MS PROJECT

MS PROJECTServicio Nacional de Adiestramiento en Trabajo Industrial

ObjetivosConocer la importancia de la planificacin en los proyectosConocer la Importancia del Ms ProjectConocer el entorno del Ms ProjectProyectoSegn el Project Management Institute (PMI) un proyecto es: Una tarea temporal desarrollada para crear un producto o servicio nico. Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminacin definitiva. nico quiere decir que el producto o servicio es diferente de alguna manera distintiva de todos los proyectos o servicios similares.

ProyectoUn proyecto se caracteriza por lo siguiente: Es temporal. La duracin de un proyecto puede ser tan breve como una semana o tan extensa que cubra muchos aos. Es un esfuerzo. Los recursos (personal, equipos, materiales) necesitan realizar un trabajo. Crea un producto o servicio. Este es el objetivo del proyecto, el motivo por el cual se emprende un proyecto.

La caseta de mi perroSlo hace falta una personaNo requiere un anlisis previo, presupuestos, documentacin, etc.No es un proyecto.

Un edificioSon necesarios varios equipos de trabajoEs necesario una especificacin , requisitos, un anlisis, una planificacin... esto es un proyecto

Fases o Etapas de un ProyectoIdentificacin del problema: En esta fase se determina cul es el problema que se quiere resolver, a quienes afecta, y cul es la nueva situacin que queremos alcanzar con nuestra actuacin. Adems, se concreta el modo en que vamos a lograrlo y se valoran las posibilidades de ello.

Fases o Etapas de un ProyectoDiseo o formulacin del proyectoEn general, se trata de una fase en la que se organiza y formaliza la informacin obtenida en la fase previa. En esta fase se establece el presupuesto y el cronograma del proyecto y se analiza la calidad del diseo del proyecto. Al finalizar esta fase se obtiene el documento escrito del proyecto para iniciar su gestin o la consecucin de los recursos para su ejecucin

Fases o Etapas de un ProyectoEjecucin del proyectoLa fase de ejecucin es la intervencin transformadora de la realidad o situacin que inicialmente se consider insatisfactoria o problemtica. En esta fase se disean los planes operativos y se clarifican las funciones y roles de cada uno de los participantes en el proyecto.

Fases o Etapas de un ProyectoSeguimiento y evaluacin del proyectoIndica actividades de seguimiento que no es ms que el anlisis continuado de la ejecucin del proyecto en todos sus aspectos, vigilando que se ajuste a lo planeado y, actividades de evaluacin que permiten comparar la situacin inicial con la final y sacar las conclusiones sobre el xito o no del proyecto. EL TRINGULO DEL PROYECTOSi bien un proyecto, puede analizarse desde diferentes aspectos, el ms reconocido es el denominado tringulo del proyecto. La idea bsica es que cada proyecto posee algn elemento de tiempo, algn componente financiero y una cantidad de trabajo o mbito definido.TiempombitoCostoEL TRINGULO DEL PROYECTOTiempoSe est construyendo una casa, y debe estar terminada antes de la temporada de lluvias. Se est implementando un escenario, el cual debe estar listo en un par de meses. CostoSe est desarrollando un software para el que se ha fijado un importe. Si los costos superan el valor acordado, qu actitud tendr el cliente? Se le hace responsable de un proyecto, pero deber limitarse a utilizar el personal y equipamiento de su rea.

EL TRINGULO DEL PROYECTOmbitoEl resultado de un proyecto es un producto o servicio. Pero respecto a este punto se consideran dos aspectos: el mbito del producto y el mbito del proyecto. El mbito del producto describe la calidad, caractersticas y funciones del producto; en tanto que, el mbito de un proyecto describe el trabajo requerido para lograr el objetivo, el cual se mide en tareas y fases. Desarrollar un producto con ciertas especificaciones. Utilizar los servicios internos de un departamento, pero aplicando una nueva metodologa.

Definir un proyecto1.- El Nombre del Proyecto.Debe ser preciso y expresar de manera precisa lo que se desea hacer. Debe ser vlido durante todo el ciclo de vida del proyecto

Definir un proyecto2.- Resumen Ejecutivo del proyectoProporciona una visin general del documento de Definicin de Proyecto. Explica los objetivos, alcance, supuestos, riesgos, costos, duracin, enfoque y organizacin

Definir un proyecto3.-Visin GeneralDescribe los antecedentes y el contexto del proyecto. Habla del valor del negocio que ser generado por el trabajo que ser realizado

Definir un proyecto4.-Objetivos del ProyectoDescribe lo que el proyecto alcanzar y entregar, deben ser metas mesurables, alcanzables y medibles

Definir un proyecto5.-Alcances del Proyecto.Define lo que esta dentro de las fronteras del proyecto y lo que est afuera de estas fronteras

Definir un proyecto6.-Entregables producidosSe describe los entregables del proyecto y proporcionar informacin detallada para entender lo que ser producido

Definir un proyecto7.-Organizaciones Impactadas o afectadasEspecifica las reas o grupos afectados, o que pueden participar en el proyecto

Definir un proyecto8.-Estimacin de esfuerzo duracin y costos del proyecto.Incluir costos por cada miembro del equipo, costos por entregables, costos por cada hito o categora. Presentar una grfica con fechas de inicio, hitos y trmino del proyecto

Objetivos de un proyectoEs el resultado que quieres llegar a lograr con tu proyecto

Tipos de Objetivos:Objetivo PrincipalObjetivos EspecficosMetasActividades principalesTipos de Objetivos:Objetivo PrincipalEs el objetivo que pretende resolver el problema principal identificado y que requiere de la ejecucin del proyectoEjemplo: Apcola en la MercedOP. Asegurar la produccin apcola de la comunidad

Tipos de Objetivos:Objetivos EspecficosSon objetivos que expresan los productos entregables del proyecto mismo. Se relacionan con los problemas concretos que le dieron origenEjemploDar las funciones de establecimiento de apiarios y establecer el manejo tcnico operativo de la produccin y comercializacinApiarios establecidos y en operacinCapacitacin tcnica de apicultoresOrganizacin de la comercializacin

Tipos de Objetivos:MetasMedidas cualitativas y cuantitativas e indican con claridad los resultados esperados en trminos de cada objetivo especfico. Ejem.Apiarios establecidos y en operacinNmero de apiarios establecidosTiempo de establecimiento( nmero de meses)Capacitacin tcnica de apicultoresNmeros de cursos de capacitacinTiempo de capacitacin y etapas

Tipos de Objetivos:Actividades principalesSon aquellas lneas de actividad que se ejecutarn para lograr los resultados propuestos. Para la coherencia del proyecto, debe haber una relacin lgica entre los objetivos y las actividades

Tipos de Objetivos:

Definir las suposiciones del proyectoPara comenzar la planificacin se hacen conjeturas hipotticas y a continuacin, se utilizan esas estimaciones para crear la programacin.Es necesario considerar las reas del proyecto para identificar las suposiciones adyacentes.Definir las suposiciones del proyectoEntregas de otros proyectos o departamentos.Disponibilidad y uso de recursos.Duracin de las tareasCostos del proyectoTiempo disponibleResultados

DELIMITACIONES DEL PROYECTO Si la duracin del proyecto disminuye, podra incrementar los costos, dado que deber contar con ms recursos para realizar el mismo trabajo en menos tiempo, o bien deber disminuir el mbito ya que no cuenta con los recursos necesarios para realizar el trabajo planificado.

DELIMITACIONES DEL PROYECTO Si el presupuesto disminuye, puede que requiera ms tiempo, ya que no podr contar con todos los recursos necesarios o especializados. De no contar con tiempo deber disminuir el mbito, sin causar una deficiencia en el objetivo del producto.

DELIMITACIONES DEL PROYECTO Si el mbito del proyecto aumenta, puede que necesite ms tiempo y ms recursos (costo) para realizar el trabajo adicional. En este punto se requiere reconocer y planificar a tiempo los nuevos requerimientos.

Importancia de la gestin de proyectosLas opciones informticas para administrar proyectos nos permiten tener la seguridad de que todos los recursos pueden utilizarse eficaz y eficientemente, prevn el impacto que pudieran tener las decisiones a tomar y muestran de manera grfica como el proyecto puede o no lograr el objetivo.

Seguimiento a un proyectoTanto las soluciones manuales como las informticas tienen un enorme problema: si el usuario no proporciona la informacin veraz y oportuna para la realizacin de cada una de las tareas, no es posible generar una solucin adecuada a la problemtica planteada.

Metodologas eficaces en la elaboracin de proyectosEl diseo metodolgico corresponde al camino a seguir para el logro del propsito general del proyecto. El diseo metodolgico debe responder al como lograr los objetivos

Aspectos administrativos del proyectoRECURSOS HUMANOSDefine las personas y su funcin dentro del proyectoPRESUPUESTORepresentan el presupuesto general del proyecto, incluidos los recursos de presupuesto para costos, trabajo y materialesCRONOGRAMAEs una lista de todos los elementos terminales de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final.

Aspectos administrativos del proyectoUn diagrama de Gantt puede proporcionar una representacin grfica de un cronograma del proyecto

Cmo funciona el MS Project?Esta aplicacin de software permite planificar, administrar y controlar las actividades que conforman un proyecto, haciendo uso de grficas, tablas, listas y resmenes, mediante las cuales se pueden tomar decisiones con respecto al avance o retroceso, de una tarea en particular y como afecta a la consecucin de todo el proyecto.

UsoMantenimiento y reparaciones de maquinaria y equipos industriales. Instalacin de plantas. Preparacin de presupuestos. Campaas de publicidad o estrategia de introduccin de productos nuevos al mercado. Estudios de mercado. Implementacin de tecnologas (educativas, informticas, etc.) Investigacin y desarrollo de todos los campos.Acciones a controlar en MS ProjectCalendario: mediante esta opcin se puede llevar el control de los das de la semana que durar el proyecto, das de descanso, horario laborable, precio por jornada o por trabajo realizado. Existen plantillas pre diseadas o bien se puede generar un calendario propio.

Actividades: en esta seccin, se detallan todas las actividades que conforman al proyecto as como la duracin de cada una de ellas, este apartado debe de ser llenado a conciencia, a fin de no olvidar ninguna, adicionalmente se controlan aspectos por cada actividad como:

Secuencia de actividades. Tareas y subtareas.Los recursos a necesitar. El costo por hora o por jornada de cada uno de los recursos a necesitar. Disponibilidad de recursos y costo presupuestado sobre una tarea en particular. Los responsables de cada actividad. Porcentaje de avance o retroceso. Anotaciones adicionales que permitan una mejor consecucin.

Vistas: de manera original se presenta un diagrama de Gantt, pero pueden utilizarse las plantillas definidas en el software para: Controlar costos.Asignar recursos.Revisar el avances del proyecto.Calcular utilidades obtenidas.Determinar riesgos del proyecto.Impacto de la postergacin en hitos.Generar diagrama de redes.Generar diagrama de Pert.Generar diagrama de relaciones.Generar Gantt de seguimiento.Administrar el uso de tareas.Calcular el grfico de recursos.Presentar informe de barras.

Entorno del MS Project

rea de trabajoDiagrama de GanttPreguntas de repasoQu es un proyecto?Qu funcin cumple el tringulo del proyecto en la elaboracin de un proyecto?Definir los objetivos de un proyectoCules son los aspectos administrativos a considerar en la realizacin de proyectos?Qu aplicaciones para manipulacin y planeamiento de proyecto existen en el mercado? Menciona 2 como mnimo,