag werken al deze lijnen apart. Ze willen zeker samenwerken, maar ze zitten voor een groot deel op hun eigen eilandje. Elke lijn maakt zo zelf procedures, houdt

zelf documenten bij, organiseert zelf trainingen…. En iedereen doet dat op zijn eigen manier. Daardoor begrijpen de eilanden elkaar soms niet meer goed...

Omdat elke lijn vele taken zelf moet regelen, hebben ze veel werk, bovenop hun dagelijkse job! Er moet iets gebeuren...

En dan is er STO®M!

STO®M wil dat al deze eilandjes elkaar weer begrijpen en nog beter kunnen samenwerken en communiceren.

Zij willen al die zaken apart beheren: STO®M zal de lijnen verlichten van het zware supportwerk en van al die kennisbeheer. In de toekomst zal de lijn dit niet meer zelf

moeten regelen. Neen, STO®M zal een structuur maken waarin Support en Kennis op hun best functioneren.

De mensen intern zullen hun beter kunnen focussen op hun échte werk, en worden niet meer verstoord door allerlei andere dingen. De mensen die buiten de muren al het

zware werk verrichten krijgen op hun beurt ook heel wat: zij worden nog beter geholpen. Niet alleen op gebied van support, maar ook in hun dagelijkse werk zullen zij het nog

beter kunnen doen.

Wat willen we bereiken?

Informatie centraliseren (een locatie vinden waar iedereen aan kan)

Informatie delen (de juiste mensen via de juiste manier informeren)

Structuur bieden voor training en workshops (en ze verbeteren!)

Een tool aanreiken om onder collega’s informatie uit te wisselen (op een toffe manier natuurlijk)

Voor wie doen we dit?

Maintenance

Installations & Projects

SO & Provisioning

Branch Service Desk

Logistics

Labo & Repair

CCTV

STO®M in een notendop

STO®M Newsletter December Pagina 3

Scrum

We zochten naar een snelle efficiënte manier om dit alles uit te werken. En we vonden Scrum: een nieuwe manier om projecten aan te

pakken.

Hoe werkt dat nu juist, Scrum? Eigenlijk is dat niet zo heel erg moeilijk. Als eerste heb je de stakeholders, die zeggen wat ze juist verwachten.

Daarnaast heb je een product eigenaar: hij lijst die noden op (in een lijst die ze wel eens ‘Backlog’ noemen). Hij weet welke punten in die lijst

het belangrijkst zijn. Je hebt ook een projectteam: Zij bekijken die ’backlog’ en kiezen de belangrijkste punten. Om die punten klaar te

krijgen, stelt het team taken op. Het team voert die taken uit. Als laatste heb je een Scrum meester die ervoor zorgt dat het team zijn werk

degelijk kan uitvoeren.

Scrummers werken in Sprints. Een Sprint is een periode van ongeveer drie weken. Het team moet in die tijd de gekozen punten van de

’Backlog’ afwerken.

Ons team doet dit dus ook doorheen het project. Zo weet je een beetje wat er speelt. Wil je nog veel meer weten over Scrum? Surf dan zeker

eens naar Youtube of lees er meer over op het internet.

Het nieuws van deze maand

STO®M Newsletter December Pagina 4

AS IS

Je kan niet zeggen wat je wil, als je niet weet wat je al hebt, toch?

En dat is nu juist wat wij aan het doen zijn. We gaan bij verschillende mensen

horen wat we vandaag al hebben. We zoeken ook uit wat er juist goed gaat en

waar we aan moeten werken.

Waar we vooral naar op zoek zijn, is het niet officiële pad. We hebben al ontdekt

dat sommige techniekers sociale media gebruiken om vragen te stellen aan het

supportteam. Dàt zijn de zaken die we echt te weten willen komen!

Gebruik jij zelf tools, social media of andere zaken om info te delen? Laat het ons zeker weten op Storm@celds.com!

Het nieuws van deze maand

TO BE

Wat hebben we nodig in de toekomst?

Het STO®M team gaat op zoek naar tools, manieren, systemen, structuur. We

stippelen voor elke groep uit wat ze nodig hebben. Op basis van hun specifieke

wensen, gaan we op zoek naar de juiste tools, structuur, etc.

Een voorbeeldje:

Yammer, een sociaal netwerk, gelinkt aan het bedrijf. Dit programma zorgt ervoor

dat je snel kan communiceren binnen het bedrijf, zonder mails te moeten sturen.

Dit zijn we volop aan het testen.

Binnenkort onderzoeken we nog een aantal andere methodes en tools!

Natuurlijk hebben we hulp nodig om alles uit te zoeken en te testen. Daar komen

onze Ambassadeurs aan bod. Zij helpen ons mee bepalen welke tools en andere

zaken het beste werken voor elke groep.

Er wordt hard gewerkt aan de AS IS

STO®M Newsletter December Pagina 5

Gezocht: Ambassadeurs

Wij zoeken … Ambassadeurs.

Een ambassadeur, wat doet die juist?

Wel, heel eenvoudig. Ambassadeurs helpen actief mee om dit project te doen slagen. Dat kan op allerlei manieren. Zij kunnen mee

helpen om een enquête op te stellen, meewerken aan het neerpennen van de huidige situatie, teksten schrijven voor de nieuwsbrief,

ideeën (van jezelf of van anderen) meedelen aan het team, …

Wie hebben we nodig? Zoveel mogelijk diversiteit in onze ambassadeurs! Wat wil dat zeggen? We hebben ambassadeurs nodig uit

verschillende afdelingen, maar ook van verschillende leeftijdscategorieën (kijk hier even waarom dit handig is).

Bekijk even de volgende stellingen:

1. Ik sta achter STO®M en geloof dat dit ons bedrijf kan verbeteren.

2. Ik wil graag meewerken om dit project tot een goed einde te brengen.

3. Ik heb nu al ideeën om het team te helpen.

Kan jij op 1 of meer van deze stellingen ‘JA’ antwoorden? Dan ben jij zeker geschikt als ambassadeur!

Stuur een mailtje naar Storm@celds.com, zo weten wij dat we op jouw hulp kunnen rekenen.

Tot nu toe hebben we al enkele geïnteresseerden, wat fantastisch! Maar we kunnen zeker nog hulp gebruiken, laat ons dus absoluut iets weten als je mee wil werken!

STO®M Newsletter December Pagina 6

Update: Wist je dat…..

… STO®M een eigen Facebook pagina heeft? Klik hier, like & share onze pagina!

… We tot nu toe al 10 positieve antwoorden hebben gekregen? Veel geïnteresseerden, maar we kunnen er nog veel meer gebruiken!

… Jouw ideeën ons enorm helpen? Stuur ze naar Storm@celds.com!

… STO®M een nieuwe tool aan het testen is? Yammer… Binnenkort hoor je of dit wat voor CELDS is!

… Je elke maand een nieuwsbrief kan lezen? Zo blijf je op de hoogte van de laatste STO®M nieuwtjes.

… De kip en het varken op pagina 3 een betekenis hebben in Scrum? Hier vind je de Engelse uitleg.