Proceedings of the 1st Iberic Conference on Theoretical and Experimental Mechanics and Materials /

11th National Congress on Experimental Mechanics. Porto/Portugal 4-7 November 2018.

Ed. J.F. Silva Gomes. INEGI/FEUP (2018); ISBN: 978-989-20-8771-9; pp. 1023-1030.

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PAPER REF: 7422

MODELO PARA EL DISEÑO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DEL CAMBIO EN INDUSTRIAS DE INGENIERÍA MECÁNICA Y MATERIALES N. Vásquez Álvarez1(*), E. González Morales2, L.F. García Acevedo2, I.P. Bustamante3,4, J.A. García5 1Ingeniería en Productividad y Calidad. Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, Cr. 48 # 7 - 51, Medellín, Colombia. 2Desarrollo Organizacional. Hatch Indisa S.A.S, Cr. 75 # 48 a 27 Medellín, Colombia. 3Facultad de Ingeniería Industrial. Universidad Pontificia Bolivariana, Cir. 1 #70-01, Medellín, Colombia. 4Facultad de Administración. Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, Cr. 48 # 7 - 51, Medellín, Colombia. 5Facultad de Ingeniería Mecánica. Universidad Pontificia Bolivariana, Cir. 1 #70-01, Medellín, Colombia. (*)

Email: natyvasquez96@hotmail.com RESUMEN

Todas las empresas u organizaciones a nivel mundial, enfrentan diariamente nuevos retos, impuestos por el mercado, la sociedad, la economía y principalmente por las reglamentaciones estatutarias y normativas establecidas por los estados y los entes internacionales reguladores.

Las empresas de servicios de ingeniería mecánica y de materiales no son la excepción a este tipo de normativas, por el contrario, por su actividad y objeto laboral, hacen parte obligada de empresas llamadas a cumplir con los requisitos y estándares internacionales. Uno de estos estándares en la norma ISO 9001:2015, la cual en su numeral 6.3 establece los requisitos relacionados con la planificación de los cambios, aspecto este que permite a las empresas realizar trazabilidad y estar a la vanguardia en el sector.

Esta investigación, basada en el método de comparación de factores de diferentes metodologías de gestión del cambio, propone un modelo para llevar a cabo un programa de gestión del cambio, el cual se fundamenta en tres grandes etapas que pueden ser enunciadas como: diagnóstico inicial de la gestión del cambio organizacional, la herramienta para la gestión del cambio y el procedimiento para la gestión de dicho cambio.

Finalmente, el modelo es descrito paso a paso y establece como gran ventaja la posibilidad de ser aplicado en todo tipo de organizaciones como el sector de la salud, de la educación y del deporte, entre otros.

Palabras-clave: Gestión del cambio, norma ISO 9001, sistemas de gestión, mejora continua.

INTRODUCCIÓN

La norma ISO 9001 versión 2015 (ISO, 2015), plantea los requisitos para un sistema de gestión de la calidad aplicado a todo tipo de industria. Entre sus capítulos con mayor relevancia la norma establece estándares como el 6.1 denominado “Acciones para abordar riesgos y oportunidades” y el capítulo 4 “Contexto de la organización”; sin embargo, uno de los temas más importantes está asociado a la “Planificación de los cambios” (capítulo 6.3), el cual tiene por objeto preparar a las organizaciones para afrontar y controlar los cambios que se plantean enfocados a impactar positivamente su normal desarrollo.

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Hoy en día, los conceptos administrativos han evolucionado de manera gradual, pasando de tener como objetivo el aumento de la productividad del trabajo y el volumen de producción por poner especial énfasis en la mejora continua, respondiendo ante las necesidades de los clientes (Nava, 2013). Las empresas se ven enfrentadas cada día a asumir diferentes retos impuestos por el mercado, la sociedad, la economía, entre otros, estos retos se ven estrechamente ligados con los cambios que ocurren en dichos sectores (Figueroa, 2001).

En este orden de ideas, las empresas de las generaciones modernas se encuentran saturadas por tensiones en los ambientes competitivos, cada día más agresivos y versátiles, poniendo a prueba su capacidad de acción y reacción, buscando satisfacer los mercados cambiantes y crecientemente exigentes (Sandoval Duque, 2014). Actualmente, se resalta la necesidad que tienen las organizaciones de diseñar estructuras flexibles ante los cambios, permitiendo que éste se produzca debido al aprendizaje de los empleados (Segredo, 2016), de ahí la importancia que las organizaciones posean una rápida y eficaz respuesta ante ellos, dispuestas a evolucionar para ajustarse al mundo.

Por lo anterior, las empresas, especialmente las de ingeniería y prestación de servicios ingenieriles y de materiales, se han visto abocadas a implementar estrategias para asumir los cambios organizacionales en sus estructuras, procesos y proyectos. Dicho Cambio Organizacional posee múltiples definiciones en la literatura, De Faria Mello (De Faria Mello, 2012) define que éste: “Se da como consecuencia de variaciones de orden estructural que sufren las organizaciones y que se traducen en un nuevo comportamiento organizacional; es una alteración de dimensiones o aspectos significativos” (p. 151-166). Otra definición de Cambio Organizacional expuesta por Barroso et al (Barroso & Delgado, 2007), plantean que es un: “Conjunto de transformaciones que sufren las organizaciones influenciadas por fuerzas externas, que pudieran amenazar su sobrevivencia u ofrecer nuevas oportunidades, y fuerzas internas que promueven la generación y adaptación de los cambios del entorno”.

Por otra parte, de la crisis económica que ha surgido en todo el mundo, se puede concluir que los cambios han ocurrido de manera acelerada y que nada volverá a ser igual, es por esta razón que el cambio ya no es contemplado de manera específica para un momento determinado, sino que ahora hace parte del ADN de las organizaciones (García, 2015); los cambios se deben llevar a cabo de una manera organizada que permita el control, evaluación y seguimiento de los que ocurran en el contexto de una compañía, esto con el fin de analizar las actividades que generen o no valor, evitando la sobre carga de trabajo y de costos.

Así, a nivel mundial empresas como LAC - Líneas áreas colombianas (Gschwind, 2014), Compañía Minera Doña Inés De Collahuas (Chile, 2017), Iberdrola (Gallastegi & Rodríguez, 2004), y aún más relevantes como Motorola, General Electric, Nissan Renault (Duff, 2018), entre otras, han implementado estrategias para gestionar el cambio, trayéndoles resultados positivos que se ven reflejado en aumento de la productividad, mejora de la prestación del servicio, de los procesos y aumento de la satisfacción de los clientes.

Por lo anterior y dada la relevancia del tema organizacional, esta investigación está enfocada a buscar algunos métodos de gestión del cambio aplicados satisfactoriamente en diferentes empresas del mundo y a la generación de una propuesta de un modelo para el diseño del programa de la Gestión del Cambio aplicable en industrias y organizaciones enfocada a la industria mecánica, prestación de servicios ingenieriles y de materiales.

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METODOLOGÍA

Para el desarrollo metodológico debe tenerse en cuenta que el programa de la Gestión del Cambio comprende varias etapas dependiendo de, las necesidades de las compañías y del estado en el que éstas se encuentran, con relación al requisito de la norma ISO 9001:2015 (ISO, 2015).

Para definir un método de gestión del cambio apropiado a este tipo de organizaciones, inicialmente se realizó una revisión bibliográfica en bases de datos, nacionales e internacionales, teniendo en cuenta la información contenida en textos y artículos de carácter científico e industrial.

Posteriormente, se realizó una evaluación crítica de la información por medio de una metodología de comparación de factores, la cual utilizó la identificación de los elementos de cada método (cultura, herramientas, diagnósticos, procedimientos) para encontrar las coincidencias y diferencias entre ellos. A partir de este análisis, se pudo determinar los ítems que mejor se adaptan a esta investigación.

De lo anterior, se extrajeron los elementos relevantes y en común que permitieron la generación de las ideas y los procedimientos que conllevaron la formulación de la propuesta del modelo para la gestión del cambio.

A continuación, se presentarán los resultados, los cuales podrían ser aplicables no solo a las industrias de servicios de ingeniería mecánica y de materiales, sino también, a organizaciones de otros sectores como pueden ser: salud, bancario, educación e incluso innovación y sostenibilidad.

ANÁLISIS Y RESULTADOS

Inicialmente se presentan en la tabla 1 algunos ejemplos significativos de empresas o sectores industriales que han aplicado la gestión del cambio con resultados positivos para su sistema organizacional. Esta tabla evidencia claramente que se han implementado varios tipos de modelos ajustados a las características de cada organización, en ellos es evidente que existen ciertos elementos que son comunes, como: hacer un diagnóstico, preparar un plan para afrontar el cambio, implementar el plan, hacer evaluación y seguimiento al mismo. Sin embargo, ninguno de los modelos presentados muestra en detalle el proceso seguido para gestionar el cambio.

A pesar de lo anterior, la Tabla 1 también evidencia los beneficios que ha presentado para estas empresas la aplicación de modelos para gestionar el cambio, de ellas se destacan la mejora en la calidad del servicio y el mejoramiento de la eficiencia en los procesos.

Para esta investigación, se analizaron diferentes modelos y a través de la metodología de comparación de factores, se pudieron determinar los elementos que contiene el modelo propuesto a continuación, la figura 1 muestra un diagrama de flujo que ilustra el paso a paso para diseñar un programa de Gestión del Cambio enfocado principalmente, a industrias de servicios de ingeniería mecánica y de materiales.

El método consta de tres grandes etapas, las cuales comprenden un diagnóstico inicial, la creación de una herramienta digital y el diseño de un procedimiento para la gestión del cambio en la compañía.

La etapa de diagnóstico inicial, incluye la determinación de los factores críticos de éxito para la gestión del cambio, los cuales son específicos para cada organización y permiten el diseño

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de la encuesta, para recolectar la percepción de los empleados sobre el estado actual de la compañía frente a la gestión del cambio. Es necesario seleccionar una población representativa que abarque todos los niveles jerárquicos de la compañía (estratégico, táctico y operativo), para de esta forma proceder a la aplicación de la encuesta, la cual una vez tabulada, bajo modelos básicos de estadística descriptiva y en algunos casos probabilística, ofrece información que la organización debe analizar para tener los elementos necesarios e identificar los tipos de cambio que ocurren en ella.

Se debe aclarar que las encuestas preferiblemente deben ser de carácter cuantitativo, de manera que sea evaluada en escala Likert, además, se recomienda incluir elementos cualitativos para adquirir un concepto más ajustado a la realidad organizacional.

La segunda etapa, se enfoca en desarrollar una herramienta tecnológica que facilite la planificación y control de los cambios en la organización, para ello es necesario determinar los tipos de cambio. En una organización de servicios de ingeniería mecánica y de materiales, se proponen tres tipos, así: cambios técnicos, son aquellos que generan alto impacto en los proyectos que desarrolla la empresa; cambios en los procesos, los cuales comprenden variación en los métodos, metodologías, procedimientos y actividades; y los cambios organizacionales, que son de carácter estratégico, liderados normalmente por la gerencia y los responsables de los procesos.

Seguidamente, basados en el estado actual y la visión empresarial, se deben definir los criterios para evaluar los cambios y así determinar si éstos son de carácter significativo o no. En caso de contar con cambios significativos se debe seguir el modelo planteado, de lo contrario, se deben realizar acciones de seguimiento, control y comunicación. Los criterios propuestos se enfocan en: el tipo de cambio, la implicación en la cultura organizacional, el impacto de un porcentaje crítico de las personas de la compañía, el cual es definido por la empresa dependiendo del número de empleados que posea, además, el cumplimiento de los requisitos legales y/o reglamentarios, la representación de oportunidades de mejoramiento y la disminución de los riesgos.

Luego, se propone estructurar los ítems que permitirán hacer un análisis de los cambios presentados, estos pueden incluir: proceso al que pertenece, tipo de cambio, fecha propuesta, descripción del cambio, descripción de los impactos, controles al cambio, costo, responsable, fecha propuesta de implementación, entre otros. Asimismo, se deben establecer las variables para analizar los riesgos que implican la implementación de algún cambio, para lo cual se debe describir el riesgo, definir las escalas para calificar la probabilidad y el impacto, los niveles de riesgo y los posibles tratamientos según el nivel. Finalmente, se debe establecer los parámetros para hacer seguimiento al cambio. Éstos pueden comprender: nombre de quien autoriza el cambio, fecha de revisión (se proponen hacer mínimo dos revisiones a los cambios: en el 50% de ejecución y en el 100%), el hallazgo, el porcentaje de implementación, la forma de comunicar y la fecha.

Todos estos elementos se deberán consolidar en una herramienta tecnológica según las capacidades de la organización, y debe estar disponible para las personas que lideren cambios al interior de la compañía.

La tercera etapa consiste en documentar un procedimiento para estandarizar el programa de gestión del cambio. Este contiene elementos como son: el objetivo y alcance del procedimiento, el glosario de términos que sean necesarios para la comprensión de los empleados y el método de trabajo, incluyendo las actividades, responsables, evidencias y tiempos. Además, debe ser revisado y aprobado por las instancias pertinentes en la empresa, para socializarlo y enfocarlo logrando la sensibilización de todo el personal frente al tema.

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Como se pudo observar, este tipo de modelo se presenta como una metodología simple y fácil de aplicar, no solo, en organizaciones dedicadas a servicios de ingeniería, sino también, a otras como las prestadoras de servicios de salud, educación y deportes.

Tabla 1 - Metodologías aplicadas por algunas organizaciones para la gestión del cambio.

Entidades Referencia Metodología Logros

Instituciones de Servicio a la Ciudadanía

(Dominguez, 2004)

Se contrató a un empresa consultora, la cual se encargó de implementar, mostrar y dar

conciencia a los empleados de la necesidad de aplicar un cambio en el proceso en las

tecnologías de información de la compañía.

Mejora en la calidad del servicio

Disminución en los costos de operación

Líneas Aéreas Colombianas

(Gschwind, 2014)

El gerente elaboró un plan de acción de tres años que acompañaría desde el proceso de

Recursos Humanos los cambios en el negocio. Inicialmente, realizó una revisión general de la empresa y posteriormente, comenzó a aplicar cambios que consideró importantes para la

mejora de la misma (culturales, de procesos, de estructura).

Mejora en la calidad del servicio

Aumento en la productividad (más

vuelos)

Iberdrola (Gallastegi & Rodríguez,

2004)

Inicialmente, la empresa tomó la determinación de realizar una reingeniería en sus procesos, después, se realizó un diagnóstico de ellos, definiendo el método de la reingeniería en 8 proyectos, del cual se realizó el lanzamiento, por último, se desarrolló y se consolidó el plan

de acción para la reingeniería.

Mejora en la eficiencia y calidad

Nueva estructura organizacional

Aparición de grandes necesidades de formación

Modificación de contenidos en los puestos de trabajo

PYMES (Cambios

tecnológicos)

(Ruiz Mercader, Ruiz Santos,

Martinez León, & Pelaez

Ibarrondo, s.f.)

Se propone iniciar la fase del cambio determinado la necesidad de éste,

posteriormente, se realizó un diagnóstico inicial a través de la recopilación de la

información para conocer la situación de la compañía, para así planificar e implementar el cambio, por último, se realizó la evaluación y

control del mismo.

Mejora tecnológica

Eficiencia en los procesos

Algunas empresas de México y

Colombia que implementen

ERP

(Arboleda Medina, s.f.)

Se propone seguir la metodología para aplicar los cambios de Jhon Kotter, la cual incluye los siguientes pasos: 1. Conocimiento del Cambio 2. Conformación de la coalición guía (equipo orientador), 3. Visión clara, 4. Comunicar el cambio, 5. Bloqueo de obstáculos (realización de actividades de apoyo) 6. Logros a largo

plazo (plan que contemple y difunda los logros alcanzados) 7. Soporte del cambio, 8.

Alineación del desempeño y la conducta.

Eficiencia en la interacción de procesos

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Fig. 1 - Diagrama de flujo para diseñar un programa de Gestión del Cambio.

CONCLUSIONES

Actualmente, los sistemas de gestión incluyen elementos para la mejora continua, entre ellos la gestión del riesgo y la gestión del cambio, las cuales son herramientas que le permiten a las organizaciones prepararse para lograr su misión y visión empresarial y se integran en este modelo.

La gestión del cambio, la cual depende del nivel de apropiación de las personas, provee a las empresas de metodologías para afrontar las variables que se presentan en su entorno interno y externo de forma acertada.

Las empresas aplican diferentes métodos que les aporta en el mejoramiento de su productividad y eficiencia de sus procesos, además del incremento en el nivel de servicio, tomando elementos que favorecen la gestión del cambio y que les permite implementarlo fácilmente de acuerdo a su estructura.

El modelo aquí propuesto, permite el manejo de los cambios de manera planificada, organizada y ajustada a la realidad de la compañía; de igual manera, al crear un procedimiento y utilizar herramientas tecnológicas, se facilita la identificación, análisis y seguimiento a los cambios, además, se logra la apropiación por parte de los empleados para un desempeño eficiente del programa.

AGRADECIMIENTOS

Los autores agradecen al Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid y a la empresa Hatch Indisa S.A.S por permitir el desarrollo de esta investigación en sus espacios tanto académico como industrial.

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Igualmente, al Grupo de Investigación en Sistemas Aplicados a la Industria GISAI y Grupo de Investigación Sobre Nuevos Materiales GINUMA de la universidad Pontificia Bolivariana por los aportes académicos, formativos y científicos dados en este proyecto.

REFERENCIAS

[2]-Arboleda Medina, J. (s.f.). Análisis de la gestión del cambio en implantaciones de soluciones ERP en algunas empresas de Colombia y México. Colombia.

[3]-Barroso, G., & Delgado, M. (2007). Gestión del Cambio Organizacional a través de proyectos. Red de Revistas Científicas de América Latina y el Caribe, España y Portugal, 47.

[4]-Chile, U. d. (2017). Aplicación modelo de gestión de cambio para la optimización de procesos con aplicaicones de control avanzado en el área de molienda secuandaria en Compañia Minera Doña Inés de Collahuasi. Santiago de Chile.

[5]-De Faria Mello, F. A. (1995). Desarrollo Organizacional, enfoque integral. México DF: Editorial Limusa.

[6]-Dominguez, A. (2004). El cambio en una institución de servicio a la ciudadanía. México.

[7]-Duff, V. (2018). ¿Qué empresas han implementado iniciativas exitosas de gestión del cambio? Obtenido de https://www.cuidatudinero.com/13111439/que-empresas-han-implementado-iniciativas-exitosas-de-gestion-del-cambio

[8]-Figueroa, L. A. (2001). Teoría y Cambio en las Organizaciones: Un acercamiento desde los modelos de aprendizaje organizacional. Valparaíso.

[9]-Gallastegi, E., & Rodríguez, M. (2004). La reingeniería como programa de cambio organizativo. Revista de Economía y Empresa.

[10]-García, A. M. (2015). Gestión del Cambio. Capital Humano, 13.

[11]-Gschwind, M. (2014). Gestión del Cambio en una Compañía Aérea.

[12]-ISO. (2015). ISO 9001:2015 Sistema de gestión de la calidad. Requisitos.

[13]-Nava, A. (2013). Evolución y Cambio en la Organiazción y su Administración. International Journal of Good Conscience, 12.

[14]-Ruiz Mercader, J., Ruiz Santos, C., Martinez León, I., & Pelaez Ibarrondo, J. (s.f.). Modelo para la gestión del cambio organizacional en PYMES. Departamente de economía de la empresa. Universidad de Murcia.

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[15]-Sandoval Duque, L. (2014). Los procesos de cambio organizacional y la generación de valor. Estudios Gerenciales, 30, 162-171.

[16]-Sandoval, J. L. (2014). Los procesos de cambio oraganizacional y la generación de valor. EStudios Gerenciales, 11.

[17]-Segredo, A. (2016). Aproximación teórica a la evolución, teorías, enfoques. Revista Cubana de Salud Pública, 12.