Molenaar en Lok Ronde Tafel Conferentie 6 april 2009

1April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak

Processen in een administratieveorganisatie

Bob Duindam, certified Lean Practitioner i.o.Rotterdam, 6 april 2009


Drivers voor procesverbetering

Compliance

Performance

Het Proces


Processen overbodig


Processen nodig


Processen Organiseren


Processenverkracht


Cascade effect

Primaire Proces

Klant Contact

Klachten

DirectieKlachten


Kaasschaaf versus Lancet

MB

Bu-1 Bu-2 Bu-3 Bu-4 Bu-5

Afd-1

Afd-2

Afd-3

Afd-4

Afd-5



MB


Afd-1

Afd-2

Afd-3

Afd-4

Afd-5



MB


Afd-2

Afd-5

Afd-1

Afd-3

Afd-4

11

Kaizen team

April 6, 2009 Succesvolle Lean Aanpak

– Lean is een aanpak gebaseerd op waarnemen en ingrijpen. – Ingrijpen op de werkvloer kan uitsluitend als er tot op het hoogste niveau

steun is.– Administratieve organisaties zijn in hoge mate geautomatiseerd: streef naar

procesverbetering zonder investeringen (verhoog baten zonder extra kosten)

Lean TeamDir OperationsProceseigenaren

Kwartaal-meeting

Kwartaal verslaglegging

Proces Quick Scan

ProcesanalyseProces-verbetering

Ophanging Lean Aanpak in Directie


Nogmaals ordening

De ontwikkeling van proces management

Mensen denken in activiteiten, niet in processen. Resource en resultaat planning op basis van Productie Capaciteit (aanbod gestuurd).

Er is actueel inzicht in processen. Er is beheer op proces-beschrijvingen. Bewustzijn van eigenaarschap van activiteiten en afhankelijkheden in ketens.

Er is grip op proceskwaliteit (output, inspanning, doorlooptijd). Planning en sturing gebaseerd op KPI’s (performance en conformance) die in de processen geborgd zijn.

Processen zijn efficiënt en effectief (Lean) gemaakt en worden continu verbeterd. De competentie “verbeteren” is in de organisatie geborgd.

Processen zijn niet meer een thema. Er wordt over de output van processen (services) onderhandeld en er worden (intern en extern) SLA’s met elkaar afgesproken.

Bron: Molenaar & Lok Consultancy


Drivers voor procesverbetering

Compliance

Performance

Het Proces

14

Brown paper session14


Rol van een proceseigenaar

“Het is super belangrijk, het moet gebeuren.”

Verantwoordelijk voor:– Op de kaart zetten en houden van procesdenken en -doen – Up-to-date houden van (toegewezen/onderliggende) werkprocessen– Verbeteren en ontwikkelen van betreffende bedrijfsproces -> kwaliteit van

dienstverlening: interfaces, wijzigingsvoorstellen, etc. Bevoegdheden:– Vooral sturen vanuit competentie. – Geen budget– Geen aanvullende FTE inzet

Streven naar “zo groot mogelijke overlap” met hiërarchische bevoegdheid

16

Een proces voor lean interventie

Over-processing

Over-processing

Waste

Waste

Waste

WasteWaste

Waste

Waste

Waste

Waste

Waste

17

Een proces na lean interventie


De regie kunnen houden op een administratief proces vraagt om kengetallen


Proces systematiek

Massaal/Routinematig

Case by case

Volledigheid

Juistheid

Tijdigheid

Geautomatiseerd Handmatig


Grexxboxx de antwoorden1. Legt verbinding tussen reële wereld en beschrijvende wereld

2. Laagdrempelig (instapkosten en gemak)

3. Service Oriented Architecture (The Next Step)

4. “Dwingt” tot verdere verbetering

5. Processen worden “serieus” genomen

6. Bedreigend voor:1. Operationele managers2. ICT staf

3. Vereist:4. Jaren van bewustwording5. Een gemeenschappelijke taal (Lean)5. Participatie6. Initiatief

Molenaar en Lok Ronde Tafel Conferentie 6 april 2009

Economy & Finance

Transcript of Molenaar en Lok Ronde Tafel Conferentie 6 april 2009