9/9/2015

1

MyLearningPlanProfessional Development Management System

Facilitating Excellence and Sustainability

1

Agenda – Topics @ A Glance

• Professional Development Definition

• Florida PD System Evaluation Protocol Review

• Instructor Proposer Agreement

• Principles of Effective Professional Development

• MyLearningPlan Mechanics 

– Proposing your course

– How to manage your course before it starts

– How to manage your course after it ends

• http://professionaldevelopmentatmdcps.blogspot.com/

• http://prodev.dadeschools.net/

• OPDE Monitoring and Supporting Team

• OPDE Contact Information

9/9/2015

2

Definition of Professional Development

• PROFESSIONAL DEVELOPMENT — The term “professional development” means a comprehensive, sustained, and intensive approach to improving teachers’ and principals’ effectiveness in raising student achievement.

Florida Statute 1012.98School Community Professional Development Act

An individual professional development plan must be related to specific performance data for the students to whom the teacher is assigned, define the inservice objectives and specific measurable improvements expected in student performance as a result of the inserviceactivity, and include an evaluation component 

that determines the effectiveness of the professional development plan.

9/9/2015

3

Florida Statute 1012.98School Community Professional Development Act

The professional development system must:Provide for the continuous evaluation of the quality and effectiveness of professional development programs in order to eliminate ineffective programs and strategies and to expand effective ones. Evaluations must consider the impact of such activities on the performance of participating educators and their students’ achievement and behavior.

PD Redevelopment & MLP

• The traditional focus of PD systems has been supporting individuals accumulation of MPPs – no alignment to student achievement

• Redevelopment of district PD systems focuses on a system that supports “college and career ready students” through:

o Focusing resources on priority issues and needs

o Learning cultures providing support

o Actual implementation of new professional learning

o Evaluation of PD for continuous improvement

• MLP

o Help schools improve student growth through effective management and support of educator professional learning

o Supports linkage between PD, learning outcomes, and performance evaluation for instructional improvement

9/9/2015

4

District

School

Educator

•Planning

•Learning

•Implementing

•Evaluating

Florida Professional Development System Evaluation Protocol Review

Overall: 3.12

Educator Level

2.99

School Level

3.05

District Level

3.31

2013-2014 Protocol Review- Results

9/9/2015

5

2013-2014 2.5 and Below

District Educator

3.4.2. Implementation of Learning: The district evaluates at least 10% of the district‐level professional learning to assess the level of high‐fidelity implementation in the work place. 

1.2.1. Learning Communities: The educator participates in collaborative learning communities whose members use a cycle of continuous improvement to achieve goals that align with individual, school and district goals for student achievement. 

3.4.3. Changes in Students: The district assesses the impact of professional learning on student performance. 

1.2.6. Time Resources: Sufficient time within the work day is available and used for professional learning. 

3.4.4. Evaluation Measures: Districts use summative and formative data from state or national standardized student achievement measures, when available, or other measures of student learning and behavior such as district achievement tests, progress monitoring assessments, educator‐constructed tests, action research results, discipline referrals and/or portfolios of student work to assess the impact of professional learning. 

1.3.2. Coaching and Mentoring: Skillful coaches, mentors or others provide sufficient classroom‐ and school‐focused support and assistance to the educator to ensure high‐fidelity implementation of professional learning.

3.4.5. Use of Results: The district reviews district‐ and school‐level evaluation data as part of the needs assessment process for the subsequent school year’s professional development planning in order to eliminate ineffective programs and strategies and to expand effective ones. 

1.3.3. Web‐based Resources and Assistance: The district provides educators with web‐based resources and assistance to support implementation of professional learning. 

Instructor/Proposer Agreement

• Weekly Briefing #: 17814

• Must be submitted before receiving instructor rights

• By signing agreement, instructor and proposer:1. Agree that all required steps for granting master plan points 

through M‐DCPS will be accurately completed

2. Understand that instructor and proposer are responsible for adhering to all State and District guidelines

3. Acknowledge accountability for the accuracy of all records submitted to the Data Center 

4. Agree to prepare high‐quality, research‐based professional development that is presented in a timely and respectful manner, and contains appropriate resources and materials for the participants

9/9/2015

6

Introduction to MLP

Logging In

1. Sign on to the Portal

2. Go to Applications and Sites

3. Click on MyLearningPlan

4. Explore tabs, catalog, calendar, profile, etc.

5. User Profile

6. Change UserName

7. Change Password

You must log into your employee portal before accessing 

MyLearningPlan

9/9/2015

7

User Profile

• All email notification preferences are defaulted to Yes

• The user will receive an email everyday for 5 days before the activity begins, as long as they are registered for the activity AND they have 'Upcoming Activity Reminders' still set to Yes. 

Search Options

• Clicking Search will generate a list of all available courses

• Key word• Course Code: e.g., 7‐507‐316 Action Research• Program: e.g., PLCAdvanced Search

o Purpose: e.g., Add‐On Endorsemento Standards: e.g., PS 4‐Instructional Delivery and 

Engagemento Activity Format: e.g., Electronic, Interactiveo Locationo Instructor

9/9/2015

8

MLP – Web Based

• Nothing to download, install, maintain, or update. 

• Works anywhere

• As easy to use as opening your web browser and going to a website

• Regular MLP updates may create cosmetic changes

MLP Roles

• Learning Tab (All Users): Your personal account for documenting your professional learning activities.

• Instructor Tab (Selected Staff Only): Visible only to those who have the professional learning instructor or organizer role. Allows user to view assigned activity details.

• Admin Tab (Selected Staff Only): Staff member who has been given a higher level of rights to complete a task in district (approvals, catalog activity admin, configuration).

9/9/2015

9

LearningPlan Tab – All Users

Instructor Tab – Selected Staff Only

To pre‐register participants, click on Activity Attendance

9/9/2015

10

Course Proposal

My Requests Dashboard

• Save to Draft: If you started to complete a form and saved it as a draft.• Wait List: If you had enrolled and were on a wait list, the activity would be here.• Pending Prior Approval: You have requested an activity and its awaiting the Data 

Center’s approval.• Approved and/or in Progress: You are able to attend after ALL PRIOR APPROVERS 

approve you can go to a course/activity – click on the blue link to check this status frequently.

• Instructor has Confirmed Attendance: If you attended an activity and the Instructor confirmed your attendance.

• Awaiting Final Credit: You have attended, completed the evaluation, and applicable follow‐up. Once a course/activity, follow‐up, and evaluation have been completed, instructors must confirm attendance and submit sign‐in rosters to the PD Data Center for review. Processing time varies depending on individual course requirements.

• Denied: If an activity was denied• Recently Completed: This is where completed activities reside.

9/9/2015

11

Flow Chart-Session Proposal

PD Liaison: Login PD Liaison: Select Proposal Form

PD Liaison: Fill in activity 

information 

PD Liaison: Submit activity proposal

DC: Review activity, approve 

or deny

DC:  Post approved activity to District 

Catalogue

PD Liaison: YOU!DC: Data Center

Office of Professional Development and Evaluation (OPD&E): Monitors all district‐sponsored and school‐based professional development to ensure compliance with District,state, and national standards for high‐quality professional development.

How to Propose an Activity

1. Click on the Learning Plan tab

2. Select an Activity Proposal

9/9/2015

12

Annotations

Notice the yellow + sign, click on this and a new dialog box opens 

Annotations are the little “information bubbles” that you will see in an activity when listed in a 

catalog 

Name is what you want in the bubble ‐ space is limitedPosition: what position, if you have multiple bubblesColor: Choose one per annotation

If you make a mistake, hover over the bubble to edit or delete

Component Templates

Once a Component Template is selected, 

component information is automatically prepopulated.

Components are organized by department.

9/9/2015

13

Contact Information & Proposer Information

Search by name or employee number

Proposer can register for course

Click on Select User and  a new dialog box 

opens

M-DCPS Master Inservice Plan Components

School Based Components – click to access MIP

Technology 2‐003‐395Curriculum Content 2‐408‐368Instructional Support Strategies 2‐409‐410School Improvement Initiatives 2‐512‐355Action Research 7‐506‐028Book Study 7‐507‐308PLC 7‐507‐309Lesson Study 7‐507‐320

9/9/2015

14

Program/Catalog defaulted to District Sponsored PD

Provide a brief description of the course.  NOTE: Spell check link to the right.

PrepopulatedDO NOT CHANGE

Must be specific to 

course/activity

Activity Information

Required for ALL PLCs

DOE Collection &Reporting Requirements

Choose one option for 

each selection

9/9/2015

15

Target Audience & Focus

May choose more than one Target Audience

& more than one Focus Area

Follow-Up HoursNew dialog box opens

Download & save for future use

9/9/2015

16

Dates, Times & Location

24 hour cycleIf session starts 

& ends on same day, 

specify time.

Participants need a 

minimum of 14 days to complete evaluation

•If you select more than one meeting, the page will refresh and list Meeting Date 1‐X number of dates.

•Only select more than one meeting if you want the same attendees to attend several sessions of the same activity.

• Be specific about the location (ex. Do not use acronyms such as HGHS for Hialeah Gardens High School)

Linked to MapQuest

Catalog Viewing Options

Start Showing should be date activity  is 

proposed

Stop Showing must be set to at least two days before activity  startsWill stop showing @ midnight

Participants must register before registration closes. Walk‐ins are not allowed.**If more time is needed to manage the roster, the Stop Showing Date can be set 

for several days before the course begins.Registration must be denied for participants still on Wait List before roster can be 

printed

9/9/2015

17

Provider Information and Registration Settings

If a course is full and a participant decides to drop the course, the first person on the wait list will be automatically added to the course.

0 will place all participants on Wait List

As participants are cancelled or approved, new spots become available

To prevent participants from registering again, registration needs to 

be Denied

Team Room

• Evaluation is placed in the Team Room by the Data Center 

• Team Room also enables participants to participate in a thread online discussion and share files

• Team Room must be managed • Every time a document is uploaded to team room, an 

automatic email is sent to participants• Documents always remain available

Both defaulted to 

Yes

9/9/2015

18

Instructors

Outside instructors do not show in catalog, and do not have access to MLP

Search by name or employee number

Goals and ObjectivesPage 1

Must identify the Protocol Standards 

this activity supports for activity to be approved

9/9/2015

19

Goals and ObjectivesPage 2

Must identify 

the New FL Standards and/or Sunshine State 

Standards this 

activity supports for activity 

to be approved.

Standards/Focus Areas Addressed by Component

Pre‐populated from component

DO NOT CHANGE

9/9/2015

20

Planning

Bibliography or reference list supporting activity – MLA or APA

Prepopulated 

Copy & paste from component**Number of learner outcomes should be reflective of the total master plan points participants will earn as a result of completing this course/activity.

Example: A component that is worth 120 MPPs could have 30 learning outcomes. A course/activity created under the same component, that is only worth 8 MPPs, 

could only have 8‐10 learning outcomes.

Click on Master Inservice Plan to access 

document Master Inservice Plan can also be accessed @prodev.dadeschools.net

When coping and pasting, copy and 

paste to WordPad or NotePad first

Evidence-Based Research

Online ReferenceBarron, B., & Darling‐Hammond, L. (2008). Teaching for meaningful learning: A review of research on inquiry‐based and cooperative learning (PDF). Powerful Learning: What We Know About Teaching for Understanding. San Francisco, CA: Jossey‐Bass. Retrieved from: http://www.edutopia.org/pdfs/edutopia‐teaching‐for‐meaningful‐learning.pdf

Academic Journal ArticleBatdi, V. (2014) The effects of a problem based learning approach on students’ attitude levels: A meta‐analysis. Academic Journals 9(9) 272‐276 doi: 10.5897/ERR2014.1771

BookCalfee, R. C., & Valencia, R. R. (1991). APA guide to preparing manuscripts for journal publication. Washington, DC: American Psychological Association. 

9/9/2015

21

Learning

Copy & paste from component **Number of learning procedures should be reflective of the total master plan points participants will earn as a 

result of completing this course/activity.Example: A component that is worth 120 MPPs could have 30 learning procedures. A course/activity created under the same component, that is only worth 8 MPPs, 

could only have 8‐10 learning procedures.

Implementing

Prepopulated 

9/9/2015

22

Evaluating

Prepopulated 

Copy & paste ALL information from component

Provides clarification of expectations – NOT REQUIRED YET

Building Restrictions

If Building restrictions are left blank, anyone can register.

If one or more are checked off, only those checked off can see the link to the activity in the 

District Catalog

PD LiaisonsUse building 

restrictions if activity is only open to school 

staff.If outside staff needs to be added, use pre‐register function

9/9/2015

23

Agenda

All files uploaded to MY FILE LIBRARY are available

Submit Proposal for Review by Data Center

Proposal can be submitted as a draft Draft will live in the top of the LearningPlan tab under 

Click on Manage to "edit/submit form" 

If a proposal is denied, an email will be sent to the proposer giving reasons why it was denied. Proposer can then edit and resubmit the proposal.

BE CAUTIOUS WHEN ADDING A NEW ACTIVITY, VIEW IT CAREFULLY FOR ACCURACYIf you enter an activity and staff begin to register, any edits you make will not appear 

to the staff that registered before the edit was made.

If activity is edited and participants need to be alerted, an email must be manually sent out from the activity in the Activity Functions section in the “edit activity”

9/9/2015

24

Managing the CourseBefore it Starts

Managing the Activity Dashboard1. Click on the Instructor Tab

2. Click on the course title

Data range may need to be edited

9/9/2015

25

Managing the Activity Dashboard

This is your activity dashboard. All functions for managing the activity would be completed here. 

Team Room Activated

Click on Activity Attendance to pre‐register participants 

1. Select participant(s)

3. Save

2. Select Status

Managing the Wait List

9/9/2015

26

Managing the Activity Roster

1. Print Sign‐in Sheet

2. Print Roster

3. Download File

Send reminder email to participantsbefore the  course 

starts

Employee #’s

AC: Attendance confirmedD: DeniedNS: No Show

**DO NOT make any changes to the online roster until the activity 

ends

Circle meetingdate

New roster mustbe printed foreach meeting 

date

9/9/2015

27

Evaluation

Evaluation

Part 1

Knowledge

Available 30 minutes before activity ends

Part 2

Application

Should be completed 7 days after activity ends Part 3

Impact

Should be completed 14 days after activity ends

Attendance cannot be confirmed unless participants have attended all sessions, and have completed the evaluation and follow‐up!

9/9/2015

28

Completing Activity Evaluation

You must log into your M‐DCPS employee portal before accessing MyLearningPlan. 

1. Go to Applications and Sites2. Click on MyLearningPlan3. On the LearningPlan Tab, on the dashboard, look under Approved and/or in 

Progress. Find the activity that you would like to complete an evaluation for and click Manage

4. On the Activity Details page, click the Team Room button5. On the Team Room page, click on the Form Name6. All fields are required

• Copy Team Room Activity title and paste next to Activity Title• This will allow you to keep track of the evaluations you submit

7. Evaluation can be submitted or saved as draft to submit at a later date8. You can now close the Team Room window and return to the LearningPlan Tab

Please note: Credit will not be awarded unless the evaluation has been completed.

Creating a Smart Goal

Smart goals provide a tool for setting school‐wide goals,aligned with district initiatives, to promote continuous improvement.

• Strategic and specific• Measurable• Attainable• Results‐oriented• Time‐bound

By September 30, 2015 ,  100% of the administrators, teachers, and staff at my school or work location will be trained on MLP as evidenced by the implementation record and signed roster uploaded to MLP and online survey completed by staff.

9/9/2015

29

Managing the CourseAfter it Ends

Checking Activity Evaluation

1. Click on Team Room

9/9/2015

30

Checking Activity Evaluation

2. Click on View Reports

3. Click on Activity Title to review submissions

Checking Activity Evaluation

Sample

• Check for documents uploaded

• Different from documents uploaded to Team Room

9/9/2015

31

Closing Activity

Confirm attendance after follow up and evaluation have been submitted

Change Settings

9/9/2015

32

Closing Activity

1. Select participants2. Set status after evaluation has 

been confirmed by participant• Attendance Confirmed• Denied• No Show

3. Save

Comments

9/9/2015

33

Comments

• How to access comments posted by the instructor or the Data Center:

o Click Manage next to the course titleo Click View/Print Formo Scroll down

Submitting Rosters

• Check evaluations• Update online roster after evaluation and/or follow‐up has 

been competed• Update and sign original roster• Hardcopy and online roster must match• Every participant must have a grade of either Attendance 

Confirmed (AC), Denied (D), or No Show (NS)• Scan and email original roster to 

pddatacenter@dadeschools.net• Instructors must close courses 30 days after course ends• In order for the Data Center to award credit, participants 

cannot be left In‐Progress.

9/9/2015

34

Professionaldevelopmentatmdcps.blogspot.com

prodev.dadeschools.net

9/9/2015

35

For questions, please contact your Professional Development & Evaluation

Support Liaison

9/9/2015

36

Contact InformationTricia Fernandeztfernandez1@dadeschools.net

Wandarece Ruanwandarece@dadeschools.net

Charles Caldwellcartwheel@dadeschools.net

Cindy Caldwellcincaldwell@dadeschools.net

Carmen S. Concepcioncarmenconcepcion@dadeschools.net

Ada Fernandez‐VicariaAFVicaria@dadeschools.net

Jan Facklerjfackler@dadeschools.net

Donna RileyDRiley@dadeschools.net

Milagros Gonzalezmgonzalez5@dadeschools.net

Treska RodgersTRodgers@dadeschools.net

Isela Rodrigueziselarodriguez@dadeschools.net

Ellen Roseelrose@dadeschools.net

Sergio Nievessergionieves@dadeschools.net

Elizabeth VillalobosVillalobosE@dadeschools.net

Lisa E. BellLisaBell@dadeschools.net

PDMS@dadeschools.net

Data Center - Contact Information

Caty PrendesCprendes@dadeschools.net

Xenia AlvarengaXalvarenga@dadeschools.net

Estela GarciaEGarcia3@dadeschools.net

Nancy Nadalnnadal@dadeschools.net

Velda Nealvmneal@dadeschools.net

pddatacenter@dadeschools.net