ModSimp TICs PMI Peru Congreso 2007
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PMI Capítulo Perú PMI Capítulo Perú CONGRESO NACIONAL DE GERENCIA DE PROYECTOS PMI 2007 Rafael Estrada Sesión 7 – Track C Modelo simplificado para gestión de pequeños proyectos de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones
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PMI Capítulo PerúPMI Capítulo Perú
CONGRESO NACIONAL DE GERENCIA DE
PROYECTOS PMI 2007
Rafael Estrada
Sesión 7 – Track C
Modelo simplificado para gestión de
pequeños proyectos de Tecnologías de
Información y Telecomunicaciones
PMI Capítulo Perú
Agenda
• Introducción
• Modelo de gestión de proyectos del PMI
• Areas de gestión de proyectos
• Modelo simplificado de gestión de proyectos de TIC
• Desarrollo de casos de negocio para proyectos de
TIC
• Conclusiones
• Recomendaciones
PMI Capítulo Perú
Introducción
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1994 1998 2001 2004
Estadísticas de Proyectos de Tecnologías de Información
Proyectos exitosos Proyectos no exitosos Proyectos fracasados
Fuente:
The Standish Group. Chaos: A Recipe for Sucess. The Standish Group International. 1999
KMPG. Global IT Project Management Survey 2005. KPMG International 2005.
PMI Capítulo Perú
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A Tiempo Dentro de presupuesto Alcance completo
Definición de Proyecto Exitoso en TIC
Introducción
Fuente:
KMPG. Global IT Project Management Survey 2005. KPMG International 2005.
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Fracaso de los proyectos
• Motivos principales:
– Alcance y
requerimientos no
claros o cambiados
– Pobre proceso de
gestión de proyectos
– Falta de soporte
ejecutivo y
participación de
gerencia.
• Mayor probabilidad
de falla en:
– Proyectos de corto
plazo y menor alcance
PMI Capítulo Perú
Modelo de gestión de proyectos del PMI
Procesos de
Iniciación
Procesos de
Cierre
Procesos de
Planificación
Procesos de
Ejecución
Procesos de
Seguimiento y Control
A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition. Ver. 1.3.
Project Management Institute-PMI.
PMI Capítulo Perú
Areas de conocimiento en la Gestión
de proyectos
Gestión
De los
Riesgos
Gestión
De las
Adquisiciones
Gestión
De la
Integración
Gestión
De las
Comunicaciones
Gestión
De la
Calidad
Gestión
De los
Recursos
Humanos
Gestión
Del
Alcance
Gestión
De
Tiempos
Gestión
De
Costos
A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition. Ver. 1.3.
Project Management Institute-PMI.
PMI Capítulo Perú
Areas de dominio requeridas por el
Equipo de Proyecto
Project Management
Body Of Knowledge
PMBOK
Habilidades
Interpersonales
Conocimiento
Aplicado en el
Area, Standars
y Regulaciones
Conocimiento y
Habilidades de
Gestión
Entendimiento
Del entorno
Del Proyecto
A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition. Ver. 1.3.
Project Management Institute-PMI.
PMI Capítulo Perú
Estadísticas de Gestión de Proyectos
Fuente:
KMPG. Global IT Project Management Survey 2005. KPMG International 2005.
PMI Capítulo Perú
Modelo Simplificado para la
gestión de pequeños proyectos
de Tecnologías de Información
PMI Capítulo Perú
Modelo simplificado para proyectos de TIC
Proceso de Gestión
Inicio Planificación
CierreEjecución
y Control
Fuente:
Rowe, Sandra. Project Management for Small Projects. Management Concepts. 2007
PMI Capítulo Perú
Modelo simplificado para proyectos de TIC
Proceso de Gestión – Etapa Inicio
InicioInput
• Pedido de proyecto
• Descripción de
requerimientos
• Propuesta de
proyecto
• Project Charter
T
o
o
l
s
•Formato Project Charter
•Definición y autorización del proyecto
Output
PMI Capítulo Perú
Modelo simplificado para proyectos de TIC
Proceso de Gestión – Etapa Inicio
PMI Capítulo Perú
Modelo simplificado para proyectos de TIC
Proceso de Gestión – Etapa Planificación
Planificación
• Project Charter • WBS
• Programa del
proyecto
• Presupuesto
• Plan de acción
• WBS
• Formato de Plan de
Acción
•Definir el trabajo e identificar los recursos
necesarios para completar el proyecto
• Definir y refinar objetivos
• Planificar el curso de acción
•Objetivos y alcances del proyecto
Input
T
o
o
l
s
Output
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Modelo simplificado para proyectos de TIC
Proceso de Gestión – Etapa Ejecución y Control
Ejecución
y Control
• WBS
• Lista entregables
• Programa del proyecto
• Presupuesto
• Programa del
proyecto actualizado
• Reportes de Estado
• Pedidos cambio
alcance
•Formato Reporte Estado
•Formato Revisión
Entregables
•Formato Control
cambios
•Completar el trabajo, de acuerdo a los
Documentos de planeamiento
•Medir y monitorear las actividades del
Proyecto, para tomar acción correctiva
Input
T
o
o
l
s
Output
PMI Capítulo Perú
Modelo simplificado para proyectos de TIC
Proceso de Gestión – Etapa Cierre
Cierre
• Programa del proyecto
actualizado
• Reportes de estado
• Cambios alcane
• Checklist de cierre
de proyecto
• Lecciones aprendidas
•Checklist de cierre de
proyecto
• Encuesta de Proyecto
• Formato de Lecciones
aprendidas
• Formato de Cierre de
Proyecto
•Formaliza la aceptación del producto, servicio
y permite un fin ordenado.
• Integrar los resultados del proyecto a la
“forma normal de operar”
Input
T
o
o
l
s
Output
PMI Capítulo Perú
Gestión de Pequeños Proyectos de TIC
Consideraciones
• Pequeño = fácil
• No se asigna tiempo adecuado para planificación
• Planificación:
• Involucrar al equipo
• No demasiado detalle
• Evitar sobre-enfatizar los elementos con los que nos
sentimos más confortables
• Baja prioridad
• Equipo de proyecto inexperto
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Gestión de Pequeños Proyectos de TIC
Consideraciones
• Responsabilidades adicionales del Project Manager
• Experto en la materia
• Responsable por actividades operativas
• Manejo de varios proyectos
• Fracaso del Proyecto
• En tiempo
• En presupuesto
• En alcance
• Reputación
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Desarrollo de casos de negocio para proyectos de TIC
• Porqué es necesario un Caso de Negocio?
• La inversión en TIC, aún con el uso de las
mejores prácticas de Project Management y
Portfolio Management, por sí mismos no
garantizan que los objetivos del negocio se
logren.
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Desarrollo de casos de negocio para proyectos de TIC
Clases de Inversiones en TI
Fuente:
Generating Premium Returns on your IT Investments. En MIT Sloan Management Review.
PMI Capítulo Perú
Desarrollo de casos de negocio para proyectos de TIC
Valor entregado por Diferentes inversiones en TI
Fuente:
Generating Premium Returns on your IT Investments. En MIT Sloan Management Review.
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Desarrollo de casos de negocio para proyectos de TIC
• Qué es un caso de negocio?
• Una propuesta verbal o escrita que:
• Establece un problema u oportunidad del negocio
• Describe la solución propuesta
• Especifica cuánto costará implementar la solución
• Especifica el ROI que se logrará si la solución es
implementada
PMI Capítulo Perú
Desarrollo de casos de negocio para proyectos de TIC
• Elementos de un caso de negocio
• Resumen ejecutivo
• Situación actual
• Cuál es el problema?
• Porqué es un problema?
• Porqué es un problema para la compañía, no para usted
• Propuesta
• Qué se propone?
• Cómo soluciona el problema?
• Cuánto cuesta?
• Cuál es el ROI
• Análisis financiero
• Conclusión
• Documentación adicional
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Desarrollo de casos de negocio para proyectos de TIC
PMI Capítulo Perú
Conclusiones
• Existe un alto número de proyectos que fracasan o no son
exitosos (más del 75%)
• El conocimiento de la disciplina de Gestión de Proyectos es
fundamental
• Los proyectos deben estar alineados completamente con los
objetivos del negocio
• Los proyectos pequeños tienen una dinámica y
requerimientos muy peculiares
• Un modelo sencillo de gestión de proyectos contribuye con
el éxito de los proyectos pequeños
• No implementamos soluciones tecnológicas, sino soluciones
de negocios
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Recomendaciones
• Fortalecer el conocimiento de la disciplina de
Gestión de Proyectos - PMI
• Siempre utilizar una metodología de administración
de proyectos, aún para los más pequeños
• Iniciar los proyectos construyendo el caso de
negocios
• Los proyectos deben estar claramente alineados
con los objetivos del negocio
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Referencias
• A Guide to the Project Management Body of Knowledge. Third Edition. Ver. 1.3. Project Management Institute-PMI.
• BHPBilliton. PM101 Project Management Basics. Ver. 3.0 Project Management Services.2003
• Jeffery, Mark y Leliveld, Ingmar. Best Practices in IT Portfolio Management. En MIT Sloan Management Review. Spring 2004. Vol. 45, Nro 3. Massachusetts Institute of Technology.
• KMPG. Global IT Project Management Survey 2005. KPMG International 2005.
• Kroll, Karen. Small Projects, Big Results. En PM Network, Julio 2007.
• Molisani, Jack. How to build a business case. Presentación en Lavacon2006.
• Rowe, Sandra. Project Management for Small Projects. Management Concepts. 2007
• The Standish Group. Chaos: A Recipe for Sucess. The Standish Group International. 1999.
• The Standish Group Report. Chaos Report. The Standish Group International. 1995.
• Toledo, Roberto. Notas sobre pequeños proyectos. Alpha Consultoría, Julio 2007.
• Weill, Peter y Aral, Sinan. Generating Premium Returns on your IT Investments. En MIT Sloan Management Review. Winter 2006. Vol.47 Nro.2. Massachusetts Institute of Technology.
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• Rafael Estrada
• +51-1-9649-9230
• +51-1-217-3880
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