MPTI-Project Knowledge Areas

8/15/2019 MPTI-Project Knowledge Areas

1/132

Manajemen Proyek Teknologi Informasi

Oleh:

A. Holil Noor Ali

Area PengetahuanProyek


2/132


3/132

Pentingnya Jadwal Proyek• Seringkali manajer menyatakan bahwa untuk

menyerahkan hasil proyek pada waktu yang tepatmerupakan tantangan terbesar mereka.• ata!rata time overrun menurut laporan " $OS

men%apai &&&' menurun sampai *3' di tahun&++

• ,aktu memiliki nilai yang kurang -leksibel biarpunterlewati tidak menjadi masalah apa!apa• su!isu pada jadwal menjadi alasan utama terjadinya

kon-lik pada proyek/ terutama sejak paruh keduaproyek


4/132

Apa itu Project Time Management ?• Project time management termasuk proses yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan seluruh proyeksesuai dengan waktu yang ditetapkan. 0roses!proses tersebut seperti:

. 1ende-inisikan akti-itas ( activity definition )&. 1enyusun akti-itas ( activity sequencing )

3. 1engestimasi sumberdaya akti-itas ( activity resourceestimating )2. 1engestimasi durasi lama ati-itas ( activity duration

estimating )4. 1embangun jadwal ( schedule development )*. 1engendalikan jadwal ( schedule control )


5/132

Mendefinisikan Aktifitas

• 1enentukan jadwal akti-itas memerlukan pengidenti-ikasian danpendokumentasian pekerjaan yang diren%anakan untuk dilaksanakan

• 0roses pengidenti-ikasian hasil yang akan diberikan pada setiaptingkat terendah dari ,5S/ yang disebut dengan work package, yangdisediakan sebagai dasar estimasi/ penjadwalan/ eksekusi danpengawasan serta pengendalian pekerjaan proyek.

• 6a-tar akti-itas adalah da-tar komperhensi- yang meliputi semua jadwal akti-itas yang diren%anakan untuk dilaksanakan pada proyek


6/132

Menyusun Aktifitas

• 1eliputi pendi-inisian dan pendokumentasian jadwal akti-itas besertahubungan logikanya ( predecessor dan successor )

• ermasuk mere8iew akti-itas dan menentukan ketergantungan: 9 Mandatory dependencies : merekat erat se%ara alami dalam pekerjaan

hard logic 9 Discretionary dependencies : ditentukan oleh tim proyek soft logic 9 External dependencies : termasuk hubungan antara akti-itas

proyek dan akti-itas yang bukan proyek


7/132

Menyusun Aktifitas (cont)• im proyek menentukan ketergantungan!

ketergantungan yang mungkin membutuhkanoverlap atau penundaan ( delay ) guna menjelaskanse%ara akurat hubungan logikanya.


8/132

Tipe Ketergantungan Pekerjaan ( Task )


9/132

Mengestimasi um!erdaya Aktifitas

• 1engestimasi jadwal sumberdaya akti-itas meliputi penentuansumberdaya apa ( person / peralatan atau material) yangdigunakan akti-itas proyek beserta kuliatasnya dan kapansumberdaya tersebut akan disediakan.

• 0endokumentasian resource requirement untuk setiap jadwalakti-itas bisa meliputi dasar perkiraan dari setiap sumberdaya/seperti asumsi tipe sumberdaya yang diterapkan/ kemampuanmereka dan seberapa kuantitas yang digunakan


10/132

Mengestimasi "urasi Aktifitas

• stimasi durasi lama akti-itas memerlukan: 9 ;umlah beban kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan jadwal

akti-itas yang diestimasikan

9 $sumsi jumlah sumberdaya yang akan dipakai untukmenyelesaikan jadwal akti-itas yang diestimasikan/ dan 9 ;umlah dari periode kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

jadwal akti-itas yang ditekuni (waktu tunggu) 9 ambahan waktu yang berhubungan dengan antisipasi peristiwa

yang tak terduga seperti mengakomodasi jadwal resiko


11/132

Mengestimasi "urasi Aktifitas (cont)• stimasi durasi akti-itas ditetapkan se%ara kuantitati-

sesuai dengan jumlah periode kerja yang akandiperlukan untuk menyelesaikan jadwal akti-itas.• Orang!orang yang melakukan pekerjaan akan

sangat membantu dalam membuat estimasi danyang ahli akan mere8iewnya


12/132

#stimasi Three-point • Program Evaluation and Review Technique (0 )

adalah teknik analisa jaringan yang digunakan untukmengestimasi durasi proyek ketika terdapat derajatketidakpastian yang tinggi pada estimasi durasiakti-itas tertentu

• 0 mengunakan estimasi waktu se%ara

probabilistik yang didasarkan pada pemakaianestimasi optimistic / most likely dan pessimeistic daridurasi akti-itas


13/132

$ormula dan %ontoh P#&T•


14/132

Mem!angun Jadwal

• ;adwal proyek terlalu sempit untuk sebuah dokumen dasaryang menginisialisasi proyek 9 Project charter men%akup tanggal mulai dan akhir serta in-ormasi

anggaran 9 0ernyataan scope (scope statement ) dan ,5S membantu

menetapkan apa yang akan dilakukan


15/132

Mem!angun Jadwal (cont)• 0roses interakti- untuk menemukan tanggal mulai

dan akhir dari akti-itas proyek/ %o%ok sebagaibaseline yang disediakan untuk penelusurankemajuan ( progres ).

• Sarana!sarana dan teknik!teknik penting lainnyaseperti: Gantt chart, chedule compression, !ritical

path analysis dan Resource leveling .


16/132

Gantt Charts• Gantt chart merupakan standart -ormal untuk

menampilkan in-ormasi jadwal proyek dengan da-taraki-itas!akti-itas proyek beserta hubungannyadengan tanggal mulai dan akhir yang dibentuksebagaimana kalender

• Simbol!simbolnya sepert 9 " blak diamond# milestones atau kejadian yang signi-ikandi proyek dengan durasi nol 9 Thick black bars : ringkasan dari pekerjaan!pekerjaan

proyek 9 $ighter hori%ontal bars : pekerjaan!pekerjaan proyek 9 "rrows : ketergantungan antar pekerjaan!pekerjaan proyek


17/132

Gantt Chart pada Proyek Pelun'uranSo t!are


18/132

Critical Path Method (%PM)• "01 adalah teknik analisa jaringan proyek yang

digunakan untuk mempredikasi (memperkirakan)total durasi proyek.• !ritical path untuk sebuah proyek adalah sejumlah

akti-itas!akti-itas yang menentukan waktu ter%epat(earliest time ) yang seharusnya agar proyek mampu

diselesaikan• !ritical path adalah jalur terpanjang ( longtes path ) sepanjang diagram jaringan dan memiliki nilai slack atau float terke%il


19/132

%ontoh ederhana Penentuan CriticalPath• 0ertimbangkan diagram jaringan proyek berikut:

$sumsikan semua waktu adalah hari

a. Seberapa banyak path yang ada pada diagram jaringan tersebut?b. Setiap path butuh aktu seberapa lama?

c. !ana yang menjadi critical path?d. "erapa minimal aktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan

proyek tersebut?

s ar n s


20/132

• Sungguh penting untuk memperbarui in-ormasi jadwalproyek

• !ritical path mungkin berubah saat sementara $ndamemasukkan tanggal mulai dan akhir proyek yangterkini

• ;ika $nda mengetahui tanggal penyelesaian proyekyang akan slip / negosiasikan dengan pihak sponsorproyek

Pentingnya Memper!arui ( "pdating )"ata Critical Path


21/132

• 1empersingkat durasi dilatar belakangi oleh pekerjaankritis untuk menambah sumberdaya lebih banyak ataumerubah ruang lingkupnya.

• 0ekerjaan!pekerjaan yang crash banyak didapatkanpada jadwal yang dimampatkan (dikompres) agarpeningkatan biayanya sedikit.

• &ast tracking pekerjaan dilakukan dengan membuatparalel atau overlaping antara pekerjaan!pekerjaanyang dimaksud.

Teknik untuk Mempersingkat JadwalProyek


22/132

#e$eling um!erdaya• $eveling sumberdaya adalah teknik untuk

menyelesaikan kon-lik diantara sumberdaya denganpenundaan ( delaying ) pekerjaan.• Aegunaan utama dari leveling sumberdaya adalah

membuat distribusi sumberdaya yang digunakanaman tersedia dan mengurangi over'allocation


23/132

%ontoh 1istogram yang Menunjukkan%$er-&llocation eorang Pekerja


24/132

%ontoh #e$eling um!erdaya


25/132

Mengendalikan Jadwal

• 1engendalikan jadwal dilakukan dengan: 9 1enentukan status keadaan terkini dari jadwal proyek

9 1emenuhi -aktor!-aktor yang membuat jadwal berubah 9 1enetapkan jadwal proyek yang harus dirubah 9 1engelola perubahan terkini yang mereka temukan


26/132

Mengendalikan Jadwal (cont)• 0enggunaan schedule change control system yang

terdiri dari prosedur paperwork / tracking system /dan persetujuan bertingkat/ diperlukan untukmengesahkan perubahan.

• 0enyelenggaran pertemuan untukmengkomunikasikan kemajuan se%ara jelas dan

terbuka bersama stakeholder merupakan isu!isupada jadwal


27/132

"iagram AlirProses

Project TimeManagement


28/132

Project Cost Management (knowedge area #2)

pertemuan >:


29/132

Pentingnya Project Cost Management • 0royek memiliki %atatan yang buruk dalam

memenuhi anggaran biaya yang telah ditetapkan• ata!rata cost overrun menurut penelitian " $OSdi tahun BB4 men%apai >B' dari estimasi yangada turun sampai 24' di tahun &++

• 6i tahun BB4/ biaya proyek yang dibatalkan diCS lebih dari D> milyar


30/132

Apa itu Project Cost Management ?• 5iaya adalah sumberdaya yang dipunyai atau yang

habis untuk memperoleh tujuan tertentu atausesuatu yang memberikan peningkatan dalamtukar!menukar (mis. pembelian barang)

• 5iaya biasanya diukur dalam satuan moneterseperti dolar atau rupiah

• Project cost management meliputi proses!prosesyang dibutuhkan untuk memastikan proyek bisadiselesai sesuai dengan anggaran yang telahdisetujui.


31/132

Proses2proses Project Cost Management • 1engestimasi biaya (% ost estimating ):

pengembangan pendekatan biaya dari sumberdayayang dibutuhkan untuk menyelesaikan akti-itas!akti-itas proyek

• 1enganggarkan biaya ( !ost budgeting ):mengumpulkan estimasi biaya setiap akti-itas atau

sekelompok pekerjaan untuk menetapkan baseline biaya• 1engendalikan biaya ( !ost !ontrol ): -aktor!-aktor

yang berpengaruh terhadap ter%iptanya costvariance dan pengendalian perubahan padaanggaran proyek


32/132

Mengestimasi -iaya

• 1engestimasi biaya pada semua sumberdaya yang akandipakai dilakukan saat estimasi biaya akti-itas ( activity costestimate )/ yang men%akup labor pekerja/ material/ peralatan/ser8is/ -asilitas/ teknologi in-ormasi/ %adangan untuk in-lasi/biaya %adangan untuk peristiwa yang tak terduga

• ;uga penting untuk pengembangan ren%ana manajemenbiaya ( cost management plan ) yang mendiskipsikanbagaimana cost variance akan dikelola di suatu proyek


33/132

Teknik dan arana #stimasi -iaya• iga teknik dan sarana dasar untuk mengestimasi

biaya: 9 "nalogous atau top'down : menggunakan biaya aktualsebelumnya pada proyek sejenis sebagai dasar untukestimasi baru atau analisis penawaran vendor

9 (ottom'up : estimasi setiap item pekerjaan di tingkatterendah se%ara detail dan menjumlahnya sehinggadiperoleh total estimasi 9 Parametric : memakai statistik yang menghubungkanantara data historis dan 8ariabel lain ( cost rate / line ofcode / et%) untuk menghitung estimasi biaya.


34/132

Menganggarkan -iaya

• $nggaran biaya memerlukan alokasi perkiraan biaya proyek( project cost estimate ) pada setiap item pekerjaan danpenetapan cost baseline

• !ost baseline adalah aspek waktu pada anggaran yangdigunakan sebagai dasar untuk mengukur/ mengawasi danmengendalikan keseluruhan biaya pelaksanaan proyek


35/132

Mengendalikan -iaya

• 1engendalikan biaya proyek adalah proses untukmenentukan alasan terjadinya perbedaan/ besarnya

perbedaan dan memutuskan aksi perbaikan yangdibutuhkan jika terjadi perbedaan.• Earned )alue *anagement ( E1) merupakan

sarana penting untuk pengendalian biaya


36/132

Earned 'al e Management (#3M)• E1 adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang

mengintegrasikan data scope / time dan cost • 6ari ren%ana original plus perubahan yang telahdisetujui ( given a baseline )/ $nda dapat menentukanbagaimana sebaiknya proyek dapat men%apaitujuannya

• $nda harus memasukkan in-ormasi aktual se%araperiodik untuk menggunakan E1• $nda harus memasukkan status tanggal in-ormasi


37/132

Term di Earned 'al e Management• Planed 'al e (P3) / se%ara -ormal disebut (udgeted !ost of

+ork cheduled (5",S)/ disebut juga budget / yaitu sebagiandari persetujuan total estimasi biaya yang diren%anakan untukmembiayai akti-itas selama periode yang telah ditetapkan.

• &ct al Cost (A%)/ se%ara -ormal disebut "ctual !ost of +orkPerformed ($",0)/ yaitu total dari biaya langsung atau tidaklangsung yang timbul dalam melaksanakan pekerjaan akti-itasselama periode yang telah ditetapkan.

• Earned 'al e (#3) / se%ara -ormal disebut (udgeted !ost of+ork Performed (5",0)/ yaitu persentase dari pekerjaanaktual yang telah diselesaikan dikalikan dengan nilai yangdiren%anakan

• Estimate to Completion (#T%) / se%ara -ormal disebutforecasting of the remaining budget (perkiraan sisa anggaran)dari penyelesaian proyek/

• Estimate at Completion (#AT) / se%ara -ormal disebut projected total final budget (total keseluruhan anggaran yangdiproyeksikan) dari penyelesaian proyek.


38/132

$ormula2formula Earned 'al eTerm Formula (PMBOK 2004) Formula (PMBOK 1 6)

"udget #t $ompletion %"#$& 'otal () at completion 'otal "$*S at completion+arned )alue %+)& () to date - complete "$*( = "$*S - complete

$ost )ariance %$)& +) #$ "$*( / #$*(

Schedule )ariance %S)& +) () "$*( / "$*S

$ost (er ormance nde %$( & #) #$ "$*( #$*(

+stimate'o $ompletion %+$'&/ 3e estimate/ #typical ariances/ 'ypical ariances

5e ised remaining budget"#$ / +) $

%"#$ / +) $& $($"#$ / "$*S%"#$ / "$*(& $(

+stimate #t $ompletion %+$'&/ 3e estimate/ #typical ariances/ 'ypical ariances

#$ $ 6 +'$#$ $ 6 "#$ / +) $

#$ $ 6 %"#$ / +) $& $($

#$*( 6 +'$#$*( 6 "#$ / "$*(#$*( 6 %%"#$ / "$*(& $( &


39/132

Kalkulasi Earned 'al e untuk atuAktifitas etelah atu Minggu

5",0 ! $",0

5",0 ! 5",S

5",0 $",0

5",0 5",S

0E @ ' %omplete


40/132

Aturan yang Ter!alik dari 4ilai #3• ;umlah negati- dari biaya dan schedule variance

mengindikasikan adanya masalah dalam areatersebut. 5iaya proyek yang sedang berjalan lebihbesar dari yang diren%anakan atau pengeluarannyalebih besar dari yang diren%anakan.

• "0 dan S0 lebih ke%il dari ++' mengindikasikan

adanya masalah


41/132

%ontoh 5rafik Earned 'al e

+

4+

++

4+

&++

&4+

3++

& 3 2 4 * 7 > B + &

Month

6

5",S or "umulati8e 0lan

$",0 or "umulati8e $%tual 5",0 or "umulati8 e E

5",S

$",0

5,"0'hedule 3arian'e

%ost 3a rian'e

#A%

-A%


42/132

"iagram AlirProses

ProjectManagementCost


43/132


44/132

Apa itu Project ality Management ?• Aualitas adalah derajat untuk sekelompok

karakteristik yang tersembunyi dalam pemenuhankebutuhan• $hli lain mende-inisikan kualitas berdasar atas

9 1emenuhi apa yang menjadi kebutuhan memenuhispesi-ikasi yang dituliskan

9 6apat digunakan dengan baik menjamin produk dapatdigunakan sebagaimana yang diren%anakan

• Satu prinsip dasar dari modern quality managementadalah kualitas harus diren%anakan/ diran%ang dandibangun bukan di dalam pemeriksaan


45/132

Proses2prosesProject ality Management • 1eren%anakan kualitas ( quality planning ): pengidenti-ikasian

standart kualitas yang rele8an untuk proyek dan bagaimanauntuk memenuhinya

• 1elakukan penjaminan kualitas mutu ( perform qualityassurance ): menerapkan ren%ana akti-itas!akti-itas kualitas yang

sistematis untuk menjamin semua proses pekerjaan proyek yangdibutuhkan memenuhi kebutuhan• 1elakukan pengendalian kualitas ( perform quality control ): suatu

pengawasan dari hasil proyek untuk menetapkan apakah hasiltersebut dapat memenuhi standart kualitas danmengidenti-ikasikan %ara untuk mengeliminasi penyebab darikinerja yang tidak memuaskan.


46/132

Modern 7uality Management• 1engakui pentingnya dari

9 Aepuasan pelanggan 9 0en%egahan lebih baik dari pemeriksaan 9 0engelolaan tanggung jawab 9 0engembangan berkesinambungan


47/132

Meren'anakan Kualitas

• 0enting untuk meran%ang tentang kualitas danpengkomunikasian -aktor!-aktor penting yang langsung

berkontribusi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan.• 1endesain per%obaan untuk membantu mengidenti-ikasi8ariabel yang memiliki pengaruh kuat pada keseluruhanoutcome dari proses


48/132

Meren'anakan Kualitas (cont)• 5iaya yang berhubungan dengan kualitas menjadi

total biaya keseluruhan usaha yang berhubungandengan kualitas.• &en'ana pengelolaan kualitas ( ality

management plan ) menggambarkan bagaimanatim management project akan

mengimplementasikan pelaksanaan kebijakankualitas yang dimiliki organisasi


49/132

-iaya Kualitas• 5iaya dari kualitas adalah

9 5iaya dari pemenuhan atau penyerahan produk yangsesuai kebutuhan dan %o%ok untuk digunakan 9 5iaya dari ketidaksesuaian atau pertanggung!jawaban atas

kesalahan atau tidak ditemukannya kualitas yangdiharapkan.


50/132

8ima Katagori -iaya yang-erhu!ungan dengan Kualitas• Pre$ention cost : biaya peren%anaan dan eksekusi proyek

yang bebas kesalahan atau masih dalam batas kesalahanyang bisa ditolerir

• &ppraisal cost : biaya penge8aluasian proses!proses dankeluaran!keluaran untuk menjamin kualitas.

• *nternal ail re cost : biaya yang dibuat untuk membetulkankesalahan yang teridenti-ikasi sebelum pelanggan menerimaproduk tersebut.

• External ail re cost : biaya yang berhubungan dengansemua kesalahan yang tidak terdeteksi dan dibetulkansebelum disampaikan ke pelanggan.

• Meas rement and test e+ ipment cost : biaya utama untukperlengkapan yang digunakan dalam pelaksanaanpen%egahan dan penilaian akti-itas


51/132

Melakukan Penjaminan Mutu

• 0enjaminan mutu ( quality assurance !! F$) meliputisemua akti-itas yang berhubungan denganpemenuhan standart kualitas proyek

• ujuan lain dari F$ merupakan pengembangankualitas se%ara berkelanjutan


52/132

Melakukan Penjaminan Mutu (cont)• 6ukungan F$ mungkin ditetapkan untuk tim proyek

tanpa perduli dari unit yang mana. 1anajemenmelakukan pengorganisasian terhadap pelangganatau sponsor/ sama baiknya dengan stakeholder lain yang tidak akti- dalam pekerjaan proyek

• "udit uality membantu identi-ikasi lessons learned

yang dapat meningkatkan kinerja pada proyek saatini atau mendatang


53/132

Melakukan Pengendalian Kualitas

• Ckuran pengendalian kualitas ( quality control 9 F") merupakanrepresentasi dari hasil akti-itas F" yang memberi feedback kepada F$ untuk menge8aluasi kembali dan menganalisastandart kualitas dan proses pembangunan organisasi.

• ujuan F" menentukan perbaikan dari hasil yang diberikan.• asil eksekusi proses F" memberikan hasil yang telah

diperbaiki


54/132

Testing • 5eberapa pro-esional berpikir bahwa testing

merupakan tahap akhir dari pengembangan produk • Testing harus dilakukan selama hampir semua tahap( phase ) siklus hidup pengembangan produk


55/132

Pekerjaan2pekerjaan dalam "8%


56/132

Tipe dari Test• est unit adalah menyelesaikan setiap test di

masing!masing komponen untuk memastikanterbebas dari kemungkinan adanya salah• Testing integrasi terjadi antara testing unit dan

sistem untuk mengetest sekelompok komponen-ungsional

• Testing sistem mengetest seluruh sistem sebagaisatu entity • Testing penerimaan pengguna adalah test tersendiri

yang dilakukan dengan pengguna akhir yangdiprioritaskan untuk menerima sistem yang

dihasilkan


57/132

Gantt Chart Pengem!angan Testing di&en'ana Proyek Pengem!angan istem


58/132

"iagram AlirProses

Projectality

Management


59/132


60/132

Apa itu Project , Management ?• Project -uman Resource ( ) *anagement

meliputi proses yang mengorganisasi danmengelola tim proyek. 0roses!proses tersebut terdiridari: 9 1eren%anakan S61 ( human resource planning ) 9 1engadakan tim proyek ( acquire project team ) 9 1embangun tim proyek ( develop project team ) 9 1engelola tim proyek ( manage project team )


61/132

Meren'anakan "M

• 0engidenti-ikasian dan pendokumentasian proyek tentangtugas dan tanggung jawab beserta laporan yang berkaitan danmembuat ren%ana manajemen sta- ( staffing management

plan )• en%ana manajemen sta- meliputi bagaimana dan kapananggota tim proyek akan diakuisisi/ kriteria untuk menerimamereka/ menetapkan pelatihan yang dibutuhkan/ isukeamanan/ dan pengaruh dari ren%ana manajemen sta- padaorganisasi.


62/132

$ormat Pendefinisian Tugas danTanggung Jawa!


63/132

%ontoh truktur 9rganisasi untukProyek -esar


64/132

%ontoh esponsi.ility &ssignmentMatrix (&AM)


65/132

%ontoh &AM dengan $ormat &A%I


66/132

Mengadakan Tim Proyek

• 1emperoleh S61 yang dibutuhkan untukmenyelesaikan proyek

• Penugasan staf proyek (p roject staassignments ) dinyatakan selesai ketika orangyang dimaksud untuk pekerjaan tersebut telah

juga menyetujuinya.


67/132

• en%ana penempatan sta- dan prosedur pengajian

yang baik menjadi penting dalam akuisisi sta-/ jugamemberi dorongan pada rekruitmen dan retention .• 5eberapa perusahaan memberi satu dollar kepada

karyawannya untuk setiap jam orang baru yangberhasil mereka tarik ikut bekerja.

• 5eberapa organisasi mengijinkan orang!orangnyauntuk bekerja dari rumah dengan insenti- yangsesuai.

• 0enelitian menunjukkan bahwa orang meninggalkanpekerjaan mereka karena mereka tidak menjadiberbeda/ tidak memperoleh perhatian yang sesuai/tidak memperoleh pengetahuan baru/ tidaksuka dengan rekan kerja mereka dan inginberpenghasilan lebih banyak

Mengadakan Tim Proyek (cont)


68/132

eso rce #oading and #e$eling • Resource loading menghitung jumlah satu

sumberdaya tertentu yang dibutuhkan jadwal proyekyang ada selama periode waktu yang telahditentukan.

• Resource histogram menunjukkan resouce loading • .ver'allocation berarti sumberdaya yang ditetapkan

untuk melakukan pekerjaan tersebut memiliki waktuterbatas.• Resource leveling adalah teknik untuk

menyelesaikan kon-lik sumberdaya melaluipenundaan pekerjaan (lihat tentang *anagementTime )


69/132

%ontoh eso rce ,istogram untukSenior Designer


70/132

%ontoh eso rce ,istogram untukProyek IT yang -esar


71/132

Mem!angun Tim Proyek

• 1eningkatkan kompetensi dan interaksi dari anggota tim/ agardapat menambah kinerja proyek. ujuannya termasuk 9 1eningkatkan ketrampilan anggota proyek dalam rangka

meningkatkan kemampuan mereka untuk menuntaskan akti-itas!akti-itas proyek 9 1eningkatkan rasa keper%ayaan dan ketertarikan diantara

anggota tim dalam rangka men%apai produkti-itas melalui tim workyang lebih besar.

k


72/132

• 1enggunakan teamwork agar dapat lebih berhasil

dalam menyelesaikan proyek.• 0elatihan dapat membantu orang memahami diridisendiri/ teman sekerja dan bagaimana bekerjalebih baik dalam tim.

• $kti-itas!akti-itas pengembangan tim termasuk

9 antangan -isik 9 Sarana indikator pengukuran psikologi• 0eningkatan teamwork dapat memakai sistem

penghargaan dan reward yang berdasarkan tim

Mem!angun Tim Proyek (cont)

M l l Ti P k


73/132

Mengelola Tim Proyek

• 1eliputi tracking tindakan anggota tim/menyediakan feedback / menyelesaikan isu!isu danmengkoordinasi perubahan untuk meningkatkankinerja proyek.• im project management mempelajari prilaku tim/mengelola kon-lik/ menyelesaikan isu dan menilaikinerja anggota tim

K 'i k M i P l


74/132

Kun'i untuk Managing People• elah banyak penelitian dan penalaran berdasar

teori psikologi dan manajemen yang dilakukan untukmanaging people dalam bekerja.• $rea penting yang berhubungan dengan project

management seperti: 9 1oti8asi (1aslow/ 1%. Gregor)

9 0engaruh dan Aekuasaan (keahlian/ kharisma/ legitimasi jabatan/ berlindung kepada orang yang lebih power -ull)

9 Effectiveness (7 habits) tujuan/ pemahaman/ berani/murah hati/ harga diri/ 06/ moti8asi diri

Aktualisasi Diri

Harga Diri

Sosial

Keamanan

Psikologi

teori X & Y

C li M


75/132

Con lict Management • !onfrontation atau problem'solving : langsung

menhadapi kon-lik• !ompromise : menggunakan pendekatan give'and'take

• moothing : tidak mengutamakan perbedaan danmengutamakan kesepakatan

• &orcing : pendekatan win'lose• +ithdrawal : menghindar atau mundur dari keadaanatau potensi ketidaksepahaman.

"i Ali


76/132

"iagram AlirProses

Project ,Management

P j t lit M t k


77/132

Project ality Management -anyakMeli!atkan Pemakaian So t!are

• 1anajer proyek harus 9 1emperlakukan orang dengan penuh perhatian dan rasa

hormat 9 1emahami apa moti8asi mereka 9 5erkomunikasi dengan mereka se%ara hati!hati

• ujuannya membuka peluang pada anggota timproyek untuk dapat memberikan hasil dari kerjanyayang paling baik


78/132

Project Comm nicationsManagement (knowedge area #7)

pertemuan :

P ti K ik i ik


79/132

Pentingnya Komunikasi yang -aik• $n%aman terbesar beberapa proyek adalah

kesalahan berkomunikasi• 5udaya kita tidak menggambarkan pro-esional 10baik dalam melakukan komunikasi

• 0enelitian menunjukkan bahwa pro-esional 10harus berkomunikasi se%ara e-ekti- untuk bisa

sukses di posisinya• Aekuatan gaya bi%ara merupakan -aktor kun%idalam peningkatan karir para pro-esional 10

A it P j t C i ti


80/132

Apa itu Project Comm nicatinManagement ?

• Project communication management memakai proses!proses yang dibutuhkan untuk memastikan waktu danhasil yang sesuai/ mengumpulkan/ mendistribusikan/menyimpan/ memperbaiki dan mendisposisikanseluruh in-ormasi proyek. 9 1eren%anakan komunikasi ( communication planning ) 9 1endistribusikan in-ormasi ( information distribution ) 9 1elaporkan kinerja ( performance reporting ) 9 1engelola stakeholder (manage stakeholder/

Meren' n k n Kom nik si


81/132

Meren'anakan Komunikasi

• 1enentukan dan mengkomunikasikan in-ormasi yang sesuaidengan kebutuhan stakeholder proyek

• Semua proyek akan terdapat beberapa tipe ren%anamanajemen komunikasi ( communication management plan )/yaitu sebuah dokumen panduan ( guide ) komunikasi proyek.

• en%ana manajemen komunikasi dapat juga men%akuppedoman untuk petemuan pembahasan status proyek/pertemuan tim proyek/ e'meeting dan e'mail

%ontoh Analisa Stakeholder untuk


82/132

%ontoh Analisa Stakeholder untukKomunikasi Proyek

Stakeholders Document Name Document

Format

Contact Person Due

Customer Management

Monthly StatusReport

Hard copy Gail Feldman,Tony Silva

First of month

Customer Business Staff


Hard copy Julie Grant ,

Jeff Martin

First of month

Customer

Technical Staff

Monthly Status

Report

!mail van "odge,

#ancy Michaels

First of month

$nternalManagement


Hard copy Bo% Thomson First of month

$nternalBusiness andTechnical Staff


$ntranet &ngie 'iu First of month

TrainingSu%contractor

Training (lan Hard Copy Jonathan )raus **+*+*

Soft-areSu%contractor

Soft-are$mplementation(lan

!mail Bar%ara Gates .+*+/000

Mendistri!usikan Informasi


83/132

Mendistri!usikan Informasi

• 1enyediakan in-ormasi yang dibutuhkan untukstakeholder proyek pada waktu yang tepat

• 0endistribusian in-ormasi termasukmengimplementasikan ren%ana manajemenkomunikasi/ agar ketika menjawab permintaanin-ormasi yang tak terduga sama baiknya

Mendistri!usikan Informasi ( )


84/132

• 1enyiapkan in-ormasi yang benar untuk orang yang

tepat di waktu yang tepat dan dalam -ormat yanguse-ul menjadi sangat penting dalampengembangan in-ormasi

• 0engkomunikasian memiliki beberapa dimensi: 9 +ritten and oral / listening / dan speaking 9 nternal dan eksternal 9


85/132

Ta!el Pemilihan Media

Pengaruh Jumlah 9rang pada aluran


86/132

Pengaruh Jumlah 9rang pada aluranKomunikasi

Melaporkan Kinerja


87/132

Melaporkan Kinerja

• 1engumpulkan dan menyebarkan in-ormasi pelaksanaanproyek termasuk laporan status/ ukuran progress danforecasting (ramalan).

• Se%ara umum/ in-ormasi pelaksanaan proyek termasukbagaimana sumberdaya yang digunakan dapat men%apaitujuan proyek.

• Haporan kinerja seharusnya menyediakan in-ormasi umumtentang scope / jadwal/ biaya dan kualitas


88/132

Mengelola Stakeholder


89/132

Mengelola Stakeholder

• 1engelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan danmenyelesaikan isu!isu bersama stakeholder proyek

• Aebutuhan dan ekspektasi stakeholder (pada ren%anamanajemen komunikasi) memberikan pemahaman tentangsasaran dan tujuan stakeholder serta tingkat komunikasiselama proyek

Mengelola Stakeholder (cont)


90/132

Mengelola Stakeholder (cont)• 0ertemuan tatap muka dengan stakeholder memiliki

arti yang sangat e-ekti- guna pengkomunikasian danpenyelesaian berbagai isu.

"iagram Alir


91/132

iagram AlirProses

ProjectComm nica- tionManagement


92/132

Project isk Management


93/132

Project isk Management • 1engelola resiko harus dilakukan selama proyek

berjalan• Semua resiko memiliki probabilitas I+ and J ++'• Aejadian yang memiliki probabilitas resikonya sama

dengan ++' adalah bukan resiko

Toleransi pada &esiko


94/132

Toleransi pada &esiko• esiko yang mungkin tidak dipertimbangkan tingkat

kepentingannya terhadap proyek adalah 9 esiko yang sangat besar probabilitasnya/ namun memiliki

pengaruh yang ke%il 9 esiko yang sangat ke%il probabilitasnya / namun

pengaruhnya sangat besar • esiko yang butuh dikhawatirkan adalah yang

se%ara logik memiliki probabilitas besar danpengaruh ( impact ) besar

Apa itu Project isk Management ?


95/132

Apa itu Project isk Management ?• Project risk management men%akup proses!proses

yang terkait dengan pembuatan peren%anaanmanajemen resiko/ identi-ikasi/ analisis/ reaksi danpengawasan (monitoring) dan pengendalian(%ontrol) pada proyek.

• 0roses!proses tersebut seperti: 9 1eren%anakan manajemen resiko ( risk management

planning ) 9 1engidenti-ikasi resiko ( risk identification ) 9 $nalisa resiko se%ara kualitati- (K ualitative risk analysis ) 9 $nalisa resiko se%ara kuantitati- ( quantitative risk analysis ) 9 1eren%anakan reaksi terhadap resiko ( risk response

planning ) 9 1engawasi dan mengendalikan resiko ( risk monitoring andcontrol )

8angkah2langkah pada Praktek


96/132

8angkah2langkah pada PraktekPengelolaan &esiko

Select 5iskdenti iication

'eam

1anajer0royek

im0royek

imdenti-ikasiesiko

im1itigation

esiko

Select 5isk7actor 'able

e elop 5iskStatement

+ aluate and5ank the risk

statement

e elop (lansto 9andle risk

(er orm#ctions to

9andle 5isk

5eport on 5isk!anagement

#cti ities

(articipate (articipate (articipate (articipate (articipate

(articipate (articipate (articipate !onitor

!onitor or 3e 5isk

(articipate

'ask 5esponsible5ole

n ol ement5ole

&isk Management Plan

"aftar 1igh &isk

&isk trategy

Meren'anakan Manajemen &esiko


97/132

Meren anakan Manajemen &esiko

• 1enentukan bagaimana pendekatan/ ren%ana daneksekusi akti-itas manajemen resiko untuk proyek.

• 0roses meren%anakan manajemen resiko haruslengkap sejak awal peren%anaan proyek agarbenar!benar sukses melakukan proses!proseslain dalam memanajemen resiko

Meren'anakan Manajemen &esiko (cont)


98/132

Meren anakan Manajemen &esiko (cont)• en%ana manajemen resiko termasuk:

9 *ethodology 9 Timing 9 Roles and responsibilities 9 Risk categories 0 5S / 9 (udgeting

%ontoh isk /reakdo!n Str ct re


99/132

%ontoh isk /reakdo!n Str ct re

Mengidentifikasi &esiko


100/132

Mengidentifikasi &esiko

• 1enetapkan apa resiko memiliki pengaruh terhadapproyek dan mendokumentasikan karakteristiknya

• 0artisipan dalam akti-itas pengidenti-ikasian resikodapat terdiri dari: manajer proyek/ anggota timproyek/ tim pengelola proyek/ e1pert / customer /pengguna akhir/ stakeholder

Mengidentifikasi &esiko (cont)


101/132

Mengidentifikasi &esiko ( )• si pokok resiko yang terda-tar ( risk register )

merupakan hasil dari proses!proses pengelolaanresiko/ seperti: 9 6a-tar identi-ikasi resiko 9 $kar penyebab resiko 9 6a-tar alternati- strategi 9 0erubahan Aatagori resiko

arana dan Teknik


102/132

a a a da e• 1ere8ie dokumentasi

• (rainstorming • 2elphi technique (e1perts anonymous ) 9 tanpa tatapmuka

• 3nterviewing • ndenti-ikasi akar masalah ( fishbone diagram )• $nalisa S,O

%ontoh Diagram 0ish.one atau *shika!a


103/132

g

Analisa &esiko e'ara Kualitatif


104/132

• 1emprioritaskan resiko untuk tindakan atau analisayang akan datang dilakukan %ara menilai danmengkombinasikan kemungkinan kejadian danpengaruhnya.

Analisa &esiko e'ara Kualitatif (cont)


105/132

( )

• isk pro.a.ility ditetapkan dengan menyelidikikemungkinan bahwa setiap resiko tertentu akanterjadi

• isk impact ditetapkan dengan meyelidikipengaruh potensial pada tujuan proyek/ seperti:time, cost, scope atau kualitas/ termasuk e-eknegati- dari an%aman maupun e-ek positi- dariadanya kesempatan.

kala Pengaruh terhadap * Tujuan


106/132

g p jProyek

Matrik Pro!a!ilitas dan Pengaruhnya


107/132

g y

Analisa &esiko e'ara Kuantitatif


108/132

• 1enganalisa se%ara numerik yang mempengaruhi seluruhtujuan proyek terhadap resiko yang sudah teridenti-ikasi.

• 1elaksanakan resiko yang sudah diprioritaskan melalui

proses analisa resiko kualitati- dan yang se%ara substansialberpengaruh pada permintaan kompetensi proyek• 1erumuskan keputusan project management yang paling

bagus pada situasi kondisi!kondisi tertentu atau situasiyang diakibatkan keadaan tidak menentu.

4ilai Moneter yang "iharapkan


109/132

y g p


110/132

trategi terhadap &esiko 4egatif


111/132

g p gataupun An'aman

• "void (1enghindari). 9 1enghindari risiko dengan %ara merubah ren%ana project

management untuk menghilangkan an%aman dari risiko yangberbahaya/ untuk mengisolasi tujuan proyek dari akibat risiko/atau untuk mengamankan tujuan yang berada dalam bahaya/

seperti misalnya memperluas schedule atau mengurangiscope .• Transfer

9 1enstran-er resiko dengan memindahkan pengaruh negati-dari an%aman/ bersama dengan ownership merespon denganmemindahkannya ke pihak ketiga

trategi terhadap &esiko 4egatif


112/132

ataupun An'aman (cont)

• *itigate 9 1engurangi resiko se%ara tidak langsung dapat menurunkan

kemungkinan dan atau pengaruh dari kejadian resiko yangmerugikan sampai batas yang dapat diterima

9 1elakukan aksi awal untuk mengurangi probabilitas dan atau

pengaruh dari resiko yang terjadi pada proyek adalah lebihe-ekti- dibanding men%oba untuk memperbaiki kerusakansetelah resiko tersebut terjadi

trategi terhadap &esiko Positif


113/132

ataupun Kesempatan

• E1ploit . 9 Strategi ini mungkin dipilih untuk resiko dengan pengaruh

positi- dari kesempatan yang telah dipastikan relaistis olehorganisasi

• hare 9 1embagi resiko positi- memerlukan pengalokasian oleh

pemilik ke pihak ketiga yang memberikan penawaran terbaik• Enhance

9 Strategi ini memodi-ikasi LbesaranM dari kesempatan denganmeningkatkan probabilitas dan atau pengaruh positi-/ dandengan pengidenti-ikasian dan ma1imi%ing pemi%u utama dariresiko yang berpengaruh positi-.

tartegi terhadap Keduanya An'aman


114/132

dan Kesempatan (cont)

• "ccept . 9 Strategi yang diadopsi karena untuk menghilangkan resiko ini

dari proyek kemungkinannya jarang bisa dilakukan• !ontingent Response trategy

9 5eberapa respon yang didesain untuk digunakan hanya padasaat kejadiannya benar!benar terjadi.

9 Aejadian yang menjadi penyebab respon peristiwa yang takterduga/ seperti kehilangan milestone ditengah!tengah ataumeningkatnya keuntungan suplier yang seharusnyadijelaskan dan ditelusuri

Mengawasi dan Mengendalikan


115/132

&esiko

• 1enelusuri pengidenti-ikasian resiko/ mengawasiresiko yang telah terjadi/ mengidenti-ikasikan resikobaru/ mengeksekusi ren%ana respon resiko/ danmenge8aluasi kee-ekti-itasannya di semua siklushidup proyek

Mengawasi dan Mengendalikan


116/132

&esiko (cont)

• 1emerlukan pemilihan alternati- strategi/pengeksekusian ren%ana contingency atau fallback /melakukan corrective action dan memodi-ikasiren%ana project management .

• 0emilik respon resiko melaporkan se%ara periodik

kepada manajer proyek tentang kee-ekti-an dariren%ana/ e-ek!e-ek yang tidak terantisipasi/ danbeberapa pembetulan ( corrective ) yang dibutuhkanuntuk menangani resiko dengan %epat

Contingency Planning


117/132

• 5eberapa resiko tidak bisa dikurangi•

en%ana untuk kejadian yang beresiko• 1engapaN 9 1engurangi suasana LkrisisM 9 1engurangi hal!hal yang terkait dengan kesalahan 9 1engurangi waktu untuk pembetulan

"iagram Alir


118/132

Proses

Proje't &iskManagement


119/132

Project Proc rement Management (knowedge area #B)

pertemuan 3:

Apa itu Project Proc rement


120/132

Management ?

• Project procurement management meliputi proses!proses untukmembeli atau mengadakan produk/ ser8is atau sesuatu yangdibutuhkan dari luar tim proyek untuk melaksanakan pekerjaan

• 1emerlukan kontrak berupa dokumen legal antara penjual danpembeli

•0roses!prosesnya seperti: 9 en%ana pengadaan dan akuisisi (plan pur%hases and a%Kuisitions) 9 en%ana kontrak (plan %ontra%ting) 9 1eminta respon penjual (reKuest seller responses) 9 1emilih penjual (sele%t seller) 9 1engadministrasi kontrak (%ontra%t administration) 9 1enutup kontrak (%ontra%t %losure)

&en'ana Pengadaan dan Akuisisi


121/132

• 1enentukan apa ( what ) yang akan dibeli atau ditambah/beserta waktu ( when ) dan %aranya ( how )

• ermasuk untuk mere8iew resiko yang rumit dalammemutuskan membuat atau membeli juga termasuk re8iewdari tipe kontrak yang diren%anakan memakai strategimitigating risk dan transferring risk kepada penjual


122/132

&en'ana Kontrak


123/132

• 1endokumentasi produk/ ser8is dan hasilkebutuhan dan mengidenti-ikasi penjual potensial

• 1enyiapkan dokumen yang dibutuhkan untukmendukung proses pemilihan penjual danpemintaan kepada penjual

&en'ana Kontrak (cont)


124/132

• ama yang laPim dari perbedaan tipe padadokumen pengadaan/ seperti: invitayion for bid(mengundang untuk mengajukan tawaran)/ requestfor proposal (


125/132

• 1endapatkan in-ormasi/ harga/ tawaran/ usulan atau proposaldari penjual yang prospek dapat memenuhi kebutuhan proyek

• 0roposal merupakan dokumen yang disiapkan penjual gunamenggambarkan kemampuan dan kerelaan mereka untukmenyediakan produk/ ser8is atau hasil akhir yang diterangkandalam dokumen pengadaan

Memilih Penjual


126/132

• 1ere8iew usulan/ memilih diantara penjualpotensial/ dan menegosiasikan sebuah kontraktertulis dengan setiap penjual

• 1enerima tawaran atau proposal dan memakaikriteria e8aluasi dan menerapkannya/ memilihsatu atau lebih penjual yang memiliki kuali-ikasiyang dapat diterima

Memilih Penjual (cont)


127/132

• Kontrak merupakan perjanjian terhadap setiappenjual yang dipilih/ bisa berupa -ormulir yangberasal dari dokumen yang komplek atau orderpembelian yang sederhana dan perjanjian legalyang mengikat satu sama lainnya gunamengharuskan penjual menyediakan produk/ ser8is/atau hasil akhir tertentu dan mewajibkan pembeli

untuk membayar kepada penjual

Tipe Kontrak


128/132

'ope of workinformation Eery little 0artial "omplete

:n'ertainty igh 1oderate How"egree of &isk igh 1edium How

uggested riskallo'ation

%ontra't types "00< "0 < "0


129/132

• 1engelola kontrak dan hubungan antara pembeli dan penjual/mere8iew dan mendokumentasi bagaimana penjualmelakukan atau yang telah dilakukan untuk menentukancorrective action yang diperlukan dan menetapkan langkahawal untuk berhubungan selanjutnya dengan penjual/mengelola kontrak yang berhubungan dengan perubahan dan

jika memungkinkan/ kelola juga hubungan berdasarkanperjanjian dengan pembeli diluar proyek tersebut

Menutup Kontrak


130/132

• 1elengkapi dan mempersiapkan setiap kontrak/ termasukkeputusan tentang beberapa hal yang terbuka dan menutupsetiap kontrak yang berlaku pada proyek atau tahapan proyek.

• 0enutupan penyelesaian kontrak meliputi: 9 5erkas kontrak 9 asil yang dapat diterima 9 6okumentasi lesson learned (pembelajaran yang diperoleh)

"iagram AlirP


131/132

Proses

ProjectProc rementManagement

T9TA8 I#;P j M P G


132/132

Project Management Process Gro ps

nitiating 0lanning

@e%uting

"losing

1onitoringand

"ontroling

(roject $harter(reliminary (roject Scope Statement

(roject !anagement (lan

5e:uested changes,*ork (er ormance n ormation,

mplemented change#dministrati e $losure (rocedure,$ontract $losure (rocedure

MPTI-Project Knowledge Areas

Documents

Transcript of MPTI-Project Knowledge Areas