SmatForms Mobile Enterprise Application PlatformSmatForms is a revolutionary mobile applications that track, manage and automate your critical operations, even those that extend into the field, with speed and ease.

With or without  Internet  connectivity,  our native mobile  apps allow your  employees  to  access  and  update  records,  capture  signatures, track GPS or geo-location information, scan barcodes, take photos and much more. 

We do this by making  it easy to collect data accurately, analyse that data  in  real  time,  and  take  immediate  action  through  automated tasks, alerts or even by triggering new workflows.

Manual Paper Processes.

By  being  dependent  on  paper  forms, spreadsheets, printed work orders, and handwritten schedules,  time  is  lost and service levels are curtailed.

The Challenge

Convert ALL Paper Forms to Mobile Apps

• SmatForms is founded on a vision of simplicity : • Data capture solutions for users no matter what their industry or

situation.

• Whether  it be  remote workers  collecting data  in  the  field by mobile device & returning completed forms to the office using our app or office based workers needing to gather information from  co-workers,  business  partners  or  even  the  public  using simple browser based forms - we have the answers.

• For  virtually  all  organisations  collecting  and  returning data  is simply  the  start  of  many  other  vital  business  processes  and here  too  SmatForms  plays  a  key  role  by  providing  the  tools necessary to help businesses maximise their efficiency.

• Our  integration  tools  and  options  help  move  captured  data instantly  and  seamlessly  to  other  businesses  systems  for activities  such  as  invoicing,  inventory  control  and  health  & safety  compliance,  staff  attendance,  customer  onboarding, leave management, job schedule and much more. 

Signature Capture

Calculations

Digitally  Capture  signatures  on work authorization forms, estimate and quote forms

Create fields that auto-calculate for error-free  forms  that  can  be completed  at  the  job  site  or customer invoice

Decision Logic

Image Capture

Create  fields  that  will  display  pre-determined choices based on other form questions

Take  photos,  attach  them  to  form and send everything wirelessly from the field to the office

Features That Count

• SmatForms  approval workflow  eliminates  the  need  to  track  down  co-workers  to  sign  off  on  a project or repeatedly emailing the boss asking him (or her!)  to review the data that was sent a week ago.

• Employees  can  now  quickly  approve,  deny  or  comment  on  submitted  data,  making communication simpler and paper-free. 

• Multiple Approvers - Give your users permission to approve or deny submissions, making sure your whole team is on the same page with your data.

• Routing Logic Workflow - Use our Routing Logic feature to ensure submissions only go to the necessary Approvers.• Approval Records - Track when your users have reviewed important data - we digitally record every approved or denied submission.

• Denied  submissions  are  never  deleted  from  the  SmatForms  database,  meaning  all  data  is protected for the future.

Approval Workflow

Use Case Scenarios

Invoices are either printed or sent via SMS/email to the customer

eInvoice

Real-time  tracking  of  on-the-go, delivered, damaged and returned inventory.  Minimize  your operational  costs  by  quickly locating  products,  and  speeding up fulfilment.

Rely  on  real-time  sales  reporting. Know now what products are selling fastest,  at  which  locations.  Track customer  purchases  and  instantly identify increases and decreases and the  impact  of  different  pricing strategies.

Business Intelligence

• On Device, we use AES 256 encryption keyed by the user’s password  to  ensure  the  user’s  core  information  is  kept secure. 

• Communication, We use 256 bit   Secure Socket Layer (SSL) communications to transfer data between the app and the web platform.

• On Platform, by default, our platform uses the same 256 bit SSL  communications  for  any  user  login  into  the  secure website.

• All data is secured and protected

Data Security

Bespoke software

SmatForms Plays well with Others

Government Agencies

Financial Sector

Some of our clientsManufacturing

Contact Name: Apeh Gabrielemail: apehg@afrilight.techphone: 08035240802